O que há de novo no
Excel 2007?
Uma das primeiras coisas que você vai notar no Microsoft® Offi ce Excel® 2007 é que a interface do usuário mudou. As versões anteriores do Offi ce Excel 2007 abrigavam mais de mil comandos de programa em uma série de menus, barras de ferramentas, painéis de tarefas e caixas de diálogos. No entanto, algumas funções não apareciam por padrão em nenhum menu ou barra de ferramentas. No Excel 2007, há apenas um local para procurar ferramentas: a interface do usuário Faixa de Opções na parte superior da janela do progra-ma. A equipe de programação do Microsoft Excel 2007 juntou dezenas de menus e barras de ferramentas e reorganizou seus conteúdos nas guias e galerias da Faixa de Opções. Se você já usou o Excel antes, basta um pouco de experiência com a nova interface do usuário para adquirir novamente desenvoltura com o programa. Se nunca tiver utilizado o Excel, você terá muito mais facilidade em aprender a usar o programa do que teria com a interface do usuário antiga.
Este capítulo apresenta grande parte dos novos recursos do Excel 2007: a nova interface do usuário, os recursos de formatação melhorados fornecidos por galerias e minibarras de fer-ramentas, os recursos oferecidos por tabelas de dados, o novo esquema de gerenciamento de cores e o novo mecanismo de gráfi cos aperfeiçoado. Agora também há novas maneiras de gerenciar os dados em suas planilhas. Por exemplo, você pode criar regras mais fl exíveis para o Excel 2007 formatar os dados com base em seus valores, resumir os dados usando novas funções e salvar suas planilhas como documentos em outros formatos de arquivos úteis. Todas essas melhorias combinadas tornam o Excel 2007 um programa acessível e avançado que você pode usar para gerenciar, analisar e apresentar seus dados de forma efi caz.
Nota Na parte posterior deste livro há um guia rápido e prático para o sistema Microsoft Offi ce 2007. Esse guia o ajudará a se localizar na nova interface e a personalizar a interface para que se ajuste à sua forma de trabalhar. O guia também fornece uma visão geral de alguns comandos mais usados na Faixa de Opções. Assim, em pouco tempo você estará na-vegando pelo sistema Offi ce 2007 com facilidade.
Conhecendo a nova interface do usuário
Após digitar os dados em uma planilha, você pode alterar a aparência desses dados, resumi-los ou classifi cá-los usando os comandos da Faixa de Opções. Diferentemente das versões anterio-res do Excel, em que você procurava pelos comandos que desejava em um complexo sistema de barras de ferramentas e menus, agora é possível encontrar tudo o que precisa na parte superior da janela do programa Excel 2007.
A interface do usuário do Excel 2007 divide seus comandos em sete guias: Início, Inserir, Layout de Página, Fórmulas, Dados, Revisão e Exibição. A guia Início aparece quando você inicia o Excel 2007.
Consulte também Se você trabalhar com macros ou complementos, poderá adicionar a
guia Desenvolvedor à interface do usuário. Para obter mais informações sobre como adicionar a guia Desenvolvedor, consulte “Gravando uma macro”, no Capítulo 13.
A guia Início contém uma série de grupos: Área de Transferência, Fonte, Alinhamento, Número, Estilo, Células e Edição. Conseqüentemente, cada grupo abriga uma série de controles que pos-sibilita a execução de tarefas relacionadas àquele grupo (formatação de fontes, confi guração de alinhamento de células, criação de formatos de números, e assim por diante). Ao clicar em um controle com uma seta suspensa, um menu contendo opções adicionais será exibido; se uma opção for acompanhada de reticências (…) após o nome do item, clicar no item exibirá uma cai-xa de diálogo. Se um grupo tiver uma caicai-xa de diálogo associada a ele, como o grupo Número mostrado na ilustração acima, você poderá exibir essa caixa de diálogo clicando no Iniciador de Caixa de Diálogo no canto inferior direito do grupo. O Iniciador de Caixa de Diálogo se parece com uma pequena caixa com uma seta apontando para baixo e para a direita.
Gerenciando coleções de dados maiores
Muitos usuários do Excel se benefi ciam dos recursos de resumo e cálculo de dados do progra-ma para processar coleções de dados grandes. No Excel 2003 e nas versões anteriores, você estava limitado a 65.536 linhas e 256 colunas de dados em uma planilha. Você podia ampliar as coleções de dados maiores através de várias planilhas, mas isso era extremamente traba-lhoso. No Excel 2007 não há esse problema. A equipe de programação expandiu as planilhas para incluírem 16.384 colunas e 1.048.576 linhas de dados, o que deve ser sufi ciente para a maioria dos projetos que você deseja fazer no programa.
O Excel 2007 também está equipado com técnicas mais avançadas e fl exíveis de processamento de dados de uma planilha. No Excel 2003, você podia atribuir até três formatos condicionais (regras que ditam como o Excel exibe um valor) para uma célula. No Excel 2007, a única limita-ção no número de formatos condicionais que você pode criar é a memória de seu computador. A tabela abaixo resume a armazenagem de dados expandida e outros recursos encontrados no Excel 2007.
Limite Excel 2003 Excel 2007
Colunas em uma planilha 256 16.384
Linhas em uma planilha 65.536 1.048.576
Número de cores diferentes permitidas em uma planilha
56 4,3 bilhões
Número de condições de formato condicional aplicado a uma célula
3 Limitado pela
memória disponível Número de níveis de classifi cação de
um intervalo ou tabela
3 64
Número de itens exibidos em uma lista de AutoFiltro
1.024 32.768
Número total de caracteres exibidos em uma célula
1.024 32.768
Limite Excel 2003 Excel 2007 Número total de caracteres por célula
que o Excel pode imprimir
1.024 32.768
Número total de estilos de células exclusivos em uma planilha
4.000 65.536
Extensão máxima de uma fórmula, em caracteres
1.024 8.192
Número de níveis aninhados permitido em uma fórmula
7 64
Número máximo de argumentos em uma fórmula
30 255
Número de caracteres que pode ser armazenado e exibido em uma célula com um formato de texto
255 32.768
Número de colunas permitido em uma Tabela dinâmica
255 16.384
Número de campos exibidos no painel de tarefas da Lista de campos da tabela dinâmica
255 16.384
Como usar o novo formato de arquivo do Microsoft Offi ce
A partir da versão de 1997, todos os programas do Microsoft Offi ce passaram a usar um for-mato de arquivo binário que os computadores (mas não as pessoas) podiam ler. O Excel 2007, Microsoft Offi ce Word 2007 e Microsoft Offi ce PowerPoint® 2007 têm um novo formato de
arquivo melhorado que, além de ser parcialmente legível, cria arquivos muito menores do que o formato binário anterior.
Os novos formatos XML abertos do Microsoft Offi ce combinam o formato XML com o de com-pactação do Zip para criar arquivos robustos que (em média) têm quase metade do tamanho de arquivos semelhantes do Excel 97–2003. Você pode abrir e salvar os arquivos do Excel 97–2003 no Excel 2007, é claro. Se quiser abrir arquivos do Excel 2007 no Excel 2000, Excel 2002 ou Excel 2003, você poderá instalar o Pacote de Compatibilidade do Microsoft Offi ce para os formatos de arquivos do Offi ce Word 2007, Excel 2007 e Offi ce PowerPoint 2007 a partir do CD-ROM deste livro.
Além de tamanhos de arquivos menores, os formatos de arquivos do sistema Microsoft Offi ce 2007 oferecem muitas outras vantagens:
Interoperabilidade melhorada. Como os novos formatos de arquivos usam a linguagem
XML como base, é muito mais fácil para as empresas compartilhar e trocar dados entre os programas do sistema Microsoft Offi ce e outros aplicativos. O formato de arquivo binário mais antigo era difícil de ler e não era baseado em padrões.
Personalização aperfeiçoada. A letra “X” em XML quer dizer “extensível”, o que
sig-nifi ca que os profi ssionais e desenvolvedores de informações podem criar estruturas ou esquemas de documentos personalizados que atendam às necessidades das empresas.
Maior automação. O formato de arquivo do Excel 2007 é baseado em padrões abertos,
o que signifi ca que qualquer programa escrito para processar dados baseados naqueles padrões funcionará com o Excel 2007. Em outras palavras, você não precisa gravar rotinas especiais ou usar outro programa no sistema Microsoft Offi ce para tratar dados do Excel 2007 de forma programática.
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Compartimentalização de informações. O formato de arquivo do sistema Microsoft
Offi ce separa dados de documentos, código de macro e informações de cabeçalhos em con-têineres separados, os quais o Excel 2007 depois combina no arquivo que você vê quando abre sua planilha. Separar o código de macro (instruções de programa automatizadas) dos dados da planilha melhora a segurança porque identifi ca se uma planilha contém uma macro e permite evitar que o Excel 2007 execute um código que possa danifi car seu com-putador ou roubar informações pessoais ou comerciais valiosas.
Formatando células e planilhas
O Excel sempre foi um ótimo programa para analisar dados numéricos, mas um tanto relapso no que se refere à apresentação. No Excel 2003 e versões anteriores do programa, você dispu-nha de no máximo 56 cores diferentes em sua planilha. Além disso, não havia uma forma fácil de verifi car se as suas cores complementavam as outras cores em sua planilha (a menos que você fosse um designer gráfi co e soubesse o que fazer).
O Excel 2007 oferece amplas melhorias em relação ao gerenciamento de cores e opções de formatação. Por exemplo, você pode ter tantas cores diferentes quanto desejar em sua pla-nilha e também atribuir um tema a uma ela. A atribuição de um tema a uma plapla-nilha lhe oferece opções que são parte de um todo complementar, não apenas uma caixa de diálogo sem nenhuma diretriz sobre quais cores escolher. Você pode, é claro, selecionar ainda qual-quer cor que deseje ao formatar a planilha, defi nir estilos personalizados de células e criar seus próprios temas. Os temas pré-instalados estão lá apenas como sugestões, não como prescrições.
Gerenciando tabelas de dados de forma efi ciente
Você freqüentemente perceberá que é prático organizar os dados do Excel 2007 como uma tabela, em que cada coluna contém um elemento de dados específi co (como o número de um pedido ou as horas que você trabalhou em um determinado dia) e cada linha contém dados sobre um objeto comercial específi co (como os detalhes da entrega número 1403).
No Excel 2007, as tabelas permitem inserir ou resumir seus dados de forma efi ciente. Se você deseja inserir dados em uma linha de uma nova tabela, tudo o que precisa fazer é digitar os dados na linha abaixo da tabela. Depois, pressione TAB ou ENTER após digitar os valores da última célula e o Excel 2007 expandirá a tabela para incluir os novos dados. Você também pode fazer com que o Excel 2007 exiba uma linha de Totais, que resuma os dados da tabela usando uma função especifi cada por você.
Consulte também Para obter mais informações sobre como alterar a aparência e as opera-ções de resumo de uma tabela de dados, consulte “Defi nindo uma tabela”, no Capítulo 3.
Criando fórmulas de maneira fácil com o recurso
AutoCompletar Fórmula
O Excel 2003 e as versões anteriores do programa forneciam dois métodos para localizar o nome de uma função para adicionar a uma fórmula: o sistema de ajuda e a caixa de diálogo Inserir função. O Excel 2007 adiciona uma nova ferramenta: o recurso AutoCompletar Fór-mula. Eis aqui como ele funciona: ao começar a digitar uma fórmula em um célula, o Excel 2007 examina o que você está digitando e, em seguida, exibe uma lista de funções e argu-mentos de funções, como intervalos de células nomeadas ou colunas de tabela que podem ser usadas na fórmula.
O recurso AutoCompletar Fórmula oferece listas dos seguintes itens à medida que você cria uma fórmula:
Funções do Excel 2007. Digitar os caracteres =SUB em uma célula fará com que o Excel
2007 exiba uma lista com as funções SUBSTITUIR e SUBTOTAL. Ao clicar no nome da fun-ção desejada, essa funfun-ção será adicionada à sua fórmula sem que seja necessário terminar de digitar o nome da função.
Funções defi nidas pelo usuário. As funções defi nidas pelo usuário são procedimentos
personalizados criados por um programador e são incluídas na planilha como um código macro.
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Argumentos de fórmulas. Algumas fórmulas aceitam um conjunto limitado de valores
para um argumento de função; o recurso AutoCompletar Fórmula permite que o Excel 2007 selecione da lista de valores aceitáveis.
Nomes defi nidos. Nomes atribuídos pelo usuário para intervalos específi cos de células (por exemplo, as células A2:A29 na planilha Vendas podem ser chamadas de Vendas de fevereiro).
Referências de estrutura de tabela. Uma referência de estrutura de tabela denota uma tabela ou parte de uma. Por exemplo, se você cria uma tabela denominada Volume de pacotes que contenha uma coluna denominada Noroeste, ao digitar a letra V em uma fór-mula, o Excel 2007 será solicitado a exibir o nome da tabela Volume de pacotes como uma possível entrada para a fórmula.
Resumindo dados usando novas funções
A equipe de programação do Microsoft Excel 2007 estimula os usuários a sugerirem novos recur-sos que possam ser incluídos nas versões futuras do programa. Uma das solicitações mais fre-qüentes de empresas que utilizavam o Excel era para que fosse possível encontrar o valor médio de células quando o valor atendesse a certos critérios. Por exemplo, em uma tabela que resumis-se as vendas diárias por departamento, uma fórmula poderia resumir vendas no departamento de Utilidades domésticas em dias que as vendas totais atingissem mais de 10.000 dólares. A equipe do Excel 2007 respondeu a essas solicitações criando cinco novas fórmulas que per-mitem resumir dados da planilha que atendam a uma determinada condição. Eis uma descri-ção rápida das novas funções e das funções existentes às quais elas estão relacionadas:
MÉDIASE encontra o valor médio de células em um intervalo de células que atenda a um único critério.
MÉDIASES encontra o valor médio de células em um intervalo de células que atenda a vários critérios.
SOMASES, uma extensão da função SOMASE, encontra a soma de células em um intervalo de células que atenda a vários critérios.
CONT.SES, uma extensão da função CONT.SE, conta o número de células em um intervalo de células que atenda a vários critérios.
SEERRO, uma extensão da função SE, informa ao Excel 2007 o que fazer quando a fórmu-la de uma célufórmu-la gera um erro (assim como o que fazer se a fórmufórmu-la funcionar da maneira esperada). ● ● ● ● ● ● ● ●
Criando formatos condicionais avançados
As empresas geralmente utilizam o Excel para controlar seu gasto e sua receita. Os valores reais são muito importantes, é claro, mas também é útil determinar se os dados excedem as expectativas, se fi cam dentro de um limite aceitável ou se estão abaixo das expectativas. Nas versões anteriores do Excel 2007, você podia criar três condições e defi nir um formato para cada uma. Por exemplo, você poderia criar as seguintes regras:
Se as vendas mensais tiverem um acréscimo de mais de 10% em relação ao mesmo mês do ano anterior, o valor será exibido em verde.
Se as vendas mensais forem maiores ou iguais ao mesmo período do ano anterior, o valor será exibido em amarelo.
Se as vendas mensais forem menores do que as vendas do mesmo período do ano anterior, o valor será exibido em vermelho.
No Excel 2007, não há limite para o número de regras: você pode aplicar várias regras a um único valor de dados, optar por interromper as regras de avaliação após uma determinada regra ter sido aplicada e alterar a ordem em que as regras são avaliadas sem ter de excluir ou recriar as regras que são alteradas. Você também pode aplicar vários tipos novos de formatos de dados condicionais: barras de dados, que criam uma barra horizontal ao longo de uma célula para indicar um valor de grande extensão; gradações de cores, que alteram a cor de preenchimento de uma célula para indicar um valor de grande extensão; e conjuntos de ícones, que exibem um dos três ícones dependendo das diretrizes estabelecidas.
Criando gráfi cos mais atraentes
O Excel 2007 permite que você gerencie grandes quantidades de dados numéricos de forma efi caz, mas as pessoas geralmente têm difi culdades em determinar padrões somente a partir de números. É aí que entram os gráfi cos. Os gráfi cos resumem seus dados visualmente, o que signifi ca que você e outros tomadores de decisão podem detectar tendências rapidamente, determinar pontos altos e
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baixos dos dados e prever perspectivas futuras usando ferramentas matemáticas. O mecanismo de elaboração de gráfi cos e a paleta de cores do Excel não mudaram muito desde a versão de 97, mas o Excel 2007 fornece mais alternativas para criar gráfi cos atraentes e informativos rapidamente.
Consulte também Para obter mais informações sobre os novos recursos de elaboração de gráfi cos no Excel 2007, consulte o Capítulo 11.
Controlando impressões com mais cuidado
Uma das metas dos programadores do Excel 2007 era permitir a criação de documentos de ótima aparência. É claro, para criar esses documentos, você precisa conhecer a aparência deles ao imprimi-los. A equipe do Microsoft Excel introduziu o modo de exibição Visualizar quebra de página no Excel 97, que mostrava onde uma página terminava e a outra começava. No entanto, o modo de exibição Visualizar quebra de página é limitado no que se refere ao controle e leiaute de impressão porque exibe os conteúdos da planilha em um tamanho extremamente pequeno. Ao exibir uma planilha no modo de exibição Layout de Página, você verá exatamente a aparên-cia do seu trabalho na página impressa. O modo de exibição Layout de Página também permite alterar as margens da planilha, adicionar e editar cabeçalhos e rodapés, e editar seus dados.
Pontos principais
O Excel 2007 apresenta a Faixa de Opções, uma nova interface do usuário que permite descobrir com facilidade os recursos do programa.
O Excel 2007 expande o tamanho das coleções de dados que você pode gerenciar e permite organizar os dados em tabelas.
O Excel 2007 oferece novos recursos em elementos gráfi cos, formatação e elaboração de gráfi cos, permitindo criar documentos de ótima aparência com rapidez.
O Excel 2007 oferece novas funções avançadas para resumir seus dados e simplifi ca a criação de fórmulas com o recurso AutoCompletar Fórmula.
O Excel 2007 aprimorou a habilidade de criar formatos condicionais, que mudam a apa-rência do conteúdo de uma célula com base em seu valor.
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