A partir da literatura utilizada nessa pesquisa, é possível concluir que o uso das tecnologias de informação e comuicação pelas organizações trouxe mudanças nos suportes e formatos usados na produção de documentos da sociedade atual. Por meio da tecnologia a sociedade produz, armazena e transmite documentos em formato digital, realiza contratos, acessa bancos de dados e consulta processos por meio eletrônico, o documento em formato digital trouxe diversas vantagens, pois estes podem ser produzidos, editados, revisados e distribuídos com facilidade.
Apesar das facilidades de edição, transmissão e acesso ao documento, a tecnologia também pode trazer riscos de perda, corrupção, alteração e de obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos dos documentos digitais. São justamente essas fragilidades que tornam a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais mais ameaçada que nos documentos convencionais. Se os documentos digitais forem adulterados ou manipulados, sua autenticidade e integridade ficam comprometidos. Neste sentido, é necessário desenvolver técnicas de autenticação e ferramentas de segurança que procurem resolver tais problemas, executar procedimentos administrativos e técnicos que evitem a corrupção ou perda de dados e além disso, estabelecer um responsável pela custódia dos documentos que seja capaz de mantê-los e preservá-los em segurança para que outros não os manipulem ou destruam, mantendo assim, a autenticidade e integridade dos documentos do produtor.
A literatura aponta que os documentos arquivísticos servem de apoio para a tomada de decisões da organização que o produziu, com o objetivo de registrar e proteger os interesses da organização. No gerenciamento de documentos arquivísticos em formato digital destacam-se sua autenticidade e integridade desde sua produção até sua destinação final, para que seja considerado como testemunho de uma ação. Assim, o documento arquivístico possui uma base física e serve para registrar, reter e testemunhar as atividades praticadas por pessoas físicas e jurídicas, refletindo o sistema jurídico e administrativo a partir do qual foi produzido. O documento arquivístico deve obedecer a regras provenientes do sistema jurídico e administrativo que determinam sua composição e aparência.
Para ser considerado um documento arquivístico, este precisa ser produzido ou recebido no decorrer das atividades de uma pessoa física ou jurídica e
apresentar as características, tais como a autenticidade. Foi observado também durante a pesquisa que a teoria arquivística construída com os documentos convencionais é aplicável aos documentos em formato digital. Desta forma, para que o documento digital seja considerado arquivístico, este também precisa ser produzido no decorrer de atividades desempenhadas por pessoas físicas ou jurídicas e possuir as características de forma fixa e conteúdo estável, relação orgânica, contexto, ação e as cinco pessoas, além de se submeter aos precedimentos de gestão arquivística e preservação.
Em relação à presunção de autenticidade dos documentos digitais, são necessários que os procedimentos que controlem a produção, transmissão, armazenamento, manutenção e preservação dos documentos arquivísticos digitais sejam aplicados de forma rigorosa. Um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) é condição para que os documentos arquivísticos sejam criados e mantidos, assegurando que eles são confiáveis e autênticos. Afirmar que um documento é autêntico e confíavel exige uma investigação das circunstâncias institucionais, existência de programas de gestão de documentos, adoção de medidas e ações de preservação, evitando a obsolescência tecnológica e a vulnerabilidade de mídias e sistemas. No caso de documentos digitais, essas circunstâncias devem estar expressas principalmente nos metadados dos documentos criados e mantidos pelo produtor, porém as organizações ainda são resistentes em adotar e utilizar sistemas aderentes ao e-ARQ Brasil, como forma de garantir a autenticidade dos documentos. Isso leva a questão da importância de arquivistas nas organizações, pois os profissionais de arquivo devem participar da criação, do projeto e da implantação dos sistemas eletrônicos de gestão de documentos, para garantir que sejam cumpridos os requisitos e metadados como preconiza a Resolução n° 20 do Conarq.
A arquivística contemporânea tem os documentos digitais como objeto de estudo e de trabalho. O Conselho Nacional de Arquivos e o Projeto InterPARES tem desenvolvido trabalhos voltados a análise e preservação da autenticidade dos documentos digitais. O CONARQ em suas resoluções enfatiza a importância da gestão de documentos para a produção, manutenção e preservação de documentos digitais autênticos. É importante resaltar também a adoção dos métodos da diplomática para identificar o documento no ambiente eletrônico e verificar se esse documento permance autêntico.
Assim, com o uso cada vez maior dos documentos em formato digital, o arquivista tem como desafio implementar sistemas de confiança e utilizar os métodos e técnicas preconizados pela Arquivologia e pela Diplomática, para que as organizações que utilizam sistemas computacionais para realizar transações ou atividades tenham assegurados a preservação e o acesso a longo prazo de documentos autênticos em formato digital.
REFERÊNCIAS
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SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas. 6. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2006. 386 p.
ANEXO A – Requisitos de Referência para apoiar a autenticidade dos documentos arquivístico do InterPARES 2 Poject
Requisitos de Referência para Apoiar a Presunção de Autenticidade dos Documentos Arquivísticos Digitais
<<Conjunto de Requisitos A>>
A fim de apoiar a presunção de autenticidade, o preservador deve comprovar:
REQUISITO A.1: Expressão dos atributos do documento arquivístico e sua ligação com o documento arquivístico
O valor dos seguintes atributos está explicitamente expresso e inextricavelmente ligado a todos os documentos arquivísticos. Estes atributos podem ser distinguidos em duas categorias: a primeira diz respeito à identidade dos documentos arquivísticos, e a segunda à integridade dos mesmos.
A.1.a Identidade do documento arquivístico:
A.1.a.i Nomes das pessoas que participaram da formação do documento arquivístico,
ou seja:
• nome do autora
• nome do redator (se for diferente do autor)
• nome do originador (se for diferente do autor ou do redator) • nome do destinatário
A.1.a.ii Nome da ação ou assunto
A.1.a.iii Data(s) de produção e transmissão, ou seja: • data cronológica
• data de recebimento • data de arquivamento • data(s) de transmissão
A.1.a.iv Expressão de relação orgânica (por exemplo, código de classificação, identificador de arquivo)
A.1.a.v Indicação de anexos
A.1.b Integridade do documento arquivístico:
A.1.b.i Nome da unidade responsável pela execução da ação contida no documento A.1.b.ii Nome da unidade que tem a responsabilidade principal (se diferente do anterior)
A.1.b.iii Indicação de tipos de anotação acrescentada ao documento arquivístico A.1.b.iv Indicação de modificações técnicas
REQUISITO A.2: Privilégios de acesso
O produtor definiu e efetivamente implementou privilégios de acesso com relação à produção, modificação, anotação, remanejamento e destruição de documentos arquivísticos.
REQUISITO A.3: Procedimentos de proteção: perda e corrupção de documentos arquivísticos
O produtor estabeleceu e efetivamente implementou procedimentos para evitar, descobrir e corri-gir a perda ou corrupção de documentos arquivísticos.
REQUISITO A.4: Procedimentos de proteção: meios e tecnologia
O produtor estabeleceu e efetivamente implementou procedimentos para garantir a identidade e a integridade contínuas dos documentos arquivísticos, face à deterioração dos meios e das mudanças tecnológicas.
REQUISITO A.5: Estabelecimento de formas documentais
O produtor estabeleceu as formas documentais dos documentos arquivísticos associadas a cada procedimento, de acordo com os requisitos do sistema legal ou os requisitos do produtor.
REQUISITO A.6: Autenticação de documentos arquivísticos
Para o caso de o sistema jurídico ou as necessidades da organização exigirem autenticação, o produtor estabeleceu regras específicas com relação a quais documentos arquivísticos devem ser autenticados, bem como por quem e por que meios a autenticação deve ser feita.
REQUISITO A.7: Identificação do documento arquivístico oficial
Para o caso de existirem cópias múltiplas do mesmo documento arquivístico, o produtor estabe-leceu procedimentos que identificam qual documento é o oficial. REQUISITO A.8: Remoção e transferência de documentação relevante Para o caso de transferência de documentos do arquivo corrente para o intermediário ou recolhimento do arquivo intermediário para o permanente, envolvendo sua remoção do sistema eletrônico, o pro-dutor estabeleceu e efetivamente implementou procedimentos para determinar qual documentação tem que ser removida e transferida para o preservador juntamente com os documentos arquivísticos.
ANEXO B – Resolução n° 24, de 3 de agosto de 2006 CASA CIVIL
SECRETARIA-EXECUTIVA ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 24, DE 3 DE AGOSTO DE 2006
Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no item no inciso IX do art. 23, de seu Regimento Interno, aprovado pela Portaria nº 5, da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002, em conformidade com a deliberação do Plenário, em sua 42ª reunião ordinária, realizada em 1 de agosto de 2006 e,
Considerando a Resolução nº 2, de 18 de outubro de 1995, que dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituições arquivísticas públicas;
Considerando a Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004, que dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos;
Considerando a natureza específica dos arquivos digitais, criados e mantidos em ambiente tecnológico de contínua alteração e crescente complexidade, e que não se constituem como entidades físicas convencionais;
Considerando que as instituições arquivísticas devem estabelecer política de preservação e possuir infra-estrutura organizacional, bem como requisitos, normas e procedimentos para assegurar que os documentos arquivísticos digitais permaneçam sempre acessíveis, compreensíveis, autênticos e íntegros, resolve:
Art. 1º Os documentos arquivísticos digitais a serem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas, deverão:
a) ser previamente identificados, classificados, avaliados e destinados, incluindo os documentos não digitais que façam parte do conjunto a ser transferido ou recolhido, conforme o previsto em tabela de temporalidade e destinação de
documentos, ou plano de destinação aprovados pelas instituições arquivísticas na sua esfera de competência e de acordo com a legislação vigente;
b) ter asseguradas a sua integridade e confiabilidade, por meio da adoção de procedimentos administrativos e técnicos que gerenciem riscos e garantam a segurança de maneira a evitar corrupção ou perda de dados;
c) vir acompanhados de termo de transferência ou de recolhimento, conforme as normas da instituição arquivística na sua esfera de competência;
d) vir acompanhados de listagem descritiva que permita a identificação e controle dos documentos transferidos ou recolhidos, conforme anexo I dessa resolução, em duas vias, sendo que uma ficará permanentemente com o órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento e a outra com a instituição arquivística para fins de prova e informação;
e) vir acompanhados de declaração de autenticidade, emitida pelo órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento, que permita avaliar e atestar a autenticidade dos documentos, elaborada conforme anexo II dessa resolução, em duas vias, sendo que uma ficará permanentemente com o órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento e a outra com a instituição arquivística, para fins de prova e informação;
f) estar no (s) formato (s) de arquivo digital previsto(s) pelas normas da instituição arquivística responsável pela sua custódia; e
g) ser enviados em mídia(s) ou protocolo(s) de transmissão previsto(s) pelas normas da instituição arquivística.
Art. 2º Os órgãos e entidades produtores e acumuladores devem assegurar a preservação, a autenticidade e a acessibilidade dos documentos arquivísticos digitais até a transferência ou o recolhimento para a instituição arquivística na sua esfera de competência.
Art. 3º A instituição arquivística pública, na sua esfera de competência, deverá atender aos seguintes requisitos para o recebimento dos documentos arquivísticos digitais:
a) estabelecer política de preservação digital com sustentação legal, de maneira a possuir infra-estrutura organizacional, incluindo recursos humanos, tecnológicos e financeiros adequados, para receber, descrever, preservar e dar acesso aos documentos arquivísticos digitais sob sua guarda, garantindo o armazenamento e segurança de longo prazo, e
b) garantir a manutenção e atualização do ambiente tecnológico responsável pela preservação e acesso dos documentos arquivísticos digitais sob sua custódia, como softwares, hardwares, formatos de arquivo e mídias de armazenamento digital.
Art. 4º A instituição arquivística pública procederá à presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais recolhidos com base nos metadados relacionados a esses documentos, conforme especificado no anexo II, e com base na listagem descritiva apresentada pelo órgão ou entidade responsável pela transferência ou pelo recolhimento.
Art. 5º Documentos arquivísticos digitais recebidos por meio de procedimento de transferência ou recolhimento à instituição arquivística pública devem estar sob a forma não criptografada ou descriptografada e sem qualquer outro atributo tecnológico que impeça o acesso.
Art. 6º O órgão ou entidade que transfere ou recolhe documentos arquivísticos digitais manterá uma cópia, até que a instituição arquivística pública emita atestado de validação aprovando o processo de transferência ou recolhimento.
Parágrafo único. A cópia a que se refere este artigo deverá ser eliminada de forma irreversível e por método seguro e comprovado.
Art. 7º Para o pleno cumprimento desta Resolução as instituições arquivísticas públicas, na sua esfera de competência, em conjunto com os órgãos e entidades públicos, deverão estabelecer os instrumentos normativos necessários.
Art. 8º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
JAIME ANTUNES DA SILVA
ANEXO I
Elementos essenciais para a elaboração da listagem descritiva para transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais
a) órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento dos documentos arquivísticos;
b) órgão ou entidade responsável pela produção e acumulação dos documentos arquivísticos, caso seja diferente do responsável pela transferência ou recolhimento;
c) tipo e quantidade de mídias utilizadas e o volume total de dados em bytes;
d) identificação dos formatos de arquivo digital;
e) metadados necessários para a interpretação e apresentação dos documentos, tais como a estrutura da base de dados, o esquema HTML e o esquema de metadados;
f) registro de migrações e datas em que ocorreram;
g) registro das eliminações realizadas;
h) indicação de espécie, título, gênero, tipo, datas-limite, identificador do documento, e indicação de documentos complementares em outros suportes. No caso de transferência, indicação da classificação e do seu respectivo prazo de guarda e destinação documentos;
i) informações necessárias para apoiar a presunção de autenticidade conforme anexo II; e
j) data e assinatura do responsável pelo órgão que procede a transferência ou o recolhimento, podendo ser em meio convencional e/ou digital.
Nota: A instituição arquivística recebedora poderá definir uma listagem descritiva mais detalhada de acordo com as características da documentação a ser recolhida.
Informações para apoiar a presunção de autenticidade
Essas informações são requisitos que servem como base para a instituição arquivística avaliar e atestar a autenticidade dos documentos transferidos ou recolhidos. A disponibilidade e a qualidade dessas informações vai variar de acordo com o tipo de documento arquivístico digital e dos procedimentos de gestão adotados. Quanto maior o número de requisitos atendidos e quanto melhor o grau de satisfação de cada um deles, mais forte será a presunção de autenticidade. As informações compreendem metadados e outras informações para apoiar a presunção de autenticidade que podem não constar da listagem descritiva do acervo.
I - Metadados
Os metadados relacionados aos documentos arquivísticos digitais, que costumam estar registrados nos sistemas de gestão de documentos, devem acompanhar o documento digital no momento da transferência ou recolhimento. São eles: a) nome do autor; b) nome do destinatário; c) assunto; d) data de produção; e) data da transmissão; f) data do recebimento;
g) data da captura ou arquivamento;
h) código de classificação;
i) indicação de anexo;
j) nome do setor responsável pela execução da ação contida no documento;
l) registro das migrações e data em que ocorreram; e
m) restrição de acesso.
II - Outras informações para apoiar a presunção de autenticidade que estarão