ROTEIRO – ADESÃO A ATA - MATERIAIS
Atenção para os Prazos!
No momento da escolha da ATA deverá ser observado o prazo de validade
dela, pois só possível emitir empenho se o prazo da ATA estiver expirado.
A ideia central da Adesão Tardia a ATA (carona), deve ser entendida da seguinte forma: O processo deve ser iniciado como um processo comum destinado a licitar (pregão eletrônico) um produto ou serviço, depois de concluída as fases de planejamento da contratação:1- Formalização da demanda;
2- Estudos preliminares (quando couber); 3- Gerenciamento de riscos.
Com base nas informações contidas nos documentos do planejamento, se elabora o TR ou PB. Antes de pedir para realizar de um novo pregão, o requisitante buscará junto ao sistema de gerenciamento de ATAS um produto ou serviço exatamente igual ao descrito em seu TR ou PB. Se encontrar um serviço igual ao descrito em seu TR ou PB e o preço for mais vantajoso para administração, então o requisitante fará um documento justificando a Adesão a ATA.
Abertura e Instrução Processual - Processo Administrativo
Etapa Procedimentos
1ª (Requisitante)
Antes de ser aberto um processo de compra, o requisitante deverá consultar o Almoxarifado no intuito de verificar se existe estoque ou ATA em aberto contendo o item desejado.
Essa consulta pode ser feita via e-mail e será válida para verificação da conveniência da abertura do processo. Ainda assim, no decorrer da instrução processual haverá uma manifestação através de uma nota técnica do setor de almoxarifado conforme etapa 8 deste roteiro.
Os documentos de abertura do processo, serão: a) Termo de Abertura de Volume;
GOVERNO FEDERAL MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO SUDESTE DE MINAS GERAIS CAMPUS SANTOS DUMONT
ANEXO XXXVI - Termo de Abertura de Volume
b) Preencher o Documento de Abertura de Processo Administrativo de Compra;
ANEXO I - DOCUMENTO DE ABERTURA DE PROCESSO ADMINISTRATIVO DE COMPRA
Se o item não estiver previsto no PAC, deverá ser encaminhado um pedido de autorização para o DG para inclusão e aprovação do ME. Obs: Neste momento o Requisitante não estrá pedindo autorização para comprar. Ele estará abrindo um processo que poderá resultar em uma compra. O pedido de autorização para comprar e a aprovação do PB ou TR, virá em uma etapa posterior.
2ª (Requisitante)
Formalização da demanda.
ANEXO XI- DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA – MATERIAIS.
3ª (Requisitante)
Portaria de nomeação da equipe de planejamento:
ANEXO XXXVII - Modelo Portaria - EQUIPE DE PLANEJAMENTO
Essa Portaria indicando os membros da Equipe Planejamento da Contratação somente será necessária se for indicado na Formalização da demanda que haverá estudos preliminares ou houver indicação dos fiscais. Ex: Em uma compra de determinado material pode não haver ETP nem necessidade contrato.
4ª (Requisitante)
Compra (materiais) sem Estudo Preliminar:
O Solicitante, partirá direto para etapa da elaboração do PB ou TR. *IMPORTANTE: Se o objeto que será comprado necessitar de contrato, mesmo nos casos em que o EP for dispensado, o gerenciamento de riscos da fase de contratação deverá ser realizado normalmente.
Compra (materiais) com Estudo Preliminar:
O Solicitante que normalmente será o Presidente da Equipe de Planejamento da Contratação, deverá convocar a equipe para as reuniões para elaboração dos Estudos Preliminares. A data destas reuniões deverá sempre ser informada a coordenação do setor de licitações, via email, com antecedência de no mínimo 02 dias úteis.
A elaboração dos ETP segundo a IN 40/2020:
I. É facultada nas hipóteses dos incisos I, II, III, IV e XI do art. 24 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 -- dispensa por valor; guerra ou grave perturbação da ordem; emergência ou calamidade pública; e contratação de remanescente de obra, serviço ou
fornecimento. Nesses casos, o órgão/entidade tem a liberdade de escolher se elabora ou não os ETP, segundo critério de conveniência e oportunidade.
II. É dispensada nos casos de prorrogações contratuais relativas a objetos de prestação de natureza continuada. Nesse caso, o órgão/entidade está dispensado de realizar os ETP pela própria norma visto que estes já foram elaborados anteriormente, bastando a comprovação da vantajosidade.
De qualquer forma em alguns casos se faz necessário o EP, para mais informações consultar o ANEXO XI .
O ANEXO XI, disponível no site, esclarece quando deve ser utilizado o Estudo Preliminar em compra de produtos.
5ª (Requisitante)
Após a publicação da IN 40/2020, que dispõe sobre a elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares (ETP), se tornou obrigatório o preenchimento do ETP na forma digital. Para tanto, o erquisitante deve
acessar o sistema disponível no link:
https://www.comprasgovernamentais.gov.br/index.php/comprasnet-siasg.
Acessar o ambiente de PRODUÇÃO, logar no sistema e menu serviços do governo, buscar a opção FASE INTERNA.
Para maiores informações, favor ler as instruções disponíveis em:
https://www.comprasgovernamentais.gov.br/index.php/manual-etp-digital
Se preferir, poderá utilizar o modelo abaixo como rascunho para lançamento no sitema posteriormente
ANEXO XIII- FORMULÁRIO - ESTUDOS
PRELIMINARES
Elaborado e aprovado os Estudos Preliminares (EP) o Requisitante deverá elaborar o TR ou PB com base no que foi definido no EP.
A elaboração dos ETP segundo a IN 40/2020:
I. É facultada nas hipóteses dos incisos I, II, III, IV e XI do art. 24 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 -- dispensa por valor; guerra ou grave perturbação da ordem; emergência ou calamidade pública; e contratação de remanescente de obra, serviço ou fornecimento. Nesses casos, o órgão/entidade tem a liberdade de escolher se elabora ou não os ETP, segundo critério de conveniência e oportunidade.
II. É dispensada nos casos de prorrogações contratuais relativas a objetos de prestação de natureza continuada. Nesse caso, o órgão/entidade está dispensado de realizar os ETP pela própria norma visto que estes já foram elaborados anteriormente, bastando a comprovação da vantajosidade.
6ª (Requisitante)
Elaboração do Termo de Referência (TR) ou Projeto Básico (PB) o modelo deve ser sempre o último atualizado no site da AGU para download,
http://www.agu.gov.br/page/content/detail/id_conteudo/373176
Conforme o Art 14. da Portaria 931/2018 da PGF:
Qualquer intenção de modificação do TR ou PB deverá estar indicado no documento padrão da AGU e também listado no modelo desenvolvido pela procuradoria do IF SUDESTE MG.
ANEXO XXXV - MODELO DE ALTERAÇÕES PARA PROCURADORIA - TR , EDITAL e CONTRATO
7ª (Requisitante)
Manifestação sobre práticas e/ou critérios de sustentabilidade economicamente viáveis adotados no procedimento licitatório (TCU, Ac. 2.380/2012-2ª Câmara) Link: SustentáveisGuia Nacional de Licitações
Obs: O requisitante deve procurar se o item que se pretende contratar está relacionado no Guia, se constar, incluir as exigências no TR ou PB.
Se não constar no Guia supracitado, buscar em outras fontes e em órgãos reguladores das atividades.
Caso não haja nenhum tipo de orientação neste sentido para o objeto, fazer uma declaração informando que não há nenhuma exigência específica para o item e anexar ao processo.
8ª (Requisitante)
Enviar Memorando de consulta ao Almoxarifado/Patrimônio acerca da não existência dos itens disponíveis e/ou estimativa de consumo.
ANEXO XVIII - MEMORANDO PARA CONSULTA AO ALMOXARIFADO
Inserir a Nota Técnica de resposta do setor de Almoxarifado/Patrimônio no processo.
9ª (Requisitante)
Pré-termo de responsabilidade pelo objeto, formulário disponibilizado no site com a seguinte nomenclatura:
ANEXO VI- MODELO- DECLARAÇÃO
RESPONSABILIDADE DE ATESTE NF E CARGA PATRIMONIAL
10ª (Requisitante)
Pesquisa de preços de acordo com a IN 73/2020:
Para elaboração dos preços estimativos (orçamentos), atentar para as instruções do modelo de justificativa indicado na Etapa 11ª.
Quando for necessário coletar preços diretamente com um forncedor, utilizar o modelo abaixo:
ANEXO XXXIV- MODELO DE SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO DE PREÇO
IN 73/2020 e deverá ser justificada no modelo de justificativa de pesquisa de preços.
Art. 5º II - obtenção de propostas formais, contendo, no mínimo: a) descrição do objeto, valor unitário e total;
b) número do Cadastro de Pessoa Física - CPF ou do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ do proponente;
c) endereço e telefone de contato; e
d) data de emissão.
III - registro, nos autos da contratação correspondente, da relação de fornecedores que foram consultados e não enviaram propostas como resposta à solicitação de que trata o inciso IV do caput.
Este formulário, contém os campos para resposta do fornecedor, todas as informações que estão dispostas nele, são obrigatórias, o solicitante deve exigir que o fornecedor retorne com a cotação no formulário fornecido ou que a cotação apresentada por ele em formulário próprio apresente no mínimo as informações contidas neste.
Obs: Organizar os orçamentos em apenas um aquivo, preferencialmente em PDF, identificando cada fornecedor.
11ª (Requisitante)
JUSTIFICATIVA DA PESQUISA DE PREÇOS
É necessário que o Requisitante leia a Instrução normativa que trata sobre da pesquisa de preços IN 73/2020 e assim preencha os seguintes
documentos que estão no site o seguinte título :
ANEXO XVII - MODELO PLANILHA DE MÉDIA DE ORÇAMENTOS
ANEXO XIV - FORMULÁRIO PARA JUSTIFICATIVA DA PESQUISA DE PREÇOS
12ª (Requisitante)
PEDIDO DE DISPONIBILIDADE ORÇAMENTÁRIA.
ANEXO IX - PEDIDO DE DISPONIBILIDADE ORÇAMENTÁRIA PARA PREGÃO
Esse pedido, não será necessário, quando o pregão for SRP
13ª (Requisitante
para DG)
Solicitação de compra destinada ao ordenador de despesas com os valores. Acórdão 254/2004-Segunda Câmara-TCU.
ANEXO VII - MODELO- SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO PARA COMPRA E APROVAÇÃO DO TR OU PB
* Juntar os documentos elaborados nas etapas anteriores e encaminhar Via SIPAC e fisicamente junto com este memorando para o Gabinete/DG, para que o DG aprove o TR ou PB e Justifica a contratação.
Esse documento deve ser encaminhado ao DG e incluído o setor de licitações como interessado
14ª (Gabinete/DG
)
Aprovação do TR ou PB:
O DG, concorda com a contratação e aprova o TR ou PB e faz sua própria justificativa:
A autoridade competente deve justificar a necessidade do objeto da contratação (art. 03 do decreto 8.540 e art. 2º, da Lei nº 9.784/99.), não deve ser apenas uma concordância com o pedido do requisitante, mas uma justificativa clara da parte do ordenador de despesas.
E que essa contratação está de acordo com o planejamento estratégico da Instituição.
ANEXO XXXVIII - Aprovação do TR ou PB e autorização para abertura do processo licitatório
15ª (Gabinete/DG
para Requisitante)
Gabinete/DG, anexa documento da etapa anterior e encaminha processo via SIPAC para o Requisitante.
Definição sobre fazer pregão ou aderir a ATA (Adesão Tardia).
16ª (Requisitante)
Todo processo irá ser instruído para licitar (pregão eletrônico), mas antes de encaminhar ao setor de licitações o requisitante poderá optar por aderir a uma ATA vigente, por questões de:
* Ganho de eficiência * Economicidade. * Viabilidade.
Esses itens deverão ser atendidos conforme previsão legal :§ 1-A; Art 01º do DECRETO Nº 9.488, DE 30 DE AGOSTO DE 2018
Com base nas informações do seu TR ou PB, o Requisitantebuscará uma ATA que atendam requisitos para possível adesão;
O Solicitante deverá pesquisar as ATA´s sem necessidade de estar logado nos sites oficiais:
https://www.gov.br/compras/pt-br/assuntos/consultas-1
http://comprasnet.gov.br/acesso.asp?url=/Livre/Ata/ConsultaAta00.asp
17ª (Requisitante)
Antes de preencher o formulário da próxima etapa, deve ser verificado se a ATA encontrada pelo solicitante ainda tem quantidade de itens disponíveis (saldo para adesão).
Havendo saldo disponível, imprimir a página onde constam as quantidades disponíveis para adesão, que deverão ser anexadas ao processo pelo solicitante.
Link para consulta do Saldo:
https://www2.comprasnet.gov.br/siasgnet-atasrp/public/principal.do Havendo dificuldades na consulta, procurar setor de licitações.
18ª (Requisitante)
Enviar Ofício ao fornecedor:
ANEXO XXII- MODELO DE OFICIO PARA FORNECEDOR- ADESÃO A ATA
19ª ( Solicitante)
O Solicitante deverá preencher esse documento, que deverá ser enviado ao órgão gerenciador pelo setor de licitações, existe a possibilidade de quando a licitação for fazer adesão, não existir mais itens disponíveis, então deverá ser refeito essa justificativa.
ANEXO XXIV- FORMULÁRIO - MODELO JUSTIFICATIVA PARA OPÇÃO POR ADESÃO A ATA
20ª (Requisitante)
OPÇÃO POR ADESÃO A ATA:
O Solicitante encaminha o processo, com a justificativa devidamente preenchida (ANEXO XXIV) e assinada por todos os membros e diretoria sistêmica para o setor de licitações para que o mesmo faça a adesão no sistema gerenciador de ATA´s.
OPÇÃO POR PREGÃO:
Se a equipe de planejamento ou o requisitante ao preencher o documento de justificativa para adesão a ATA chegar a conclusão que não existe nenhuma ATA vigente que atenda os requisitos do formulário, o processo deverá ser encaminhado diretamente ao setor de licitações para que inicie a instrução processual para realização do pregão eletrônico.
21ª (Requisitante)
OPÇÃO POR ADESÃO A ATA:
Se a justificativa for positiva para adesão a ATA, juntar a cópia os seguintes documentos referentes a ATA escolhida:
1- Edital do pregão que originou a ATA. 2- TR ou PB do pregão que originou a ATA. 3- Termo de contrato se existir.
4- Cópia da ATA assinada.
Esses itens são obrigatórios, exigências contidas no Parece Referencial PARECER Nº 294/2016-AGU/PGF/PF IF SUDESTE MG
22ª (Requisitante
P/ Setor Licitações)
OPÇÃO POR PREGÃO:
Se a opção for pregão o Solicitante deverá preencher a LISTA DE VERIFICAÇÃO da AGU para encaminhamento do processo a Procuradoria.
A lista deve ser sempre o último modelo do site:
https://www.agu.gov.br/page/content/detail/id_conteudo/244390
Obs: Existem diversas listas de verificação, separadas a principio por modalidade de licitação e separadas por serviços ou bens (matérias). Qualquer dificuldade em identificar a correta, entre em contato com o setor de licitações.
ANEXO XXVII- MODELO- LISTA DE VERIFICAÇÃO AGU- REQUISITANTE
23ª (Requisitante
P/ Setor Licitações)
Solicitante encaminha processo Via SIPAC para o Setor de Licitação.
Pedido de Empenho e Contrato
24ª (Requisitante para Setor de Orçamento e Finanças e Contratos)
Após a homologação do(s) item(s) pelo ordenador de despesas, o
processo será encaminhado pela licitação para o solicitante via sipac, para que o mesmo encaminhe os seguintes pedidos:
a) Sem contrato: memorando pedindo empenho com modelo do site: ANEXO XIX- MODELO- SOLICITAÇÃO DE EMPENHO ATUALIZADO
b) Com contrato: após pedir empenho solicitante deverá pedir ao setor de contratos que emita o contrato.
