4. O Conselho de Administração
4.1 FUNÇÕES
De acordo com as recomendações formuladas pela Comissão Olivencia, o Regulamento do Conselho de Administração o configura como sendo basicamente um órgão de supervisão e controle da atividade da Companhia, delegando a gestão dos assuntos ordinários da mesma aos órgãos executivos (unipessoais ou colegiados) e à equipe de diretoria.
Além da função geral de supervisão e controle, o Conselho tem responsabilidades concretas em relação à estratégia e direção do negócio e a coordenação do seu Grupo de sociedades. Sendo assim, o Conselho obriga-se a exercer diretamente, além das faculdades legais ou estatutárias reservadas ao seu exclusivo conhecimento, as responsabilidades a seguir :
(1) Aprovação das estratégias gerais da Companhia;
(2) Nomeação e, se for ocaso, destituição dos mais altos cargos diretivos da Sociedade e das demais entidades que integram o Grupo Consolidado ;
(3) Nomeação e, se for o caso, demissão de administradores nas diversas sociedades filiais;
(4) Identificação dos principais riscos da sociedade e implementação e follow-up dos sistemas de controle interno e de informação adequados;
(5) Determinação das políticas de informação e comunicação com os acionistas, os mercados e a opinião pública;
(6) Determinação da política de auto-carteira dentro do marco que, se for pertinente, seja determinado pela Assembléia Geral de Acionistas.
(7) Autorização das operações da Sociedade com Conselheiros e acionistas significativos que possam apresentar conflitos de interesse; e
(8) Em geral, a realização de operações empresariais ou financeiras de particular importância para a Companhia.
Seguindo a mesma linha de pensamento e levando em consideração que a Telefónica é líder de um importante e complexo Grupo de Empresas, o Conselho de Administração tem a responsabilidade de coordenar a política desse Grupo de sociedades, sempre no
que se refere aos interesses dos acionistas minoritários que possa haver em alguma delas. Além disso, submete-se ao Conselho de Administração da Telefónica, para o seu conhecimento, informação ou autorização, segundo for pertinente em cada caso, a adoção de acordos de determinada relevância por parte das sociedades filiais que integram o Grupo Telefónica.
De acordo com as suas responsabilidades, o Conselho da Telefónica, adotou no ano de 2002, decisões sobre questões de sua exclusiva competência, assim como a proposta de nomeação ou destituição de Conselheiros, a nomeação ou demissão de altos executivos, a implantação e follow-up de sistemas de controle interno, a determinação da política de auto-carteira e a autorização de operações da Sociedade com Conselheiros. Por outro lado, o Conselho de Administração considerou as operações e questões de maior relevância para a Companhia, destacando-se durante o ano 2002, entre outras, as relacionadas a seguir:
o Aquisição por parte de Telefónica Móviles, S.A.” de ações representativas de 65% do capital social da companhia de telefonia celular mexicana “Pegaso Telecomunicaciones, S.A. de C.V.”.
o Situação econômico-financeira da República Argentina, gestão dos riscos da Telefónica no referido país e prioridades de gestão na “Telefónica de Argentina, S.A.”.
o Convocação da Assembléia Geral ordinária de Acionistas, elaboração da ordem do dia e apresentação, entre outras propostas, de duas novas operações de aumento de capital social contra reservas de livre disposição, uma proposta de aumento de capital social para atender, durante 2002, a cobertura do sistema de retribuição com referência ao valor da cotação da ação da Telefónica, destinado a funcionários do Grupo Endemol, assim como uma proposta de emissão de títulos de renda fixa conversíveis ou permutáveis, com exclusão do direito de subscrição preferencial. o Constituição e desenvolvimento da empresa em conjunto (“joint venture”) formada
entre Telefónica e Portugal Telecom, com participação igualitária de 50% cada uma, para as atividades de telefonia celular no Brasil.
o Reposicionamento das linhas de negócio Emergia, Katalyx e Telefónica Data, com a criação de uma nova Unidade de Negócio de Soluções do Grupo Telefónica através da integração, no âmbito da Telefónica DataCorp, das empresas filiais Telefónica Sistemas, Katalyx, M-Solutions e Art-Media.
o Integração das duas plataformas de televisão digital via satélite, Vía Digital e Canal Satélite Digital, através de uma permuta de ações da Sogecable por ações da Vía Digital.
o Reestruturação do Grupo Admira Media.
o Mudanças na política de retribuição ao acionista, como é o caso da proposta de restabelecimento da política de pagamento de dividendos da Companhia no Exercício de 2002.
o Resultados correspondentes ao primeiro semestre de 2002 da Telefónica e do seu Grupo, com atenção especial para os saneamentos em relação às correções de valor da “Telefónica Móviles, S.A.” e da “Telefónica DataCorp, S.A.”, em relação aos seus investimentos e negócios nos serviços UMTS na Europa, menos na Espanha, e em relação ao investimento realizado na MediaWays, respetivamente.
4.2 COMPOSIÇÃO
Tamanho e nomeações
Os Estatutos Sociais da Telefónica prevêem que o Conselho de Administração esteja constituído por um mínimo de cinco e um máximo de vinte membros. Os Conselheiros serão designados pela Assembléia Geral ou, em caráter provisório, pelo Conselho de Administração, de acordo com o previsto na Lei das Sociedades Anônimas e nos Estatutos Sociais.
Atualmente, o Conselho de Administração da Telefónica é composto por vinte conselheiros, número que está dentro dos limites determinados pelos Estatutos Sociais. Dada a complexidade do Grupo Telefónica, o significativo número de sociedades que o formam, a variedade de setores em que desenvolve a sua atividade, seu caráter multinacional e a sua relevância econômica e empresarial, considera-se razoável que a composição do Conselho de Administração da Telefónica, Sociedade principal do Grupo, seja de vinte membros.
As propostas de nomeação de Conselheiros submetidas pelo Conselho de Administração à consideração da Assembléia Geral e os acordos de nomeação adotados pelo referido órgão em virtude das faculdades de cooptação a ele atribuídas legalmente deverão levar em consideração o disposto no Regulamento do Conselho e estar precedidos do pertinente parecer favorável da Comissão de Nomeações, Retribuição e Boa Governança, que não terá caráter vinculante.
Neste sentido, devemos ressaltar que a nomeação de Conselheiros na Telefónica submete-se, como regra geral, à decisão da Assembléia Geral. Somente em determinadas ocasiões em que é indispensável, por terem se produzido variações desde a realização da Assembléia Geral de Acionista, procede-se, de acordo com o disposto na Lei das Sociedades Anônimas à sua nomeação por cooptação, sendo ratificada esta decisão em qualquer caso pela primeira
No que se refere às nomeações de Conselheiros realizadas durante o ano de 2002, o Conselho de Administração considerou, em todos os casos, os relatórios elaborados pela Comissão de Nomeações, Retribuição e Boa Governança que deu um parecer favorável a todas as nomeações. Além disso, todas as nomeações realizadas durante o ano de 2002 foram mediadas pelo Conselho de Administração na Assembléia Geral de Acionistas.
Perfil do Conselho
O Conselho de Administração e a Comissão de Nomeações, Remunerações e Boa Governança procuram dentro do âmbito das suas correspondentes competências, que a eleição de Conselheiros externos ou não executivos recaia sobre pessoas de reconhecida solvência, competência e experiência profissional que estejam dispostas a dedicar uma parte suficiente do seu tempo à Companhia, devendo ser extremadamente rigoroso no que se refere à eleição das pessoas chamadas para ocupar as vagas de Conselheiros Independentes.
Além disso, no que se refere à nomeação de Conselheiros Independentes, o Regulamento do Conselho de Administração estabelece que o órgão não poderá propor ou designar para preencher uma vaga de Conselheiro Independente pessoas que tenham, ou tenham tido nos dois últimos anos, alguma relação estável de certa importância com a administração da Companhia ou que estejam vinculadas por razões familiares ou comerciais com qualquer um dos Conselheiros executivos ou outros altos executivos da Sociedade, devendo também não ter um vínculo estável com Conselheiros dominicais ou com as entidades ou grupos empresariais por eles representados.
Especificamente, não poderão ser propostos ou designados para o cargo de Conselheiro Independente:
a) pessoas que ocupem ou tenham ocupado nos dois últimos anos cargos executivos do mais alto escalão da Companhia.
b) familiares – até quarto grau de parentesco – de quem seja, ou tenha sido nos dois últimos anos, Conselheiro Executivo ou executivo do mais alto escalão da Sociedade.
c) pessoas que, de forma direta ou indireta, tenham feito ou recebido pagamentos significativos da Companhia que pudessem comprometer a sua independência. d) as pessoas que tenham, ou tenham tido, outros relacionamentos com a Companhia
que, no entender da Comissão de nomeações, Remunerações e Boa Governança, possam prejudicar a sua independência.
De acordo com os seus conhecimentos, as suas diversas origens profissionais e especializações, os Conselheiros independentes que formam o Conselho de Administração da companhia, proporcionarão a ele e de forma geral, à própria governança corporativa da Telefónica, a sua experiência pessoal e profissional, zelando pelo interesse social, mantendo uma posição de autonomia e liberdade.
Limitações para a nomeação
Os Conselheiros são nomeados durante um período de cinco (5) anos e poderão ser reeleitos uma ou mais vezes por períodos iguais de duração máxima (de acordo com o disposto na legislação vigente).
Os Conselheiros deverão colocar seu cargo à disposição do Conselho de Administração e oficializar a demissão correspondente quando chegarem à idade de setenta (70) anos. Os Conselheiros em funções executivas deixarão seus cargos quando chegarem aos sessenta e cinco (65) anos de idade, embora possam continuar como Conselheiros, se assim for determinado pelo Conselho.
Por outro lado, os Conselheiros deverão pôr seu cargo à disposição do Conselho de Administração e oficializar a demissão correspondente, além de fazê-lo nos casos em que cheguem ao limite de idade anteriormente referido, quando cessarem no cargo executivo ao qual estava vinculada a sua nomeação como conselheiro, ou deixarem de existir as razões pelas quais foi nomeado, ou quando (i) estejam vinculados a alguma das pressuposições de incompatibilidade legalmente previstas, ou (ii) quando forem gravemente advertidos pela Comissão de Auditoria e Controle por não terem cumprido alguma das suas obrigações como Conselheiros, ou (iii) quando a sua permanência no Conselho possa afetar o crédito ou a reputação que a Companhia tem nos mercados, ou ponha em risco, de qualquer forma, os seus interesses.
Composição atual do Conselho de Administração
Atualmente o Conselho de Administração da Telefónica está composto por vinte (20) Conselheiros, indicando-se a seguir os nomes, cargos, ano de incorporação e o caráter dos mesmos, seguindo a classificação estabelecida a esses efeitos pelo Relatório Olivencia:
Conselheiros executivos:
- Sr. César Alierta Izuel (1997), Presidente (2000)
- Sr. Fernando Abril-Martorell Hernández, Conselheiro Delegado (2000) - Sr. Antonio Alonso Ureba, Secretário do Conselho (2001)
- Sr. Luis Lada Díaz (2000)
Conselheiros dominicais (Conselheiros impostos pelos acionistas com participação significativa):
- Sr. Isidro Fainé Casas, Vice-presidente (La Caja, 1994)
- Sr. José Ignacio Goirigolzarri Tellaeche Vicepresidente (Banco Bilbao Vizcaya Argentaria, 2000)
- Sr. José Antonio Fernández Rivero (Banco Bilbao Vizcaya Argentaria, 2002) -
- Sr. José Maldonado Ramos (Banco Bilbao Vizcaya Argentaria, 1999) - Sr. Antonio Massanell Lavilla (La Caja, 1995)
- Sr. Gregorio Villalabeitia Galarraga (Banco Bilbao Vizcaya Argentaria, 2002) Conselheiros independentes:
- Sr. Maximino Carpio García (1997) - Sr. Carlos Colomer Casellas (2001) - Sr. Alfonso Ferrari Herrero (2001) - Sr. Luis Fernando Furlán8 (2000)
- Sr. Gonzalo Hinojosa Fernández de Angulo (2002) - Sr. Miguel Horta e Costa (1998)
- Sr. Pablo Isla Álvarez de Tejera (2002) - Sr. Enrique Used Aznar (2002)
- Sr. Mario Eduardo Vázquez (2000)
A composição do Conselho de Administração da Telefônica respeita as recomendações geralmente aceitas em matéria de boa governança, considerando que está formado por um número significativo de Conselheiros independentes (nove), e os Conselheiros externos (dominicais e independentes) constituem uma ampla maioria sobre os executivos (quinze contra cinco). Finalmente, os Conselheiros independentes são maioria em relação aos dominicais (nove contra seis), composição que reflete de forma razoável a estrutura do capital social da Companhia.
Considerando o caráter multinacional do Grupo Telefónica e de acordo com as recomendações feitas em alguns fóruns internacionais no que se refere a boa governança, a Telefónica considera especialmente benéfica a presença de experiência internacional no seu Conselho, y se destaca el hecho de que quatro de seus membros sejam estrangeiros:
8
O Sr. Luis Fernando Furlán apresentou a sua renúncia ao Conselho de Administração da companhia, na reunião realizada em 18 de dezembro de 2002, por motivo da sua recente nomeação como Ministro da Indústria do Governo da República Federativa do Brasil. O Conselho de Administração aprovou, na sua reunião de 26 de fevereiro de 2003, a nomeação por cooptação do Sr. Fernando de Almansa Moreno-Barreda, como Conselheiro Independente.
- Sr. Luiz Fernando Furlán9(brasileiro)
- Sr. Miguel Horta e Costa (português) - Sr. Mario Eduardo Vázquez (argentino) - Sr. Antonio Viana-Baptista (português)
4.3 ESTRUTURA INTERNA E FUNCIONAMENTO
Tanto nos Estatutos Sociais como no Regulamento do Conselho, está previsto que o Conselho de Administração se reuna , ordinariamente, uma vez ao mês e, por iniciativa do Presidente, todas as vezes que ele o considerar conveniente para o bom funcionamento da companhia. Sendo assim, o Conselho de Administração determina anualmente um calendário de sessões ordinárias. Durante 2002, o Conselho de Administração da Telefónica realizou treze reuniões de aproximadamente três horas e meia de duração cada uma.
Praticamente a totalidade das reuniões do Conselho de Administração foram realizadas com a presença de todos os seus Conselheiros. Sendo assim, das treze sessões realizadas pelo Conselho durante o ano 2002, onze delas contaram com a participação, por presença ou representação, da totalidade dos Conselheiros.
Com o objetivo de garantir uma preparação adequada das sessões e com a finalidade de que os membros do Conselho tenham toda a informação necessária, as sessões têm uma ordem do dia pré-estabelecida que se comunica com uma antecedência de, pelo menos, três dias antes da data prevista para a sua realização, juntamente com a convocação para a sessão. Com a mesma finalidade, também se envia aos Conselheiros, com a antecipação suficiente, a documentação relacionada com a ordem do dia das reuniões.
Para facilitar toda a informação e os esclarecimentos necessários em relação a alguns dos assuntos tratados, assistiram praticamente à totalidade das Reuniões do Conselho realizadas no ano 2000 os principais membros da Diretoria do Grupo, para a apresentação de questões da sua competência. Da mesma forma, em determinadas ocasiões, foi solicitada a presença de uma assessoria externa especializada.
Em todas as sessões do Conselho de Administração foram tratados com a devida atenção os diversos assuntos submetidos à sua deliberação e, quando pertinente, decisão. Os Conselheiros intervieram nos debates e discussões, manifestando, quando o consideraram oportuno, sua opinião sobre o assunto. O Presidente organizou os debates, buscando e encorajando a participação de todos os Conselheiros nas deliberações, sendo prática habitual sua solicitação da opinião dos Conselheiros de
maneira individualizada, especialmente nos assuntos de maior transcendência para a Companhia.
4.4 O PRESIDENTE
O Regulamento do Conselho estabelece que o Presidente asuma a presidência de todos os órgãos de governo e administração da Companhia e que terá a condição de Principal Executivo da Companhia (Chief Executive Officer). Consequentemente, recebe delegação de todas as faculdades que podem ser, legal e estatutariamente, delegadas pelo Conselho de Administração. Em qualquer momento, sua atuação deve estar de acordo com os critérios e diretrizes determinados pelo Conselho de Administração e pelas Comissões que dele dependam. Da mesma forma, qualquer acordo ou decisão de especial relevância para a Companhia deve ser submetido previamente à aprovação do Conselho de Administração ou da Comissão de controle correspondente. É importante ressaltar que o Presidente não tem voto de qualidade dentro do Conselho de Administração.
O fato de o Presidente do Conselho de Administração ser ao mesmo tempo o Principal Executivo da Companhia facilita muito a transmissão de informações entre a diretoria da Sociedade e o Conselho de Administração.
Para que um Conselheiro seja designado Presidente, es necesario que haya formado parte del Conselho de Administração durante, pelo menos, os três anos anteriores à sua designação. Entretanto, este requisito não será necessário quando a designação for realizada com o voto favorável de, pelo menos, 85% dos membros do Conselho de Administração.
4.5 O CONSELHEIRO DELEGADO
A Telefónica tem um Conselheiro Delegado que, da mesma forma que o Presidente Executivo, recebe delegação de todas as funções do Conselho de Administração, exceto aquelas que não podem ser delegadas por motivos legais ou estatutários. Além de ser membro do Conselho de Administração, o Conselheiro Delegado é membro da Comissão Delegada do Conselho.
O Conselheiro Delegado é o principal responsável operacional (“Chief Operating Officer”) do Grupo e a ele se reportam todas as linhas de atividade da Companhia, exceto a linha dedicada à atividade meios de comunicação e conteúdos, que se reporta diretamente ao Presidente Executivo. Também dependem do Conselheiro Delegado as áreas corporativas de Recursos e de Recursos Humanos.
4.6 O SECRETÁRIO DO CONSELHO
O Secretário do Conselho, conforme consta no Regulamento do Conselho, tem como missão principal zelar pelo bom funcionamento do Conselho, cuidar da legalidade formal e material das suas atuações e garantir que seus procedimentos e regras de governança sejam respeitados, dar aos Conselheiros a assessoria e as informações necessárias, assim como refletir adequadamente nos Livros de Atas o desenvolvimento das sessões do Conselho e dar fé dos acordos que nelas se tomem.
Conforme as recomendações feitas pela Comissão Olivencia, o Secretário do Conselho da Telefónica tem ao mesmo tempo a condição de Conselheiro, com o que a sua figura tem uma maior relevância dentro do Conselho, reforçando sua autoridade e dando a ele determinadas garantias de independência e estabilidade, ao mesmo tempo que torna mais exigente o seu regime de responsabilidade.
