Página | 1 RELATÓRIO DA SUBCOMISSÃO DOS RECURSOS HUMANOS E REFORÇO DA CAPACIDADE PARLAMENTAR À COMISSÃO EXECUTIVA SAÍDO DO WEBINÁRIO REALIZADO NA TERÇA-FEIRA, 8 DE SETEMBRO DE 2020
1.0 Ao abrigo do art.º 17.º do Regimento Interno do Fórum, a Subcomissão dos Recursos Humanos e Reforço da Capacidade Parlamentar («Subcomissão» daqui por diante) realizou um webinário na Terça-feira, 08 de Setembro de 2020, em Windhoek, Namíbia. Presidiu à reunião o Vice-Presidente do Fórum, Senador de Eswatini Isaac Mmemo Magagula 2.0 Verificação dos efectivos e ausências justificadas
2.1 Membros presentes
(i) Sen. Isaac Mmemo Magagula de Eswatini (Vice-presidente do Fórum e Presidente da Comissão)
(ii) Dep. Samuel Dalitso Kawale, Malawi (Tesoureiro)
(iii) Vice-Presidente do Parlamento do Botswana, S. Ex.ª Mabuse Pele (iv) Vice-Presidente do Parlamento da África do Sul, S. Ex.ª Solomon
Lechesa Tsenoli
(v) Presidente do Parlamento do Zimbabwe, S. Ex.ª o Dr. Jacob Francis Mudenda
2.2 Ausências Justificadas
(i) Presidente do Parlamento do Botswana, S. Ex.ª Phandu Tombola Chaha Skelemani
(ii) Presidente do Parlamento das Seicheles, S. Ex.ª Nicholas Prea (iii) Presidente do Parlamento da África do Sul, S. Ex.ª Thandi Modise (iv) Presidente do Parlamento da Namíbia, S. Ex.ª Prof. Doutor Peter
Katjavivi
3.0 A Subcomissão analisou, deliberou e formulou recomendações sobre as seguintes questões:
3.1 Política de Destacamento de pessoal por parte dos Parlamentos-Membros a tempo parcial, por país e a custo partilhado
Página | 2 reunião de 14.ª e 15 de Março de 2020, em Joanesburgo, África do Sul, para que o Secretariado proceda às revisões da Política de Destacamento de forma a conferir à Secretária-Geral competência para celebrar acordos bilaterais com os Parlamentos-Membros com vista ao destacamento de funcionário destes a tempo parcial, por país e a custo partilhado. Tal se deveu ao facto de a actual Política de Destacamento prever apenas a assunção dos custos a 100% pelo Parlamento que destaca, sendo omissa quanto aos destacamentos por país.
3.1.2 A resolução também surge na sequência da decisão de suspender todos os processos de recrutamento junto do Fórum, enquanto se aguarda o resultado do exercício de avaliação de funções, ora em execução, pelo Parlamento da África do Sul.
3.1.3 É de informar à Comissão Executiva que tendo a Comissão Executiva adoptada revisão da Política de Destacamento na sua reunião de Março de 2020, a Secretária-Geral encetou contactos com os Parlamentos-Membros para ponderarem a possibilidade de destacar funcionários para o Fórum, enquanto se aguarda a conclusão do exercício de avaliação de funções.
3.1.4 A este respeito, os Parlamentos de Angola, Malawi, Seicheles, Zâmbia e Zimbabwe manifestaram-se favoráveis ao pedido de destacamento, tendo nomeado um total de nove (9) funcionários para fazerem parte do programa de destacamento. Os funcionários destacados auxiliarão o Fórum por meio de webinários, estarão baseados nos sesu países e trabalharão a tempo parcial, tendo em conta as restrições de interacção física devido à Covid-19.
3.1.4. Estabeleceram-se com clareza os termos e condições do Acordo de Destacamento entre o Fórum Parlamentar da SADC e os respectivos Parlamentos-Membros, e os funcionários destacados assinaram-nos. Doravante, determinar-se-á, de forma casuística, o período de destacamento, até que o Fórum possa empregar funcionários a tempo integral, sem prejuízo das recomendações do exercício de avaliação de funções. Tal como acontece normalmente com todos os destacamentos, o Funcionário destacado continua efectivo do seu Parlamento Nacional e o Acordo de Destacamento não afectará pela negativa nem a sua progressão profissional nem a sua nomeação a nível nacional.
3.1.5. RECOMENDAÇÕES
3.1.5.1. A Subcomissão decidiu recomendar o seguinte à apreciação e aprovação da Comissão Executiva:
Página | 3 (i) pagamento de uma mensalidade de 400 USD aos funcionários destacados, subsídio que produz efeitos a partir da data da assinatura dos contratos com os respectivos Parlamentos nacionais. Trata-se de um montante adicional ao salário pago pelo Parlamento Nacional ao funcionário destacado. Na prática, deverá pagar-se a cada funcionário uma proporção a partir da data de assinatura do contrato, sobretudo por aceitarem, nesta fase, familiarizar-se e dar início ao exercício de funções a diferentes níveis. O pagamento proporcional não é retroactivo, pois já se formalizou o contrato laboral entre o funcionário e o Fórum a partir da data da sua assinatura e incentivar-se-ão ainda mais os parlamentos nacionais a destacarem funcionários experientes. Os funcionários e datas de início constam na Tabela 1 abaixo.
(ii) Propõe-se igualmente que os fundos para o efeito provenham das poupanças das vagas de Gestor de Programa e Secretários de Comissões (Finanças, Agro-pecuária e Programas Especiais) cujo salário mensal se cifrava em 206,989 NAD (12,200 USD). A mensalidade total dos nove (9) funcionários destacados cifrar-se-á em 3,600 USD, poupando-se, portanto, 8,600 USD/mês na conta salarial orçamentada, enquanto se executam, por destacamento, as funções necessárias. Por conseguinte, o orçamento total para os nove (9) funcionários destacados estará bem abaixo do salário de um único Secretário de Mesa regional junto do Fórum, tendo em conta os custos inerentes, tais como a deslocação, a indemnização por termo de contrato, seguro médico, subsídio de serviços público, abono escolar, etc., acumulados para um efectivo.
(iii) O Acordo de Destacamento revisto contêm uma cláusula relativa a infracções e medidas disciplinares que delineia as sanções a aplicar a funcionários destacado em caso de mau desempenho ou violação das regras e regulamentos do Fórum. A cláusula deverá também estipular o responsável pela aplicação de sanções disciplinares, entre o Fórum e o Parlamento Nacional que destacou o funcionário. A Política de Destacamento, com os aditamentos propostos, segue-se como Anexo I. (iv) Há um bom sistema de acompanhamento e avaliação que permitirá aferir
devidamente os funcionários destacados com base no seu desempenho e prestação, e assim atestam o seu mérito pelo subsídio mensal. A este respeito, aplicar-se-ão aos funcionários destacados o sistema de avaliação de desempenho do Secretariado do Fórum ora em revisão para
Página | 4 indicadores de desempenho.
Tabela 1:
NOME DO
FUNCIONÁRIO PARLAMENTO QUE COMISSÃO E DESTACOU
DATA DO
INÍCIO PAGAMENTOS EM ATRASO (USD) 1 Sr.ª Luziela
Fernandes Grupo Regional da Mulher – Parlamento de ANGOLA 7de Setembro de 2020 327,27 USD 2 Sr. Tula Buange Assuntos Parlamentares (Transcritor) Parlamento de ANGOLA 7de Setembro de 2020 327,27 USD 3 Sr. Dennis
Gondwe Secretário da Comissão Prog. Esp. Parlamento do MALAWI
10de Agosto de
2020 672,72 USD
4 Sr.ª Jeline
Quatre Gestão de Recursos Humanos Parlamento das SEICHELES
8de Setembro de
2020 309,09 USD
5 Sr.ª Edna K.
Zgambo Secretário da Comissão Com. d/ Finanças Parlamento do ZÂMBIA 30 de Julho de 2020 836,36 USD 6 Sr.ª Betty P. Zuu Secretário da Comissão Género Parlamento de ZÂMBIA 31 Julho de 2020 818,18 USD 7 Sr.ª Sharon
Nyirongo Secretário da Comissão Agro-pecuária Parlamento de ZÂMBIA
31 Julho de
2020 818,18 USD
8 Sr.ª Elizabeth
Hove Secretário da Comissão Leis-Modelo e Assuntos Jurídicos Parlamento do ZIMBABWE 22 de Julho de 2020 945,45 USD 9 Sr. Ndamuka
Marimo Executiva e Comissões Ad hoc Parlamento do
ZIMBABWE
22 de Julho de
2020 945,45 USD
TOTAL (USD) 5 999,97 USD
3.1.5.2. Ao deliberar sobre a Política de Destacamento, a Subcomissão manifestou preocupação por o Gabinete da Secretária-Geral não poder, segundo consta, tomar decisões de pagamento de subsídios a funcionários destacados sem a aprovação expressa da Comissão Executiva. Para tanto, a Subcomissão decidiu recomendar o seguinte à apreciação e aprovação da Comissão Executiva:
Página | 5 (i) uma clara delegação de autoridade ou matriz de poderes do Gabinete da Secretária-Geral com relação ao orçamento do Fórum, devendo a Comissão Executiva priorizá-la para uma clara delimitação de competências, com vista a uma melhor eficiência operacional e consequente redução do número de propostas operacionais apresentadas à Comissão Executiva. Argumenta-se que, para a eficiência operacional, surgirão despesas imprevistas e elas constituem preocupação permanente de todas as organizações. O actual montante máximo autorizável pela Secretária-Geral ao abrigo da disposição 2.1.7.1 (vi) do Manual de Políticas e Procedimentos Contabilísticos é de 30,000 NAD e contemplam-se apenas as despesas efectuadas com recurso ao Fundo de contingência, que normalmente carece de dotação orçamental adequada. Propõe-se uma clara delegação de autoridade à Secretária-Geral com um plafond para esta dará o devido tratamento e não sobrecarregar a Comissão Executiva com questões administrativas e operacionais;
(ii) Manter-se-ão as devidas salvaguardas para a prestação de relatórios sobre despesas efectuadas entre as reuniões da Comissão Executiva comunicando ao Tesoureiro, e ao Presidente, conforme o caso.
3.2 Política de Estágio
3.2.1. Informa-se à Comissão Executiva que o Fórum Parlamentar da SADC («Fórum» daqui por diante) carece actualmente de uma Política de Estágio permanente para permitir que estagiários de toda da SADC trabalhem temporariamente para o Fórum e obtenham uma experiência valiosa. Além disso, verifica-se, no Fórum, uma escassez de recursos humanos, pelo que a abertura a estagiários ajudará o Secretariado a resolver alguns pendentes importantes, consolidando o trabalho dos funcionários da instituição.
3.2.2 RECOMENDAÇÕES
A Subcomissão decidiu recomendar o seguinte à apreciação e aprovação da Comissão Executiva:
(i) aprovação e operacionalização da Política de Estágio, sem prejuízo das seguintes resoluções:
a. tornar abrangente a Política de forma a proporcionar a pessoas com necessidades especiais as mesmas oportunidades de emprego disponíveis no âmbito do Programa de Estágio;
Página | 6 ou saúde ao passar em revista as candidaturas nos termos da Política de Estágio;
c. permitir aos estagiários com desempenho excelente comprovado por resultados a candidatar-se a vagas sem prejuízo da Política de Recrutamento do Fórum, considerando tal estágio como mais-valia neste particular;
d. estabelecer uma cláusula suspensiva com um calendário claro ao defender a representação geográfica dos Parlamentos para não atrasar a execução do Programa de Estágio. Dito de outro modo, os países desinteressados na Política de Estágio não devem atrasar os candidatos de outros países que estejam interessados. Assim, para cada anúncio de estágio, primar-se-á pela representação geográfica, mas dele se prescindirá caso haja cargos vagos. 3.3 Quadro de comunicação electrónica para o Fórum e o funcionário
destacado
3.3.1 Informa-se à Comissão Executiva que a Subcomissão apreciou um pedido do Secretariado para ponderar o pagamento de um subsídio de dados aos funcionários do Secretariado do Fórum e aos funcionários destacados que trabalhem a partir dos seus Parlamentos. Notou-se que, embora os funcionários do Fórum recebam subsídio de telefone ao abrigo do Manual de Regras e Regulamentos Administrativos («Manual» daqui por diante), tal subsídio provou ser insuficiente em tempos de pandemia da Covid-19 quando os funcionários tiveram de trabalhar a partir de casa e acarretar elevadas taxas de Internet/dados móveis devido a chamadas de telefone e videoconferências imprevisíveis.
3.3.2. Informa-se à Comissão Executiva que no âmbito do Projecto de SSRD (2019-2022), a Suécia aprovou um subsídio de Internet/dados móveis de 70 USD/mês para investigadores de SDSR e 140 USD/mês para funcionários do projecto que realizem trabalhos do projecto de SDSR a nível regional devido à Covid-19 e à necessidade de trabalhar a partir de casa em certas alturas. Além disso, a Suécia aprovou a aquisição de telemóveis com ligação rápida à Internet para videoconferências de funcionários do projecto, considerando tal subsídio como um instrumento de trabalho necessário para a prestação dos funcionários numa altura de várias restrições físicas que afectam os contactos entre intervenientes e os parlamentos nacionais.
3.3.3. RECOMENDAÇÃO
Página | 7 (i) conceder um subsídio de Internet/dados móveis aos funcionários do
Fórum, tendo com referência a aprovação por parte da Suécia;
(ii) Além disso, o Secretariado monitoriza a aplicabilidade das taxas propostas, pois as tarifas diferem significativamente de um país para o outro e podendo subir devido a inflação. Para tanto, orientou-se o Secretariado a submeter anualmente taxas adequadas à apreciação da Comissão Executiva;
(iii) Recomenda-se também que, uma vez que este subsídio se aplica a situações de «força maior», como é o caso da Covid-19, a Comissão Executiva possa pôr termo ao mesmo a qualquer momento quando o evento de «força maior» cessar.
3.4 Nomeação de um Técnico Executivo de Gestão Institucional no âmbito de uma doação com prazo
3.4.1 Informa-se à Comissão Executiva que é necessário reforçar a gestão institucional do Secretariado – uma preocupação recorrente em avaliações organizacionais do Fórum. A este respeito, a Suécia, no âmbito do Projecto de SSRD (2019-2022), acordou em doar um montante suficiente para cobrir o salário de um Técnico Executivo de Gestão Institucional junto do Fórum por dois anos, a partir de Agosto de 2020. No entanto, tal está condicionado à sustentabilidade do cargo para lá do período de financiamento dos doadores, devendo o Fórum acordar em incorporar no seu organograma e garantir financiamento futuro para o cargo.
3.4.2 A Comissão Executiva notará que o cargo de Assistente Executivo do Secretário-geral está vago desde 2012 devido a constrangimentos orçamentais. O Técnico Executivo de Gestão Institucional acumulará as responsabilidades do Assistente Executivo e outras consideradas cruciais para o reforço da estrutura de gestão institucional do Fórum, e que normalmente não podem ser desempenhadas por um Assistente Executivo.
3.4.3 Informa-se à Comissão Executiva que a Suécia indicou que, caso o Fórum não preencha este cargo, não se utilizará o montante doado para outro fim, devendo ser devolvido à Agência Sueca de Desenvolvimento Internacional (SIDA), e assim o Fórum perderá uma oportunidade.
3.4.4 A Subcomissão observou que o recrutamento do Técnico Executivo de Gestão Institucional ficará a cargo da Secretária-Geral que adoptará como abordagem a caça directa de talentos, pois os antigos Secretários-Gerais estabeleceram precedentes para o efeito.
Página | 8 Para efeitos de apreciação e aprovação, a Subcomissão recomenda que a Comissão Executiva:
(i) aprove o recrutamento do Técnico Executivo de Gestão Institucional no âmbito de uma doação com prazo, sujeito as seguintes recomendações: a. autorizar a Secretaria-Geral a seleccionar pelo menos três pessoas que
considera competentes para assumir as responsabilidades do cargo e a entrevistá-los;
b. com relação ao Fórum, executar o plano de angariação de fundos que permitirá a completa absorção das funções do Técnico Executivo de Gestão Institucional após o termo do prazo de 2 anos estabelecido no acordo de subvenção celebrado com o País Doador – processo que está em marcha pois, segundo constou à Subcomissão, S. Ex.ª o Prof. Doutor Katjavivi produzido um projecto de resolução para o efeito. Devem incorporar-se fundos apropriados no Orçamento do Fórum para reter os serviços do funcionário através da criação de um novo cargo que vai figurar na Estrutura Orgânica do Fórum. Observou-se que o actual orçamento para o cargo de Técnico Executivo de Gestão Institucional não incluiu custos de deslocação para o Fórum, daí a necessidade de o prever aquando da inserção do cargo no organograma;
c. o candidato potencial deverá ter elevada proficiência numa das três linguais oficiais do Fórum.
d. o candidato deverá ter formação e experiência jurídicas sólidas para poder tomar decisões com conhecimento de causa na óptica de um especialista em Direito das Sociedades;
e. ponderar a necessidade de alterar a designação «Técnico Executivo de Gestão Institucional» para «Assistente Executivo», uma vez que esta última pode não se adequar ao cargo com responsabilidades maiores do que a de um Assistente Executivo em outras organizações congéneres. Em todo o caso, a designação «Técnico Executivo de Gestão Institucional» não impede o técnico de exercer em pleno as funções de Assistente Executivo e as de gestão institucional.
3.5 Renovação de contratos
3.5.1 Convida-se a Comissão Executiva a tomar nota das seguintes renovações de contratos.
Página | 9 (i) Sr. Pedro Lusakalalu, Tradutor (Cargo Regional) – Renovou-se o seu contracto por 2 anos e 2 meses, a contar do dia 1 de Agosto de 2020 até ao dia 2 de Novembro de 2022 devido por atingir a idade de reforma (65 anos) a 3 de Novembro de 2022, em consonância com a disposição 7.6.4 (ii) do Manual, a qual estabelece a idade de 65 anos como idade de reforma para todos funcionários.
(ii) Sr. Unaro Mungendge, Contabilista (Cargo local não de chefia).
Renovou-se o contracto do Sr. Mungendje para 5 anos, no cargo de Contabilista, a contar de dia 1 de Outubro até ao dia 30 de Setembro de 2025, em consonância com a disposição 7.6.4 do Manual.
(iii) Sr.ª Paulina Kanguatjivi, Secretária/Recepcionista (Cargo local não de chefia).Renovou-se o contracto da Sr.ª Kanguatjivi para 5 anos, a contar do dia 1 de Outubro até ao dia 30 de Setembro de 2025, em consonância com a disposição 7.6.4 do Manual.
3.5.2. Informa-se à Comissão Executiva que os termos e condições de emprego dos funcionários supramencionados podem ser alterados, sem prejuízo das recomendações do exercício de avaliação de funções e da decisão da Comissão Executiva sobre às recomendações da Subcomissão Jurídica relativamente aos termos de emprego de funcionários locais.
