UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ
FACULDADE DE ECONOMIA, ADMINISTRAÇÃO, ATUÁRIA, CONTABILIDADE E SECRETARIADO EXECUTIVO
CURSO SUPERIOR DE BACHARELADO EM ADMINISTRAÇÃO
ISAÍAS FIRMINO DE FREITAS FILHO
BENEFÍCIOS E DIFICULDADES DA IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO PARA A GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS EM UMA
HOLDING.
ISAÍAS FIRMINO DE FREITAS FILHO
BENEFÍCIOS E DIFICULDADES DA IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO PARA A GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS EM UMA
HOLDING.
Monografia apresentada ao Curso de Administração da Faculdade de Economia, Administração, Atuária, Contabilidade e Secretariado Executivo da Universidade Federal do Ceará, como requisito parcial para obtenção do Título de Bacharel em Administração. Área de concentração: Administração Financeira.
Orientador: Jocildo Figueiredo Correia Neto.
ISAÍAS FIRMINO DE FREITAS FILHO
BENEFÍCIOS E DIFICULDADES DA IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO PARA A GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS EM UMA
HOLDING.
Monografia submetida ao Departamento de Administração da Faculdade de Economia, Administração, Atuária, Contabilidade e Secretariado Executivo da Universidade Federal do Ceará, como requisito parcial para obtenção do Título de Bacharel em Administração, e encontra-se à disposição na Biblioteca da Universidade Federal do Ceará – UFC.
Orientador: Jocildo Figueiredo Correia Neto.
Data de aprovação: ____ de ____________ de ______.
NOTA
__________________________________ _____
Prof. Jocildo Figueiredo Correia Neto Orientador
NOTA
__________________________________ _____
Prof. Cláudio Bezerra Leopoldino Membro da Banca Examinadora
NOTA
__________________________________ _____
AGRADECIMENTOS
Agradeço a Deus, primeiramente, por tudo que me foi dado para conquistar mais um passo importante em minha caminhada na vida.
À minha mãe Ana, exemplo de dedicação e amor a um filho, responsável pelo que sou hoje, por me ensinar a ser batalhador e insistente.
Ao meu pai Isaías, por estar sempre ao meu lado, em cada palavra de incentivo, pelo amor incondicional e cuidado.
À minha irmã Anaísa, por tudo que construímos juntos, pelo exemplo de cumplicidade e atenção.
À minha esposa Melyssa, por todo seu amor e apoio, por sua compreensão e zelo. À minha filha Luísa, inspiração de tudo que faço em minha vida.
RESUMO
O aumento da necessidade de as organizações preservarem suas informações vitais e estratégicas é uma tendência, assim como a de acessá-las mais rapidamente para que a tomada de decisão seja realizada de forma tempestiva. Processos organizacionais documentados e de difícil acesso para atualização os tornam obsoletos e acarretam o surgimento de entraves para o desenvolvimento das atividades da empresa. A tecnologia tem contribuído, por meio de sistemas de informação, para a resolução de problemas e o atendimento das necessidades das organizações. Um sistema de informação específico que tem contribuído para o gerenciamento de documentos importantes para as organizações é o de gestão eletrônica de documentos (GED).
O objetivo deste trabalho é apresentar os benefícios alcançados e as dificuldades relacionadas à implantação e ao uso dessa ferramenta em um grupo empresarial, que teve como propósitos contribuir para o processo de tomada de decisões e aumentar a eficácia dos processos organizacionais, por meio da disponibilização eletrônica de informações confiáveis e sustentáveis. É uma pesquisa descritiva, com abordagem qualitativa e empírica, utilizando como ferramenta de coleta de dados entrevista realizada com profissional que participou do processo de implantação do GED.
Com essa pesquisa, foi possível verificar a importância de possuir o acesso de forma mais tempestiva às informações. Além disso, com os dados coletados no estudo de caso utilizado neste trabalho, foi possível verificar os resultados alcançados com a implantação do GED, dentre eles: eficiência e velocidade nas mais diversas frentes setoriais, ausência da necessidade de contratação dos serviços de consultoria externa, redução no número de impressões realizadas e de erros, diminuição extrema dos chamados abertos no setor de tecnologia da informação.
ABSTRACT
The increasing need for organizations to preserve its vital and strategic information is a
trend, as well as to access them more quickly so that decision-making is carried out in a
timely manner. Documented business processes and inaccessible to update the become
obsolete and entail the emergence of barriers to the development of business activities. The
technology has contributed, through information systems, to solve problems and meet the
needs of organizations. A specific information system that has contributed to the management
of important documents for organizations is the electronic document management (EDM).
The objective of this paper is to present the achieved benefits and difficulties related to the
implementation and use of this tool in an enterprise group, which purpose was to contribute
to the process of decision making and increasing the efficiency of organizational processes
through the electronic availability reliable and sustainable information. It is a descriptive
research with a qualitative and empirical approach, using as a data collection tool interview
with professional who attended the EDM deployment process.
With this research, we found the importance of having access to more timely information
form. In addition, with data collected in the case study used in this work, it was possible to
verify the results achieved with the implementation of the EDM, including: efficiency and
speed in several sectoral fronts, absence of the need for engagement of external consulting
services, reduction in the number of prints made and errors, extreme reduction of open calls
in the information technology sector.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
FIGURA 1 – ORGANOGRAMA DA DIAS BRANCO ADMINISTRAÇÃO E
PARTICIPAÇÕES LTDA ... 30
FIGURA 2 - GADGET EM FORMA DE LOGOMARCA DA EMPRESA, EM EXIBIÇÃO NA ÁREA DE TRABALHO DO WINDOWS ... 32
FIGURA 3 - FORMULÁRIO DE VISUALIZAÇÃO DA ÁRVORE DE DOCUMENTAÇÕES ... 33
FIGURA 4 - FORMULÁRIO DE CADASTRO DE DOCUMENTAÇÕES ... 34
FIGURA 5 - OPÇÃO DE VISUALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS NA INTRANET ... 34
FIGURA 6 – DIVISÃO SETORIAL UTILIZADA PELA DIAS BRANCO ... 35
FIGURA 7 – ESTATÍSTICAS DE ACESSO ÀS FERRAMENTAS GED ... 36
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos TI Tecnologia da Informação
SI Sistemas de Informação
CBIS Computer Based Information System
SPT Sistema de Processamento de Transações SIO Sistema de Informação Operacional SIG Sistemas de Informação Gerencial SIE Sistemas de Informação Estratégico SGD Sistema de Gerenciamento de Dados DI Document Imaging
DM Document Management
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ... 10
2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ... 12
2.1 EVOLUÇÃO HISTÓRICA ... 12
2.2 DEFINIÇÕES E CLASSIFICAÇÕES ... 14
2.2.1 DADOS,INFORMAÇÕES E CONHECIMENTO ... 14
2.2.2 DEFINIÇÃO DE SI ... 15
2.2.3 CLASSIFICAÇÃO DE SI ... 16
3 GED – GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS ... 18
3.1 HISTÓRICO ... 18
3.2 DEFINIÇÃO ... 20
3.3 TECNOLOGIAS ... 22
3.4 APLICABILIDADE E IMPLANTAÇÃO ... 24
4 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS ... 27
5 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – DIAS BRANCO ADM ... 29
5.1 AEMPRESA ... 29
5.2 ANTES DA IMPLANTAÇÃO ... 30
5.3 OGERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS ... 31
5.3.1 OGADGET ... 32
5.3.2 AINTRANET ... 34
5.4 ONEGÓCIO ... 35
5.5 DIFICULDADES ENFRENTADAS ... 37
5.6 RESULTADOS ALCANÇADOS ... 37
1 INTRODUÇÃO
A quantidade de informações geradas cresce rapidamente no cenário mundial ao longo das décadas, e, consequentemente, conduz ao aumento da quantidade produzida de documentos, vitais e estratégicos para a definição dos processos organizacionais e de tomada de decisão.
É perceptível o impacto causado nas organizações diante do volume de informações e documentos gerados e com a competitividade no mercado mundial crescendo de forma gradativa, que ocasiona a ausência de um armazenamento sistematizado, tornando lento o acesso aos dados organizacionais.
Para obter vantagens competitivas no mercado, é necessário possuir ferramentas as quais torne mais rápido e confiável o acesso às informações armazenadas. Isto tornaria mais eficaz e eficiente a tomada de decisão, assim como a definição e aplicação dos processos organizacionais.
A evolução tecnológica possibilita maior velocidade no acesso a essas informações, bem como maior facilidade na atualização dos documentos e na aquisição de dados. As novas tecnologias permitem o uso de sistemas de informações voltados para a gestão do patrimônio intelectual das empresas.
Dessa maneira, percebe-se que as organizações estão se planejando e investindo, em diferentes níveis, no processo de gerenciamento de documentos e informações, por meio da implantação desses sistemas. O sistema que mais tem sido utilizado e contribuído nesse processo é o GED – Gestão Eletrônica de Documentos.
Diante do exposto, pergunta-se: quais foram os benefícios alcançados e as dificuldades enfrentadas na implantação de um sistema de gestão eletrônica de documentos em um grupo empresarial?
Como resposta a este problema, este trabalho foi elaborado a partir da criação de um planejamento e de uma estrutura para a implantação do GED no grupo empresarial Dias Branco Administração e Participações Ltda.
O estudo em questão possui como objetivo geral demonstrar os benefícios alcançados e as dificuldades enfrentadas no processo de implantação de GED.
entraves enfrentados e as melhorias alcançadas durante e depois do processo de implantação de GED no grupo empresarial Dias Branco Administração e Participações Ltda.
Este trabalho surgiu a partir da experiência profissional do autor em controle de documentos e administração financeira juntamente com o estudo em tecnologia de sistemas da informação.
Considerando que atualmente nas organizações há a necessidade de acessar os documentos de forma mais rápida, aliado ao conceito de minimização de custos, os quais são elevados para a manutenção de arquivos físicos de documentos, o GED é o instrumento que mais tem contribuído para a solvência dessas necessidades.
Para a construção deste estudo, foram realizadas pesquisas em livros, consultas em sites da internet, periódicos e dissertações de mestrados.
Este trabalhado está estruturado em cinco seções assim dispostas:
A primeira seção refere-se à introdução do estudo, na qual são informados o tema escolhido, os objetivos do trabalho, a justificativa da escolha do tema e a metodologia utilizada.
A segunda seção refere-se aos sistemas de informação, na qual são demonstradas a sua evolução, conceitos e definições e a importância na gestão estratégica das empresas.
A terceira seção trata do GED – gerenciamento eletrônico de documentos, apresentando sua evolução, definição e o processo de implantação dentro das organizações, demonstrando as dificuldades típicas.
A quarta seção é dedicada ao estudo de caso, no qual são detalhados os benefícios no processo de tomada de decisões e nos processos organizacionais, assim como as dificuldades de implantação do GED.
2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Todos os dados, informações e conhecimentos que são recepcionados pelas pessoas, seja ela de natureza física ou jurídica, são processadas para que, caso necessite, sejam disseminadas. A este processamento é dado o nome de sistema de informação.
Para que se possa compreender o que é este processamento, é necessário conhecer um pouco do seu surgimento e alguns conceitos.
2.1 Evolução histórica
Diariamente, as pessoas e organizações recepcionam, geram, armazenam e disseminam informações. Para as pessoas, a recepção e a disseminação das informações são, normalmente, com objetivo de adquirir e repassar o conhecimento obtido. No âmbito organizacional, as informações recepcionadas são processadas para que sejam definidos os processos organizacionais e o processo de tomadas de decisão.
Na cronologia do crescimento do mercado mundial, a competitividade tem sido um fator bastante relevante e que interfere na tomada de decisão das organizações, que necessitam de ferramentas para possuírem um diferencial ante aos seus concorrentes. Outro fator que tem interferido na tomada de decisão das organizações é a redução de custos.
Dessa maneira, as empresas vêm utilizando uma parcela cada vez maior de seu orçamento para o aprimoramento da criação, do armazenamento e do controle dos recursos organizacionais, principalmente no tocante ao seu patrimônio intelectual.
Para Beal (2014, p.8), durante a rotina diária, funcionários e diretores necessitavam, e necessitam até hoje, compartilhar informações, definir e controlar processos, e, por muitas, em questão de segundos e minutos, tomar decisões que afetarão, positivamente ou negativamente, os resultados da empresa. Tais situações poderiam ser aperfeiçoadas caso as informações estivessem disponibilizadas no local e momento necessários.
Além disso, o custo para se obter e armazenar as informações adquiridas pelas empresas era consideravelmente elevado. Desta feita, as organizações vêm buscando alternativas para solver tais entraves encontrados ao longo dos anos.
de decisão, isto é, para prever, compreender e responder frente a essas alterações, e obter uma vantagem competitiva no mercado.
Dessa forma, a administração das empresas passou a notar que, para alavancar os resultados e o desempenho da organização, era necessário que os processos decisórios e organizacionais fossem, cada vez mais, munidos com informações de qualidade e de rápido acesso, se tornando mais eficientes e eficazes.
Diante da situação, para suprir as necessidades, as organizações passaram a destinar uma parcela de seus orçamentos com investimentos na tecnologia da informação (TI). As empresas passaram a ter um grande aliado para conseguir realizar mutações significativas no controle do fluxo das informações: os avanços tecnológicos.
Segundo Beal (2014, p.8), a TI consegue suprir as necessidades das organizações, no que diz respeito ao gerenciamento de seus recursos informacionais, com menor custo, e proporciona várias opções para a criação, disseminação e preservação da informação. Além disso, sendo bem administrada, a TI pode integrar processos, tornando a comunicação entre as diferentes áreas da organização mais prática e cômoda.
Para Beal (2014, p.17),
A expressão tecnologia da informação (TI) serve para referenciar a solução ou conjunto de soluções sistematizadas baseadas no uso de métodos, recursos de informática, de comunicação e de multimídia que visam resolver problemas relativos à geração, armazenamento, veiculação, processamento e reprodução de dados e a subsidiar processos que convertem dados em informação. (Beal, 2014, p.17).
A partir das necessidades e dos investimentos em TI, foi possibilitado o surgimento dos sistemas de informação. Bio (1985, p. 25) os define como “um subsistema do „sistema organização‟, sendo constituído de um conjunto de subsistemas de informação interdependentes, tais como o subsistema financeiro, contábil, de marketing, etc.”.
Ao longo dos anos, os investimentos realizados pelas organizações foram se tornando cada vez maiores, possibilitando um aperfeiçoamento dos sistemas de informação, o qual pode ser utilizado para a gestão de todo o patrimônio informacional da organização (documentos físicos) de forma eletrônica, foco deste trabalho.
2.2 Definições e Classificações
Os sistemas de informação (SI) evoluíram e evoluem com o passar dos anos. Eles têm tido um papel importantíssimo nas organizações no gerenciamento de seu recurso intelectual e nas operações de seus negócios. De acordo com De Sordi (2003), para que o gerenciamento possa ocorrer com qualidade e segurança, o SI necessita de alguns insumos básicos: dados, informações e conhecimento. Nesta seção, será tratado o conceito desses insumos, além de SI.
2.2.1 Dados, Informações e Conhecimento
Diversas são as definições e conceitos acerca de dado, informação e conhecimento entre os autores que escrevem sobre o assunto. Porém, existe um ponto em comum: necessariamente um conjunto de dados não representa uma informação e nem uma informação ou conjunto dela representa um conhecimento. Segundo Beal (2014, p.11),
Observa-se, entre esses termos, uma variação com relação ao grau de complexidade e relevância de cada um: transformam-se dados em informação agregando-se valor a eles; e informação em conhecimento acrescentando-se a ela vários outros elementos. (BEAL, 2014, p.11).
Ainda segundo a autora, dado pode ser entendido como “registros ou fatos em sua forma primária, não necessariamente físicos – uma imagem guardada na memória também é um dado” (BEAL, 2014, p.12). Na mesma linha de raciocínio, a autora define que a informação é originada a partir da organização ou combinação dos dados, e quando se agrega outros elementos à informação têm-se o conhecimento.
Na visão de De Sordi (2003, p.110), as matérias-primas para os SI são definidas como:
O dado pode ser considerado como uma simples observação, uma expressão lógica de um estado ou de um fato isolado. A informação é a expressão lógica de um fato global, capaz de dotar os dados de relevância e propósito. [...] o conhecimento é a designação de uma informação valiosa obtida com base em reflexão, síntese e contextualização de outras informações. (DE SORDI, 2003, p.110).
Na opinião de Stair e Reynolds (2011, p.4-5),
Variadas informações e de diversas naturezas são produzidas e circuladas, o que torna possível a classificação de vários tipos. Beal apud Moresi (2000) classifica as informações de acordo com sua aplicabilidade nos diferentes níveis organizacionais:
Informação de nível institucional: possibilita ao nível institucional observar o desempenho e realizar o planejamento e a tomada de decisões de alto nível;
Informação de nível intermediário: possibilita ao nível intermediário controlar seus processos e realizar o planejamento e a tomada de decisões de nível gerencial;
Informação de nível operacional: possibilita ao nível operacional realizar as atividades a que lhe concerne e o planejamento e a tomada de decisões de nível operacional;
Informação estratégica: possibilita uma melhoria no processo de tomada de decisão devido à redução do índice de incerteza causado pelas variáveis, internas e externas, que interferem no alcance dos objetivos da empresa.
Beal (2014, p.13) classifica o conhecimento como explícito ou tácito. Os conhecimentos explícitos não aqueles possíveis de serem documentados, registrados e fáceis de serem disseminados. Já os conhecimentos tácitos difíceis serem registrados, documentos e transmitidos.
Para De Sordi (2003, p.111), o conhecimento tácito pode ser entendido como o conhecimento vinculado à natureza humana, às experiências, às opiniões, em geral, à forma como funciona a mente de cada pessoa e o conhecimento explícito como aquele que pode ser facilmente transformado, manuseado, codificado e transmitido, podendo ser documentado numa apostila de treinamento, estruturado em um software, entre outras formas.
2.2.2 Definição de SI
Nesse contexto, Stair e Reynolds (2011, p.8) definem:
Um sistema de informação (SI) é um conjunto de elementos ou componentes inter-relacionados que coleta (entrada), manipula (processo), armazena e dissemina dados (saída) e informações, e fornece uma reação corretiva (mecanismo de realimentação) para alcançar um objetivo. (STAIR; REYNOLDS, 2011, p.8).
O autor relata ainda que “a entrada é a atividade de captar e reunir os dados brutos. [...] o processamento significa converter ou transformar dados em resultados úteis. [...] a saída envolve a produção de informações úteis, normalmente na forma de documentos e relatórios. [...] a realimentação é a informação originada no sistema, que é utilizada para fazer as mudanças ou atividades de processamento”.
2.2.3 Classificação de SI
Os sistemas estão presentes nos ambientes interno e externo das organizações. Praticamente todas as ações e processos realizados nas organizações envolvem um sistema informatizado. A evolução da tecnologia, consequência dos investimentos realizados pelas organizações, proporcionou que tais sistemas fossem informatizados. Sistemas que anteriormente funcionavam de forma manual, puderam ser realizados de forma eletrônica, sem que este acarretasse na extinção daquele.
Nesse contexto, os sistemas de informação podem ser classificados como manuais e os baseados em tecnologia da informação ou computadores. Beal (2014, p.17) define que “pesquisadores que fazem manualmente análises estatísticas (processamento) e produzem relatórios (saída) baseados em dados coletados (entrada) em suas pesquisas compõem um sistema de informação manual; [...] sistemas que fazem uso da tecnologia da informação (hardware, software, recursos de telecomunicações) para tratar dados e informações correspondem a sistemas de informação baseados em TI (também chamados de sistemas baseados em computador)”.
A autora afirma ainda que:
Obviamente, o fato de um sistema de informação ser baseado em computador não elimina o fator humano: é a interação dos componentes de tecnologia da informação (TI) com o componente humano que traz funcionalidade e utilidade para os sistemas informatizados. (BEAL, 2014, p.17).
hardwares, softwares, banco de dados, telecomunicações, pessoas e procedimentos que são configurados para coletar, manipular, armazenar e processar dados em informações”.
Os sistemas de informação também podem ser classificados de acordo com o tipo de informação processada:
Sistemas de Informação Operacional (SIO): Beal (2014, p.18) define que “são os que tratam das transações rotineiras da organização. Também chamados de sistemas de processamento de transações (SPT), os sistemas de informação operacional trabalham com dados detalhados sobre as operações das funções organizacionais”.
Sistemas de Informação Gerencial (SIG): Beal (2014, p.18) relata que “transformam dados provenientes das operações da organização, agrupando-os para facilitar a tomada de decisão pelo corpo gestor”. A autora afirma ainda que estes sistemas têm como principal característica apresentar dados agrupados ou sintetizados, possibilitando aos tomadores de decisão a nível gerencial uma melhor visão das operações da organização, do planejamento e controle do negócio.
Sistemas de Informação Estratégica (SIE): Beal (2014, p.18) afirma que “visam auxiliar o processo de tomada da decisão da cúpula estratégica. [...] geralmente oferece informações gráficas e bem estruturadas, integrando dados de fontes internas e externas e proporcionando flexibilidade de apresentação, além de ferramentas de análise e comparações complexas, simulações e outras facilidades com alto potencial de auxílio à tomada de decisão estratégica”.
Beal (2014, p.20) completa que:
3 GED – GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
Os documentos surgiram com a necessidade de registrar as informações. Os avanços tecnológicos têm proporcionado que os documentos possam ser gerados, armazenados e recuperados por meio de sistemas de informação. O GED tem sido o sistema de informação mais utilizado nas organizações para armazenar e recuperar documentos.
Para que se entenda o funcionamento dessa tecnologia, é necessário compreender como surgiu e o seu desenvolvimento histórico.
3.1 Evolução histórica
Os computadores foram bastante utilizados pelos exércitos como ferramentas de batalha. Após a segunda guerra mundial, devido ao grande desenvolvimento tecnológico e à facilidade que possuíam de realizar atividades complexas para o ser humano, os computadores passaram a ser utilizados pelas organizações, com o objetivo de auxiliar na eficiência e agilidade na recuperação dos países no pós-guerra.
Nas organizações, a agilidade, facilidade e controle proporcionados pelos computadores promoveram a evolução da eficácia e a aceleração de transações operacionais e tomada de decisões. Os processos organizacionais foram aperfeiçoados e adequados à nova metodologia.
A forma de trabalhar em muitas atividades definidas como manuais passaram a ser desenvolvidas pelos computadores. Imaginava-se que a quantidade de documentos físicos e seu acúmulo sofreriam uma redução, tendo em vista que as informações geradas passariam a ser armazenadas nos computadores.
Porém, de acordo com o CENADEM, Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação, “a humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. Em 2010, este número duplicará a cada 11 horas” (CENADEM, 2006).
Richardson (2007, p.6) explica que “o uso de computadores implementou esta necessidade do uso do papel pois, com os computadores, tornou-se fácil produzir documentos, e estima-se que sejam feitas em média 19 cópias de cada documento”. Ressaltando que tais publicações são antigas, datadas de 2006 e 2007.
controle e armazenamento dos documentos físicos, principalmente no que diz respeito à sua integridade e seu acúmulo.
Diante do aumento desordenado de documentos físicos a serem armazenados, as empresas estavam enfrentando um problema estrutural: gerir documentos em uma estrutura adequada e manter sua integridade, sem que haja o prejuízo da informação ali contida e permitir o acesso a eles em tempo hábil. Como resposta a esta situação, as instituições passaram a investir na informatização direcionada para o controle e armazenamento de documentos físicos.
Frente a esta situação, um novo objetivo é dado aos computadores, sendo eles peças fundamentais para solucionar os problemas desencadeados de sua evolução. Mills (2004, p.28) afirma que “[...] por volta do fim da década de 80 e início da década de 90 começaram a surgir sistemas de gerenciamento de documentos com o intuito de solucionar problemas gerados pela „crise documental‟”.
O surgimento das dificuldades acima relacionada e a resposta das organizações com a realização e investimentos, proporcionaram a criação e evolução de sistemas eletrônicos que aprimoravam o processo de controle e armazenamento de informações e documentos físicos.
O primeiro recurso eletrônico utilizado no gerenciamento dos documentos físicos nas organizações foi a microfilmagem, que Alonso (2002, p.156) explana que “Inicialmente o processo de evolução se deu pelo uso da microfilmagem (ainda hoje utilizada por muitas empresas). A microfilmagem consistia em gerar uma reprodução digital dos documentos, de forma extremamente reduzida [...]”.
A tecnologia em constante ascensão e com o alto custo com a microfilmagem, proporcionaram o surgimento de outras formas de armazenamento eletrônico de documentos. Nesse contexto, Koch (1998, p.24) relata que “para iniciar a caracterização do GED, pode-se definir que o ciclo de vida das informações é gerenciado por dois macro grupos de soluções: os de gerenciamento de documentos (Document Management) e os de gerenciamento de imagens de documentos (Document Imaging).
Para o autor, no grupo dos Document Imaging, as informações são estáticas, enquanto que no grupo dos Document Management elas são dinâmicas. Ainda segundo o autor, os dois grupos diferem-se, principalmente, nos momentos da captação, armazenamento, e saída de dados.
Uma vez estes documentos disponíveis no computador, da necessidade de tramitar estes documentos por meio eletrônico de forma estruturada, ou mesmo ad-hoc surgiram os primitivos sistemas de Workflow que “virtualizavam” o processo antes efetuado apenas em meio físico (CENADEM, 2006).
Apesar da evolução do GED, que propiciou o aumento do volume de documentos digitais armazenados em computadores, era necessária a existência de uma tecnologia que realizasse não somente o armazenamento como também a gestão, ambos de forma eletrônica, de todos os documentos físicos, pois a recuperação da informação ainda era entrave para as organizações.
Desta forma, surgiu a tecnologia citada acima, Document Management, que realiza o gerenciamento dos documentos eletrônicos, com o objetivo de criá-los, revisá-los, aprová-los ou descartá-los. Além disso, esse sistema possibilita mais segurança às informações, assegurando a integridade dos documentos.
Diante da necessidade das organizações e avanços tecnológicos ocorridos, imaginava-se que todas as organizações realizariam e possuiriam o GED implantando. Porém, para Mohr (2009, p.18), estes ainda eram restritos às empresas que possuam capital para realizar o investimento na sua implantação ou desenvolvimento. Era necessário possuir recursos financeiros para a estruturação de Tecnologia da Informação (TI).
Segundo Mohr (2009, p.18), o acesso às pequenas e médias empresas aos recursos originados com os avanços do GED só foi possível no final dos anos 90, quando os preços dos computadores e equipamentos de informática foram reduzidos.
Ainda para Mohr (2009, p.19), hoje os recursos disponibilizados pelo GED são de fácil acesso e ultrapassa fronteiras, devido às evoluções e desenvolvimento de softwares, como, por exemplo, o uso da internet.
3.2 Definição
O GED surgiu com o objetivo não somente de se realizar o armazenamento de documentos físicos de forma eletrônica, mas também para que o capital intelectual seja gerenciado de forma que o acesso ao mesmo seja rápido e assegurar sua integridade.
existentes. Alguns consideram o GED como sendo um conjunto de tecnologias e outros como sendo uma tecnologia propriamente dita.
Para se apresentar algumas dessas definições, é importante evidenciar e salientar o significado das três palavras que compõem a nomenclatura dessa tecnologia:
Gerenciamento: é o processo de controle e acompanhamento das ações realizadas;
Eletrônico: é o meio de como são realizadas as ações;
Documento: é a matéria, o objeto de estudo atingindo com as ações realizadas.
Nesse contexto, define-se que a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) constitui um grupo dentro dos Sistemas de Gerenciamento de Documentos (SGD). Segundo CENADEM, GED pode ser definido como:
Um grupo de tecnologias, divididas em cinco funcionalidades básicas: captação, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação. Dentro dessas funcionalidades, cada tecnologia tem uma função específica. Essas tecnologias, trabalhando reunidas ou isoladamente, promovem a organização de informações não-estruturadas (CENADEM, 2006).
Assim, o GED não é apenas um sistema que converte / transforma documentos físicos em dados computacionais, mas sim um aglomerado de recursos tecnológicos que possibilita a administração de documentos com o uso de computadores.
Dentro desse conceito, o PORTAL GED constitui a definição de GED como:
GED é uma mistura de tecnologias que possuem a sua base na informática, sejam elas mídias de armazenamento, softwares, tipos de técnicas de gerenciamento e hardware. Pode ser definido como a somatória de várias tecnologias da área de informática (mídias de armazenamento, softwares gerenciadores, hardware), que integrados com outras tecnologias de ponta como redes internas e externas, têm o objetivo de capturar informações para transformá-las em digitais e gerenciá-las eletronicamente, para que sejam inteligentemente armazenadas, controladas, localizadas e rapidamente recuperadas para imediata utilização (PORTAL GED, 2011b).
Ainda dentro da linha de definição de GED, Avedon (2002, p.11) define que:
3.3 Tecnologias
Dentro do conceito de GED, existe uma gama de tecnologias que viabilizam o processamento e gerenciamento de documentos de forma eletrônica. As tecnologias que atualmente constituem a técnica GED, foram sendo incorporadas ao GED na medida em que a realidade das empresas foi mudando, ou seja, o surgimento de necessidades reais que demandava a implantação do gerenciamento eletrônico de documentos (CENADEM, 2007).
Diante das diversas tecnologias de GED existentes, têm-se as principais:
Gerenciamento da Imagem de Documentos (Document Imaging – DI): tecnologia utilizada em documentos originais em papéis que não sofrerão mais alterações, convertendo-os em imagens digitais, por meio da captação de imagens produzidas por scanners.
Koch (1998) define esta tecnologia como: documentos em papel ou microfilme que se utilizam da tecnologia de imagem para agilizar os processos de consulta, processamento e distribuição de documentos. Aplicação: Extratos bancários enviados pelos bancos via correios. No site do banco é comum ter disponível para consulta somente os três últimos meses.
Gerenciamento de Documentos (Document Management – DM): essa tecnologia torna possível o controle e gerenciamento de todo o documento e durante o seu “ciclo de vida”, isto é, partindo de sua origem até o seu descarte. Gerencia os processos de criação, revisão, aprovação, e descarte dos documentos, garantindo sua integridade e recuperação através da indexação.
Koch (1998) afirma que o Gerenciamento de Arquivos é o gerenciamento do ciclo de vida do documento, independentemente da mídia em que ele se encontra. Aplicação: Escritórios de Advocacia. Durante um processo judicial, são gerados vários documentos, os quais passam por um ciclo de revisão e aprovação, e caso, necessário, de descarte. Sobre a indexação, Sabino e Rocha (2004, p.39) relatam que:
É importante observar e estabelecer critérios rígidos para o sistema de GED, pois nada adiantará modernizar o arquivo se este não utilizar os princípios de organização do sistema tradicional no que diz respeito aos métodos de arquivamento. (Sabino e Rocha, 2004, p.39).
Character Recognation), que realizam a conversão e reconhecimento de caracteres.
Aplicação: Imposto de Renda. Após o preenchimento das informações no formulário para a declaração anual do imposto renda, o sistema realiza um cruzamento com informações existentes em um banco de dados da Receita Federal do Brasil.
Gerenciamento corparativo de relatórios (Enterprise Report Management – ERM): objetiva a captura e gerenciamento de relatórios, no formato digital, provenientes de sistemas já existentes e utilizados na organização, distribuindo as informações corporativamente, e ao mesmo tempo, preservando-as. Inicialmente chamada de COLD, essa tecnologia passou a se chamar de ERM devido à modernidade e sua abrangência.
Segundo Haddad (2000, p.15), “são ferramentas que visam o gerenciamento de relatórios oriundos de sistemas informatizados, permitindo a recuperação de dados por diversos índices e apresentando-os em diversas formas”. Aplicação: Faturas de telefone, notas fiscais.
Fluxo de Trabalho (Workflow): tecnologia que realiza o gerenciamento e acompanhamento de todo o fluxo de informações da organização, com o objetivo de que as atividades sejam desempenhadas no tempo de execução previamente definido. Segundo Haddad (2000) “são softwares que automatizam e controlam os processos de negócio de uma organização”. Aplicação: Processo de concessão de créditos. Para que ocorra a liberação de um empréstimo pessoal em um banco, se faz necessária a aprovação de área (s) específicas da corporação, e, portanto, as informações fornecidas precisam seguir um fluxo de trabalho já definido, o que acelera o tempo de execução e retorno ao solicitante do empréstimo.
Na opinião de Cruz (2000, p.75), workflow é definido como “uma ferramenta que tem por finalidade automatizar processos, racionalizando-os e, consequentemente, aumentando a produtividade por meio de dois componentes implícitos: organização e tecnologia”.
Para Back (2004, p.38), “workflow orienta o fluxo de documentos e de tarefas para a melhoria geral da qualidade e produtividade em todos os níveis de uma organização, permitindo que várias pessoas trabalhem com um mesmo documento ou arquivo, simultaneamente”.
A fim de sintetizar o fluxo de processos de um workflow eletrônico, Silva (2001, p.30) relata:
No fluxo de trabalho em sistemas de imagem eletrônica, os documentos não são simplesmente armazenados, localizados e manipulados (como os são em sistemas de informação tradicional), mas usados para conduzir etapas de negócios. [...] Quando um documento é transformado numa imagem eletrônica em um sistema de GED, ele poderá ser distribuído instantaneamente para diferentes partes da empresa e/ou organização. Nesta etapa podem ser evitadas as perdas por extravio e por mau arquivamento, aumentando a produtividade e a eficiência de um processo. (SILVA, 2001, p.30).
3.4 Aplicabilidade e Implantação
O GED pode ser adotado para diversas funcionalidades diferentes: pode ser utilizado para a criação e gestão de base de conhecimento, para o controle e disseminação dos processos organizacionais, para o armazenamento e gestão de informações financeiras, como o fluxo de caixa, etc.
Existem diversas finalidades e aplicações dos sistemas. O PORTAL GED enumera as mais comuns:
Ações de apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comércio eletrônico e outras tecnologias;
Ações de apoio aos processos de fiscalização;
Atendimento a clientes de bancos: extratos de conta corrente, aplicações etc.; Contratos de câmbio: autenticação e disponibilização on-line;
(Clipping) Arquivos de recortes de jornais e revistas: armazenamento destes materiais em arquivos públicos ou particulares;
Controle de documentos arrecadatórios de tributos, impostos, taxas e multas em organismos governamentais;
Documentação cadastral e societária de empresas;
Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9001, Excelência em Serviços, Inmetro etc.;
Documentação e relatórios diversos, incluindo contábeis e financeiros; Documentação eletrônica de escritórios (exemplo: arquivos Word, Excel, Power Point etc.);
Processamento de prontuário das áreas de recursos humanos, incluindo recrutamento e seleção;
Serviços de Seguradoras: apólice, sinistro, indenização etc.
Processamento de resultados de exames laboratoriais, incluindo serviço de mensageria;
Desenho de engenharia e relatório técnico;
Disponibilização de documentos oficiais, tais como diário oficial.
Prover a escolha de um GED para implantar em uma organização não é algo simples devido à gama de recursos tecnológicos que possuem. Como pôde ser visto anteriormente, o GED atua em diversos ramos no mercado mundial. Sua implantação é possível em todo o cenário do mercado mundial, porém sua viabilidade deve ser muito bem avaliada.
Inicialmente, para o processo de implantação do GED, é necessário realizar uma análise e estudo acerca da organização que realizará a implantação. Essa necessidade surge devido ao fato da diversidade de tecnologias existentes nos sistemas. Por meio dessa análise, é possível definir critérios para que sejam selecionadas as opções de GED mais adequadas às atividades da organização.
Nesse sentido, Badke (1998) sugere que sejam estudados os seguintes tópicos: a organização como um todo (seus setores; seu organograma; suas atribuições); fluxo de geração das informações em cada unidade; concepção das mesmas; elaboração, publicação, e disseminação da informação; tempo de vigência de cada documento (tabela de temporalidade); grau de atendimento à legislação vigente; forma de circulação nos setores; tramitação dos documentos a serem armazenados; e intensidade de reabsorção de informações.
Além da análise da organização, como fornecimento de um diagnóstico, é necessário no planejamento evidenciar e avaliar os benefícios e dificuldades no processo de implantação, devendo ser considerado os custos com equipamentos, espaço, pessoal, etc. Ao mesmo tempo, devem ser considerados custos e o risco com perda de documentos, lentidão na resposta de recuperação de documentos, informações insuficientes para o processo de tomada de decisão.
trabalhadas. Assim, segundo (CABRINO, 2001), “a próxima etapa da implantação do GED envolve o tratamento das informações, no caso de digitalização que poderá ser subdividida em: preparação dos documentos, digitalização, indexação, compressão da imagem, armazenamento, inclusão no sistema GED; e certificação da qualidade”.
Ainda no contexto da segunda fase da implantação, para Rondinelli:
A fase de tratamento é extremamente trabalhosa e intensa, pois deve-se conhecer toda a documentação, descartar o que não for necessário e enviar à digitalização somente o que de fato será utilizado. Para a seleção dos documentos os conceitos arquivísticos são muito importantes para garantir a qualidade do resultado (RONDINELLI, 2005).
A fase seguinte ao tratamento das informações é a indexação do documento e compressão da imagem, possibilitando a rápida recuperação da informação desejada. Após a indexação e compressão, os documentos e informações eletrônicas devem ser armazenadas em mídias específicas para tal.
Para garantir a qualidade e integridade do sistema GED implantado na empresa, é necessário realizar um trabalho de verificação dos requisitos exigidos pela atividade a ser desempenhada. Essa verificação deve ser feita em nível gerencial de forma contínua.
Com a implantação do GED, a organização agrega valor em seus produtos e atividades, pois ele proporciona diminuição de custos com estrutura física para armazenamento, aumento na segurança da integridade e na confiabilidade das informações, crescimento na facilidade de acesso à informação e documentação tornando mais rápido e ágil o processo de tomada de decisão e a comunicação organizacional, etc.
Porém, para que se inicie o processo de implantação do GED, é necessário um planejamento bem elaborado, no qual todos os fatores, sejam benefícios e/ou dificuldades, devem ser levados em consideração, para evitar que o sistema implantado não se adeque à instituição e ao mesmo tempo minimizar as consequências nocivas trazidas com a implantação de toda nova tecnologia.
4 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Nesta seção, são demonstrados os procedimentos metodológicos que nortearam a elaboração deste trabalho científico.
O trabalho fora realizado através da pesquisa de caráter descritivo e com abordagem qualitativa. De acordo com Gil (1996, p.19):
A pesquisa é desenvolvida mediante o concurso dos conhecimentos disponíveis e a utilização cuidadosa de métodos, técnicas e outros procedimentos científicos. Na realidade, pesquisa desenvolve-se ao longo de um processo que envolve inúmeras fases, desde a adequada formulação do problema até a satisfatória apresentação dos resultados. (GIL, 1996, p.19).
Caráter descritivo por se tratar de uma pesquisa em que se busca a exploração de conceitos e fatos de pouca bibliografia e que se pretende descrever as características do fenômeno. De acordo com Martins (2008, p. XI), a abordagem qualitativa é “[…] é caracterizada pela descrição, compreensão e interpretação de fatos e fenômenos, em contrapartida à avaliação quantitativa, denominada pesquisa quantitativa, onde predominam mensurações”.
Para a construção desta pesquisa, adotou-se como estratégia o estudo de caso, que pode ser definido da seguinte forma:
[…] uma investigação empírica que pesquisa fenômenos dentro de seu contexto real (pesquisa naturalística), onde o pesquisador não tem controle sobre eventos e variáveis, buscando apreender a totalidade de uma situação e, criativamente, descrever, compreender e interpretar a complexidade de um caso concreto. Mediante um mergulho profundo e exaustivo em um objeto delimitado – problema de pesquisa - o Estudo de Caso possibilita a penetração na realidade social, não conseguida plenamente pela avaliação quantitativa. (MARTINS, 2008, p. XI).
A coleta dos dados para o desenvolvimento e conclusão desta pesquisa fora realizada utilizando-se de uma pesquisa bibliográfica, realizada em livros, periódicos especializados, além de outras publicações, com dados relacionados ao assunto em estudo; de uma pesquisa documental, realizada, principalmente, nos arquivos da Dias Branco Administração e Participações Ltda com informações de antes e depois do processo de implantação do GED e de uma pesquisa de campo, realizada por meio de pesquisa estruturada.
Na pesquisa de campo, os dados foram coletados por meio de duas entrevistas com um funcionário da Dias Branco Administração e Participações Ltda. Antes de cada entrevista, foi explicado ao entrevistado a finalidade da conversa, o objetivo da pesquisa e a importância de sua colaboração. Nas entrevistas, foram feitas perguntas abertas, sempre buscando captar o máximo de detalhes possíveis acerca do assunto tratado. A primeira foi realizada com situações de antes da implantação do GED e a segunda com situações posteriores. As duas pesquisas foram necessárias devido ao processo de implantação ter sido realizado paralelamente à elaboração deste trabalho.
As entrevistas duraram cerca de 30 min e foram realizadas em salas fechadas apenas com a presença do entrevistador e do pesquisado, o qual fora encorajado a entrar nos detalhes e relatar experiências passadas e exprimir sentimentos e crenças.
Os dados obtidos através da entrevista e troca de informações realizadas com o funcionário do grupo empresarial em questão objetivaram descrever com o máximo de detalhes possíveis os fatos ocorridos durante o processo de implantação do GED. A interpretação dos dados obtidos através da entrevista ocorrera levando-se em consideração a relevância da resposta juntamente com os dados obtidos através da pesquisa documental.
Na pesquisa documental, os dados foram obtidos por meio da análise dos arquivos e do manuseio do sistema implantado na Dias Branco Administração e Participações Ltda. Obtive acesso aos arquivos com informações detalhadas do processo de implantação do GED na organização, onde estavam demonstradas as dificuldades enfrentadas e os resultados alcançados, além de informações técnicas.
Além disso, também me fora permitido o acesso a imagens e utilização do protótipo do sistema implantado na corporação, como forma de evidenciar e vivenciar as melhorias proporcionadas com a implantação do GED, um dos objetivos deste trabalho.
Apesar da disponibilização ao manuseio do sistema e a imagens do mesmo, este acesso fora restrito a alguns minutos e a aplicabilidades básicas, ocasionando a uma dificuldade no processo metológico.
5 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – DIAS BRANCO ADM
Nesta seção, são apresentadas informações do estudo de caso realizado acerca do processo de implantação do GED na empresa Dias Branco Administração e Participações Ltda, descrevendo os problemas encontrados e os resultados alcançados.
5.1 A Empresa
A Dias Branco Administração e Participações Ltda foi fundada em 16/11/2006, inicialmente com o nome de M Dias Branco Administração e Participações S.A., tendo sido alterada para a razão social atual somente em 26/11/2007. A DIBRA, como é conhecida, é uma empresa que tem como sócio-fundador o Sr. Francisco Ivens de Sá Dias Branco, um dos sócios da empresa M Dias Branco Ind e Com de Alimentos S.A.. Sócio em diversos outros empreendimentos, inclusive em outros Estados, o Sr. Francisco Ivens fundou a DIBRA com a finalidade de centralizar o gerenciamento administrativo de seus demais negócios.
Dessa forma, a empresa funciona como holding do grupo M Dias Branco. Dentre os empreendimentos gerenciados pela organização, há um terminal portuário, em Cotegipe, empreendimento conhecimento como TPC – Terminal Portuário Cotegipe, um posto de combustíveis, conhecido como Petroposto Comercial de Derivados de Petróleo Ltda. e uma cooperativa, conhecida como Coemdibra – Cooperativa de Consumo dos Empregados do Grupo M Dias Branco.
Além do propósito de holding do grupo M Dias Branco, a DIBRA realiza parcerias em diversos projetos de construção civil, dentre eles o mais recente é a construção do Alphaville Eusébio. A Dias Branco também atua no ramo social, realizando diversas doações e patrocínios dos mais variados tipos.
Com sede na cidade do Eusébio, a organização emprega diretamente mais de 50 funcionários e conta com uma nova e moderna estrutura física, construída há pouco mais de um ano.
Figura 1: Organograma da Dias Branco Administração e Participações Ltda.
Fonte: Arquivo Interno – Dias Branco Adm e Part Ltda.
5.2 Antes da implantação
No momento anterior à implantação e utilização do GED, eram frequentes os problemas de desconhecimento dos funcionários nas rotinas coorporativas mais diversas. Bem como era frequente toda sorte de ineficiência e problemas ocasionados por consequência da falta de documentações nos mais diversos setores e atividades dentro da empresa. Dentre as principais ocorrências, têm-se os seguintes sintomas:
Retrabalho: ocorria com frequência. Como não existia nenhuma tratativa quanto a documentar situações experimentadas anteriormente, muitas vezes, o mesmo contexto era repetido, ocasionando muita demora, custo e sobrecarga no trabalho; Por exemplo, a contabilização de um processo não rotineiro na empresa. É realizada uma análise sobre como deverá ser feita a contabilização. Caso, algum tempo depois, acontecesse novamente o mesmo processo, era necessária nova análise para se contabilizar.
Gastos com consultoria: a gestão da empresa, dada a ineficiência dos funcionários, acionava com frequência consultorias externas para solucionar os mais diversos problemas apresentados à equipe de tecnologia da informação. Essa iniciativa de solução em particular era extremamente cara, sendo, muitas vezes, consultores contratados por cerca de R$ 200,00 por hora trabalhada;
Chamados recorrentes: o setor de tecnologia da informação, por exemplo, detectou em diversas oportunidades chamados duplicados em vista dos mesmos problemas. Como as áreas não possuíam documentações apropriadas, era rotineiro os problemas e erros se tornarem recorrentes;
Rotatividade de pessoal: embora eventual, quando um colaborador saia da empresa, ele levava com sigo todo o conhecimento aprendido ao longo do tempo. Por sua vez, o novo colaborador em seu lugar, não tinha nenhum conhecimento prévio repassado, o que ocasionava uma elevação no volume de problemas e falhas corriqueiras;
Desperdício de tempo: em levantamento realizado, foi detectado que 25% do tempo dos funcionários é gasto na busca de informações, as quais eram de difícil acesso e localização;
Custo de armazenamento: foi verificado que a estrutura física existente na DIBRA não era suficiente para o arquivamento dos documentos existentes, o que tornava necessário o aluguel de um espaço em outra empresa do grupo (M Dias Branco Ind e Com de Alimentos S.A.) para o arquivamento de documentos mais antigos.
5.3 O Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Na experiência da DIBRA, após estudos técnicos e reuniões da equipe de tecnologia da informação com as gerências de cada setor da organização, com o objetivo de localizar meios para sanar os problemas e falhas encontradas, fora escolhida como opção desenvolver dois recursos. Primeiro um Gadget para Windows, que foi selecionado como opção por proporcionar uma melhor usabilidade tanto para os gestores do sistema quanto para os usuários finais. A segunda opção foi um ambiente Web introduzido dentro das interfaces da Intranet existente na empresa.
um pequeno número de interfaces justifica a escolha do requisito. O recurso Gadget, por exemplo, possui apenas três interfaces. Já o recurso criado dentro da Intranet possui apenas uma interface.
De acordo com Wikipédia (2013):
Uma interface, em ciência da computação, é a fronteira que define a forma de comunicação entre duas entidades. Ela pode ser entendida como uma abstração que estabelece a forma de interação da entidade com o mundo exterior, através da separação dos métodos de comunicação externa dos detalhes internos da operação, permitindo que esta entidade seja modificada sem afetar as entidades externas que interagem com ela. Uma interface também pode promover um serviço de tradução para entidades que não falam a mesma linguagem, como no caso de humanos e computadores. (WIKIPÉDIA, 2013).
5.3.1 O Gadget
Consiste em um software desenvolvido para ambiente Windows, que se encarrega de gerir as documentações, realizando cadastros e buscas, controlando as modificações nas documentações existentes e estabelecendo diretrizes de acesso a todo o conteúdo.
O Gadget possui um recurso de entrada projetado para induzir sua utilização. Ele exibe na área de trabalho do Microsoft Windows uma logomarca da própria Dias Branco, visto de maneira sobreposta a todas as janelas existentes no sistema operacional. O programa é executado automaticamente com o sistema operacional e não permite ao usuário fechá-lo em nenhum momento, de maneira que o usuário terá de conviver continuamente com o GED sempre que fizer o uso do computador. Essa característica foi determinante para garantir o funcionamento do software.
Figura 2: Gadget em forma de logomarca da empresa, em exibição na área de trabalho do Windows.
Uma vez acionado, o Gadget exibe o formulário de visualização da árvore de documentações da empresa. Este formulário também permite realizar busca de documentações bem como dar início ao processo de criação de uma nova documentação.
Figura 3: Formulário de visualização da árvore de documentações.
Fonte: Sistema Interno – Dias Branco Adm e Part Ltda.
O documento então é gerado através de um editor de texto no formato Rich Text Format, que, segundo a Microsoft, empresa criadora do formato, pode ser entendido como:
Rich Text Format, cujo acrônimo é RTF, ou Formato Rico de Texto, é um formato de arquivo de documento desenvolvido e de propriedade da Microsoft desde 1987 para intercâmbio de documentos entre diversas plataformas. A maioria dos processadores de texto são capazes de ler e escrever documentos RTF. Ao contrário da maioria dos formatos de processamento de textos, RTF é um formato legível pra humanos. (MICROSOFT).
Esse formato de texto, além de permitir imagens, também suporta a anexação de diversos conteúdos como vídeos, planilhas e arquivos de um modo geral.
O Gadget, dentre as tecnologias já explanadas neste trabalho científico, se classifica no DM – Document Management (Gerenciamento de Documentos), tendo em vista o fato de permitir o controle e gerenciamento dos documentos, desde sua criação e alteração de já existentes até o seu descarte, caso seja necessário.
Figura 4: Formulário de Cadastro de Documentações.
Fonte: Sistema Interno – Dias Branco Adm e Part Ltda. 5.3.2 A Intranet
Partindo da necessidade de multiplicar ao máximo a visibilidade dos documentos contidos no GED, foi incluída na página da intranet da empresa uma opção que permite acessar todos os documentos contidos no sistema gerenciador de documentos.
A Intranet, dentre as tecnologias já explanadas neste trabalho científico, se classifica no Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management – COLD/ERM (Gerenciamento Corporativo de Relatórios), tendo em vista o fato de permitir o controle e gerenciamento dos documentos e relatórios provenientes de outros sistemas já existentes na organização.
Figura 5: Opção de visualização dos documentos na Intranet.
5.4 O Negócio
Para realizar a aplicação do GED, a equipe de gestores e analistas decidiu por dividir a empresa em setores, frentes e usuários chaves, de maneira que cada setor possuía frentes de trabalho e cada frente um usuário chave responsável pela publicação das documentações no gerenciador.
No primeiro momento, toda a organização foi orientada a realizar um inventário documental. Essa orientação consistiu em ordenar a todos os colaboradores a realizar documentações sobre tudo o que fosse possível. A documentação era então encaminhada para o usuário chave para filtragem, reedição, versionamento e publicação dentro da ferramenta de gerenciar documentos.
Exemplo da divisão setorial utilizada na empresa:
Figura 6: Divisão Setorial Utilizada pela Dias Branco.
Fonte: Arquivo Interno – Dias Branco Adm e Part Ltda.
Figura 7: Estatísticas de Acesso às Ferramentas GED.
Fonte: Arquivo Interno – Dias Branco Adm e Part Ltda.
Na análise, fora considerada a quantidade de acessos realizados por semana em cada empresa gerenciada pela Dibra. O monitoramento e acesso dos usuários às ferramentas foram disponibilizados a partir da semana 29, e por esse motivo, os números de acesso foram bastante reduzidos. Durante toda a semana, foram realizados trabalhos de disseminação das ferramentas, bem como esforços voltados para o adequado treinamento dos usuários ao uso das ferramentas, sempre almejando garantir a credibilidade e o sucesso da implantação do GED, de acordo com a aceitação dos usuários.
As ações realizadas na semana 29 foram de grande importância e seus reflexos foram o crescimento exorbitante e imediato dos acessos na semana 30, deixando notória a diferença de acessos entre a Intranet e o Gadget. Seguindo o fluxo das semanas mostradas na figura 7, é identificado que o número de vezes em que a Intranet é acessada continua em crescimento até a semana 33, em um nível menor do que o acontecido na semana 30. O inverso ocorre com os acessos ao Gadget, que decresceu bastante na semana 30 e manteve o curso contínuo de redução.
Ainda conforme as estatísticas evidenciadas na figura 7, pode ser visto que na semana 34 ocorre uma queda no nível de acessos à Intranet. Nessa semana, iniciaram-se processos de manutenção nos servidores da empresa, causando uma lentidão nos computadores dos usuários. Tal fato contribuiu diretamente para a redução no acesso à ferramenta de gerenciamento de dados.
5.5 Dificuldades Enfrentadas
Realizado da forma correta, o processo de implantação do GED gera os resultados desejados de forma imediata. Porém, algumas adversidades e dificuldades são encontradas. Durante a implantação do GED na Dibra podem ser evidenciados alguns pontos como dificuldades enfrentadas.
Um ponto a ser evidenciado é a demora na liberação dos recursos financeiros necessários. Foram realizadas várias reuniões com o orçamento para a realização da implantação do GED, pois, em muitas delas, o corpo diretivo não concordava com os valores expostos, solicitando sempre tentativa de redução dos valores.
Outro fato identificado como uma dificuldade enfrentada foram as diversas manutenções e atualizações nos servidores da companhia. Durante o projeto de implantação, vários usuários questionaram o funcionamento de suas máquinas de trabalho alegando lentidão nas mesmas. Dessa forma, fora necessária a realização de manutenções e atualizações nos servidores para que os mesmos suportassem a implantação do GED.
Além disso, o não cumprimento de datas do cronograma estipulado foi outro fator que impôs dificuldade ao processo. Determinadas atividades demonstradas no cronograma acabaram não tendo seus prazos cumpridos, o que acarreta no atraso no projeto como um todo.
5.6 Resultados Alcançados
Durante a implantação do GED, desde o inicio do projeto, observou-se muita aceitabilidade por parte dos usuários em realizar os processos de documentações. Isso gerou muita surpresa para os gestores da empresa, quando na verdade se esperava um pouco de resistência dos colaboradores, principalmente dos colaboradores com mais tempo de empresa.
Em várias frentes, notou-se um alinhamento de conhecimentos. Muitas discussões sadias, no tocante a procedimentos e atitudes operacionais, foram realizadas, o que contribuiu de forma imediata na melhoria do trabalho dos colaboradores, mesmo na fase inicial de implantação.
Finalmente, com a disponibilização da ferramenta, agora muitas documentações estão disponíveis de maneira confiável e com eficiência. Imediatamente, muitos ganhos e resultados desejados foram alcançados, dentre eles:
Diminuição extrema dos chamados abertos no setor de Tecnologia da Informação;
Ausência da necessidade de contratação do serviço de consultoria externa: uma vez que o conhecimento agora está retido e concentrado dentro da própria organização;
Eficiência e velocidade nas mais diversas frentes setoriais, no que diz respeito ao processo das informações e da realização dos processos organizacionais;
Redução significativa no volume de falhas e erros que ocorriam rotineiramente; Treinamento introdutório: a organização passou a ter um histórico de procedimentos e documentos nos mais diversos aspectos e contextos inerentes às atividades as quais são desempenhadas na mesma, dessa maneira, quando um novo colaborador inicia suas atividades na empresa é possível a realização de um treinamento introdutório;
Redução no custo com armazenagem, tendo em vista o percentual maior de geração de documentos de forma eletrônica, o que não utiliza o espaço físico da empresa, sendo possível a retirada dos documentos arquivados em espaço físico de outra empresa do grupo (M Dias Branco Ind e Com de Alimentos S.A.).
De acordo com o entrevistado, no geral, a experiência da utilização do GED na Dias Branco Administração e Participações Ltda. foi um grande sucesso. A empresa conseguiu reduzir custos bem como conseguiu proporcionar a seus funcionários um mecanismo moderno, ágil e de muita utilidade, sem com isso criar nenhum custo adicional ou burocrático.
Por se tratar de um desenvolvimento interno, ou seja, realizado por funcionários da própria organização, o processo de implantação do GED na Dias Branco Administração e Participações Ltda. não gerou custos adicionais de mão-de-obra, sendo o orçamento e custos realizados referentes a equipamentos e licenças.
O fator de maior relevância para o sucesso do processo de implantação do GED na organização foi o nível de aceitação dos usuários finais, os quais não impuseram barreiras para a mudança na cultura organizacional. Isso ocorreu devido ao intensivo trabalho de disseminação da ferramenta realizada pela equipe de TI da empresa.
Branco Administração e Participações Ltda., devido a normas internas da organização, porém sabe-se que fora obtida uma redução considerável nos custos, principalmente, de armazenagem e com consultoria externa.
Devido ao sucesso com essa implantação, novos projetos foram iniciados. A elaboração de um software específico para o controle do fluxo de caixa da empresa, também desenvolvimento internamente, é um exemplo desses projetos.
Outro projeto iniciado foi o desenvolvimento de um novo sistema para o acompanhamento e controle do patrimônio pessoa física do diretor presidente da Dias Branco, senhor Francisco Ivens de Sá Dias Branco, e de seus filhos.
No quadro sumário abaixo são elencadas as dificuldades enfrentadas e os benefícios alcançados:
6 CONCLUSÃO
O processo de transformação de documentos físicos em arquivos eletrônicos, os quais são de fácil gestão e disponibilização, assim como maior confiabilidade, trouxe diversos benefícios, como o advento do Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Deste viés, surgiu a ideia inicial de elaboração deste trabalho, que teve como objetivo geral demonstrar os benefícios alcançados e as dificuldades enfrentadas no processo de implantação de GED.
Durante o desenvolvimento desta pesquisa, foi observado o contexto histórico acerca da evolução da tecnologia da informação, bem como o surgimento de softwares gerenciadores de documentos de forma eletrônica. Além disso, foi possível verificar e conhecer as variadas aplicabilidades do GED, bem como diversas tecnologias que compõem sua estrutura, implantação e disponibilização.
Outro fato identificado foi que a implantação de um GED na organização não se resume ao processo de gerenciar eletronicamente documentos, mas também uma ferramenta de agregar às empresas a capacidade de gerenciar todo o seu capital intelectual, com mais confiabilidade e agilidade. Sua implantação envolve todos os setores da empresa, do nível mais baixo à alta gerência, assim como todos os processos organizacionais, sejam eles complexos ou não.
Além do citado acima, também por meio deste trabalho acadêmico, possuindo como instrumento o histórico físico ou eletrônico da Dias Branco Administração e Participações Ltda., assim como entrevistas realizadas com o funcionário Carlos Eduardo, responsável pelo processo de implantação do GED, tornou-se possível realizar uma análise comparativa e descritiva dos benefícios alcançados com a implantação e utilização do gerenciamento eletrônico de documentos, bem como das dificuldades enfrentadas no mesmo processo.
Dentre as principais dificuldades identificadas com o estudo têm-se: o custo e a liberação dos recursos financeiros e a avaliação de hadwares e softwares envolvidos no processo. E como principais resultados alcançados têm-se: redução no custo de armazenagem e eficiência e confiabilidade nas diversas frentes setoriais.
Este trabalho científico contribuiu para a aquisição de conhecimentos acerca das tecnologias envolvidas e aplicabilidades do Gerenciamento Eletrônico de Documentos, além de uma explanação sobre a importância desta tecnologia no cenário atual das organizações.
A partir da elaboração desta pesquisa observam-se algumas indicações e recomendações para a realização de futuros trabalhos científicos nesta área, como uma análise de custo na implantação do GED, ou uma análise das melhorias proporcionadas pela implantação do GED nas rotinas do setor financeiro.
