1 UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA
FACULDADE DE ENFERMAGEM
DEPARTAMENTO DE ENFERMAGEM BÁSICA DISCIPLINA ADMINISTRAÇÃO DA ASSISTÊNCIA DE
ENFERMAGEM I
GERENCIAMENTO DE RECURSOS MATERIAIS EM ENFERMAGEM1
MARIA TEREZA RAMOS BAHIA² Objetivos
Discutir o gerenciamento de Recursos Materiais no desenvolvimento das ações de enfermagem;
Compreender os elementos necessários à realização da previsão, provisão, organização e controle dos recursos materiais em enfermagem;
Reconhecer a responsabilidade do enfermeiro na realização dos testes de qualidade e parecer técnico dos materiais utilizados pela enfermagem.
1. Introdução
Toda empresa ou organização, seja pública ou privada, necessita para um bom funcionamento de pessoas, recursos financeiros e materiais (CASTILHO; LEITE, 1991).
As instituições de saúde se caracterizam como empresas ou organizações prestadoras de serviço, onde o resultado final do processo não se traduz em um produto, mas sim em um serviço, ou seja, a assistência à saúde de indivíduos e comunidades, e é importante então, que tenhamos os recursos materiais necessários para uma assistência de qualidade e que estes sejam adequadamente administrados (CASTILHO; LEITE, 1991 E CASTILHO; GONÇALVES, 2014). A este respeito pode-se afirmar que uma administração de materiais adequada, sofre a influência e influencia tanto os recursos financeiros como os recursos humanos, pois através de uma destinação mais racional dos materiais pode-se promover uma diminuição dos custos e em relação aos recursos humanos a influência é observada, por exemplo, na medida em que materiais em quantidade e qualidade adequadas podem produzir na equipe maior grau de satisfação.
2. Gerenciamento de Recursos Materiais
A importância do Gerenciamento de Recursos Materiais pode ser demonstrada, por exemplo, quando se observa o quanto os materiais representam em termos de destinação de recursos nas organizações. Em uma empresa os recursos materiais chegam a representar 75% do capital, e em instituições de saúde significam cerca de 45% das despesas (CASTILHO; LEITE, 1991).
Estima-se que em uma organização hospitalar geral de ensino, com aproximadamente 300 leitos, ou seja, um hospital de grande porte trabalha com aproximadamente 2.500 itens
1Este texto foi elaborado como material instrucional para a Disciplina Administração da Assistência de Enfermagem I, para os acadêmicos do Curso de Graduação em Enfermagem da Faculdade de Enfermagem da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF). Pedimos que, caso haja o interesse em utilizar este material, seja citada a referência.
2 relacionados a materiais de consumo para a assistência à saúde. Dessa forma, esses materiais representam uma média de 1.500.000 unidades consumidas mensalmente, o que pode gerar um custo anual de, aproximadamente R$ 4.000.000,00. Dessa forma, os gastos com recursos materiais têm representado uma parcela importante do orçamento das instituições (CASTILHO; GONÇALVES, 2014).
Nas instituições de saúde o papel do Gerenciamento de Recursos Materiais não é diferente das demais organizações, uma vez que, consiste em ter os recursos necessários ao trabalho com qualidade e em quantidades adequadas, a um menor custo e em tempo certo (CASTILHO; GONÇALVES, 2014).
Portanto, para que não haja falta de material que podem vir a prejudicar a assistência à saúde, e tão pouco para que não haja excessos que elevem os custos, os materiais devem ter as suas quantidades e qualidades planejadas e controladas.
No geral
Segundo Chiavenato (1991), “a administração de recursos materiais deve garantir que os materiais necessários estejam disponíveis na quantidade certa, no local certo e no tempo certo à disposição dos órgãos que compõem o processo produtivo... “
Na área da saúde
Segundo Castilho; Gonçalves (2014) na área de saúde, os avanços tecnológicos têm significado um aumento na complexidade assistencial que vem impondo o aprimoramento dos sistemas de gerenciamento de recursos materiais. E assim, pode-se definir o gerenciamento de recursos materiais em saúde como o conjunto de práticas que assegurem materiais em quantidade e qualidade de modo a que os profissionais possam desenvolver seu trabalho sem correr riscos e sem colocar em risco os usuários dos serviços. Tendo em vista a garantia da continuidade da assistência com qualidade e a um menor custo.
“O gerenciamento de recursos materiais, administração de recursos materiais ou suprimentos, constituem a totalidade dos fluxos de materiais de uma organização de saúde, compondo um processo com as seguintes atividades principais: programação, compra, recepção, armazenamento, distribuição e controle”. (CASTILHO; GONÇALVES; 2014).
Pode-se concluir que a administração de materiais (AM) consiste em ter os materiais necessários na quantidade certa, no local certo e no tempo certo à disposição dos órgãos que compõem o processo produtivo. Este é o fundamento e a essência de uma administração de materiais bem realizada.
3. Objetivos da Administração ou Gerenciamento de Materiais nas instituições de saúde São considerados objetivos primários: alcançar baixos custos de aquisição, de manutenção, de reposição e de mão de obra; promover a rotatividade de estoques, estimular o treinamento e aperfeiçoamento do pessoal; possibilitar a continuidade de fornecimento; garantir a qualidade dos materiais adquiridos; promover boas relações com os fornecedores, bons registros e cadastros; realizar a padronização, otimização do atendimento, maximização de retornos, e centralização de atividades.
São considerados objetivos secundários: garantir harmonia interdepartamental, economia, reciprocidade, atualização e melhoria da qualidade.
3 A finalidade da Administração de Materiais consiste em coordenar as atividades que garantam o suprimento das necessidades da instituição, com qualidade e em quantidades adequadas, no tempo correto e ao menor custo provável, através da compra, armazenamento, distribuição e controle.
4. Administração de Materiais e a Enfermagem
Os enfermeiros ao prestarem a assistência à saúde utilizam recursos materiais, cabendo a eles a competência e responsabilidade pela administração de materiais em suas unidades de trabalho através da determinação do material necessário para a realização da assistência seja no aspecto quantitativo como no qualitativo, na definição das especificações técnicas, na participação no processo de compra, na organização, no controle e avaliação desses materiais (CASTILHO; LEITE, 1991).
Ao considerarmos a complexidade dos materiais utilizados na área da saúde, é de suma importância que a enfermagem participe do processo de gerenciamento de recursos materiais, assessorando a área administrativa nos aspectos técnicos (CASTILHO; GONÇALVES, 2014).
Segundo Peres e Ciampone (2006), p. 498.
Para o desenvolvimento da competência administração e gerenciamento são considerados indispensáveis o conjunto de conhecimentos identificados para planejar, tomar decisões, interagir, gestão de pessoal. Assim nas DCNs, com ênfase nas funções administrativas, destacam-se o planejamento, organização, coordenação, direção e controle dos serviços de saúde, além dos conhecimentos específicos da área social/ econômica que permitem ao gerente acionar dados e informações do contexto macro e microorganizacional, e analisá-los de modo a subsidiar a gestão de recursos humanos, recursos materiais, físicos e financeiros.
No trabalho gerencial do enfermeiro, além de gerir a assistência é indispensável à gerência da unidade, que compreende a administração dos recursos humanos e materiais a fim de manter o bom funcionamento do serviço, prevendo e provendo recursos necessários à assistência, sendo particularmente importante a participação da enfermagem no gerenciamento de recursos materiais em serviços de maior densidade tecnológica (OLIVEIRA; CHAVES, 2009).
Segundo Castilho e Gonçalves (2014), um papel importante do enfermeiro no gerenciamento de recursos materiais consiste em saber e acompanhar o consumo de materiais
4 da unidade sob sua responsabilidade. Além disso, é de suma importância que o enfermeiro esteja atualizado no que se refere aos produtos e tecnologias lançados no mercado, avaliando sempre o custo benefício da utilização de um novo produto e o impacto de novas tecnologias para assistência, com o objetivo de garantir a qualidade da assistência prestada.
Assim, pode-se concluir que a atividade de gerência de recursos materiais realizada pelo enfermeiro deve ter como objetivo a melhoria da assistência à saúde de indivíduos e comunidade bem como as condições de trabalho das equipes de enfermagem e de saúde.
É de competência e responsabilidade do enfermeiro o gerenciamento de recursos humanos, materiais e financeiros, que em muitas das vezes são precários. Neste sentido, a instrumentalização do enfermeiro por meio da aquisição de conhecimentos sobre a temática é necessária. Assim, evidencia-se a importância da inserção do conteúdo de gerência de recursos materiais nos cursos de enfermagem, para que os profissionais saibam gerenciar os custos da assistência de enfermagem (OLIVEIRA, et al. 2014; OLIVEIRA et al. 2012).
Entretanto, o enfermeiro deve ter o cuidado de não transformar a administração de materiais (AM) por ele desenvolvida em uma atividade burocrática que vise unicamente à manutenção dos interesses financeiros da instituição, mas sim como uma conquista que destaca o importante papel do enfermeiro na dimensão técnico-administrativa, que faz parte dos processos de cuidar e gerenciar (CASTILHO; GONÇALVES, 2005). Concluímos então, que esta atividade realizada pelo enfermeiro contribui:
Para que os interesses financeiros da instituição sejam preservados, através do controle de estoque, da utilização adequada dos materiais, evitando-se o desperdício;
para a melhoria da assistência à saúde de indivíduos e comunidade, pois o enfermeiro deve estar atento à qualidade do material a ser utilizado e a quantidade necessária, com o objetivo de minimizar o risco para o paciente e evitar a descontinuidade da assistência; para a melhoria das condições de trabalho das equipes de enfermagem e de saúde.
Materiais de qualidade podem contribuir para a satisfação no trabalho, além de evitar o risco de acidentes.
5. Classificação dos materiais
Os materiais em unidades hospitalares usualmente são classificados segundo a duração sendo agrupados em: materiais de consumo e permanentes (LOURENÇO; CASTILHO, 2006; CASTILHO; LEITE, 1991).
Materiais permanentes são aqueles que não são estocáveis, ou que permitem apenas uma estocagem temporária, transitória, apresentando um tempo de vida útil igual ou superior a dois anos, constituem o patrimônio da instituição, como por exemplo, mobiliários,
equipamentos, instrumentais e outros.
Materiais de consumo são estocados e com o uso acabam perdendo suas propriedades, sendo consumíveis, tendo uma duração de no máximo dois anos como, por exemplo, esparadrapos, extensões para oxigênio, inaladores, seringas, agulhas e outros.
Mas, existem ainda, outras classificações para os materiais de acordo com: Finalidade ou o uso a que se destinam (oxigenoterapia, cateterismo);
Tamanho ou porte, de acordo com as necessidades de instalação e guarda correlacionada com as dimensões do material (pequeno, médio e grande);
Custo;
Matéria-prima (plásticos, silicone, metais, cerâmica, vidro); Função do controle (material fixo, móvel ou circulante);
5 Em relação ao custo existe um modelo de classificação elaborado por Vilfredo Pareto, denominado curva ABC, onde os materiais são agrupados em categorias A, B ou C de acordo com o custo. Quanto à quantidade de material, os itens classe A deverão corresponder a 20%, os de classe B 20 a 30% e os de classe C, 50% do total dos materiais. Em relação ao custo ou investimento os de classe A correspondem a cerca de 50% dos custos, os de classe B de 20 a 30% e os de classe C, a 20% (CASTILHO; GONÇALVES, 2014; LOURENÇO; CASTILHO, 2006). TIPO A B C Quantidade de material 20% 20 a 30% 50% Custos 50% 20 a 30% 20%
Classe A – em menor número devido ao alto custo ou investimento, ou custo unitário, consumo anual ou capital investido com custo anual próximo de 50% do total do custo anual. 6. Etapas da Administração de Materiais nas Unidades de enfermagem
Como já dito anteriormente a competência e responsabilidade pelo gerenciamento de recursos materiais nas unidades de enfermagem é do enfermeiro, que ao desempenhar essa atividade realiza: a determinação e especificação dos materiais e equipamentos; o estabelecimento da quantidade de material e equipamento; a análise da qualidade dos materiais e equipamentos; a determinação dos produtos a serem adquiridos; o estabelecimento de um sistema de controle e avaliação; o acompanhamento do esquema de manutenção adotado pela instituição; a adoção de um programa de orientação da equipe de enfermagem, sobre o manuseio e conservação de materiais e equipamentos e a atualização de conhecimentos sobre os produtos utilizados na assistência à saúde e lançados no mercado (FONSECA, 1995). Ao realizar essas atividades os enfermeiros estão desempenhando as funções de: previsão, provisão, organização e controle.
7. Previsão de materiais em enfermagem
A previsão de materiais nas unidades de enfermagem consiste em: fazer levantamento das necessidades da unidade de enfermagem, identificando a quantidade e a especificidade deles para suprir essas necessidades. . Prever significa “conhecer com antecipação; antever”. E para realizar essa função em uma unidade de enfermagem o enfermeiro deve definir através de um levantamento as necessidades de recursos, identificando a quantidade e a especificidade deles. Além da quantidade e da especificidade dos materiais necessários o enfermeiro ao realizar a previsão deve estar considerando também: a especificidade da unidade; as características da clientela; a frequência no uso dos materiais, o número de leitos na unidade; o local de guarda; a durabilidade do material e a periodicidade da reposição do material (CASTILHO; LEITE, 1991).
Ë necessário adotar uma prática de distribuição baseada não somente na experiência do consumo, pois essa pode ocasionar pedidos em excesso, requisições parcialmente atendidas, originando um ciclo cumulativo e danoso para a gerência de recursos materiais com elevação dos custos. Além disso temos que preocupar em atender as normas sanitárias, orientando e fundamentando a atividade de previsão de recursos materiais.
6 Um instrumento que auxilia nessa observação é o mapa de consumo de material, onde normalmente consta tipo de material, cota mensal e gastos (CASTILHO; GONÇALVES, 2014).
Exemplo: Mapa de consumo de material de uma unidade básica de saúde de um Município de médio porte.
Material Unidades Mensais Consumidas
Abril Maio Junho
Seringa de 3 ml 200 250 180
A estimativa de material pode ser calculada através da seguinte expressão matemática (CASTILHO; GONÇALVES, 2014):
CM= CMM + ES
Onde: CM= cota mensal, CMM= consumo médio mensal, ES= estoque de segurança.
O estoque de segurança, também chamado de estoque mínimo é calculado acrescentando-se de 10 a 20% do CMM, mais o consumo diário durante o tempo de reposição (CTR).
ES = 10 a 20% do CMM + CTR CTR= CMM/30 x N
N= número de dias de espera para reposição que pode variar de acordo com o sistema de compra do serviço de saúde
No caso exemplificado acima o cálculo seria o seguinte, considerando o N= 15 dias: CMM= 200+250+180 = 210
3 CTR= 210 x15= 105 30
ES= 10% de 210 + 105= 126
Portanto o CM será igual a: CM= 210+126= 336
Para atualização dos dados a cada novo mês, acrescenta-se o valor do consumo mais recente e despreza-se o mais antigo.
Uma estimativa de material bem elaborada contribui para que não se tenha um acúmulo de materiais nas unidades, para a economia do hospital e para que o almoxarifado tenha uma visão real do material que esta sendo necessário. É necessário acrescentar 10% ao gasto mensal como margem de segurança, garantindo que não falte material para a realização dos cuidados.
8. Provisão de materiais em enfermagem
7 materiais pode sofrer pequenas alterações de acordo com a instituição, mas de modo geral, segue os seguintes passos: descrição do material em ordem alfabética com especificação do tipo, dimensão e quantidade; verificação do estoque existente; solicitação semanal, quinzenal ou mensal em impresso próprio, em duas vias ou mais; envio à Chefia do SE – quando necessário; encaminhamento da requisição ao almoxarifado de acordo com as normas do serviço, recebimento do material do almoxarifado sendo que nesse momento deve-se conferir e guardar e, por fim, controlar os gastos (FONSECA, 1995).
O mapa de consumo de material auxilia também na realização dessa etapa. O sistema de reposição pode ser realizado de quatro formas:
Sistema de reposição por tempo: em épocas predeterminadas as cotas são repostas integralmente;
Sistema de reposição por quantidade: quando o estoque chega a um nível mínimo, denominado de estoque de reposição, é feita a reposição do material tendo por base a cota predeterminada, independente de um prazo estipulado;
Sistema de reposição por quantidade e tempo: é estabelecida uma cota para um determinado tempo, e em uma época predeterminada, é feita a solicitação de materiais na quantidade necessária para repor o estoque;
Sistema de reposição imediata por quantidade: os materiais são encaminhados diariamente ou com uma frequência ainda maior, para a unidade, de acordo com o consumo.
Podemos relacionar vantagens e desvantagens da utilização desses quatro métodos de provisão de materiais:
Sistema de reposição por tempo é a forma mais utilizada na enfermagem, porém propicia a formação de grandes estoques na unidade;
Sistema de reposição por quantidade esse sistema, se bem utilizado, pode revelar-se bastante vantajoso, mas pode ocasionar falta de material caso não seja observado, constantemente o nível mínimo de estoque;
Sistema de reposição por quantidade e tempo colabora para o não esquecimento da emissão de solicitação de material e evita o aumento de estoque, sua realização depende de que se disponha de estudo frequente da previsão de materiais;
Sistema de reposição imediata por quantidade verifica-se um inconveniente nesta forma de reposição, é quando ocorre o esquecimento do débito de material, ficando a unidade desfalcada.
9. Organização e Guarda de Material
Após prever e prover os materiais, os equipamentos são necessários que se pense em que locais e de que modo estes serão distribuídos, armazenados e estocados.
Segundo Gama (1997), “armazenar ou estocar materiais é dispor de forma racional e técnica cada produto em seus depósitos (almoxarifado). O material deve ser acondicionado em estantes, armários, estrados, prateleiras, gavetas ou em pilhas seguindo normas técnicas para evitar riscos de queda, achatamento, deterioração, perda e outros”.
De modo geral ao se realizar a guarda do material é importante: Observar a facilidade de visualização para o pessoal;
Evitar riscos de contaminação (poeira, umidade, luz entre outros);
Garantir a facilidade de realização de inventários, reposição e controle (por exemplo, através do uso de fichas por número e espécie);
8 Possibilitar à equipe de enfermagem o acesso aos materiais conforme as necessidades
do Serviço de Enfermagem.
Evitar o sub-estoque e a guarda descentralizada, o que pode dificultar o controle e favorecer o desvio.
Ë necessário à educação permanente da equipe do almoxarifado para o armazenamento adequado dos materiais, pois a manutenção da viabilidade dos itens até a sua distribuição para as unidades depende diretamente das condições de armazenamento (temperatura, umidade, ventilação) e Layout otimizado. Cabe aos enfermeiros, também, a orientação a outros setores com a guarda do material.
10. Controle
Ao desenvolver o processo de Administração de Materiais o enfermeiro deverá desempenhar também a função de controle dos materiais nas unidades de enfermagem. Esta é uma função ampla, uma vez que diz respeito a quantidade, qualidade, conservação, reparos e proteção dos materiais
A realização de um controle adequado auxilia no desenvolvimento das demais funções, pois fornece dados para a previsão, propicia informações sobre a qualidade e a durabilidade do material, diminui o extravio, aumenta a eficiência dos equipamentos – e assim garante uma utilização apropriada dos recursos materiais, a continuidade da assistência ao paciente e a diminuição dos custos relacionados aos materiais.
O controle dos materiais pode ser feito de diversas maneiras através do método ABC (classifica os materiais segundo custo para a instituição); sistema de troca/reposição; uso de cadernos com o número de patrimônio e quantidade; fichas técnicas e atualmente o uso do computador (CASTILHO; LEITE, 1991).
Para que se possa ter o controle dos materiais, antes de tudo, é necessário que se tenha uma relação dos mesmos, o que se consegue através do inventário que consiste na “verificação de todo o material para comprovar a existência e a exatidão dos estoques registrados (saber o que se tem o necessário para atender à demanda e o que comprar – controle)” (GAMA, 1997, p.4).
O inventário proporciona ter dados corretos e precisos sobre o patrimônio das instituições de saúde, o que é necessário para que se possam realizar planejamentos objetivos e para evitar gastos e desperdícios desnecessários.
Segundo Lourenço, Castilho (2006) os principais fatores que dificultam o controle dos materiais são a sua grande diversidade e a falta de informatização de alguns setores das instituições.
Os inventários podem ser:
Gerais – realizados no final do exercício fiscal da empresa, através da contagem de todos os itens do estoque, não possibilitando reconciliações ou ajustes, nem a análise das causas das diferenças;
Rotativos - realizados através de uma programação mensal para determinados itens a cada mês, sem necessidade de paralisação do serviço, possibilitando a análise das causas e diferenças e, portanto um melhor controle (CHIAVENATO, 1991).
No Serviço de Enfermagem, para que o enfermeiro possa ter um controle mais efetivo, o inventário pode ser realizado, através da verificação semanal e de necessidade de manutenção dos materiais e equipamentos (GAMA, 1997).
9 Nos dias de hoje inúmeras ferramentas e recursos tecnológicos para o controle e a distribuição de suprimentos estão disponíveis no mercado. Estudos demonstram que as utilizações de tais ferramentas beneficiam o trabalho do enfermeiro como a economia de horas de trabalho e redução de custos com perdas de materiais vencidos em estoque (CONDE; BERNADINO; CASTILHO; DREHMER, 2015).
11. Manutenção
Para que a equipe de saúde possa desenvolver suas atividades, ou seja, prestar uma adequada assistência à saúde de indivíduos e comunidade, é necessário que os equipamentos existentes na unidade estejam em perfeito funcionamento, garantindo dessa forma não apenas a assistência, mas também a segurança de quem está utilizando o equipamento.
Esta atividade, que consiste em manter os materiais e equipamentos em perfeitas condições de funcionamento nos momentos em que são necessários, chama-se manutenção e para que ela ocorra é necessário que assim que a enfermagem ou equipe de saúde perceba alguma irregularidade no equipamento, o mesmo seja encaminhado para o serviço de consertos e reparos (CASTILHO; LEITE, 1991).
Segundo alguns autores, certos setores do hospital, como por exemplo, no centro cirúrgico, o enfermeiro, desempenha em papel essencial na organização e manutenção dos equipamentos. Assim sendo, o enfermeiro deve organizar prever, prover, manusear e manter os materiais, para que não haja interrupções na assistência (STUMM; MAÇALAI; KIRCHNER, 2006; GUEDES; FELIX; SILVA, 2001).
Existem dois tipos de manutenção (CASTILHO; LEITE, 1991):
Preventiva - que é realizada periodicamente nos equipamentos com o objetivo de se detectar e evitar que o mesmo venha a apresentar defeitos ou mau funcionamento também conhecida como manutenção
Corretiva ou Reparadora - que é realizada após o aparelho ter apresentado algum problema tendo como objetivo restaurar, corrigindo o defeito apresentado pelo mesmo, também conhecida como manutenção.
12. O processo de compra dos materiais utilizados nas unidades de enfermagem
A atuação do enfermeiro no processo de compras de materiais nas instituições se dá através da atuação em comissões de licitação, ou informalmente através da opinião sobre o tipo, à quantidade e à qualidade dos materiais a serem utilizados.
Existem várias modalidades de compra, sendo que nas instituições privadas tem-se o costume de haver uma negociação direta entre o serviço de compras e os fornecedores, já nas instituições públicas normalmente segue-se um processo de licitação.
A licitação é um procedimento onde a administração pública seleciona a proposta mais vantajosa para o contrato de seu interesse, visando proporcionar oportunidades iguais aos fornecedores, garantindo o princípio constitucional da isonomia (CASTILHO; GONÇALVES, 2014). Na licitação deve-se fazer uma descrição/especificação detalhada do material que se deseja adquirir sem indicação da marca, a não ser em casos excepcionais.
Segundo CASTILHO; GONÇALVES (2014), as modalidades de licitação constantes na Lei 8.666/93 são:
- Convite – utilizada entre os interessados, para escolhidos e convidados em número mínimo de três, cadastrados ou não, indicada para a compra de valores baixos, estabelecidos pela Lei. - Tomada de preços – apenas para os cadastrados, indicada para aquisições de valores médios, estabelecidos pela Lei.
10 - Concurso – utilizada para quaisquer interessados e se refere a trabalhos de natureza técnica, artística ou científica.
- Leilão – também utilizada para quaisquer interessados. Refere-se à venda de bens móveis ou produtos.
Além dessas, atualmente tem sido utilizado o Pregão que “é uma modalidade de licitação mais recente, instituída pela Lei 10.520, de 17 julho de 2002. A opção por essa modalidade, independente do valor estimado da contratação e da disputa pelo fornecimento de bens e serviços comuns, é feita por meio de propostas e lances sucessivos em sessão pública. Essa modalidade vem ganhando espaço na Administração Pública por ser um processo mais dinâmico, que proporciona maior competitividade entre os concorrentes e maior transparência à gestão de compras, visto que a negociação é realizada em sessão pública” (CASTILHO; GONÇALVES, 2010, p.164).
A escolha de uma modalidade ou outra para compra de materiais se dá de acordo com o valor estimado, e a urgência na aquisição, como por exemplo, nos casos em que a falta do material significa um prejuízo na assistência à saúde do paciente, sendo que a tomada de preços e o convite são as realizadas mais rapidamente.
A participação do enfermeiro no processo de seleção e compras de materiais de enfermagem nas instituições é essencial. As atividades do enfermeiro neste processo basicamente envolvem:
Auxílio na determinação do tipo de material a ser adquirido para as unidades de enfermagem;
Padronização dos materiais;
Especificação técnica dos materiais;
Controle de qualidade do material a ser adquirido; Emissão de parecer técnico.
13. Padronização
A padronização é um método para estender a utilização de um material ao maior número possível de aplicações. Ela visa reduzir as variedades, através da unificação de dados de materiais que são semelhantes.
Segundo Castilho; Gonçalves, (2014) a importância da padronização consiste na especificação de produto para cada procedimento, diminuição da diversidade desnecessária, normatização do uso de determinados produtos, dentre outros. “É realizada por meio do estabelecimento de critérios objetivos de indicação técnica do uso do material, e do custo-benefício”.
A padronização não é um procedimento que pode ser feito isoladamente, deve-se compor um comitê de padronização com a participação do corpo clínico, do administrador de materiais e da enfermagem, tendo-se por base as rotinas e técnicas do serviço de enfermagem, conhecimentos dos materiais, sabendo-se quais são semelhantes e quais podem ser substituídos, além das qualidades farmacológicas e técnicas, a facilidade de compra, o custo, a armazenagem entre outros. Entende-se que esse processo atende tanto a abordagem de aspectos mais funcionais e qualitativos dos produtos nas descrições como a aproximação da área de compra com a área de uso do material, favorecendo o processo de compra (CONDE; BERNADINO; CASTILHO; DREHMER, 2015).
Realizada desse modo, a padronização, facilitará a verificação mensal da média de consumo, o planejamento e reposição e a manutenção da qualidade dos materiais utilizados. 14. A especificação técnica dos materiais
11 A especificação técnica de materiais consiste nos seguintes elementos: nome do produto; uso ou aplicação; matéria-prima; dimensões; método de fabricação; acabamento; embalagem; propriedades físico-químicas; método de esterilização; procedência; código e prazo de validade, dentre outros (CASTILHO; GONÇALVES, 2014).
Nas instituições públicas o processo de compra de materiais não é uma atividade simples, e as especificações dos produtos são muito importantes para que se possa garantir a aquisição de produtos de qualidade, elas são utilizadas na elaboração do edital de compra, e quanto mais detalhadas facilitará o contato do setor de compras com os fornecedores.
Na elaboração das especificações os enfermeiros normalmente devem consultar órgão oficiais que normatizam e fazem recomendações sobre: fabricação, esterilização e o uso de materiais como as normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), da Agência Nacional de Vigilância sanitária (ANVISA), Ministério da Saúde e Ministério do Trabalho, além de catálogos dos fabricantes e embalagens de materiais.
A participação do enfermeiro na especificação técnica permite apontar necessidades e anseios dos usuários de produtos, favorecendo a aquisição de itens que atendam pacientes e profissionais, com qualidade, pertinência, segurança e com melhor preço.
15. Os testes de qualidade e o parecer técnico
Os testes de qualidade consistem em avaliações, quando da aquisição de equipamentos e materiais, para que se verifique se o produto é de qualidade e se atende à necessidade a que se destina (CHIAVENATO, 1991).
Em uma avaliação de materiais, no primeiro momento, é realizada uma verificação minuciosa da embalagem, do método de esterilização, da presença da data de validade, do acabamento do material, da instrução de uso, dentre outros fatores que se considere importante para que sejam previamente avaliados, para que então se passe para a fase de teste a ser realizada na unidade.
Para se realizar o teste na unidade, o Serviço de Enfermagem deve enviar juntamente com o material a ser avaliado um impresso, com as características que deverão ser observadas e avaliadas durante o teste.
Após a realização do teste e de posse dos resultados e das especificações do material, o Serviço de Enfermagem elaborará um parecer técnico que consiste na descrição das vantagens e desvantagens do produto, bem como sugestões para melhorar ou aprimorar o mesmo.
Um parecer técnico poder ser elaborado sob a forma de ofício no formato de um relatório técnico ou através do preenchimento de impresso próprio da instituição, de modo geral um parecer pode conter os seguintes itens:
Justificativa; Nome do produto;
Finalidade/ uso ou aplicação; Fabricante;
Importador (se for o caso); Responsável técnico; Nº do Lote e do registro; Data de fabricação; Validade;
Embalagem;
Método de esterilização (se for o caso); Matéria prima;
Descrição do produto;
12 Assinatura de quem elaborou o parecer.
O controle da qualidade de materiais não deve ser realizado apenas no momento da aquisição dos produtos, mas sim durante toda e qualquer atividade, e para isso é importante que toda a equipe se mantenha atenta e possa opinar sobre os produtos que estão utilizando, de modo que nos processos de aquisição, já se tenha informações sobre a qualidade ou não dos mesmos.
Considera-se de extrema importância a análise das notificações recebidas, que antes da culpabilização dos envolvidos, devem promover a melhoria dos processos e a prevenção de eventos similares. Essas notificações de desvio de qualidade no sistema NOTIVISA reduzem o número de aquisições mal sucedidas, os riscos que essas possam gerar, contribuindo e melhorando os processos de compra (CONDE; BERNADINO; CASTILHO; DREHMER, 2015).
Na aquisição dos materiais são considerados o parecer técnico e a análise de custo do produto, sendo que é importante lembrar que “nem sempre o menor preço corresponde ao menor custo para a instituição, uma vez que a má qualidade do material pode acarretar maiores prejuízos financeiros e da assistência” (FONSECA, 1995).
16. Preparo do pessoal
O trabalho em enfermagem se caracteriza por ser um trabalho em equipe e na administração de materiais a participação de todos na avaliação dos produtos que estão sendo utilizados, ou na aquisição de um material ou equipamento novo é muito importante.
O estudo de CONDE; BERNADINO; CASTILHO; DREHMER (2015) demonstrou que 46% dos enfermeiros consideram importante a realização de capacitações sobre Gerenciamento de materiais (GM), no entanto 86% dos enfermeiros relataram nunca ter participado de referida capacitação.
É necessário que toda a equipe conheça os materiais e equipamentos, sabendo como utilizá-los corretamente, o que pode ser conseguido através de treinamentos e educação continuada, visando à própria segurança, dos pacientes, a conservação e manutenção dos materiais, contribuindo para o controle dos custos evitando-se assim o uso indevido e o desperdício do material. Além disso, a formação de novos profissionais para desempenhar a atividade de Gerenciamento de Recursos Materiais (GM).
17. A título de conclusão
Nesta aula vimos o papel do enfermeiro no gerenciamento de recursos materiais em serviços de saúde. O Enfermeiro como consumidor dos materiais, que detém conhecimento sobre os mesmos, está preparado para argumentar e ponderar pela escolha nos processos aquisitivos e no planejamento estratégico do GM. Tal habilidade é decorrente da sua capacitação para atividades administrativas, juntamente com o conhecimento proveniente das atividades assistenciais, favorecendo a otimização dos recursos disponíveis, avaliar e ponderar pela escolha de materiais que atendam às necessidades de pacientes e profissionais, e que proporcionem segurança ao cuidado.
Conhecimentos sobre as normativas de regulação sanitária de produtos e serviços e a legislação que respaldam os processos licitatórios são necessários para o enfermeiro desenvolver o GM. Isso favorece a interdisciplinaridade, enriquecendo sua prática profissional.
13 apenas burocrática, tendo como meta a preservação dos interesses econômicos das instituições (CASTILHO; GONÇALVES, 2014).
A atuação do enfermeiro no Gerenciamento de Recursos Materiais contribui com a organização, planejamento e sistematização do processo, conferindo maior credibilidade ao trabalho junto aos fornecedores e profissionais que utilizam os materiais (CONDE; BERNADINO; CASTILHO; DREHMER, 2015).
Referências
BOGO, P. C., BERNARDINO, E.; CASTILHO, V., CRUZ, E. D. A. O enfermeiro no gerenciamento de materiais em hospitais de ensino. Revista da Escola de Enfermagem da
USP, 49(4), 632-639, 2015.
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Exercício:
1- Em uma unidade pediátrica de um hospital de médio porte o gasto de sondas de aspiração número 05 é de 120 unidades por mês, sem considerar a margem de segurança. A reposição desse material é feita com uma demora de 15 dias pelo almoxarifado. Calcule qual deverá ser em média a cota de sondas para essa unidade.
Resp: 192 sondas.
2- Em uma UAPS, onde você trabalha, será feito o próximo pedido de recursos materiais. Considerando dados anteriores e o período de reposição de 30 dias, faça o cálculo da quantidade dos seguintes materiais:
Materiais Janeiro Fevereiro Março
Agulha 25X7 328 290 362
Caixa de luva 10 8 12
