1º Boletim Informativo – Agosto de 2015
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INFORMATIVO CARTÓRIO
EXTRA! EXTRA!
CARTÓRIO DO 2º OFÍCIO DE BARRA DO BUGRES/MT CONQUISTA CERTIFICAÇÃO NBR ISO 9001 E NBR 15906
Compartilhamos a todos os clientes e demais partes interessadas, o Cartório do 2º Oficio de Barra do Bugres-MT
conquistou no dia 25 de agosto a certificação de duas normas na área da qualidade: NBR ISO 9001 da área
do Sistema de Gestão da Qualidade com reconhecimento internacional e da NBR 15906 para a área de Gestão
Empresarial para serviços notariais e de registro com reconhecimento nacional, além da conquista do selo de
responsabilidade social do Colégio Notarial do Brasil.
Esta é primeira publicação do Boletim Informativo de nossa Serventia, uma forma rápida, contagiante e eficiente para a
divulgação do nosso Sistema de Gestão, com envolvimento de todos os colaboradores para a busca de novas ideias,
modelos e inspirações para a Qualidade. Aproveite e se inspire também em nossas práticas! A Qualidade deve ser uma
conquista de todos!
Dra. Niuara Ribeiro Roberto Borges
EQUIPE UNIDA, A FORÇA MULTIPLICA!
!
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O ÍNICIO DE TUDO
DEFINIÇÃO
METODOLOGIAS IMPLANTADAS
Sob a consultoria da Íntegra Soluções Empresariais cumprimos os
requisitos de todas as normas, implantadas que foram num prazo
razoável de três meses. Diversas ações foram desenvolvidas no
treinamento da equipe visando a continuidade e manutenção do
Sistema de Gestão. Nesse período, foram ministrados treinamentos de
capacitação para toda a equipe, com temas diversos, tal qual
atendimento ao cliente, trabalho em equipe, relacionamento
interpessoal, técnicas de coaching, comunicação entre outros temas,
utilizando dinâmicas para facilitar o entendimento e interação de todos
os colaboradores.
.
PI
Q
M
T
Programa Inspire
Qualidade
realizado para
mobilizar os
cartórios do Estado
a buscar a
implantação de
um Sistema de
Gestão da
Qualidade
baseado nos
critérios de normas
internacionais.
PQ
TA
Prêmio Qualidade
Total da Anoreg-BR
o qual realiza o
reconhecimento
dos cartórios em
todo o Brasil,
através da
avaliação de
critérios focados na
NBR 15906.
N
BR
15906
Norma Brasileira de
Gestão Empresarial
para serviços
Notariais e
Registrais, que
possui requisitos
focados na gestão
de um cartório.
N
BR
IS
O 9001
Norma
Internacional para
Sistema de Gestão
da Qualidade, com
requisitos focados
no padrão da
Gestão da
Qualidade,
utilizado por
organizações do
mundo todo.
SI
ST
EM
A
IN
TE
G
RA
DO
para organizações
Nome utilizado
que possuem mais
de uma norma
implementada
para o seu Sistema
de Gestão, no qual
aumenta a
credibilidade e
efetividade de seu
Programa Interno.
Ingresso no Programa Inspire Qualidade daAnoreg-MT onde foram ministrados os
treinamentos das normas a serem implementadas na Serventia
2013
Início da implantação das normas internamente. Destaque conquista premiação nacional Ouro no PQTA da Anoreg-BR
Destaque premiação estadual Ouro no PIQMT da Anoreg-MT
2014
Destaque certificação pelas normas NBR ISO 9001 e NBR 15906
Em busca da maior premiação conferida
nacionalmente no PQTA da Anoreg-BR, a ser
entregue em novembro próximo.
2015
" Significa alcançar o reconhecimento dos nossos esforços na busca de uma gestão de qualidade, demonstrando
que estamos no caminho certo, de modo que nos sentimos realizados tanto no caráter profissional, como no
pessoal. Alcançar a certificação da ISO 9001 também serve como incentivo para sempre buscarmos fazer o
melhor, pois sabemos que ao final do árduo trabalho, o resultado será gratificante." - Wanessa
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A implantação dos requisitos de
qualidade teve seu início com o
projeto 5S, com intuito da melhoria
do ambiente interno e sua
manutenção diária para o
bem-estar de todos. Foram realizadas
reformas internas, compras de
novos
móveis,
computadores,
impressora, utensílios, identificação
geral de todo o cartório e auditorias
periódicas realizadas pela equipe
para a fiscalização dos 5S em cada
área.
A caixa de sugestão foi outra ação interna para medir o grau de satisfação dos nossos clientes, caixa esta que fica à disposição de todos
os usuários dos nossos serviços, cuja pesquisa é intensificada todo mês de julho e agosto com o preenchimento de um questionário por
todos que foram atendidos no período. As informações são analisadas e transformadas em gráficos, que fica à disposição no mural da
Serventia. Todos os clientes que respondem ao questionário e deixam sugestões, críticas ou elogios, que indicam e-mail ou telefone,
recebem resposta da Serventia dando retorno e agradecendo sua participação. A caixa de sugestões para os colaboradores funciona
igualmente.
" O reconhecimento de um trabalho árduo que movimentou e incentivou toda a equipe com um
objetivo em comum: 'Crescer Juntos', bem como a afirmação de que tudo o que plantamos foi colhido,
que prosperou graças a união que só uma equipe verdadeira é capaz." - Mércia
"É de grande importância para o Cartório a conquista da ISO 9001, que demonstra a qualidade de todo
nosso serviço com eficiência para todos os clientes" - Marcellen
Antes Depois
Antes
Depois
Antes
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A realização da primeira avaliação da equipe de forma sistemática aconteceu em junho de 2014, no modelo
360º graus, ou seja, onde cada colaborador faz avaliação pessoal e de os integrantes da equipe. Essa
avaliação ocorre anualmente, onde são computadas as informações e transformadas em relatório individual
com entrega de feedback a todos os colaboradores para as melhorias necessárias. Para manter o clima ainda
de manutenção de melhoria da performance, foi criado o Diário Pessoal, no qual todos os colaboradores têm
acesso diário para realizar apontamentos dos colegas dando elogios ou deixando pontos a serem melhorados.
Trimestralmente a Titular realiza o feedback do Diário pessoal a todos os colaboradores. Foram implantados
diversos benefícios internos como cozinha equipada, plano de saúde, vale alimentação, lanche da tarde, bolsa
de estudos, uniforme, biblioteca, massagem, entre outros.
Foram
implantados
os
indicadores
internos
para
monitorar o tempo gasto no
atendimento e na operação
dos
serviços
internos.
Anualmente, os colaboradores
recebem
uma
carta
parabenizando
pelo
desempenho obtido no período
em
sua
performance
de
atendimento.
Todo o arquivo interno do cartório foi digitalizado para facilitar a consulta de
documentos. Os dados podem ser acessados pelos colaboradores de
qualquer dispositivo conectado à rede interna, garantindo praticidade,
segurança e confiabilidade o que reflete mais celeridade no atendimento ao
público.
"A conquista da ISO 9001 representa a comprovação de que estamos no caminho certo, que desde que
assumimos o compromisso de fazer uma gestão de qualidade, preenchendo os requisitos para que
conseguíssemos hoje ter essa certificação, tendo a consciência de que com o reconhecimento vem a
cobrança: os clientes têm um canal aberto para exigir um trabalho rápido, eficiente e de qualidade, dando um
feedback no momento que nos é solicitado. Por conta disso, temos que ser ainda mais comprometidos e
procurar sempre superar a nós mesmos e motivar os demais colegas, para que alguém que esteja desanimado,
sempre tem o outro pronto a nos ajudar." - Andréia
"É uma ótima confirmação de que esta serventia junto com a equipe possui um serviço de ótima qualidade,
aumentando a confiança dos clientes. Esta serventia com muito orgulho possui o certificado da ISO 9001!" -
Jeniffer
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Formaram-se grupos entre os membros da equipe para realização de projetos internos e externamente.
Destaque para os projetos realizados até o momento como Campanha da Vacinação para colaboradores,
entrega de panfletos para conscientização dos clientes quanto a vacinação de crianças e mulheres,
campanha contra o câncer de próstata, de mama e de útero, campanha de arrecadação de brinquedos
para a creche municipal, festa junina, massagem para os colaboradores, festas de confraternização, garrafa
térmica para a economia de copo plástico internamente, troca das lâmpadas para LED, troca de todos os
computadores para DELL e parceria da logística inversa do lixo eletrônico para o próprio fabricante, sensores
de presença para áreas de menor transitoriedade, câmeras de segurança, entre outros temas.
"Isso trouxe para a equipe uma visão diferenciada de trabalho, melhorando a organização interna, o
desempenho, o amadurecimento e principalmente o crescimento profissional de cada um." - Rodrigo
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27 DE AGOSTO: DIA DO PSICÓLOGO
Há 51 anos, nessa mesma data, a profissão foi
regulamentada
por
lei.
Atualmente,
esse
profissional que se dedica a estudar o
comportamento e as funções mentais já tem sua
importância bem estabelecida. Entre outras coisas,
não restam dúvidas de que os conflitos psíquicos
podem influenciar no aparecimento de doenças
físicas — e está aí um dos profissionais mais aptos a
colocar a mente em um lugar sereno.
CAMPANHA DO MÊS
"Representa para mim o resultado de um trabalho realizado em equipe, onde houve grande desempenho e
dedicação de todos os colaboradores para um funcionamento eficaz, para levar a todos os clientes a satisfação
pelo serviço prestado com qualidade. A certificação é o fruto de uma conquista que vem coroar nosso trabalho
em equipe, como família do Cartório do 2 Oficio." - Neucilene
"Representa para mim um grande avanço, tanto na experiência profissional quanto no pessoal, pois os valores e
objetivos alcançados são reflexos de uma equipe unida e qualificada para realizar o seu trabalho com eficiência e
excelência, reconhecidos internacionalmente. É um orgulho fazer parte dessa equipe de grandes méritos!" - Aline
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HISTÓRIA: “DE ONDE VIERAM OS CARTÓRIOS?”
Comumente nos encontramos diante de coisas que sempre existiram e, vez por outra, nos perguntamos de onde vieram, como começaram? Assim são os registros públicos, que equivocadamente são por vezes referidos como herança portuguesa esquecida. É verdade que existiram e funcionam em terras lusas, além-mar, mas não nasceram aí. Os registros fazem sua própria história, mas seu surgimento pode ser confundido com o nascimento da própria civilização.
A preocupação com a publicidade imobiliária parece estar presente desde a transição da civilização pré-histórica. Na Mesopotâmia há indícios de procedimentos voltados a publicidade registral, bem antes do Código de Hamurábi (c. 1700 a.C.). Chega-nos informações acerca de contratos de transmissão imobiliária lavrados por escribas (notários) em tabuletas de argila, que apresentavam o selo do notário (kunuku). Essas tabuletas seriam entregues aos compradores em um recipiente contendo a inscrição da tampa e, muitas vezes, cópias eram guardadas por autoridades públicas (registros públicos). A Bíblia, em Jeremias, registra a formalidade da compra de um imóvel nos tempos de Nabucodonosor. Nesta passagem, Javé ordena a Jeremias: “toma estes documentos, este contrato de compra, o exemplar selado e a cópia aberta e coloca-os em um lugar seguro, para que se conservem por muito tempo. Porque assim disse Iahweh dos Exércitos, o Deus de Israel: ainda se comprarão casas, campos e vinhas nesta terra” (Jer. 32:14-15).
Uma forma bem sofisticada de publicidade registral existiu no antigo Egito. Os registros denominados katagrafe foram organizados na época ptolomaica, por volta do século III a.C., que tinham à frente funcionários encarregados do registro de contratos e da cobrança dos impostos. Já nesta época, os notários (que redigiam os contratos) eram obrigados a exigir certidões dos teminai (responsáveis pelos registros) para que se pudesse dispor de imóveis.
O mais antigo registro egípcio conhecida data do ano de 185 a.C. Nesta época, pagava-se de emolumentos o equivalente ao vigésimo do preço. Já sob o reinado de Evergetes II (140-120 a.C.), os emolumentos dobraram, elevando-se ao décimo do preço, sendo certo que ficavam a cargo do comprador. Na praxe egípcia se encontravam a escritura, o cadastro, o registro e o importo de transmissão, sendo exigência da lei que os contratos fossem depositados no conservador dos contratos.
Chegou-nos um processo judicial egípcio no qual um tal Hermias reivindica a propriedade de uma casa. Para tanto, alega a existência de uma lei segundo a qual os contratos egípcios não inscritos no Registro não têm valor.
Na Grécia antiga encontramos a presença dos mnemons e dos hieromnemons, que podem ser vertidos para o português como notários e arquivistas. Na Ática, marcos hipotecários teriam sido colocados em prédios, como forma de se dar publicidade do encargo. Em Rodes, por seu turno, nenhuma transmissão imobiliária era válida sem antes estar inscrita nos registros da cidade. Alguns autores chegam a identificar nos funcionários responsáveis pelos registros gregos a função qualificadora. Ou seja, fazia exame prévio no contrato, antes de admiti-lo para registro, rejeitando-o em caso de inconformidade (cf. Alvarez Suares, in Contrataction Escrita).
A publicidade registral era de tal modo costume enraizada na cultura jurídica grega que se a estipulava nas convenções e tratados internacionais, como no primeiro tratado entre cartagineses e romanos: garantia-se a dívida dos comerciantes de passagem nas operações realizadas diante do registrador.
Colaboração do Estado
No Brasil, hoje em dia, os cartórios vão muito além de sua função de registrar. Os cartórios são hoje a mais efetiva máquina de fiscalização tributária do país. Ninguém pode comprar ou vende um imóvel sem que esta transação seja imediatamente informada à Receita Federal, seja pelo Registrador, para se verificar a compatibilidade das declarações de renda com o patrimônio. Nenhuma escritura é lavrada se não for apresentada a certidão de regularidade com o IPTU, além do pagamento do imposto de transmissão – ITBI. Se for feito por instrumento particular, este não será registrado sem estas comprovações. Nenhuma construção é averbada sem a comprovação do recolhimento das contribuições previdenciárias dos operários que trabalharam na respectiva obra com a apresentação no Registro de Imóveis da CND – Certidão Negativa de Débitos do INSS. Graças aos Registradores Civis, que informaram gratuitamente ao INSS todos os óbitos ocorridos no mês, o sistema previdenciário brasileiro economiza milhões de reais com a suspensão imediata do pagamento de benefícios que, sem esta informação, continuariam a ser pagos indevidamente.
Qual o custo para o Estado deste exercício de fiscalização? Absolutamente nenhum. Quanto custaria trocar esta eficientíssima estrutura por contingentes de milhares de fiscais tributários – vale acrescentar que para cada Tabelião seriam necessários, no mínimo, um fiscal da Receita Federal, um fiscal da Fazenda Estadual, um fiscal da Fazenda Municipal e um fiscal de Previdência Social, além dos técnicos e de todo o corpo administrativo necessário para movimentar a máquina estatal.
Acrescente-se que, além de funcionarem como fiscais do Poder Público, os tabeliães ainda se tornam, nesta atividade, devedores solidários dos tributos que porventura deixarem de fiscalizar o devido recolhimento. Além de contar com o serviço gratuito destes “Fiscais”, as fazendas Públicas ainda multiplicam sua capacidade de arrecadação, com fundamento na RESPONSABILIDADE do notário ou registrador. A responsabilidade de um dos pilares do sistema registral brasileiro, que é exemplo e modelo para o mundo. Os notários e registradores, além de responderem pessoalmente e solidariamente pelos tributos que têm obrigação de fiscalizar, são responsáveis diretos por todos atos praticados no cartório. Quando se reconhece uma firma, autentica-se um documento, lavra-se uma escritura, registra-se um imóvel, notifica-se uma pessoa, protesta-se um título, outorga-se uma procuração pública, em todos estes atos, muito além do carimbo do cartório, agrega-se a este documento uma espécie de agrega-seguro, baseado na responsabilidade e fé pública do Tabelião.
Esta responsabilidade, que garante efetivamente a segurança jurídica e econômica dos atos praticados em cartório, é decorrência direta e imediata da autonomia e independência dos notários e registradores, que exercem a atividade em caráter privado por delegação do Poder Público. Somente a manutenção do modelo atual, do exercício privado da atividade, garante a eficiência dos serviços e a garantia da responsabilidade do Tabelião. Além dos mais, assegura ao Estado a mais eficiente e segura estrutura de fiscalização, sem nenhum custo para os cofres públicos. Por estes motivos, países como Portugal querem seguir o modelo brasileiro, espanhol e chileno, entre outros, e por isso é cada vez mais forte o movimento de privatização dos cartórios portugueses.
Fonte: Jornal Tribuna do Brasil-DF. Por Luiz Magalhães. www.tribunadobrasil.com.br
