Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA

(1)

Ministério da Educação

UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº. 10.435, de 24 de abril de 2002.

AUDITORIA INTERNA

Campus Prof. José Rodrigues Seabra - Av. BPS, 1303 - Bairro Pinheirinho 37500-903 - ITAJUBÁ - MG - Tels.: (035) 3629 1336 - Fax: (035) 3622 3596

1

R

REELLAATTÓÓRRIIOODDEEAAUUDDIITTOORRIIAANNºº..0033//22000077 Setor: Licitações, Contratos e Convênios (CCC e DCF)

Período: 02/07/2007 a 10/08/2007 Legislação Aplicada: - Lei nº. 8.666/93 - Lei nº. 11.170/2005 - Decreto nº. 3.931/01 - Decreto nº. 5.450/05 - Decreto nº. 6.170/07 - Instrução Normativa STN nº. 01/97 ESCOPO DO TRABALHO

I – Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 02 de julho a 10 de agosto de 2007, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e legitimidade dos fatos e atos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade.

Em específico, proceder à análise das licitações, dos contratos e dos convênios firmados pela UNIFEI - Universidade Federal de Itajubá, verificando o cumprimento das normas internas e da legislação pertinente e avaliar os controles internos existentes. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames.

II – Os trabalhos foram feitos por amostragem, não tendo sido utilizado nenhum método específico para seleção dos itens auditados. Em relação aos contratos e convênios, foram priorizados os vigentes, tendo sido examinado os seguintes processos:

A) Licitações: 01) - 23088.000381/2007-94; 02) - 23088.000393/2007-19; 03) - 23088.000394/2007-63; 04) - 23088.000395/2007-16; 05) - 23088.000396/2007-52; 06) - 23088.000508/2007-75; 07) - 23088.000546/2007-28; 08) - 23088.000551/2007-31; 09) - 23088.000594/2007-16; 10) - 23088.000653/2007-56; 11) - 23088.000654/2007-09; 12) - 23088.000734/2007-56; 13) - 23088.000736/2007-45; 14) - 23088.000738/2007-34; 15) - 23088.000739/2007-89; 16) - 23088.000744/2007-91; 17) - 23088.000755/2007-71; 18) - 23088.000760/2007-84; 19) - 23088.000761/2007-29; 20) - 23088.001031/2007-45; 21) - 23088.001086/2007-55; 22) - 23088.001087/2007-08; 23) - 23088.001106/2007-98; 24) - 23088.001109/2007-21;

(2)

2 25) - 23088.001162/2007-22; 26) - 23088.001163/2007-77; 27) - 23088.001165/2007-66; 28) - 23088.001199/2007-51; 29) - 23088.001200/2007-47; 30) - 23088.001254/2007-11. B) Contratos: 01) - 23088.002277/2004-93; 02) - 23088.000060/2006-17; 03) - 23088.001399/2006-22; 04) - 23088.001294/2006-73; 05) - 23088.001295/2006-18; 06) - 23088.002602/2006-88; 07) - 23088.001978/2006-75; 08) - 23088.002652/2006-65; 09) - 23088.002603/2006-22; 10) - 23088.002690/2006-18; 11) - 23088.003117/2006-21; 12) - 23088.002978/2006-92; 13) - 23088.002531/2006-13; 14) - 23088.002547/2006-26. C) Convênios:

01) - 118/2005 (Concedente: Secretaria de Educação Superior - SESu. Objeto: Apoio financeiro destinado ao Projeto de Implementação da Qualidade do Ensino Superior na UNIFEI. Valor: R$ 640.830,00). Em relação a este convênio foram examinados os seguintes processos:

a) 23088.002407/2005-77; b) 23088.002214/2005-16; c) 23088.002704/2005-12. d) 23088.002303/2005-62; e) 23088.001421/2005-53.

III – Resultado dos Exames:

Em relação às licitações verificamos as seguintes situações nos processos examinados: A) Item 3.

- Processo nº. 23088.000394/2007-63 (Ref. Reembolso de Despesas com Alimentação, Transporte, Locomoção Urbana e Hospedagem de Aluno. Pagamento Indevido. Restituição). Foi juntado aos autos e pago pela Administração a título de reembolso um Cupom Fiscal da empresa MCDONALD’S COMÉRCIO DE ALIMENTOS LTDA. (Ribeirão Preto - SP) no valor de R$ 9,45 (nove reais e quarenta e cinco centavos) datado de 20/07/2005, sendo que o evento “I Workshop de Pós-Graduação em

Engenharia de Produção” foi realizado em São Carlos - SP no período de 11 a 13 de

setembro de 2006. Constatada esta impropriedade, a Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PRPPG) foi imediatamente notificada a tomar as devidas providências, tendo o aluno no dia 16/08/2007 procedido à restituição do valor recebido indevidamente (R$ 9,45) conforme comprovante de recolhimento anexo.

B) Item 28.

- Processo nº. 23088.001199/2007-51 (Ref. Reembolso de Despesas com Alimentação, Transporte, Locomoção Urbana e Hospedagem de Aluno. Pagamento Indevido. Restituição). Foi juntado aos autos e pago pela Administração a título de reembolso um Cupom Fiscal da empresa GAROTA DA URCA RESTAURANTE E BAR LTDA. no valor de R$ 54,40 (cinqüenta e quatro reais e quarenta centavos) datado de 02/05/2007, sendo que o evento “Workshop Brasil-India Tecnologia Social” foi realizado nos dias

(3)

3 04 e 05 de maio de 2007. Foi também reembolsado indevidamente ao aluno o valor de R$ 15,00 (quinze reais) referente aos gastos que teve no hotel em que se hospedou (Lemon Spirit Hostel) com o consumo de bebida alcoólica (cervejas). Constatadas estas impropriedades, a Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PRPPG) foi imediatamente notificada a tomar as devidas providências, tendo o aluno no dia 04/07/2007 procedido à restituição do valor recebido indevidamente (R$ 69,40) conforme comprovante de recolhimento anexo.

C) Item 29.

- Processo nº. 23088.001200/2007-47 (Ref. Reembolso de Despesas com Alimentação, Transporte, Locomoção Urbana e Hospedagem de Aluno. Pagamento Indevido. Restituição). Foi reembolsado indevidamente ao aluno o valor de R$ 12,00 (doze reais) referente aos gastos que teve no hotel em que se hospedou (Lemon Spirit Hostel) com o consumo de bebida alcoólica (cervejas). Constatada esta impropriedade, a Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PRPPG) foi imediatamente notificada a tomar as devidas providências, tendo o aluno no dia 04/07/2007 procedido à restituição do valor recebido indevidamente (R$ 12,00) conforme comprovante de recolhimento anexo.

Em relação aos contratos verificamos as seguintes situações nos processos examinados: A) Item 01.

- Processo nº. 23088.002277/2004-93 (Contrato nº.: 040/2004. Contratada: Fundação de Desenvolvimento da Pesquisa - FUNDEP. Objeto: Serviço de manutenção da conectividade IP - Internet Protocol - à espinha dorsal da RNP. Valor: R$ 2.000,00. Vigência: 25/11/2006 a 24/11/2007). I - A minuta do 1º Termo Aditivo não foi encaminhada à Procuradoria Federal para o devido parecer. II - Não foi localizado no processo o empenho de anulação nº. 2005NE900642 no valor de R$ 2.000,00. Constatadas estas impropriedades, a Coordenação Central de Compras (CCC) foi imediatamente notificada por meio do Memorando Interno - AUDIN/027/2007 a tomar as devidas providências (Anexo à resposta da Coordenação Central de Compras - CCC). B) Item 06.

- Processo nº. 23088.002602/2006-88 (Contrato nº.: 018/2006. Contratada: BPS Turismo Ltda. Objeto: Contratação de hotel para execução de serviço de hotelaria, incluindo o fornecimento de restaurante e estacionamento. Valor: R$ 29.868,00. Vigência: 09/12/2006 a 31/12/2007). Houve um erro de digitação na data do contrato. Ficou registrado como 09 de dezembro de 2007 a data de assinatura do contrato quando o correto é 09 de dezembro de 2006. Constatada esta impropriedade, a Coordenação Central de Compras (CCC) foi imediatamente notificada por meio do Memorando Interno - AUDIN/027/2007 a tomar as devidas providências (Anexo à resposta da Coordenação Central de Compras - CCC).

C) Item 07.

- Processo nº. 23088.001978/2006-75 (Contrato nº.: 013/2006. Contratada: Fundação Arthur Bernardes - FUNARBE e Fundação de Desenvolvimento da Pesquisa -

(4)

4 FUNDEP. Objeto: Liberação de acesso ao conteúdo das seções para assinantes - BUSCA, CADASTRE-SE e DESTAQUES - da base de dados disponíveis no sistema FINANCIAR para 50 (cinqüenta) usuários. Valor: R$ 7.900,00. Vigência: 18/10/2006 a 18/10/2007). Não foram procedidas as alterações na cláusula décima do contrato conforme determinado no Parecer nº. 500/2006 da Procuradoria Federal da UNIFEI: “A Cláusula décima contraria as disposições legais que rege o Contrato, ou seja, a Lei nº. 8.666/93 estabelece as penalidades e multas pelo descumprimento das obrigações contratuais. A UNIFEI, na condição de uma Autarquia Federal, tem o dever de atender a legislação vigente, não cabendo renunciar ou omitir suas obrigações no caso de

descumprimento do contrato por parte das Contratadas.” (fls. 24/27). Constatada esta

impropriedade, a Coordenação Central de Compras (CCC) foi imediatamente notificada por meio do Memorando Interno - AUDIN/027/2007 a tomar as devidas providências (Anexo à resposta da Coordenação Central de Compras - CCC).

D) Item 08.

- Processo nº. 23088.002652/2006-65 (Contrato nº.: 001/2007. Contratada: S.S. viver Tour Viagens e Turismo Ltda. Objeto: Contratação de empresa especializada para fornecimento de passagens aéreas nacionais e internacionais. Valor: R$ 97.334,40. Vigência: 18/01/2007 a 31/12/2007). A empresa contratada não esta cumprimento o estipulado na CLÁUSULA QUARTA, Item 4.1.9: “Prestar os serviços através de filial, escritório ou representante com atuação no segmento, devidamente constituído em

Itajubá/MG;”. Constatada esta impropriedade, a Coordenação Central de Compras

(CCC) foi imediatamente notificada por meio do Memorando Interno - AUDIN/027/2007 a tomar as devidas providências (Anexo à resposta da Coordenação Central de Compras - CCC).

E) Item 10.

- Processo nº. 23088.002690/2006-18 (Contrato nº.: 003/2007; 004/2007; 005/2007; 006/2007. Contratadas: Inter Aduaneira Importação e Exportação Ltda.; Logimaster & Dachser Transportes Nacionais e Internacionais Ltda.; Sec Figueiredo Ltda.; Naveport Internacional Ltda. - Objeto: Contratação de empresa para execução de serviço de desembaraço alfandegário. Valor: R$ 5.000,00; R$ 1.098,00; R$ 148,00; R$ 585,00. Vigência: 30/03/2007 a 31/12/2007). I - Foram juntados por engano ao processo Atestados de Capacidade Técnica (fls. 50/51), Declaração de Fatos Supervenientes (fl. 52) e Declaração de Pleno Conhecimento e Atendimento às Exigências de Habilitação (fl. 53) de empresa que não participou do certame (Maxtour - S.S. Viver Tour Viagens e Turismo Ltda.). II - Não foi publicado no D.O.U. a retificação de fl. 131. Constatadas estas impropriedades, a Coordenação Central de Compras (CCC) foi imediatamente notificada por meio do Memorando Interno - AUDIN/027/2007 a tomar as devidas providências (Anexo à resposta da Coordenação Central de Compras - CCC).

IV – Orientações:

- Em relação aos reembolsos de despesas com alimentação, transporte, locomoção urbana e hospedagem de alunos, recomendamos que tanto os responsáveis pela formalização dos processos quanto os responsáveis pelos respectivos pagamentos, fiquem atentos quanto a apresentação dos comprovantes de despesas (recibos, notas

(5)

5 fiscais e etc.), principalmente no que se refere à especificação da mercadoria consumida, o valor e a data de emissão dos documentos;

- No tocante aos próximos contratos a serem firmados pela Instituição, recomendamos uma maior atenção na elaboração e formalização dos mesmos, a fim de evitar estas e outras impropriedades similares;

- Por fim, recomendamos a Coordenação Central de Compras (CCC) e ao Departamento de Contabilidade, Orçamento e Finanças (DCF) que concentrem esforços para corrigirem as falhas acima apontadas.

V – Conclusão:

Em face dos exames realizados, concluímos que as falhas acima apontadas decorrem basicamente de alguns descuidos na hora de formalizar os processos. Cremos que isto se deva, em parte, a pouca quantidade de servidores e ao grande volume de trabalho a que estão sendo submetidos diariamente, principalmente no tocante aos servidores lotados na Coordenação Central de Compras (CCC). Entretanto, acreditamos que estas falhas podem ser gradativamente corrigidas ao longo deste exercício e nos próximos.

É o nosso relatório.

Itajubá, 17 de agosto de 2007. __________________________________

Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Auditor Interno - UNIFEI