GESTÃO DA INFORMAÇÃO NO GRUPOTIC
Magali Harada; Vanessa Viol Moretti; Patrícia Sarruf
O GRUPOTIC (Grupo de Tecnologia da Informação e Comunicação) é um grupo de pesquisa pautado no estudo de Tecnologias da Informação que visam uma Gestão do Conhecimento eficaz e eficiente para o grupo. A equipe de pesquisadores e seus respectivos colaboradores é multidisciplinar, envolvendo diversas áreas do conhecimento. Em virtude disso, há a necessidade de se estabelecer uma gestão da informação condizente com a necessidade desse grupo, ou seja de manter as informações de forma acessível e prática aos demais membros, evitando, assim, retrabalhos por outros pesquisadores. Para isso, o entendimento das áreas de conhecimento abordas por esse grupo faz-se necessário, ao passo que se deve gerenciar as informações advindas da gestão: de Projetos, da Sustentabilidade, da Informação e da Comunicação e do Conhecimento.
Uma Gestão da Informação e da Comunicação se for realizada em sua plenitude e com a colaboração de todos os integrantes envolvidos nesse processo de pesquisa pode ser considerado um dos passos para se atingir a Gestão do Conhecimento, que em um grupo de pesquisa como esse é de suma importância. No entanto, deve-se estabelecer processos e rotinas para que as informações sejam geradas de acordo com uma necessidade previamente definida, posteriormente faz-se uma seleção e se define a melhor forma de representar, armazenar e disponibilizar essas informações.
A Gestão da Informação e da Comunicação fornece subsídio para se alcançar a Gestão do Conhecimento, a qual pauta-se no fato da explicitação do conhecimento, ou seja tornar explícito aquilo que é tácito ao ser humano. Ela se ramifica em outras áreas como se pode observar no mapa mental abaixo:
No intuito de melhor compreensão dos termos tratados a cima e visão geral dos temas trabalhados segue uma seqüência de definições e contextualizações desses termos:
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GESTÃO DA INFORMAÇÃO (GI)É um processo cíclico de atividades do uso da informação e do conhecimento. O objetivo principal da GI é apresentar a informação correta, a pessoa certa e no momento oportuno.
Ciclo da informação
Fonte: Autor
Identificar: Identificação da necessidade informacional pertinente (apropriada a demanda);
Coletar: mapeamento e auditoria de fontes de informação internas e externas, de interesse científico ou empresarial;
Tratar: verificação da qualidade da informação, conforme dimensões da qualidade da informação apresentados na tabela 1;
Disseminar: utilização de métodos e ferramentas adequadas para a distribuição da informação;
Usar: utilização profissional e ética da informação; Avaliar: feedback e monitoramento da informação.
a administração da informação como um ciclo contínuo de seis processos correlatos: 1- identificação das necessidades de informação; 2 aquisição da informação; 3 organização e armazenamento da informação; 4
COLETAR TRATAR DISSEMINAR USAR IDENTIFICAR AVALIAR
desenvolvimento de produtos e serviços de informação; 5 distribuição da informação e 6 uso da informação (CHOO, 2003, p.404).
Tabela 1- Análise da qualidade da informação
Dimensão da informação Aspecto a ser analisado
Abrangência/escopo Está completa, sem excessos desnecessários?
Integridade É íntegra, inteira, ou está corrompida, adulterada?
Acurácia/veracidade Pode ser considerada fiel aos fatos que ela representa?
Confiabilidade/privacidade É acessada somente por quem tem direito?
Disponibilidade É facilmente acessada por quem tem direito?
Atualidade É constantemente gerada/atualizada, os intervalos de tempos são
adequados?
Ineditismo/raridade É difícil de ser obtida, é rara ou escassa?
Contextualização É atraente ao público-alvo?
Precisão Está suficientemente detalhada/esmiuçada para o uso?
Confiabilidade A fonte e o conteúdo tem credibilidade?
Originalidade É original, é direto da fonte geradora?
Existência Onde ou quem está disponível?
Pertinência/agregação de
valor
É importante, é adequada ao tempo?
Identidade É representativa, pertinente, fiel ao seu conteúdo?
Audiência Está sendo acessada pelo seu público-alvo?
Fonte: Sordi (2008, p.59), com alterações.
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DADO, INFORMAÇÃO, CONHECIMENTO E COMPETÊNCIA.
Conceitos e interações entre dados, informação e conhecimentos, são tratados por muitos autores como ferramentas de apoio a decisões. Com o objetivo de identificar as competências necessárias para interagir com a Tecnologia da Informação (TI), Setzer (1999) e Sordi (2008) apresentam conceitos pouco usuais e distintos para cada termo.
Dado – é puramente objetivo, não depende do seu usuário; conjunto de elementos que descrevem algo.
Informação - objetiva-subjetiva no sentido que é descrita de uma forma objetiva (textos, figuras, etc.), mas seu significado é subjetivo, dependente do usuário; atribuição de sentido ao conjunto de elementos que descrevem algo.
Conhecimento - é puramente subjetivo, cada um tem a experiência de algo de uma forma diferente; interpretação sobre as informações.
Competência - subjetiva-objetiva, no sentido de ser uma característica puramente pessoal, mas cujos resultados podem ser verificados por qualquer um.
Compartilhando a estas idéias de Setzer, Malhorta (1989), diz que:
[...] a informação gerada por computadores não é um veículo muito rico da interpretação humana para a ação em potencial, o conhecimento encontra-se no contexto subjetivo de ação do usuário, baencontra-seado naquela informação. Assim, não seria incorreto sugerir que o conhecimento está no usuário e não no conjunto de informações, algo levantado há duas décadas atrás por West Churchman, o filósofo pioneiro em sistemas de informação. (SETZER, 1999)
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INFORMAÇÃO E VANTAGEM COMPETITIVA
A informação é considerada insumo básico para a tomada de decisão, tornando-se, assim, fator de vantagem competitiva. As empresas ou organizações que tem essa visão, faz com que suas rotinas e processos sejam explicitados de forma a garantir a informação de fato, e depender, cada vez menos, de habilidades individuais para desenvolver certas tarefas. O fato de se fazer uma GI efetiva garante uma visão privilegiada e uma antecipação de tendências, por isso, a vantagem a competitiva.
Segundo Sordi (2008) os softwares tornaram-se ferramentas fundamentais para o gerenciamento de dados, sendo assim os recursos relacionados à tecnologia da informação (TI) ampliaram-se a ponto de propiciar o conhecimento estratégico das organizações. O aumento no volume e diversidade de dados acarreta estudos para que a posterior disponibilidade gere informações e conhecimentos para organizações. Sendo que, para isso acontecer deve-se ter preparação tanto tecnológica quanto relacionada à compreensão dos envolvidos.
O acúmulo de dados e informações em uma organização foi possível através do aprimoramento dos recursos de TI, juntamente com problemas relacionados à manipulação, integridade e confiabilidade. A TI contribui para que se possa fazer uma gestão de dados de forma mais sistemática, diminuindo a intervenção humana para, conseqüentemente, diminuir os possíveis erros ao transpor dados para os sistemas. Visto que as informações devem ser, principalmente, confiáveis e relevantes. Mas, mesmo com o auxílio da TI, há a necessidade de aprendizagem e treinamento de pessoas, além da análise de contexto organizacional como sendo um caminho para atingir a gestão do conhecimento, sendo a qualidade das informações um ponto crucial para que isso ocorra.
A amplitude das informações faz com que o dimensionamento e concisão tornem-se requisitos para seu entendimento preciso. Isso, geralmente, é identificado através da análise dos requisitos e necessidades dos usuários. Para essa amplitude das informações há uma distinção entre o volume e abrangência desta. O primeiro relaciona-se à quantidade de informações armazenadas, já abrangência refere-se ao grau de compreensão.
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CONHECIMENTO (ORGANIZACIONAL)
As rotinas de uma organização são fundamentadas em fluxos de informações, podendo estes ser pré-definidos ou advirem do acaso. A perpetuação de uma organização depende que suas atividades sejam realizadas independentes do ser humano que as executem. Por isso, a explicitação clara e precisa dos processos é de suma importância, tornando-se, assim, o conhecimento que está intrínseco à organização. Esse conhecimento adquirido e explicitado é o subsídio básico para a reaplicação de um processo e, principalmente, evitar que as tarefas sejam duplicadas e que haja retrabalhos.
Segundo Choo (2003) “ A base da criação do conhecimento organizacional é, portanto, a conversão do conhecimento tácito em conhecimento explícito e vice-versa.” (CHOO, 2003, p.203).
as organizações criam e exploram conhecimento para desenvolver novas capacidades e inovações por meio de três atividades concomitantes: (1) gerar e compartilhar conhecimento tácito; (2) testar e criar protótipos de conhecimento explícito; (3) extrair e aproveitar o conhecimento externo (CHOO, 2003, p.211)
4.1
Dimensões da Teoria da Criação do conhecimento
4.2
Modos de Conversão do Conhecimento
A socialização, na qual o conhecimento tácito é compartilhado com outro conhecimento tácito; a externalização, onde o conhecimento tácito é convertido em conhecimento explícito; a internalização, onde o conhecimento explícito é novamente convertido em conhecimento tácito; e por fim a combinação, fase que o conhecimento explícito é combinado com outros conhecimentos explícitos.
Modos de conversão Conhecimento tácito Conhecimento explicito Conhecimento tácito Socialização Externalização Conhecimento
explícito Internalização Combinação
Figura 2 – Modos de Conversão do conhecimento Fonte: Nonaka e Takeuchi (1997)
4.3
Espiral da Criação do Conhecimento Organizacional
A partir do processo de criação do conhecimento, apresentados pela Figura 3, é possível compreender quais os elementos que compõem o conhecimento, e assim visualizar a necessidade de gerenciar este conhecimento como um ativo a organização.
Contudo, a criação do conhecimento organizacional depende de interações continuas, se o conhecimento tácito não for convertido em explícito, o conhecimento organizacional não pode ser facilmente compartilhado. Assim, essas interações contínuas e dinâmicas entre os dois tipos de conhecimento podem ser moldadas pelas mudanças entre diferentes modos de conversão do conhecimento. Os fatores que moldam a conversão do conhecimento são caracterizados na figura 4, em um campo de interação que têm como elementos: diálogo, associação do conhecimento explícito, aprender fazendo e construção do campo. (NONAKA, TAKEUCHI 1997, p. 80)
Figura 3 - Espiral da Criação do Conhecimento Organizacional Fonte: Nonaka e Takeuchi (1997)
Figura 4 - Espiral do Conhecimento Fonte: Nonaka e Takeuchi (1997)
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GESTÃO DO CONHECIMENTO E INTELIGÊNCIA COMPETITIVA
A GI apresenta dois enfoques, interno e externo. Ambos passam pelo ciclo da informação (identificar, coletar, tratar, disseminar, usar, avaliar).
O enfoque interno é a visão para o interior da organização, representado pela Gestão do Conhecimento. O enfoque externo é a visão para a concorrência, fornecedores, enfim, para o mercado e a globalização.
Fonte: Nunes (2008) - Slides Disciplina de Monitoramento
5.1
Gestão do Conhecimento
“Gestão do Conhecimento significa organizar as principais políticas, processos e ferramentais gerenciais e tecnológicas à luz de uma melhor compreensão dos processos de GERAÇÃO, IDENTIFICAÇÃO, VALIDAÇÃO, DISSEMINAÇÃO, COMPARTILHAMENTO e USO dos conhecimentos estratégicos para gerar resultados (econômicos) para a empresa e benefícios para os colaboradores” (Terra (2004), www.terraforum.com.br)
Tanto a relevância com que são armazenados os dados, a sua forma de registro, organização e manipulação são responsáveis pela geração de informações que aliada aos conhecimentos organizacionais atinge-se a gestão do conhecimento.
5.1.1
Objetivos da Gestão do Conhecimento
a) coletar informações geradas dentro e fora da organização, na fonte de origem (ou fonte original);
b) fazer com que a troca de informações na empresa se dê baseada em ambientes de compartilhamento;
c) fazer com que os processos garantam a extração do conhecimento na organização;
d) possibilitar a expressão bem como a implementação das habilidades criativas dos empregados;
e) possibilitar uma interação fácil e troca de idéias;
f) disponibilizar (internalizar) informações de “qualquer esquina do mundo”, se esta for relevante para a empresa;
g) facilitar a recuperação de todas estas informações aos empregados.
5.1.2
Práticas da Gestão do Conhecimento
1. Mapeamento e Banco de Competências (O/I) 2. Comunidades de Prática
3. Educação Corporativa e Universidade Corporativa 4. Gestão Eletrônica de Documentos
5. Mapeamento de Processos 6. Melhores práticas
7. Memória Organizacional 8. Portais Corporativos
5.2
Inteligência Competitiva (IC)
É um processo sistemático e ético de coleta, análise e disseminação de informações que visa descobrir as forças que regem os negócios, reduzir o risco e conduzir o tomador de decisão a agir pró-ativamente, bem como proteger o conhecimento sensível produzido. (ABRAIC, 2000)
5.2.1
Objetivos da Inteligência Competitiva
a) Informações privilegiadas para o tomador de decisão. Ajudar as organizações a obterem uma vantagem competitiva sustentável.
b) Apoiar com informação estratégica em tempo hábil o processo de planejamento estratégico e processos decisória-chave da organização. Evitar surpresas, melhorar o planejamento e a gestão estratégica
c) Identificar oportunidades e ameaças. Avaliar os impactos das mudanças de políticas regulatórias, tecnológicas e sócio-econômicas sobre a estratégia da organização.
d) Conhecimento do(s) concorrente(s). Antecipar-se às possíveis ações dos concorrentes. Auxiliar a direção das organizações perceberem opções, avaliar implicações e preparar planos de contingência;
e) Promover a mobilização da Rede de Inteligência em função dos desafios empresariais e questões estratégicas. Guiar esforços de inovação tecnológica e de introdução de novos produtos;
f) Contribuir para o processo de aprendizagem organizacional. Disseminar a CULTURA da Informação e da Inteligência;
5.2.2
Tipos de IC
a) competitiva, com foco emcompetidores atuais/potenciais; b) comercial, com foco emclientes e fornecedores;
c) entorno, conjunto de aspectos legais, sociais, culturais e meio-ambiente; d) tecnológica, avanços técnicos e tecnológicos.
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CONSIDERAÇÕES FINAIS
Muito se discute sobre a Gestão do Conhecimento como forma de gerenciar o conhecimento tácito, sobre a dificuldade e até a impossibilidade de se mensurar o que não pode ser mensurado, o conhecimento. Para que estas ações, desenvolvidas no ambiente acadêmico e organizacional, possam contribuir para os objetivos a que se propõe, a GC deve ser vista como processos e práticas utilizadas para facilitar o fluxo de informações, criando um ambiente propício e facilitador de conhecimento. Neste sentido, é imprescindível a utilização das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) que vem possibilitando mecanismos de recuperação, gestão e tratamento das informações. Ressalta-se, portanto, que a GC deve estar assimilada por todos os membros da academia ou da organização, de forma que ela seja colaborativa, ativa e compreendida por aqueles dela se utilizarão.
CHOO, Chun Wei. A organização do conhecimento. Como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. Editora Senac. Tradução: Eliana Rocha. São Paulo, São Paulo, 2003.
NONAKA, I. TAKEUCHI, H. Criação do conhecimento na empresa: como as empresa japonesas geram dinâmica da inovação. Rio de Janeiro: Campus, 1997.
NONAKA, I. TAKEUCHI, H. Gestão do Conhecimento. Porto Alegre: Bookman, 2008.
SETZER, Valdemar W. Dado, Informação, Conhecimento e Competência. DataGramaZero -Revista de Ciência da Informação, n. zero, dez/99
SILVA, H. F. N. Criação e compartilhamento de conhecimento em comunidades
de prática: uma proposta metodológica. Florianópolis, 2004. 212 f. Tese (Dotourado) Programa de Pós-Graduação em Engenharia da Produção da Universidade Federal de Santa Catarina.
SORDI, José Osvaldo de. Administração da informação: fundamentos e práticas para uma gestão do conhecimento. São Paulo: Saraiva, 2008, 185 p.
TerraForum, Gestão do Conhecimento & Portais Corporativos. Disponível em: < http://www.terraforum.com.br/sites/terraforum/default.aspx>. Acesso: 25 out 2008.
