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Ficha Técnica
Realização: Project Builder Supervisão: Raphael Ferreira
Produção e Direção Editorial: Juliana Sampaio Revisão: Juliana Sampaio
Design, diagramação e ilustrações: Renato Paixão
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Introdução ... 3
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O que é Kanban? ... 6
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Como adotar o Kanban na sua empresa ... 8
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Como adaptar sua equipe para usar o Kanban ... 9
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Como escolher seu quadro Kanban ... 17
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Conclusão ... 35
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Sobre a Project Builder ... 36
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INTRODUÇÃO
Dizem que as melhores ideias surgem nos momentos mais inusitados, não é mesmo? Pois foi exatamente isso o que aconteceu com o Kanban! A partir da observação de como os estoques dos supermercados eram repostos, a Toyota criou o que hoje conhecemos como uma das mais adotadas metodologias de gestão da produção (e de projetos).
E por mais que isso tenha em meados da década de 1940, o Kanban continua cada vez mais vivo, servindo a diversos propósitos dentro das empresas. E esse sucesso se deve especialmente à sua simplicidade, fator determinante para sua adoção e obtenção dos resultados esperados, como otimização de tempo e recursos.
Este e-book foi feito para que você entenda como esse método de gestão da produção e de estoques foi parar no universo da gestão de projetos, contribuindo para o sucesso de outras estratégias que você provavelmente já conhece bem (como o Scrum), além de servir como um guia para a efetiva implantação do Kanban na sua empresa.
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A palavra kanban, vem do japonês e significa cartão. O termo foi emprestado para a metodologia de gestão da produção utilizada pela Toyota pois o cerne desse sistema de controle está em um quadro com cartões coloridos sinalizando três estágios da produção: a fazer, sendo feito e feito.
No início, o Kanban era utilizado apenas como ferramenta de controle produtivo, visando otimizar o fluxo de peças do estoque para a produção a fim de manter os processos em perfeito funcionamento. Assim não faltavam provisões nem se sobrecarregava a empresa com estoque excedente. Sabia que essa é a base do sistema Just in Time como o conhecemos? A metodologia funcionou tão bem que o Kanban
O QUE É
KANBAN?
6 passou a ser utilizado em outras áreas da organização, sempre com o intuito de criar um
fluxo contínuo de atividades e controlá-lo da forma mais visual e intuitiva possível. Nada de planilhas, sistemas e outros tipos de controles mais complexos!
Seu funcionamento
A metodologia Kanban consiste em adotar um quadro dividido em fases. Originalmente, a segmentação consistia em três etapas: a fazer, sendo feito e feito. Mas a verdade é que você pode adaptar essa divisão como precisar, desde que consiga identificar os passos de um projeto ou processo. Só como forma de exemplificação, adotaremos aqui o modelo inicial, ok? Assim, na primeira fase, você deve inserir cartões coloridos identificando uma atividade a ser feita, o respectivo responsável por ela e seu prazo para conclusão. Quando o encarregado efetivamente inicia a tarefa, desloca o cartão para a próxima fase, apontando que está em andamento. Assim o processo tem seguimento, até que chegue à etapa final, com a tarefa feita. Terminado o ciclo, ao mesmo tempo em que esse profissional pode iniciar uma outra atividade atrelada ao projeto, toda a equipe saberá que a atividade anterior já foi concluída. Viu como é fácil? Pois é por ser tão simples que absolutamente qualquer pessoa pode adotar o Kanban como ferramenta de gestão de projetos e conquistar diversos benefícios com isso. Mas quais benefícios seriam esses?
7 Seus benefícios na gestão de projetos
A implementação de metodologias ágeis no gerenciamento de projetos tem como grande objetivo oferecer um produto final melhor para o cliente, em menos tempo. A metodologia é bastante simples, podendo, portanto, ser aplicada a qualquer projeto, independentemente de sua complexidade e da quantidade de pessoas envolvidas. E isso, por si só, já é uma
grande vantagem, não concorda? Mas ainda existem muitas outras: Flexibilidade de planejamento
Assim como o Scrum e outras tantas metodologias ágeis, o Kanban é realizado por iterações, ou seja, fases que têm como objetivo concluir o desenvolvimento de uma — e apenas uma — funcionalidade por vez. Essa prática permite que o gerente de
projetos priorize as funcionalidades que têm maior potencial de retorno para o cliente e faça alterações sempre que necessário, fornecendo à equipe informações precisas sobre o que deve ser desenvolvido.
Ciclos de desenvolvimento ágeis
Quando o projeto é desmembrado em atividades menores, permite-se um maior foco por parte da equipe, assim como revisões mais rápidas e eficazes. Dessa forma, riscos e outros problemas que possam surgir ao longo do caminho crítico do projeto ficam mais previsíveis
8 e oferecem um menor impacto, contribuindo para que o time conclua suas tarefas em
menos tempo. Isso resulta em times mais produtivos e produtos com maior qualidade. Entregas contínuas e incrementais
Outro fator de destaque do Kanban que atrai os adeptos das metodologias ágeis são as entregas contínuas e incrementais. Assim, o cliente tem um software — ou qualquer outra solução — em pleno funcionamento a cada fase finalizada. Isso significa que o projeto
não começa a gerar valor apenas quando está finalizado, mas desde o princípio de seu desenvolvimento.
Eficiência no desenvolvimento
Um dos grandes diferenciais do Kanban é a melhoria contínua. Como os processos podem ser avaliados e reavaliados constantemente, é possível aprimorá-los a cada dia, ganhando eficiência no desenvolvimento de qualquer projeto. Além disso, como a própria equipe está atenta a seu desempenho, pode analisar como tornar os processos ainda mais ágeis e eficazes, aprimorando sua performance ao longo do tempo. Essa análise visual permite também identificar gargalos e companheiros de equipe em dificuldade com alguma tarefa.
9 O Kanban tem muito a contribuir para gestão de projetos, destacamos ainda:
• Otimização do tempo do time, pois o gerente de projetos sabe exatamente como está a evolução do trabalho, podendo assim distribuir novas atividades logo que as anteriores são concluídas;
• Controle do cronograma do projeto de maneira visual, deixando que a própria equipe se monitore;
• Simplificação da comunicação entre os colaboradores, já que todas as informações sempre estão à vista, explicitamente expressas visualmente;
• Redução de custos das iniciativas, por meio da otimização de tempo e recursos;
• Possibilidade de integração a qualquer metodologia ágil de projetos, facilitando a gestão. Vale ressaltar que a flexibilidade do Kanban não está relacionada apenas à priorização de atividades ou à integração a qualquer outra metodologia ágil de projetos, mas também à adaptabilidade da metodologia para as necessidades de qualquer empresa. Como o método é extremamente simples, pode ser customizado e aprimorado sempre que preciso!
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Seja para controlar processos ou acompanhar projetos, sempre que você for adotar o Kanban, siga esses passos:
Visualize o fluxo de trabalho da empresa
Mapear o fluxo de trabalho do negócio ajuda a definir as fases do Kanban, personalizando o dashboard de controle. Assim, se você precisa de um acompanhamento minucioso das tarefas em andamento, por exemplo, talvez o melhor seja optar por incrementar as três fases do modelo tradicional (a fazer, sendo feito e feito), podendo desdobrá-las em mais passos para ir da concepção à entrega final sem possibilidade de falhas.
COMO ADOTAR O
KANBAN NA SUA
EMPRESA
11 Limite o work in progress
Como dissemos anteriormente, o Kanban ajuda a otimizar o trabalho da equipe. Mas para que isso aconteça, você precisa limitar o Work In Progress (WIP), isto é, a quantidade de trabalho sendo feito ao mesmo tempo. É isso o que vemos nas metodologias ágeis de projetos, quando um sprint é definido.
Com tarefas menores a executar, o time fica mais focado e trabalha mais rápido, realizando entregas constantes sem perder a qualidade. Você deve ter a mesma mentalidade ao adotar o Kanban. Então analise quanto trabalho sua equipe é capaz de desenvolver em cada ciclo e não ultrapasse esse limite. Caso contrário, terá tarefas inacabadas e fatalmente acabará atrasando o projeto.
Quer mais motivos para limitar o Work in Progress? Leia este artigo! Esclareça as regras para a equipe
Por mais que o Kanban seja um método de fácil compreensão, é preciso alinhar a equipe, estabelecendo algumas regras, a fim de que cada membro conheça suas responsabilidades e enxergue claramente os impactos de não cumprir sua parte do trabalho no prazo especificado. Isso sem contar que todos devem estar comprometidos em manter o quadro do Kanban atualizado, proporcionando que conheçam o status do projeto por completo. Afinal de contas, essa visão holística facilita a tomada de decisões e também a priorização de novas
12 funcionalidades. No próximo capítulo vamos nos aprofundar em adaptar sua equipe a trabalhar
com o kanban.
Monitore os resultados
Já que um dos grandes objetivos do Kanban é aumentar a produtividade da equipe, você deve medir constantemente a velocidade com que cada tarefa é desenvolvida e a respectiva qualidade da entrega. O tempo médio de execução de cada atividade pode ser acompanhado por meio de um diagrama de fluxo cumulativo, ajudando a entender qual é a taxa de transferência do projeto. Monitorar o progresso da equipe permite saber, dentre outras coisas, quantas tarefas são desenvolvidas ao mesmo tempo, quanto falta para concluir cada uma delas e a velocidade com que seu time está trabalhando. A partir dessas informações, você pode identificar oportunidades de melhoria no processo, incrementando a performance geral.
Aqui você encontra dicas de Como aumentar a velocidade de execução de projetos da empresa com métodos ágeis.
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Inserir qualquer nova metodologia de trabalho no dia a dia da equipe é sempre uma grande mudança. Por isso é que você deve, antes de mais nada, fazer com que as pessoas entendam o porquê dessa alteração, explicitando a importância do método e os benefícios que ele trará ao longo do tempo. Mas o trabalho não acaba por aí! Ainda assim, será preciso acompanhar a implementação dessa ferramenta de gestão e orientar os colaboradores durante um certo tempo, a fim de se criar a cultura Kanban na empresa. Quer saber por onde iniciar esse processo? Fique de olho:
COMO ADAPTAR
SUA EQUIPE PARA
USAR O KANBAN
14 Comece pela conscientização
O primeiro passo consiste em conscientizar sua equipe a respeito da metodologia. Promova seminários, treinamentos, workshops e sugira leituras: o importante é debater o tema. Nessas oportunidades, levante quais aspectos do fluxo de trabalho o Kanban pode otimizar, os benefícios de se utilizar essa técnica, quais resultados podem ser esperados e que tipo de atitudes os profissionais devem desenvolver para levar essa iniciativa adiante.
Trabalhe as resistências
Na prática, toda mudança provoca resistência, ainda mais quando se adota um método de gestão à vista (onde todos sabem exatamente o que os outros estão fazendo). Afinal, com um quadro monitorando as atividades fica fácil descobrir quem está no ritmo da equipe e quem está atrasando o andamento do projeto. E isso pode gerar conflitos. Para combater essas desconfianças, em vez de alimentar as dissonâncias apontando culpados, faça com que o time identifique as melhores formas de trabalho, aloque as pessoas certas nas atividades certas e converse com aqueles que estão tendo dificuldades em se adaptar ao novo modelo de trabalho.
Esteja aberto aos feedbacks
Sua equipe precisa sentir que você não está impondo uma metodologia de trabalho, mas buscando melhores formas para realizar as atividades do dia a dia. E para transparecer
15 esse propósito, esteja sempre aberto ao feedback, analisando as considerações e críticas,
conversando e compartilhando as dificuldades com todos. Já pensou que a própria equipe pode acabar desenvolvendo soluções, criando assim um método próprio de trabalho que ajudará a melhorar ainda mais a performance?
Confie na sua equipe
Por mais que seja simples acompanhar o progresso da sua equipe por meio do Kanban, isso não significa que o método deva se tornar motivo de pressão! Se todos conhecem seus papéis e suas responsabilidades, tendo definido juntos os prazos para as entregas de cada tarefa, não há por que se desesperar antes que um alerta vermelho efetivamente apareça. Deixe que as pessoas trabalhem livremente e, se notar que existe algo emperrando o andamento do projeto, ofereça ajuda antes de procurar por culpados!
Precisa de mais dicas para lidar com usa equipe? Então o e-book “Como aumentar a produtividade da equipe de projetos“ será uma ótima leitura para você!
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Até aqui falamos do modelo tradicional do Kanban, onde você insere um quadro branco em uma parede visível a todos, fragmenta esse quadro em fases que traduzem seu processo e insere cartões coloridos que são movimentados manualmente.
Esse modelo é, sem dúvida, o mais utilizado, pois é fácil de implementar, com custo bastante reduzido e eficácia garantida. É uma forma extremamente rápida de colocar sua equipe para trabalhar com o Kanban e otimizar tempo e recursos na execução das atividades. Mas não é a única.
COMO
ESCOLHER
SEU QUADRO
KANBAN
5.
17 Um Kanban físico é excelente para quando a equipe está toda alocada em um local. Mas
quando o time está fragmentado, divididos em escritórios ou mesmo cidades diferentes, o uso de um kanban online se faz necessário. Você pode, por exemplo, criar seu Kanban utilizando planilhas em Excel ou, ainda, adotando ferramentas colaborativas, como o Google Sheets. Há diversas alternativas on-line disponíveis na web, sendo que, aqui na Project Builder, criamos um template dinâmico que você pode baixar acessando este link! Mas essa não é a única solução que oferecemos:
Que tal utilizar um software de gerenciamento de projetos?
Tudo bem que quadro branco, planilhas e ferramentas on-line são boas opções para implementar o Kanban, mas são soluções isoladas, que não estão integradas à sua gestão de projetos. O quadro branco, por exemplo, não registra as etapas anteriores, ou seja, assim você perde todo seu histórico de desenvolvimento. E, assim como as planilhas, as ferramentas on-line possuem funcionalidades limitadas, que não permitem a colaboração simultânea de muitas pessoas e também não oferecem um recurso completo de gerenciamento de projetos.
Nesse sentido, para que você otimize verdadeiramente o trabalho da sua equipe, a melhor solução é adotar um software de gestão de projetos que traga o Kanban como recurso, permitindo integrá-lo às ferramentas de controle utilizadas pelo time. Com um software de gestão de projetos, você pode integrar o Kanban ao Scrum (ou outras metodologias ágeis de projetos que você adote), mantendo sempre um registro das ações realizadas. Além disso, a
18 possibilidade de fazer backup das informações é crucial para que informações importantes
sejam recuperadas a qualquer momento.
A participação de todos os stakeholders, independentemente de onde estejam alocados, também fica facilitada com o uso de um software de gerenciamento de projetos hospedado na nuvem, oferecendo integração e comunicação ágil. Assim, não é preciso estar no escritório para acessar o Kanban e acompanhar a evolução da sua equipe! É possível fazer esse monitoramento por meio de qualquer dispositivo mobile, como smartphones e tablets. Não parece ótimo?
Por isso a Project Builder lançou o Lean PB, uma solução de gestão de projetos ancorado em metodologias ágeis. O Lean PB ajuda os seus usuários a gerenciar seus projetos, criar e administrar suas tarefas e o melhor: oferece uma opção de gerir projetos e lista de tarefa por usuário em Kanban.
O Lean PB está disponível nos planos Free, Profissional, Business e Enterprise. Além de gestão de projetos ágeis, a versão completa da ferramenta oferece checklists, marcadores, comentários, anexos (Dropbox e Drive), timelog, dashboard, suporte via e-mail, integração com +500 softwares via Zapier e muito mais.
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CONCLUSÃO
Agora que você já aprendeu que não faltam possibilidades para trabalhar o Kanban na gerência de projetos, só precisa eleger a melhor solução e colocá-la em prática! Para isso, aplique as dicas de como implantar o Kanban e preparar sua equipe para usá-lo que fornecemos ao longo deste e-book.
Só não se esqueça de que a conscientização sobre o uso da ferramenta é fundamental para que as pessoas a vejam como uma aliada e não como mais um entrave para o bom desempenho do trabalho.
Se você já utiliza o Kanban com quadros ou planilhas e não está vendo resultados, experimente adotar um software de gerenciamento de projetos que o traga como uma de suas funcionalidades! Já pensou que a dificuldade pode estar na integração das informações e não na ferramenta, que se mostra muito útil há mais de 70 anos e vem contribuindo significativamente para melhorar a gestão de projetos em diversas empresas?
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SOBRE A PROJECT BUILDER
Há mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de diversos portes a entender e aproveitar os benefícios da Gestão de Projetos, conseguindo assim atingir a alta performance em seus negócios. Para isto, trabalhamos três formas principais: Nossa solução, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos e, por isso, se tornou uma plataforma indispensável para o ganho de eficiência e a alta performance em projetos.
Temos uma metodologia passo a passo de implementação da Gestão de Projetos. Oferecemos pacotes de consultoria para ajudar a sua empresa a ganhar mais produtividade, aumentar seu faturamento e reduzir custos.
Produzimos muito conteúdo educativo na área de Gestão de Projetos, estratégia e desenvolvimento de produto. Eles são disponibilizados como posts no blog, eBooks, webinars gratuitos e palestras presenciais na Academia Project Builder.
Aproveite para conhecer as funcionalidades de nossa solução através de uma demonstração por vídeo ou realize um teste gratuito.
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