Resultados Alcançados

Durante a implantação do GED, desde o inicio do projeto, observou-se muita aceitabilidade por parte dos usuários em realizar os processos de documentações. Isso gerou muita surpresa para os gestores da empresa, quando na verdade se esperava um pouco de resistência dos colaboradores, principalmente dos colaboradores com mais tempo de empresa.

Em várias frentes, notou-se um alinhamento de conhecimentos. Muitas discussões sadias, no tocante a procedimentos e atitudes operacionais, foram realizadas, o que contribuiu de forma imediata na melhoria do trabalho dos colaboradores, mesmo na fase inicial de implantação.

Ainda nas etapas iniciais, percebeu-se que muitos colaboradores estavam realizando trabalhos em desalinho com as normas da própria empresa. Com a imediata correção, o impacto em toda a organização foi de grande magnitude.

Finalmente, com a disponibilização da ferramenta, agora muitas documentações estão disponíveis de maneira confiável e com eficiência. Imediatamente, muitos ganhos e resultados desejados foram alcançados, dentre eles:

 Diminuição extrema dos chamados abertos no setor de Tecnologia da Informação;

 Ausência da necessidade de contratação do serviço de consultoria externa: uma vez que o conhecimento agora está retido e concentrado dentro da própria organização;

 Eficiência e velocidade nas mais diversas frentes setoriais, no que diz respeito ao processo das informações e da realização dos processos organizacionais;

 Redução significativa no volume de falhas e erros que ocorriam rotineiramente;  Treinamento introdutório: a organização passou a ter um histórico de procedimentos e documentos nos mais diversos aspectos e contextos inerentes às atividades as quais são desempenhadas na mesma, dessa maneira, quando um novo colaborador inicia suas atividades na empresa é possível a realização de um treinamento introdutório;

 Redução no custo com armazenagem, tendo em vista o percentual maior de geração de documentos de forma eletrônica, o que não utiliza o espaço físico da empresa, sendo possível a retirada dos documentos arquivados em espaço físico de outra empresa do grupo (M Dias Branco Ind e Com de Alimentos S.A.).

De acordo com o entrevistado, no geral, a experiência da utilização do GED na Dias Branco Administração e Participações Ltda. foi um grande sucesso. A empresa conseguiu reduzir custos bem como conseguiu proporcionar a seus funcionários um mecanismo moderno, ágil e de muita utilidade, sem com isso criar nenhum custo adicional ou burocrático.

Por se tratar de um desenvolvimento interno, ou seja, realizado por funcionários da própria organização, o processo de implantação do GED na Dias Branco Administração e Participações Ltda. não gerou custos adicionais de mão-de-obra, sendo o orçamento e custos realizados referentes a equipamentos e licenças.

O fator de maior relevância para o sucesso do processo de implantação do GED na organização foi o nível de aceitação dos usuários finais, os quais não impuseram barreiras para a mudança na cultura organizacional. Isso ocorreu devido ao intensivo trabalho de disseminação da ferramenta realizada pela equipe de TI da empresa.

Não foi possível o acesso às informações do custo projetado e realizado do projeto de implantação, bem como o grau da redução dos custos com a implantação do GED na Dias

Branco Administração e Participações Ltda., devido a normas internas da organização, porém sabe-se que fora obtida uma redução considerável nos custos, principalmente, de armazenagem e com consultoria externa.

Devido ao sucesso com essa implantação, novos projetos foram iniciados. A elaboração de um software específico para o controle do fluxo de caixa da empresa, também desenvolvimento internamente, é um exemplo desses projetos.

Outro projeto iniciado foi o desenvolvimento de um novo sistema para o acompanhamento e controle do patrimônio pessoa física do diretor presidente da Dias Branco, senhor Francisco Ivens de Sá Dias Branco, e de seus filhos.

No quadro sumário abaixo são elencadas as dificuldades enfrentadas e os benefícios alcançados:

Quadro 1: Dificuldades enfrentadas e resultados alcançados com a implantação do GED na Dias Branco Administração e Participações Ltda.

6 CONCLUSÃO

O processo de transformação de documentos físicos em arquivos eletrônicos, os quais são de fácil gestão e disponibilização, assim como maior confiabilidade, trouxe diversos benefícios, como o advento do Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Deste viés, surgiu a ideia inicial de elaboração deste trabalho, que teve como objetivo geral demonstrar os benefícios alcançados e as dificuldades enfrentadas no processo de implantação de GED.

Durante o desenvolvimento desta pesquisa, foi observado o contexto histórico acerca da evolução da tecnologia da informação, bem como o surgimento de softwares gerenciadores de documentos de forma eletrônica. Além disso, foi possível verificar e conhecer as variadas aplicabilidades do GED, bem como diversas tecnologias que compõem sua estrutura, implantação e disponibilização.

Outro fato identificado foi que a implantação de um GED na organização não se resume ao processo de gerenciar eletronicamente documentos, mas também uma ferramenta de agregar às empresas a capacidade de gerenciar todo o seu capital intelectual, com mais confiabilidade e agilidade. Sua implantação envolve todos os setores da empresa, do nível mais baixo à alta gerência, assim como todos os processos organizacionais, sejam eles complexos ou não.

Além do citado acima, também por meio deste trabalho acadêmico, possuindo como instrumento o histórico físico ou eletrônico da Dias Branco Administração e Participações Ltda., assim como entrevistas realizadas com o funcionário Carlos Eduardo, responsável pelo processo de implantação do GED, tornou-se possível realizar uma análise comparativa e descritiva dos benefícios alcançados com a implantação e utilização do gerenciamento eletrônico de documentos, bem como das dificuldades enfrentadas no mesmo processo.

Dentre as principais dificuldades identificadas com o estudo têm-se: o custo e a liberação dos recursos financeiros e a avaliação de hadwares e softwares envolvidos no processo. E como principais resultados alcançados têm-se: redução no custo de armazenagem e eficiência e confiabilidade nas diversas frentes setoriais.

Foi observada ainda a realização de uma análise comparativa acerca do nível de aceitação e acessibilidade dos usuários finais em relação aos sistemas de gerenciamento de arquivos eletrônicos desenvolvidos na organização, sendo esta análise ferramenta para a tomada de decisão da direção sobre qual sistema GED implantar.

Este trabalho científico contribuiu para a aquisição de conhecimentos acerca das tecnologias envolvidas e aplicabilidades do Gerenciamento Eletrônico de Documentos, além de uma explanação sobre a importância desta tecnologia no cenário atual das organizações.

A partir da elaboração desta pesquisa observam-se algumas indicações e recomendações para a realização de futuros trabalhos científicos nesta área, como uma análise de custo na implantação do GED, ou uma análise das melhorias proporcionadas pela implantação do GED nas rotinas do setor financeiro.

Algumas limitações foram enfrentadas durante a construção deste trabalho científico, dentre as quais podem ser citadas o acesso restrito a informações de custeio para a implantação, assim como a restrição ao manuseio do GED implantado. Além disso, a reduzida quantidade de livros que discorram sobre o GED e à antiguidade dos mesmos fora outra dificuldade enfrentada.

APÊNDICE A – ROTEIRO DE ENTREVISTA APLICADA AO FUNCIONÁRIO DA