VOLUNTARIADO REGULAMENTO INTERNO

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VOLUNTARIADO

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INDICE

1. NOTA PRÉVIA... 3

2. VOLUNTARIADO ... 4

3. VOLUNTÁRIO ... 4

3.1. Direitos e Deveres do Voluntário ... 5

4. MODELO DE GESTÃO DO VOLUNTARIADO ... 7

4.1. Levantamento de Necessidades de Voluntariado ... 8

4.2. Tipificação de Projetos ... 8

4.3. Bolsa de Ofertas de Voluntariado e Bolsa de Voluntariado ... 9

4.4. Divulgação das Ofertas de Voluntariado ... 9

4.5. Informação sobre a CDC e Projetos de Voluntariado ... 9

4.6. Inscrição de Candidatos a Voluntário ... 9

4.7. Entrevista e Avaliação Inicial ... 10

4.8. Assinatura do Contrato e Formalização do Projeto ... 10

4.9. Formação ... 11

4.10. Supervisão e Motivação ... 12

4.11. Avaliação ... 12

4.12. Reconhecimento ... 12

5. EQUIPA DO VOLUNTARIADO CDC – INTERVENIENTES E SUAS FUNÇÕES ... 13

5.1. Direção ... 13

5.2. Gestor do Voluntariado ... 14

5.3. Facilitador ... 15

5.4. Avaliador... 16

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1.NOTA PRÉVIA

O presente regulamento interno tem como principal objetivo regular e facilitar o processo de gestão de voluntários na Cáritas Diocesana de Coimbra (CDC), sendo facultada informação no que concerne à caraterização e princípios do voluntariado, definição de voluntário, seus direitos e deveres. Inclui ainda o Modelo de Gestão do Voluntariado, a composição da Equipa do Voluntariado CDC e a legislação aplicável nesta matéria.

É um documento dinâmico que será alterado sempre que se verifique tal necessidade e cuja atualização e melhoramento reclama a participação e sugestão de todos no sentido de melhorar o funcionamento deste serviço.

Este regulamento e todos os documentos de suporte necessários ao processo estão disponíveis na intranet em Normas Técnicas -> Voluntariado.

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2. VOLUNTARIADO

“É o conjunto de ações de interesse social e comunitário, realizadas de forma desinteressada por pessoas, no âmbito de projetos, programas e outras formas de intervenção ao serviço dos indivíduos, das famílias e da comunidade, desenvolvidos sem fins lucrativos por entidades públicas ou privadas.

Não são consideradas atuações voluntárias ainda que, desinteressadas, todas aquelas que tenham um carácter isolado e esporádico ou sejam determinadas por razões familiares, de amizade e boa vizinhança” (Art.º 2.º da Lei n.º 71/98, de 3 de Novembro)

3. VOLUNTÁRIO

“Indivíduo que de forma livre, desinteressada e responsável se compromete, de acordo com as suas aptidões próprias e no seu tempo livre, a realizar ações de voluntariado no âmbito de uma organização promotora.

A qualidade de voluntário não pode, de qualquer forma, decorrer de relação de trabalho subordinado ou autónomo ou de qualquer relação de conteúdo patrimonial com a organização promotora.” (Art.º 3.º da Lei n.º 71/98, de 3 de Novembro)

Em suma, podemos dizer que o VOLUNTARIADO:

- ESTÁ ao serviço das pessoas, das famílias e das comunidades, contribuindo para a melhoria da qualidade de vida e do bem-estar das populações;

- TRADUZ-SE num conjunto de ações de interesse social e comunitário, realizadas de forma desinteressada, expressando o trabalho voluntário;

- DESENVOLVE-SE através de projetos e programas de entidades públicas e privadas com condições para integrar voluntários, envolvendo entidades promotoras;

- CORRESPONDE a uma decisão livre e voluntária apoiada em motivações e opções pessoais que caracterizam o voluntário.

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3.1. Direitos e Deveres do Voluntário

 Direitos dos Voluntários (Art.º 7º da Lei n.º 71/98, de 3 de Novembro):

- Desenvolver um trabalho de acordo com os seus conhecimentos, experiências e motivações;

- Ter acesso a programas de formação inicial e contínua; - Dispor de um cartão de identificação de voluntário;

- Enquadrar-se no regime do seguro social voluntário, caso não esteja abrangido por um regime obrigatório de segurança social;

- Exercer o seu trabalho de voluntário em condições de higiene e segurança;

- Estabelecer com a entidade que colabora um programa de voluntariado que regule as suas relações mútuas e o conteúdo, natureza e duração do trabalho voluntário que vai realizar;

- Ser ouvido na preparação das decisões da entidade promotora que afetem o desenvolvimento do seu trabalho voluntário.

 Deveres dos Voluntários (em relação aos destinatários, Instituição e sociedade):

(Art.º 8º da Lei n.º 71/98, de 3 de Novembro):

DESTINATÁRIOS

- Respeitar a vida privada e a dignidade da pessoa;

- Respeitar as convicções ideológicas, religiosas e culturais; - Guardar sigilo sobre assuntos confidenciais;

- Usar de bom senso na resolução de assuntos imprevistos, informando os respetivos responsáveis;

- Atuar de forma gratuita e interessada, sem esperar contrapartidas e compensações patrimoniais;

- Contribuir para o desenvolvimento pessoal e integral do destinatário; - Garantir a regularidade do exercício do trabalho voluntário.

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INSTITUIÇÃO

- Observar os princípios e normas inerentes à atividade, em função dos domínios em que se insere;

- Conhecer e respeitar estatutos e funcionamento da organização, bem como as normas dos respetivos programas e projetos;

- Atuar de forma diligente, isenta e solidária;

- Zelar pela boa utilização dos bens e meios postos ao seu dispor;

- Participar em programas de formação para um melhor desempenho do seu trabalho; - Dirimir conflitos no exercício do seu trabalho de voluntário;

- Garantir a regularidade do exercício do trabalho voluntário;

- Não assumir o papel de representante da Cáritas prévia autorização; - Utilizar a identificação como voluntário no exercício da sua atividade;

- Informar a Cáritas de Coimbra com a maior antecedência possível sempre que pretenda interromper ou cessar o trabalho voluntário.

- Colaborar com os profissionais da Cáritas de Coimbra, potenciando a sua atuação no âmbito de partilha de informação e em função das orientações técnicas inerentes ao respetivo domínio de atividade;

- Contribuir para o estabelecimento de uma relação fundada no respeito pelo trabalho que cada um compete desenvolver;

- Respeitar a dignidade e liberdade dos outros voluntários, reconhecendo-os como pares e valorizando o seu trabalho;

- Fomentar o trabalho de equipa, contribuindo para uma boa comunicação e um clima de trabalho e convivência agradável.

SOCIEDADE

- Fomentar uma cultura de solidariedade; - Difundir o voluntariado;

- Conhecer a realidade sociocultural da comunidade, onde desenvolve a sua atividade de voluntário;

- Complementar a ação social das entidades em que se integra;

- Transmitir com a sua atuação, os valores e os ideais do trabalho voluntário.

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4. MODELO DE GESTÃO DO VOLUNTARIADO

O modelo de gestão do voluntariado da Cáritas Diocesana de Coimbra congrega duas vertentes de recrutamento: uma, decorrente das necessidades diagnosticadas nas diversas estruturas (Equipamentos/RS/Departamentos); outra, em resultado da candidatura espontânea de interessados em exercer voluntariado na Instituição.

C D C | D S0 1 _V O LU NT R e gu la m e n to In te rn o d o Vo lu n ta ri ad o Levantamento de Necessidades Tipificação de Projetos Informação sobre a CDC e os Projetos de Voluntariado Inscrição de Candidatos a Voluntários T ra b a lh o e m E q u ip a T_ra b a lh o e m E q u ip a

Bolsa de Ofertas de Voluntariado

Divulgação das Ofertas de Voluntariado

Entrevista e Avaliação Inicial

Ficha Candidatura Recebida

Bolsa de Voluntariado

Formação Entrevista e Avaliação Inicial

Entrevista e Avaliação de Candidatos para Oferta de Voluntariado

Assinatura do Contrato e Formalização do Projeto

Supervisão e Motivação

Avaliação

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4.1. Levantamento de Necessidades de Voluntariado

É feito pelo responsável de cada Equipamento/RS/Departamento, que deve responder às seguintes perguntas:

- Para que é que precisamos de voluntários?; - Quais são os objetivos das suas ações?; - Que tarefas lhes vão ser atribuídas?;

- Em função dos objetivos e das tarefas, que requisitos/perfil deve ter o voluntário?;

- Qual o número de voluntários necessários?;

- Qual a periodicidade, duração e horário em que são necessários?

Anualmente, nos meses de Fevereiro e Setembro, cada Equipamento/RS/ Departamento terá de fazer um levantamento das necessidades de voluntariado previsíveis para o semestre seguinte e enviar para a equipa de Voluntariado, utilizando para o efeito o modelo Mod. DR01_VOLUNT Levantamento de Necessidades

de Voluntariado. Esta previsão servirá para facilitar a gestão de voluntários e dar

resposta em tempo útil aos pedidos de voluntariado.

A definição destes dois tempos não invalida contudo que cada Equipamento/RS/Departamento comunique ao Gestor de Voluntariado as necessidades que entretanto surjam.

4.2. Tipificação de Projetos

Tendo por base o levantamento das necessidades de voluntariado, o responsável do Equipamento/RS/Departamento deve preencher o formulário online ou o Mod.

DR02_VOLUNT Tipificação de Projetos/Ofertas de Voluntariado e enviar para o e-mail

voluntariado@caritascoimbra.pt.

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4.3. Bolsa de Ofertas de Voluntariado e Bolsa de Voluntariado

A Bolsa de Ofertas de Voluntariado é uma base de dados onde constam as ofertas de voluntariado da CDC, decorrentes das necessidades diagnosticadas pelos Equipamentos/RS/Departamentos.

A Bolsa de Voluntariado traduz as caraterísticas (número e perfil) de voluntários disponíveis para desempenhar voluntariado na CDC, após primeira fase de entrevista e seleção.

4.4. Divulgação das Ofertas de Voluntariado

As ofertas de voluntariado da CDC são disponibilizadas nos diversos meios de comunicação da Instituição, nomeadamente no site, na intranet e no facebook. Podem também ser consultadas na Sede da Cáritas ou num dos Equipamentos. A divulgação passa de igual forma pela utilização de flyers e cartazes próprios e da participação em feiras de Voluntariado.

4.5. Informação sobre a CDC e Projetos de Voluntariado

É disponibilizada informação sobre a CDC, Guia do Voluntariado (DS03_VOLUNT Guia

de Acolhimento de Voluntariado), portefólio de projetos/ofertas de voluntariado e

condições da sua realização.

Esta informação está disponível nos meios indicados em 4.4. Divulgação das Ofertas

de Voluntariado.

4.6. Inscrição de Candidatos a Voluntário

Os candidatos a voluntário podem inscrever-se numa das ofertas disponíveis na Bolsa de Voluntariado ou candidatar-se a uma potencial oferta.

A inscrição deve ser feita preferencialmente on-line no site ou no facebook da CDC. Os interessados podem ainda inscrever-se preenchendo a Ficha de Inscrição de Voluntariado disponível na Sede da Cáritas ou num dos seus equipamentos

(DR03_VOLUNT Ficha de Inscrição de Voluntariado).

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4.7. Entrevista e Avaliação Inicial

É feita pelo Avaliador da equipa de Voluntariado (vide 5.4. Avaliador), tendo por base o guião de entrevista de voluntariado (Mod. DS04_VOLUNT Guião de Entrevista de

Voluntariado)e, nos casos em que se aplique, a oferta de voluntariado(DR02_VOLUNT

Tipificação de Projeto/Oferta de Voluntariado).

Após esta avaliação poderão obter-se três resultados:

 1º resultado: a avaliação do candidato é “Não favorável”; Neste caso o processo é encerrado;

 2º resultado: o candidato obtém avaliação “Favorável” mas não existe oferta de voluntariado com um perfil que encaixe nas suas qualificações e aptidões. O seu processo é inserido na Bolsa de Voluntariado da CDC para necessidades/oportunidades que surjam no futuro;

 3º resultado: o candidato obtém avaliação “Favorável” e existe uma oferta de voluntariado que corresponde às suas qualificações e aptidões. O Avaliador comunica ao Gestor do Voluntariado que tomará as diligências necessárias para proceder ao contato com o candidato no sentido de fazer nova entrevista com um projeto a propor.

4.8. Assinatura do Contrato e Formalização do Projeto

Após escolha do voluntário para ocupar uma oferta de voluntariado este é contatado no sentido de lhe ser apresentada a proposta e condições do projeto.

O voluntário é informado das normas e procedimentos seguir no âmbito da sua colaboração com a CDC, seguindo-se a primeira visita ao Equipamento/Departamento onde irá desempenhar as suas funções.

Após acordo entre as duas partes procede-se à assinatura do contrato (Mod.

DR04_VOLUNT Contrato de Voluntariado) que contém, entre outros, os seguintes

elementos:

- Âmbito do trabalho voluntário;

- Definição das funções do voluntário (em consonância com a oferta de

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O DT/Responsável do Departamento e o voluntário procedem ao preenchimento do Programa de Voluntariado (Mod. DR05_VOLUNT Programa de Voluntariado), que é assinado por ambos, ficando em anexo ao contrato.

É entregue ao voluntário um cartão próprio, emitido pela CDC, que lhe permite aceder e circular nos locais onde irá prestar o seu trabalho (Mod. DS05_VOLUNT Cartão

Identificativo do Voluntário).

4.9. Formação

O dever da formação é parte integrante do compromisso sério do voluntário. Torna-se importante apostar na formação, adquirindo competências ajustadas á realidade atual e às novas exigências da sociedade, especificamente no que concerne à informação e formação de voluntários, de gestores de programas de voluntariado, de dirigentes associativos e de todos os que direta ou indiretamente estão envolvidos neste processo. A ação voluntária deve ter competência humana e qualidade técnica.

A CDC promove sessões de formação de voluntariado com periodicidade trimestral, cujos destinatários serão voluntários, candidatos a voluntários, colaboradores da CDC e demais interessados (Mod. DS06_VOLUNT Plano de Formação de Voluntariado eMod.

DR06_VOLUNT Formação de Voluntários - Registo de Presenças).

Estas sessões serão compostas por dois tipos de formação que se complementam: - Formação Genérica, sessões em grupo onde é feito o enquadramento da CDC

quanto às suas estruturas, áreas de atuação e plano estratégico;

- Formação Especifica: são organizados pequenos grupos, em função da Resposta Social, onde serão debatidos temas concretos da área de atuação, colocadas questões e dúvidas sobre as tarefas a executar e onde cada um poderá dar a sua opinião e contar a experiências vividas ou expetativas esperadas no seu trabalho como voluntário.

Pretende-se que nas ações de formação promovidas pela CDC haja um intercâmbio e partilha de experiências e saberes entre os participantes.

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4.10. Supervisão e Motivação

A supervisão quotidiana do exercício da ação do voluntariado é da competência do responsável do Equipamento/RS/ Departamento.

Deve ser utilizado o registo de assiduidade do voluntário (Mod. DR07_VOLUNTMapa de

Assiduidade do Voluntário) a enviar mensalmente para o Departamento de Recursos

Humanos, salvo em ações de voluntariado com duração inferior a um mês, casos esses em que o mapa é enviado no final do projeto.

A motivação dos voluntários deve ser uma preocupação do responsável do voluntário no Equipamento/RS/Departamento, para que este exerça a sua função de forma correta.

4.11. Avaliação

O responsável pelo voluntário no Equipamento/RS/Departamento faz a avaliação (intercalar e final) do trabalho desenvolvido por este (Mod. DR08_VOLUNT Ficha de

Avaliação do Voluntário pelo Equipamento/Departamento). No final do contrato

também o voluntário é convidado a fazer a sua autoavaliação bem como a avaliação do projeto e do trabalho realizado e da equipa coordenadora (Mod. DR09_VOLUNT

Ficha de Avaliação do Projeto feita pelo Voluntário).

4.12. Reconhecimento

No final do contrato de voluntariado, o voluntário será reconhecido pelo seu trabalho e empenho, através do Certificado de Voluntário emitido pela CDC. (Mod.

DR10_VOLUNT Certificado do Voluntário).

Anualmente, no dia 05 de dezembro, celebra-se o dia do Voluntário, data em que todos os voluntários da CDC são convidados a participar num almoço-convívio onde serão reconhecidos publicamente pelo seu trabalho e desempenho. De referir, que quando não for possível esta data, será agendada uma outra para o efeito.

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5.

EQUIPA DO VOLUNTARIADO CDC – INTERVENIENTES E SUAS FUNÇÕES

Para uma gestão correta e eficiente do Voluntariado da CDC foi implementada uma equipa composta por cinco elementos multidisciplinares e polivalentes, com o intuito de responder a todas as necessidades e fases do processo, desde a receção dos candidatos a voluntário até à fase de conclusão do projeto.

Cabe à equipa as seguintes funções:

- Definir as estratégias a adotar no âmbito do Voluntariado;

- Estabelecer e definir os procedimentos a seguir no processo de acolhimento e seleção dos candidatos a voluntários e no processo de deteção de necessidades de voluntários;

- Planear um modelo que permita o recrutamento de voluntários adequados às necessidades dos Equipamentos/RS/Departamentos, por um lado; e proporcionar bases que facilitem a identificação da disponibilidade de voluntários para a execução de determinada função ou tarefa, por outro.

A equipa é formada por um elemento da Direção, um Gestor do Voluntariado, um Facilitador, um Avaliador e um representante dos Recursos Humanos, cujas funções e responsabilidades são as a seguir enunciadas:

5.1. Direção

- Aprovar o Regulamento Interno do Voluntariado; - Aprovar o Guia de Acolhimento do Voluntariado;

- Validar os elementos de informação e registos utilizados no processo;

- Validar as ofertas de voluntariado elaboradas com base nas necessidades dos Equipamentos/RS/Departamentos e de outras oportunidades de voluntariado que sejam relevantes para a Instituição;

- Validar os pedidos de voluntários por parte dos Equipamentos/RS/Departamentos; - Aprovar os programas de voluntariado propostos por cada Equipamento/RS/ Departamento;

- Analisar e validar as propostas de alteração ao projeto de Voluntariado.

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5.2. Gestor do Voluntariado

- Deter a visão geral do processo do voluntário e do voluntariado na CDC; - Rececionar as fichas de inscrição dos candidatos a voluntário;

- Rececionar o mapa de levantamento de necessidades de voluntariado elaborado pelo Equipamento/RS/Departamento;

- Rececionar as fichas de Tipificação de Projetos/Ofertas de Voluntariado;

- Proceder ao levantamento das ofertas de voluntariado existentes e elencar sugestões resultantes dos contatos com o Facilitador, voluntários e demais interessados;

- Elaborar as ofertas de voluntariado de acordo com o âmbito de intervenção; - Elaborar e disponibilizar o portfólio de ofertas de voluntariado;

- Organizar a bolsa de ofertas de voluntariado e a bolsa de voluntariado;

- Supervisionar as várias etapas do processo de voluntariado e articula com todos os intervenientes no processo de forma a garantir a sua correta execução;

- Comunicar ao Facilitador listagem de candidatos a convocar para entrevista inicial e entrevista de recrutamento para uma oferta concreta;

- Desenvolver, em parceria com o Departamento de Informática, uma plataforma de gestão de ofertas de voluntariado e candidaturas espontâneas de voluntários;

- Responsável pela comunicação e imagem do voluntariado da CDC, na estrutura interna e para o exterior, em articulação com o Departamento de Inovação;

- Elaborar e apresentar à Direção relatórios periódicos com informação relativa ao número de candidatos a voluntário, número de pedidos de voluntários por parte dos Equipamentos/RS/Departamentos, quantificação e caraterização dos projetos onde participaram/participam os voluntários;

- Dinamizar estudos sobre a prática do voluntariado nos Equipamentos/RS/Departa-mentos com o objetivo de melhorar a execução do mesmo;

- Recolher, tratar e difundir informações sobre o voluntariado;

- Rececionar sugestões e opiniões para posterior análise e apresentação à Direção e à

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5.3. Facilitador

- Disponibilizar a todos os interessados informação sobre a CDC, sobre o projeto de voluntariado e ofertas disponíveis;

- Recolher e entregar ao Gestor de Voluntariado as fichas de inscrição dos candidatos a voluntários;

- Sempre que solicitado pelo Gestor de Voluntariado, estabelecer contato com os candidatos a voluntário para marcação de entrevista inicial com o Avaliador e o Gestor do Voluntariado;

- Estabelecer contato com o candidato a voluntário para marcação de entrevista com o Avaliador, DT do Equipamento/Responsável de Departamento e Gestor do Voluntariado;

- Após escolha do candidato a ocupar a oferta de voluntariado, informar o candidato selecionado da decisão assim como o dia, hora e local de início da sua colaboração; - Informar os candidatos que não foram selecionados da decisão do processo de

seleção;

- Reunir mensalmente com o Gestor do Voluntariado para fazer o ponto de situação do contato com o público e eventuais propostas de melhoria ao processo.

5.4. Avaliador

- Definir os perfis adequados às ofertas de voluntariado enviadas pelo Gestor de Voluntariado, bem como critérios de seleção;

- Entrevistar os candidatos a voluntário e avaliar o enquadramento do perfil dos mesmos com a oferta do voluntariado;

- Selecionar o voluntário adequado ao perfil pretendido por cada projeto de Voluntariado;

- Rever, periodicamente, perfis de voluntário e, caso se justifique, comunicar ao Gestor de Voluntariado as propostas de alteração, que posteriormente serão apresentadas à Direção. C D C | D S0 1 _V O LU NT R e gu la m e n to In te rn o d o Vo lu n ta ri ad o

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5.5. Departamento de Recursos Humanos

- Gerir o processo do voluntário, desde o início da sua colaboração com a CDC até ao términus do contrato;

- Elaborar o Contrato de Voluntariado;

- Assegurar a criação do processo individual e o arquivo da documentação respeitante ao novo voluntário;

- Providenciar a inclusão do voluntário no seguro de acidentes de trabalho da CDC; - Assegurar as autorizações para condução das viaturas da Instituição;

- Criar o cartão de identificação de voluntário;

- Articular com os Setores de Informática, Gabinete Jurídico e Receção para garantir a execução global do processo de admissão do voluntário.

No contexto do Voluntariado é também evidente a importância do Diretor Técnico do Equipamento, do Responsável da Resposta Social ou do Departamento, consoante o âmbito do voluntariado. Desta forma, apraz-nos igualmente identificar quais as suas funções e responsabilidades:

- Propor programas de voluntariado que resultem das necessidades encontradas no âmbito e trabalho do Equipamento/RS/Departamento;

- Organizar o plano de trabalho e recursos do voluntário;

- Assegurar o acolhimento do voluntário prestando-lhe as informações necessárias para a execução da sua função e acompanhar o processo de integração;

- Apoiar o voluntário no desenvolvimento adequado das funções que lhe foram atribuídas, de o envolver no fluxo de comunicação da Instituição e de lhe dar informação sobre o seu desempenho numa perspetiva construtiva que lhe permita corrigir eventuais desvios e assim melhorar continuamente a sua forma de trabalhar; - Manter atualizado o processo do voluntário;

- Valorizar, incentivar e reconhecer a participação do voluntário;

- Enviar mensalmente os registos de presença do voluntário (Mod. DR07_VOLUNT Mapa

de Assiduidade do Voluntário) ao Departamento de Recursos Humanos;

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6.

LEGISLAÇÃO

Lei n.º 71/98, de 3 de novembro - Estabelece as bases do enquadramento jurídico do voluntariado;

Decreto-Lei n.º 389/99, de 30 de setembro - Regulamenta a Lei n.º 71/98, de 3 de Novembro, criando as condições que permitam promover e apoiar o voluntariado; Resolução de Conselho de Ministros n.º 50/2000, de 30 de março ( publicada no D.R., II série, n.º94, de 20 de Abril) - Define a composição e o funcionamento do Conselho Nacional para a Promoção do Voluntariado;

Decreto-Lei n.º 40/89, de 12 de fevereiro - Institui o seguro social voluntário, regime contributivo de carácter facultativo no âmbito da Segurança Social, em que podem ser enquadrados os voluntários. O seguro social voluntário foi objeto de adaptação ao voluntariado pelo Decreto-Lei n.º 389/99, de 30 de Setembro;

Decreto-Lei n.º 176/2005, de 25 de outubro - Altera o n.º 1 do art.º 4.º do Dec-Lei n.º 389/99, de 30 de Setembro;

Portaria n.º 87/2006, de 24 de janeiro - Aprova o Modelo de Cartão de Identificação do Voluntário. C D C | D S0 1 _V O LU NT R e gu la m e n to In te rn o d o Vo lu n ta ri ad o C D C | D S0 1 _V O LU NT R e gu la m e n to In te rn o d o Vo lu n ta ri ad o