DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO CURSO DE ARQUIVOLOGIA
WELLINGTON LIRA DOS SANTOS
AVALIAÇÃO DE SOFTWARE PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS, SEGUNDO REQUISITOS DO SIGAD
Niterói 2015
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO CURSO DE ARQUIVOLOGIA
Wellington Lira dos Santos
AVALIAÇÃO DE SOFTWARE PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS, SEGUNDO REQUISITOS DO SIGAD
Niterói 2015
AVALIAÇÃO DE SOFTWARE PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS, SEGUNDO REQUISITOS DO SIGAD
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense como requisito para obtenção de grau de Bacharel em Arquivologia.
Orientadora: Profª. Dra. LINAIR MARIA CAMPOS
Niterói 2015
W472 Santos, Wellington Lira dos.
Avaliação de software para gestão de documentos Arquivísticos, segundo os requisitos do SIGAD / Wellington Lira dos Santos; orientadora: Linair Maria Campos. – Niterói, RJ: [s.n.], 2015.
80 f.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, Instituto de Arte e Comunicação Social, 2015.
Bibliografia: f. 78-80.
Orientadora: Linair Maria Campos.
1. Gestão de Documentos Arquivísticos. 2. Gestão Eletrônica de Documentos. 3. Sistema Informatizado. 4. e-ARQ Brasil. I. Título. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Campos, Linair.
AVALIAÇÃO DE SOFTWARE PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS, SEGUNDO REQUISITOS DO SIGAD
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção de grau de Bacharel em Arquivologia.
Aprovado em de de 2015.
BANCA EXAMINADORA
Profª. Linair Maria Campos - Orientadora Universidade Federal Fluminense - UFF
Profª Clarissa Moreira dos Santos Schimidt Universidade Federal Fluminense - UFF
Prof° Gabriel Moore Forell Bevilacqua Universidade Federal Fluminense - UFF
Niterói 2015
À Deus, à Talita e Raquel Amâncio (in
memoriam) e a todos que acreditam na
AGRADECIMENTOS
À DEUS fonte de todo poder, sabedoria e graça; à minha família que acreditaram em mim, principalmente minha mãe, Maria Auxiliadora Gomes de Lira, e minha avó, Helena de Lira Gomes; à todo o corpo docente do curso de Arquivologia, especialmente a minha orientadora e professora Linair Campos que com paciência e prontidão me auxiliou na conclusão deste trabalho final; As minhas amigas Carla Lima, Sheila Silva, Keyla Ribeiro e Simone Ferreira, as irmãs que a UFF me presenteou.
“Também vi sabedoria debaixo do sol, que foi para mim grande”. (Eclesiastes 9.13)
As Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC’s) tem ganhado cada vez mais espaço nas instituições arquivísticas públicas e privadas. Esse aumento do uso das TIC’s tem gerado consequentemente o crescimento no desenvolvimento de sistemas que se propõe fazer Gestão Eletrônica de Documento (GED). O CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) consciente dessa realidade lançou o e-Arq Brasil que propõe um conjunto de requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documento (SIGAD) para servir de norte aos profissionais dos arquivos nas escolhas desses sistemas. Este estudo tem por finalidade analisar um software de GED (Alfresco) considerando os requisitos do SIGAD. Descreve os conceitos e princípios da Arquivologia e da área de Tecnologia da Informação (TI) que servirão na escolha do sistema que será analisado.
Palavras-chave: Gestão de Documentos Arquivísticos, Gestão Eletrônica de Documentos,
Information and Communication Technologies (ICT) has gained more and more space in public and private archival institutions. This increased use of ICT has therefore generated growth in developing systems which aims to Electronic Document Management (EDM). The CONARQ (National Council on Archives) aware of this reality launched the e-Brazil Arq proposing a set of requirements for computerized systems Document Archival Management (SIGAD) to serve north to the professionals of the files in the choices of these systems. This study aims to analyze a GED software (Alfresco) considering the SIGAD requirements. It describes the concepts and principles of Archival and the area of Information Technology (IT) serving on the choice of the system to be analyzed.
Keywords: archival Document Management, Electronic Document Management,
Tabela 1 – Listagem das ferramentas encontradas 52
Tabela 2 – Critérios para análise das ferramentas 53
Figura 1 – Layout da página inicial do Alfresco 55
Quadro 1 – O Alfresco versus os requisitos do SIGAD 57
BDTD Base Digital Brasileira de Teses e Dissertações CONARQ Conselho Nacional de Arquivos
DMS Ferramentas características como de gerenciamento de documentos
GED Gestão Eletrônica de Documento
SIGAD Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documento TCI Tecnologias da Informação e Comunicação
1 INTRODUÇÃO ... 29 2 OBJETIVOS ... 32 2.1 OBJETIVO GERAL ... 32 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 32 3 JUSTIFICATIVA ... 33 4 METODOLOGIA ... 34 5 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ... 38
5.1 CONCEITUAÇÃO DOS ELEMENTOS ENVOLVIDOS ... 38
5.1.1 Documentos arquivísticos e suas características ... 40
5.1.2 Arquivo: definição ... 41
5.1.3 Documento digital, documento digital arquivístico e suas características ... 42
5.1.4 Ciclo de vida e três idades ... 43
5.1.4.1 Fase corrente ou primeira idade ... 44
5.1.4.2 Fase intermédiaria ou segunda idade ... 44
5.1.4.3 Fase permanente ou terceira idade ... 45
5.1.5 CONARQ, e-ARQ Brasil e SIGAD ... 45
5.1.6 Diferença entre GED e SIGAD ... 47
6 CONCEITOS DA ÁREA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO... 49
6.1 REQUISITOS DE SOFTWARE ... 49
7.1 SELEÇÃO DO SOFTWARE DE GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS ... 52
7.2 ALFRESCO ... 54 7.3 AVALIAÇÃO DO SOFTWARE ESCOLHIDO SEGUNDO OS REQUISITOS DO SIGAD ... 55
8 CONCLUSÕES ... 75 REFERÊNCIAS ... 78
1 INTRODUÇÃO
É por meio da escrita que o homem começou a registrar suas ações em diversos suportes (desde o tijolo de argila até as mídias digitais) e assim documentar essas ações ao longo do tempo.
Em decorrência do progresso científico e tecnológico, a produção de documentos aumentou à medida que estas ações foram crescendo, resultando no aumento do número de documentos, e com isto, surgem as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos.
Com o aumento de volume, os arquivos tornam-se mais complexos, pois a capacidade de controle e organização de grandes massas documentais requer a busca de novas soluções para gerir a demanda crescente de documentos.
Os documentos precisam ser organizados de maneira ordenada e acessível. Com a evolução dos sistemas de informação para guarda e acesso aos documentos arquivísticos surge a necessidade de migrar os documentos sem adulterá-los e mantendo a garantia da fidedignidade e autenticidade do conteúdo documental.
Perante a grande utilização da Tecnologia da Informação e Comunicação e uma tendência de produção de documentos e informações digitais, é fundamental pensar em uma tecnologia de informação como apoio a geração, reprodução e gerenciamento de documentação digital sem deixar de fora dessa gestão os documentos que já foram produzidos em seu formato impresso.
A Tecnologia da Informação e Comunicação tem feito cada vez mais parte da vida do homem e estão alterando profundamente as formas de realizar suas as atividades do cotidiano. Conforme vemos em ALBORNOZ (2005, p. 8) o conceito de modernidade está vinculada a manipulação e obtenção de máquina, ou seja, tecnologia.
No começo da Revolução Industrial, a predisposição para participar do processo está ligada a um senso de evolução e modernismo... A capacidade do ser humano é limitada ao treinamento suficiente para operar máquinas. Suas habilidades, como um todo, são desprezadas, e seus conhecimentos humanos contribuem para alavancar o processo de mecanização, mas nunca estiveram limitadas a ele; afinal, o homem é múltiplo e a própria Revolução Industrial é fruto de seu empenho em melhorar a vida em grupo. Enquanto a indústria é uma novidade, em seus primeiros anos de vida, existe uma espécie de motivação que mobiliza as
massas em torno de um ideal de desenvolvimento trazer para toda a humanidade maior qualidade de vida.” (ALBORNOZ, 2005, p. 8).
Sendo assim, a instituição arquivística que quiser estar dentro de um “padrão de modernidade e desenvolvimento” precisa obter e manipular as Tecnologias da Informação e Comunicação.
O mercado de desenvolvimento de sistemas de informação percebendo a necessidade de softwares que façam gestão de documentos têm criado inúmeros serviços para arquivos. Diante da crescente oferta de software que se propõe realizar a gestão de documentos arquivísticos surge o interesse de entender as exigências do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) propostos pelo e-ARQ Brasil – Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (2011), avaliar um software e, quando necessário, propor melhorias para o sistema avaliado.
Tendo em vista toda essa complexidade, a discussão sobre o tema e avaliar alguns softwares para a gestão de documentos arquivísticos, pois os procedimentos e operações técnicas dos documentos na forma mais básica: a produção, a utilização e a destinação não é uma tarefa fácil.
Contudo propõe-se aderir ao movimento a favor do uso do software livre, incentivado pelo governo federal, pois como o software livre disponibiliza o código fonte da aplicação, ainda que não atenda plenamente aos requisitos desejados, poderia ser customizado para atender ao SIGAD.
Portanto este trabalho sobre avaliação de software para gestão de documentos arquivísticos, segundo os requisitos do SIGAD orientará, como meio de pesquisa, o usuário para a devida atenção as determinadas exigências e informações necessárias, na hora de adquirir um programa de gerenciamento de documentos arquivísticos.
É importante ressaltar o caráter interdisciplinar deste trabalho, pois percebemos o diálogo da Arquivologia com a Tecnologia da Informação. Lalande (1996, p. 481 apud SILVA, 2007, p. 111) apresenta o conceito de interdisciplinaridade:
Não apenas o pensamento e a razão são produtos sócio-históricos, o corpo também o é. E a formação e a profissão de arquivista também. Como ser arquivista ou pós-graduado em CI sem conhecimentos mais firmes sobre
instituições, culturas, redes sociais, sobre o direito, a administração e as humanidades? Naturalmente nunca nos bastarão o conhecimento de algumas novas tecnologias gerenciais e de informação e comunicação. Não se trata também de pensarmos em uma interdisciplinaridade vulgar, superficial, de produção de textos que assumem conceitos de outras áreas, como se produzir neste sentido nos legitimasse como interdisciplinares. Ora, a interdisciplinaridade é um projeto teórico-prático, no sentido dos processos da “práxis pedagógica, que ao mesmo tempo articulam as disciplinas na busca da unidade e atuam sobre a realidade tendo em vista sua superação”; e a partir disso, a interdisciplinaridade significa também a superação da fragmentação do saber e a compreensão do “conhecimento como síntese de múltiplas determinações – unidades de contrários”. Ou seja, a ação não é a de nos tornarmos interdisciplinares, mas a de buscarmos a interdisciplinaridade, constituindo-a num método teórico-prático, numa mediação em um plano teórico para compreendermos as razões e as raízes da fragmentação em disciplinas, do entendimento de seus limites, da busca de sua superação, “para reconstituir a unidade da ciência no plano das idéias e contribuir para a transformação da realidade sócio-cultural”(ORSO, p. 35-36). (Lalande (1996, p. 481 apud SILVA, 2007, p. 111).
Sendo assim, o conhecimento mais consistente da Tecnologia da Informação deveria fazer parte da formação do profissional arquivista.
2 OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GERAL
Analisar um software específico, livre e de código aberto que possa ser utilizado para SIGAD e verificar se atende minimamente aos requisitos funcionais obrigatórios do SIGAD.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Determinar os critérios de seleção dos softwares;
Selecionar um software que permite, pelo menos parcialmente, fazer gestão de documentos de acordo com os requisitos funcionais obrigatórios do SIGAD;
Conhecer os requisitos funcionais obrigatórios do SIGAD para gestão de documentos arquivísticos apresentada na literatura especializada da área;
3 JUSTIFICATIVA
Tem crescido a produção de informação impressa e digital em todas as esferas da sociedade hodierna. O que tem requerido dos profissionais da informação conhecimento e desenvolvimento de métodos e sistemas para gerenciar essa massa informacional. Silva Neto e Maciel (2012, p. 50) entendem que o arquivista precisa compreender “as mais modernas técnicas aprimoradas no cotidiano dos arquivos”, conforme abaixo:
Há de se considerar que estamos em uma sociedade informacional, para quem a informação e as tecnologias digitais da informação e da comunicação (TDIC) passaram a incorporar presença massificadora na natureza social, política e econômica, onde, para acompanhar o ritmo do progresso tecnológico, é preciso que, também, o arquivista compreenda as possibilidades de aplicar as mais modernas técnicas aprimoradas no cotidiano dos arquivos, em especial para a recuperação da informação no meio virtual (SILVA NETO; MACIEL, 2012, p. 50).
Com aumento do uso das tecnologias da informação e comunicação nas instituições públicas e privadas e o incentivo pelo governo federal à adoção de software livre, tem levado as organizações, como o Arquivo Nacional, a estabelecer critérios para a escolha de programas de gestão de documentos.
Com isso, temos percebido a carência de estudos dos sistemas que estão disponíveis no mercado e que fazem gestão eletrônica de documentos para que possam auxiliar os arquivistas na escolha desses sistemas para as instituições que trabalham.
Diante desta realidade, os estudos dos requisitos do SIGAD gabaritam o profissional arquivista para contribuir com a escolha de softwares de gestão de documentos junto ao pessoal da área de tecnologia da informação.
Os resultados desse trabalho servirão como um material teórico que possibilitará, ao meio acadêmico, informações acerca da migração e gestão de documentos em meio eletrônico, mas sem perder da fidedignidade e autenticidade do conteúdo documental.
Soma-se a isso o interesse de conhecer o mercado de software de gestão eletrônica de documentos, entender as funcionalidades dessas ferramentas e perceber como os recursos desses programas auxiliam na geração, reprodução e gerenciamento de documentação digital.
4 METODOLOGIA
A metodologia da pesquisa é importante para desenvolvimento de um trabalho científico. Severino (2012, p. 17) afirma que a metodologia propicia aos estudantes e professores “maior aprofundamento na ciência, nas artes e na filosofia”.
Liston e Silva definiram metodologia da pesquisa como:
estudo dos métodos ou da forma, ou dos instrumentos necessários para a construção de uma pesquisa científica; é uma disciplina a serviço da Ciência. O conhecimento dos métodos que auxiliam na elaboração do trabalho científico (LISTON E SILVA, 2010?, p. 2).
Severino (2012, p. 122) apresenta as modalidades, metodologias de pesquisa cientifica e define a pesquisa bibliográfica como:
[...] aquela que se realiza a partir do registro disponível, decorrente de pesquisas anteriores, em documentos impressos, como livros, artigos, teses etc. Utiliza dados ou de categorias teóricas já trabalhados por outros pesquisadores e devidamente registrados. Os textos tornam-se fontes dos temas a serem pesquisados (SEVERINO, 2012, p. 122).
A metodologia empregada neste trabalho será feita por meio de pesquisa bibliográfica e revisão de literatura onde é traçado um percurso entre os conceitos da Arquivologia, bem como analisar os requisitos funcionais obrigatórios do SIGAD e através destes avaliar o software livre que melhor atenda tais condições propostas pelo e-Arq Brasil. Para avaliar e escolher o software serão utilizados os manuais e estudos publicados em periódicos da Ciência da Informação e Engenharia de Software pesquisados no Portal Capes.
Tendo em vista a conceituação arquivística visando atender as definições envolvidas neste trabalho e melhor compreensão a respeito do modelo de requisitos do e-ARQ Brasil é necessário explicitar os conceitos pautados nos teóricos já consagrados da área arquivística. Dentre estes, podemos citar: T. R. Schellenberg, Heloísa Liberalli Bellotto, Jean-Yves Rousseau e Carol Couture, Vanderlei Batista dos Santos, Humbeto Celeste Innarelli, Renato Tarciso Barbosa de Sousa, Rosely Curi Rondinelli e Marilena Leite Paes.
Com relação aos requisitos obrigatórios do SIGAD será elaborada uma tabela, que será utilizada para analisar o software. A tabela terá três colunas, uma estará relacionando os requisitos funcionais obrigatórios do SIGAD; a segunda coluna será para marcar os
níveis de atendimentos dos requisitos funcionais obrigatórios pelo software; e, a terceira coluna será para descrever alguma observação ou comentário. Essa tabela permitirá identificar e analisar as funcionalidades do software a ser escolhido para ser avaliado e verificaremos quais serviços oferecidos pelo software atende ao SIGAD.
Na busca de critérios de avaliação de softwares e de softwares que façam gestão eletrônica de documentos, foram realizadas pesquisas no Portal Capes. Essa busca foi importante, pois segundo Mueller (2000, p. 21) o que caracteriza uma pesquisa:
A confiabilidade é, portanto, uma característica das mais importantes da ciência, pois a distingue do conhecimento popular, não científico. Para obter confiabilidade, além da utilização de uma rigorosa metodologia científica para a geração do conhecimento, pois é importante que os resultados obtidos pelas pesquisas de um cientista sejam divulgados e submetidos ao julgamento de outros cientistas, seus pares (MUELLER, p. 21).
Sob essa perspectiva, entendendo que o Portal Capes é um site que congrega periódicos dos vários segmentos das ciências no Brasil e que o quesito de avaliação pelos pares dos artigos publicados faz parte da política dessas revistas, optamos por fazer a busca por ele.
A busca por estudos que sugiram softwares de gestão eletrônica de documentos e também trate da avaliação de software de gestão eletrônica de documentos arquivísticos foi feita nas bases de dados da área de Ciência da Informação. As fontes são:
Biblionline (ISSN 1809-4775);
Biblos (ISSN 0102-4388);
Brazilian Journal of Information Science (ISSN 1981-1640);
Ciência da Informação (ISSN 0100-1965);
DataGramaZero (ISSN 1517-3801);
Em questão (ISSN 1807-8893);
Encontros Bibli (ISSN 1518-2924);
Informação & Informação (ISSN 1981-8920);
Perspectivas em Ciência da Informação (ISSN 1413-9936);
Ponto de Acesso (ISSN 1981-6766);
Revista ACB (ISSN 1414-0594);
Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação (ISSN 0100-0691);
Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação (ISSN 1678-765X);
LIINC em Revista (ISSN 1808-3536);
TransInformação (ISSN 0103-3786).
Os termos pesquisados para obtenção de estudos que indicassem os softwares de gestão eletrônica de documentos foram realizadas pelas palavras-chave: avaliação de
software, gestão eletrônica de documento e GED. Obtivemos como resultado 27 artigos,
mas só 7 artigos tratam de informação arquivística.
Outra fonte de informação importante foi BDTD – Base Digital Brasileira de Teses e Dissertações. As palavras-chave pesquisadas foram as mesmas empregadas para o portal CAPES (avaliação de software, gestão eletrônica de documento e GED), mas não houve recuperação de nenhuma tese e dissertação.
Não poderíamos tratar de software sem conhecermos a posição de estudiosos da Engenharia de Software, conforme indicação da orientadora desse trabalho. A literatura clássica da referida área aponta Somerville (2003) e Pressman (2006).
Nas pesquisas para levantamento do arcabouço teórico, os nomes de Sérgio Renato Lampert e Daniel Flores (2013; 2010), ambos com formação em Arquivologia, aparecem como protagonistas no desenvolvimento estudos em avaliação de softwares para gestão de documentos arquivístícos.
Para a pesquisa que indicasse estudos referentes ao SIGAD foram pesquisados nos periódicos acima os termos: SIGAD, Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística
de Documentos e e-Arq Brasil. Para pesquisa utilizamos as mesmas fontes que usamos
para obtermos estudos que sugerissem softwares de gestão eletrônica de documentos e também tratassem da avaliação de software de gestão eletrônica de documentos arquivísticos feita nas bases de dados da área de Ciência da Informação.
Só obtivemos um artigo recuperado com essa temática.
A busca de trabalhos que estudassem os requisitos do SIGAD na BDTD, pesquisados pelos mesmos termos usados para revistas científicas, resultou na recuperação de três dissertações.
Os detalhes e resultados da pesquisa serão explicitados nos capítulos que se seguirão.
Para análise do software nos limitaremos aos requisitos funcionais e não nos abordaremos requisitos não funcionais por questões de limitação de tempo.
No próximo capítulo apresentaremos a fundamentação teórica relacionada a Arquivologia.
5 ARQUIVOLOGIA: FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Para a melhor compreensão a respeito do modelo de requisitos do e-ARQ Brasil é necessário analisar os conceitos arquivísticos envolvidos. Então serão elencados os conceitos essenciais para o trabalho como: arquivos, arquivos públicos, arquivos privados, documentos correntes, documentos intermediários, documentos permanentes, gestão de documentos, documento arquivístico, documento digital, documento arquivístico digital, documento arquivístico convencional, informação, sistema de informação, gestão arquivística de documentos e sistema de gestão arquivística de documentos.
Relacionaremos a seguir os conceitos referentes à Arquivologia. 5.1 CONCEITUAÇÃO DOS ELEMENTOS ENVOLVIDOS
De acordo com o e-ARQ Brasil (2011, p. 9-10) seguem abaixo os conceitos considerados fundamentais para o trabalho:
Arquivos - os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos;
Arquivos públicos - são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício
de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;
Arquivos privados - os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas
físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades;
Documentos correntes - aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam
objeto de consultas freqüentes;
Documentos Intermediários - aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
Documentos permanentes - os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e
Gestão de documentos - conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
Documento arquivístico - É um documento produzido e/ou recebido e mantido por pessoa
física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade;
Documento digital - É a informação registrada, codificada em dígitos binários e acessível
por meio de sistema computacional;
Documento arquivístico digital - É um documento digital que é tratado e gerenciado
como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos;
Documento arquivístico convencional - É um documento arquivístico não digital; Informação - Elemento referencial, noção, idéia ou mensagem contida no documento; Sistema de informação - Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas,
equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e prove em acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade;
Gestão arquivística de documentos - Conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
Sistema de gestão arquivística de documentos - Conjunto de procedimentos e operações
técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos.
Outro conceito essencial para compreender o modelo de requisitos do e-ARQ Brasil é a definição de informação. De acordo com Le Coadic (2004, p. 4) “A informação é um conhecimento inscrito (registrado) em forma escrita (impressa ou digital), oral ou audiovisual, em um suporte”.
5.1.1 Documentos arquivísticos e suas características
Não podemos deixar de desenvolvermos os conceitos acima mencionados, mas pautados na exploração da bibliografia da área arquivística. O conceito de documento arquivístico, que é o alvo deste trabalho, é fornecido por PAES (2004, p. 26) onde define como “1. Aquele que produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elementos de prova ou de informação. 2. Aquele que produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência”.
Outra contribuição para a conceituação de documento arquivístico é o da Bellotto, onde afirma que:
Os documentos de arquivo são os produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal, guardando esses documentos administrativos e legais. Tratam sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte (BELLOTTO, 2006, p. 37).
No âmbito do projeto InterPARES, “que tem como objetivo desenvolver o conhecimento teórico e metodológico que permitirá aos arquivistas preservarem documentos eletrônicos” (DURANTI, 2005, p. 5,7) afirma que “documento arquivístico é qualquer documento criado (produzido ou recebido e retido para a ação ou referência) por uma pessoa física ou jurídica ao longo de uma atividade prática como instrumento e subproduto dessa atividade”.
A autora menciona que as características do documento arquivístico são:
Imparcialidade: os documentos são inerentemente verdadeiros. A autora
utiliza, neste ponto a concepção do arquivista inglês Hilary Jenkison para reforçar seus argumentos. As razões de sua produção (para desenvolver atividades) e as circunstâncias de sua criação (rotinas processuais) asseguram o caráter de prova e de fidedignidade aos fatos e ações;
A autenticidade: “os documentos são autênticos por que são criados
tendo-se em mente a necessidade de agir através deles, são mantidos como garantias para futuras ações ou para informação. (...) Assim, os documentos são autênticos por que são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados”. Duranti ressalta que mesmo aqueles documentos produzidos à margem desses procedimentos estabelecidos e regulamentados podem ser considerados autênticos, tendo apenas o caráter fidedigno de prova documental comprometido;
A naturalidade: os documentos de arquivos não são coletados
artificialmente, mas surgem de acordo com o curso dos atos e ações de uma administração. “O fato de os documentos não serem concebidos fora dos requisitos da atividade prática, isto é, de se acumularem de maneira continua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada”;
O inter-relacionamento: “cada documento esta intimamente relacionado
‘com outros tento dentro quanto fora do grupo no qual esta preservado e (...) seu significado depende dessas relações’”. O documento, tomado na sua individualidade, não é um testemunho completo dos atos e ações que o geraram, mas é na relação que ele estabelece com outros documentos e com a atividade da qual é resultado que lhe é dado significado e capacidade comprobatória (1994 apud SOUSA, 2009, p.107, grifo nosso).
Já Bellotto (1998, p.24-25) faz questionamentos e, em seguida, responde as perguntas acerca das características emblemáticas do documento arquivístico, como se segue:
Quais são, afinal, objetivamente as características marcantes capazes de identificar por si a informação/documento arquivístico das outras configurações documentais? Os princípios básicos da arquivística são suficientes para demonstrar o quadro daquelas características: o da organicidade, o da proveniência, o da unicidade, o da indivisibilidade ou integridade, o da cumulatividade, o das três idades ou do ciclo vital dos documentos com o peso dos respectivos valores atribuídos a cada estágio deste ciclo.
A partir da exposição da conceituação de documentos e suas características, apresentaremos a definição de arquivo.
5.1.2 Arquivo: definição
A Lei de n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, considera arquivo como:
os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (BRASIL, 1991).
Também, Paes define arquivo como:
a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro (PAES, 2004,p. 16).
Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente (SCHELLENBERG, 2006, p. 41).
Rousseau e Couture esclarecem arquivos como sendo:
O conjunto das informações, qualquer que seja a sua data, natureza, ou suporte, organicamente [ou automaticamente] reunidas por uma pessoa física ou moral, pública ou privada, para as próprias necessidades da sua existência e o exercício das suas funções, conservadas inicialmente pelo valor primário, ou seja, administrativo, legal, financeiro ou probatório, conservadas depois pelo valor secundário, isto é, de testemunho ou, mais simplesmente, de informação geral (ROUSSEAU e COUTURE, 998, p. 284).
E Bellotto conclui que o conceito de fundo arquivístico (arquivo) é:
Admite-se como fundo o conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por determinada entidade pública ou privada, pessoa ou família, no exercício de suas funções e atividades, guardando entre si relações orgânicas, e que são preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, não devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto, gerado por outra instituição, mesmo que este, por quaisquer razões, lhe seja afim (BELLOTTO, 2006, p. 128).
Como o e-ARQ Brasil (2011, p.9) considera “a existência de um importante legado de documentos em formato digital, que vem sendo tratado por especialistas de diversas áreas”, apresentaremos o conceito de documento digital.
5.1.3 Documento digital, documento digital arquivístico e suas características
A DIBRATE (2005, p.75) define documento digital como o “documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional”.
De acordo Siqueira (2012, p. 134) o “documento digital seria um conjunto de dados organizados segundo uma estrutura estável e associada a regras que permitam sua legibilidade partilhada entre criador e os leitores”.
Já Santos (2009, p.26) afirma que para entender o documento digital é necessário “entender a definição de documento arquivístico”, que foi apresentado anteriormente.
A mesma defende que:
Os documentos digitais possuem todas as características que compreendem a definição de documento, podemos considerá-los válidos enquanto documentos, pois apesar de não sabermos exatamente onde eles estão armazenados fisicamente e de não conseguirmos enxergá-los diretamente em seu suporte, os documentos estão armazenados fisicamente em suportes magnéticos, ópticos, ópticos/magnéticos e outros na forma de bits e podem ser visualizados com o auxílio de hardware e software (SANTOS,2009, p. 26).
Siqueira cita Michel ao apresentar as principais características e vantagens do documento digital:
As principais características [...] para o documento digital são: a facilidade de ser armazenado, localizado e recuperado; a flexibilidade de seu formato; a disponibilidade instantânea à distância; e poder relacionar-se com outros documentos (hiperdocumento). Dessa forma, em comparação ao documento tradicional o autor destaque que o documento digital conseguiria, mas intensamente refletir as necessidades de comunicação humana, já que funcionaria como um vetor de expressão de sentido, mais aberto e universal que o documento tradicional (2000 apud SIQUEIRA, 2012, p.134).
E em adição ao conceito de documento digital, Santos (2009, p. 26) firma “como base três elementos o hardware, o software e a informação armazenada em um suporte”.
A arquivística contemporânea tem se esforçado no desenvolvimento de conceituação de para documentos arquivísticos digitais. Para tal, vem se utilizando do arcabouço teórico da diplomática.
Duranti (2005, p. 7) chama o documento arquivístico digital de “documento arquivístico eletrônico” e define o documento arquivístico eletrônico como:
[...] um documento arquivístico produzido (produzido ou recebido e retido para ação ou referência) de forma eletrônica, o que significa que uma mensagem recebida em forma eletrônica porém retida em papel é um documento arquivístico em papel, enquanto uma carta recebida em papel porém escaneada no computador e somente usada como arquivo digital é um documento arquivístico eletrônico (DURANTI, 2005, p.7).
5.1.4 Ciclo de vida e três idades
Os conceitos do ciclo de vida dos documentos e das três idades são importantíssimos para implantação de uma gestão de documentos.
Rousseau e Couture (1998, p.114) declaram que o ciclo de vida dos documentos é o “ciclo que reparte a vida dos documentos produzidos por uma pessoa física ou moral em três faz es precisas”.
Bellotto (2006, p. 26) também concorda com os autores, anteriormente citado, ao afirmar que “o ciclo vital dos documentos administrativos compreende três idades”.
Já no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 47) expõe que “o ciclo vital dos documentos são sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação”.
As três fases ou as três idades pelo qual passam os documentos são: fase corrente (primeira idade), fase intermediária (segunda idade) e fase permanente (terceira idade). As fases serão apresentadas sistematicamente a seguir.
5.1.4.1 Fase corrente ou primeira idade
Segundo Rousseau e Couture (1998, p. 114), os documentos que estão na fase corrente ou primeira idade são aqueles “indispensáveis à manutenção das actividades quotidianas de uma administração [...]. Chamados a ser utilizados freqüentemente, devem permanecer o mais perto possível do utilizador”.
De acordo com Bellotto (2006, p. 26), a primeira fase é corrente e nessa fase “nos quais se abrigam os documentos durante seu uso funcional, administrativo, jurídico; sua tramitação legal; sua utilização ligada às razões pelas quais foram criados”.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 29) apresenta a definição de fase corrente como “conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”.
Do mesmo modo Paes (2004, p. 111) anuncia que a fase corrente é “onde são guardados os documentos de uso freqüente e aqueles em que o ato administrativo ainda não terminou”.
5.1.4.2 Fase intermédiaria ou segunda idade
Como caracteriza Rousseau e Couture (1998, p. 115), a fase intermediária é constituída dos documentos que “devem ser conservados por razões administrativas, legais
ou financeiras, mas não têm de ser utilizados para assegurar as actividades quotidianas de uma administração”.
Do mesmo modo Bellotto (2006, p. 24) afirma que a fase intermediária “é aquela em que os papéis já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativa, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor”.
Soma-se a isso a conceituação do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 33) que declara fase intermediária como o “conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação”.
Igualmente Paes (2004, p. 111) propõe o seguinte conceito de fase intermediária: “onde são guardados os documentos de menor freqüência de uso e que aguardam destinação final”.
5.1.4.3 Fase permanente ou terceira idade
Em Rousseau e Couture (1998, p. 116) vamos encontrar o seguinte esclarecimento sobre a fase permanente:
É o período a partir do qual os documentos inactivos deixam de ter valor previsível para a organização que os produziu. Não tendo já que responder aos objectivos da sua criação, os documentos são ou eliminados ou conservados como arquivos definitivos se possuírem valor de testemunho (ROUSSEAU e COUTURE, 1998, p. 116).
Acrescenta-se também o pensamento de Paes (2004, p.111) que estabelece fase permanente “onde são guardados os documentos cuja freqüência de uso é esporádica e que são conservados em razão de seu valor histórico, probatório ou informativo”.
Também observamos exposição da fase permanente no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 34) que define como “conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Também chamado arquivo histórico”.
5.1.5 CONARQ, e-ARQ Brasil e SIGAD
No Brasil, vemos iniciativas com o intuito de regular as atividades no âmbito dos arquivos. Uma dessas iniciativas é a criação do CONARQ, e-ARQ Brasil e SIGAD. Conforme disponível no site, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) é:
[...] um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivos.
Assim, o CONARQ empenha-se em normalizar as atividades no âmbito dos arquivos públicos e privados. Para atingir esses objetivos de orientar os arquivos, o CONARQ emite resoluções. A resolução n° 32, segundo a própria resolução no site, “dispõe sobre a inserção dos Metadados na parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil”. Então, o e-ARQ Brasil estabelece exigências a serem observados para adoção de Sistemas de Gestão Arquivística de Documentos.
No e-ARQ Brasil (2011, p. 15) há três classificações dos requisitos: Obrigatório: O; Altamente desejável: AD; Facultativo: F.
O e-ARQ Brasil (2011, p. 39-90) reuniu os requisitos do SIGAD em catorze grandes grupos. São eles:
Organização dos documentos arquivísticos: neste conjunto de requisitos
“são estabelecidas a hierarquia e a relação orgânica dos documentos, devidamente demonstradas na forma como eles são organizados em unidades de arquivamento” (2011, p. 39);
Tramitação e fluxo de trabalho: “os requisitos dessa seção tratam apenas
dos casos em que o SIGAD incluiu recursos de automação de fluxo de trabalho (workflow)” (2011, p. 46);
Captura: “consiste em declara um documento como documento arquivístico
ao incorporá-lo num SIGAD por meio das ações de registro, classificação, indexação, atribuição de metadados e arquivamento” (2011, p. 49);
Avaliação e destinação: “os requisitos desta seção referem-se aos
procedimentos de avaliação e destinação dos documentos gerenciados pelo SIGAD” (2011, p. 56);
Pesquisa, localização e apresentação dos documentos: “um SIGAD
precisa prover funcionalidades para pesquisa, localização e apresentação dos documentos arquivísticos com o objetivo de permitir o acesso a eles” (2011, p. 62);
Segurança: Nesta seção há “um conjunto de requisitos para serviços de
segurança” (2011, p. 66);
Armazenamento: Os requisitos dessa seção devem permitir “a preservação
e a recuperação de longo prazo dos documentos arquivísticos” (2011, p. 78);
Preservação: Nesta seção, os requisitos auxiliam na preservação dos
documentos que “gerenciados por um SIGAD devem ser preservados durante todo o período previsto para sua guarda” (2011, p. 81);
Funções administrativas;
Conformidade com a legislação e regulamentações: “os requisitos desta
seção são genéricos e têm que ser adaptados à realidade de cada órgão produtor de documentos arquivísticos” (2011, p. 85);
Usabilidade: os requisitos dessa seção consideram “a facilidade de
utilização da interface” (2011, p. 85);
Interoperabilidade: nesta seção, o e-ARQ Brasil (2011, p. 88) aponta os
requisitos que permite ao SIGAD se relacionar com outros sistemas e define interoperabilidade como o “intercâmbio coerente de informações e serviços entre sistemas”;
Disponibilidade: “requisitos de disponibilidade descrevem as exigências
sobre prontidão de atendimento de um sistema” (2011, p. 89);
Desempenho e escalabilidade: são requisitos que “enfocam a eficiência no
atendimento aos usuários” (2011, p. 89).
5.1.6 Diferença entre GED e SIGAD
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2015) aponta que a diferença entre o SIGAD e o Gerenciamento eletrônico de documentos são:
Um SIGAD tem por objeto o documento arquivístico e visa a gerenciá-lo em todo o seu ciclo de vida. Portanto é capaz de realizar todas as operações técnicas da gestão arquivística desde a produção até a destinação final do documento.
Já o GED tem por objeto o documento sem a perspectiva arquivística. Portanto não gerencia o ciclo de vida dos documentos, nem é capaz de manter a relação orgânica ou controlar a temporalidade e a destinação.
Isso não significa que um é melhor do que outro; simplesmente, eles possuem objetivos diferentes. A escolha de um ou de outro, ou a adoção de ambos, depende das necessidades da organização.
Apesar das diferenças, existe, inclusive, uma tendência de GEDs incorporarem as funcionalidades de um SIGAD. (CÂMARA TÉCNICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS, 2015)
Ou seja, a escolha por uma instituição arquivística por um GED deve levar em consideração os requisitos propostos pelo e-Arq Brasil
O próximo capítulo se deterá nos aspectos ligados aos requisitos do software e desenvolvimento dos conceitos da área de TI.
6 CONCEITOS DA ÁREA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Um conjunto de conceitos da área de tecnologia da informação precisa fazer parte do escopo desse trabalho. Neste momento, nós os apresentaremos para que haja fluidez na leitura do conteúdo.
Silva Neto e Maciel (2012, p. 53) pontua bem o problema dos profissionais da informação não desenvolverem competências relacionadas às ferramentas de tecnologia da Informação e Comunicação conforme vemos a seguir:
Com esse entendimento, ele pode desenvolver competências relacionadas à seleção qualitativa, no que diz respeito a dados informacionais. Vale ressaltar que um dos principais problemas da implementação das TDIC em arquivos não se dá, apenas, por falta de equipamentos ou de outros recursos tecnológicos, mas, sim, pelo fato de muitos dos profissionais ainda não saberem utilizar tais recursos, tornando-os, muitas vezes, subtilizados (SILVA NETO; MACIEL, 2012, p. 53)
6.1 REQUISITOS DE SOFTWARE
Os Requisitos de Software é um tema vinculado a Engenharia de Software. Engenharia de Software, segundo Sommerville (2007, p. 3) “é um ramo da engenharia cujo foco é o desenvolvimento dentro de custos adequados de sistemas de software de alta qualidade. Software é abstrato e intangível”.
Pressman (2011, p. 29) concorda com Sommerville ao demonstrar na sua definição, que a preocupação da Engenharia de Software esta na qualidade, conforme segue: “A engenharia de software abrange um processo, um conjunto de métodos (práticas) e um leque de ferramentas que possibilitam aos profissionais desenvolverem software de altíssima qualidade”.
Outro conceito importante e que precede o conceito de requisitos de software é o próprio conceito de software. Sommerville (2007, p. 5) explica que:
Muitas pessoas associam o termo software aos programas de computador. Na verdade, essa é uma visão muito restritiva. Software não é apenas o programa, mas também todos os dados de documentação e configuração associados, necessários para que os programas operem corretamente (SOMMERVILLE, 2007, p. 5).
Pressman (2011, p. 32) oferece uma descrição mais completa do que seria software:
... (1) instruções (programas de computador), que quando executadas, fornecem característica, funções e desempenho desejados; (2) estrutura de
dados que possibilitam aos programas manipular informações adequadamente; e (3) informação descritiva, tanto na forma impressa como na virtual, descrevendo a operação e o uso dos programas (PRESSMAN, 2011, p. 32).
Só depois de conhecermos os conceitos engenharia de software e software, poderemos entender o conceito de requisitos. Segundo Pfleeger (2000 apud SILVEIRA, p. 12) diz que “os requisitos descrevem o comportamento do sistema”. Leite (2001 apud SILVEIRA, p. 12) considera que requisitos “de software expressam as necessidades dos clientes e condicionam a qualidade do software”.
Silveira (2006, p. 6) declara a importância dos requisitos como sendo de “fundamental para obter ganhos de produtividade e qualidade”.
Os requisitos são classificados como funcionais e não funcionais.
Segundo Nardi e Falbo (2006, p. 112) os requisitos funcionais e não funcionais são, respectivamente:
[...] funcionais (representam o que o sistema deve fazer, suas funções, podendo ser subdivididos em essenciais, desejáveis e supérfluos) e não
funcionais (representam os atributos do sistema enquanto software
constituído, o que inclui manutenibilidade, eficiência etc) (NARDI, FALBO, 2006, p.112, grifo nosso).
Por questões de tempo, apenas consideraremos os requisitos funcionais.
6.2 CRITÉRIOS PARA AVALIAÇÃO DE SOFTWARES
Constatou-se que existem poucos estudos sobre avaliação específica de Softwares que fazem Gestão Eletrônica de Documentos e nenhum estudo que fazem SIGAD. Entretanto, existe na literatura de Engenharia de Software estudos sobre avaliação de software, de modo geral, e usaremos desse arcabouço teórico.
No âmbito da Ciência da Informação, como visto antes, há pouca produção referente a critérios de avaliação de software para gestão eletrônica de documentos.
Não podemos esquecer que estes critérios dizem respeito ao atendimento de requisitos funcionais.
Até onde pudemos perceber o texto mais abrangente sobre avaliação de software de GED é o de Lampert e Flores (2010), que são teóricos da arquivologia e desenvolvem pesquisas e avaliação de sistemas de gestão eletrônica de documentos. Eles (LAMPERT; FLORES, 2010, p. 109) pontuam que um software que se proponha a fazer Gestão Eletrônica de Documentos precisa ter: “disponibilidade na web, software proprietário/não-proprietário e ferramentas características como de gerenciamento de documentos (DMS)”.
Nesta próxima seção serão apresentados os softwares que fazem gestão eletrônica de documentos.
7 SELEÇÃO E AVALIAÇÃO DO SOFTWARE DE GED
Neste capítulo será feita a seleção de um conjunto de software, que serão avaliados posteriormente de acordo com os critérios elencados no capítulo anterior.
Para essa seleção prévia é necessário ter também algum critério básico, preliminar. Para isso, nos apoiamos em Lampert e Flores (2010).
7.1 SELEÇÃO DO SOFTWARE DE GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS Lampert e Flores (2010, p. 221-222) definiram como critério para coleta das ferramentas de gestão eletrônica de documentos “disponibilidade na web, software proprietário/não-proprietário e ferramentas caracterizadas como de Gerenciamento de Documentos (DMS)”.
Dentro desses critérios os autores (Lampert e Flores, 2010, p. 222) obtiveram os seguintes ferramentas (tabela 1) que foram agrupadas nas seguintes categorias: Ferramentas caracterizadas por serem Sistemas de Gerenciamentos de Conteúdo (CMS), Ferramentas caracterizadas por serem Sistemas Gerenciadores de Documentos (DMS) e Ferramenta caracterizada por ser um Sistema de controle de informação descritiva.
Tabela 1 – Listagem das ferramentas encontradas
Fonte: LAMPERT; FLORES (2010, p. 222 apud LAMPERT, p. 209).
Como o objetivo deste trabalho é a avaliação de software de Gestão Eletrônica de Documentos, nós não vamos avaliar os Sistemas de Gerenciamentos de Conteúdo (CMS) e nem os Sistema de controle de informação descritiva. Porque, as programas citados são,
respectivamente, usados para construção de sites e portais e descrição arquivística, fugindo do escopo do nosso trabalho.
Após o levantamento dos softwares, Lampert e Flores (2010, p. 229) submeteram as ferramentas caracterizadas por serem Sistemas Gerenciadores de Documentos aos seguintes critérios: Contém Sistema de Workflow, Tempo de Download, Necessidade de Língua Estrangeira, Opção de teste on-line, Sistemas Operacionais disponíveis, Compatibilidade com o sistema operacional, realização e divulgação de webinar e Pré-requisito para instalação. Os resultados constam no tabela 2.
Tabela 2 – Critérios para análise das ferramentas
Fonte: LAMPERT; FLORES (2010, p. 222 apud LAMPERT, p. 88).
Ao analisar preliminarmente os softwares citados, nós percebemos que as ferramentas Agorum Core, Knowledge Tree, ArchivistaBox, Maarch e Owl Intranet possuem pouca documentação, ou então sites desatualizados e obsoletos dando a ideia de descontinuação do software ou ainda de versões pouco maduras, ao menos para as versões livres desses software.
O Alfresco se destacou em relação aos demais, pois ele é largamente utilizado pelo mercado e possui uma documentação razoável em relação aos demais. Por isso, justifica nossa escolha.
Agregamos a esses requisitos a disponibilidade de manuais em português, uma vez que isso é um fator que facilita o entendimento do software para a sua comunidade de usuários.
7.2 ALFRESCO
Num manual produzido pela MoreData sobre o Alfresco 3.0 temos que: “O Alfresco trata-se de um sistema de gestão de conteúdos, direcionado para a gestão de documentos (DMS), arquivos, colaboração e imagens. É um sistema multi-plataforma, de código aberto, desenvolvido em Java”.
O manual também menciona as funcionalidades disponíveis desta versão como demonstrado abaixo:
Acesso através de FTP, WEBDAV e partilha de rede;
Gestão integrada e inteligente de documentos;
Pesquisa de documentos compatível com o Google;
Pesquisa em Metadados ou texto livre;
Classificação de documentos;
Histórico de versões de documentos;
Criar espaços e automatizar conteúdos;
Criar e editar conteúdo;
Requisição ou devolução de documentos (Check-In / Chack-Out);
Agregar documentos a processos e processos a processos;
Emissão de relatórios;
Definição personalizada de Metadados;
Configuração de regras e Workflow;
Integração com diversos motores de Bases de Dados – PostgreSQL, MySQL, Oracle, MS SQL;
Integração com diversos sistemas de autenticação – LDAP, Active Directory.
Figura 1 – Layout da página inicial do Alfresco
7.3 AVALIAÇÃO DO SOFTWARE ESCOLHIDO SEGUNDO OS REQUISITOS DO SIGAD
O conjunto dos requisitos do SIGAD se divide nos seguintes aspectos funcionais: Organização dos documentos arquivísticos: planos de classificação e manutenção dos documentos; Tramitação e fluxo de trabalho; Captura; Avaliação e destinação; Pesquisa, localização e apresentação dos documentos; Armazenamento; Preservação; Funções administrativas; Interoperabilidade.
Este trabalho se deterá somente nos requisitos obrigatórios do SIGAD. Abaixo apresentamos os uma tabela com três colunas: Na primeira coluna apresentaremos os requisitos obrigatórios do SIGAD, na segunda coluna indicaremos quando o software
atende aos requisitos do SIGAD e na terceira coluna serão descritas observação ou comentários quando necessários sobre o requisito.
Na coluna Atendimento do requisito: usaremos a letra “A” quando o software atender aos requisitos do SIGAD; usaremos a letra “N” quando não atender; usaremos a letra “P” quando atender parcialmente; e usaremos a sigla “NI” para os casos em que não houver informação sobre os requisitos do SIGAD na documentação consultada.
Quadro 1 – O Alfresco versus os requisitos do SIGAD
REQUISITOS FUNCIONAIS OBRIGATÓRIOS DO SIGAD
ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS: PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E MANUTENÇÃO DOS DOCUMENTOS Configuração e administração do plano de classificação no SIGAD
Requisitos Atendimento
do requisito Observação/Comentários Um SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de classificação do órgão ou entidade. A
Um SIGAD tem que garantir a criação de classes, subclasses, grupos e subgrupos nos níveis do plano de classificação de acordo com o método de codificação adotado. Por exemplo, quando se adotar o método decimal para codificação, cada classe pode ter no máximo dez subordinações, e assim sucessivamente.
A Um SIGAD tem que permitir a usuários autorizados acrescentar novas classes sempre que necessário. A Um SIGAD tem que registrar a data de abertura de uma nova classe no respectivo metadado. A Um SIGAD tem que registrar a mudança de nome de uma classe já existente no respectivo metadado. A Um SIGAD tem que permitir o deslocamento de uma classe inteira, incluídas as subclasses, grupo,
subgrupos e documentos nela classificados, para outro ponto do plano de classificação. Nesse caso, é necessário fazer o registro do deslocamento nos metadados do plano de classificação.
A Um SIGAD tem que permitir que um usuário autorizado apague uma classe inativa. Só pode ser apagada
uma classe que não tenha documentos nela classificados. A
Um SIGAD tem que impedir a eliminação de uma classe que tenha documentos nela classificados. Essa eliminação pode ocorrer a partir do momento em que todos os documentos ali classificados tenham sido recolhidos ou eliminados, e seus metadados apagados, ou que esses documentos tenham sido reclassificados.
NI
Um SIGAD tem que permitir a associação de metadados às classes, conforme estabelecido no padrão de metadados, e deve restringir a inclusão e alteração desses mesmos metadados somente a usuários autorizados.
A Um SIGAD tem que disponibilizar pelo menos dois mecanismos de atribuição de identificadores a
classes do plano de classificação, prevendo a possibilidade de se utilizar ambos, separadamente ou em conjunto, na mesma aplicação:
• atribuição de um código numérico ou alfanumérico; • atribuição de um termo que identifique cada classe.
A
Um SIGAD tem que utilizar o termo completo para identificar uma classe. Entende-se por termo completo toda a hierarquia referente àquela classe.Por exemplo:
MATERIAL: AQUISIÇÃO: MATERIAL PERMANENTE: COMPRA MATERIAL: AQUISIÇÃO: MATERIAL DE CONSUMO: COMPRA
Um SIGAD tem que assegurar que os termos completos, que identificam cada classe, sejam únicos no
plano de classificação. NI
Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaboração de relatórios de apoio à gestão do plano de classificação, incluindo a capacidade de:
• gerar relatório completo do plano de classificação;
• gerar relatório parcial do plano de classificação a partir de um ponto determinado na hierarquia;
• gerar relatório dos documentos ou dossiês/processos classificados em uma ou mais classes do plano de classificação;
• gerar relatório de documentos classificados por unidade administrativa.
NI
Classificação e metadados das unidades de arquivamento Um SIGAD tem que permitir a classificação das unidades de arquivamento somente nas classes
autorizadas. A
Um SIGAD tem que permitir a classificação de um número ilimitado de unidades de arquivamento dentro
de uma classe. NI
Um SIGAD tem que utilizar o termo completo da classe para identificar uma unidade de arquivamento. A Um SIGAD tem que permitir a associação de metadados às unidades de arquivamento e deve restringir a
inclusão e alteração desses metadados a usuários autorizados. A Um SIGAD tem que associar os metadados das unidades de arquivamento conforme estabelecido no
padrão de metadados. A
Um SIGAD tem que permitir que uma nova unidade de arquivamento herde, da classe em que foi classificada, alguns metadados predefinidos. Exemplos desta herança são prazos de guarda previstos na tabela de temporalidade e destinação e restrição de acesso.
NI Um SIGAD tem que permitir que uma unidade de arquivamento e seus respectivos volumes e/ou
documentos sejam reclassificados por um usuário autorizado e que todos os documentos já inseridos permaneçam nas unidades de arquivamento e nos volumes que estão sendo transferidos, mantendo a relação entre documentos, volumes e unidades de arquivamento.
NI
Gerenciamento dos dossiês/processos Um SIGAD tem que registrar nos metadados as datas de abertura e de encerramento do dossiê/processo.
Essa data pode servir de parâmetro para aplicação dos prazos de guarda e destinação do dossiê/processo. A Um SIGAD tem que permitir que um dossiê/processo seja encerrado por meio de procedimentos
regulamentares e somente por usuários autorizados. A
Um SIGAD tem que permitir a consulta aos dossiês/processos já encerrados por usuários autorizados. NI Um SIGAD tem que impedir o acréscimo de novos documentos a dossiês/processos já encerrados.
Dossiês/processos encerrados devem ser reabertos para receber novos documentos. NI Um SIGAD tem que impedir sempre a eliminação de uma unidade de arquivamento digital ou de NI
qualquer parte de seu conteúdo, a não ser quando estiver de acordo com a tabela de temporalidade e destinação de documentos. A eliminação será devidamente registrada em trilha de auditoria.
Um SIGAD tem que garantir sempre a integridade da relação hierárquica entre classe, dossiê/processo, volume e documento, e entre classe, pasta e documento, independentemente de atividades de manutenção, ações do usuário ou falha de componentes do sistema. Em hipótese alguma pode o SIGAD permitir que uma ação do usuário ou falha do sistema dê origem a inconsistência em sua base de dados.
NI
Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos Um SIGAD tem que prever a formação/autuação de processos por usuário autorizado conforme
estabelecido em legislação específica. NI
Um SIGAD tem que prever que os documentos integrantes do processo digital recebam numeração
sequencial sem falhas, não se admitindo que documentos diferentes recebam a mesma numeração. NI Um SIGAD tem que controlar a renumeração dos documentos integrantes de um processo digital. Este
requisito tem por objetivo impedir a exclusão não autorizada de documentos de um processo. Casos especiais que autorizem a renumeração devem obedecer à legislação específica na devida esfera e âmbito de competência.
NI
Um SIGAD tem que prever procedimentos para juntada de processos segundo a legislação específica na devida esfera e âmbito de competência. A juntada pode ser por anexação ou apensação. Este procedimento deve ser registrado nos metadados do processo.
A Um SIGAD tem que prever procedimentos para desapensação de processos segundo a legislação
específica na devida esfera e âmbito de competência. Esse procedimento deve ser registrado nos metadados do processo.
A Um SIGAD tem que prever procedimentos para desentranhamento de documentos integrantes de um
processo, segundo norma específica na devida esfera e âmbito de competência. Esse procedimento deve ser registrado nos metadados do processo.
A Um SIGAD tem que prever procedimentos para desmembramento de documentos integrantes de um
processo, segundo norma específica na devida esfera e âmbito de competência. Esse procedimento deve ser registrado nos metadados do processo.
A Um SIGAD tem que prever o encerramento dos processos incluídos seus volumes e metadados. NI Um SIGAD tem que prever o desarquivamento para reativação dos processos, por usuário autorizado e
obedecendo a procedimentos legais e administrativos. Para manter a integridade do processo, somente o último volume receberá novos documentos ou peças.
NI Volumes: abertura, encerramento e metadados Um SIGAD tem que permitir que um volume herde, automaticamente, do dossiê/processo ao qual
pertence, alguns metadados predefinidos, como, por exemplo, procedência, classes e temporalidade. A Um SIGAD tem que permitir a abertura de volumes para qualquer dossiê/processo que não esteja
Um SIGAD tem que assegurar que um volume conterá somente documentos. Não é permitido que um
volume contenha outro volume ou outro dossiê/processo. NI
Um SIGAD tem que permitir que um volume seja encerrado por meio de procedimentos regulamentares e
apenas por usuários autorizados. A
Um SIGAD tem que assegurar que, ao ser aberto um novo volume, o precedente seja automaticamente encerrado. Apenas o volume produzido mais recentemente pode estar aberto; os demais volumes existentes no dossiê/processo têm que estar fechados.
NI Um SIGAD tem que impedir a reabertura, para acréscimo de documentos, de um volume já encerrado. NI
Gerenciamento de documentos e processos/dossiês arquivísticos convencionais e híbridos Um SIGAD tem que capturar documentos ou dossiês/processos convencionais e gerenciá-los da mesma
forma que os digitais. A
Um SIGAD tem que ser capaz de gerenciar a parte convencional e a parte digital integrantes de dossiês/processos híbridos, associando-as com o mesmo número identificador atribuído pelo sistema e o mesmo título, além de indicar que se trata de um documento arquivístico híbrido.
NI Um SIGAD tem que permitir que um conjunto específico de metadados seja configurado para os
documentos ou dossiês/processos convencionais e incluir informações sobre o local de arquivamento. NI Um SIGAD tem que dispor de mecanismos para acompanhar a movimentação do documento arquivístico
convencional, de forma que fique evidente para o usuário a localização atual do documento. NI Um SIGAD tem que ser capaz de oferecer ao usuário funcionalidades para solicitar ou reservar a consulta
a um documento arquivístico convencional, enviando uma mensagem para o detentor atual do documento ou para o administrador.
NI Um SIGAD tem que assegurar que a recuperação de um documento ou dossiê/processo híbrido permita,
igualmente, a recuperação dos metadados da parte digital e da convencional. P
Não há nos manuais, referência à recuperação de documento ou dossiê/processo no formato convencional, mas permite a recuperação dos metadados da parte digital.
Sempre que os documentos ou dossiês/processos híbridos estiverem classificados quanto ao grau de sigilo, um SIGAD tem que garantir que a parte convencional e a parte digital correspondente recebam a mesma classificação de sigilo.
P Não há nos manuais a garantia que a parte convencional receba a mesma classificação de sigilo do documento digital.
Um SIGAD tem que poder registrar na trilha de auditoria todas as alterações efetuadas nos metadados dos
documentos ou dossiês/processos convencionais e híbridos. A
TRAMITAÇÃO E FLUXO DE TRABALHO Controle do fluxo de trabalho Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer os passos necessários para o cumprimento de trâmites pré-estabelecidos ou aleatórios. Nesse caso, cada passo significa o deslocamento de um documento ou dossiê/processo de um participante para outro, a fim de serem objeto
