controlo_cozinha

2.5- Controlo de cozinha

2.5.1- A despensa do chefe

O chefe de cozinha fará diariamente o seu pedido de compras e as suas requisições ao economato, a fim de obter tudo o que é necessário para a confecção das iguarias constantes nas ementas e na carta de restaurante, bem como requisitará, em livro próprio, tudo o que a cozinha do família irá precisar para fazer as refeições para o pessoal. É, no entanto, de prever a existência de stock de mercadorias que lhes são indispensáveis ao serviço e que utilizará sempre que veja o número de refeições previstas ser aumentado, não tendo nessa altura, de fazer segunda requisição no mesmo dia e à última hora. O chefe deverá gerir com inteligência e saber este stock, repondo-o sempre que o tenha utilizado.

2.5.2- Ficha técnica

Matérias-primas Quantidades P.Unitário Total Peitos de frango (4) 0,4 € 0,50 € 0,20 Cabeça de alho (1) 0,5 € 0,10 € 0,05 óleo 2 € 0,20 € 0,40 Pimento (2) 0,04 € 0,55 € 0,02 Natas (3 dl.) 3 € 0,75 € 2,25 Vinho Branco qb € 0,55 € 0,55 Sub total € 3,47 Confecção € 0,77 Desperdício € 0,39 Custo total € 4,63 Factor de contribuição € 3,00 Margem de contribuição unitária € 9,27 Food cost 33%

Preço de venda líquido € 13,90

2.5.3- Ordens de compra

Utiliza-se uma folha de “ordem de compra” para as mercadorias de consumo imediato, que são feitas diariamente pelo comprador directamente no mercado.

Exemplo:

A roda

Um sector da cozinha muito importante é, sem dúvida, a roda, ponto de serviço onde são atendidos todos os pedidos de restaurante e onde existirá uma mesa quente (estufa), um quadro com quantos números quanto os das mesas existentes no restaurante. Cada um deles terá um grampo, onde irão prender-se os tickets, bons ou comprovantes, que serão “cantados” pelo chefe de cozinha ou subchefe, comunicando aos diferentes sectores as iguarias pedida, para que eles possam proceder à sua finalização e empratamento.

A cozinha não deverá fornecer qualquer serviço, senão em troca de um

comprovante

O chefe elaborou as ementas, devendo, portanto, controlar se o que previu está a sair conforme. Para além deste controlo é também de muita importância o retorno das iguarias, não completamente consumidas no restaurante e que ficaram nas travessas. Nada deve ser deitado fora sem o consentimento do chefe. Ele lhes dará o devido encaminhamento, tendo em vista o seu melhor aproveitamento.

Ordem de Compra

N.º.

Data / / Data de compra / /

Artigos Quantidade Quantidade Preço Valor Fornecedor Pedida comprada unitário total

2.5.4- Os bons ou tickets

O comprovante, é um documento numerado e em triplicado, que é preenchido pelo chefe de mesa, perante o pedido feito pelo cliente. O original vai para a roda, a fim de que o chefe de cozinha tenha conhecimento do que vai ser servido, o duplicado fica no controlo do restaurante para ser debitado na conta do cliente e o triplicado fica na posse Do chefe de turno, para ele saber o que tem de servir e a quem.

2.5.5- Resumo dos tickets do dia

No termo do serviço das refeições, serão os referidos comprovantes reunidos pelo chefe de cozinha, a fim de serem contados, lançados no resumo de tickets da refeição e posteriormente enviados para a secção de controlo, a fim de serem conferidos com duplicados enviados pelo controlo do restaurante.

Exemplo:

Resumo de tickets de dia / /

Este resumo para alem de ser um controlo das refeições servidas em ementa (almoço e jantar) e à carta (almoço e jantar) será também um controlo sobre as capitações servidas em cada uma das iguarias vendidas e, portanto, a verificação do que foi anteriormente previsto por tabela de capitações.

As quantidades encontradas no resumo geral de tickets serão registadas na coluna de saídas do resumo geral de cozinha, para que se obtenha o controlo das mercadorias aí existentes.

3.2- Controlo de Bar

Ementas Pratos Capitações Total

Almoços servidos Composição

Ao bar é um dos departamentos do hotel, cujo rendimento é um dos melhores da hotelaria, que necessita de um controlo muito rigoroso e requer, dos serviços de controlo, muita paciência, tempo e trabalho.

O tipo de exploração de bar mais corrente é o que é efectuado directamente pelo hotel.

As vantagens que este sistema oferece são as seguintes:

- Impossibilidade, para o barman, de vender mercadoria de baixa qualidade.

- Facilidade de estabelecer um sistema de controlo, a fim de obter um bom rendimento do bar.

- Vendas para assegurar o máximo de lucro para o estabelecimento.

Para inventariar as diferentes garrafas, pode-se faze-lo quer com a ajuda de um

“chablon”, quer com a ajuda de uma proveta, que indica o número de centilitros e, por vezes, o número de doses de 3, 5 ou 7 cl.

A proveta deve se lavada depois de cada utilização, a não ser que, previamente, os álcoois estejam agrupados por natureza. Contudo, depois de cada licor, a proveta deve ser lavada.

O controlador do bar deve ter bons conhecimentos das diferentes quantidades servidas para esta ou aquela bebida. Além disso, deverá conhecer a composição dos cocktails especiais ou muito pouco servidos.

Quando o bar começa a trabalhar deverá ser requisitado à cave principal um stock de bebidas. À medida que diariamente seja necessário renovar aquele stock, deve ser feita nova requisição, que será acompanhada dos tickets (bons) de encomenda e as

respectivas garrafas vazias, a fim de que haja a certeza que as bebidas foram realmente utilizadas e vendidas aos clientes.

As saídas devem corresponder ao total de tickets de venda. O inventário de controlo será feito pela existência. Este controlo poderá ser efectuado diariamente ou

semanalmente, consoante o movimento do bar.

O preço de venda da cada bebida ou cocktail, deve ser calculado, tendo em conta: - O tipo e marca da mercadoria;

- Os diferentes ingredientes ou mercadorias utilizados na preparação dos cocktails.

O Barman deve ser igualmente consultado sobre os preços de venda.

À medida que diariamente seja necessária renovar aquele stock, deve ser feita nova requisição, que será acompanhada dos tickets (bons) de encomenda e as respectivas garrafas vazias, a fim de que haja a certeza que as bebidas foram realmente utilizadas e vendidas aos clientes.

As saídas devem corresponder ao total de tickets de venda. O inventário de controlo deverá ser feito pela existência. Este controlo poderá ser efectuado diariamente ou semanalmente, consoante o movimento do bar.

Lista de preços para departamentos de venda

Uma vez elaborados os preços de venda ao público fazem-se listas – preçários de vendas, tanto para o conhecimento dos vendedores, como listas/ cartas para conhecimento dos clientes.

3.3- Controlo dos Frigobares:

Existem vários sistemas para proceder ao controlo dos frigobares. No entanto o hotel decidiu-se pelo mais seguro e mais moderno.

O frigorífico apresenta-se como automático. Uma banda luminosa faz aparecer as siglas das marcas das bebidas oferecidas. Com a sua chave do quarto, o cliente recebe

igualmente uma pequena chave de contacto para o frigorífico. Após a introdução da referida chave, o hóspede carrega um botão do teclado, indicado para a sua escolha. Em seguida a garrafa está pronta a ser retirada numa gaveta ao lado, na qual se encontra gelo, copos, etc.

Desde que o hóspede tire uma bebida do automático, uma ligação electrónica com a “main-courante” que acumula num contador correspondente ao número do quarto do hóspede. Este contador apresenta as unidades a que corresponde um montante determinado.

4.1- Controlo de Bebidas

A cave do dia deverá possuir um stock fixo de bebidas constante da carta de vinhos, de águas minerais e de refrigerantes.

O empregado de vinhos requisita, em comprovante próprio, um determinado vinho que lhe foi pedido pelo cliente. O original desse comprovante fica na cave do dia e, a partir dele, o empregado da cave do dia dá a garrafa que lhe foi requisitada. O duplicado do comprovante ficará no controlo do restaurante, a fim de ser debitado na conta do cliente. No final do serviço de jantar o empregado da cave do dia deverá ter as garrafas vazias, correspondentes aos vinhos que foram servidos e que devem corresponder aos

comprovantes passados.

Preencherá uma folha diária de stock, que lhe servirá posteriormente para fazer uma requisição à cave principal.

Apresentará ao cavista, para controlo, a requisição, os comprovantes e as respectivas garrafas vazias.

Os originais dos comprovantes seguirão para o escritório e serão conferidos com os duplicados, que foram enviados pelo controlador do restaurante.

Exemplo de um comprovante:

4.2- Controlo de frutas e queijos

A cave do dia fornece também ao restaurante frutas, queijos, etc. O controlo é também fácil, pois o economato conta um certo número de frutas, que coloca em corbeilles e entrega-as à cave do dia, assim como os queijos são contados em porções. No final das refeições, o empregado da cave do dia, apresentará os comprovantes das frutas e queijos vendidos, assim como as peças e porções que restaram.

Mesa Nº 1 Vitalis

2 Reservas Sogrape Tinto – Douro

Mapa de análise da Cave Do Dia:

4.3- Consumo de bebidas pelo pessoal do refeitório

Para os vinhos servidos ao pessoal nas suas refeições, utiliza-se o sistema de abrir uma ficha de stock ao serviço da cave, só para vinhos comprados com destino ao pessoal. No fim de cada mês, verifica-se a existência física dos referidos vinhos e a diferença considera-se como consumo. Nesta altura o responsável pela cave fornece ao serviço de controlo uma nota da quantidade de vinho consumido, para aqui se indicar o preço do custo global e dar a nota à contabilidade.

5- Controlo do Room Service

Apesar do preço dos pequenos-almoços à continental estarem presentemente incluídos no preço do alojamento, o controlo deverá ser efectuado. Tudo o que for necessário ao funcionamento normal do room service deverá ser requisitado em livro de requisições próprio, tanto para o serviço de pequenos-almoços à continental como para os serviços extras.

Os serviços de pequenos-almoços são sempre debitados na conta do hóspede. Deve, no entanto, ser elaborado um mapa diário com o número de pequenos-almoços servidos, para enviar aos serviços de controlo, acompanhado dos respectivos comprovantes. Exemplo de um comprovante:

Do Dia Até à Data Acumulado Receitas Despesas Saldo Custo Comprovante Nº Apos. Nº Data Room – Service Euros O empregado

O Room Service terá um empregado próprio para atender os pedidos dos clientes. Este empregado trabalhará juntamente com a cozinha, para que os custos com o pessoal não sejam muito elevados.

6- O Economato

Esta secção é uma das mais importantes num hotel, assim como para o departamento de alimentação e bebidas, pois é nela que se armazenam produtos como géneros alimentícios, bebidas, etc.

6.1- O Ecónomo

O Ecónomo é a pessoa que tem a seu cargo a administração do economato e a escrituração dos seus livros.

Tem de ser uma pessoa com qualidades morais e profissionais próprias.

Qualidades morais: - Senso intransigente; - Honestidade; - Capacidade de trabalho; - Ser metódico; - Ser ponderado. Qualidades profissionais:

- Conhecimento das diferentes mercadorias;

- Conhecimento das qualidades dos produtos alimentares; - Meios de proceder á conservação dos produtos alimentares,

- Bom conhecimento dos “produtos de estação” e os lugares onde são produzidos; - Saber quais os preços do mercado e ter grande experiência em compras;

- Conhecer a origem dos artigos que vai comprar;

- Ser capaz de julgar a qualidade do produtos comprados; - Conhecer os princípios de contabilidade.

- Ocupa-se dos negócios do economato;

- Visita os mercados para saber quais as condições de compra mais favoráveis; - Informa-se nos diferentes sectores da qualidade, do preço dos produtos e da

apreciação da clientela;

- Prepara os contratos de compra e apresenta-os ao director para assinar;

- Ocupa-se da compra dos alimentos directamente ou com o chefe de cozinha, para os comestíveis, segundo uma requisição previamente aprovada pelo director ou pela pessoa que o substitua;

- Controla a armazenagem das mercadorias e a sua conservação;

- Mantém o inventário sempre em dia dos stocks efectivamente em armazém e na cave para poder encomendar rapidamente o que falta;

- Estabelece um horário para entrega das mercadorias e da distribuição das mesmas, a fim de que estes serviços se façam com ordem e sem haver obstáculos ao serviço;

- Ocupa-se das guias de remessa e das requisições das diversas secções, guardando e escriturando nas folhas próprias de todos os documentos relativos;

- Ocupa-se do problema dos fornecimentos, de acordo com as estimativas de gastos, aprovados pela gerência;

- Efectua um inventário (diário) a fim de analisar os gastos e suas substituições ou confirmar a existência pelo livro de entradas ou ficheiro;

- Organiza um sistema de serviço para com os subordinados, atribuindo as missões respectivas que estes devem desempenhar, no que diz respeito a arrumações, limpezas e entregas, verificando estes serviços;

- Não deve entregar nenhuma requisição sem esta estar devidamente assinada pela gerência e na sua entrega verificá-la para que não haja reclamações;

- Não deve meter stocks no economato sem ordem da gerência e de produtos que se estraguem com facilidade, procurando meter em stock somente os produtos que suspeite ou obtenha informações sobre o seu aumento de preço ou esgotamento no comércio, informando sempre a gerência;

- Deve ter cuidado no fornecimento do economato, fazendo os pedidos com antecedência, para que não falte nenhum produto;

- Desde que haja algum banquete deve pedir ás secções as requisições respeitantes a este, visto ser um extra;

- Deve mandar proceder à escolha dos produtos que se estragam para quer estes não contaminem os outros que estão em bom estado;

- Se se aperceber da existência de alguns animais nocivos no economato, deve procurar combatê-los, mas com devido cuidado;

- Não deve colocar os produtos tóxicos junto aos géneros alimentícios, conservando-os sempre separados, visto estes serem nocivos à saúde;

- Deve trabalhar em colaboração e satisfazer o mais rapidamente possível as necessidades dos chefes de serviço, no que se refere a produtos alimentícios, bebidas, etc.

6.2- Equipamento do economato:

Os acessórios instalados no armazém têm como objectivo o aproveitamento máximo do espaço disponível, com prateleiras com profundidade ideal e corredores que permitirão a passagem de carros de mão mas que não serão um desperdício de espaço.

6.3- Prateleiras:

Estas devem ser suficientemente fortes para suportarem cargas previstas, e poder alterar-se se a disposição precisar de ser mudada em qualquer altura. Os regulamentos proíbem a armazenagem de alimentos expostos no soalho e esse espaço deve ser utilizado apenas para latas de preferência sobre rodas, e para caixas de alimentos enlatados; mas mesmo estes devem estar em cima de ripas para evitar que humedeçam quando o pavimento é lavado. Os artigos utilizados com frequência devem ser guardados junto do ponto de distribuição a um nível de cerca de 1m de altura e as mercadorias utilizadas apenas ocasionalmente podem ficar em prateleiras mais altas e longe do balcão.

6.4- Balanças:

As peças de equipamento mais importantes do armazém são as balanças necessárias para pesar as mercadorias recebidas e distribuídas; é necessária uma báscula para verificar mercadorias pesadas no acto da entrega e algumas balanças mais pequenas para pesar artigos quando são requisitados. Não é aconselhável deslocar as balanças e para que ficarem niveladas devem ser colocadas numa superfície fixa e uniforme no local mais apropriado. Um contrato de manutenção com o fabrico garantirá resultados correctos e receitas.

Outros artigos de equipamento necessários são uma secretária e uma cadeira para o ecónomo, uma escada para tirar mercadorias das prateleiras altas; frigoríficos; mesas; latas; recipientes; equipamento de medição como pás e facas, e instalações para lavagem e secagem.

6.5- Ciclo das mercadorias:

O Controlo de F&B deve ser exercido sistematicamente em todas as fases do circuito de mercadorias, desde a sua entrada até ao seu consumo.

Nesta conformidade, destacam-se as seguintes fases e as principais acções a desencadear, respectivamente:

1ª fase: Compra

Verificação da aquisição dos produtos nas melhores condições de preço e qualidade.

2ª fase: Recepção

Controlo da qualidade, do preço, da quantidade e do estado de conservação das mercadorias recebidas.

3ª fase: Armazenagem

Verificação do acondicionamento dos produtos nos locais apropriados e das suas condições de higiene e temperatura; gestão dos stocks e valorização das mercadorias.

4ª fase: Distribuição

Controlo da transição dos produtos dos armazéns para as diferentes secções de produção e venda, conforme requisições internas.

5ª fase: Produção

Verificação da concepção dos pratos conforme padrões de qualidade estabelecidos (dosagens, apresentação, etc.); análise dos ratios de custo.

6ª fase: Venda ou Consumo

Análise da oferta de F&B e respectivos preços de venda para os diferentes Outlets; análise dos potenciais de venda e análise da rentabilidade do departamento.

6.6- A implementação do sistema de Controlo de F&B

A escolha do sistema, bem como a sua implementação, devem ser objecto de um estudo criterioso, de forma a não originar o efeito contrário àquele para o qual foi concebido. Consideram-se, então, os seguintes princípios para a implementação de um eficaz sistema de controlo de F&B:

1º Exactidão

Os dados obtidos através do cálculo dos valores dos custos e das vendas devem ser rigorosos.

2º Tempo Útil

O sistema deve ser capaz de projectar a apresentação de uma informação diária, semanal, mensal, semestral ou anual, consoante as necessidades; o não cumprimento deste princípio anula a utilidade e o interesse da informação e, por conseguinte, o objectivo do controlo.

3º Objectividade

Implica a criação do melhor sistema de controlo e não necessariamente o mais simples ou o mais complicado; o seu mecanismo deve proporcionar à operação resultados visíveis e satisfatórios,

4º Prioridade

O sistema deve relatar os factores mais importantes para a obtenção dos resultados desejados.

5º Custo efectivo

O investimento e a manutenção do sistema de controlo deverá ser inferior à redução de custos que irá originar.

6º Flexibilidade

Atendendo a que operações estão em constante mutação, o sistema deve ser suficientemente flexível para se moldar a essas mudanças.

7º Aceitação

O pessoal envolvido na operação de Food&Beverage deve compreender a aceitar o sistema, tanto quanto possível, e cumprir todos os procedimentos por ele exigidos; de outra forma será muito difícil aproveitar todo o seu potencial.

6.7- Definição da política de compras

A política de compras deve definir os seguintes aspectos:

1º Ponto de encomenda

É o momento em que deve ser dada a ordem de compra. Para tal deverá ser estipulado um stock mínimo para cada produto, em função do seu consumo médio diário (cmd) e do seu tempo de aprovisionamento (ta), desde a sua encomenda até à sua entrega na unidade hoteleira (expresso em número de dias).

Quando o produto atinge o stock mínimo significa que chegou a altura de efectuar a encomenda do produto.

Por exemplo, o nosso Hotel tem um consumo médio de 30 garrafas de vinho da casa e um tempo de aprovisionamento de 5 dias, o stock mínimo será de 150 garrafas.

Assim a encomenda deste produto deverá ser efectuada quando o stock atinge este valor. Esta análise é valida apenas para os produtos não perecíveis (mercearias, bebidas, etc.) que se destinam a ser armazenados, uma vez que a compra dos produtos perecíveis ou frescos (vegetais, frutas, pão, etc.), é feita quase diariamente, devido à necessidade do seu consumo imediato.

2º Quantidade a comprar

A quantidade de mercadorias a comprar depende, por um lado, da previsão de ocupação dos diferentes pontos de venda da unidade hoteleira e por outro pelo histórico de consumo dos produtos em causa. Neste caso a experiência e o bom senso do ecónomo é fundamental para que sejam evitados excessos.

Assim, impõe uma informação atempada e rigorosa dos departamentos de Front Office (previsão de pequenos almoços, pensões, grupos, etc.), e de Food&Beverage (reservas de mesa, eventos especiais, etc.), bem como um sistema de informação que permita obter com rapidez o consumo médio de cada produto.

Trata-se de um importante indicador da gestão, pois a sua análise permite avaliar a boa dinâmica do serviço de compras. Salvo situações de excepção, isto significa que, quanto mais elevada for a rotação dos stocks, melhor é o desempenho da empresa.

A rapidez na aquisição das mercadorias (ou o seu tempo de aprovisionamento) é um pressuposto fundamental na gestão das existências em armazém, caso contrário a constituição de stocks seria indispensável.

A propósito da importância da prática de uma boa gestão de stocks, tem-se vindo a desenvolver o conceito de “just in time “. Este conceito visa utilizar imediatamente a mercadoria adquirida na produção, sem que haja lugar á formação de stocks.

A rotação de stocks (inventory turnover) traduz a quantidade de vezes que uma ou mais mercadorias são adquiridas e consumidas num determinado período de tempo. O seu cálculo é efectuado com base na seguinte fórmula:

O indicador de turnover ideal é de 4 vezes.

Utilizando o exemplo anterior, para um consumo mensal de 900 garrafas de vinho da casa o stock médio ideal será de 225 garrafas. Assim sendo o número de rotações de garrafas de vinho da casa é de 4 vezes.

4º Prazo de pagamento

A grande vantagem do pagamento a prazo prende-se simplesmente com o facto da mercadoria ser paga após a sua utilização (vantagem da natureza financeira). Isto significa que parte do capital gerado com a venda do produto, é posteriormente utilizado no pagamento desse mesmo produto ao fornecedor, nunca havendo investimento em mercadoria por parte da empresa compradora.

Por outro lado, a modalidade de pagamento imediato (pronto pagamento) apresenta benefícios para a empresa quando, neste caso, o fornecedor apresentar as condições mais condições favoráveis, comparativamente com a modalidade de pagamento a prazo (reduções de preço, de oferta de produtos, etc.)

O prazo de pagamento é negociado individualmente com cada fornecedor, uma vez que o interesse de ambas as partes é oposto. Geralmente, os prazos de pagamento considerados “normais” situam-se entre os 30 e os 60 dias.

5º Escolha do fornecedor

O critério de escolha do fornecedor é um aspecto fulcral em todo o processo da compra. Assim, é fundamental a existência de mais que um fornecedor para cada tipo de produto, principalmente para aqueles que de elevado custo, sendo conveniente que a sua compra seja efectuada alternadamente.

Desta forma cria uma concorrência (saudável) entre fornecedores, altamente benéfica para a empresa compradora.

A escolha dos potenciais fornecedores deve naturalmente recair sobre aqueles que apresentem o melhor equilíbrio entre factores qualidade, preço, condições de pagamento, prazo de entrega, bem como uma garantia de seriedade e de solidez, que se torna fundamental em todo o processo.

Também é importante analisar a variedade de produtos que um determinado fornecedor coloca à disposição do hoteleiro. A escolha de um fornecedor para o fornecimento de um conjunto alargado de produtos resulta naturalmente em ganhos de tempo e de dinheiro.

Nesta perspectiva, o fornecedor ideal a escolher deverá ser aquele que apresentar o melhor produto, ao mais baixo preço, concedendo o mais alargado prazo de pagamento e assegurando a entrega do produto o mais rapidamente possível.

Na prática, o tipo de fornecedor atrás descrito não existe, mas é no saber ponderar todos estes factores que deverá residir a sua escolha.

Salvaguardam-se os fornecedores com os quais são estabelecidos contratos de fornecimento exclusivo para um determinado conjunto de produtos e para um determinado período de tempo. Por exemplo, negociações com empresas cervejeiras, produtoras de café, fornecedores de amenities, etc.

Nestes casos é fundamental haver uma garantia na estabilidade do preço, da qualidade bem como das condições de pagamento e de fornecimento.

6º Produtos armazenáveis e produtos de consumo imediato

É importante definir quais são os produtos que deverão ser “stockados” e quais aqueles que se destinam a consumo imediato.

Produtos stockados – todos os produtos de mercearia (conservas, compotas, bolachas, massas, arroz, cereais, etc.), bebidas (águas, vinhos, cervejas, refrigerantes, espirituosos, etc.) e produtos congelados.

Produtos de consumo imediato – Compreendem os produtos frescos, ou seja, peixes, carnes, laticínios, legumes, frutas, pão, etc.

A compra de produtos “stockáveis”, é realizada quando estes atingem o seu stock mínimo e a compra dos produtos frescos é efectuada com uma regularidade diária ou quase diária.

Finalmente, a compra dos produtos de consumo esporádico é efectuada à medida das necessidades decorrentes da própria operação.

7º Autorização para a compra

O ecónomo deverá ter autonomia suficiente para a realização de qualquer compra no âmbito do quotidiano da operação hoteleira.

No entanto, é sempre aconselhável que o Director de F&B, como responsável pela garantia de qualidade do produto final, bem como pela manutenção de um determinado nível de ratio de custo, analise todos os documentos relacionados com a compra das mercadorias.

O Director financeiro (ou alguém por ele delegado) deve igualmente verificar toda a documentação relacionada com as compras, como garante da autenticidade de todo o processo.

As compras especiais, de produtos de consumo esporádico e de produtos de elevado custo devem ser efectivadas só depois de aprovadas pelo responsável do estabelecimento hoteleiro.

6.7.1- Especificações das normas de compra:

Um comprador experiente pode avaliar a qualidade dos artigos usando os seus conhecimentos mas é um reconhecimento de uma falta de ligação entre ele e o sue fornecedor ter de rejeitar um artigo por não ser do nível desejado. Pode acontecer que um artigo de nível inferior de produção tenha de ser utilizado porque não há tempo para esperar que seja trocado; o comprador conhecedor procurará evitar tal ocorrência,

elaborando uma especificação das normas de compra para praticamente todos os artigos que tem de encomendar. Isto exige muita reflexão e a assistência do chefe, ou da pessoa que utiliza os artigos, para elaborar uma especificação inequívoca, que, uma vez aprovada, recorrer-se-á a ela sempre que um artigo é entregue.

Uma especificação das normas de compra, que será referida como ENC é uma elaboração de critérios particulares relacionada com a qualidade e redigida em termos descritivos facilmente compreendidos, para que possa actuar como um denominador comum entre comprador e o fornecedor. O uso de uma ENC deverá dar uniformidade de nível e consistência da qualidade para cada artigo que serviu de base à sua elaboração; uma cópia é enviada aos fornecedores importantes para que cada um saiba o que se espera. Pode ser útil envolver um fornecedor nas fases iniciais uma vez que o comprador pode estar a pedir o impossível.

Especificação da qualidade e preparação do fornecedor nº M10 Produto: costelas de vaca do quarto dianteiro

1. Nenhuma carne de vaca ou touro ou carne designada como comercial ou

industrial, será fornecida.

2. Peças para serem cortadas de carcaças não congeladas de origem inglesa,

escocesa ou irlandesa. Carne de intervenção pode ser fornecida se for de animais abatidos segundo as normas do país da mesma classe.

3. A carcaça descongelada ou peças devem ser guardadas a aprox. 3ºC de oito a dez

dias anteriormente à entrega.

4. Não serão fornecidas carcaças nem peças demasiado gordas ou magras.

5. Peças que vão ser preparadas para assar com a remoção da medula e cartilagem,

para tirar o osso da medula e substituir e a costela para ser atada.

6. O peso deve oscilar entre 4 ½ e 5 1/2 KG.

7. Entrega feita em transporte com refrigeração durante o qual a temperatura da

carne não deve atingir mais de 10ºC.

8. As peças preparadas devem ser embrulhadas e fechadas com o peso escrito em

cada uma delas. Devem ser entregues num recipiente de bom nível higiénico.

9. Nenhuma carne fornecida deverá ter sido cortada de uma carcaça congelada que

O mesmo uso de especificações se pode aplicar à galinha – quer seja necessária fresca, fria ou congelada e de um peso-padrão com uma tolerância de 80g de acordo com o tamanho. O peso é para 4 porções se for para cozinhar inteira, ou mais pequena se for para cortar em dois suprêmes.

Cada ENC deve ter o número de identificação.

6.8- Documentação de apoio

6.8.1- Ficha de especificação do produto

Um sistema bem organizado e funcional requer que todos os produtos a comprar, sem excepção, sejam caracterizados por um conjunto de especificações que indiquem com exactidão qual o artigo a adquirir.

Este procedimento apresenta vantagens significativas para ambas as partes intervenientes na compra. O fornecedor é informado sobre as características exactas do produto a fornecer e o comprador obtém fácil e rapidamente o artigo que pretende, evitando assim a sua troca ou a sua devolução e garantindo uma uniformização em todos os produtos.

Nesta conformidade, para cada produto deverá ser criada uma ficha de especificação de produto, com as características apresentadas no seguinte exemplo:

A utilização deste documento permite, assim reduzir substancialmente as falhas de comunicação internas e externas da empresa hoteleira contribuindo para uma melhor eficiência das suas operações de comidas e bebidas.

Produto: Lombo de Novilho Aplicação: Restaurante Principal Qualidade: Nacional

Estado: Fresca

Observações: até 35% de desperdício Fornecedores: AAA , BBB , CCC

Todas as fichas devem ser utilizadas na unidade hoteleira, devem ser ordenadas alfabeticamente por categorias ou famílias de produtos (por exemplo: carnes, peixes, mercearias, etc.) para a sua localização imediata e assim obter todas as características do produto (inclusivamente quais os seus potenciais fornecedores).

6.8.2- Ficha do produto

De igual modo para cada fornecedor deverá ser criado um documento, designado ficha de fornecedor, que permite obter todas as informações a seu respeito:

6.8.3- Pedido de compra

O pedido de compra é um impresso através do qual os chefes dos vários serviços de produção, de armazenagem e de venda solicitam ao serviço de compras a aquisição de um determinado conjunto de produtos necessários ao funcionamento dos respectivos sectores.

Nome do fornecedor: AAA, Lda. Nome do vendedor: Sr. A

Morada: Praça Central

Telefone: 01010101

Telemóvel: 10101010

Prazo de entrega: imediato Condições de pagamento: 45 dias Principais produtos: peixes e mariscos Observações: encerra Domingo e 2ª feira Pedido de compra Secção: Cozinha Designação Quant. Código Observ. Lombo de Novilho Nacional 5 012345

Vazia Congelada 20 012350

Vão de porco pessoal 10 012355

Salsichas frescas de Porco 10 012359

É um documento emitido em duplicado sendo o original entregue ao ecónomo, ficando a cópia na posse do elemento responsável pelo pedido, para posterior conferência da mercadoria.

6.8.4- Tabelas comparativas de preços

Os produtos cuja oscilação de preço no mercado seja regular devem ser objecto de uma análise periódica, no intuito de, em determinada família de produto, serem avaliados os preços praticados por cada fornecedor e, assim, ser escolhido aquele que pratique os preços mais favoráveis, de forma a proporcionar à empresa uma economia substancial. Esta análise aplica-se sobretudo aos produtos com maior peso no conjunto das compras da empresa (carnes, peixes, mariscos, frutas, mercearias, etc.)

6.8.5- Localização de equipamento

A área de recepção das mercadorias deve localizar-se entre a entrada de serviço e o economato/ armazém. Deverá possuir uma porta de acesso directo ao exterior ligada a um cais de recepção. Deste modo é facilitado o fluxo das mercadorias e são evitados desperdícios de tempo e de equipamento.

Deverá haver uma balança decimal, uma balança de plataforma e carros manuais para facilitar o transporte das mercadorias até aos respectivos destinatários.

Seguindo estes requisitos a empresa atingirá um nível óptimo de eficiência no recebimento das mercadorias.

6.8.6- Ficha de armazenamento frigorífico

Quando se trata da recepção de carnes e peixes frescos, para além da verificação da sua qualidade, quantidade, estado de conservação e preço é aconselhável a colocação de uma ficha junto dos mesmos, para posterior armazenamento frigorífico.

Este documento constitui um valioso instrumento de controlo, pois para além de permitir controlar as perdas de peso do produto, resultantes da acção do frio, facilita o trabalho de inventariação, bem como indica rapidamente qual o produto armazenado há mais tempo e com prioridade para ser consumido.

Rosário Barros 21 Produto: Lombo de Novilho

Fornecedor: ABC Data de recepção: 00/00/00 Peso: 6 kg Preço unitário: 15

є

A ficha de armazenamento frigorífico (meat tag) é emitida em duplicado. Original – colocado junto do produto, resguardado numa embalagem plástica. Duplicado – remetido para os serviços de controlo.

6.8.7- Registo diário de entrada de mercadorias

Todas as mercadorias que diariamente entram no estabelecimento hoteleiro são registadas de forma a obter-se um controlo eficaz dos artigos recebidos.

Neste registo podem analisar-se os produtos e as quantidades entradas, os fornecedores e numeração dos respectivos documentos, os preços unitários e preços totais, bem como o destino das mercadorias (economato, bar, etc.).

Exemplo de um mapa de entrada de mercadorias:

6.8.8- Câmaras frigoríficas

Mapa de entrada de mercadorias Data:

Quant. N.º Doc. Produto Pr. Unit. Pr. Total Destino Fornecedor 10kg 0001 Lombo de Porco 15

є

150

є

cozinha A 20kg 0001 Salsichas frescas 7,5

є

150

є

cozinha A 30lt 0101 Tomate pelado 5,5

є

165

є

economato B Total 543

є

Destinam-se a conservar todos os alimentos deterioráveis, que carecem da acção do frio para prolongarem a sua durabilidade, mantendo as suas características próprias.

No armazenamento dos alimentos nas câmaras frigoríficas não deverão haver misturas de produtos de características diferentes, de forma a ser evitada, por um lado a

transmissão de cheiros, e por outro, pela circunstância de cada tipo de alimento necessitar de temperaturas diferentes para a sua conservação.

Neste contexto, impõe-se a existência de, pelo menos, 5 câmaras frigoríficas, como segue: Frutas e legumes 4 a 6º C Carnes e aves 1 a 3º C Peixes e marisco 0 a 1º C Leite e derivados 2 a 4º C Conservação de congelados -18º C

6.9- Documentação base do economato

6.9.1- Requisição interna

A requisição interna os pedidos de fornecimento das secções ao economato são feitos através de documentos chamados requisições.

Sem requisição não se poderá entregar o produto.

A requisição é um documento numerado, em triplicado, assinado por alguém com poderes para requisitar e pelo total se requisita à secção fornecedora, os produtos ou materiais de que necessita.

original

duplicado

triplicado

Exemplo de uma requisição interna:

HOTEL

Requisição N.º

Porto, de de

Requisita-se ao economato, que fornece a secção de o seguinte:

Quantidades

Descrição Preço

Unitário Total

Esta requisição irá servir ao ecónomo para fazer o lançamento no livro ou folhas de entradas e saídas.

6.9.2- Requisição externa

Requisição externa – é um documento em triplicado, pelo qual alguém com poderes

para requisitar, encomenda a um fornecedor produtos inexistentes no stock do requisitante, ou quando se chegar à quantidade considerada de reserva mínima.

Estas requisições externas são pedidas pelo próprio ecónomo. Quando as compras são de valor ou quantidades superior ao normal, deverão ser submetidas à apreciação da Direcção. Em cada secção o pedido é feito por cada responsável em livro com um original e duas cópias Depois de visto e aprovado pela direcção a requisição segue para Economato que executa e envia com mercadoria para Arquivo do Economato Secção que requisitou para conferência Contabilidade

O circuito a efectuar pela requisição externa é a seguinte: original original Guia de remessa duplicado triplicado Requisição externa: HOTEL Rua Requisição N.º O economato faz a requisição em livro próprio, numerado com original e duas cópias, indicando o nome e endereço do fornecedor, as quantidades e qualidades dos artigos desejados. Depois de aprovado pela Direcção o pedido segue Fornecedor que emite a guia de remessa, à qual junta a mercadoria que envia. O economato recebe, dá entrada, confere e regista nas fichas. O duplicado com a guia de remessa vão para a Contabilidade que controlará a guia de remessa com a factura Arquivo no Economato

Telef. Porto Porto, / /

Requisita-se a

Visto, O Director O

6.9.3- O rol da praça

O rol da praça destina-se a registar todas as compras feitas com dinheiro, efectuadas durante o dia. Nele encontram-se registados a designação dos géneros, quantidades, valores unitários, parcial, sub total e total.

Preenchida a quantidade x pelo valor unitário, obteremos o parcial e a soma dos parciais será transportada para o sub total ou imediatamente para o total. Feito o resumo das despesas a dinheiro e registadas as entradas dos produtos, o ecónomo irá ao fim do dia à contabilidade, a fim de receber o dinheiro dos pagamentos que efectuou, utilizando para isso o seu fundo de caixa, que deve ser reposto todos os dias.

Deve a contabilidade exigir ao ecónomo que apresente, juntamente com o rol da praça, documentos comprovativos desses pagamentos, ou sejam notas de balcão, que são documentos passados pelos fornecedores, geralmente retalhistas, ao comprador, no momento da compra e que comprovam que efectuou o pagamento ao balcão do fornecedor.

Este documento deve possuir o carimbo da firma, deve mencionar a palavra compra, a discriminação do que se comprar e as respectivas importâncias, data e assinatura do empregado que recebeu o dinheiro relativo a essa compra.

Rosário Barros 26 HOTEL ROL DA PRAÇA

de de 200 Quantidade Descrição Preço

Unitário Total

Designação Quantidade Valor Unitário Parcial Total Carne Peixe Marisco Ovos Pão Hortaliças Legumes Fruta

6.9.4- Compras a dinheiro sem comprovante

É o documento que o comprador dá ao fornecedor para preencher, com o nome da firma ou da pessoa que vende, local e data, descriminando as quantidades, preço unitário e preço total.

Este documento deverá ser selado e devidamente assinado pelo vendedor, substituindo assim a factura.

Só se utiliza este documento quando o vendedor não tem factura própria, o que acontece normalmente quando as compras se efectuam em mercados.

Visto que este documento tem a mesma finalidade que uma factura, deverá acompanhar o rol da praça, e ser assinado pela direcção antes do chefe de compras ou o ecónomo se dirigirem à contabilidade para lhes ser reposto o fundo de caixa.

Rosário Barros 27 Compras a dinheiro sem comprovante

de de 200

Fornecedor Local

A Direcção O Ecónomo Quantidade Descrição Preço Obs. Unitário Total

6.9.5- Guia de Remessa

É o documento que o vendedor remete ao comprador, acompanhando as mercadorias e na qual específica as designações e as quantidades, para efeitos de conferência no acto de entrega.

A guia de remessa é passada em original e 2 cópias. O original vai para o comprador, o duplicado, depois de verificado e assinado pelo comprador, é entregue à pessoa que entregou a mercadoria. O triplicado fica no arquivo do vendedor.

6.9.6- Factura

A factura é o documento em que o vendedor enuncia as condições gerais da transacção e faz o apuramento final do valor das mercadorias fornecidas.

A factura é passada em original, que vai para o comprador, e um duplicado que fica em poder do fornecedor.

O prazo de emissão decorre dentro dos primeiros 5 dias a contar da data, em que as transacções são realizadas:

- as facturas são numeradas seguidamente;

- os originais das facturas, quer emitidos e que sejam anulados ou inutilizados, deverão ser arquivados por ordem da datas durante o prazo de 5 anos.

Depois de emitida a factura, o fornecedor verifica a necessidade de rectificação de um valor ali mencionado ou por qualquer eventual erro ou por não ter incluído na factura despesas da conta do comprador, como custos de embalagens, seguros, transportes ou outros, pelo que se vê a necessidade de acrescentar valores aos inscritos na factura pela passagem de uma nota de débito.

Este documento constitui um complemento da factura, será aquele que vem mencionado na factura, acrescido do que vem inscrito na nota de débito.

Atentamente

6.9.8- Nota de crédito

No caso inverso ao anteriormente apresentado, se verificar a necessidade de rectificar para menos o valor inscrito na factura ou perante a devolução total ou parcial da mercadoria mencionada na factura, o fornecedor passará ao comprador uma nota de crédito.

Nota de débito N.º Porto / /

Exmo. Senhor

Pela presente informamos que, nesta data, fizemos a débito da sua conta o seguinte lançamento, de que rogamos se digne tomar nota. Relativamente à nossa factura n.º

Nota de crédito n.º Porto / / Exmo. Senhor

Comunicamos que, nesta data, tem a haver a quantia de ( ) , que lhe foi credita para devolução de embalagens.

6.9.9- O fundo da caixa do economato. Seu funcionamento:

Consoante o movimento do estabelecimento hoteleiro deverá ser entregue á secção de compras uma quantia em dinheiro, que deverá ser constante e que só será modificada se o volume de compras aumentar ou diminuir.

Este fundo será reservado exclusivamente para as compras a dinheiro, feitas directamente por aquele sector. Diariamente, depois de devidamente preenchido o rol da praça, acompanhado dos documentos comprovativos das compras efectuadas, o responsável por este serviço dirigir-se-á aos serviços de contabilidade, a fim de prestar contas e receber o dinheiro que lhe é devido, para repor o fundo de caixa.

6.9.10- Resumo das requisições diárias:

É boletim onde constam os totais das requisições diárias de cada secção, ao economato. Este boletim é elaborado diariamente pelo economato fazendo uma transferência dia a dia dos totais de cada secção, existindo para tal quatro colunas interligadas, que são:

 Descrição da secção

- Até ontem- onde vem mencionado descriminadamente o valor total das requisições feitas até ao dia de ontem;

- Hoje- valor total das requisições do dia;

- Acumulado – é a soma das colunas de hoje com as de “hoje” mas “até ontem”, valor este que será transferido para a coluna de “até ontem” do boletim do dia seguintes

Rosário Barros 30 Secções Até ontem Hoje Acumulado

6.9.11- Resumo diário de exploração do economato:

Depois de preenchido o resumo de requisições diárias e de achado o total do montante acumulado, preenche-se o boletim resumo diário de exploração do economato, onde vem descriminado o valor da existência das mercadorias nesta secção, valor esse que é achado através da soma das entradas menos as saídas de mercadorias.

Normalmente estes dois boletins vêm agrupados num só, sendo assinado pela Direcção e pelo Economato.

Através de uma consulta rápida a este documento podemos ter sempre uma noção real do valor da existência das mercadorias no economato, assim como do valor do montante de entradas e saídas nesta mesma secção.

Até ontem Hoje Acumulado

Existência

Entradas

Total

Saídas

O Ecónomo A Direcção Data