1. Introdução
• Conhecer os principais cuidados a serem tomados com a organização de um evento, tendo em vista a manutenção dos custos do evento;
• Conhecer as formas de cobrança das despesas efetuadas durante o evento; • Aprender a calcular os custos e o orçamento de um evento, de acordo com o número de pessoas;
• Aprender a calcular a mão-de-obra necessária para atender a um evento, de acordo com o número de participantes.
Objetivo
Cozinhar em grandes quantidades é uma atividade que difere bastante do cozinhar a -la - carte ou do cozinhar doméstico.
As diferenças mais sensíveis dizem respeito à consistência, à apresentação e o gosto da comida, visto que esses são aspectos mais fáceis de se controlar quando se cozinha em pequenas quantidades.
As diferenças também existem em relação às medidas e pesos a serem emprega-dos, que exigem do profissional da área grande capacidade de adaptação às diver-sas situações apresentadas.
Como tudo que norteia nossa matéria, a ênfase será maior em alimentos e bebidas. Isto significa que a cozinha é um setor que exige muita análise e estruturação.
A produção alimentar deve estar voltada diretamente ao mercado consumidor que espera sempre um tratamento personalizado.
Na área de eventos, a cozinha pode vir a ser a maior fonte de receitas, mas pode ser também a maior geradora de prejuízos, devido a uma infinidade de fatores como:
• Sobra de alimentos; • Porções excessivas;
• Cardápios mal estruturados; • Pratos mal decorados;
• Mão-de-obra não especializada; • Uso inadequado de equipamentos; • Furtos;
• Câmaras frigoríficas mal reguladas; etc.
2. Sistemas de Controles
As receitas padronizadas, ou pré-calculadas, são um dos mais importantes instru-mentos de trabalho da cozinha.
Essas receitas são mantidas em fichas onde se define o nome do prato, a quanti-dade de ingredientes, o modo e o tempo de preparação, o número de porções, a forma de apresentação e até a fotografia.
A rentabilidade de uma empresa especializada em A&B, está diretamente ligada ao cálculo e controle dos custos de cada prato preparado na cozinha e das taxas de lucro estipuladas pela empresa.
Os elementos determinantes de cálculo de custo são o preço de compra dos produ-tos utilizados e o coeficiente de majoração estabelecido pela empresa ou cusprodu-tos diretos mais custos indiretos.
• Preço de compra - é o valor real que a empresa pagou pelos produtos utiliza-dos na preparação do prato ou bebida.
• Coeficiente de majoração - é definido pela empresa em função dos seus gastos com equipamentos, utensílios, mão-de-obra, energia, administração e outros custos indiretos que possam influir nas despesas gerais da cozinha. Dependendo da políti-ca da empresa, pode-se adotar coeficientes diferenciados para alguns pratos ou bebidas a fim de torná-los com preços mais adequados.
Uma vez encontrados o preço de compra e o coeficiente de majoração, falta ape-nas definir o percentual de lucro, para termos o preço de venda de cada prato. O percentual de lucro varia conforme a política da empresa, com relação a:
• Preços;
• Categoria da empresa;
• Demanda;
• Concorrência;
• Atrações que a empresa oferece.
O cardápio de Banquetes deve ser um instrumento capaz de fornecer ao cliente um numero de informações suficientes para que possa saber, com precisão, o que vai comprar e quanto vai pagar.
A empresa deve colocar a disposição dos clientes um número de sugestões, no que se refere à variedade de produtos, preços e serviços suficientes para atender preço e paladar do cliente.
3. Bebidas
É fundamental que seja servido ao cliente exatamente o que ele escolheu.
Se por algum motivo estiver em falta algum ingrediente escolhido, o cliente deve ser avisado previamente sobre a modificação ou exclusão do mesmo.
A higiene na cozinha é importante para o andamento de um evento, a vigilância san-itária está atenta para que os estabelecimentos se assegurem do mínimo de higiene em suas cozinhas e prezem pela integridade de quem está utilizando seus serviços. Os alimentos devem ser acondicionados em temperaturas adequadas e deve-se respeitar os prazos de validade para cada um deles.
Devemos ter locais separados para os diversos tipos de alimentos e bebidas. Se houver algum tipo de contaminação, com algum cliente, você não só terá problemas legais, mas provavelmente você perderá muitas oportunidades de negócios.
Existem vários métodos para planejar e pagar eventos sociais quando bebidas alcoólicas forem servidas.
Caixa - Bar
Os participantes pagam diretamente ao Bartender ou apresentam ticket comprado no caixa.
A maioria dos locais onde serão realizados este tipo de evento estabelecem um lim-ite mínimo de consumo por bar. Se esse valor não for atingido, a organização deve pagar para cada bartender um número mínimo de horas. Pode existir uma taxa para garçons ou caixas independente do consumo.
O preço por bebida pode ou não incluir gorjeta, e também ser válido apenas para marcas comuns, não as mais caras. Verifique o que será servido e o que está inclu-so no preço.
Bar Livre
Dependendo da política do local do evento, você pode escolher três maneiras para pagar um bar livre: por pessoa, por drinque ou por garrafa. Não existe nenhuma recomendação específica sobre qual pode ser o melhor método; apenas a sua experiência em receber o grupo irá fornecer a resposta.
Passe a conhecer o gosto do grupo. Eles são "bons de copo"? Eles preferem bebidas não alcoólicas?
Eles costumam permanecer no local após o horário oficial de encerramento?
Uma vez que você tenha uma compreensão das necessidades, faça a estimativa do custo total utilizando cada método.
• Por pessoa.A organização paga o valor fechado pela duração da recepção ou por hora, quer o participante escolha um coquetel ou um refrigerante, ou não beba nada. O preço por pessoa pode cobrir apenas as bebidas, ou incluir canapés. O número de participantes que é cobrado para a organização é baseado num número garantido com no mínimo 48 horas de antecedência.
• Por drinque. A organização paga por cada drinque servido mais taxa e gorjeta. O bartender controla o número de drinques servido. Providencie tickets para os partici-pantes apresentarem ao bartender em eventos maiores e pague apenas pelos tickets coletados.
• Por garrafa. A organização paga apenas pelas garrafas abertas (independente dela ter sido utilizada ou não) O organizador do evento controla o inventário do número de garrafas antes do início da festa e o número restante após o término. As garrafas abertas não consumidas completamente passam a ser de propriedade do cliente. O método mais utilizado é o de cobrança por pessoa - rentável tanto para quem vende como para quem compra.
As bebidas em eventos devem começar a ser servidas imediatamente após a entrada do primeiro convidado, o cliente contratante irá determinar se o início será feito já com as bebidas alcoólicas ou somente depois de alguma cerimônia ou abertura oficial elas começaram circular.
Se o serviço contratado for um serviço por hora, 30 minutos antes do término devemos conversar discretamente com o responsável para saber, o serviço irá ser encerrado no horário combinado, haverá algum acréscimo de tempo.
Quando percebermos que os convidados estão passando dos limites e teremos prob-lemas de comportamento ou médicos, devemos discretamente diminuir o ritmo do serviço sem que os convidados percebam.
4. Base para cálculo de Alimentos e Bebidas de um evento
O cálculo de alimentos e bebidas de um evento vai depender do número de convida-dos, do lugar aonde será realizado, o estilo dos convidados e principalmente do orça-mento disponível.
A seguir, será mostrada uma base de cálculo da quantidade de A&B que deverá ser servida em uma festa com duração mínima de 4 horas.
Canapés por pessoa 12 a 15 se houver jantar e 18 unidades se for somente coquetel. A quantidade citada é válida tanto para canapés quentes como frios.
Canapés Canapés
Sirva primeiramente os canapés frios e depois os quentes, porque ao introduzir os canapés quentes a tendência das pessoas é não se servirem do frios.
Os canapés frios são muito mais delicados e perecíveis do que os canapés quentes, se não tomarmos cuidado podemos ter prejuízo.
Atualmente tem-se evitado salgados fritos, utilizando-se mais os assados.
Canapés servidos em colheres é atualmente muito utilizado pelos chefes e apreciados pelos convidados, essa inovação se deve ao fato de aumentar a durabilidade dos canapés, pois as fatias de pães serviam de suporte para o recheio ressecavam muito rápido prejudicando o sabor dos mes-mos.
Canapés servidos em colheres é atual-mente muito utilizado pelos chefes e apreciados pelos convidados, essa ino-vação se deve ao fato de aumentar a durabilidade dos canapés, pois as fatias de pães serviam de suporte para o recheio ressecavam muito rápido prejudi-cando o sabor dos mesmos.
Canapés servidos em colheres
Os participantes de um banquete comem mais ou menos 600 gramas de alimentos, sendo este subdivididos em:
• 150 a 200 gramas de massa;
• 180 gramas de carne vermelha ou branca; • 250 gramas para peixe;
• 150 gramas de arroz cozido; • 120 gramas de vegetais e frutas;
O calculo de bebidas irá depender da idade das pessoas, temperatura, local, horário, entre outros.
Iremos a seguir tirar as dúvidas com relação às quantidades dos itens básicos que com-põem um evento.
• 01 garrafa de água para 5 pessoas;
• 04 latas ou 01 garrafa de cerveja por pessoa; • 01 litro de coquetel de frutas para cada 30 pessoas; • 01 garrafa de refrigerante para cada 04 pessoas;
• 01 garrafa de vinho tinto para cada 4 pessoas; ( se for a única opção de bebida alcoólica a contagem deve ser 01 garrafa para 2 pessoas);
• 01 garrafa de vinho branco para cada 05 pessoas; • 01 garrafa de vinho de sobremesa para cada 06 pessoas; • 01 garrafa de espumante para cada 02 pessoas;
• 01 caixa (12 unidades) de uísque para cada 100 pessoas.
Quantidade de Pessoal
Listagem para calcular a quantidade de Pessoal de Serviço (sala, bar e cozinha).
Considerar sempre números aproximados.
Profissional Banquete com serviço a Francesa ou a Inglesa Banquete Empratado Buffet a Americana Coquetel Party Maítre 1/50 1/100 1/100 1/100 Garçom 1/8 1/16 1/30 1/30 Bartender 1/50 1/80 1/50 1/80 Ajudante de Bartender 1/100 1/100 1/200 1/160 Chefe de Cozinha 1/50 1/100 1/100 1/100 Cozinheiro 1/30 1/80 1/80 1/100 Ajudante de Cozinha 1/30 1/80 1/80 1/100 Confeiteiro 1/100 1/100 1/200 ---Ajudante de Confeitaria 1/100 1/100 1/200
---Diretrizes Gerais
O consumo de bebidas durante uma recepção com bebidas pagas é bem menor que o consumo em uma recepção livre.
Quando é oferecido um coquetel antes do almoço, aproximadamente 30% dos partici-pantes irão tomar um drinque e, normalmente apenas um.
Quando a recepção é programada no horário normal de coquetel, após o término de um evento, aproximadamente 50% dos participantes ficarão.
Quando as bebidas e os canapés são gratuitos, pode ser prevista uma participação de 80%.
Muitos participantes preferem vinho a bebidas destiladas.
Os tipos de canapés a serem servidos em um coquetel irão depender do orçamento disponível.
Quando a recepção é programada para acontecer imediatamente após o evento, por exemplo, das 17 às 18 horas, o consumo de alimentos será menor do que se a recepção fosse das 18 às 19 horas.
Menos comida e mais bebida será consumida numa recepção realizada antes de um jantar. Muitos participantes levarão bebidas do bar para a mesa de jantar.
Ao servir petiscos salgados, como amêndoas, amendoim e outros salgadinhos, num evento social, pode-se aumentar o custo com bebidas.
O último ato e um jantar são os digestivos: licores.
Ao utilizar o serviço de bartenders especializados em pirotecnias devemos, verificar a quantidade extra de bebida necessária e a segurança do lugar, muitos destes fornece-dores já incluem no preço todo o material utilizado.
5. Conclusão
Os valores calculados acima são estimados, mas para uma festa ser completa, da simples recepção no salão de uma igreja a um cardápi o elaborado, a criativada e os toques finais são capazes de dar um diferencial à seu evento.
PACHECO,Aristides de Oliveira, Manual de Organização de Banquetes. São Paulo: Senac,1997.
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organização de Eventos: planejamento e operacionalização. São Paulo: Atlas, 2003.
MARTIN, Vanessa. Manual Prático de Eventos. São Paulo: Atlas,2003.
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