Como
programar
e divulgar
um evento?
Edição 1
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO WWW.UFGD.EDU.BR2 3
1º SEMESTRE 2021
Olá, estudantes, docentes e TAES da UFGD!
Esse é um breve manual para informar a comunidade acadêmica sobre como proce-der para divulgar eventos. Diante das condições de distanciamento social que estamos vivendo, a realização de eventos em 2021 assume uma configuração diferente. Todos es-tamos nos adaptando a uma vida cada vez mais conectada, com eventos online. Por isso, nós da ACS estamos colocando este manual à disposição da comunidade acadêmica, orientando sobre a realização e divulgação de eventos online.
COMO DIVULGAMOS?
A Assessoria de Comunicação tem diferentes ferramentas para divulgar os eventos realizados pela comunidade acadêmica.
1) Transmissão de eventos nos canais da UFGD (Facebook, Instagram e Youtube) 2) Transmissão de eventos online em canais de faculdades, cursos, projetos, etc 3) Agenda de eventos
4) Notícias no Portal UFGD 5) Notícias na Mídia Regional 6) Banner Portal
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1) Transmissão de eventos nos canais da UFGD (Facebook, Instagram e
Youtube)
A Assessoria de Comunicação Social faz transmissão de eventos realizados pela Se-cretaria dos Órgãos Colegiados (reuniões do COUNI, CEPEC e Conselho de Curadores) e também eventos realizados pels pró-reitorias, ou em parceria com as pró-reitorias.
A ACS tem 15 servidores para realizar todas as atividades de comunicação, e por isso não há equipe suficiente para executar transmissões para as 12 faculdades, 39 cursos de graduação, dezenas de grupos de pesquisa, projetos de extensão, etc. A UFGD é uma comunidade de aproximadamente 10 mil pessoas, e não há condições de a ACS atender a todos os eventos produzidos pelos membros da universidade.
Quem pode solicitar? Administração central e pró-reitorias Como solicitar? Por e-mail para comunicacao@ufgd.edu.br
2) Transmissão de eventos online em canais de faculdades, cursos,
proje-tos, etc
Como a ACS não executa e nem cede os canais oficiais para transmissão de todos eventos da UFGD, como realizar cursos, palestras, debates, mesas redondas online?
A maioria das faculdades, cursos de graduação e de pós-graduação já criou alter-nativas, como canais no Youtube ou contas no Instagram. Alguns grupos PET, grupos de pesquisa, e projetos de extensão também têm suas próprias contas em redes sociais.
Ao programar um evento online, você não precisa abrir uma nova conta ou canal de veiculação: primeiramente, verifique os canais que já estão disponíveis em sua unidade acadêmica. Se você tiver dificuldade para encontrar esses canais, entre em contato com a ACS e/ou com a direção da sua faculdade.
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PROTOCOLO DE SEGURANÇA PARA EVENTOS ONLINE
Para evitar ataques virtuais em eventos online, sugerimos que a organização do evento utilize o seguinte protocolo de segurança:
1) Os organizadores devem decidir quantos e quem serão os participantes que vão fazer uso da fala no evento, para então decidir qual plataforma de transmissão será usa-da (o mais comum são transmissões via Facebook, Instagram ou Youtube).
2) As intervenções do público podem ser feitas por escrito, via chat, na plataforma de transmissão (Facebook, Instagram e/ou Youtube). Em eventos de transmissão ao vivo, o precedimento seguro é limitar o uso da fala apenas a palestrantes pré-definidos.
3) Em transmissões ao vivo, os organizadores e palestrantes podem usar aplicativos como o Google Meet ou Zoom para criar as salas onde vão se encontrar os palestrantes; já a transmissão ao vivo é feita usando o aplicativo OBS Studio. Para mais instruções sobre o uso dessas ferramentas, você pode consultar a ACS pelo e-mail comunicacao@ ufgd.edu.br.
4) ATENÇÃO! Em eventos de transmissão ao vivo, somente os debatedores devem ter acesso ao link da sala onde será feito o debate. NÃO DIVULGUE O LINK de sala do Google Meet ou Zoom em redes sociais, cards de divulgação do evento, etc.
5) Os organizadores vão enviar o link de acesso para os palestrantes apenas 1 hora antes do evento, para evitar que o link seja divulgado acidentalmente ou propositalmen-te para pessoas que não vão compor o grupo de palestranpropositalmen-tes.
6) Um dos membros da organização do evento assumirá o papel de moderados do chat, sendo responsável por ler os comentários e perguntas para os palestrantes respon-derem;
7) O moderador do chat deve ter à mão um texto base afirmando que “a UFGD não tolera qualquer tipo de violência ou desrespeito (verbal ou não verbal). Caso haja casos de agressões no chat, os comentários serão apagados, o agressor será bloqueado, e denunciado para a plataforma. Nos casos em que se faça necessário, a instituição fará denúncia formal do crime aos órgãos competentes”.
3) Agenda de eventos
O Portal da UFGD foi reestruturado em 2018, e uma das principais modificações foi proporcionar mais autonomia aos servidores, que hoje têm liberdade para inserir conte-údos institucionais em nosso principal ambiente de comunicação.
Na Agenda de Eventos os servidores (professores e técnicos) podem divulgar cur-sos, semanas acadêmicas, palestras, aula magna, apresentações culturais, entre outros. A equipe da ACS faz, semanalmente, o envio dessa agenda para a imprensa regional, de forma que os meios de comunicação da região possam ajudar a divulgar e se organizar para fazer a cobertura dos eventos.
Além disso, divulgamos os eventos que estão na agenda em nossas redes sociais: via stories do Facebook e do Instagram, no feed do Facebook, e por meio de nossa lista de mais de 3 mil contatos no Whatsapp.
Como usar a agenda de eventos? Encaminhe o pedido de inserção de informações
para o servidor habilitado a editar o portal na sua unidade acadêmica ou administrativa, informando: nome do evento, resumo, data, horário, local, setor responsável, nome do responsável, telefone e e-mail. Se você não sabe quais servidores da sua faculdade estão habilitados para editar conteúdos no portal, entre em contato com a ACS e pergunte quem são esses servidores.
Quem pode solicitar? Estudantes, docentes e TAES
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4) Notícias no Portal UFGD
A equipe de jornalismo da ACS é composta por três jornalistas, que são responsá-veis por produzir todas as notícias referentes às atividades de ensino, pesquisa e exten-são da comunidade acadêmica, que congrega mais de 10 mil estudantes e servidores.
Assim, fica evidente a impossibilidade de haver cobertura jornalística para todos os eventos e atividades que acontecem anualmente na UFGD. Trabalhamos com produção de notícias apenas para eventos que tenham como público-alvo a maioria dos alunos da universidade, e/ou todo o corpo docente, e/ou todo o conjunto de servidores TAES.
Eventos que se destinam a estudantes de um determinado curso, de uma determi-nada faculdade, ou servidores de um único setor administrativo, por exemplo, NÃO SÃO prioridade na produção de textos jornalísticos.
Quem pode solicitar? Estudantes, docentes e TAES
Como solicitar? Por e-mail para comunicacao@ufgd.edu.br
5) Notícias na Mídia Regional
Quando a equipe de jornalismo produz uma notícia, ela encaminha releases (textos jornalísticos) para os meios de comunicação de todo Mato Grosso do Sul. A publicação ou não desses textos fica a critério de cada meio de comunicação comercial.
Quem pode solicitar? Estudantes, docentes e TAES
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6) Banner Portal
Como o Portal UFGD é a principal ferramenta de comunicação institucional, uma das melhores formas de divulgar eventos e ações é através de banners que se alternam no topo da página.
Somente divulgamos como banner os eventos que tenham como público-alvo todos alunos da universidade, e/ou todo o corpo docente, e/ou todo o conjunto de servidores TAES.
Quem pode solicitar? Administração Central e Pró-reitorias
Como solicitar? Por e-mail para comunicacao@ufgd.edu.br, envie uma arte gráfica
no formato 960 x 200 pixels e o link de uma página com informações sobre o evento.
7) Redes Sociais Oficiais da UFGD
Praticamente todas as atividades acadêmicas podem ser repercutidas em uma ou mais redes sociais. A equipe da Assessoria de Comunicação Social replica informações da universidade em diferentes redes sociais: Twitter, Facebook, Instagram, WhatsApp e Linkedin. Cada rede social dialoga mais com públicos diferentes, assim, fica a critério da equipe da Assessoria de Comunicação Social definir em quais redes cabe cada conteúdo.
Quem pode solicitar? Estudantes, docentes e TAES
Como solicitar? Por e-mail para comunicacao@ufgd.edu.br, envie uma arte visual,
um resumo do evento com local, data, principais palestrantes, e público alvo, e um tele-fone de contato. Ou simplesmente marque a UFGD em uma publicação da rede social.
