INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL – IACS DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
BEATRIZ PEREIRA B. PORTO
A AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS EM FORMATO DIGITAL
NITERÓI
A AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS EM FORMATO DIGITAL
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
ORIENTADORA: PROF.ª DR.ª MARGARETH DA SILVA
Niterói 2016
P853 Porto, Beatriz Pereira Barbosa.
A Autenticidade dos documentos arquivísticos em formato digital / Beatriz Pereira Barbosa Porto. – 2016.
66 f.
Orientador: Margareth da Silva.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em
Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, Faculdade de Arquivologia, 2016.
1. Autenticidade de documentos - arquivo 2. Documentos – formato digital. I. Silva, Margareth da. II. Universidade
Federal Fluminense. Faculdade de Arquivologia. III. Título.
CDD 027.0285
A AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS EM FORMATO DIGITAL
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
APROVADO EM:
BANCA EXAMINADORA
______________________________________________ Prof. Dra. Margareth da Silva - Orientadora
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Prof. Dr. Renato de Mattos
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Prof. Dra. Joice Cleide Cardoso Ennes
Universidade Federal Fluminense
Niterói 2016
Dedico este trabalho aos meus pais Reginaldo e Helenir, por tudo que fizeram por mim e a minha avó Beatriz Barbosa da Rocha, ao qual tenho profundo amor e admiração.
Agradeço primeiramente a Deus por me permitir viver essa experiência, por todas as oportunidades que me proporciona, por me sustentar nos momentos difíceis, por tudo o que sou e que tenho e por sempre guiar meus passos. Agradeço aos meus pais, Reginaldo e Helenir, por todo o ensinamento, educação e valores que me passaram e a todos os meus familiares por me apoiarem em todos os momentos.
Agradeço a minha professora e orientadora Margareth da Silva pela paciência e atenção dedicada e pelas suas correções e incentivos, me instruindo para o desenvolvimento deste trabalho. Agradeço aos amigos que fiz durante esses anos de graduação, alguns em especial que pude levar para além do ambiente da Universidade. Enfim, agradeço a Nathalia Varella e Israel Gomes e a todos que contribuíram direta e indiretamente para a realização deste trabalho.
O sucesso nasce do querer, da determinação e persistência em seu chegar a um objetivo. Mesmo não atingindo o alvo, quem busca e vence obstáculos, no mínimo fará coisas admiráveis.
(José de Alencar)
A partir do levantamento da literatura arquivística em relação aos conceitos pertinentes à área, este trabalho procura analisar o conceito dos documentos arquivísticos convencionais e digitais, abordando principalmente a manutenção e preservação da autenticidade dos documentos arquivísticos em formato digital ao longo do tempo. Apresenta também as Resoluções do CONARQ que tratam sobre a autenticidade de documentos arquivísticos digitais.
Palavras Chave: Autenticidade; Confiabilidade; Documento arquivístico; Documento arquivístico digital.
From the survey of the archival literature in relation to the pertinent concepts to the area, this work seeks to analyze the concept of conventional and digital records, addressing mainly the maintenance and preservation of the authenticity of the records in digital format over time. It also presents the CONARQ Resolutions that deal with the authenticity of digital records.
1 INTRODUÇÃO ... 10
2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS ESSENCIAIS ... 13
2.1 ARQUIVO ... 13
2.2 INFORMAÇÃO ... 14
2.3 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO ... 15
2.4 DOCUMENTO ELETRÔNICO, DOCUMENTO DIGITAL, DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL E A CONFIABILIDADE E AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS DIGITAIS ... 18
3 A CONFIABILIDADE E A AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS DIGITAIS ... 27
3.1 MÉTODOS PARA GARANTIR A CONFIABILIDADE ... 27
3.2 MÉTODOS PARA GARANTIR A AUTENTICIDADE ... 29
3.3 REQUISITOS DE AUTENTICIDADE ... 31
4 AMEAÇAS A AUTENTICIDADE E O PAPEL DO CUSTODIADOR CONFÍAVEL ... 36
4.1 TÉCNICAS DE AUTENTICAÇÃO, AMEAÇAS A AUTENTICIDADE E TÉCNICAS DEPENDENTES DE TECNOLOGIA E INDEPENDENTES DE TECNOLOGIA ... 36
4.2 PROTEÇÃO CONTRA PERDAS, CORRUPÇÕES E CONTRA OBSOLESCÊNCIA TECNOLÓGICA ... 39
4.3 O CUSTODIADOR CONFIÁVEL ... 41
5 OS INSTRUMENTOS DA CTDE PARA ASSEGURAR A AUTENTICIDADE DO DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO AO LONGO DO TEMPO ... 44
5.1 ANÁLISE DAS RESOLUÇÕES N° 20, 24, 25 E 37 ... 45
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 55
REFERÊNCIAS ... 58
ANEXOS ... .61
ANEXO A – REQUISITOS DE REFERÊNCIA PARA APOIAR A AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DO INTERPARES 2 PROJECT ... 62
1 INTRODUÇÃO
Com a expansão das tecnologias de informação e comunicação e o uso cada vez maior dos computadores nas instituições, a maior parte dos documentos vem sendo produzida e armazenada em formato digital. Os documentos digitais podem ser produzidos, editados, revisados e distribuídos com facilidade e, por isso, a produção desses documentos vem crescendo vertiginosamente no mundo contemporâneo. Esse crescimento demonstra a necessidade de um tratamento adequado para esses documentos, principalmente a implementação de procedimentos de gestão documental e a definição de estratégias de preservação digital, considerando o fato de que os documentos digitais são mais vulneráveis do que os convencionais, por sofrerem com a obsolescência tecnológica e a degradação física do suporte.
O atual desafio da comunidade arquivística é o gerenciamento e a preservação dos documentos digitais, pois assim como os documentos arquivísticos em suporte tradicional, os digitais também precisam ser preservados de acordo com os procedimentos arquivísticos.
Uma das iniciativas a respeito da gestão e preservação dos documentos arquivísticos digitais no Brasil é liderada pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, por meio da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE. Dentre elas, podemos citar a Carta de Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital, publicada em 2004 pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) em conjunto com a UNESCO e o e-ARQ-Brasil - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009). Essa iniciativas são importantes para orientar a produção, manutenção e preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos.
Este trabalho mostra-se relevante, tendo em vista que tanto os indivíduos quanto as instituições utilizam cada vez mais os produtos e processos de tecnologias de informação e comunicação, aumentando a produção de documentos em formato digital. Assim, um dos maiores desafios colocados aos profissionais de arquivo, consiste na criação, manutenção e preservação em longo prazo de documentos arquivísticos autênticos no ambiente digital. A literatura arquivística em língua portuguesa, tem abordado em diversos trabalhos a temática dos documentos
desses documentos. Esta pesquisa pretende apresentar o conceito de autenticidade, em virtude de ser uma das características do documento arquivístico mais ameaçadas no ambiente eletrônico. Além disso, pretende evidenciar os principais aspectos envolvidos na manutenção da autenticidade e confiabilidade dos documentos arquivísticos em formato digital, bem como a preservação e acesso desses documentos pelo tempo que for necessário.
Este trabalho tem como marco teórico a proposta desenvolvida pelo Projeto InterPARES, que vem pesquisando desde 1997 a preservação de documentos arquivísticos autênticos em sistemas eletrônicos, adotando a Diplomática e a Arquivologia como base para analisar o conceito de autenticidade e a necessidade de se manter essa característica dos documentos arquivísticos digitais. A metodologia utilizada para realização da pesquisa consiste no levantamento bibliográfico, com a seleção de fontes relacionadas ao tema proposto, recolhendo informações e conhecimentos prévios sobre documentos digitais, utilizando material constituído por livros e artigos científicos da área de Arquivologia. Foram consultadas fontes como obras de arquivologia, as normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas e as diretrizes desenvolvidas pelo Projeto InterPARES, além de estudos publicados em periódicos eletrônicos, como a Revista Acervo e a Legislação Arquivística Brasileira disponibilizada pelo pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
O trabalho é composto por introdução, quatro capítulos, considerações finais, referências e anexos. O primeiro capítulo consiste em definir os conceitos de documento, documento arquivístico, documento eletrônico, documento digital, documento arquivístico digital e também na definição de confiabilidade e autenticidade.
O segundo capítulo apresenta os métodos para garantir a confiabilidade e a autenticidade dos documentos digitais. Apresenta definições sobre requisitos da autenticidade, identidade e integridade, destacando o modo de transmissão, a forma de transmissão e o estado de transmissão. Destaca também, os metadados de identidade, os metadados de integridade, a presunção e verificação da autenticidade e os requisitos benchmark e baseline.
O terceiro capítulo identifica as ameaças à autenticidade e o papel do custodiador confiável, apontando as técnicas de autenticação independentes de
corrupção e contra obsolescência tecnológica.
O quarto capítulo consiste na análise dos instrumentos da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE para assegurar a manutenção da autenticidade dos documentos arquivísticos digitais ao longo do tempo e na apresentação das Resoluções do CONARQ n° 20, 24, 25 e 37 para o tratamento da autenticidade desses documentos.
As considerações finais são realizadas com base na literatura sobre o tema e na análise feita nos capítulos precedentes. Ressalta os principais aspectos envolvidos na manutenção da autenticidade dos documentos digitais, a utilização da Diplomática como base para analisar a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais e a importância da implantação de métodos e técnicas que possam garantir a autenticidade, a preservação e o acesso dos documentos arquivísticos em formato digital ao longo do tempo.
O trabalho também apresenta dois anexos: o anexo A com o conjunto de requisitos para apoiar a presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais, elaborado pelo Projeto InterPARES e publicado nas Diretrizes do Preservador; e o anexo B com a Resolução n° 24do CONARQ, de 03 de agosto de 2006, que estabelece diretrizes para a transferência e o recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas, onde se destaca o anexo II dessa Resolução, a qual explicita um conjunto de metatados para apoiar a presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais.
2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS ESSENCIAIS
Sabemos que a informação registrada em qualquer suporte pode ser considerada um documento, porém para a Arquivística, nem todo documento pode ser considerado um documento arquivístico. O conceito de documento possui diversas definições que serão expostas ao longo deste capítulo, assim como os conceitos de arquivo, informação, documento eletrônico, documento digital e documento arquivístico digital. Além disso, o capítulo apresenta também os conceitos de autenticidade e confiabilidade dos documentos digitais e suas implicações.
2.1 ARQUIVO
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 27), o termo arquivo apresenta as seguintes definições:
1)Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ouprivada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da naturezado suporte. 2)Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos. 3)Instalações onde funcionam arquivos. 4) Móvel destinado à guarda de documentos.
O Glossário doInterPARES 3 Project 1define o termo arquivo como:
[documentos arquivísticos] Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica ou organização na condução de seus negócios, e preservados.
[lugar] Lugar onde são mantidos documentos arquivísticos selecionados para preservação permanente;
[instituição] Uma agência ou instituição responsável pela preservação e comunicação de documentos arquivísticos selecionados para preservação permanente.
A definição de arquivo também é expressa no texto da Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991, art. 2º, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados:
Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício
1 INTERPARES. Terminologia do InterPARES 3. Vancouver, s.d. Disponível em: http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?letter=a&term=65. Acesso em: 04 out.2016.
de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (BRASIL, 1991).
Belloto (2002, p. 19) afirma que “a natureza dos arquivos é administrativa, é jurídica, é informacional, é probatória, é orgânica, é serial, é contínua, é cumulativa. É esta natureza, soma de todas estas características, que faz do arquivo uma instituição única e inconfundível”.
Das definições de arquivo explicitadas pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística e pelo InterPARES 3 Project, cabe ressaltar as visões de arquivo como conjunto documental e como instalação, instituição utilizada para guarda desses documentos. Nessa perspectiva, apresentam a visão de arquivo como conjunto de documentos que são produzidos e recebidos por uma pessoa, família e instituição em virtude de suas atividades, onde esses documentos servem de prova dessas atividades. Além disso, apresentam a visão de arquivo como o local de guarda de documentos que serve de apoio à administração, tendo como instrumento auxiliar os documentos por ele protegidos e preservados, visando a sua utilização.
2.2 INFORMAÇÃO
Antes de tratarmos do conceito de documento, explicitaremos algumas definições para o termo informação.
Informação é definida pelo InterPARES 2 Project ([2011a], s/p) como “um conjunto de dados destinados à comunicação através do tempo ou espaço”.
Com essa visão o Glossário doInterPARES 3 Project2 conceitua informação como “conjunto de dados organizado para transmitir uma unidade complexa dotada de significado”.
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, informação é um “elemento referencial, noção, idéia ou mensagem contidos num documento”. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 107).
As definições explicitam que a informação é vista como um conjunto de dados que visa transmitir uma mensagem que possa ser interpretada por outrem.
2 INTERPARES. Terminologia do InterPARES 3. Vancouver, s.d. Disponível em: http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?letter=i&term=88. Acesso em: 04 out. 2016.
Desta forma, a informação é utilizada para comunicar dados de forma verbal ou escrita e tem por finalidade última, a elaboração de conhecimento em um individuo, em um grupo e na sociedade. A informação registrada passa a se constituir em documento.
2.3 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO
O documento sempre desempenhou um papel de prova e de registro das ações, servindo para a comprovação dos direitos, para o exercício do poder e, além disso, para o registro da memória.
No Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, o conceito de documento é apresentado como “uma unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou o formato”(ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 73).
Segundo oInterPARES 2 Project ([2011a], s/p) “o documento é a informação afixada em um meio sob uma forma fixa”.
O documento também é definido da seguinte forma:
Toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. (INDOLFO et. al. 1995, p.11).
De acordo com o Glossário do InterPARES 3 Project3, o documento é entendido como “uma unidade indivisível de informação constituída por uma mensagem fixada num suporte (registrada) com uma sintaxe estável. Um documento tem forma fixa e conteúdo estável”.
Como já foi afirmado na sessão anterior, a informação registrada se constitui em documento. Isto significa que o documento é uma unidade onde a informação é registrada em um suporte sob uma forma fixa e conteúdo estável, utilizado para consulta.
Para o conceito de documento de arquivo, Schellenberg apresenta a seguinte definição:
Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em
3 INTERPARES. Terminologia do InterPARES 3. Vancouver, s.d. Disponível em: http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?letter=d&term=78. Acesso em: 05 out. 2016.
função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos (SCHELLENBERG, 2006, p. 41)
O documento arquivístico é definido pelo InterPARES 2 Project ([2011a], s/p) como “qualquer documento produzido (isto é, elaborado ou recebido e salvo para ações futuras ou referência) por uma pessoa física ou jurídica no curso de uma atividade prática como um instrumento e subproduto de tal atividade”.
As Diretrizes para presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais do CONARQ apresenta a seguinte definição de documento arquivístico: “documento produzido ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e retido para ação ou referência”
(CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2012, p. 2). Segundo Indolfo et. al. (1995, p. 11 - 12):
Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções. Assim, a razão de sua origem ou a função pela qual são produzidos é que determina a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato.
Fonseca e Jardim (1998, p. 374 - 375) apresentam a seguinte definição de documentos arquivísticos:
Os documentos arquivísticos são instrumentos e subprodutos de atividades realizadas por instituições e por pessoas. Desta forma, tornam-se fontes essenciais de informação e prova para a presunção e conclusão dessas atividades, sua criação, manutenção, eliminação ou modificação.
O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 21) destaca que o documento arquivístico deve refletir de forma correta aquilo que foi comunicado, decidido ou a ação implementada. Deve também possuir metadados necessários para documentar uma ação, apoiar as atividades e, além disso, deve prestar contas das atividades que forem realizadas.
Duranti (1994, p. 51) afirma que os documentos arquivísticos atestam ações e transações e que sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação e
preservação. São esses dois pressupostos que determinam a capacidade de prova e de informação dos documentos arquivísticos. Essas afirmativas estão ligadas às propriedades e a integridade dos registros documentais. A autora chega a identificação de certas características dos documentos arquivísticos, a saber: imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento e unicidade.
Os documentos arquivísticos comprovam ações e fatos do seu produtor. Eles são inerentemente verdadeiros. A imparcialidade significa que os documentos devem manter-se fiéis ao fato e a ação que manifestam ou pelo qual contribuem, independente do interesse do produtor do documento.
Deve-se ressaltar que imparcialidade não significa que os leitores dos documentos devam crer que eles reproduzem os fatos e atos dos quais são parte e parcela: o contexto mais amplo da atividade geradora dos documentos e o ambiente cultural no qual seus intérpretes vivem são fatores essenciais para a compreensão da verdade que pode ser extraída dos documentos (DURANTI, 1994, p. 51).
A autenticidade está diretamente vinculada ao processo de criação, manutenção e custódia. Os documentos são criados e mantidos para a execução e para a prova de ações. São produto de rotinas processuais que tem por objetivo o cumprimento de funções ou a realização de atividades, e são autênticos quando produzidos e conservados sob procedimentos contínuos que podem ser comprovados, a partir destas rotinas definidas: “Assim, os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados” (DURANTI, 1994, p. 51).
A naturalidade se refere à maneira como os documentos são acumulados. Essa acumulação ocorre de maneira natural nas administrações, de forma contínua e progressiva, em função dos seus objetivos práticos. “Essa naturalidade diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações” (DURANTI, 1994, p. 52).
Com relação ao inter-relacionamento, os documentos possuem uma ligação entre si que é estabelecida no momento em que são produzidos ou recebidos, determinado pela razão de sua criação e que é necessário a sua existência, ao cumprimento de seu objetivo, ao seu significado e a sua autenticidade. Os documentos arquivísticos são um conjunto indivisível de relações interdependentes no que diz respeito ao seu significado e sua capacidade de prova. “Esse
inter-relacionamento é devido ao fato de que os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações e de acordo com suas necessidades” (DURANTI, 1994, p. 52).
A unicidade significa que cada documento arquivístico possui um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence. Essa característica de unicidade destaca que o documento arquivístico é único, mesmo sendo original ou uma cópia, pois suas relações com os demais documentos arquivísticos é sempre único.
A unicidade provém do fato de que cada registre documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental. Cópias de um registro podem existir em um mesmo grupo ou em outros grupos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o complexo das suasrelações com outros registros é sempre único (DURANTI, 1994, p. 52).
A partir da apresentação de alguns dos conceitos de documento e documento de arquivo, podemos constatar que os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar em seu suporte, apresentam características específicas como a imparcialidade, autenticidade, naturalidade, organicidade e unicidade que os difere dos demais documentos. Os documentos arquivísticos são aqueles produzidos e/ ou acumulados em decorrência das atividades sociais e legais de uma pessoa, família ou instituição e servem para comprovar essas atividades. O que dá ao documento o valor de documento arquivístico não é o seu suporte ou formato, mas a função que este desempenha.
2.4 DOCUMENTO ELETRÔNICO, DOCUMENTO DIGITAL, DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL E A CONFIABILIDADE E AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS DIGITAIS
Com o avanço das tecnologias de informação e comunicação, o documento se insere no contexto da tecnologia digital, em que os conhecidos suportes dos documentos são substituídos por dígitos binários, fixados em bases magnéticas e óticas e dependentes de hardware e software para que possam ser lidos. Em virtude desse cenário, alguns desafios foram se colocando para os profissionais de arquivo, no que diz respeito às características do documento arquivístico nesse ambiente digital. Antes de tratarmos desses desafios, precisamos entender melhor o que é
um documento eletrônico, um documento digital e um documento arquivístico digital, ressaltando suas diferenças, e, para isso, explicitaremos seus conceitos.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.75) conceitua documento eletrônico como um “gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais”.
O Glossário do InterPARES 3 Project4 afirma que o documento arquivístico eletrônico é um “documento arquivístico analógico ou digital que é conduzido por um condutor elétrico e requer o uso de equipamento eletrônico para ser inteligível por uma pessoa”.
A partir da consulta ao Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2014, p.19) chegamos a seguinte definição de documento eletrônico: “Informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico”.
Com relação ao documento digital, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL 2005, p.75) encontramos o seguinte conceito de documento digital: “Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional”.
O Glossário do InterPARES 3 Project5 conceitua documento digital como “um componente digital, ou um grupo de componentes digitais, que é salvo, e que é tratado e gerenciado como um documento”.
O documento digital também é definido como uma “informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional”. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2014, p.19).
Quanto ao conceito de documento arquivístico digital, o Glossário do InterPARES 3 Project e o Glossário da CTDE (2014, p. 18) concordam com a definição de que o documento arquivístico digital é “um documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico”.
Portanto, os documentos eletrônicos são acessíveis e interpretáveis através de equipamentos eletrônicos e podem ser registrados e codificados em forma
4 INTERPARES. Terminologia do InterPARES 3. Vancouver, s.d. Disponível em: http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?letter=d&term=749. Acesso: 15 out. 2016. 5 INTERPARES. Terminologia do InterPARES 3. Vancouver, s.d. Disponível em: http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?letter=d&term=273. Acesso em: 15 out. 2016.
analógica ou em dígitos binários. E os documentos digitais estão codificados em linguagem binária e necessitam de um software e de equipamentos para sua produção e acesso.
Para Duranti e MacNeil (2008, s/p), os documentos arquivísticos convencionais e digitais se constituem de uma mesma forma documentária (elementos externos e internos), que podem ser identificados e avaliados através da análise diplomática. A autoras afirmam que diplomaticamente o documento eletrônico possui características iguais as do documento tradicional, pois é composto pelo suporte, forma, pessoas, ação, contexto, relação orgânica e conteúdo.
Nos documentos eletrônicos, o suporte é uma parte física separada do documento, que tem por objetivo oferecer um meio para transmitir a mensagem. O caráter neutro do suporte nos documentos eletrônicos é essencial para a sobrevivência destes, pois todos os suportes projetados para transportar sinais magnéticos ou ópticos afixados possuem uma validade curta, não só pela deterioração do material, mas também e principalmente, pela obsolescência da tecnologia necessária para lê-los: "A implicação óbvia é que a preservação dos documentos eletrônicos exige reprodução contínua e repetitiva" (DURANTI; MACNEIL, 2008, s/p).
Na forma física estão incluídos os atributos formais que determinam a constituição externa do documento. Nestes atributos estão incluídos o texto, idioma, sinais especiais, assinaturas de todos os tipos, configuração e arquitetura do sistema operacional eletrônico, arquitetura dos documentos eletrônicos, o software etc, ou seja, todas as partes do contexto tecnológico que determinam como o documento vai se parecer e como será acessado, e que, nos sistemas eletrônicos são na maioria transparentes ou invisíveis ao usuário. Os componentes da forma física transmitem significado ao documento, por conta disso, qualquer mudança em qualquer um desses componentes gera um novo documento diferente do anterior.
Em relação á mudança de componentes na forma física do documento digital e suas implicações sobre a preservação desses documentos, Duranti e MacNeil (2008, s/p) afirmam:
A tecnologia digital fica obsoleta em pouco tempo, ou seja, mudanças radicais acontecem na configuração e arquitetura dos sistemas eletrônicos, tais como a alteração do conceito de arquivo simples para o conceito de banco de dados hierárquico ou relacional. Quando isso acontece, todos os documentos no ambiente obsoleto
devem ser migrados para o novo, ou então eles ficarão inacessíveis e não existentes para todos os fins e consequências.
A migração reproduz o conteúdo do documento alterando sua configuração e estrutura. Após a migração, os documentos resultantes podem parecer com os que foram migrados, mas sua forma física foi alterada, perdendo algumas informações e adicionando novas. Assim, todo processo de migração precisa ser auto autenticável.
Segundo Duranti e MacNeil (2008, s/p), a forma intelectual é a soma dos atributos formais que representam e comunicam os elementos da ação na qual o documento está envolvido e de seu contexto documental e administrativo. A forma intelectual de documentos eletrônicos pode ser subdividida em três partes: a “configuração da informação”, que diz respeito a representação do conteúdo; a “articulação do conteúdo”, diz respeito aos elementos do discurso e seu arranjo; e “anotações”, referentes às adições feitas ao documento tanto na fase de execução do procedimento ou no manuseio do objeto ou no desenvolvimento do procedimento ou no gerenciamento do documento. A articulação de conteúdo inclui, principalmente, elementos que, em documentos tradicionais, são chamados de “intrínsecos”. As anotações incluem o “perfil do documento”, que é uma forma eletrônica gerada quando uma ordem é dada ao sistema para enviar ou fechar um documento eletrônico.
Para a Diplomática, muitas pessoas podem participar da criação do documento, mas apenas três pessoas são necessárias para sua existência, são elas: o autor, o destinatário e o escritor. Nos documentos digitais, o produtor e gerador do documento precisam ser identificados para cada documento digital produzido ou recebido e retido para ação ou referência: "A principal razão para a identificação do produtor em conexão com cada documento tem a ver com preservação ao longo do tempo" (DURANTI; MACNEIL, 2008, s/p).
Em relação à identificação do gerador do documento, Duranti e MacNeil (2008, s/p) afirmam:
A principal razão para a identificação do gerador em conexão com cada documento eletrônico é tal que, essas pessoas podem ser diferentes do autor ou escritor do documento, especialmente quando existem múltiplos autores, mas apenas um responsável pela transmissão: a emissão refere-se primordialmente a responsabilidade e obrigação.
A ação é o componente principal de cada documento, independente do suporte e da forma. Uma ação é qualquer exercício que visa criar, mudar, manter ou encerrar situações.
Segundo Duranti e MacNeil (2008, s/p):
A relação entre um documento eletrônico e a ação da qual ele participa é geralmente revelada pela posição conceitual que o documento ocupa no dossiê ou na classe de documentos na qual está conectado por um código de classificação.
O contexto se refere à estrutura jurídico-administrativa em que ocorre a ação da atividade. Nos documentos digitais, é preciso distinguir o contexto eletrônico do administrativo.
Sobre o contexto dos documentos digitais, Duranti e MacNeil (2008, s/p) afirmam:
Outro ponto a se considerar nesse caso é que os documentos eletrônicos não são gerados cada vez que um banco de dados é pesquisado, mas somente quando isso é feito no contexto da ação da atividade, e tanto a pesquisa como a resposta tornam-se parte dos documentos de tal ação; em outras palavras, a maior parte das “transações” eletrônicas não está relacionada aos assuntos da atividade e não geram documentos.
Para Duranti e MacNeil (2008, s/p) a relação orgânica é a ligação que todo documento digital possui com outros documentos na rede de relações entre documentos produzidos no decorrer da mesma atividade, é um componente muito importante, pois os documentos arquivísticos são compostos de documentos e de suas relações. Nos documentos convencionais, a relação orgânica está implícita no arranjo físico do documento, já nos digitais, nasce a partir do momento em que o documento é retido, determinando seu momento de criação. Essa relação pode aparecer no código de classificação do documento, que o conecta a outros documentos da mesma classe.
O conteúdo é a mensagem transmitida pelo documento. No documento digital, o conteúdo deve ser fixo e estável. Para Duranti e MacNeil (2008, s/p) os chamados “documentos virtuais” não podem ser considerados documentos no ambiente eletrônico, pois um documento virtual consiste em ponteiros para dados residentes em locais diferentes dentro de um ou vários bancos de dados. Esse documento não existe como tal até que seus componentes estejam ligados a uma forma fixa.
Duranti e MacNeil (2008, s/p) abordam a instabilidade do documento digital na seguinte passagem:
Com documentos eletrônicos, os ponteiros levam a dados os quais – estando nos bancos de dados que, pela sua natureza, são dinâmicos – podem variar ao longo do tempo. Por isso, um documento virtual não tem estabilidade e pode ser vários documentos diferentes num breve intervalo de tempo.
Portanto, os documentos eletrônicos são acessíveis e interpretáveis através de equipamentos eletrônicos e podem ser registrados e codificados em forma analógica ou em dígitos binários. E os documentos digitais estão codificados em linguagem binária e necessitam de um software e de equipamentos para sua produção e acesso.
Para analisar a autenticidade de documentos digitais, Duranti enfatiza dois conceitos fundamentais: confiabilidade e autenticidade. A tradução dos trabalhos de Duranti utilizam o termo fidedignidade e confiabilidade, os quais serão tratados nesse trabalho como sinônimos.
Com relação à confiabilidade do documento arquivístico, o Glossário do InterPARES 3 Project e o Glossário da CTDE (2014, p.13) concordam com a seguinte definição:
Credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da completeza de sua forma e do grau de controle exercido no processo de sua produção (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS 2014, p.13). Duranti e MacNeil (2008, s/p) consideram que essa característica denota autoridade e confiança: “Fidedignidade significa a autoridade e a confiança dos documentos como evidência, isto é, a capacidade de representar os fatos a que se refere”.
Segundo Rondinelli (2011, p. 251):
A confiabilidade de um documento arquivístico tem a ver com a veracidade do seu conteúdo, sendo de total responsabilidade do órgão produtor, representado pela pessoa encarregada de elaborá-lo, isto é seu autor, bem como da pessoa responsável pela sua gestão.
Portanto, documentos arquivísticos confiáveis são aqueles capazes de representar os fatos ao qual se referem, que é estabelecido pelo controle praticado no processo de criação do documento.
Como já foi mencionado, a autenticidade está vincula da ao processo de criação, manutenção e custódia dos documentos. Os documentos arquivísticos são autênticos quando se mantêm ao longo do tempo sem sofrer nenhum tipo de alteração, corrupção ou adulteração. Para explicitar melhor o conceito de autenticidade, apresentaremos definições e esclarecimentos feitos pelo InterPARES e o CONARQ.
Segundo o InterPARES 2 Project ([2011a], s/p):
A autenticidade refere-se ao fato de que os materiais são o que eles dizem ser e que não foram adulterados ou corrompidos de qualquer outra forma. Assim, com relação aos documentos arquivísticos em particular, a autenticidade refere-se à confiabilidade dos documentos enquanto tais.
No Glossário da CTDE, a autenticidade é vista como a “credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção”. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2014, p. 8).
Nas Diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais, a autenticidade é vista como:
Qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração. A autenticidade é composta de identidade e integridade (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2012, p. 2).
Duranti enfatiza que um documento arquivístico autêntico é “[...] aquele que preserva a mesma identidade que tinha quando gerado pela primeira vez e cuja integridade pode ser presumida ou provada ao longo do tempo” (DURANTI, 2009 b, p. 68, apud RONDINELLI p. 251).
Além dessas considerações, Duranti (2005, p.11) afirma que a autenticidade depende de que o documento tenha sua identidade bem definida e que manteve sua integridade ao longo do tempo. Assim, a avaliação da autenticidade do documento arquivístico digital depende dos elementos de identidade e de integridade permanecerem por todo o seu ciclo de vida.
A identidade é o “conjunto dos atributos de um documento arquivístico que o caracterizam como único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos (ex.: data, autor, destinatário, assunto, número identificador, número de protocolo) ” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2012, p. 2).
Segundo Duranti (2009b apud RONDINELLI 2011, p. 251) a identidade de um documento arquivístico digital se dá pelos elementos extrínsecos e intrínsecos e pelos atributos expressos em metadados, são eles: os nomes das cinco pessoas, ou ao menos três, responsáveis pela sua produção; data e hora de produção e transmissão; a ação da qual o documento participa e que é representada pela indicação do assunto; identificação da relação orgânica; indicação de formato; indicação de anexos; indicação da existência de assinatura digital, se for o caso, e o nome da pessoa física ou jurídica que produz ou recebe o documento.
A integridade é definida como a “capacidade de um documento arquivístico
transmitir exatamente a mensagem que levou à sua produção (sem sofrer alterações
de forma e conteúdo) de maneira a atingir seus objetivos” (CONSELHO NACIONAL
DE ARQUIVOS, 2012, p. 2).
Para Rondinelli (2011, p. 251 - 252) a integridade do documento arquivístico se refere ao fato desse documento ser completo e inalterado e também está relacionado às circunstâncias da sua gestão e preservação. A autora destaca que essas circunstâncias remetem ao conceito de cadeia ininterrupta de custódia: “Essa [...] cadeia ininterrupta de custódia responsável e legítima é considerada uma garantia de integridade até prova em contrário [...]” (DURANTI, 2009 b, p. 53 apud RONDINELLI, 2011, p. 252).
Com relação a essa cadeia ininterrupta de custódia, Duranti (2009b, apud RONDINELLI 2011, 252) afirma que a cadeia de custódia significa que os procedimentos de gestão e preservação não são interrompidos e são implementados por intermédio de alguns metadados, dentre eles estão: nome das pessoas ou setor que utilizam o documento, nome da pessoa ou setor responsável pela gestão do documento e indicação de mudança tecnológica.
As Diretrizes para presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais apontam aspectos legais, diplomáticos e históricos que estão envolvidos na autenticidade dos documentos arquivísticos:
Documentos legalmente autênticos são aqueles que dão
após sua produção, de uma autoridade pública representativa,
garantindo sua genuinidade. Documentos diplomaticamente
autênticos são aqueles que foram escritos de acordo com a prática do tempo e do lugar indicados no texto e assinados pela pessoa (ou pessoas) competente para produzi-los. Documentos historicamente autênticos são aqueles que atestam eventos que de fato aconteceram ou informações verdadeiras (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2012, p. 3).
Este capítulo abordou as diversas definições de documento, assim como apresentou os conceitos de arquivo, informação e os conceitos de autenticidade e confiabilidade dos documentos e suas características.
A partir da literatura utilizada, é possível destacar que o documento se constitui em unidade onde a informação é registrada em um suporte sob uma forma fixa e conteúdo estável e utilizado para ação e referência. Diferente de outros documentos, o documento arquivístico, seja ele convencional ou digital, é aquele produzido no decorrer das atividades de pessoas físicas e jurídicas e tem por objetivo atestar e registrar essas atividades para comprovar direitos e para servir de registro da memória. Além disso, é necessário que possua forma fixa e conteúdo estável, relação orgânica, contexto, ação e as cinco pessoas. Em virtude da sua natureza, os documentos arquivísticos se caracterizam pela imparcialidade, autenticidade, naturalidade, organicidade e unicidade.
Em relação à autenticidade dos documentos, podemos observar que está ligada ao fato de o documento ser exatamente aquilo que diz ser e que não foi adulterado ou corrompido de qualquer outra forma e, por isso, a autenticidade refere-se à confiabilidade dos documentos enquanto tais.
3 A CONFIABILIDADE E A AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS DIGITAIS
Os avanços na tecnologia levaram à concepção de que o documento digital estaria livre de problemas com acondicionamento e falta de espaço para armazenamento. Porém, a tecnologia, apesar de trazer alguns benefícios como maior facilidade de edição, transmissão e acesso ao documento, não foi capaz de solucionar todos problemas. Essa nova forma de registro documental digital trouxe novos desafios como o da garantia da autenticidade desses documentos.
Os documentos arquivísticos criados e mantidos em formato digital estão mais suscetíveis a alterações intencionais ou não, que muitas vezes, não são percebidas de imediato. Diante dessa realidade e das especificidades dos documentos arquivísticos digitais, cabe apresentar métodos, requisistos e técnicas para garantir a sua confiabilidade e autenticidade.
3.1 MÉTODOS PARA GARANTIR A CONFIABILIDADE
Duranti e MacNeil (2008, s/p) afirmam que aconfiabilidade dos documentos depende de dois fatores: o nível da completitude da forma do documento e o nível de controle praticado sobre os procedimentos de criação. As autoras explicam que a completitude da forma significa que o documento possui todos os elementos da forma intelectual, que são necessários para gerar consequências. O documento convencional é considerado íntegro e completo se contiver na forma intelectual a data e a assinatura. Nos documentos digitais, somente a data não é suficiente para tornar um documento completo, é preciso identificar além da data, a hora da transmissão tanto para um destinatário externo como para um interno, e a data e a hora da transmissão para o dossiê ou classe em que o documento pertence.
As autoras ressaltam ainda que a assinatura, tanto digitada ou à mão, não tem competência para exercer sua função tradicional, pois pode ser anexada ao documento sem que se tenha a possibilidade de verificar sua autenticidade, por conta disso, não contribui para a integridade do documento. Em relação à assinatura nos documentos digitais, Duranti e MacNeil (2008, s/p) afirmam que:
Com os documentos eletrônicos, a função da assinatura é realizada tanto pelo nome contido no cabeçalho da mensagem de correio ou no perfil de outros tipos de documentose/ou por selos eletrônicos ou
as assim chamadas “assinaturas digitais”, que não possuem a forma das assinaturas normais.
O segundo fator abordado pelas autoras Duranti e MacNeil (2008, s/p) é o procedimento de criação, que diz respeito a um conjunto de regras que controlam a criação, o recebimento e a retenção do documento. Nos sistemas eletrônicos, existem dois métodos para assegurar que essas regras sejam respeitadas e para garantir a confiabilidade. O primeiro método é orientado para a prevenção e pode ser dividido em três métodos principais. Um método consiste em uma inclusão dentro do sistema de privilégios de acesso, isso quer dizer, que todo aquele que tem acesso ao sistema eletrônico, de acordo com a competência específica, possui a autoridade para compilar, classificar, anotar, ler, recuperar, transferir e/ou destruir somente alguns documentos específicos. O segundo método incorpora um “fluxo de trabalho” no sistema que apresentará a pessoa competente para cada ação aos documentos específicos e solicitará a criação do documento adequado no tempo apropriado no desenvolvimento do procedimento. O terceiro e último método limita o acesso físico a tecnologia ou a parte dela através de cartões magnéticos, senhas, digitais, etc.
Duranti e MacNeil (2008, s/p) afirmam que o outro tipo de método para assegurar o cumprimento das regras e a garantia da confiabilidade é voltado à verificação e inclui um método principal. Esse método baseia-se na projeção de uma “trilha de auditoria” num sistema eletrônico; isso quer dizer, que existirá um registro automático de todas as interações com documentos, para que todo acesso ao sistema possa ser documentado. Assim, sempre que ocorrer uma modificação, exclusão, adição, ou uma leitura do documento essa ação ficará registrada.
Segundo Duranti e MacNeil (2008, s/p), o controle sobre o processo de criação do documento se fortalece com a associação dessas regras de gerenciamento com os processos da atividade. A associação desses dois processos inclui a identificação de todos os procedimentos referentes à atividade em si dentro de cada função da instituição, decompor cada procedimento em todas as fases padrão e determinar, para cada fase, a ação sendo realizada, a forma intelectual do documento gerado, o departamento competente para gerá-lo, sua classificação, nível de confidencialidade, a maneira de autenticá-lo, a necessidade de auditoria e sua disposição. O resultado da associação desses dois procedimentos é a descrição dos documentos associados com cada fase de cada procedimento e os requisitos
ligados a ele em relação aos privilégios de acesso, classificação, registro, autenticação, auditoria e assim por diante.
Agora que explicitamos os métodos para garantir a confiabilidade do documento arquivístico digital e entendemos que a sua garantia está ligada ao procedimento de criação do documento, apresentaremos a seguir, os métodos para garantir a autenticidade dos documentos.
3.2 MÉTODOS PARA GARANTIR A AUTENTICIDADE
De acordo com Duranti e MacNeil (2008, s/p) a autenticidade está ligada ao modo, forma e estado da transmissão do documento, além disso, também está ligada a sua preservação e guarda. O documento tem sua autenticidade protegida e garantida através da adoção de métodos que não permitam a manipulação, alteração ou falsificação desse documento após a sua produção, o mantendo exatamente fidedigno quanto no momento de sua produção, recebimento e retenção.
As autoras explicam que o modo de transmissão de um documento é o método pelo qual esse documento é transmitido ao longo do tempo e do espaço. Quanto mais seguro for o método de transmissão, maior a garantia da autenticidade do documento. A forma de transmissão do documento é a forma física e intelectual que o documento apresenta quando é recebido: “Tradicionalmente, a autenticidade é mais bem assegurada com a garantia de que um documento mantenha a mesma forma através da transmissão, tanto através do tempo como pelo espaço” (DURANTI; MACNEIL, 2008, s/p).
As autoras enfatizam que existe uma diferença entre os documentos digitais e os convencionais no que diz respeito ao estado da transmissão. O estado da transmissão do documento tem a ver com a originalidade, integridade e efetividade do documento, quando for mantido após ter sido produzido ou recebido. Esse estado pode ser um rascunho, um original ou uma cópia. Para ser original, o documento precisa estar completo e apresentar a forma pretendida por seu autor e ou exigida pelo sistema jurídico. Ter originalidade significa ser o primeiro documento completo, ser efetivo e ser capaz de alcançar os objetivos propostos.
Duranti e MacNeil (2008, s/p) afirmam que nos documentos digitais, o estado da transmissão é avaliado de acordo com o seu trajeto. Qualquer documento que
não seja nem transmitido a um destinatário nem confiado a um dossiê ou uma classe a qual pertence o documento dentro do arquivo, porém é salvo no espaço eletrônico no qual é feito, deve ser considerado um rascunho, pois está incompleto. A transmissão de um arquivo através de limites eletrônicos externos ou internos, adiciona componentes ao documento que o torna completo, dentre esses componentes, estão a data da transmissão e a identidade do gerador. Qualquer documento transmitido é recebido como um original, mas é salvo no espaço do gerador como um rascunho final, pois apesar do sistema adicionar a hora da transmissão e a identidade do gerador, esse documento não consegue atingir seu objetivo e precisa ser efetivado. As autoras ressaltam que sempre que um documento é enviado para outra pessoa, cria-se uma inserção do tipo de um vidimus e assim por diante. Um vidimus é uma transcrição do conteúdo original do documento, uma cópia do texto original. O estado da trasmissão dos documentos digitais é avaliado de acordo com a forma que cada transmissão eletrônica afeta a forma dos documentos, cada aspecto dele, incluindo as anotações.
Sobre a diferença entre os documentos digitais autênticos e os tradicionais autênticos no que diz respeito à preservação e custódia, Duranti e MacNeil (2008, s/p) afirmam que:
Em relação à preservação e custódia, a principal diferença entre documentos eletrônicos e documentos tradicionais é que os últimos são mantidos autênticos pela conservação no mesmo estado e forma de transmissão nos quais estavam quando feitos, recebidos e retidos, enquanto que os primeiros são mantidos autênticos pelo ato contínuo de copiar e pela migração periódica.
É possível, desta forma, ressaltar que a autenticidade dos documentos está ligada ao seu processo de criação, manutenção e custódia. Os documentos são considerados autênticos quando se mantêm ao longo do tempo sem sofrer alterações, corrupções ou adulterações. No caso dos documentos eletrônicos, a autencidade é assegurada através da inclusão de regras dentro do sistema de documentos para estabelecer um controle sobre a criação, manuseio e preservação de documentos.
Apresentados os métodos para garantir a confiabilidade e a autenticidade dos documentos arquivísticos e dos documentos arquivísticos digitais, podemos identificar os requisistos para comprovar e manter a autenticidade de documentos arquivísticos eletrônicos.
3.3 REQUISITOS DE AUTENTICIDADE
Sobre os requisitos de autenticidade, MacNeil (2008, s/p) explica:
Os requisitos para atestar e manter a autenticidade de documentos arquivísticos eletrônicos que são preservados por longo tempo são necessários, portanto, para apoiar a presunção de que um documento eletrônico é, de fato, e continua a ser, o que pretende ser e não foi modificado ou corrompido em seus aspectos essenciais. Segundo MacNeil (2008, s/p) para avaliar a autenticidade de um documento eletrônico é preciso estabelecer sua identidade e demonstrar sua integridade. A identidade se refere ao conjunto de atributos de um documento que o torna único e o distingue dos demais. A partir de uma perspectiva diplomática, esses atributos incluem os nomes de pessoas que cooperaram em sua formação, data de produção e transmissão, indicação da ação ou assunto que participa, sua relação orgânica com outros documentos que participam da mesma ação e indicação de anexos. A integridade de um documento se refere ao fato desse documento se manter completo, com seu poder comprobatório sem sofrer corrupções em seus aspectos essenciais.
De acordo com o InterPARES 2 Project ([2011b], s/p), a informação sobre os materiais digitais que apóia sua identificação e recuperação é chamada de metadado. A maioria dos aplicativos de softwares reconhece automaticamente todos os materiais digitais com algum dado sobre sua identidade, porque esta informação é necessária para localização dos documentos de maneira eficiente e sem os metadados, a localização dos documentos se torna muito mais trabalhosa. Os metadados descrevem as propriedades ou atributos dos materiais digitais e no caso de documentos arquivísticos, essas propriedades ou atributos são necessários para manutenção e avaliação da autenticidade. Por isso é importante que todos essas propriedades ou atributos essenciais estejam registrados e corretos.
Segundo o InterPARES 2 Project ([2011b], s/p) os atributos que expressam a identidade dos materiais digitais são chamados de metadados de identidade e ajudam a distinguir os materiais digitais uns dos outros. São elas: nome de pessoas envolvidas na produção dos materiais digitais, como autor, redator, originador, destinatário e receptor; título ou assunto; forma documental; apresentação digital; datas de produção e transmissão e representação do contexto documental. Além desses atributos, existem ainda os atributos que podem ser aplicáveis. São estes: a
indicação de anexos; de direitos autorais; da presença ou remoção de assinatura digital; de outras formas de autenticação e de minuta ou número da versão; e a existência e localização de cópias fora do sistema digital.
Ainda de acordo com o InterPARES 2 Project ([2011b], s/p), os metadados de integridade permitem que o usuário conclua que os documentos são os mesmos que foram produzidos. Os documentos digitais são íntegros quando permanecem intactos e sem sofrer corrupções. Isto quer dizer, que a integridade física dos documentos digitais pode ser comprometida desde que a articulação do conteúdo e os pré-requisitos de sua forma documental permaneçam iguais. Os atributos relacionados a integridade dos documentos digitais dizem respeito à manutenção dos materiais, isto inclui a responsabilidade por seu uso adequado. Os metadados de integridade são: o nome da pessoa ou unidade administrativa que utiliza os documentos; o nome da pessoa ou unidade com responsabilidade primária por manter os materiais; a indicação de mudanças técnicas nos materiais ou nos aplicativos responsáveis por gerenciar e dar acesso aos materiais; e a destinação planejada. Os outros metadados de integridade aplicáveis são: a indicação de anotações acrescentadas aos materiais, o código de restrição de acesso, de privilégios de acesso e de documento vital. O Projeto InterPARES nas Diretrizes do Preservador apresenta um Conjunto de Requisitos de autenticidade para apoiar a presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais, que pode ser verificado no Anexo A deste trabalho.
MacNeil (2008, s/p) destaca a necessidade de uma análise para verificar a autenticidade dos documentos:
Uma verificação de autenticidade é o ato ou processo de estabelecer uma correspondência entre fatos conhecidos sobre o documento e os vários contextos em que foi produzido e mantido, e o fato proposto de autenticidade do documento.
Com a verificação, os fatos sobre o documento e seus contextos servem de base para apoiar ou não sua autenticidade.
O InterPARES 2 Project ([2011a], s/p) ressalta a importância da verificação de autenticidade, que sempre fez parte do processo tradicional de avaliação de arquivos. Na primeira instância, se baseava na confirmação da existência de uma cadeia de custódia ininterrupta desde a produção do documento até a sua transferência para a entidade arquivística responsável pela sua preservação a longo
prazo. O Projeto InterPARES 2 destaca que essa verificação de autenticidade precisa ser documentada. O relatório de verificação de autenticidade deve documentar os controles estabelecidos pelo produtor para garantir a identidade e a integridade dos documentos arquivísticos, e também a presunção de sua autenticidade
MacNeil (2008, s/p) explica que o conservador do documento deve avaliar a autenticidade dos documentos digitais antes de transferi-los para a custódia de um arquivo, e mantê-la após a transferência: “A avaliação é parte integral da análise dos documentos enquanto a manutenção é parte integral de sua preservação a longo prazo” (MACNEIL, 2008, s/p).
De acordo com MacNeil (2008, s/p) antes dos documentos serem transferidos para a custódia de um arquivo, o conservador deve determinar, como parte do processo de avaliação, se os documentos foram mantidos pelo produtor usando tecnologias e procedimentos administrativos que garantam sua autenticidade ou que reduzam os riscos de alteração desde o momento em que os documentos foram retidos até que sejam acessados. É responsabilidade do conservador manter a autenticidade dos documentos digitais transferidos pelo produtor. Para que isso aconteça, os documentos digitais devem ser mantidos segundo procedimentos que garantam sua autenticidade permanente e possam produzir cópias de acordo com procedimentos que não comprometam sua autenticidade com os processos de reprodução. Para atestar a autenticidade das cópias de documentos digitais, o conservador deve produzir e manter a documentação que comprova a maneira como este mantém os documentos ao longo do tempo e como os reproduziu.
A partir do que foi elucidado, MacNeil (2008, s/p) apresenta dois grupos de requisitos. O primeiro chamado de “requisitos benchmark” e o segundo chamado “requisitos baseline”. Tanto os requisitos benchmark como os baseline estão baseados na ideia de confiança no gerenciamento arquivístico e preservação de documentos. Os requisitos benchmark apóiam a presunção de autenticidade dos documentos digitais do produtor antes de serem transferidos para a custódia do conservador e trazem à noção de um sistema confiável arquivístico de gerenciamento de documentos. Os requisitos baseline apóiam a produção de cópias autênticas de documentos digitais que foram transferidos para a custódia do conservador, presumindo o papel do conservador como o de um guardião confiável.
Diferente dos requisitos benchmark, todos os requisitos baseline devem ser cumpridos antes que o conservador possa atestar a autenticidade das cópias eletrônicas sob sua guarda.
MacNeil (2008, s/p) destaca a presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais: “A presunção de autenticidade é uma inferência retirada de fatos conhecidos sobre a maneira pela qual o documento foi produzido, manuseado e mantido” (MACNEIL, 2008, s/p).
O CONARQ, nas Diretrizes para presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais, também aborda a presunção de autenticidade:
A presunção de autenticidade do documento arquivístico digital se dá com base na análise da forma e do conteúdo e no ambiente de produção, manutenção/uso e preservação desse documento. Esse ambiente compreende: procedimentos de controle, o sistema informatizado e o próprio produtor e/ou custodiador dos documentos. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2012, p. 4).
Para MacNeil (2008, s/p) a presunção de autenticidade está baseada no número de requisitos satisfeitos e o grau de satisfação de cada requisito: “Os requisitos contidos são, portanto, cumulativos: Quanto maior o número de requisitos satisfeitos, e quanto maior o grau de satisfação dos requisitos individuais, mais forte a presunção de autenticidade” (MACNEIL, 2008, s/p).
Assim, os requisitos têm por objetivo verificar a autenticidade de documentos arquivísticos digitais do produtor. Os documentos digitais precisam se manter autênticos e confiáveis ao longo do tempo. Essas características no ambiente eletrônico são difíceis de serem mantidas, principalmente porque os documentos arquivísticos digitais são mais vulneráveis a alterações que os convencionais. Diante dessa realidade, é preciso estabelecer métodos, requisistos e técnicas para garantir que os documentos não sofram manipulações, falsificações ou alterações após a sua produção, para que estes, se mantenham autênticos e fidedignos como no momento de sua produção, recebimento e retenção.
Os sistemas eletrônicos seguem determinadas regras dentro do sistema de documentos para estabelecer um controle sobre a criação, manuseio e preservação dos documentos e adotam métodos para assegurar que essas regras sejam respeitadas e que os documentos se mantenham segundo tecnologias e procedimentos administrativos que garantam sua autenticidade e fidedgnidade.
Além disso, existem ainda os requisitos que atestam e mantém a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais preservados por longo tempo, apoiando a presunção de que esse documento digital é autêntico e confiável, assim como o papel do custodiador confíavel para manter os documentos preservados de forma segura.
4 AS AMEAÇAS À AUTENTICIDADE E O PAPEL DO CUSTODIADOR CONFÍAVEL
A tecnologia digital é um meio mais frágil e instável de armazenamento, se for comparado com o meio convencional de registro de informações. Os documentos digitais correm mais riscos de perda, corrupção, alteração e de obsolescência tecnológica que os documentos convencionais e, por isso, a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais é mais ameaçada. Neste sentido, é necessário, além de desenvolver técnicas de autenticação, estabelecer o papel do responsável pela custódia dos documentos arquivísticos digitais.
Este capítulo apresenta as técnicas de autenticação dependentes de tecnologia e independentes de tecnologia, aponta as diferenças entre autenticação e autenticidade, ressalta as ameaças a autenticidade dos documentos e o papel do custodiador confiável.
4.1 TÉCNICAS DE AUTENTICAÇÃO DEPENDENTES DE TECNOLOGIA E INDEPENDENTES DE TECNOLOGIA E AS AMEAÇAS À AUTENTICIDADE
Segundo MacNeil (2008, s/p), a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais é ameaçada quando os documentos são transmitidos no espaço e/ou no tempo. Assim, os requisitos para atestar e manter a autenticidade de documentos arquivísticos digitais preservados por longo tempo são necessários para apoiar a presunção de que um documento digital é o que pretende ser e não foi modificado ou corrompido em seus aspectos essenciais.
Antes de apresentarmos as técnicas de autenticação, explicitaremos a diferença entre autenticidade e autenticação.
De acordo com o InterPARES 2 Project ([2011b], s/p) a autenticidade está relacionada ao fato de que os documentos são o que eles dizem ser e que não foram adulterados ou corrompidos, em relação aos documentos digitais, a autenticidade se refere à confiabilidadedos dos documentos enquanto tais.
Já a autenticação é entendida segundo o InterPARES 2 Project ([2011b], s/p) como uma declaração sobre a autenticidade de um documento arquivístico por uma pessoa jurídica que possua a autoridade para fazer essa declaração: “Autenticação é a declaraçãoda autenticidade, resultante da inserção ou da adição
