Ata da I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa 24 de abril de 2014
(elaborada por grupo de alunos do CET-SAA)
Aos vinte e quatro dias do mês de abril de dois mil e catorze, realizou-se a I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa. Carla Fernandes, representante dos alunos do Curso de Especialização Tecnológica em Secretariado e Assessoria Administrativa (CET-SAA), deu as boas-vindas aos participantes e apresentando os objetivos da conferência. O professor Vitor Gonçalves, Diretor do CET-SAA, corroborou os objetivos e evidenciou os motivos da data escolhida para a conferência. Seguiram-se as intervenções do diretor da Escola Superior de Educação e do presidente do Instituto Politécnico de Bragança que destacaram a importância do evento e evidenciaram o profissionalismo na organização do mesmo por parte dos alunos envolvidos.
A professora Evangelina Bonifácio Silva (Docente do CET-SAA) deu início à sessão com a apresentação dos palestrantes: Ana Maria Vieira (Presidente do Conselho Profissional de Secretariado) e Paulo Vieira (Vice-Presidente do Conselho Profissional de Secretariado). Neste painel inicial subordinado ao tema “O Perfil do técnico SAA” é de notar os seguintes pontos: a evolução do secretariado ao longo do tempo, a constante mutação do mesmo de modo a facilitar uma adaptação ao irreverente meio envolvente. O Dr.º Paulo Vieira destacou a ideia de que é importante ser criativo e inovador, em suma, o profissional de SAA deve ser empreendedor no seu posto de trabalho. Ambos oradores referiram que têm vindo a encetar esforços para a criação de uma Ordem Profissional de Secretariado. A Dr.ª Ana Vieira focou a Evolução do Secretariado desde a antiguidade até à atualidade; deu o exemplo do Brasil, onde a profissão de secretária executiva é muito valorizada e encarada como o topo da carreira e referiu ainda as funções essenciais do profissional de Secretariado. É de salientar a importância dada pela oradora quanto ao sigilo profissional, sendo justificado por diversas razões, de entre as quais se destaca o acesso a documentos oficiais confidenciais que ao serem divulgados podem arruinar uma carreira e a imagem da própria empresa.
O painel II, moderado pelo professor Vitor Gonçalves, iniciou-se com a palestrante Elisabete Ferreira, administradora da Imperativo Estratégico – Bragança, que deu o seu testemunho pessoal sobre as empresas que gere. Relativamente à Pão de Gimonde, referiu quatro pontos que considera fundamentais: a equipa, o resumo de mercado, as oportunidades e os objetivos. Quanto à Imperativo Estratégico, é uma empresa cujos clientes são outras empresas, trabalhando a nível global o que permite conhecer diversas áreas de negócio e encontrar soluções para fazer crescer as empresas que necessitem dos seus serviços. Fazendo uso da sua experiência pessoal proferiu um provérbio transmontano: “Consultar quem sabe, já é saber metade”. Destacou a metodologia GTD – Getting Things Done, usada com sucesso dentro da empresa.
Seguidamente, João Saldanha, Supervisor da MONERIS Trás-os-Montes, explicou o que é o grupo Moneris e focou o facto do mesmo apostar na formação de profissionais com experiência, conhecimento e valência em diferentes áreas. A importância que é dada à tecnologia é muito valorizada, mas também o conhecimento da mesma o é pois é necessário perceber o porquê e como executar as tarefas que são solicitadas. Para além disto, referiu que é necessário ter vocação e gostar daquilo que se faz para ser um bom profissional em Secretariado, pois se as tarefas não forem realizadas com empenho nunca se obterá rendimento ou produtividade requerida pelas empresas.
Carlos Vieira, diretor da loja de distribuição alimentar Pingo Doce de Bragança, iniciou a sua palestra com o que considera a etapa mais decisiva a nível profissional: o término da licenciatura, preferencialmente na área que se gosta. Referiu a importância de trabalhar em equipa, com espírito de camaradagem, disponibilidade, polivalência e dinamismo; características essenciais na valorização e evolução pessoal e profissional. Dentro de uma loja de distribuição alimentar, os serviços de Secretariado e Assessoria Administrativa estão direcionados para executar praticamente qualquer função, desde a gestão do pessoal à gestão de stocks. A principal preocupação deve estar em colocar em prática os conhecimentos adquiridos na formação e desenvolvê-los em função de cada objetivo pessoal.
O diretor do Brigantia EcoPark, Professor Doutor Paulo Piloto, começou por apresentar o local físico do futuro Brigantia EcoPark, destacando o grau de inovação extremamente elevado onde as principais áreas estratégicas são: energia, ambiente, eco-construção, sem prejuízo de outras que venham a ser relevantes para a economia regional. Apresentou os diversos benefícios para as empresas de entre os quais se destaca um sistema fiscal favorável, a integração em redes de parques de ciência e tecnologia e a qualidade dos serviços disponibilizados.
Iniciando o painel III, o professor Vitor Gonçalves discursou sobre a temática: Formação em SAA: Que futuro?, salientando a importância que os Cursos de Especialização Tecnológica assumiram (mostrando as estatísticas de candidatos e inscritos e de alunos detentores do CET de Secretariado e Assessoria Administrativa que ingressaram em licenciaturas nos últimos 7 anos), é possível abraçar agora um novo desafio: Cursos Técnicos Superiores Profissionais (CTSP). Explicou no que consistiam os mesmos e as condições de acesso e de ingresso. O facto de conferir um diploma de ensino superior, situação que os diferencia dos atuais CETs que são considerados cursos de ensino não superior, e o facto de decorrerem em quatro semestres, são por si só vantagens destes novos cursos. No âmbito do Secretariado e Assessoria, finalizou a sua intervenção apresentando uma proposta de CTSP-SAA que colocou à discussão dos participantes.
Seguiram-se três workshops. No workshop “As línguas estrangeiras e o profissional de secretariado”, dirigido pela professora Isabel Chumbo, foi referida a importância que o domínio das línguas, sobretudo o Inglês, mas também o Alemão, o Francês e o Espanhol, têm num bom desempenho de um profissional de Secretariado. O multilinguismo é uma aposta das políticas europeias com um reflexo direto numa vasta área de profissões dada a atual conjuntura económica do país, pois poderá ser necessário contactar fornecedores ou clientes estrangeiros. Com o avanço tecnológico, cada vez mais o Inglês assume uma posição de destaque no quotidiano do profissional de Secretariado pois muitos dos softwares utilizados encontram-se nesta língua e é sem dúvida a mais requisitada quando se procura emprego nesta área.
O workshop no âmbito do “Protocolo, Imagem e funções do Secretário”, dirigido pela Pró-Presidente do Instituto Politécnico de Bragança Anabela Martins, incidiu sobre o protocolo, a etiqueta e o cerimonial. Destacou e exemplificou um conjunto de normas jurídicas, regras de comportamento, costumes e rituais de uma determinada sociedade. Na sua explicação, salientou que o cerimonial não atua sem o protocolo, pois ambos estão ligados à diplomacia. Evidenciou ainda que a etiqueta abrange vários fatores, não só o comportamento social e familiar, mas também o retrato da sociedade em cada época histórica distinta. Entre outros, foi também apresentado o Protocolo de Estado que é utilizado em cerimónias e ocasiões que se encontram representadas por chefes de governo. A importância da etiqueta e da apresentação pessoal foi também referida. Em suma, o ato protocolar é entendido como um produto da inteligência aliada à tradição e ao saber.
No workshop, dirigido pela Diretora Geral do Nerba Helena Videira, foi explicada a temática da Gestão e Organização de Eventos. Um evento é um acontecimento com início e fim definidos e concebidos para responder a uma necessidade específica numa determinada altura, sustentado num objetivo concreto, junto de um grupo de pessoas que pode ser um segmento específico ou mais alargados da população. A organização de eventos está intimamente ligada à comunicação, sejam os eventos de índole local, regional, nacional ou internacional. Durante o seu discurso a Dr Helena Videira evidenciou os aspetos mais relevantes no âmbito das principais fases de um projeto: Planeamento (Público-alvo; Equipa e outros recursos, orçamento), Execução (as funções e responsabilidades devem ser distribuídas por toda a equipa e esta tem de estar consciente do papel que tem a desempenhar) e avaliação (exemplos de formas de recolher opinião dos participantes e relatórios de avaliação).
No painel “À conversa com ex-alunos do CET-SAA”, o ex-aluno João Pavão fez uma breve reflexão sobre a sua passagem por este CET, concluindo que este adapta os alunos rapidamente ao mundo laboral, ao contrário de uma licenciatura que, embora necessária, é mais teórica. De seguida, o jornalista Francisco Pinto, considera que todos os alunos deveriam prosseguir os seus estudos pós secundário ingressando num CET e só depois ingressarem numa
licenciatura, principalmente se pararem uns anos depois de concluir o ensino secundário. Seguidamente, Doriliana Piedade tomou a palavra e falou da sua experiência de vida. Residente em Cabo Verde, encontrou no CET uma saída e garante que ficou satisfeita pois preparou-a não só para o mundo laboral, mas também para o prosseguimento de estudos. Seguiu-se a ex-aluna Filomena Trigo que, antes de ingressar no CET, já possuía experiência no Secretariado. Testemunhou a sua experiência: após o término do CET-SAA ingressou numa licenciatura e posteriormente num mestrado. Finalmente, os participantes ouviram o testemunho de Raul Alves. Este último afirmou ter sido uma mais valia esta opção da sua vida e reforçou a ideia de que é importante esforçarmo-nos ao máximo, pois no mundo laboral atual as empresas apenas procuram os melhores.
O último painel de Comunicações foi moderado pela Professora M.ª do Nascimento Mateus. A professora Lídia Santos iniciou este painel com a temática “As Línguas e o secretariado: o papel das línguas estrangeiras na comunicação”. Começando por afirmar que as línguas estrangeiras possuem um papel utilitário e ativo na educação das crianças e jovens e que o conhecimento destas contribui para uma abertura ao nível profissional, concluiu ainda que ao ter conhecimento das mesmas também se enriquecem os horizontes culturais e facilita a comunicação, sendo que para o Secretariado é um ponto fundamental. Concluindo a sua intervenção, a professora afirma ainda que: “é necessário adquirir uma competência comunicativa, saber exprimir-se em diversas línguas, tornar-se um profissional mais hábil e competente e, principalmente, multicultural, plurilingue e multifuncional.
Seguidamente iniciaram a sua palestra as professoras Maria Azevedo e Evangelina Silva. A primeira explicou o significado de felicidade, relações e ralações. De seguida a docente Evangelina fez questões prévias e depois defendeu que as empresas apenas se focam essencialmente nos lucros estão condenadas ao insucesso. O objetivo central da palestra passou por refletir sobre como o trabalho pode influenciar a vida de uma pessoa. Após a análise de vários estudos que abordam a problemática do trabalho e felicidade, tentaram apresentar uma interpretação sobre as conexões dos diferentes tipos de relações estabelecidas nos locais de trabalho e as suas implicações na vida
pessoal. Referiu também as atitudes mais referenciadas quando se fala de trabalho e os fatores associados à satisfação e motivação. Na vida moderna o trabalho passou a ser sinónimo de realização pessoal e profissional. Finalmente, realçou a frase de Raul Alves, o ex-aluno acima referido: “O que as empresas querem, são os melhores”.
Seguiu-se a intervenção do professor Vitor Gonçalves com a temática “Tecnologias de Apoio ao Secretariado e às Línguas”. Após apresentar as principais características da sociedade atual, uma Sociedade da Informação e do Conhecimento, esclareceu a importância das tecnologias de informação e comunicação, em geral, e as TIC de apoio ao Secretariado e às línguas. O profissional de secretariado e assessoria deve adquirir competências ao nível da utilização de TIC de apoio ao Secretariado e às línguas, competências para diminuir as barreiras linguísticas e capacidade para aprender a aprender novos métodos/instrumentos ou tecnologias.
Encerrando este último painel, a professora Inês Freitas abordou a temática “Cortesia, etiqueta e protocolo no mundo empresarial”. Tal como Anabela Martins, a docente falou de cortesia, etiqueta e protocolo mas no âmbito empresarial. É de referir as palavras-chave: boas maneiras, cortesia, etiqueta, imagem e protocolo.
Por fim, passou-se à sessão de encerramento da conferência, sendo a mesa constituída pelo representante dos estudantes do CET-SAA (Francisco Teixeira), o diretor do CET-SAA (Vitor Gonçalves) e o Diretor da ESEB (António Francisco Ribeiro Alves). Os dois primeiros agradeceram a presença dos participantes e o empenho dos alunos na organização desta primeira conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa. O último (Diretor da Escola) manifestou o seu apreço pela organização e pelo conteúdo da conferência, esperando que esta seja a primeira de muitas conferências nesta área.
Deram-se assim por terminados os trabalhos da I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa, da qual se lavrou a presente ata.
