Gerência de Projetos
Gerenciamento das Aquisições
Marcelo Marinho
Introdução
• O Gerenciamento das Aquisições do Projeto
inclui os processos necessários para
comprar
ou
adquirir produtos
,
serviços
ou
resultados
externos à equipe do projeto
. Assim como,
Introdução
• Os processos de Gerenciamento das
Aquisições do Projeto envolvem acordos,
incluindo contratos.
• Os contratos de aquisição incluem termos,
condições e especificações relativas ao que
deve ser feito/fornecido.
Introdução
• A equipe de gerenciamento do projeto é
responsável por assegurar que as aquisições
atendam às necessidades específicas do
projeto;
• e pelo cumprimento das
políticas de aquisição
da organização.
Introdução
• Um projeto pode ter
muitos contratos
ou
subcontratos
simultaneamente
ou
em
sequência.
• Nesses casos, o ciclo de vida de cada contrato
pode terminar durante qualquer fase do ciclo
de vida do projeto.
Introdução
• A aquisição é vista como um projeto para o
fornecedor quando a aquisição não é somente
de materiais de prateleira, mercadorias ou
produtos comuns.
– O comprador é o cliente e, portanto, é a parte interessada principal do projeto para o fornecedor.
– A equipe de gerenciamento de projetos do fornecedor preocupa-se com todos os processos
Introdução
• Os termos e condições do contrato se tornam
entradas principais
para muitos dos processos
de gerenciamento do fornecedor.
– ex: resultados mais importantes, marcos principais, objetivos de custos
• O contrato pode
limitar as opções
da equipe
do projeto
– Ex: aprovação do comprador para decisões referentes ao preenchimento de vagas)
Processos da Gerência das
Aquisições do Projeto
Conduzir as Aquisições Controlar as Aquisições Encerrar as aquisições Planejar o Gerenciamento das AquisiçõesPlanejar o Gerenciamento das
Aquisições
É o processo de documentação das decisões
de compras do projeto, especificando a
abordagem e identificando fornecedores em
potencial.
Planejar o Gerenciamento das
Aquisições
O Principal benefício deste processo é que ele
determina se deve-se adquirir ou não apoio
externo e, se for o caso, o que adquirir, como
fazer a aquisição, a quantidade necessária e
quando adquirir.
Planejar o Gerenciamento das
Aquisições
• Identifica necessidades.
• Avaliação de fornecedores potenciais.
• Identificar o responsável por obter/controlar
autorizações relevantes, licenças profissionais.
• As decisões aqui tomadas podem influenciar o
Planejar o Gerenciamento das
Aquisições
Planejar o Gerenciamento das
Aquisições:: Entradas
• Planejamento de gerenciamento do projeto
– Especificação do escopo, EAP, Dicionário EAP
• Documentação dos requisitos
• Registro de riscos
• Requisitos de recursos das atividades
• Cronograma do projeto
• Estimativas dos custos das atividade
• Registro das partes interessadas
• Fatores ambientais da empresa
Planejar o Gerenciamento das
Aquisições:: Ferramentas e Técnicas
• Análise de fazer ou comprar
– Determina se um trabalho específico pode ser melhor realizado pela equipe do projeto ou se deve ser comprado.
Planejar o Gerenciamento das
Aquisições:: Ferramentas e Técnicas
• Opinião Especializada
– Usados na avaliação das propostas dos fornecedores
– Pode envolver a área jurídica e/ou conhecimentos técnicos e comerciais.
Planejar o Gerenciamento das
Aquisições:: Ferramentas e Técnicas
• Pesquisa de mercado
– Análise das capacidades dos fornecedores em uma variedade de fontes para identificar capacidades de mercado.
Planejar o Gerenciamento das
Aquisições:: Ferramentas e Técnicas
• Reuniões
– Reuniões adicionais com os fornecedores potenciais para troca de informações, visto que a pesquisa de mercado pode não fornecer informações suficientes.
Planejar o Gerenciamento das
Aquisições:: Saídas
• Plano de gerenciamento de aquisições
– Descreve o gerenciamento dos processos de aquisição, desde o desenvolvimento dos documentos de aquisições ao fechamento do contrato.
– Podem incluir:
• Tipos de contratos a serem usados,
Planejar o Gerenciamento das
Aquisições:: Saídas
• Especificação do trabalho de aquisições
– Detalhamento do item de aquisição para que os fornecedores potenciais determinem se são capazes de fornecê-lo.
– Incluem:
• especificações, • quantidades,
Planejar o Gerenciamento das
Aquisições:: Saídas
• Documentos de aquisição
– Usados para solicitar propostas dos fornecedores em potencial.
– Incluem uma descrição do tipo de resposta desejado, a especificação do trabalho da aquisição e as cláusulas contratuais requeridas.
Planejar o Gerenciamento das
Aquisições:: Saídas
• Critérios de seleção de fontes
– Classificam e/ou avaliam as propostas dos fornecedores
– Alguns dos critérios possíveis são:
• Capacidade técnica, • garantia,
• referências,
Planejar o Gerenciamento das
Aquisições:: Saídas
• Decisões de fazer ou comprar
– Resultado da análise de fazer ou comprar decidindo o que pode ser melhor executado.
• Solicitações de Mudanças
O processo de obtenção de respostas de
fornecedores, seleção de um fornecedor e
adjudicação de um contrato.
Conduzir as Aquisições
O Principal benefício desse processo é prover o
alinhamento das expectativas internas e externas
das partes interessadas através de acordos
estabelecidos.
Conduzir as Aquisições
• Gera uma lista dos fornecedores qualificados
com base em uma proposta preliminar.
• Estabelece uma sequência de negociação
classificando todas as propostas pelas
pontuações da avaliação atribuídas a cada
proposta.
Conduzir as Aquisições:: Entradas
• Plano de gerenciamento de aquisições
• Documentos de Aquisição
• Critérios de seleção de fontes
• Proposta dos fornecedores
• Documentos do projeto
• Decisões de fazer ou comprar
• Especificação do trabalho das aquisições
• Ativos de processos organizacionais
Conduzir as Aquisições::
Ferramentas e Técnicas
• Reuniões com licitantes
– Asseguram que todos os possíveis fornecedores tenham um entendimento claro e comum da aquisição (requisitos técnicos, questões contratuais).
– Evitam que nenhum licitante receba um tratamento preferencial.
Conduzir as Aquisições::
Ferramentas e Técnicas
• Técnicas de avaliação de propostas
– Revisão das respostas dos fornecedores pelas políticas de aquisição do comprador.
• Estimativas independentes
– Preparam suas próprias estimativas independentes de custo ou com a ajuda de um profissional.
– Diferenças nas estimativas podem indicar que a especificação foi deficiente, ambígua e/ou os fornecedores não entenderam a mesma.
Conduzir as Aquisições::
Ferramentas e Técnicas
• Opinião especializada
– Usada na avaliação das propostas dos fornecedores.
• Publicidade
– Ampliar a lista de fornecedores em potencial com a colocação de anúncios.
Conduzir as Aquisições::
Ferramentas e Técnicas
• Negociações das aquisições
– Esclarecem as estruturas, os requisitos e outros termos das compras a fim de chegar a um acordo mútuo antes da assinatura do contrato.
– São concluídas com um documento contratual que pode ser firmado.
Conduzir as Aquisições
:: Saídas
• Fornecedores selecionados
– São os fornecedores que foram considerados dentro de uma faixa competitiva em relação ao resultado da avaliação da proposta ou da licitação.
Conduzir as Aquisições
:: Saídas
• Acordos
– Incluem termos, condições e outras especificações na qual o fornecedor deve executar ou fornecer. – Um contrato é um acordo legal que gera
obrigações entre as partes.
– Um acordo pode ter como componentes:
• Especificação do trabalho ou resultados, • relatórios de desempenho,
Conduzir as Aquisições
:: Saídas
• Calendário dos recursos
– Documentação com as datas onde cada recurso específico ou grupo de recursos pode estar ativo ou inativo.
• Solicitações de mudança
• Atualização no plano de gerenciamento do
projeto
O processo de gerenciamento das relações de
aquisições, monitoramento de desempenho do
contrato e realizações de mudanças e correções
nos contratos, conforme necessário.
Controlar as Aquisições
O Principal benefício desse processo é a garantia de
que o desempenho tanto do fornecedor quanto do
comprador cumprem os requisitos de aquisição, de
acordo com os termos do acordo legal.
Controlar as Aquisições
• Assegura que
ambas as partes cumpram suas
obrigações contratuais
e que seus próprios
direitos legais sejam protegidos.
• Aplica os processos apropriados
e integra os
resultados ao gerenciamento de projetos em
termos de relações contratuais.
Controlar as
Aquisições:: Entradas
• Plano de gerenciamento do projeto
• Documentos de aquisição
• Acordos
• Solicitações de mudanças aprovadas
• Relatórios de desempenho
Controlar as Aquisições::
Ferramentas e Técnicas
• Sistemas de controle de mudanças no
contrato
– Define o processo pelo qual as aquisições podem ser modificadas.
– Está integrado ao sistema de controle integrado de mudanças.
Controlar as Aquisições::
Ferramentas e Técnicas
• Análise de desempenho das aquisições
– Avaliação estruturada do progresso do fornecedor em comparação com o contrato
– Identifica os êxitos e fracassos do desempenho, o progresso em relação a especificação da aquisição e o não cumprimento do contrato.
Controlar as Aquisições::
Ferramentas e Técnicas
• Inspeções e auditorias
– Podem ser conduzidas durante a execução do projeto para verificar a conformidade nos processos de trabalho ou nos resultados do fornecedor.
• Relatórios de desempenho
– Relatório resultante da avaliação dos dados de desempenho do trabalho e dos relatórios entregues pelos fornecedores em relação aos requisitos do acordo.
Controlar as Aquisições::
Ferramentas e Técnicas
• Sistemas de pagamento
– Processados pelo sistema de contas a pagar do comprador após a certificação de trabalho satisfatório.
– Todos os pagamentos devem ser feitos e documentados.
Controlar as Aquisições::
Ferramentas e Técnicas
• Administração de reivindicações
– São as modificações solicitadas em que o comprador e o fornecedor não conseguem chegar a um acordo.
– O acordo de todas as reivindicações e disputas por meio de negociação é o método preferencial.
Controlar as Aquisições::
Ferramentas e Técnicas
• Sistemas de gerenciamento de registro
– Consiste em um conjunto de processos, funções de controle relacionadas e ferramentas de automação que são consolidados e combinados como parte do sistema de informações do gerenciamento de projetos.
Controlar as Aquisições:: Saídas
• Informações sobre o desempenho do trabalho
– Fornecem uma base para a identificação de problemas atuais em potencial
– Incluem o relato sobre o cumprimento dos contratos, se tornando um mecanismo de acompanhamento de entregas específicas esperadas e recebidas.
Controlar as Aquisições:: Saídas
• Solicitações de mudanças
• Atualizações no plano de gerenciamento do
projeto
• Atualizações nos documentos do projeto
• Atualizações nos ativos de processos
organizacionais
O processo de finalizar cada uma das
aquisições do projeto.
Encerrar as Aquisições
O Principal benefício desse processo é a
documentação dos acordos e outros documentos
relacionados, para consultas futuras.
Encerrar as Aquisições
• Envolve atividades administrativas como
finalização das reivindicações em aberto
e
arquivamento dos resultados para uso futuro.
• O cancelamento de um contrato é um caso
especial de encerramento de aquisições que
pode resultar de um acordo mútuo entre as
partes, inadimplência de uma das partes ou
por outros motivos estabelecidos no contrato.
Encerrar as Aquisições:: Entradas
• Plano de gerenciamento do projeto
• Documentos de Aquisição
Encerrar as Aquisições:: Ferramentas
e Técnicas
• Auditorias de aquisições
– Avaliação estruturada de todos os processos de aquisições
– O objetivo é identificar êxitos e fracassos que possam ser identificados na preparação ou na
Encerrar as Aquisições:: Ferramentas
e Técnicas
• Negociações das aquisições
– O acerto final justo de todas as questões, reivindicações e disputas pendentes por meio de negociação direta
– Se a negociação direta não obter resultados deve se busca outras formas para encontrar um resolução sendo a ultima e menos desejada um processo judicial.
Encerrar as Aquisições:: Ferramentas
e Técnicas
• Sistema de gerenciamento de registros
– Usado pelo gerente de projetos para gerenciar registros, documentação do contrato e da aquisição.
Encerrar as Aquisições:: Saídas
• Aquisições encerradas
– Por meio do administrador de aquisições autorizado, envia-se ao fornecedor um aviso formal por escrito de que o contrato foi concluído.
• Atualizações nos ativos de processos
organizacionais
– Atualizam por exemplo os arquivos de aquisições e documentação de lições aprendidas.
