Estruturação para gerenciamento eletrônico de documentos: contribuições em um departamento pessoal

UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF

INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA

MAURICIO DE SOUZA CRUZ FILHO

ESTRUTURAÇÃO PARA GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS:

CONTRIBUIÇÕES EM UM DEPARTAMENTO PESSOAL

NITERÓI 2016

MAURICIO DE SOUZA CRUZ FILHO

ESTRUTURAÇÃO PARA GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS: CONTRIBUIÇÕES EM UM DEPARTAMENTO PESSOAL

Trabalho de conclusão de curso apresentado à Universidade Federal Fluminense como requisito para a aprovação na disciplina Projeto de TCC.

Orientadora: Profª Margareth

Ficha Catalográfica elaborada pela Biblioteca Central do Gragoatá

C957 Cruz Filho, Mauricio de Souza.

Estruturação para gerenciamento eletrônico de documentos: contribuições em um Departamento Pessoal/ Mauricio de Souza Cruz Filho. – 2016.

37 f. ; il.

Orientadora: Margareth da Silva.

Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, 2016.

Bibliografia: f. 35-37.

1. Administração de arquivo. 2. Documento eletrônico. 3. Informação. I. Silva, Margareth da. II. Universidade Federal

MAURICIO DE SOUZA CRUZ FILHO

ESTRUTURAÇÃO PARA GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS: CONTRIBUIÇÕES EM UM DEPARTAMENTO PESSOAL

Trabalho de conclusão de curso apresentado à Universidade Federal Fluminense como requisito para a aprovação na disciplina Projeto de TCC.

Banca examinadora

___________________________________ Profª MARGARETH DA SILVA - Orientadora

UFF

___________________________________ Profª LINDALVA ROSINETE SILVA NEVES

UFF

___________________________________ Profª JOICE CLEIDE CARDOSO ENNES DE SOUZA UFF

AGRADECIMENTOS

Agradeço primeiramente a Deus por me dar forças e sempre me iluminar nessa difícil caminhada.

A minha família, principalmente a minha mãe Dona Mariene Afonso Figueiredo que é a grande responsável por essa vitória, pois sempre me incentivou.

Ao meu amor e companheira que me ajudou nos momentos finais do curso e não permitiu que eu desistisse.

A minha atual chefe por permitir minha ausência por algumas horas quando eu precisei formular e formatar minha monografia.

Agradeço a minha professora e orientadora Margareth da Silva pela paciência, pelo carinho e por sanar as minhas duvidas.

Enfim, agradeço a todos que contribuíram direta e indiretamente para a realização deste trabalho.

“O sucesso nasce do querer, da determinação e persistência em se chegar a um objetivo. Mesmo não atingindo o alvo, quem busca e vence obstáculos, no mínimo fará coisas admiráveis." (José de Alencar)

RESUMO

A necessidade de melhorar a qualidade nas organizações e na manipulação de documentos fez surgir, com o auxílio da evolução tecnológica, uma nova ferramenta, chamada Gerenciamento Eletrônico de Documentos, o GED. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode ser aplicado em qualquer tipo de empresa, instituição ou organização, tendo em vista os benefícios quantitativos e qualitativos da gestão de documentos e informações. Com esta ferramenta, torna-se possível manusear informações contidas em documentos que antes não podiam ser utilizados por mais de uma pessoa ao mesmo tempo. Tendo em vista que os documentos são a base do suporte de informação para a tomada de decisão, o gerenciamento e o controle de tais documentos, que promovem um melhor rendimento para as empresas em seus processos otimizados, em um setor de Departamento Pessoal, estando tais documentos inseridos eletronicamente no sistema da empresa, permite a realização de consultas simultâneas e de forma prática, graças ao desenvolvimento desta nova tecnologia. Tal processo reverte-se em eficiência a partir da otimização e da segurança das etapas desenvolvidas para a conclusão dos trabalhos e informações a serem repassados aos colaboradores. Palavras-chave: gerenciamento, gerenciamento eletrônico, documentos, informação.

ABSTRACT

The need to improve quality in the organizations and in the manipulation of documents has raised, with help of technological changes, a new tool, called Electronic Document Management, the EDM. The Electronic Document Management can be applied to any type of company, institution or organization, in view of the quantitative and qualitative benefits of managing documents and information. With this tool, it becomes possible to handle information contained in documents that couldn’t be previously used by more than one person at a time. Considering that documents are the base of information support for make decisions, the management and control of such documents, which promote a better income for companies in their optimized process, in a Personnel Department sector, being this documents electronically inserted on company’s system, allows the realization of simultaneous and practical consults, thanks to the development of this new technology. This process reverses in efficiency from the optimization and security of the steps taken to work conclusions and the information to be transferred to employees.

SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ... 10 1.1 PROBLEMA ... 11 1.2 OBJETIVO ... 11 1.2.1 Objetivo Geral ... 11 1.2.2 Objetivo Específico ... 12 1.3 JUSTIFICATIVA ... 12 1.4 METODOLOGIA ... 12 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ... 14 2.1 ARQUIVOLOGIA ... 14 2.2 DOCUMENTOS: DEFINIÇÕES ... 15

2.3 ARMAZENAMENTO DOS DOCUMENTOS ... 16

2.4 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS ... 17

2.4.1 Principais Tipos De Soluções De Ged ... 19

2.5 FORMATOS DE DOCUMENTOS MAIS UTILIZADOS EM SISTEMAS DE GED ... 22

2.6 AMBIENTE TIPICAMENTE ENCONTRADO EM SOLUÇÕES DE GED ... 23

2.7 MODELO DE REQUISITOS E-ARQ BRASIL ... 24

3 FLUXOGRAMAÇÃO ... 27

3.1 FLUXOGRAMAÇÃO COM O GERENCIAMENTO ELETRÔNICO ... 27

3.2 ANALISE DOS RESULTADOS – GED x REQUISITOS ... 28

4 CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 34

4.1 QUANTOS AOS OBJETIVOS PROPOSTOS ... 34

1 INTRODUÇÃO

Somada à descoberta e à introdução de novas tecnologias em nosso dia a dia, a informação e o gerenciamento desta assume uma importância crescente dentro das instituições, tornando-se fundamental e gerando oportunidades de negócios e novas formas de gestão de processos.

Vale lembrar que os arquivos, que são responsáveis pela custódia dos documentos que fazem parte do acervo da empresa, independentemente do seu suporte, ou seja, documentos tanto em papel quanto meio eletrônico, possuem um ciclo de vida, portanto chegará um momento que poderão apresentar dificuldade quanto ao acesso, seja por desgaste físico do suporte ou pela obsolescência das tecnológicas. Arellano (2004) afirma que:

[...] existem, ademais, os efeitos da temperatura, umidade, nível de poluição do ar e das ameaças biológicas; os danos provocados pelo uso indevido e o uso regular; as catástrofes naturais e a obsolescência tecnológica.

Neste contexto, com o surgimento acelerado de novas ferramentas de Tecnologia da Informação, tanto no papel ou em meio eletrônico, é bem comum ouvir o discurso de que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, é a uma das soluções para os problemas de gerenciamento dos documentos textuais em formato digital.

A preservação dos documentos eletrônicos é um dos desafios do século XXI, e o GED se mostra uma boa solução para tal dificuldade, permitindo garantir o acesso às informações no futuro, possibilitando que os novos usuários conheçam as tecnologias que foram empregadas na época em que foi gerado um determinado documento eletrônico, preservando assim a sua história.

Atualmente por parte das instituições, sejam elas púbicas ou privadas, existe um interesse contínuo para a implantação de sistemas de gerenciamento eletrônico, porém, paralelo a este interesse, surgem inúmeros questionamentos que, se não forem bem resolvidos inicialmente comprometerão o bom funcionamento do sistema, tornando-o ineficaz, ocasionando perda de informações. Toda essa problemática se deve a escassez de técnicas e recomendações padronizadas para a realização de tais atividades. Outro fator

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que agrava ainda mais a situação no momento da criação de um projeto de GED é que a maioria dos conjuntos de técnicas disponíveis até o momento ainda estão em fase de desenvolvimento.

1.1 PROBLEMA

Com a globalização, as empresas observaram a necessidade de se reestruturar tanto no aspecto físico quanto cultural. As empresas deparam-se com problemas variados, destacando-se, principalmente o aumento do fluxo de informações e a dificuldade em trabalhar com o manuseio de um número excessivo de documentos.

Diante desta necessidade de gerenciar o fluxo dos documentos necessários ao setor de Departamento Pessoal da Empresa “Alfa” e para que haja uma melhora na organização e na qualidade da prestação dos serviços e realização das tarefas, este trabalho possui o seguinte problema de pesquisa:

 Quais as contribuições da utilização do Gerenciamento Eletrônico de Documentos nas rotinas de um setor de Departamento Pessoal?

1.2 OBJETIVO

Para responder ao problema formulado anteriormente, estabelecem-se os seguintes objetivos:

1.2.1 OBJETIVO GERAL

Estabelecer e compreender o funcionamento do Gerenciamento Eletrônico dos Documentos do Departamento Pessoal da “Empresa Alfa” e verificar a sua aderência ao Modelo E-Arq Brasil.

1.2.2 OBJETIVO ESPECÍFICO

Para atingir o objetivo geral e consequentemente, responder a o problema proposto, definiu-se os seguintes objetivos específicos:

 Identificar e compreender como funciona o Gerenciamento Eletrônico de Documentos;

 Apresentar o Modelo de Requisitos E-Arq Brasil através de seus documentos oficiais.

 Apresentar um fluxo dos processos do setor estudado e apresentar uma análise do fluxo após o uso do GED seguindo as metodologias de aplicação do E-Arq Brasil.

1.3 JUSTIFICATIVA

Tendo em vista o grande fluxo de documentos e informações apresentadas no setor de Departamento Pessoal, é necessário a manipulação frequente e rápida de dados necessários para alcançar as metas diárias do setor.

Portanto, a rápida evolução tecnológica do mundo moderno, juntamente com as superações das ferramentas do ramo digital, provoca uma alteração no próprio comportamento dos profissionais de Departamento Pessoal, uma vez que suas atividades passam a exigir cada vez mais fluidez e rapidez para realização de suas tarefas.

Com isso, tais profissionais apresentam a necessidade da utilização de métodos e sistemas de gerenciamento de documentos, a fim de obter informações precisas com maior agilidade e de forma efetiva.

1.4 METODOLOGIA

O presente trabalho foi desenvolvido por meio de conceitos estabelecidos pela Arquivologia, necessários para gerenciar os documentos arquivísticos. A pesquisa foi realizada em um Gerenciamento Eletrônico de Documentos no setor de Departamento Pessoal.

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As técnicas adotadas para a realização desta pesquisa foram a realização de uma revisão bibliográfica e análise das recomendações existentes, propostas por órgãos nacionais, como, por exemplo as recomendações do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), e-ARQ Brasil.

É importante observar que todo referencial adquirido em âmbito acadêmico foi de fundamental importância para o desenvolvimento deste tema e que o interesse pelo assunto transbordou as exigências curriculares, atingindo o campo pessoal sobre o empenho na busca do conhecimento, do planejamento e controle econômico desta natureza.

As orientações dadas pelos professores, aliadas com as anotações em sala de aula, contribuíram para incrementar a elaboração deste trabalho, auxiliando de forma a proporcionar informações adicionais a este trabalho.

O presente trabalho é composto por quatro capítulos e referências. No primeiro capítulo estão apresentados respectivamente: Introdução; Problema; Objetivos; justificativa; Metodologia e a presente organização.

No segundo capitulo foi abordada a fundamentação teórica. O terceiro capítulo apresenta o fluxograma desenvolvido para o gerenciamento eletrônico de documentos em um Departamento Pessoal, apresentação e análise dos resultados. Na quarta seção, foram expostas as considerações finais, e por fim,

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

Sendo o foco deste trabalho Estabelecer e compreender o funcionamento do Gerenciamento Eletrônico dos Documentos do Departamento Pessoal da “Empresa Alfa” e verificar a sua aderência ao Modelo E-Arq Brasil, torna-se necessário o estudo de alguns conceitos chave para o desenvolvimento das ideias propostas.

2.1 ARQUIVOLOGIA

Partindo da Arquivologia como a ciência que estuda os arquivos e procura técnicas para serem adotadas nos diversos onde estes podem ser encontrados, garantindo assim a sua segurança, preservação e acesso.

De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (1996), Arquivologia é a “disciplina que tem por objetivo o conhecimento dos arquivos e da arquivística. ” Já o termo arquivística, ainda de acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, são os “princípios e técnicas a serem observadas na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos”.

Na literatura existem diversos conceitos para a palavra arquivo. A lei N° 8.159, de 08 de janeiro de 1991 que trata dos arquivos afirma que:

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Independentemente do tipo de arquivo fica evidente algumas funções que podem ser encontradas em praticamente todos os tipos de arquivo, tais como a produção, recebimento, organização, tratamento e preservação dos documentos, independente do suporte em que estes estejam armazenados.

Paes (1996) afirma que “a principal finalidade do arquivo é servir à administração, constituindo-se, consequentemente, em base de conhecimento

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da história. As funções básicas dos arquivos são a guarda e a preservação dos documentos, visando a sua utilização”.

Com base no exposto acima, torna-se indispensável a realização de estudos na área de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, visto que o foco principal do trabalho são os documentos eletrônicos, precisamos entender alguns conceitos que variam um pouco em relação aos propostos pela arquivologia tradicional.

2.2 DOCUMENTOS: DEFINIÇÕES

É importante lembrar que existem diversos tipos de documentos, dos quais podemos citar os documentos de arquivo, os documentos eletrônicos e os documentos arquivísticos eletrônicos.

O CONARQ (Conselho Nacional de Arquivo) define bem em seu sítio eletrônico estes três tipos de documentos:

Documento Arquivístico: é a informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades.

Documento Eletrônico: É o documento em meio eletrônico, com um formato digital, processado por computador.

Documento Arquivístico Eletrônico: É o documento arquivístico processado por um computador. (Grifo nosso).

Bellotto (2007, p. 37), define o documento arquivístico como um “registro que independe do suporte, pois é todo registro de uma atividade humana, independente do suporte onde foi inserida a informação [...] no transcurso das funções que justificam sua existência [...], guardando esses documentos, relações orgânicas entre si”.

O E-ARQ Brasil, define em seu “Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos” os conceitos:

O que é documento arquivístico? É um documento produzido e/ou recebido e mantido por pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.

O que é documento digital? É a informação registrada, codificada em dígitos binários e acessível por meio de sistema computacional.

O que é documento arquivístico digital?

É um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos. O que é documento arquivístico convencional? É um documento arquivístico não digital.

Ao passo que alguns documentos necessitam ser armazenados por um determinado período de tempo conforme legislação específica, outros já nascem eletrônicos. No entanto, um gerenciamento inadequado implica em cópias desnecessárias, provocando má utilização de espaço em disco, além de custos excessivos para a empresa.

2.3 ARMAZENAMENTO DOS DOCUMENTOS

Segundo estudos de Fantini (2001), existem três meios de registrar os documentos, que por sua vez, apresentam vantagens e desvantagens em relação ao seu armazenamento: papel, microfilmes e mídia eletrônica.

O papel é considerado umas das mídias mais comuns e utilizadas devido ao seu baixo custo e de fácil acesso. Além disso, possibilita um maior conforto às leituras e está sujeito a alterações imediatas. Apresenta como desvantagens, o excesso de volume nos arquivos, haja vista que seu armazenamento requer um amplo espaço físico, podendo ser facilmente extraviado, podendo ser arquivado de maneira errônea e para o seu gerenciamento necessita de um grande número de pessoas envolvidas.

No tocante dos microfilmes, que podem ser definidos como “fotografias” de um documento existente em papel, necessita, por natureza, um espaço de armazenamento menor que o do original, mas em contrapartida são muito menos comuns que o papel, pois necessitam de equipamentos especiais para a sua leitura geração, além de poderem ser incompatíveis entre si. De fato, isso aumenta o custo dos microfilmes, deixando-os bem mais alto que o do papel, mas os mesmos poderão ser reproduzidos com muito mais facilidade, e serão sempre autênticos, já que não é possível modificar os microfilmes já gerados. No entanto o seu controle e acesso são mais fáceis de serem realizados.

O terceiro meio de armazenamento de documentos é em mídias eletrônicas. Esta é a forma que apresenta o menor tempo de consultas, e podem abranger um grande número de usuários. As mídias eletrônicas necessitam, assim como microfilme, de uma estrutura de equipamentos

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especiais para manipular, armazenar e localizar as informações, o que as deixam em bastante desvantagem em relação ao papel. As mídias eletrônicas têm um custo elevado, e por isso, se faz necessário saber o que deve ser convertido em arquivos digitais ou o que será mantido em formas tradicionais. Em alguns casos torna-se mais viável para a organização manter uma estrutura mista ao invés de converter todos os seus documentos para a mídia eletrônica.

Os documentos de baixa atividade ou aqueles que não requerem acesso simultâneo podem ser mantidos em papel por mais de 100 anos com pequena ou nenhuma manutenção. As microformas proporcionam um meio econômico de armazenamento para documentos que requerem guarda por mais de 10 anos (menos tempo se o espaço for limitado e caro). Os dados eletrônicos também podem ser armazenados por grandes períodos de tempo. Mas aqueles registrados em mídia magnética precisam ser regravados com frequência. É preciso notar que mudanças no sistema operacional ou software aplicativo representam despesas e trabalhos significativos durante os ciclos de atualização e regravação. (STARBIRD ET al., 1997:78-79)

A aplicação desta abordagem tem o objetivo de proporcionar o reconhecimento dos estágios pelos quais um documento deve passar desde o início até a sua destinação final para a conclusão da tarefa. Com isso, passa-se à demonstração do gerenciamento eletrônico destes mesmos documentos. 2.4 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

Visando a melhoria do processo de trabalho com intuito de aumentar a produtividade e incrementar a qualidade, as empresas vêm investindo em soluções informatizadas para a gestão de seus documentos. Para tanto, fazem uso do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), consiste numa configuração de equipamento, software e de recursos de telecomunicações, baseado em computador e automatizado, que armazena, gerencia imagens de documentos e seus índices codificados, que podem ser lidos por máquinas e processados por computador e recuperados quando solicitados.

Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc.

No Brasil, conforme CENADEM (2010), a sigla GED foi criada para representa ruma ampla área da informática referente ao gerenciamento de documentos em formato digital nas organizações. Sua aplicação inicial dava-se na digitalização de documentos por meio de scanners, na conversão de imagens em arquivos textos, utilizando-se da tecnologia OCR (Optical Character Recognition). Com o desenvolvimento das tecnologias e dos sistemas de informação observou-se a necessidade de integrar os processos para a tomada de decisão. Assim, o GED passou a ter aplicabilidade nas áreas de:

 Gerenciamento de Documentos Técnicos;

 Gerenciamento de Documentos de Normas de Qualidade (ISO);  Reconhecimento Inteligente de Caracteres Manuscritos (ICR);  Análise e Vetorização de Mapas;

 Controle do Fluxo de Processos;

 Gerenciamento de Relatórios, entre outras.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, de acordo com Koch (1998), é a somatória de todas as tecnologias e produtos que tem por intuito gerenciar eletronicamente as informações. Ainda conforme descreve o autor, essas informações consistem em:

Voz Caracterizada como informações verbais, as quais assumem maior importância no mundo dos negócios. Texto Informações mais formais como: cartas, contratos, planilhas,

manuais e etc.

Imagem Informações que não podem ser representadas nas formas anteriores (mapas, fotografias, assinaturas, etc).

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Em síntese, um sistema de GED captura documentos e transforma-os em formatos digitais e arquiva-os, ou seja, possui alto grau de compactação e gera índices eficazes para uma pesquisa. Além disso, organiza e controla as informações eletronicamente. (FANTINI, 2001).

2.4.1 PRINCIPAIS TIPOS DE SOLUÇÕES DE GED

Há diferentes tipos de sistemas de GED no mercado. A variação para o uso de uma ou outra solução está diretamente ligada ao tipo de documento a ser gerenciado.

Segundo BALDAM (2004), as soluções mais comumente encontradas no mercado são:

 Processamento, arquivamento e recuperação de documentos  (Document Imaging);

 Gerenciamento de documentos (Document Management);

 Gerenciamento Eletrônico de Documentos Técnicos (Engineering  Document Management System - EDMS);

 Integração com outros sistemas de processamento de dados (Image  Enable);

 ERM (Enterprise Report Management) / COLD (Computer Output to  Laser Disc);

 Processamento de formulários (Forms Processing);  Workflow.

A seguir, é apresentado um resumo de cada uma destas soluções:

 Gerenciamento da Imagem do Documento (Document Imaging) – Esta tecnologia é normalmente usada para documentos prontos e que não sofrerão mais alterações. Usa-se para automatizar o arquivo ativo da empresa, digitalizando os documentos existentes em papel para trabalhar com imagens.

 Gerenciamento de Documentos (Document Management) – Possibilita o controle do documento durante todo o seu “Ciclo de Vida”, ou seja, desde sua criação até o seu descarte. O objetivo consiste em controlar todo documento em uso, que esteja sendo modificado ou referenciado por outros documentos. Permite uma maior percepção dos benefícios da implantação, por parte dos colaboradores,e, além disso, consiste numa maneira de racionalizar trabalho e elevar a produtividade da equipe.  Gerenciamento Eletrônico de Documentos Técnicos (Engineering

Document Management System - EDMS) – Utiliza-se em documentos específicos de áreas técnicas: plantas, desenhos, especificações, relatórios, listas de materiais, normas de qualidade, entre outros.

 Integração com Outros Sistemas de Processamento de Dados (Image Enable) O principal objetivo desta tecnologia é anexar documentos a diversos programas que necessitem deste para complementar a informação necessária, ou seja, disponibilizando a imagem de um documento num processo de trabalho no qual ele esteja inserido.

 ERM (Enterprise Report Management) / COLD (Computer Output to Laser Disc) – O termo ERM, devido ao aspecto moderno deste sistema, vem substituindo o termo COLD, o qual, no entanto, continua sendo utilizado. Tem como objetivo gerenciar relatórios provenientes de sistemas já em uso e consolidados nas organizações. Tais relatórios podem conter milhares de páginas, as quais podem ser tratadas num só documento facilitando a consulta.

 ERM (Enterprise Report Management) / COLD (Computer Output to Laser Disc) – O termo ERM, devido ao aspecto moderno deste sistema, vem substituindo o termo COLD, o qual, no entanto, continua sendo utilizado. Tem como objetivo gerenciar relatórios provenientes de sistemas já em uso e consolidados nas organizações. Tais relatórios

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podem conter milhares de páginas, as quais podem ser tratadas num só documento facilitando a consulta, meio de padrões de reconhecimento como ICR, código de barras, OCR, marcas, entre outros. O objetivo geralmente é minimizar os custos com indexação e obtenção de dados.  Workflow – Consiste numa tecnologia de apoio a gestão do

conhecimento, que segundo Cruz (2000. p. 75), é entendida como:

Uma ferramenta que tem por finalidade automatizar processos, racionalizando-os e, consequentemente, aumentando a produtividade por meio de dois componentes implícitos: organização tecnologia.

Ainda de acordo com o autor, Workflow é um termo proveniente do inglês, que significa “Fluxo de Trabalho”, e utiliza a informação necessária para cada atividade percorrer o processo previamente mapeado, sendo fundamentalmente dinâmico.

Este termo surgiu junto a outras tecnologias da informação, permitindo um trabalho em grupo integrado, interativo e ativo. Estas são conhecidas genericamente como tecnologias CSCW (Computer Supported Cooperative Work), ou seja, tecnologias de suporte computacional ao trabalho cooperativo.

Já para Avedon (1999) o termo Workflow refere-se ao modo como os documentos são processados. Além disso, possibilitam a automatização e o controle de processos de trabalho.

Na visão de Fantini (2001, p.60), o termo ainda pode ser definido como “um conjunto de tarefas compostas que compreendem subtarefas humanas e computacionais”. Além disso, “worflow refere-se ao modo como os documentos são processados”.

Na opinião de Back (2004, p.38) “workflow orienta o fluxo de documentos e de tarefas para a melhoria geral da qualidade e produtividade em todos os níveis de uma organização, permitindo que várias pessoas trabalhem com um mesmo documento ou arquivo, simultaneamente”. Além disso, refere que o workflow acelera e simplifica o processamento de imagens de documentos, aumentando a produtividade.

Conforme Koch (1998), entende-se por workflow um conjunto de tarefas que controla o fluxo de processos de forma ordenada na organização e equivale às ferramentas que gerenciam o fluxo dos documentos, apresentando recursos de inclusão, aprovação ou rejeição de informações. O autor classifica o workflow em dois tipos:

Ad-Hoc – cujo fluxo de dados é simples, ou seja, o documento é enviado do ponto inicial ao final diretamente;

Colaborative – é aquele que apresenta os recursos disponíveis num sistema de workflow, por meio da aprovação dos usuários durante todo o fluxo do processo, possibilitando, ainda, a inclusão de comentários ou novos recursos ao documento.

Por meio da tecnologia workflow, possibilita-se ao usuário a elaboração de programas (scripts) que especificam o fluxo do processo numa organização, além de mapear e controlar os documentos que entram no sistema.

Desta forma, os scripts apontam relatórios analíticos, os quais emitem a real situação de um fluxo de processo, e em qual estação de trabalho este se encontra. A seguir serão abordados os formatos de documentos mais utilizados em sistemas de GED.

2.5 FORMATOS DE DOCUMENTOS MAIS UTILIZADOS EM SISTEMAS DE GED

Na realização da captura de documentos, um dos pontos muito importantes é a escolha do tipo do arquivo. Esses tipos variam na capacidade de compactação e alguns deles permitem arquivos multiplaginados. De acordo com Baldam (2004, p. 103), seguem alguns formatos principais de arquivos de imagens utilizados em sistemas de GED:

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TIFF

(Tagged Image File Format - TIF)

É o padrão usado na indústria de GED, permite alto nível de compactação e arquivos multipaginados. JPEG

(Joint Photographic Expert Group –

JPG)

Mais utilizado para imagens de tons de cinza e coloridas. Não permite arquivos multipaginados.

PDF

(Portable Document Format)

Formato originalmente desenvolvido pela Adobe, permite arquivos multipaginados. Muito utilizado na Internet, tem sido amplamente usado em aplicações de GED.

Outros padrões

aplicáveis Qualquer formato de arquivo que possua um visualizador integrável pode ser utilizado. Mas para facilitar a distribuição de dados, é prudente não fugir muito dos padrões adotados pelo mercado.

Estes formatos proporcionam um armazenamento digital seguro disponíveis a todos os envolvidos no processo de utilização dos conteúdos dos documentos em ambientes convertidos aos usuários, como a seguir exposto. 2.6 AMBIENTE TIPICAMENTE ENCONTRADO EM SOLUÇÕES DE GED

Os ambientes de GED podem variar conforme a solução adotada, e são compostos basicamente de: documento, escâner, processador, rede, armazenamento, impressora e estação de trabalho. Segundo Baldan (2004) podem ser definidos como:

Documento: papel ou arquivo digital;

 Escâner: usado para digitalizar o documento;

 Processador: é utilizado para instalar o GED, normalmente são servidores, pois facilita a distribuição das informações;

 Rede: é a comunicação entre os componentes do sistema (computador, servidor, impressora e escâner);

 Impressora: usada para obtenção de cópias físicas do documento;

 Estação de trabalho: computador utilizado pelo indivíduo que executa as tarefas e acessa os outros componentes do sistema.

Figura 1 – Ambiente tipicamente encontrado em soluções de GED.

2.7 MODELO DE REQUISITOS E-ARQ BRASIL

Documento oficial brasileiro que regula a questão da gestão documental, o Modelo de Requisitos E-Arq Brasil foi elaborado no âmbito da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos. No período de 2004 a 2006. É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade.

É importante enfatizar que existem dois modelos de Sistema Gerenciamento conhecidos e é importante estabelecer quais são as diferenças essenciais entre eles, O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) tem por objeto o documento arquivístico e visa a gerenciá-lo em todo o seu ciclo de vida. Portanto é capaz de realizar todas as operações técnicas da gestão arquivística desde a produção até a destinação final do documento. O GED tem por objeto o documento sem a perspectiva arquivística. Portanto não gerencia o ciclo de vida dos documentos, nem é capaz de manter a relação orgânica ou controlar a temporalidade e a destinação. Isso não significa que um é melhor do que outro; simplesmente,

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eles possuem objetivos diferentes. A escolha de um ou de outro, ou a adoção de ambos, depende das necessidades da organização.

Apesar das diferenças, existe, inclusive, uma tendência de GEDs incorporarem as funcionalidades de um SIGAD.

De acordo com os requisitos da seção Tramitação e fluxo de trabalho (E- Arq Brasil, p. 46), os requisitos desta seção tratam apenas dos casos em que o SIGAD inclui recursos de automação defluxo de trabalho (workflow).34 Eles abrangem funções para controle do fluxo de trabalho e atribuição de metadados para registro da tramitação dos documentos, incluindo-se o status do documento (minuta original ou cópia).

Os recursos de um SIGAD para controle do fluxo de trabalho podem compreender:

• tramitação do documento antes do seu registro/captura; • tramitação após seu registro/captura;

As tecnologias de fluxo de trabalho transferem objetos digitais entre participantes sob o controle automatizado de um programa. São geralmente usadas para:

• gestão de processos ou tarefas, tais como registro e destinação de documentos e dossiês/processos;

• verificação e aprovação de documentos ou dossiês/processos antes do registro;

• encaminhamento de documentos ou dossiês/processos, de forma controlada, de um usuário para outro, com a identificação das ações a serem realizadas, como: “verificar documento” e “aprovar nova versão”;

• comunicação aos usuários sobre a disponibilidade de um documento arquivístico;

• distribuição de documentos ou dossiês/processos;

• publicação de documentos ou dossiês/processos na web.

Um participante de um fluxo de trabalho pode ser um indivíduo específico, um grupo de trabalho ou mesmo um software. Um participante é o responsável pela realização de uma tarefa estabelecida ao longo de um fluxo de trabalho predefinido. Caso o participante seja um indivíduo, a tarefa é direcionada a um usuário com uma identificação específica. Se o participante for um grupo de trabalho, a tarefa é dirigida ao grupo (formado por vários

usuários, cada um com sua identificação no sistema). A tarefa tem que ser distribuída entre os usuários do grupo, e, após ser cumprida por um membro desse grupo, o documento segue o fluxo previsto. Quando o participante é um software, a tarefa é direcionada a uma função de programa, que a realiza automaticamente e reencaminha o documento ao fluxo previsto.

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3 FLUXOGRAMAÇÃO

As etapas que compõem a fluxogramação transcorrem conforme descrito abaixo:

Inicialmente os documentos são recebidos pelo setor estudado, por meio de duas diferentes entradas. A primeira delas ocorre quando, por exemplo, um novo colaborador é contratado pela instituição, este é solicitado a entregar uma série de documentos pessoais como: exame médico, carteira de trabalho, 1 foto 3X4, cópia simples do documento de RG, cópia simples do documento de CPF cópia simples do documento de título de eleitor cópia simples do documento do comprovante de residência cópia simples do documento de PIS cópia entre outros documentos responsáveis pelo preenchimento da Ficha de Registro de Empregados. A segunda entrada ocorre no decorrer da trajetória ocupacional do funcionário, ou seja, documentos funcionais tais como: Folha de ponto individual, recibo de pagamento, contrato de trabalho, carta de advertência, etc., documentos que formam um dossiê.

Os fluxos atuais dos processos originários das duas diferentes entradas são repassados da seguinte maneira:

O checklist admissional é recebida através do candidato pelo setor de Recursos Humanos, em seguida é encaminhado para o setor de Departamento Pessoal onde é feito um processo de triagem após, as informações contidas nos documentos são cadastradas no sistema interno de folha de pagamento, na sequência esse conteúdo é impresso em formato de ficha e contrato de trabalho.

3.1 FLUXOGRAMAÇÃO COM O GERENCIAMENTO ELETRÔNICO

O sistema de Gerenciamento Eletrônico “Retaguarda” apresenta algumas funcionalidades que amparam a empresa como:

a) A captura é feita por meio da digitalização e a cópia em digital é convertida para o formato PDF e armazenada no sistema. O original em papel é arquivado.

b) O documento é registrado com número identificador e sua busca é realizada através do número identificador, nome do funcionário, data da admissão e pelo numero da matricula. O sistema não prevê código de classificação nem prazo de guarda de tabela de temporalidade.

c) c) O controle da versão utilizada: Cada usuário é responsável pela versão realizada no documento, pois cada alteração é registrada e salva no sistema identificando sempre o usuário responsável pela modificação realizada.

d) d) A busca e localização do documento são feitas geralmente pelo número identificador, nome do funcionário, data da admissão e pelo número da matricula ou por termos existentes no documento. Sendo um documento por meio físico, a recuperação incide sobre sua estrutura física e por meio eletrônico sua recuperação será pela nomenclatura no momento da salvaguarda do documento ou por palavras-chave depois que o documento já fora inserido. Aos documentos digitalizados serão salvos em formato PDF para inserção futura, otimizando a recuperação do documento.

3.2 ANALISE DOS RESULTADOS – GED x REQUISITOS

Será realizada análise do gerenciamento de documentos utilizados na “Empresa Alfa”, tendo como base o “Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos” – E-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011). Desse modo, foram selecionados alguns requisitos. Foi verificada a aderência desse sistema com o e-ARQ Brasil, de acordo com o Quadro de análise de requisitos do Brasil (Quadro 1).

29 Quadro 1 – Quadro de análise de requisitos do e-ARQ Brasil atendidos pelo sistema de

gerenciamento de documentos da empresa “Alfa”

2 Tramitação e fluxo de trabalho 2.1 Controle do fluxo de trabalho 2.1.1- Um recurso de fluxo de trabalho

de um SIGAD tem que fornecer os

passos necessários para o

cumprimento de trâmites

preestabelecidos ou aleatórios. Nesse caso, cada passo significa o deslocamento de um documento ou dossiê/ processo de um participante para outro, a fim de serem objeto de ações.

O sistema permite controlar o deslocamento de um dossiê de um

administrador para outro.

2.1.2- Um SIGAD tem que ter capacidade, sem limitações, de estabelecer o número necessário de trâmites nos fluxos de trabalho

O sistema é capaz de estabelecer um limite de trâmites.

2.1.3 O fluxo de trabalho de um SIGAD tem que disponibilizar uma função para avisar um participante do fluxo de que um documento lhe foi enviado, especificando a ação necessária.

Não se aplica, o sistema não possui funcionalidade.

2.1.4- O fluxo de trabalho de um SIGAD deve permitir o uso do correio eletrônico, para que um usuário possa informar a outros usuários sobre documentos que requeiram sua atenção.

Esse requisito requer a integração com um sistema de correio eletrônico existente.

O sistema possui o recurso.

2.1.5- O recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que permitir que fluxos de trabalho pré-programados sejam definidos, alterados e mantidos

Não se aplica, o sistema não possui tal recurso.

exclusivamente por usuário autorizado.

2.1.6- O administrador deve poder autorizar usuários individuais a redistribuir tarefas ou ações de um fluxo de trabalho a um usuário ou grupo diferente do previsto.

Um usuário pode precisar enviar um documento a outro usuário, devido ao seu conteúdo específico ou caso o usuário responsável se encontre em licença.

Não se aplica, o sistema não possui tal recurso.

2.1.7- Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar na trilha de auditoria todas as alterações ocorridas neste fluxo.

O sistema registra todas as alterações ocorridas.

2.1.8- Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar a tramitação de um documento a fim de que os usuários possam conhecer a situação de cada um no processo.

O sistema possui o recurso.

2.1.9- Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve gerir os documentos em filas de espera que

possam ser examinadas e

controladas pelo administrador.

Não se aplica, o sistema não possui tal recurso.

2.1.10- Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve ter a capacidade de deixar que os usuários visualizem a fila de espera de trabalhos a eles destinados e selecionem os itens a serem trabalhados.

Não se aplica, o sistema não possui tal recurso.

2.1.11- Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve fornecer fluxos condicionais de acordo com os dados de entrada do usuário ou a

Não se aplica, o sistema não possui tal recurso.

31

partir dos dados do sistema.

Os fluxos que remetem o documento a um dos participantes dependem de uma condição determinada por um deles. Por exemplo, um fluxo pode levar um documento a um participante ou a outro, conforme os dados de entrada do participante anterior; ou a definição do fluxo pode depender de um valor calculado pelo sistema. 2.1.12- Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que

fornecer um histórico de

movimentação dos documentos. O histórico de movimentação corresponde a um conjunto de metadados de datas de entrada e saída, nomes de responsáveis, título do documento, providências etc.

O sistema possui histórico de movimentação.

2.1.13- Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD pode permitir que usuários autorizados interrompam ou suspendam temporariamente um fluxo com o objetivo de executar outro trabalho.

O fluxo só prosseguirá com a autorização do usuário.

O sistema possui o recurso.

2.1.14- Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que incluir processamento condicional, isto é, permitir que um fluxo de trabalho seja suspenso para aguardar a chegada de um documento e prossiga automaticamente quando este é recebido.

O sistema possui o recurso.

2.1.15- Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve poder associar limites de tempo a trâmites e/ou procedimentos individuais em

Não se aplica, o sistema não possui tal recurso.

cada fluxo e comunicar os itens que expiraram de acordo com esses limites.

2.1.16- Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que reconhecer indivíduos e grupos de trabalho como participantes.

Não se aplica, o sistema não possui tal recurso.

2.1.17- Sempre que o participante for um grupo de trabalho, um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve prever a forma de distribuição dos documentos entre os membros do grupo. Essa distribuição pode ser de duas formas:

• de acordo com uma sequência circular predefinida, o SIGAD envia o

próximo documento

independentemente da conclusão da tarefa anterior; ou

• à medida que cada membro conclui a tarefa, o SIGAD lhe envia o próximo documento da fila do grupo.

Não se aplica, o sistema não possui tal recurso.

2.1.18- Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve permitir que a captura de documentos desencadeie, automaticamente, fluxos de trabalho.

Não se aplica, o sistema não possui tal recurso.

2.1.19- Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer meios de elaboração de relatórios completos para permitir que gestores monitorem a tramitação dos documentos e o desempenho dos participantes.

O sistema possui supervisão gerencial.

2.1.20- Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar a tramitação de um documento em seus metadados. Os metadados referentes à tramitação devem registrar data e hora de envio

33

e recebimento, e a identificação do usuário.

2.1.21- Um SIGAD deve manter versões dos fluxos alterados e estabelecer vínculos entre os documentos já processados ou em processamento nos fluxos alterados.

O Sistema salva as versões alteradas e vincula os documentos já

processados. 2.1.22- O SIGAD deve assegurar que

qualquer modificação nos atributos dos fluxos, como extinção ou ampliação do número de pessoas ou extinção de autorização, leve em conta os documentos vinculados.

Não se aplica, o sistema não possui tal recurso.

4 CONSIDERAÇÕES FINAIS

O presente estudo tem como objetivo a aplicação de um gerenciamento eletrônico de documentos em um Departamento Pessoal, tendo em vista as contribuições e funcionalidades de um sistema eletrônico para gerir documentos e informações importantes aos respectivos usuários.

4.1 QUANTOS AOS OBJETIVOS PROPOSTOS

Referente ao objetivo geral proposto: “Estabelecer e compreender o funcionamento do Gerenciamento Eletrônico dos Documentos do Departamento Pessoal da “Empresa Alfa” e verificar a sua aderência ao Modelo E-Arq Brasil. Pode-se observar que a fundamentação teórica e a aplicação prática mostraram o alcance parcial do objetivo geral.

Já em relação aos objetivos específicos tem-se, primeiramente, “Identificar e compreender como funciona o Gerenciamento Eletrônico de Documentos” e o segundo, “Apresentar o Modelo de Requisitos E-Arq Brasil através de seus documentos oficiais.”, foram atingidos na fundamentação teórica e o terceiro, “Apresentar um fluxo dos processos do setor estudado e apresentar uma análise do fluxo após o uso do GED seguindo as metodologias de aplicação do E-Arq Brasil.”, foram estudados na terceira seção com a análise dos resultados. Foi possível concluir que o sistema não apresentou todos os requisitos obrigatórios de um sistema de gerenciamento de documentos arquivísticos estabelecidos no E-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011).

O sistema Gerenciamento Eletrônico “Retaguarda” não é um SIGAD, é um sistema que permite registrar, armazenar e dar acesso aos documentos, já que não tem os requisitos obrigatórios como o Plano de Classificação e a Inserção do Sistema da Tabela de Temporalidade e Destinação Final que são

35

os requisitos obrigatórios mais importantes. Conclui-se que o sistema é satisfatório para atender as necessidades essenciais da empresa que é armazenar, registrar e dar acesso, não visando o ciclo de vida dos documentos.

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