Administração de Projetos

Administração de Projetos

Conceitos básicos: definições, características e ciclo de vida

O que é um Projeto ?

É um problema programado para ser resolvido

(Dr. J.M. Juran)

É um trabalho a ser executado com um objetivo final

bem definido. Nas empresas, em geral, projeto se

refere a um conjunto de atividades relacionadas umas

às outras, envolvendo em alguma coisa que será

realizada uma única vez durante um período de tempo

O que é um Projeto ?

É um processo único e consistente, com um conjunto

coordenado e controlado de atividades com data de início e término, conduzidas para atingir um objetivo com

requisitos especificados, incluindo restrições de tempo, custo e recursos.

(ISO 10006:2003, Guia para qualidade em gerenciamento de projetos)

É um esforço temporário empreendido para criar um

produto, serviço ou resultado exclusivo.

 Começo e fim definidos

 O fim é alcançado quando:

_{Os objetivos são atingidos (SUCESSO)}

_{Fica claro que os objetivos não podem ou não serão}

atingidos (INSUCESSO)

_{A necessidade que originou o projeto não existe mais}

(INSUCESSO)

Projeto Vs Operação

por Pessoas

Recursos Limitados

Planejados, Executados e

Controlados

Projeto Vs Operação

Projetos

Operações

Temporário

_Continua

Único

_Repetitiva

Resultado incerto

Foco integração

Padrão conhecido

Foco na disciplina

Questão 1

Tudo o que segue são características de um projeto, exceto:

a.Temporário

b.Início e fim determinado

c.Atividades inter-relacionadas d.Repetição mensal

Questão 2

O vice-presidente de marketing solicita que você mude a tela de entrada do Website da empresa, de modo a incluir um nome de usuário com, no mínimo, seis caracteres. Isso é considerado:

a. Iniciação do projeto

b. Operações continuadas

c. Um projeto

Questão 3

O diretor da empresa solicita que aquele problema de travamento de servidor de e-mail seja resolvido. Isso é considerado:

a. Um projeto

b. Objetivo do projeto c. Requisito do projeto d. Operações continuadas

Por que gerenciar projetos?

• Onde estão seus projetos?

• Quanto custa? (O que já foi gasto? Quanto

ainda será?)

• Quando termina?

• O que será entregue?

Gerenciamento de projetos e as mudanças

A Gestão de Projetos combinada com o gerenciamento de mudanças pode permitir a concretização dos seguintes benefícios:

• Capacidade de reagir com rapidez às mudanças exigidas pelos clientes;

• Redução do impacto da mudança no orçamento e na programação;

• Aumento dos esforços de adição de valores em nome dos clientes;

• Boas relações com os clientes; • Clientes mais satisfeitos

Time-to-market Retorno do Investimento Restrição de Recursos Novas Tecnologias Interdependência Diversos Stakeholders

O ambiente de projetos envolve sempre um grau de incerteza devido ao número de variáveis que precisam ser “controladas”.

Fornecedores e Subcontratados

Governo / Leis Dispersão Geográfica

Planejamento e Controle

Como gerenciar projetos?

Aplicando conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas as atividades de projeto para atingir os requisitos

Inclui:

• Identificação das necessidades dos stakeholders • Estabelecimentos dos objetivos

• Balanceamento das demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo

• Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas (stakeholders)

Partes Interessadas (Stakeholders)

São pessoas ou organizações envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execução ou término do projeto.

• Equipe • Clientes

• Patrocinadores

Questão 4

Foram considerados partes interessadas na época da construção da Itaipu, exceto:

a. As comunidades das cidades do entorno do grande lago. b. Os moradores de Buenos Aires, uma vez que um

improvável rompimento da barragem colocaria em risco suas vidas.

c. Ambientalistas e funcionários da Itaipu que buscavam proteger os animais das áreas inundadas.

Questão 5

O que devemos fazer com as partes interessadas?

a. Identificá-los para reagir às suas influências negativas no projeto.

b. Determinar suas expectativas e superá-las. c. Obrigatoriamente envolvê-los no projeto.

d. Prever formas específicas de comunicação com cada um deles.

Questão 6

O que nunca devemos fazer em relação às partes interessadas?

a. Não atendê-los. b. Agir reativamente. c. Ignorá-los.

Organização funcional

Organização projetizada

Organizações Matriciais

Organizações Matriciais Fortes

Gerente dos gerentes de projetos Gerente de Projetos Gerente de Projetos Gerente de Projetos Gerente de Projetos Coord enador de pro jetos

Vantagens e Desvantagens de cada modelo

• Funcional

• Vantagens

• Ligação alta do funcionário com a empresa • Funcionário sabe quem é o chefe

• Desvantagens

• A alocação dos recursos não é focada no projeto

Vantagens e Desvantagens de cada modelo

• Matricial

• Vantagens

• Otimiza alocação de recursos

• Recurso trabalha em processos (gerente funcional) e em projetos (gerente de projetos)

• Desvantagens

• Dupla subordinação (GF x GP) • Competição por recursos

Vantagens e Desvantagens de cada modelo

• Projetizada

• Vantagens

• A dedicação dos recursos ao projeto é plena

• Flexibilidade para montagem de equipes

• Desvantagens

• Pouco vínculo do recurso com a empresa

Questão 7

Em que tipo de organizações os gerentes de projeto têm o mais alto nível de autoridade e poder?

a. Estrutura por projetos. b. Matricial forte.

c. Funcional.

Questão 8

Em que tipo de estrutura organizacional o gerente de projetos normalmente tem menos autoridade?

a. Funcional

b. Matricial Fraca c. Projetizada

Influências organizacionais

Ativos de processos organizacionais Fatores ambientais da empresa Processos e procedimentos para condução

do trabalho do projeto

• Diretrizes e critérios para as fases do projeto

• Políticas da empresa • Modelos

• Procedimentos para controle de mudança

• Diretrizes padronizadas

• Cultura, estrutura e governança organizacional

• Distribuição geográfica de instalação e recursos

• Normas governamentais do setor • Infraestrutura

• Recursos humanos existentes • Condições do mercado

• Tolerância a risco • Clima político

• Bancos de dados comerciais

• Sistemas de informação do gerenciamento do projeto

Base de conhecimento corporativa

• Gerenciamento de configurações • Dados financeiros

• Informações históricas e lições aprendidas

Habilidades interpessoais do gerente de projetos

Liderança

Desenvolvimento da Equipe

Motivação

Comunicação

Influência

Processo decisório



Conhecimento político e cultural

Negociação

Ciclo de Vida

é o conjunto de fases de “alguma coisa”

Ciclo de vida

do Produto do Projeto do Gerenciamento

Ciclo de vida do produto

Projeto

Projeto

Projeto

Projeto

Ciclo de vida do projeto

Ciclo de vida do projeto

Ciclo de vida do projeto

1. Fases pela qual os projetos passam, sendo geralmente sequenciais.

2. Cada etapa do Ciclo de vida do Projeto tem suas particularidades (Conflitos-tipo)

3. Permitir o engajamento gradual de pessoal; 4. Estabelecer pontos de controle/decisão; e 5. Controlar o risco.

Ex. Projeto Casa – “Projetos Executivos”, “Fundação”, “Superestrutura” , “Elétrica/Hidráulica” e “Acabamento”

Ciclo de vida do projeto

Existem diferentes ciclos de vida do projeto, que

dependem do setor em que se trabalha ou das

Esforço no Ciclo de Vida do Projeto

Custo das mudanças ou correções

Fases do Gerenciamento do Projeto

Essas fases são também denominadas Grupos de Processos

Definição e compromisso

com o projeto Criação de um plano que garanta

que a execução do projeto cumpra sua missão

Coordenação de pessoas e

recursos para realizar o plano

monitoração, controle e ações corretivas para garantir

Fases do ciclo de vida do projeto

Ciclo de vida genérico

Ciclo de vida genérico (MAXIMIANO, 2009)

Ideia

Todo projeto começa com uma idéia (às vezes, com um sonho) e passa por diferentes fases antes de se concretizar como produto que possa ser utilizado

• problemas, • necessidades,

• encomendas de clientes

Ideia

A ideia corresponde à fase da inspiração, que corresponde a 10% do projeto.

Proporção de Thomas Edison:

• 90% de transpiração • 10% de inspiração

• a parte mais difícil de qualquer projeto • dependem de criatividade e talento • não se encontram com facilidade

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Desenho

Desenho (ou projeto do produto).

• O modelo mental transforma-se em um desenho detalhado do produto.

Desenvolvimento

Entrega

• É o momento de apresentar o produto.

• Não é o fim do projeto, mas apenas uma fase de transição para um novo projeto ou para atividades adicionais, como fabricação, distribuição e instalação de equipamentos, manutenção e treinamento.

Administração do ciclo de vida

• A essência da administração de um projeto é o planejamento e a execução das atividades de seu ciclo de vida, para que o produto seja fornecido ao final.

• Elaboração de um plano

• informações do produto a ser fornecido ao final

• Estimativas de custo e prazo

• com base na previsão das atividades a serem realizadas e • nos recursos a serem aplicados no projeto

Esforço no ciclo de vida do gerenciamento do projeto

O que são processos?

• Um processo é uma série de ações objetivando um resultado.

• Duas categorias:

• Processos de gerenciamento de projetos • Processos de criação de um produto

Questão 9

a. Não incorpora metodologia. b. É diferente para cada indústria. c. Gera vários projetos.

Questão 10

Qual das seguintes opções reúne um conjunto de ferramentas e técnicas usadas para descrever, organizar e monitorar a execução das atividades do projeto?

a. Gerentes de projeto b. PMBOK

c. Gerenciamento de projetos d. Partes interessadas

Questão 11

Sua empresa desenvolve software customizado, porém decidiu desenvolver um aplicativo que será comercializado em larga escala. Qual das seguintes afirmações é verdadeira?

a. Trata-se de um projeto, porque o novo produto nunca foi desenvolvido por sua empresa.

b. Trata-se de uma operação continuada, porque a empresa atua no ramo de desenvolvimento. Esse software é apenas a reunião de algumas customizações.

c. Trata-se de uma operação continuada, porque o novo aplicativo será vendido sem prazo determinado.

d. Não é nem projeto e nem operação continuada. É o lançamento de um novo produto.

Considerações

Planejamento, execução e controle são elementos-chave da gerência de projetos.

O tempo dedicado ao planejamento é vital para evitar problemas na fase de execução.

O objetivo central do planejamento é minimizar a necessidade de revisões durante a execução.

Roteiro prático para

administração de projetos

Administrar um projeto significa planejar, organizar, executar e controlar as fases de seu ciclo de vida.

Em termos práticos:

Preparar o projeto Mobilizar os recursos Realizar as atividades Encerrar o projeto

Consiste em fazer um plano de projeto

Definidas as três variáveis críticas de desempenho:

escopo prazo custo

O processo de planejamento é gradual e sucessivo

Avaliação inicial de interesse e viabilidade

As etapas de avaliação são chamadas filtros do projeto

Preparação Idéia inicial Definição do produto Definição de atividades, prazos e custos Proposta básica Aprovação Fonte: MAXIMIANO, 2009.

Preparação do projeto

Começa com a aprovação da idéia ou da realização do projeto

Detalhar os planos básicos

Identificar, recrutar, organizar e orientar as pessoas

Tomar providências para que os recursos estejam disponíveis Assegurar a colaboração dos fornecedores de serviços ou recursos

Providências para o projeto comece com segurança

Estruturação Montagem da equipe Detalhamento dos planos Aprovação Mobilização dos recursos Início do projeto Fonte: MAXIMIANO, 2009.

Mobilizar os recursos

A execução do projeto consiste em realizar as atividades e aplicar os recursos previstos nos planos

A medida que as atividades se completam e os recursos são consumidos, o produto ou serviço se concretiza

Execução Realização das atividades Controle do progresso Administração de mudanças no escopo, prazo e custo Conclusão do produto Fonte: MAXIMIANO, 2009.

O encerramento depende da natureza do produto e de como foi definido seu ciclo de vida no planejamento

Compreende a desmobilização e realocação da equipe demais recursos, homologação do produto, e o fechamento e apresentação das contas

Preparação Idéia inicial Definição do produto Definição de atividades, prazos e custos Proposta básica Aprovação Estruturação Montagem da equipe Detalhamento dos planos Aprovação Mobilização dos recursos Início do projeto Execução Realização das atividades Controle do progresso Administração de mudanças no escopo, prazo e custo Conclusão do produto Conclusão Apresentação do produto Aprovação do cliente Fechamento administrativo Desmobilização dos recursos Início de novo ciclo de vida Fonte: MAXIMIANO, 2009.

Encerramento do projeto

O processo de planejamento de um projeto é contínuo e anda em paralelo com o processo de execução.