O LideraGED é o sistema do Grupo Liderança que possibilitará fazer o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), ou seja, digitalização, leitura do código de barras, baixa, arquivamento e pesquisa de documentos, tudo isso simultaneamente. A partir dele a Empresa está criando o embrião para um futuro arquivo digital de todo e qualquer documento de colaboradores.
Inicialmente os Cartões Pontos serão o foco principal para o processamento no LideraGED, pois é o que demanda mais trabalho em vários setores na Empresa.
Passo a Passo
Acessando o aplicativo.
1. Acesse o LideraGED através do ícone na área de trabalho. Caso a sua máquina não tenha o ícone, solicite ao Dpto TI a instalação do aplicativo.
Processando Documentos
O LideraGED só processa documentos já digitalizados e salvos em qualquer pasta no servidor ou na própria máquina. 1. Na aba “Processa Arquivo” no lado direito há dois botões/campos/seleções:
B A C
A) [Pastas] Onde o sistema fará a busca nas pastas selecionadas de todos os arquivos contidos nela: 1. Drives, local onde a pasta está localizada, no drive S: (Servidor), no drive C: e/ou D: na máquina local. 2. Directories, onde está localizada a pasta que se deseja processar.
B) [Sub-Pastas] O sistema fará a busca de arquivos para processar na pasta selecionada e suas respectivas sub-pastas, se houver. C) [Arquivos] Será processado somente os arquivos selecionados, não abrangendo todos os arquivos da pasta.
1. Escolha a pasta que onde está o arquivo. 2. Clique em “Abrir”
Após a escolha do local, clicar no botão “Processar”, o aplicativo fará a varredura dos arquivos da pasta e fará o processamento.
Nas colunas:
Arquivo – Informa o arquivo que está sendo processado;
Matrícula – Informa à matrícula que foi lida através do código de barras no CP processado; Nome Colaborador(a) – Informa o nome do colaborador(a) que está atrelada àquela matrícula;
CC – Informa o Centro de Custo onde o colaborador(a) está lotado; RETORNO – Informa o resultado do processamento
Nesta coluna a mensagem “Barcode... (e um sequencial de códigos)” significa que o processamento foi bem sucedido e o CP foi indexado.
Se aparecer a mensagem “Sorry - no barcode found (Desculpe – código de barras não localizado)” quer dizer que o sistema não conseguiu identificar/ler o documento processado e aparecerá uma tela informando que há documentos não lidos e precisam ser identificados (indexados) manualmente. Clicando em “OK” o sistema levará para aba “Não Lidos”.
Processando documentos não lidos (Indexação).
Os documentos não lidos/processados são listados na aba “Não Lidos”. É possível processar vários arquivos, acumulá-los, fechar o programa e abrir novamente que todos os documentos processados e não lidos estarão na aba “Não Lidos”. Nesta tela estão os documentos não lidos de seu usuário e de todos, conforme for definido nos Filtros [A]. Para visualizar basta escolher o filtro “Meus” ou “Todos”, conforme tela abaixo.
A
É possível também filtrar pelo Arquivo de Origem. Basta digitar o nome do arquivo no campo [B] e apertar a tecla TAB que aparecerão somente os arquivos com aquele nome.
B
Indexar um arquivo é torná-lo válido para pesquisa, ou seja, identificá-lo, para isso devemos indexar todos os arquivos não lidos. Os arquivos não são lidos basicamente por dois motivos, má qualidade da digitalização, impossibilitando a leitura do código de barras ou quando o documento não possui código de barras.
1. Para visualizar um arquivo, basta dar um duplo clique no arquivo e abrirá o visualizador de documentos; 2. No exemplo abaixo retiramos as seguintes informações:
Matrícula: 32477 Mês da Competência: 01 Ano da Competência: 2013
3. Preencher os campos abaixo, clicar em “Confirmar”. Desta forma o cartão será indexado e sairá da lista “Não Lidos” conforme mensagem abaixo.
Quanto o CP tiver duas páginas (Frente e Verso), devemos UNIR os arquivos para só então indexá-los. Confrontando as informações contidas nas duas páginas, geralmente com os dados do CP e a assinatura do colaborador, conforme abaixo. O sistema também ordena os CP na ordem que foram digitalizados, ou seja, o arquivo que contem a frente de um CP será listado logo após o verso [A].
Para unir CP frente e verso, selecione os dois arquivos na coluna “Seleciona” [B] e depois clica “Unir Selecionados” [C].
C
B A
Depois de unir os arquivos, eles passam a aparecer em uma única linha [D] e a visualização passa a ter duas páginas [E] Se o arquivo for processado por outro usuário e você fez a indexação, quando é feita a união dos arquivos ele passa ser atribuído ao seu usuário [F]
E
D F
Apagar Arquivos
Pesquisando documentos
A pesquisa por CP processado pode ser feita na aba “Pesquisar” utilizando os filtros: Classificação CC, Código CC, Matrícula, Arquivo de Origem, Data de Geração, Nome do Usuário e também escolher a abrangência da competência.
Preencher os filtros e clicar no botão “Pesquisar” [A]
A
Para visualizar ou imprimir um CP basta dar um duplo clique que abrirá o visualizador do arquivo, conforme exemplo abaixo.
Finalizada a pesquisa, basta clicar em “Limpa Pesquisa” [B]
B
Ordenar a pesquisa
É possível ordenar a pesquisa de forma crescente ou decrescente por Nome Colaborador(a), CC, Classificação do CC. Basta clicar no título da tabela [A].
O resultado da pesquisa pode ser enviado por e-mail ou impresso na ordem escolhida, conforme já orientado no item anterior.
Para enviar por e-mail ou imprimir existem duas opções: 1. Anexar ou imprimir “Todos” [A]
2. Anexar ou imprimir “Apenas Selecionados” [B] Nesse caso selecionar o CP na coluna “Sel”
A
B
Na opção “Enviar por E-mail”, o sistema abrirá automaticamente o Outlook com o arquivo em PDF do(s) CP(s), conforme a opção escolhida: (Todos ou Apenas Selecionados)
OBS: Lembrando que existe um limite máximo para o tamanho do arquivo anexado no e-mail (10MB)
Editar documentos
Como o processo de indexação do CP não lida é manual, é passível dar erros, então o sistema permite que seja alterada toda a indexação feita incorretamente.
Para editar a indexação, utilize a aba “Pesquisar”.
No exemplo abaixo, há um CP do mês 12/2013 [A], dando um duplo click identificamos que a competência correta é 06/2013 [B]. Selecione o CP a ser editado na coluna “Sel” [C] e acrescente as informações corretas nos respectivos campos, “Confirma”.
B
C A
D
Imprimir etiquetas para CP fora do padrão
O foco inicial é o processamento do Cartão Ponto, porém existe um grande volume de CP sem código de barras, isso impossibilita a identificação pelo LideraGED.
O GED além de arquivar eletronicamente os CPs, ele efetua a baixa, tornando disponível para uma eventual consulta, por isso um processamento correto é fundamental para o sucesso da ferramenta.
Para processar os CPs fora do padrão foi criado um modelo de etiqueta. A emissão é feita no caminho abaixo.
Rubi:
Cálculos / Relatório / Etiquetas / Etiquetas Cartão Ponto
Preencha os campos corretamente, selecionando a competência [A] e o Cadastro (Matrícula do Colaborador) [B].
A
B
