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2014
Índice
O projeto
Público-Alvo do Projeto
Critérios de Participação
Sistema de Convidados
Processo de Participação
Jogos com
Pedidos e Alocação
As Responsabilidades do Projeto
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Hospitality
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Convidados do Projeto
Agenda de Negócios
Hospedagem nas Cidades-Sede
Transporte
Passagem Aérea
Alimentação
Seguro-Viagem
Vistos e Vacinas
Comunicação
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Hospitality
O Projeto
A Apex-Brasil promove ações baseadas no
marketingde relacionamento: o Programa Business and Partnership, que contempla
oportunidades de geração de negócios em eventos nacionais e internacionais. Fazem parte do Programa os projetos Fórmula Indy, Carnaval, Grand Prix, Professional Golfer’s Association of America Tour (PGA),
Professional Bull Riders (PBR) e Copa do
Mundo.
O Projeto Copa do Mundo desenvolverá ações de promoção comercial e atração de investimentos durante a Copa do Mundo da FIFA Brasil 2014TM, de 12 de junho a 13 de
julho de 2014.
As ações da Apex-Brasil na Copa do Mundo, em parceria com empresas e entidades brasileiras, visam trazer ao país compradores e/ou potenciais compradores, investidores e formadores de opinião internacionais, com o intuito de estimular e incrementar as
exportações brasileiras, captar investimentos, bem como projetar a imagem do Brasil com credibilidade.
Este Guia informa os critérios de participação no Projeto. Em caso de dúvidas, entre em contato pelo e-mail copa@apexbrasil.com.br
ou por meio do telefone (61) 3426-0202.
Público-Alvo do Projeto
Empresas brasileiras com clientes ou potenciais clientes que, segundo a classificação de maturidade exportadora da Apex-Brasil, sejam intermediárias, experientes ou internacionalizadas. Os critérios utilizados pela Agência para segmentar as empresas consistem na frequência de exportação e nos valores exportados.
Critérios de Participação
EMPRESAS BRASILEIRAS- Inscritas na base de dados da Apex-Brasil. - Enquadradas como empresas intermediárias,
experientes ou internacionalizadas, segundo os critérios de maturidade exportadora da Apex-Brasil.
- Que possuam clientes ou potenciais clientes estrangeiros que possam ser convidados para o evento.
TRADINGS
- Inscritas no Projeto Brasil
Trade da Apex-Brasil.
Outros casos não contemplados acima serão analisados pela Equipe de Marketing de Relacionamento da Apex-Brasil.
ASSOCIAÇÕES DE CLASSE SETORIAIS OU ENTIDADES SETORIAIS
- Que possuam projeto setorial vigente em parceria com a Apex-Brasil.
Critérios de Participação
Sistema de Convidados
O Sistema de Convidados é a ferramenta de interface entre a Apex-Brasil e o parceiro. Nesse sistema deverão ser inseridas as informações referentes aos participantes do Projeto, sejam eles nacionais ou internacionais. Acesso por meio do sitewww.apexbrasil.com.br/copa.
Processo de Participação
ENTRAR EM CONTATO COM A EQUIPE DE RELACIONAMENTO COM CLIENTES
- Atendimento personalizado à empresa;
- Avaliação da Apex-Brasil para identificar a melhor forma de participação.
ADESÃO AO PROJETO
Assinatura do Termo de Adesão.
CADASTRO NO SISTEMA DE CONVIDADOS
Aprovação pela Apex-Brasil.
INSERÇÃO DA DEMANDA DE INGRESSOS POR JOGO
Seleção dos jogos de interesse e aprovação pela Apex-Brasil.
INSERÇÃO DOS REPRESENTANTES NACIONAIS E CONVIDADOS INTERNACIONAIS NO SISTEMA
Aprovação pela Apex-Brasil e envio de e-mail de confirmação por jogo.
INSERÇÃO DA AGENDA DE NEGÓCIOS NO SISTEMA
Aprovação pela Apex-Brasil.
INSERÇÃO DE VOOS,
DOCUMENTO/PASSAPORTE E INFORMAÇÕES DE HOSPEDAGEM NO SISTEMA
Para organização do receptivo nas cidades-sede.
FORMULÁRIO DE RESULTADOS E RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO (após a Copa)
Envio pelas entidades/empresas brasileiras para a Apex-Brasil.
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Jogos com
Neste primeiro momento, a Apex-Brasil terá espaço de Hospitality e ingressos para 8 (oito) jogos:
A forma de atuação nos demais jogos será divulgada em janeiro de 2014, mediante o sorteio dos grupos pela FIFA, a ser realizado entre os dias 4 e 6 de dezembro de 2013, e a demanda apresentada pelos parceiros. As demandas para esses jogos já podem ser registradas no Sistema de Convidados e serão confirmadas em janeiro de 2014.
JOGO
CIDADE
DATA
Brasil x Time A2 Brasil x Time A3 Brasil x Time A4 Oitavas de final Quartas de final Semifinal Semifinal Final São Paulo Fortaleza Brasília Belo Horizonte Fortaleza Belo Horizonte São Paulo Rio de Janeiro 12/6/2014 17/6/2014 23/6/2014 28/6/2014 04/7/2014 08/7/2014 09/7/2014 13/7/2014
Hospitality
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Solicitação de Ingressos
As solicitações de ingressos devem ser realizadas diretamente no Sistema de Convidados, seguindo as seguintes regras:
- proporção de 3 (três) convidados
internacionais para 1 (um) representante brasileiro;
- máximo de 4 (quatro) ingressos nos jogos de abertura e final;
- máximo de 8 (oito) ingressos nos outros 6 (seis) jogos com Hospitality;
- máximo de 10 (dez) ingressos para os demais jogos;
- máximo de 60 (sessenta) ingressos no somatório total por empresa ou entidade.
A Apex-Brasil analisará a demanda das empresas e entidades nos 8 (oito) jogos com Hospitality e alocará as vagas de acordo com a priorização dos parceiros, conforme exposto abaixo:
1. ordem na inscrição dos convidados; 2. ter participado do Projeto Copa das
Confederações;
3. ter participado de outros projetos/ações da Apex-Brasil.
As Responsabilidades do Projeto
A divisão das responsabilidades do Projeto se dará conforme abaixo, para os 8 (oito) jogos com Hospitality e para todos os convidados – brasileiros e estrangeiros.
RESPONSABILIDADES DA APEX-BRASIL:
- hospedagem de 2 (duas) diárias nas cidades-sede; - transporte aeroporto / hotel / estádio / hotel / aeroporto; - acesso ao espaço de Hospitality;
- ingresso para o jogo.
RESPONSABILIDADES DAS EMPRESAS E ENTIDADES:
- passagens aéreas internacionais e domésticas;
- emissão de visto, seguro saúde e vacinas, quando necessário; - organizar e realizar agendas de negócios;
- preencher todos os dados solicitados no Sistema de Convidados, incluindo informações de voo, hospedagem e documentos de identificação (identidade para brasileiros/convidados do Mercosul e passaporte para estrangeiros), sendo que não serão aprovados convidados com dados incompletos.
Convidados do Projeto
Não são permitidos: acompanhantes, menores de 18 anos e compradores nacionais.
É importante informar à Apex-Brasil caso um participante do Projeto possua necessidades especiais (PNEs), para que seja feita a devida adequação, uma vez que os estádios possuem assentos especiais para usuários de cadeira de rodas, pessoas com mobilidade reduzida ou obesas.
Hospitality
Nos 8 (oito) jogos com Hospitality, a Apex-Brasil terá um espaço exclusivo, na área externa do estádio em questão, com catering e ações promocionais de produtos brasileiros. O espaço estará disponível 3 (três) horas antes do início do jogo até 2 (duas) horas após o apito final.
Nos dias dos jogos, o deslocamento ao estádio se dará entre 4 (quatro) e 5 (cinco) horas antes do início da partida. Nesses dias, não podem ser realizadas agendas, devendo haver bloqueio total dos compromissos.
A programação final detalhada com horários será enviada posteriormente.
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Agenda de Negócios
A Agenda de Negócios é uma das contrapartidas obrigatórias e deve ser consistente e focada na geração de negócios, na captação de investimentos estrangeiros ou na imagem do Brasil no cenário mundial. Neste momento, o convidado internacional estará sob total responsabilidade da
entidade/empresa/instituição brasileira.
SUGESTÕES DE AGENDAS
- Rodadas de negócios. - Visitas técnicas.
- Visitas a autoridades e órgãos governamentais brasileiros.
- Atividades interativas no intuito de promover o produto na região onde é produzido.
- Projeto Comprador.
- Participação em feira do setor. - Entre outros.
O QUE NÃO É CONSIDERADO AGENDA
Passeios turísticos não são considerados agendas de negócios, porém poderão estar incluídos durante a estada do convidado estrangeiro no país, como forma de mostrar um pouco do Brasil, além do ambiente de negócios em que ele estará inserido.
Hospedagem nas Cidades-Sede
- A Apex-Brasil disponibilizará 2 (duas) diárias (noite que antecede o jogo e noite do dia do jogo) em apartamento individual (single). Alterações nas datas, nos horários de check-in e check-out ou no tipo de acomodação deverão ser negociadas diretamente com o hotel.
- Os hotéis serão definidos e informados posteriormente pela Apex-Brasil. Em cada cidade-sede, poderá ter mais de um hotel, sendo que os
convidados de cada parceiro serão alocados da melhor forma para mantê-los no mesmo hotel.
- Todas as despesas extras, tais como ligações telefônicas, serviço de quarto, internet, lavanderia, frigobar, cama extra, early check-in, late
check-out, entre outros, são de responsabilidade do convidado.
- As diárias incluem café da manhã.
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- Caso haja interesse em diárias extras nos hotéis oficiais, será necessário o contato direto com o hotel para negociação, visto que, durante esse período, a Apex-Brasil não fará reservas em nome de terceiros.
- No Sistema de Convidados é possível informar preferência de cama (casal ou solteiro), entretanto os convidados serão alocados mediante disponibilidade.
- Caso haja reservas adicionais nos hotéis oficiais (antes ou após o período disponibilizado pela Apex- Brasil), essas devem ser informadas no Sistema de Convidados.
- As reservas adicionais de hospedagem devem ser feitas com a máxima antecedência, em virtude da alta demanda no período.
Hospedagem nas Cidades-Sede
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Transporte
A Apex-Brasil oferecerá apenas os seguintes transportes:
- Aeroporto / hotel / aeroporto - Hotel / estádio / hotel
Os transportes somente serão realizados de/para hotéis oficiais do Projeto, de acordo com a programação de cada jogo.
Para que os convidados tenham direito ao transporte do aeroporto, devem ser informados os dados de voo completos conforme
calendário do Projeto. No aeroporto,
recepcionistas devidamente uniformizadas e portando uma placa de sinalização do evento estarão à espera dos convidados no portão de desembarque.
Passagem Aérea
A Apex-Brasil recomenda que a reserva e a aquisição das passagens aéreas sejam feitas com a devida antecedência, em virtude da alta demanda no período.
A Agência solicita que o convidado chegue à cidade-sede no dia anterior ao jogo e parta somente um dia após o jogo. Ou seja, esteja na cidade-sede durante todo o dia do jogo.
Alimentação
A Apex-Brasil se responsabilizará pela alimentação somente dentro do espaço Hospitality no dia do jogo e também nos demais eventos que, porventura, possa vir a realizar. É de responsabilidade do convidado todas as demais despesas com alimentação.
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Seguro-Viagem
A Apex-Brasil não oferece Seguro-Viagem para os participantes do evento, porém é muito importante que todos os convidados o adquiram particularmente antes de iniciar a viagem.
Vistos e Vacinas
Todos os procedimentos referentes às vacinas e aos vistos necessários à viagem ao Brasil serão de responsabilidade exclusiva do convidado estrangeiro, que deve contar com a documentação completa exigida pelas autoridades competentes.
A Agência salienta que os vistos devem ser requeridos com, no mínimo, 45 (quarenta e cinco) dias de antecedência, devido aos trâmites de emissão.
*De acordo com o programa oficial de cada evento.
Convidados estrangeiros Representante nacional Empresa / Entidade Empresa / Entidade Apex-Brasil Apex-Brasil Apex-Brasil Apex-Brasil Apex-Brasil Apex-Brasil Apex-Brasil Passagem Aérea Hospedagem Alimentação* Transporte Copa do MundoExperiência
Apex-Brasil
Comunicação
IMPRENSA
A interação com os departamentos de imprensa dos parceiros é muito importante para potencializar as ações nas mídias. Todos os releases e todas as publicações devem ser encaminhados à Apex-Brasil para validação.
Para mais informações, entre em contato com a assessora de imprensa Karine Gonzaga, pelo e-mail
imprensa.gmr@apexbrasil.com.br
ou por meio do telefone (61) 3426-0769.
MÍDIAS SOCIAIS
A Apex-Brasil julga indispensável a utilização das mídias sociais e, para isso, sugere que a atuação seja conjunta com a Agência.
Para mais informações, entre em contato com a assessora de imprensa Karine Gonzaga, pelo e-mail
imprensa.gmr@apexbrasil.com.br
ou por meio do telefone (61) 3426-0769.
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MARKETING
As marcas da FIFA – Fuleco, Copa do Mundo da FIFA Brasil 2014TM e FIFA –,
em qualquer variação ou língua, são de utilização restrita, por questões legais.
Em caso de dúvidas, entre em contato com a Apex-Brasil.
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