BIBLIOTECA DO MINISTÉRIO PÚBLICO

BIBLIOTECA DO

MINISTÉRIO

PÚBLICO

Relatório Anual de Atividades - 2013

Biblioteca do Ministério Público

EQUIPE

Diretora

Regina Midori Nagashima

Equipe técnica

Debora Tiemi Kawasaki

João Evangelista de Souza Lima Neto Márcia Cristina Fonseca de Cacella Maria Cristina Szarota Barrios Renata Tiemi Yamamoto Watanabe

Equipe de Apoio

Biblioteca Central: Ailton Gomes da Silva

Carlos Alberto Gonçalves de Oliveira David Ramos de Oliveira

Débora Andréa de Doná Bellini Eduardo Gardinal

Elizia dos Santos Correa Glorimar Maia

Natasha Pereira de Souza Sydilene Lopes da Silva

Vagner Roberto Miranda Postigo

Bibliotecas Setoriais:

Claudia Maia Homem de Mello Cristina Célia da Cruz Souza Santos Vera Beatriz Ferrando

SUMÁRIO

1. APRESENTAÇÃO ... 3

2. PROJETOS DESENVOLVIDOS ... 3

3. ATIVIDADES DO SETOR DE REFERÊNCIA E PESQUISA ... 5

3.1. Consulta Local ... 5

3.2. Pesquisa Solicitada ... 5

4. ATIVIDADES DO SETOR DE CIRCULAÇÃO E EMPRÉSTIMO ... 7

4.1. Empréstimos e Quantidade de usuários cadastrados ... 7

5. ATIVIDADES DO SETOR DE PROCESSAMENTO TÉCNICO ... 7

5.1. Aquisição de Livros e Periódicos ... 8

5.2. Processamento Técnico de Livros ... 8

5.3. Processamento Técnico de Periódicos ... 9

5.5. Processamento Técnico da Legislação (normas do MPSP) ... 9

5.6. Desativação da Biblioteca dos Procuradores ... 10

5.6.1. Correções da Transferência do Acervo ... 10

5.7. Doação do Acervo de Duplicatas ... 10

6. ATIVIDADES DO SETOR DE DIVULGAÇÃO ... 11

6.1. Digitalização de Capas, Sumários e Artigos ... 11

6.2. Boletim IJC ... 12

1. APRESENTAÇÃO

Este relatório apresenta as atividades desenvolvidas pelas Bibliotecas do Ministério Público, destacando as principais ações realizadas no ano de 2013.

Os dados apresentados representam o período de janeiro a setembro de 2013. No período de 21/09/2013 a 18/12/2013 a Biblioteca Central ficou total e parcialmente fechada em virtude da reforma do espaço e implantação do Memorial do Ministério Público, refletindo na atuação e prejudicando o atendimento.

2. PROJETOS DESENVOLVIDOS

Os projetos abaixo discriminados foram desenvolvidos com o intuito geral de implantar, desenvolver e otimizar serviços e produtos, contribuindo para melhorar os resultados no atendimento às necessidades do Ministério Público do Estado de São Paulo.

PROJETOS Data Início Data

Término Situação Observação ESTUDOS PARA PROCESSAMENTO TÉCNICO DE MULTIMEIOS

a) estabelecer critérios de seleção; b) definir tratamento técnico;

c) analisar e disseminar as informações contidas em multimídias (CDs. DVDs e outros).

27/06/2012 13/08/2013 Concluído

ELABORAÇÃO DA POLÍTICA DE AQUISIÇÃO E SELEÇÃO – ETAPA-1: DOAÇÃO E DESCARTE Etapa-1: Doação e Descarte (1-4)

a) Definir critérios básicos, elaborar relatórios de controle pelo sistema;

b) Definir procedimentos de divulgação da lista para bibliotecas públicas e comunitárias, controle de baixas, separação, comunicação de retirada.

Etapa 1 – Doação e Descarte (2-4)

a) Definir critérios básicos, elaborar relatórios de controle pelo sistema;

b) Definir procedimentos de divulgação da lista para usuários internos, controle de baixas, separação, comunicação de retirada. Etapa 1 – Doação e Descarte (3-4)

Elaborar procedimentos de controle (normas internas) – atividades relacionadas ao recebimento, seleção e registro das doações. Etapa 1 – Doação e Descarte (4-4)

Elaborar procedimentos para seleção e pré-catalogação de doações 21/08/2012 12/03/2013 08/08/2013 19/08/2013 Fev./2013 12/03/2013 17/01/2014 17/01/2014 17/01/2014 Etapa 1 - Concluída Aviso nº 322/2013 – PGJ, de 14/06/2013. Aviso nº 431/2013 – PGJ, de 09/08/2013.

ELABORAÇÃO DE PROCEDIMENTOS PARA DESATIVAÇÃO DA BIBLIOTECA DOS PROCURADORES Etapa-1: Estabelecer critérios e procedimentos para desocupar o

local;

Etapa-2: Analisar, selecionar e recepcionar obras para Biblioteca Central e Setoriais;

Etapa-3: Elaborar rotinas para pesquisa, correção, baixa no sistema e transferência de acervo;

Etapa-4 – Destinação de exemplares sem interesse (divulgação para doação). 06/03/2013 12/03/2013 31/07/2013 08/08/2013 26/04/2013 08/08/2013 06/08/2013 07/01/2014 Concluído

PROJETOS Data Início Data

Término Situação Observação ESTUDO PARA ESTRUTURAÇÃO DO SETOR DE REFERÊNCIA E DE CIRCULAÇÃO DA BIBLIOTECA

Etapa-1 – Análise da rotina do Setor de Circulação, identificação dos problemas e necessidades existentes e elaboração de um plano de atuação, estabelecendo ações de implantação imediata, de curto e médio prazo.

Etapa-2 - Corrigir e atualizar a base de usuários do sistema PHL.

Jun./2013

18/07/2013

Jul./2013 Concluída

Andamento

REFORMA DA BIBLIOTECA E IMPLANTAÇÃO DO MEMORIAL DO MPSP a) Elaborar proposta de novo layout;

b) Estabelecer procedimentos para desocupação do espaço; c) Estabelecer procedimentos e rotinas para reorganização da área administrativa, salão de estudo e acervo (respeitando a acessibilidade);

d) Sinalizar o acervo.

02/09/2013 18/12/2013 Concluída

AVALIAÇÃO DA COLEÇÃO DE PERIÓDICOS a) Estudar procedimentos;

b) Estabelecer critérios de seleção; c) Estabelecer rotina das atividades.

3. ATIVIDADES SETOR DE REFERÊNCIA E PESQUISA

O serviço de referência é responsável pelo contato direto com o usuário, é definida como uma assistência efetivamente prestada na busca da informação. O principal objetivo é satisfazer as necessidades e expectativas de forma rápida, precisa e atualizada.

3.1. CONSULTA LOCAL CONSULTA LOCAL – 2013 2013 Público Interno Público Externo Membros Servidores Estagiários Biblioteca Central 207 663 545 Biblioteca Setorial 191 640 0

CONSULTA LOCAL – TABELA COMPARATIVA 2010-2013 Ano Público Externo Público Interno 2010 1329 1156 2011 1231 1149 2012 670 1335 2013 545 1701

Obs.: O acervo da Biblioteca Setorial é restrito aos usuários internos; em 2013 o serviço de empréstimo foi oficialmente estendido aos servidores e estagiários da Instituição, professores e estudantes da ESMP.

3.2. PESQUISAS SOLICITADAS

PESQUISA Meios de Comunicação

Local E-mail Telefone/ Fax Correio Biblioteca Central 215 180 287 6 Biblioteca Setorial 15 4 3 0 207 663 545 191 640

Membros Servidores Estagiários

Público Interno Público Externo Biblioteca Central Biblioteca Setorial

1329 1231 670 545 1156 1149 1335 1701 2010 2011 2012 2013 Consulta Local 2011-2013

Público Externo Público Interno

31% 26% 42% 1% Biblioteca Central Local E-mail Telefone/ Fax Correio 68% 18% 14% Biblioteca Setorial Local E-mail Telefone/ Fax

PESQUISA POR TIPO 2013 Biblioteca Central Biblioteca Setorial Doutrina 772 36 Jurisprudência 481 57 Legislação 218 8 Orientações 174 6

PESQUISAS SOLICITADAS – TABELA COMPARATIVA 2010-2013

Ano Local Fone/ Fax Correio E-mail 2010 595 1193 8 478 2011 597 812 10 355 2012 350 436 5 275 2013 230 290 6 184

Obs.: Os dados representados no ano de 2013 são em decorrência do fechamento da biblioteca no período de 21/09 a 18/12/2013 para reforma e implantação do Memorial do Ministério Público

4. ATIVIDADES DO SETOR DE CIRCULAÇÃO E EMPRÉSTIMO

Atividades relacionadas ao empréstimo de material e orientações sobre os produtos e serviços oferecidos bem como o uso da coleção.

O sistema de empréstimo online com código de barras foi implantado em março de 2011, início também, da extensão deste serviço aos servidores e estagiários da Instituição, professores e estudantes da ESMP.

4.1. EMPRÉSTIMOS E QUANTIDADE DE USUÁRIOS CADASTRADOS 772

481

218 ₁₇₄

36 57 _{8 6}

Doutrina Jurisprudência Legislação Orientações

Pesquisa por Tipo

Biblioteca Central Biblioteca Setorial

Local Fone/Fax Correio E-mail 595 1193 8 478 597 812 10 355 350 436 ₅ 275 230 290 6 184 2010 2011 2012 2013

QUANTIDADE DE EMPRÉSTIMOS - 2013 2013 Biblioteca Central Biblioteca Setorial Membros do MPSP 1470 139 Servidores/Estagiários/ESMP 237 388 Empréstimo entre Bibliotecas

EEB

48 35

QUANTIDADE TOTAL DE USUÁRIOS CADASTRADOS NO SISTEMA PHL

Biblioteca – Tipo de usuário Cadastrados Bibliotecas de outras Instituições

(EEB)

11 Estagiários do MP-SP (EST) 35 Estudantes da ESMP-SP (ESMP) 27 Funcionários do MP-SP (FUNC) 178

Membros do MP-SP (PJ) 2568

Total de usuários ativos 2819

Obs.: Em 2013 o serviço de empréstimo foi ampliado para servidores, estagiários, professores e estudantes da ESMP.

5. ATIVIDADES DO SETOR DE PROCESSAMENTO TÉCNICO

Setor de Processamento Técnico tem a função de analisar, sintetizar e descrever todos os tipos de documentos, para fins de disseminação e recuperação da informação.

5.1. AQUISIÇÃO DE LIVROS E PERIÓDICOS

AQUISIÇÃO

Obs.: Em 2012 e 2013 não foram concretizados os processos de compra de livros.

2013 Quantidade

Livro – Compra 0

Livro - Doação 189

Peri – Compra 461

Peri - Doação 356

Membros Servidores EEB 1470 237 48 139 388 35 Empréstimos - 2013

Biblioteca Central Biblioteca Setorial

1% _1%1% 6% 91% Usuários Cadastrados EEB EST ESMP FUNC Membros (PJ) Livro – Compra Livro -Doação Peri – Compra Peri -Doação 0 189 461 356 Aquisição - 2013

AQUISIÇÃO – TABELA COMPARATIVA 2010 a 2013

Obs.: Em 2012 e 2013 não foram concretizados os processos de compra de livros.

Ano Livros Compra Livros Doação 2010 413 496 2011 665 447 2012 471 266 2013 0 189

Obs.: Os dados representados referem-se a títulos novos

Ano Periódicos Compra Periódicos Doação 2010 0 7 2011 1 15 2012 2 15 2013 0 0

5.2. PROCESSAMENTO TÉCNICO DE LIVROS

Processamento Técnico Livros

2013 Processam ento Catalogação 1489 Classificação 1021 Indexação 690 Digitação 2444 Correção no PHL 8625 Pesquisa (catálogos nacionais e internacionais) 4077

Obs.: Os dados representados nos dois últimos itens referem-se as atividades executadas em função do fechamento da Biblioteca dos Procuradores.

2010 2011 2012 2013 413 665 471 0 496 447 266 189 Aquisição de Livros - 2010 a 2013

Livros Compra Livros Doação

2010 2011 2012 2013 0 1 2 0 7 15 15 0 Aquisição de Periódicos - 2010 a 2013

Periódicos Compra Periódicos Doação

8%

6% 4%

13%

47% 22%

Catalogação Classificação Indexação Digitação Correção no PHL Pesquisa

5.3. PROCESSAMENTO TÉCNICO DE PERIÓDICOS

Processamento Técnico de Periódicos 2013 Fascículos Compra (Renovação) 461 Doação / Permuta 356 Cadastramento no Sistema PHL 2013 Fascículos Revistas Recebidas 356 Revistas Cadastradas 685

5.4. PROCESSAMENTO TECNICO DA LEGISLAÇÃO (Normas do MP-SP)

Normas do MP-SP 2013

2013 Quantidade Seleção e Digitalização 532 Cadastramento 465

Acervo Total disponível para consulta no Sistema PHL com acesso a integra

Tipo de Norma Legislação Normas do MP-SP Atos 2874 Avisos 1221 Normas DG/MP 171 Legislação 108 Desp./Port. PGJ 168 56% 44% Fascículos

Compra (Renovação) Doação / Permuta

54% 46% Periódicos Recebidos Cadastrados 53% 47% Normas do MP-SP

Seleção e Digitalização Cadastramento

63% 27% 4% 2% 4% Legislação Normas do MP-SP Atos Avisos Normas DG/MP Legislação Desp./Port. PGJ

5.5. DESATIVAÇÃO DO ACERVO DA BIBLIOTECA DOS PROCURADORES

A Biblioteca dos Procuradores, situada na Rua Manoel da Nóbrega, n.º 242, Paraíso – São Paulo/SP foi desativada em abr./2013. Seu acervo bibliográfico foi transferido para Biblioteca Central, Biblioteca Setorial, Biblioteca da ESMP e parte disponibilizada para doação.

Destinação do Acervo da Biblioteca dos Procuradores (BPROC)

Destinação do Acervo da Biblioteca dos Procuradores Acervo

Biblioteca Central (BCS) 122

Biblioteca Setorial (BGGN) 119

Biblioteca da ESMP (ESMP) 482

Doação interna (DOAÇÃO) 594

Disponível para doação externa (OUTROS) 886

5.6.1 CORREÇÕES DA TRANSFERÊNCIA DO ACERVO DA BIBLIOTECA DOS PROCURADORES

O Setor realizou correção de registros no PHL e rotinas técnicas, a partir das obras selecionadas para transferência às Bibliotecas: Central, Setorial, ESMP e outras Instituições.

Correção da Transferência do Acervo

Atividades - 2013 Quant. Correção de registros no PHL e rotinas técnicas

Biblioteca Central

3050 Correção de registros no PHL e rotinas técnicas

Biblioteca Setorial

3663 Correção de registros no PHL e rotinas técnicas

Biblioteca da ESMP

3288 Correção de registros no PHL e rotinas técnicas

- Diversos

5300

5.7 DOAÇÃO DO ACERVO DE DUPLICATAS

A equipe realizou no período de ago./2012 a out./2013 a aplicação de procedimentos definidos na 1ª etapa de doação e descarte (Política de Desenvolvimento de Coleções) nos acervos de duplicadas acumulados nas três bibliotecas da Instituição.

O gráfico abaixo representa o resultado do processo de doação, com os principais dados do acervo, quantidade de itens doados e disponíveis.

A Etapa de divulgação dos itens foi realizada em 4 fases, conforme tabela abaixo: 6% _5%

22%

27% 40%

Destinação do Acervo da BPROC

BCS BGGN ESMP DOAÇÃO DOAÇÃO 60% 40%

Acervo para Doação

Doados Disponível Biblioteca Central Biblioteca Setorial Biblioteca da ESMP Diversos 3050 3663 3288 5300 Correção de Registros - 2013

FASE PERIÓDO DIVULGAÇÃO

1ª Fase 15/4 a 24/5/2013 Bibliotecas Públicas, Comunitárias e Jurídicas de São Paulo.

2ª Fase 15/4 a 17/06/2013 Biblioteca da ESMP

3ª Fase 17/06 a 30/06/2013 Membros, Servidores e Estagiários do MP-SP (Aviso nº 322/2013)

4ª Fase 25/07 a 26/08/2013 Membros, Servidores e Estagiários do MP-SP (Aviso nº 431/2013)

Os procedimentos e rotinas foram aplicados nos acervos das Bibliotecas: Central “César Salgado”, e nas Setoriais “dos Procuradores” (extinta em abril de 2013) e “Gabriel Gabriel Neto” e o resultado das doações estão representadas abaixo:

Acervo Itens Doados Disponível

Membros Servidores Estagiários

ESMP Outros Doação

6.265 675 666 790 40 4.094

6. ATIVIDADES DO SETOR DE DIVULGAÇÃO

As atividades desenvolvidas são voltadas para elaboração e divulgação de produtos e serviços, que são fundamentais para os usuários de uma biblioteca especializada. O Boletim IJC é um dos produtos que divulga publicações recentemente incorporadas ao acervo .

6.1. Digitalização de Capas, Sumários e Artigos para divulgação 2013 Digitalização Capas e Sumários 1246 Revista Justitia 40 31% 31% 36% 2% Itens Doados Membros Servidores ESMP Outros 35% 65% Itens Disponíveis Doados Disponíveis 1246 40 Capas e Sumários Revista Justitia

Digitalização

6.2 Boletim IJC – 2013

2013 Boletim IJC

Montagem de arquivos html 140 Inserção de capas e sumários

no Portal 134

Inserção de arquivos no Portal 48 Disseminação Seletiva da

Informação - DSI 18

7. NECESSIDADES E PROPOSTAS

RECURSOS HUMANOS:

Contratação de profissionais com formação na área de biblioteconomia e ciência da informação; e oficiais e auxiliares para compor a equipe.

AQUISIÇÃO DE LIVROS:

Investimento semestral na atualização dos acervos de livros e periódicos.

IMPLANTAR O SETOR DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES:

Setor responsável pela gestão do acervo bibliográfico (seleção, aquisição, desbastes e descarte) com o objetivo de manter as coleções que compõem o acervo atualizado, equilibrado e que atenda as finalidades da biblioteca.

ESPAÇO FÍSICO:

Ampliar o espaço para implantação do Setor de Desenvolvimento de Coleções e reestruturação do Setor de Processamento Técnico, com espaços diferenciados para recebimento, análise, seleção e tratamento técnico do material bibliográfico, bem como o restauro e remessas.

Arquivos HTML Capas e Sumários Arquivos no Portal DSI 140 ₁₃₄ 48 18 Boletim IJC