XVII Encontro Nacional de Pesquisa em Ciência da Informação (XVII ENANCIB)
GT 4 – Gestão da Informação e do Conhecimento nas Organizações
TÍTULO: POLÍTICA INTEGRADA DE GESTÃO DOCUMENTAL, DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO PARA O SEBRAE/PB
POLICY INTEGRATED DOCUMENT MANAGEMENT, THE INFORMATION AND
KNOWLEDGE FOR SEBRAE/PB
Ediene Souza de Lima1 e Emeide Nóbrega Duarte2.
Modalidade da apresentação: Pôster
Resumo: Propõe analisar a viabilidade de integração de políticas de gestão documental, de informação e do conhecimento como base para a eficiência do fluxo de informação do Sebrae Paraíba. Optou-se por trabalhar, em nível estadual, abrangendo estrategicamente a Diretoria Executiva além de gestores de determinadas Agências Regionais e das Unidades de Gestão localizadas na sede na cidade de João Pessoa, expondo a situação da documentação, da informação e do conhecimento, com base no organograma da organização. A pesquisa é de caráter exploratório e descritivo com abordagem qualitativa e quantitativa com adoção da triangulação de dados. Dessa forma, utiliza como instrumento de coleta de dados a entrevista e o questionário, além da observância de todas as responsabilidades administrativas e legais da organização. Nesta fase de pesquisa, apresenta-se o sistema de categorias que possibilitará a coleta de dados.
Palavras-chave: Gestão. Documento. Informação. Conhecimento. Política.
Abstract: Proposes to analyze the feasibility of integration of Document Management Policies, of Information and Knowledge as the basis for the efficiency of the Sebrae Paraíba information flow. We chose to work at the state level, strategically covering the Executive Board as well as managers of certain
1 Bibliotecária do Sebrae Paraiba - Especialista em Administração e Gestão do Conhecimento (UNINTER) - Mestranda em Ciência da Informação (UFPB).
Regional Agencies and Management Units located at the headquarters in the city of João Pessoa, describing the state of the documentation, information and knowledge based in the organization chart. The research has an exploratory and descriptive qualitative and quantitative approach with the adoption of data triangulation. Thus, used as a data collection instrument the interview and the questionnaire as well as compliance with all legal and administrative responsibilities of the organization. At this stage of research, presents the system of categories that allow data collection.
Keywords: Management. Document. Information. Knowledge. Policy.
1 INTRODUÇÃO
Considerando o crescimento da produção informacional e o acesso às Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), destaca-se o desenvolvimento de estudos e metodologias sobre Documentação, Informação e Conhecimento especialmente a partir da passagem da sociedade industrial para a pós-industrial.
No que se refere às TIC, no campo da documentação, Souza (2015) aponta que alguns estudiosos compreenderam a insuficiência da estrutura tecnológica para o tratamento, organização, disponibilização e a recuperação da crescente e cumulativa massa de informações e documentos. Além disso, diante da interdisciplinaridade da Documentação, da Informação e do Conhecimento, compreendemos que a integração dessas disciplinas é essencial para fundamentar uma política organizacional integrada, dada pela relação de políticas de Gestão de Documentos (GD), Gestão da Informação (GI) e Gestão do Conhecimento (GC) que propõem a qualidade da produção, acesso e uso da informação.
O tema do presente estudo está em conformidade com a Ciência da Informação, quando dialoga, com as correntes teóricas apresentadas por Araújo (2014), especificamente com a Gestão da Informação e Gestão do Conhecimento. Quando se fala em Gestão Documental, as ações mais destacadas são planejamento, controle e direção, pois a ênfase na dimensão gerencial da gestão de documentos é fortemente presente nos termos sinalizando suas correlações com o campo da administração(JARDIM, 2015).
disseminação da informação, com foco na criação do conhecimento voltado para a cultura da inovação e do empreendedorismo.
A escolha do campo de estudo, se deu por ser o local de trabalho da pesquisadora, a qual exerce a atividade de Analista-Bibliotecária desde o ano de 2013, quando foi percebida a necessidade de sistematizar e tornar acessível a gama de informações produzidas pela organização desde sua instituição. Optou-se por propor tal política, com o intuito de estabelecer diretrizes e normas em conformidade com as práticas existentes e construtos teóricos como base para tornar eficiente o fluxo de informação do SEBRAE/PB.
Neste momento, apresentamos as categorias estabelecidas por meio do construto teórico que viabilizarão a coleta de dados, rumo ao atendimento do objetivo geral.
2 MODELOS DE GD, GI E GC
A história da Documentação confirma que houve uma série de contribuições para a constituição do campo de conhecimento que posteriormente se chamaria de Ciência da Informação. Primeiro sua preocupação com o problema documental e, posteriormente, com o conjunto de sistemas, fundamentos e técnicas de organização, que instituem em embriões das Tecnologias de Informação e Comunicação (SOUZA, 2015).
Nesse contexto, Santos (2009) afirma que a GI é realizada em meio às práticas de GD, formada por inúmeros fazeres, sendo os principais: a criação/produção documental, a avaliação, a aquisição, a conservação/preservação, a classificação, a descrição e a difusão/acesso. Essas práticas constituem o ciclo documental que tramita no contexto organizacional por meio do fluxo informacional e objetivam a recuperação da informação e colaboram com a tomada de decisão. Sobretudo, cada prática corresponde a uma etapa dos processos que são realizados sobre o documento, tendo em vista torná-lo recuperável e facilitador das decisões na organização.
Por outro lado, Choo (2003) afirma que as organizações não serão capazes de perceber a importância de suas fontes e tecnologias de informação, sem previamente compreender os processos organizacionais e humanos pelos quais a informação se transforma em percepção, conhecimento e ação. Para Valentim (2014) o indivíduo organizacional, gera, compartilha e usa a informação e conhecimento e, por meio dessas ações, alimenta a estrutura organizacional que o retroalimenta.
Organização e armazenamento da informação; Desenvolvimento de produtos e serviços informacionais; Distribuição da informação e Uso da informação.
Sobre GC, Cianconi (2003) identifica oito facetas que equivalem às categorias de GC, a partir da gestão: da cultura organizacional; de talentos e dos relacionamentos internos; de competências e aprendizagem organizacional; de relacionamentos externos; dos processos e das melhores práticas organizacionais; dos acervos e conteúdos informacionais; da tecnologia e dos sistemas de informação, além da Mensuração de ativos intangíveis. Portanto, entre os demais autores visitados, optamos por Santos (2009), Choo (2003) e Cianconi (2003) no estabelecimento de categorias baseadas nos respectivos modelos.
3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
A pesquisa é de caráter exploratório-descritivo com abordagem quali-quantitativa que se dá por meio da associação de um conjunto de técnicas de análise, que juntas proporcionarão uma observação minuciosa dos resultados obtidos. As abordagens apresentadas constituem-se como elementos essenciais para orientar a implantação da política integrada de GD, GI e GC.
O universo da pesquisa compõe-se por onze Agências Regionais, doze Unidades de Gestão e pela Diretoria Executiva do SEBRAE/PB. A amostra por conveniência dar-se-á em cinco agências, a saber: João Pessoa, Campina Grande, Guarabira, Patos e Pombal.
A pesquisa está sendo desenvolvida com vinte gestores, envolvidos diretamente nas decisões organizacionais. Desse modo, o questionário será aplicado com dezessete gerentes, onde cinco são das Agências Regionais e doze das Unidades de Gestão. A entrevista em profundidade será aplicada com três membros da Direção Executiva (DIREX) que é composta pelo Superintendente, pelo Diretor Financeiro e Diretor Técnico.
Utilizar-se-á como alternativa na análise de dados e na construção da coerência e coesão metodológica da pesquisa a estratégia do método da triangulação, com o uso dos métodos qualitativo e quantitativo, com suas respectivas técnicas (VERGARA, 2008, p. 257). O método de análise de conteúdo será empregado para analisar os dados, o que contribuirá para compreensão e explicação de determinadas questões, cujo objetivo, é verificar hipóteses e ou descobrir o as nuances de cada conteúdo manifesto (MINAYO, 2003, p. 74).
documentos existentes na organização. Dessa forma, de acordo com o objeto de estudo, foram definidas as categorias e subcategorias apresentadas na seção 4.
4 RESULTADOS OBTIDOS COM O CONSTRUTO TEÓRICO
Para a contextualização dos instrumentos de verificação (questionários e entrevistas), das práticas de GD, GI e GC da organização, observou-se a necessidade de definição das categorias conforme quadro a seguir:
Quadro 1 – Sistema de categorias GD, GI e GC.
Categorias Sub-categorias
Gestão de Documentos - Santos (2009) Criação/produção documental Padrão e monitoramento
Avaliação do documento Estudos e práticas a partir de critérios preestabelecidos
Aquisição do documento
Fases de arquivamento de documentos (corrente, intermediário e permanente). Estabelecimento de regras
Conservação/preservação do documento Manutenção da integridade física e/ou lógica com apoio da tecnologia
Classificação do documento Criação e utilização de planos de classificação Descrição do documento Ação que perpassa todo o ciclo de vida do
documento
Difusão/acesso do documento Promover a utilização com conhecimento das práticas e terminologias arquivísticas
Gestão da Informação - Choo (2003)
Identificação das necessidades de informação Estratégia de administração da informação (identificar grupos de usuários)
Aquisição de informação Administrar a variedade de informação. Uso da tecnologia da informação
Organização e armazenamento da informação Sistema de classificação. Memória organizacional Desenvolvimento de produtos e serviços
informacionais;
Ambiente favorável para criar produtos e serviços
Distribuição da informação Canais de transferência de informações. Fluxo de informação
Uso da informação Métodos e processos que facilitem a flexibilidade da informação
Gestão do Conhecimento - Cianconi (2003)
Gestão da cultura organizacional Cultura do compartilhamento e monitoramento Gestão de talentos e dos relacionamentos internos Identificar relacionamentos. Apoio à aprendizagem
continuada e desenvolvimento profissional Gestão de competências e aprendizagem
organizacional
Adoção de metodologia para o mapeamento do conhecimento tácito e explícito existente na organização
Gestão dos processos e das melhores práticas organizacionais
Banco de melhores práticas. Utilização de ferramentas de trabalho colaborativo Gestão dos acervos e conteúdos informacionais Organização e categorização de conteúdos
Gestão da tecnologia e dos sistemas de informação
Adotar TI para apoiar o livre fluxo de informações (portais corporativos, sistema de gestão integrada e ferramentas de trabalho colaborativo).
Mensuração de ativos intangíveis
Identificar indicadores de competência dos
funcionários. Monitorar estrutura interna e externa. Criar mecanismos para motivar as pessoas a assimilarem a cultura de compartilhamento.
Fonte: Elaborado a partir de Santos (2009), Choo (2003), Cianconi (2003) e Duarte et al. (2015).
A partir da organização dos achados teóricos em sistemas de categorias e sub-categorias, conforme preconiza a análise de conteúdo, pretende-se a partir dos resultados desta pesquisa desenvolver uma política integrada baseada em modelos de GD, GI e GC de forma funcional, tornando-se assim, modelo de organização estratégica da informação para negócios, haja vista, os interesses organizacionais do SEBRAE.
Dessa forma, as subcategorias estabelecidas foram geradas a partir do desdobramento das categorias sugeridas com base nesses autores, a partir da análise categórica dessas informações, desenvolveremos as unidades de registros (questionários e entrevistas) e por meio delas as unidades de contexto (resultados das técnicas de coleta dos dados) para a partir de então realizarmos as inferências e obtermos os resultados que nos darão subsídios para a implantação de uma política organizacional de gestão integrada de documentos, informação e conhecimento.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS PARCIAIS
A política integrada de GD, GI e GC corrobora para a qualidade e competitividade nas organizações com foco na produção, organização e acesso a informação, documentos e conhecimento. Para tanto, busca-se com a GD a produção, organização e guarda de documentos; e com a GI o tratamento, disseminação, acesso e uso da informação e com a GC um ambiente de criação do conhecimento. Portanto, compreende-se que os três tipos de gestão possuem domínios distintos, porém relacionados a processos, modelos e técnicas. Com isso, pretende-se melhorar o controle em relação à produção excessiva de informações e documentos, através de ações como a identificação das necessidades, disseminação, acesso e uso da informação que remete à criação do conhecimento individual e coletivo.
funcionamento dos Sistemas de Informação voltados para a Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
No que se diz respeito às categorias referentes à GI, apresentadas na perspectiva de Choo (2003), percebe-se que cada etapa é imprescindível para a eficiência do fluxo da informação e consequentemente para a integração entre os usuários, produtos e serviços.
Em se tratando das categorias referentes à GC, nota-se que é indispensável focar nas práticas e reflexões da gestão de serviços de informação voltados para a qualidade da criação do conhecimento. Em decorrência disso, se faz necessário uma política integrada de GD, GI e GC que possa estabelecer diretrizes para o reconhecimento do valor e criação de condições que promovam o conhecimento para estratégias organizacionais.
Portanto, a política integrada de gestão permite a qualidade da produção, acesso, uso e compartilhamento da informação como base para eficiência do fluxo documental, informacional e do conhecimento o que colabora com o melhor funcionamento dos Sistemas de Informação e das TIC.
REFERÊNCIAS
ARAÚJO, C. A. A. Fundamentos da Ciência da Informação: correntes teóricas e o conceito de informação. Perspectivas em Gestão & Conhecimento, João Pessoa, v. 4, n. 1, p. 57-79, 2014. CHOO, C. W. A organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significados, construir conhecimento e tomar decisões. São Paulo: Senac, 2003.
CIANCONI, R. B. Gestão do conhecimento: visões de indivíduos e organizações no Brasil. 2003. 287 f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação) – Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia, Universidade Federal do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 2003.
DUARTE, E. N. et al. Práxis de gestão do conhecimento no ambiente das organizações no escopo da ciência da informação. In: ENCONTRO NACIONAL DE PESQUISA EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO, 16., 2015, João Pessoa. Anais... João Pessoa, 2015.
JARDIM, J. M.Caminhos e perspectivas da gestão de documentos em cenários de transformações. Acervo, Rio de Janeiro, v. 28, n. 2, p. 19-50, 2015.
MINAYO, M. C. S. (Org.) Pesquisa social: teoria, método e criatividade. 22. ed. Rio de Janeiro: Vozes, 2003.
SOUZA, E. D. de. A Ciência da Informação: fundamentos epistêmico-discursivos do campo científico e do objeto de estudo. Alagoas: Edufal, 2015.
VALENTIM, M. L. P. A importância do compartilhamento de conhecimento em ambientes empresariais. In: CIANCONI, R. B.; CORDEIRO, R. I. N.; ALMEIDA, C. H. M. (Orgs.). Gestão do conhecimento, da informação e de documentos em contextos informacionais. Niterói: UFF, 2013.
