MANUAL SISTEMA ALUGUEL
(VERSÃO PARA USUÁRIOS ADMINISTRADORES)
TELA INICIAL DO SISTEMA
Nesta tela, os usuários cadastrados no sistema poderão ENTRAR no sistema ou ALTERAR a senha.
Obs.: O bloqueador de pop-ups (janelas que se abrem sobre a janela principal) do navegador deverá estar desbloqueado para funcionamento do sistema, pois, algumas telas serão abertas sobre a janela principal do sistema.
TELA DE ABERTURA DO SISTEMA
CLIENTES: Link para manutenção dos clientes cadastrados no sistema.
Ao clicar em CLIENTES, o usuário poderá informar alguma(as) letras do nome do cliente para busca no banco de dados. Exemplo: digitando “Jo”, serão mostrados todos os cliente que tenham estas letras no nome, independente de ser no início ou no meio do nome.
Deixando o campo em branco, será iniciada a inclusão de um novo cliente.
Após informar um filtro para listar os clientes cadastrados (imagem acima), serão visualizadas as colunas com opção de exclusão, edição, nome do cliente, telefone, CPF/CNPJ e a coluna com link para cadastro de eventuais homenageados por este cliente.
Exclusão: A exclusão de clientes é privilégio apenas de usuários administradores do sistema e será feita marcando-se os usuários que se deseja excluir, na primeira coluna e clicando em no botão SALVAR.
Edição: A edição dos dados dos clientes poderá ser realizada, clicando-se no ícone da segunda coluna (pasta amarela). Uma janela será mostrada com os campos do cliente para que possam ser alterados e salvos no banco de dados. Alterações no nome do cliente e na data de inclusão são privilégio de usuários administradores.
Homenageados: A última coluna (imagem de pessoas), é um link para acesso ao cadastro dos homenageados de cada cliente. Por exemplo: Caso o cliente deseje contratar uma festa para um filho, filha, amigo, etc, os eventuais homenageados deverão ser incluídos nesta opção e serão mostrados quando da emissão do contrato.
LOCAIS: Link para manutenção dos locais de realização de festas.
Da mesma forma que na opção de clientes, ao clicar em LOCAIS, o usuário poderá informar alguma(as) letras da descrição do local para busca no banco de dados.
Exemplo: digitando “ma”, serão mostrados todos os locais que tenham estas letras na descrição, independente de ser no início ou no meio da descrição do local.
Deixando em branco, será iniciada a inclusão de um novo local de realização de festas.
Após informar um filtro para listar os locais cadastrados (imagem acima), serão visualizadas as colunas com opção de exclusão, edição, descrição do local e o endereço.
Exclusão: A exclusão de locais é privilégio apenas de usuários administradores do sistema e será feita marcando-se os locais que se deseja excluir, na primeira coluna e clicando em no botão SALVAR.
Edição: A edição dos dados dos locais poderá ser realizada, clicando-se no ícone da segunda coluna (pasta amarela). Uma janela será mostrada com os campos do local para que possam ser alterados e salvos no banco de dados.
ESTOQUE: Link para manutenção dos itens de estoque.
Ao clicar em ESTOQUE, o usuário poderá informar alguma(as) letras da descrição do item de estoque para busca no banco de dados. Exemplo: digitando “la”, serão mostrados todos os itens de estoque que tenham estas letras na descrição, independente de ser no início ou no meio da descrição.
Deixando o campo em branco, será iniciada a inclusão de um novo item de estoque.
Após informar um filtro para listar os itens de estoque (imagem acima), serão visualizadas as colunas com opção de exclusão, edição, foto, descrição,
quantidade, valor do aluguel, data da compra, valor da compra, local de compra e se o item está ativo no estoque.
Exclusão: A exclusão de itens de estoque é privilégio apenas de usuários administradores do sistema e será feita marcando-se os itens que se deseja excluir, na primeira coluna e clicando em no botão SALVAR.
Edição: A edição dos dados dos itens de estoque poderá ser realizada, clicando-se no ícone da segunda coluna (pasta amarela). Uma janela será mostrada com os
campos do item de estoque para que possam ser alterados e salvos no banco de dados.
Foto: Ao clicar na foto (terceira coluna), será aberta uma janela com campo para alteração da foto cadastrada para o item de estoque, conforme imagem abaixo.
Observação: os itens de estoque com coluna “ATIVO” cadastrada como “NÃO”, não serão mostrados no momento da realização de orçamentos e montagem de Kits Festa.
KIT FESTA: Link para manutenção dos KIT FESTA para auxílio na montagem de orçamentos.
Nesta janela é possível girar as fotos para esquerda e para direita, cortar as bordas ou substituir a foto cadastrada.
APP Celular: Faz parte do sistema um aplicativo para instalação em celulares com o objetivo de inclusão de itens no estoque. O usuário pode realizar a foto do item com o celular conectado à internet, acessar o aplicativo e fazer a inclusão do item no banco de dados de estoque do sistema.
Ao clicar em KIT FESTA, será mostrada uma lista com os KIT FESTA cadastrados no sistema.
Ao escolher a opção “Novo Kit Festa”, o sistema abrirá na tela os campos para cadastro de um novo kit que será numerado automaticamente pelo sistema. Esta opção é privilégio dos usuários administradores.
Ao escolher um dos Kits Festa cadastrados será mostrada a tela a seguir:
Se for marcado o campo “EXC” da primeira linha da tela e se clicar no botão SALVAR, o Kit Festa será excluído, bem como a associação aos itens de estoque definidos neste kit.
Pode-se alterar a descrição do Kit, bem como se a ele será atribuído algum desconto, também na primeira linha desta tela. Estas alterações serão efetivadas após clicar no botão SALVAR.
A tabela de itens associados ao Kit tem as colunas de exclusão, foto, descrição do item, valor do aluguel e quantidade em estoque deste item.
Para associar mais itens ao Kit deve-se preencher os dois campos da última linha da tabela (item de estoque e quantidade) e clicar em SALVAR.
ORÇAMENTOS: Link para emissão e manutenção dos ORÇAMENTOS no sistema.
Sempre que o usuário clicar em ORÇAMENTOS, será mostrada no meio da tela a informação se existem ou não itens de estoque a serem devolvidos.
Este situação ocorrerá quando tiver um orçamento cadastrado no sistema com data de realização da festa no passado e os itens deste orçamento não tiverem marcados como devolvidos para o estoque.
Nesta primeira tela, o usuário deverá informar para qual cliente será feito o orçamento, conforme imagem acima.
Após selecionar o cliente, outro campo solicitará que o usuário selecione um novo orçamento ou edite um orçamento anterior deste cliente, conforme imagem a seguir:
Ao selecionar um orçamento existente, será mostrada a tela a seguir:
Imagem do X ao lado no número do orçamento: Somente usuários
administradores poderão acessar este ícone que fará a exclusão do orçamento e dos pagamentos associados ao mesmo, após mensagem de confirmação de exclusão.
Imagem de duas folhas de papel, ao lado da imagem do X: Este ícone inicia a rotina de cópia do orçamento. Ao clicar neste ícone, uma janela se abrirá para que o usuário possa informar para qual cliente e em que data será feita a cópia do orçamento. Antes de realizar a cópia do orçamento, o sistema fará uma
verificação de disponibilidade de estoque para todos os itens. Caso algum item esteja indisponível na data informada para cópia do orçamento, o processo não será concluído.
Campo KIT: Este campo fará a inclusão dos itens cadastrados no Kit escolhido no orçamento que estiver aberto, após clicar no botão GRAVAR.
No rodapé da tela de orçamento existem três botões cujas funções são:
SALVAR ITENS: Este botão tem duas funções. Ao clicar nele, os itens selecionados na primeira coluna (EXC) serão excluídos do orçamento e os itens selecionados na última coluna (DEV) serão baixados no estoque e ficarão disponíveis para novos alugueis.
PAGAMENTO: Ao clicar neste botão, será aberta a janela para cadastro do pagamento do orçamento, conforme imagem abaixo:
As formas de pagamento podem ser cadastrados como: dinheiro, cheque, cartão ou promissária.
Caso a opção seja por promissória, a mesma será impressa junto com o contrato para que o cliente possa assinar no momento da emissão do contrato e o campo situação deve ficar como PENDENTE e quando o pagamento for efetivado, alterar a situação para PAGO. O acompanhamento dos pagamentos realizados através de notas promissórias poderá ser feito pelo RELATÓRIO FINANCEIRO.
Usuários básicos poderão alterar o campo situação até a aprovação do
orçamento. Após a aprovação do orçamento, usuários básicos apenas poderão alterar a situação de PENDENTE para PAGO.
CONTRATO: Ao clicar no botão CONTRATO, caso o pagamento já tenha sido cadastrado e o orçamento esteja APROVADO, será emitido o contrato, conforme
imagem abaixo: USUÁRIOS: Link para manutenção dos usuários cadastrados no sistema.
Ao clicar em USUÁRIOS, o usuário poderá informar alguma(as) letras do nome do usuário para busca no banco de dados. Exemplo: digitando “a”, serão mostrados todos os itens de estoque que tenham esta letra no nome, independente de ser no início ou no meio da descrição.
Deixando o campo em branco, será iniciada a inclusão de um novo usuário.
Após informar um filtro para listar os usuários cadastrados (imagem acima), serão visualizadas as colunas com opção de exclusão, edição, nome e tipo.
Exclusão: A exclusão de usuários é privilégio apenas de usuários administradores do sistema e será feita marcando-se os usuários que se deseja excluir, na primeira coluna e clicando em no botão SALVAR.
Edição: A edição dos dados dos usuários, bem como alteração de senhas, poderá ser realizada clicando-se no ícone da segunda coluna (pasta amarela). Uma janela
será mostrada com os campos do usuário para que possam ser alterados e salvos no banco de dados.
RELATÓRIOS: Link para emissão de relatórios. Esta opção só pode ser visualizada por usuários administradores.
Ao clicar em RELATÓRIOS, será mostrada a tela acima.
Caso a opção Tipo seja “SIMPLIFICADO” apenas um resumo dos orçamentos serão apresentados. Caso seja “COMPLETO” serão mostrados todos os itens associados aos orçamentos.
Relatório SIMPLIFICADO na imagem abaixo:
Relatório COMPLETO na imagem abaixo:
O relatório ORÇAMENTOS DO CLIENTE NO PERÍODO, é similar ao relatório
ORÇAMENTOS POR PERÍODO, apenas introduz um filtro a mais, no caso, o cliente.
O relatório ORÇAMENTOS PARA UM LOCAL NO PERÍODO, é similar ao anterior, apenas troca cliente por local.
O relatório ORÇAMENTOS NÃO APROVADOS NO PERÍODO lista os orçamentos que tiverem o campo aprovado=NÃO no período informado.
O relatório ITENS DE ESTOQUE NO PERÍODO – CUSTO/ALUGUEIS REALIZADOS lista um ou todos os itens de estoque, mostrando as ocorrências de aluguel deste item no período informado, conforme imagem abaixo:
O relatório de aniversariantes lista os aniversariantes e os homenageados no período informado, conforme imagem a seguir:
O relatório de AUSÊNCIAS lista a última visita dos clientes desde a data informada. Através deste relatório pode-se verificar os clientes “sumidos”.
O relatório financeiro mostra todos os pagamentos realizados em um período. De uma forma de pagamento isolada ou de todas as formas de pagamento juntas, conforme imagem acima.
Abaixo, exemplo de Relatório Financeiro de todas as formas de pagamento.
Os pagamentos são sub totalizados por forma de pagamento e com total geral ao final do relatório com valores PAGOS e PENDENTES separados.
ALERTAS: Link para manutenção dos ALERTAS que serão enviados. Esta opção só pode ser visualizada por usuários administradores.
Ao clicar em ALERTAS, será mostrada a tela acima, com o campo email e os alertas que serão enviados para o email cadastrado.
EMAIL: email para o qual serão enviados os email de alerta.
ALERTA DE “APROVAÇÃO DE ORÇAMENTO”: Caso esta opção esteja marcada, a cada aprovação de orçamento, será enviado um email informando esta
ocorrência.
ALERTA DE “IMPRESSÃO DE CONTRATO”: Caso esta opção esteja marcada, a cada impressão de contrato, será enviado um email informando esta ocorrência.
ALERTA DE “INCLUSÃO DE CLIENTE”: Caso esta opção esteja marcada, a cada inclusão de cliente, será enviado um email informando esta ocorrência.
ALERTA DE “INCLUSÃO DE ESTOQUE”: Caso esta opção esteja marcada, a cada inclusão de item no estoque, será enviado um email informando esta ocorrência.
ALERTA DE “PAGAMENTO ALTERADO”: Caso esta opção esteja marcada, a cada alteração da situação do pagamento (PAGO OU PENDENTE), no cadastro de pagamentos do orçamento, será enviado um email informando esta ocorrência.
No rodapé da tela de alertas, o usuário poderá abrir este manual em formato PDF para consulta.
Belo Horizonte, 13 de abril de 2016.
