1. OBJETIVO
Definir sistemática para controle de acessos e gerenciamento de refeições servidas no Refeitório do Grupo Privé (cadastro, liberações, acessos por usuários e rateio de custos).
2. ALCANCE
Todas as áreas e empresas do Grupo Privé que utilizam o Refeitório. 3. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS
Ref Control: software para cadastro e gestão de acessos e custos para refeitórios; Intrajornada: intervalo para repouso e alimentação dentro a jornada de trabalho diária;
Extras: colaboradores com contrato de trabalho determinado e limitado em dias, normalmente convocados pelo RH para auxiliar no trabalho em dias de maior movimento (alta temporada ou feriados prolongados);
Cartão RFID: (Radio-Frequency IDentification) – é um cartão com identificação automática através de sinais de rádio, por aproximação.
Centro de Custo: (centro de custo/resultado) são unidades ou setores dentro da empresa.
Terceiros: autônomos, colaboradores indiretos, fornecedores, prestadores de serviços externos e colaboradores de empresas terceiras.
4. CONTEXTO
O acesso ao Refeitório pelos usuários é feito através da catraca com leitura biométrica para entrada, e após sua permanência, sua saída deve ser pela catraca livre, que não tem registro biométrico. Para acessar o Refeitório, o usuário deve estar cadastrado no sistema Ref Control e também na catraca biométrica.
O usuário tem acesso ao Refeitório em dias e horários específicos de acordo com a sua escala de trabalho definida em contrato de trabalho ou acordo.
4.1 Acessos ao Refeitório 4.1.1 Colaboradores registrados
O acesso ao Refeitório pelos colaboradores é realizado pela catraca com leitura biométrica utilizando sua digital. Caso o colaborador tente acessar o Refeitório fora do seu expediente, ex.: dia de folga, em
cumprimento de férias ou por afastamento do trabalho (doença ou acidente), seu acesso é impedido com o travamento do braço da catraca.
Colaboradores não cadastrados no Ref Control e na catraca tem seu acesso impedido, sendo que a catraca somente libera a entrada de colaboradores já cadastrados.
4.1.2 Colaboradores extras
O acesso ao Refeitório por colaboradores extras deve acontecer também através da catraca biométrica, porém com a utilização de um cartão de acesso com tecnologia RFID, disponibilizado pelo líder ou responsável pelos cartões RFID. Após seu uso, o cartão deve ser devolvido a quem o disponibilizou.
4.1.3 Terceiros
O acesso ao Refeitório pelos terceiros, deve ser pela catraca com leitura biométrica utilizando sua digital. Terceiros não cadastrados no Ref Control e na catraca tem seu acesso impedido, a catraca somente liberará a entrada aos terceiros já cadastrados pelo Controle de A&B.
4.2 Controle do RH
4.2.1 Cadastros de Usuários
O departamento de RH é responsável pelo cadastro, bloqueio e exclusão de colaboradores registrados pelas empresas do Grupo Privé. O cadastro da biometria deve ser feito na própria catraca por um responsável do RH ou delegado por ele, na entrada do Refeitório.
O departamento de RH além de realizar os cadastros de novos usuários (admissões), é responsável pela gestão dos mesmos (atualização). Em casos onde não seja possível cadastrar o usuário no sistema deve-se utilizar o formulário Inscrição no Ref Control para posterior auxílio do preenchimento dos dados no sistema. Nos casos de desligamento da empresa, o RH deve excluir o cadastro do colaborador no sistema Ref Control e posteriormente excluir o cadastro da digital na catraca, para que o colaborador não consiga acessar o Refeitório após seu desligamento.
Quando o colaborador estiver afastado pelo INSS ou pela empresa, ou ainda que esteja em seu cumprimento de férias, o RH deve fazer o bloqueio na catraca pelo tempo necessário.
Toda alteração de parâmetros no cadastro do colaborador como: tipo de refeições autorizadas, empresas cadastradas (caso de transferência) e etc., devem ser solicitados pelo Gestor da área com 01 (um) dia de antecedência, formalmente, via e-mail aos responsáveis pelo Controle de Ponto, com cópia ao Supervisor de RH.
O acesso tem restrições em dias e horários específicos de acordo com a jornada de trabalho, estabelecidos pelo Gestor da área do colaborador, sendo permitido o acesso somente em horário de intervalo intrajornada. Para os colaboradores que estão em processos de admissão, o cadastro no sistema e na catraca deve ser realizado no dia do treinamento de integração pelo RH.
4.2.2 Controle de cartões RFID
Os cartões para refeições extras, são cadastrados no sistema Ref Control, pelo RH por Centro de Custo, e entregues ao Gerente ou responsável da área ou empresa mediante assinatura no Termo de Responsabilidade
- Cartão Acesso ao Refeitório. Esse cartão permite a contabilização e rateio dos custos das refeições feita pelos
colaboradores extras para o Centro de Custo do departamento em que estiver a trabalho.
Em caso de perdas, é responsabilidade do Gerente procurar o RH e solicitar o bloqueio e a substituição do cartão, o que pode gerar custos.
4.3 Controle do A&B 4.3.1 Cadastros de usuários
O departamento Controle de A&B é responsável pelos cadastros, gestão e atualização (bloqueio ou exclusão) de novos usuários terceiros, seja no Ref Control e/ou na catraca.
Para auxiliar no cadastro do usuário no Ref Control, pode-se utilizar a Ficha de Inscrição no Ref Control para auxílio na coleta dos dados a serem inseridos no sistema. O cadastro da biometria é feito na própria catraca por um responsável do Controle de A&B ou delegado, na entrada do Refeitório.
Nos casos de finalização da parceria no fornecimento de refeições ao terceiro, o Controle de A&B deve excluir o cadastro do terceiro do sistema Ref Control e posteriormente excluir o cadastro de sua digital na catraca, para que não consiga acessar o Refeitório após finalização da parceria.
Toda alteração de parâmetros no cadastro do terceiro como: tipo de refeições autorizadas, empresas cadastradas, entre outras, devem ser solicitadas ao Controle de A&B pelo Gestor da área com 01 (um) dia de antecedência, formalmente, via e-mail aos responsáveis, com cópia ao superior do departamento/empresa responsável pela parceria.
4.3.2 Gestão de custos
O Controle de A&B deve emitir relatórios diários pelo sistema Ref Control para fazer o acompanhamento das refeições servidas no dia para cada uma das empresas cadastradas.
Esses relatórios devem conter a seguintes informações: quantidades das refeições registradas por centro de custo e empresa, tipo de cada refeição e o valor de custo. Com estas informações é possível, além de ratear os custos, também provisionar a quantidade das refeições a serem servidas no dia seguinte.
Até o último dia do mês, o Controle de A&B deve fazer a emissão dos relatórios das quantidades totais das refeições de cada empresa, e realizar os lançamentos no gerenciamento de contas do “Contas a Receber”. Com os lançamentos feitos, o Controle de A&B deve enviar a Contabilidade todos os relatórios e o extrato do gerenciamento de contas, para a emissão das notas fiscais por empresa.
De posse das notas fiscais, o Controle de A&B deve efetuar o rateio para os centros de custo por nota fiscal e encaminhá-las ao Input de Notas Fiscais, que realiza os lançamentos no “Contas a Pagar” e também à Controladoria para conferência dos lançamentos.
Para notas fiscais de empresas terceiras, o Controle de A&B deve encaminhá-las às devidas empresas para Gestor da área com 01 (um) dia de antecedência, formalmente, via e-mail aos responsáveis efetuarem os pagamentos.
4.4 Controle / Atualização de valores de refeições e funcionamento do Refeitório
Toda e qualquer alteração e/ou atualização referente as refeições, ou funcionamento do Refeitório deve ser previamente comunicado a todos envolvidos no controle de acessos do refeitório, a fim de manter o bom andamento e transparência do processo. As alterações deverão ser realizadas fora do horário de funcionamento do Refeitório, evitando erros e inconsistências do sistema.
O Controle de A&B também é responsável por comunicar qualquer outra anormalidade de funcionamento do Refeitório.
4.5 Plano de Contingência
Em casos de falta de energia no Refeitório, pane da catraca biométrica, ou problema semelhante, o Controle de A&B é responsável por disponibilizar “tickets colaborador” de todas as empresas na Portaria de Serviços do Condomínio Riviera Park.
O colaborador deve retirar o ticket correspondente a sua empresa e preenchê-lo para assim ter seu acesso liberado no Refeitório.
No final do dia, os tickets devem ser recolhidos, e sua quantidade lançada manualmente no sistema para contabilizados para custeio das refeições, até normalização do processo.
Tarefas Setor
RH A&B
Cadastro de novos admitidos no Ref Control X
Cadastro de novos admitidos na catraca X
Cadastro de novos terceiros no Ref Control X
Cadastro de novos terceiros na catraca X
Bloqueio de acesso de admitidos no RefControl X
Bloqueio de acesso de terceiros no Ref Control X
Exclusão de cadastro de admitidos (Ref Control e catraca) X
Exclusão de cadastro de terceiros (Ref Control e catraca) X
Controle de cartões RFID (emissão, cadastros e liberação) X
Controle e atualização de valores de refeições no Ref Control X
Controle e atualização de escalas de trabalho no Ref Control X
Gestão de custos X
4.7 Horários de funcionamento do Refeitório
O Refeitório funciona regularmente todos os dias nos seguintes horários: Café da manhã: 06:00h às 08:00h
Almoço: 11:00h às 14:00h Jantar: 17:00h às 20:00h Ceia: 23:00h às 01:00h
4.8 Escalas de trabalho e refeições de direito
TURNO HORÁRIO REFEIÇÃO
Turno do Dia 06:00 ás 14:20 Café / Almoço 07:00 ás 15:20 Café / Almoço 08:00 ás 16:20 Almoço 09:00 ás 17:20 Almoço 06:00 ás 12:00 (Telefonista) Café 12:00 ás 18:00 (Telefonista) Almoço 06:00 ás 18:00 (12x36) Café / Almoço 07:00 ás 19:00 (12x36) Café / Almoço 08:00 ás 20:00 (12x36) Almoço/Jantar 09:00 ás 21:00 (12x36) Almoço/Jantar
Turno Adm 08:00 ás 17:00 (SÁB - 08:00 ás 12:00) - ADM Almoço
08:00 ás 18:00 (SÁB - FOLGA) - ADM Almoço
Turno Noite 15:00 ás 23:00 Jantar 16:00 ás 00:00 Jantar 18:00 ás 02:00 Jantar e Ceia 18:00 ás 06:00 (12x36) Jantar e Ceia 19:00 ás 07:00 (12x36) Jantar e Ceia 18:00 ás 00:00 (Telefonista) Jantar 23:00 ás 07:00 Ceia 00:00 ás 08:00 Ceia
5. RELAÇÃO DE ANEXOS / REFERÊNCIA / REGISTROS GERADOS FO-16 - Ficha de inscrição RefControl
FO-17 - Termo de responsabilidade - Cartão Acesso ao Refeitório 6. APROVAÇÕES
