SELEÇÃO DE UNIDADES PARTICIPANTES

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Uma das defmições mais completas de comutação bibliográfica é, certamente, a de Miranda, criador do termo. Num regulamento destinado ao Subsistema de Informação e Documentação Educacio-nal - SIDE, este autor diz:

"A comutação hemerográfica é a sistemática operacional mediante a qual, por procedimentos reprográficos de qualquer índole (cópias tipo xerox, microfilmes, microfi-chas etc.), os usuários de uma biblioteca, centro de do-cumentação ou banco de dados, têm acesso ao acervo de outra instituição similar participante de uma mesma re-de. Este processo interbibliotecário é regido por normas específicas de prestações de serviços, de forma regular e responsável" (7).

Nocetti, por sua vez, defmiu o serviço em termos semelhantes, mas, caracterizando a utilização de fotocópias como meio de suporte físico das transações:

"A CD é um sistema, com bases de reciprocidade legal, no qual as partes (unidades de informação) colocam à

disposição, uma das outras, as coleções de publicações periódicas para intercâmbio de fotocópias. A participa-ção de bibliotecas e centros de documentaparticipa-ção no sistema está condicionada aos objetivos e metas desejados. As-sim, por exemplo, podem ser planejados sistemas setori-ais, incumbidos apenas de Uma área do conhecimento, ou sistemas regionais e nacionais multidisciplinares" (9).

Além destas defmições, mais gerais, existem, na literatura, caracterizações de serviços em funcionamento.

Machado, ao referir-se ao rol da comutação bibliográfica no Sistema de Informação Técnico-Científico da EMBRAPA _SITCE,

diz

que é uma atividade que objetiva ampliar a disseminação de in-formações publicadas em periódicos ou materiais não convencionais (5). O termo "disseminação" deve entender-se aqui Como sinOnimo de "aproveitamento integral dos acervos documentários", os quais são subutilizados, se relegados ã consulta local. Observa-se, também,

134

que o conceito de CB é estendido a outras categorias documentárias: os materiais nlro convencionais. Esses materiais (teses, relatórios, etc.) são de grande importância ao desenvolvimento científico, mas, geralmente, apresentam baixos índices de penetração, ora pelo limi-tado número de exemplares de edições, ora pelos critérios de dis-tribuição.

Oliveira, da Biblioteca Central da UNESP, referindo-se ao ser-viço de Comutação Documentária - SCD, diz que "é o serser-viço atra-vés do qual o usuário obtém a informação advinda, principalmente, de publicações periódicas". Os usuários recebem cópias xerográficas de artigos científicos existentes, no âmbito ou não, da UNESP _Com. plementa a autora - esclarecendo que a implantação do sistema foi possível graças ao consenso existente sobre a utilização dos acervos: "o documento em si é patrimônio da unidade que o adquiriu; no en. tanto, a informação gerada por esse documento pertence a todos, in. distintamente do espaço geográfico em a mesma está (11).

Considerando_se as defmições anteriores, é viável conceituar a COmutação Bibliográfica como um serviço de interface sistêmica re-gulamentada, realizado entre diversas unidades informacionais, que facilita o acesso aos documentos através de procedimentos reprográ-ficos, maximizando o aproveitamento dos recursos disponíveis e favorecendo o desenvolvimento institucional.

O grupo deve caracterizar_se pelo alto nível· de liderança dos

participantes que, preferentemente, representarão grandes bibliote-cas e centros de documentação.

Essa equipe poderá desaparecer se o sistema for operacionali_ zado a nível descentralizado, mas, somente após alcançada certa ma-turidade e rotina funcional.

SELEÇÃO DE UNIDADES PARTICIPANTES

Em Princípio, qualquer unidade de informação pode ser incor-.porada a um sistema de CB, embora seja conveniente a existência de

um

vínculo "natural" entre elas. Esse vínculo pode estar caracteriza_ dopelotipo de usuários (por exemplo: bibliotecas para operários,

bi-bliotecas para estudantes, etc.);pelo assunto ou matéria (por exem-plo: bibliotecas agrícolas, bibliotecas biomédicas, etc.) ou pela área

geográfica (porexemplo: bibliotecas de Porto Alegre, bibliotecas do

Nordeste, etc.).

Segundo a natureza desses vínculos, os sistemas poderão ser Especializados (por matéria ou por tipo de usuários, Multidisciplina-res; Locais; Estaduais; Regionais ou Nacionais e, ainda, categorias emergentes das possíveis combinações.

A equipe de coordenação deverá analisar a infra-estrutura do-cumentária, de equipamento e de meios de comunicação das unida-des selecionadas, as quais deverão apresentar padrões mínimos de funcionamento.

INTERCONEXÃO DAS UNIDADES PARTICIPANTES

O "como" da CB está decididamente apoiado na solução criada pela equipe coordenadora do problema da interconexão entre as uni-dades.

Basicamente, a única solução viável na defmição de intercone-xões dessa natureza é de caráter jurídico, isto é, convênios a serem assinados pelas partes interessauas. Obviamente, se existe uma força de hierarquia entre as unidades que integrarão o sistema de CB, não será necessário um convênio especial.

Fora dessas duas situações típicas de COOPERAÇÃO FOR-MAL, não é possível conservar um sistema de CB.

A COOPERAÇÃO SIMPATIA, sobre a qual foram idealizados muitos projetos nacionais, não tem deixado rastros de estruturas sis-têmicas e, muito menos, sobreviventes "simpatizantes".

O convênio deve defmir a forma de ressarcimento das diversas unidades entre si, que poderá ser feito através de cupons, dinheiro ou prestação de serviços em intervalos trimestrais ou semestrais.

OBJETIVOS E VANTAGENS DECORRENTES DA CB

O alto custo dos materiais bibliográficos, as dificuldades de im-portação, a instabilidade dos convênios com agências patrocinadoras, são algumas das causas pelas quais um grande contingente de biblio-tecas apresenta coleções pobres e descontinuadas. O conceito de bi-blioteca auto-suficiente, cada vez mais longe da realidade, foi subs-tituído por conceitos novos, ligados a estruturas sistêmicas, onde a cooperação é ativada por fatores hierárquicos ou jurídicos. Nesta

perspectiva, foram criados os primeiros serviços de CB, objetivando facilitar o acesso aos documentos através de fundos documentários dispersos em diversas unidades de informação.

MAXIMIZAÇÃO DO APROVEITAMENTO DAS COLEÇÕES NA. ClONAIS

O objetivo imediatista da acessibilidade documentária não é, porém, o único objetivo de peso que conduz à operacionalização desses sistemas. A macrovisão dos problemas informacionais, ba-seada em princípios económicos, apontará, indubitavelmente, um outro objetivo, que é o de maximizar o aproveitamento dos recur. sos documentários a nível setorial, nacional ou regional. Essa maxi-mização seria dada pelo efeito multiplicador da CB (9).

SELEÇÃO E AQUISIÇÃO

Esses sistemas possibilitam, também, a defmição de critérios no que se refere à seleção e aquisição do material bibliográfico. É

através deles que as bibliotecas podem desenvolver seus acervos, se. gundo princípios de verticalidade (especialização) e não mais sobre ambiciosos esquemas horizontais de corte generalista. O desenvolvi-mento de um núcelo básico de periódicos, coerente aos objetivos primeiros da instituição, começa a ser suficiente para o atendimento das necessidades informacionais mais comuns, enquanto que a capta-ção da literatura, que corresponde às ciências periféricas ou afms, é

réalizada no âmbito da CB (3) (12) (13).

Além dos benefícios gerados pela especialização do acervo, as bibliotecas podem minimizar os esforços económicos e humanos consumidos na aquisição, registro, controle e armazenamento de ma-teriais bibliográficos de uso esporádico.

CONSOLIDAÇÃO DE ESTRUTURAS COOPERATIVAS

FRUSTAÇÃO VERSUSSATISFAÇÃO DOS USUÁRIOS

É importante, também, assinalar o rol da CB como gerador de satisfação aos usuários de unidades ou sistemas de informação.

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acesso àquilo que até agora parecia inalcançável modifica a imagem dos serviços de informação aos olhos dos usuários, que começam a adquirir confiança nos mesmos.

Sem uma infra-estrutura de CB, seria possível oferecer aos usuários serviços automatizados de disseminação seletiva da informa-ção baseados nas bases de dados de grandes sistemas ou agências co-merciais? Seria possível oferecer pesquisas bibliográficas retrospecti-vas da mesma origem?

Indubitavelmente que não. As chances de frustação pela não--obtenção dos documentos referenciados são um risco que poucos gerentes da informação estariam dispostos a assumir.

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caudal informacional de bases de dados como BIOSIS, CHEMICAL ABSTRACTS, CaMPENDEX, - para citar algumas -, di-ficilmente poderia encontrar cobertura documentária numa biblio-teca isolada, por pequeno que fosse o grau de dispersão da literatura da sua área de interesse. A incidência direta de um serviço de SOl so-bre a necessidade de obter documentos "extramuros" foi observada no Brasil, no Setor de Informação e Documentação do Centro Nacio-nal de Pesquisa de Trigo, da EMBRAPA, que viu aumentar suas soli-citações externas de CB em64%, poucos meses após a implantação do serviço automatizado de disseminação dessa Empresa(10).

QUEM, QUAL E COMO NO PLANEJAMENTO DA CB

a

planejamentõ de um sistema de CB estará orientado a res-ponder:

a. quem coordenará a implantação?

b. Qual a unidade de informação que participará? c. Como serão interconectadas as unidades participantes?

COORDENAÇÃO NA FASE DE IMPLANTAÇÃO

Inicialmente,énecessário o surgimento de um grupo que lidere e coordene o desenvolvimento do sistema, o qual deverá fixar os

ob-138

jetivos, selecionar as instituições, estabelecer os primeiros contatos, elaborar os termos dos convênios, programar os formulários e proje-tar a realização do catálogo coletivo (quando não existe).

INFRA-ESTRUTURA OPERACIONAL

A infra-estrutura básica para a implementação do sistema é constituída de:

a. catálogo coletivo;

b. equipamento reprográfico; c. canais de comunicação; d. formulários padronizados; e e. manual de procedimentos.

CATÁLOGO COLETNO

a

catálogo coletivo é o principal instrumento da CB. Sua ine-xistência pode ser suprida, a curto prazo, pela reunião das fotocópias dos registros Kardex de todas as coleções, numa unidade que, inicial. mente, atuaria como centro ou núcleo coordenador.

As fotocópias, que darão subsídios à/elaboração de um catálo-go coletivo impresso, podem ser utilizadas, na primeira fase, como guia referencial direta na identificação dos títulos.

A operação centr.alizada do sistema pode assumir duas modali-dades:

a. centralização absoluta, na qual não existe contato entre as unidades participantes, e

b. centralização parcial, na qual o núcleo coordenador recebe e canaliza as solicitações às unidades fornecedoras (que pos-suem os documentos) e estas remetem as fotocópias direta-menteàsunidades solicitantes (Figs. 1 e 2).

Essa fase de atuação do sistema facilita a identificação de parâ-'metros que ajudam ao desenvolvimento estrutural do segundo

está-lio: a descentralização (Fig. 3).

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Porém, este modelo não se adaptaria a um sistema que preten-desse comutar também folhetos, fazendo-se necessário ter novoS in-dicadores referenciais.

Éconveniente que os formulários contem com quatro vias de diferentes cores, sendo a primeira e a segunda para a unidade forne-cedora, a terceira para a unidade solicitante e a quarta para o con-trole pessoal do usuário. A segunda via deve regressar à unidade so-licitante junto com o documento fotocopiado, para assegurar uma imediata identificação do usuário (Fig 4).

FIG. 4. Formulário do Serviço de comutação. bibliográfica da E:m-presa Brasileira de Pesquisa Agropecuária - EMBRAPA. CANAIS DE COMUNICAÇÃO

As unidades devem intercomunicar-se constantemente, seja pa-ra solicitar, fornecer, informar ou ressarcir.

As características da rede de comunicação serão fixadas pela abrangência geográfica do sistema de CB. Assim, enquanto num sis-tema local o problema pode ser solucionado através de telefone e um veículo que percorra a cidade duas ou três vezes por semana, os siste-mas regionais ou nacionais devem optar por soluções, tais como: re-des de malotes postais, telex, terminais, etc.

Os canais de comunicação podem constituir-se num ponto de estrangulamento do sistema se não forem tratados adequadamente.

FORMULÁRIOS PADRONIZADOS

O preparo dos formulários de solicitação é de competência da equipe coordenadora.

Os dados dos formulários dependem dos tipos de materiais que serão comutados. Assim, por exemplo, um sistema que somente abranja artigos de publicações periódicas contará com um formulário que atenda a estas necessidades:

EQUIPAMENTO REPROGRÁFICO

As unidades de informação participantes devem contar com aparelhagem reprográfica adequada, com um nível mais ou menos padronizado de desempenho.

Énecessário que a interfase fornecedor/solicitante seja realiza-da com critérios realísticos, segundo o potencial de utilização. Não é proveitoso ao sistema, por exemplo, que uma das unidades pretenda fornecer cópias através de sofisticado equipamento de microftlma-gem se as outras instituições não têm leitoras de microformas, o que é bastante comum.

Preferentemente, o equipamento deve ser administrado pela própria unidade de informação. Caso contrário, deverá ter acesso di-reto - e com prioridade - às máquinas do órgão ao qual pertence.

o

sistema pode operar em forma descentralizada a partir do momento em que exista um catálogo coletivo impresso, que permite a articulação direta das solicitações.

142

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

À padronizllção dos procedimentos afetos às rotinas do sistema é realizada através de um manual.

Este instrumento deve esclarecer e exemplificar todas as situa-ções e alternativas de execução, apresentando, também, o fluxogra-ma idealizado pelo grupo coordenador.

Na Fig. 5 pode-se observar - a título de exemplo - o fluxogra-ma de Comutação Hemerográfica do Subsistefluxogra-ma de Inforfluxogra-mação e Documentação Educacional - SIDE (7).

PERSPECTIVAS DA CB

Em recente seminário,.patrocinado pela CAPES/CNPqfConse-lho Britânico, debateram-se as diversas alternativasdeacesso aos do-cumentos, que poderiam ser fIXadas através de uma política nacional,

deinformação (14).

Estas alternativas são representadas por quatro modelos bási-cos:

Modelo A: uma coleção centralizada como fonte· nacional. Modelo B: duas ou três grandes bibliotecas.

Modelo C: coleções distribuídas em número, mais ou menos elevado de bibliotecas criadas com esse propósito. Modelo D: coleções totalmente descentralizadas em muitas

bi-bliotecas.

o

Modelo D, difundido em muitos países, inclusive no Brasil, apresenta, segundo Line, as desvantagens inerentes às dificuldades de atualização de catálogos coletivos, ao individualismo das unidades de informação no que se refere à aquisição cooperativa, e à provável morosidade do sistema, uma vez que as bibliotecas atenderão, pre-ferentemente, seus próprios usuários (4).

Estas desvantagens, porém, não invalidam o modelo, sendo que é o único que não requer respaldo de uma política nacional de infor-mação - o que resulta bastante atraente em países onde não existe es-sa política, e que, igualmente a outros, necessitam de es-saídas viáveis para resolver seus problemas informacionais.

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Esforços compensadoresjá sio palpáveis no cenário informato-lógico brasileiro, o que faz crer na proliferação, a curto prazo, de

subsist~ mas que deixarão como saldo, na mais pessimista das hipóte-ses, um bom ensinamento de como trabalhar em SISTEMAS.

BIBLIOGRAFIA

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146

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- - - - ; NAVES, A.C.; FIGUEIREDO, E.P. & RAHAMAN, Q.K.

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r

14. SEMINÁRIO SOBRE PLANEJAMENTO DE REDES NACIONAIS DE

. INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO. Anais. Rio de Janeiro, The

British Council, 1979. 141p.