R E L A T Ó R I O D E E S T Á G I O
P R O F I S S I O N A L I
CENTRO HOSPITALAR SÃO JOÃO, E.P.E
ANDREIA DOMINGOS SOARES
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADO EM FARMÁCIA
Janeiro/2012
R E L A T Ó R I O D E E S T Á G I O
P R O F I S S I O N A L I
CENTRO HOSPITALAR SÃO JOÃO, E.P.E
Relatório elaborado no âmbito do cumprimento do plano de estudos do quarto ano/ primeiro semestre do I CURSO DE LICENCIATURA EM FARMÁCIA
COORDENADORA DE ESTÁGIO
Docente: Fátima Roque
ORIENTADORAS DE ESTÁGIO
Técnica de Farmácia Cristina Monteiro Técnica de Farmácia Sónia Ferreira
ANDREIA DOMINGOS SOARES
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADO EM FARMÁCIA
Janeiro/2012
PENSAMENTO:
“Escuto e esqueço, vejo e recordo, faço e entendo” (Tão te King)
AGRADECIMENTO:
Gostaria de agradecer a toda a equipa dos Serviços Farmacêuticos de Centro Hospitalar São João, E.P.E, por me ter possibilitado a realização deste estágio nas suas instalações, obrigado pelo apoio e disponibilidade prestados durante todo o estágio, fico grata pela simpatia com que me receberam e por todo o auxílio que me prestaram no decorrer do estágio. Todos eles foram essenciais na minha aprendizagem como futura técnica de farmácia e como pessoa ajudando-me a ser mais activa, consciente e responsável.
AO – Auxiliar Operacional;
CHSJ – Centro Hospitalar de São João EPE
CPC/HS – Companhia Portuguesa de Computadores/Healthcare Solutions CHNM - Código Hospitalar Nacional do Medicamento
DCI - Denominação Comum Internacional; DID – Distribuição Individual Diária
DIDDU – Distribuição Individual Diária em Dose Unitária DU – Dose Unitária;
EPE – Entidade Pública Empresarial; FDS – Fast Dispensing System; FEFO: First Expire First Out FH - Farmácia Hospitalar
FHNM - Formulário Hospitalar Nacional de Medicamentos
INFARMED – Autoridade Nacional do Medicamento e Produtos de Saúde I.P; NP – Nutrição Parentérica;
SC – Serviço Clinico
SF – Serviços Farmacêuticos; TF – Técnico de Farmácia;
Figura 1 - Faculdade de Medicina do CHSJ ... 12
Figura 2 - Fachada principal do CHSJ ... 13
Figura 3 - Recepção de Encomendas... 20
Figura 4 - Armazéns ... 25
Figura 5 - Balcão ... 29
Figura 6 - Armazém das Especialidades ou central ... 30
Figura 7 - Caixa de transporte ... 30
Figura 8 - Pyxis MedStation 3500 ... 33
Figura 9 - Carro de transporte para o Pyxis ... 35
Figura 10 - Gaveta de Pyxis com grau de segurança mínimo ... 36
Figura 11 - Sector de Distribuição em Dose Unitária ... 39
Figura 12 - Equipamentos de distribuição semiautomáticos ... 40
Figura 13 - Mala para preparação da DID ... 41
Figura 14 - Zona de fraccionamento de formas orais sólidas ... 47
Figura 15 - Maquina de reembalagem ... 49
Figura 16 - FDS – Fast Dispensing System ... 50
Figura 17 - Técnicos de Farmácia a manipular ... 56
ÍNDICE
INDRODUÇÃO
1. CENTRO HOSPITALAR DE SÃO JOÃO, EPE ... 12
2. CARACTERIZAÇÃO DOS SERVIÇOS FARMACÊUTICOS ... 14
3. CIRCUITO DO MEDICAMENTO ... 17
3.1 APROVISIONAMENTO E GESTÃO DE STOCKS ... 17
3.2 RECEPÇÃO E CONFERENCIA DE ENCOMENDAS ... 20
3.3 ARMAZENAMENTO E REPOSIÇÃO DE STOCKS ... 24
3.4 DISTRIBUIÇÃO ... 28
3.4.1 Distribuição Clássica ou Tradicional ... 29
3.4.2 Distribuição por Reposição de Stocks Nivelados ... 32
3.4.2.1 Sistema semiautomático de distribuição de medicamentos – Pyxis ... 33
3.4.3 Distribuição Individual Diária ou em Dose Unitária ... 37
3.4.3.1 Alterações da terapêutica ... 41 3.4.3.2 Revertências ... 41 3.4.3.3 Armários de Urgência ... 42 3.4.3.4 Carros de Urgência ... 42 3.4.4 Distribuição Especial ... 43 3.4.5 Distribuição em Ambulatório ... 45 3.5 FARMACOTECNIA ... 46 3.5.1 Unidade de Reembalagem ... 46 3.5.1.1 Reposição de stocks ... 52
3.5.2 Unidade de Manipulação Clínica de Não Estéreis ... 53
3.5.3 Unidade de Manipulação Clínica de Estéreis ... 55
3.5.4 Unidade Centralizada de Preparação de Citotóxicos ... 57
5. CONCLUSÃO ... 62 6. BIBLIOGRAFIA ... 63
INDRODUÇÃO
Este relatório surge da realização do primeiro estágio profissional I, sendo este uma unidade curricular de carácter obrigatório, em que a aprendizagem se desenvolve em contexto real, isto é, permite que o aluno colabore ativamente com uma equipa multidisciplinar de saúde em contacto direto com o circuito do medicamento, assim através desta experiencia, o estudante deve adquirir e desenvolver algumas competências, de acordo com os conhecimentos adquiridos até ao momento.
De acordo com o plano curricular do quarto ano/primeiro semestre do Curso de Licenciatura de Farmácia da Escola Superior de Saúde do Instituto Politécnico da Guarda, foi realizado de 26 de Setembro a 14 de Janeiro de 2012, o estágio profissional I, em Farmácia Hospitalar, realizado nos Serviços Farmacêuticos do Centro Hospitalar de São João (CHSJ), com a duração de 455 horas.
O estágio pode ser definido como um meio importante na formação do aluno, permitindo-lhe desenvolver as suas competências, de forma a atingir uma identidade profissional, capturar o seu próprio modo de aprendizagem e lançar as bases necessárias à construção dos seus conhecimentos profissionais.
O estatuto legal da carreira de Técnicos de Diagnóstico e Terapêutica, estabelecido no Decreto-Lei nº 564/99 de 21 de Dezembro refere o conteúdo funcional do Técnico de Farmácia (TF) no “desenvolvimento de atividades no circuito do medicamento, tais como análises e ensaios farmacológicos, interpretação da prescrição terapêutica e de fórmulas farmacêuticas, sua separação, identificação e distribuição, controlo da conservação, distribuição e stocks de medicamentos e outros produtos, informação e aconselhamento sobre o uso de medicamentos”.
Deste modo, o perfil do TF pressupõe a existência de um profissional competente, ativo, consciente e responsável, visto que a área de intervenção do curso é o Medicamento e o Utente/Doente.
O presente estágio tem como objetivo fundamental, capacitar os futuros Técnicos de Farmácia para a prática da Farmácia Hospitalar (FH), fornecendo-lhes conhecimentos, competências e atitudes necessárias à sua integração na equipa multidisciplinar de saúde que presta assistência ao paciente.
Os objetivos gerais deste estágio foram:
1. Desenvolver e aprofundar saberes e práticas próprias da área de
2. Demonstrar capacidade de autonomia e rigor na execução técnica; 3. Revelar atitudes ético-deontológicas próprias da profissão;
4. Organizar o tempo e os recursos disponíveis de forma a planear,
programar, executar e avaliar eficaz e eficientemente as técnicas e métodos necessários a todo o processo do circuito do medicamento;
5. Integrar as equipas de trabalho, de acordo com as respetivas
competências e atribuições;
6. Contribuir para o bem-estar da equipa de trabalho em que está
integrado, assim como para a rentabilidade efetiva do trabalho;
7. Demonstrar atitudes de relação com os profissionais, conducentes à
relação social necessária ao exercício da profissão;
8. Aplicar normas de higiene e limpeza, de acordo com as boas práticas
profissionais;
9. Elaborar de forma precisa, um relatório de toda a atividade prática
desenvolvida e eventuais trabalhos de pesquisa no âmbito do estágio.
Durante este estágio, tive a possibilidade de participar ativamente em algumas etapas do circuito do medicamento através de diversas atividades, descritas anteriormente, são elas a: receção de encomendas, armazenamento, distribuição e na farmacotecnia.
Os SF possuem uma ótima organização tendo em conta o acolhimento e acompanhamento aos diversos estagiários ao longo do estágio, fazendo uma distribuição dos mesmos pelos diferentes serviços tendo em conta o plano de estudos e os seus objetivos específicos do estágio. (Anexo I).
Neste estágio teve a coordenação e supervisão da docente Fátima Roque, bem como dos orientadores Sónia Ferreira e Cristina Monteiro.
O presente relatório tem como objetivo efetuar uma análise sumária das atividades desenvolvidas pelos Serviços Farmacêuticos do CHSJ, tentando descrever alguns dos passos executados em cada sector, relatando a dinâmica e aspetos positivos e negativos inerentes a cada um. Procedendo-se, para tal, a uma revisão dos pressupostos teóricos, seguida de uma avaliação crítica através da realidade dos sectores presenciada.
1. CENTRO HOSPITALAR DE SÃO JOÃO, EPE
O CHSJ foi criado pelo Decreto-Lei, número n.º 22917, de 31 de Julho de 1943, no entanto a sua inauguração só ocorreu a 24 de Junho de 1959. (1)
Localizado na cidade do Porto, situa-se na Alameda Professor Hernâni Monteiro, na zona norte da cidade do Porto, é o maior hospital do Norte e o segundo maior do país em dois mil e nove celebrou, cinquenta anos de existência. É um hospital universitário (Figura 1) com uma ligação umbilical à Faculdade de Medicina do Porto que ocupa o mesmo edifício em regime de condomínio.
A 31 de Dezembro de 2005, o Hospital de São João passou a Entidade Pública Empresarial (E.P.E.), vindo ao longo do tempo a sofrer um processo de reorganização interna e de investimento em melhores condições para os seus doentes. O edifício deste hospital é constituído por 11 pisos, dois dos quais localizados no subsolo, e por um conjunto satélite de edifícios, atualmente, com uma lotação oficial de 1124 camas e várias especialidades médicas e cirúrgicas, bem como uma grande variedade de meios complementares de diagnóstico e terapêutica como suporte à prestação de cuidados, são eles:
E
SPECIALIDADES MÉDICAS E CIRÚRGICAS MEIOS COMPLEMENTARES DE DIAGNÓSTICO E TERAPÊUTICAAnestesiologia; Pediatria Médica; Anatomia Patológica;
Cardiologia (Geral e Pediátrica);
Ginecologia e Obstetrícia; Patologia Clínica;
Cirurgia (Geral e Pediátrica); Hematologia Clínica; Imunohemoterapia; Cirurgia Plástica e
Maxilo-Facial;
Hematologia e Oncologia Pediátrica;
Radioterapia;
Cirurgia (Torácica e Vascular); Imuno-alergologia; Radiologia; Cuidados Intensivos; Medicina Interna; Medicina Nuclear;
Cuidados Paliativos; Nefrologia; Medicina Física e Reabilitação;
Dermatologia; Neonatologia; Neurorradiologia;
Doenças Infeciosas; Neurocirurgia; Neurofisiologia.
Endocrinologia; Neurologia;
Estomatologia; Oftalmologia;
Gastrenterologia; Oncologia;
Pneumologia; Urologia;
Ortopedia e Traumatologia; Psiquiatria; Otorrinolaringologia; Reumatologia;
No edifício principal encontram-se os serviços de Urgência, Internamento, Laboratórios e Imagiologia, Hoteleiros e os Serviços Administrativos e de Gestão. Por sua vez, nos edifícios externos localizam-se o Centro de Ambulatório, constituído pelas Consultas Externas, Hospitais de Dia e a Unidade de Cirurgia de Ambulatório, e o Serviço de Instalações e Equipamentos.
O CHSJ (Figura 2) tem como área geográfica de influência algumas freguesias da cidade do Porto, nomeadamente, Aldoar, Bonfim, Campanhã e Paranhos, e concelhos limítrofes. É, igualmente, um centro de referência para Braga e Viana do Castelo e abrange uma população de cerca de 3 milhões de pessoas.
2. CARACTERIZAÇÃO DOS SERVIÇOS FARMACÊUTICOS
“Os Serviços Farmacêuticos Hospitalares são o serviço que, nos hospitais, assegura a terapêutica medicamentosa aos doentes, a qualidade, eficácia e segurança dos medicamentos, integra as equipas de cuidados de saúde e promove acções de investigação científica e de ensino.” (2) Os Serviços Farmacêuticos (SF) são responsáveis pelas ações ligadas ao Medicamento, tendo em vista a sua utilização racional e adequada, centrada no Doente. Com efeito a utilização correta do Medicamento implica tomadas de decisão a vários níveis, desde da distribuição, prescrição e administração, em muitos dos quais os conhecimentos farmacêuticos assumem um papel determinante, cabendo-lhes a responsabilidade de decidir algumas etapas do ciclo do medicamento de forma a: garantir aos doentes uma terapêutica segura, eficaz, eficiente e racional e ao mesmo tempo tentar reduzir as despesas (optando por medicamentos mais baratos com o efeito farmacêutico desejado para uma terapêutica eficaz), garantindo a implementação e monitorização da política de medicamentos. A gestão dos vários produtos farmacêuticos é determinante uma vez que envolve a participação de vários profissionais no circuito do medicamento, (médicos, enfermeiros, farmacêuticos, administradores, técnicos de diagnóstico e terapêutica, administrativos e auxiliares de ação médica) estes trabalham como uma equipa multidisciplinar cujo objetivo é promover uma boa terapêutica. Pretende-se melhorar a qualidade de vida dos doentes tentando possibilitar a sua cura, ocorre maioritariamente através de um bom uso dos medicamentos.
Os Serviços Farmacêuticos Hospitalares podem ser definidos como: “Um serviço clínico cujo objectivo é estruturar um sistema que permita o controlo global do medicamento no hospital, num interface que se inicia com a avaliação, selecção e aquisição do medicamento e que termina com a administração ao utente (internado no hospital ou em regime de ambulatório) passando pelos estudos correspondentes à sua utilização”.
Segundo o Decreto-Lei nº 44204, publicado em Fevereiro de 1962, a Farmácia Hospitalar é : “…o conjunto de actividades farmacêuticas exercidas em organismos hospitalares ou serviços a eles ligados, para colaborar nas funções de assistência, que pertencem a esses organismos ou serviços e promover acções de investigação científica e de ensino, que lhes couber.”
Cabe ainda aos Serviços Farmacêuticos Hospitalares:
A seleção e aquisição de medicamentos, produtos farmacêuticos e dispositivos médicos;
O aprovisionamento, armazenamento e distribuição dos medicamentos experimentais e os dispositivos utilizados para a sua administração, bem como os
demais medicamentos já autorizados, eventualmente necessários ou complementares à realização dos ensaios clínicos;
Produção de medicamentos e colaboração na elaboração de protocolos Distribuição de medicamentos e outros produtos de saúde;
Participação nos Ensaios Clínicos;
A colaboração na prescrição de Nutrição Parentérica e sua preparação; Prestar Informação sobre os Medicamentos; (2)
No CHSJ, os SF encontram-se em funcionamento todos os dias durante as vinte e quatro horas para assegurar resposta as necessidades do hospital, isto de uma forma rápida e adequada.
Os SF são constituídos por vários sectores e encontram-se distribuídos por vários pisos, pois o hospital não possui infraestruturas para a centralização dos Serviços Farmacêuticos.
Para dar uma resposta eficaz às necessidades da Instituição e dos seus doentes foi estipulado este tipo de distribuição pela Unidade Hospitalar.
• Armazém dos Grandes Volumes;
Piso 02
•Aprovisionamento e Gestão - ServiçosAdministrativos; •Balcão;
•Recepção de Medicamentos; •Centro de Validação Farmacêutico;
•Sector da Distribuição Clássica -Armazém de Especialidades Farmacêuticas; •Sector de Distribuição em Dose Unitária;
•Sector Pyxis;
•Unidade de Ensaios Clínicos; •Unidade de Reembalagem;
Piso 01
•Unidade de Manipulação Clínica de Estéreis e Não Estéreis;
Piso 1
•Unidade Centralizada de Preparação de Citotóxicos(UCPC); •Unidade de Farmácia do Ambulatório (UFA);
A Unidade de Manipulação Clínica encontra-se no piso 1 e esta comunica com o Armazém das especialidades através de um elevador. A Unidade de Farmácia de Ambulatório
(UFA) localiza-se no piso 2, onde se encontram as Consultas Externas, de modo a facilitar o
acesso dos doentes o serviço. No piso 2 encontra-se, ainda, a Unidade Centralizada de Preparação de Citotóxicos (UCPC), contígua à sala de administração destas preparações.
Para o bom funcionamento de todos os sectores dos SF do CHSJ, a equipa é constituída por trinta e dois Farmacêuticos, trinta e seis TF, sete Assistentes Técnicos/administrativos e ainda catorze Assistentes Operacionais (AO) perfazendo um total de oitenta e nove profissionais de saúde, que cooperam dia após dia para o bom funcionamento desta unidade.
3. CIRCUITO DO MEDICAMENTO
Segundo o Decreto-Lei nº 564/99 de vinte e um de Dezembro, referem que o TF é responsável pelo desenvolvimento de atividades no circuito do medicamento. Ou seja, é responsável por preparar, fornecer e distribuir medicamentos, produtos químicos e eventualmente produtos dietéticos, segundo fórmulas farmacêuticas e prescrição terapêutica. Projeta toda a atividade do circuito do medicamento, desde a aquisição e receção, até armazenamento e distribuição, assegurando a sua qualidade.
O circuito do medicamento nos SF do CHSJ engloba etapas inerentes aos seguintes sectores:
Todas estas etapas reúnem a participação de várias intervenientes que trabalham em equipa para que a os medicamentos e produtos farmacêuticos cheguem os doentes em tempo útil e de modo seguro tendo em conta uma terapêutica racional apropriada a cada doente. Compete assim uma especial atenção aos Farmacêuticos e TF que promovem o controlo da qualidade dos fármacos tentando garantir a sua estabilidade até o momento da administração proporcionando uma melhor qualidade, segurança e eficácia dos tratamentos farmacoterapêuticos.
3.1 APROVISIONAMENTO E GESTÃO DE STOCKS
Aprovisionamento designa o conjunto de processos cujo objetivo é disponibilizar, de um modo permanente, os bens e serviços necessários e adequados ao bom funcionamento da FH, em termos de quantidade e qualidade, no momento oportuno e ao menor custo.
Aprovisionamento e Gestão de Stoks
Recepção e Conferencia de Encomendas Armazenamento e Reposição de Stoks Balcão
Distribuição de Medicamentos Farmacotecnia
O aprovisionamento é uma das funções da FH, ou seja, seleção e aquisição ou compra de medicamentos, produtos farmacêuticos e dispositivos médicos que vão constituir o stock da farmácia, que garantem o bom uso de dispensa de medicamentos em perfeitas condições ao doente do hospital.
A seleção da maioria de medicamentos é feita através do Formulário Hospitalar Nacional de Medicamentos (FHNM), uma publicação oficial, elaborada pela Comissão Técnica especializada da Autoridade Nacional do Medicamento e Produtos de Saúde I.P
(INFARMED) (Despacho n.º 13885/2004, de 25 de Junho), indica quais os medicamentos
considerados mais aconselháveis para utilização hospitalar, com características que se conhecem melhor e com menor toxicidade tendo em conta as necessidades terapêuticas dos doentes.
No entanto há medicamentos que são necessários e que não constam no FHNM, neste caso, encontram-se na Adenda Hospitalar.
A Adenda é uma extensão do FHNM, característica de cada instituição hospitalar. A Comissão de Farmácia e Terapêutica de cada hospital, após verificar um consumo significativo de um determinado medicamento extra-formulário, estuda e avalia as justificações médicas apresentadas para a sua prescrição e delibera sobre a sua introdução na Adenda. Para além da Adenda de inclusão, referenciada anteriormente, os hospitais podem, ainda, possuir uma Adenda de exclusão. A adenda de exclusão lista os medicamentos que, apesar de constarem no FHNM, não são adquiridos pela instituição hospitalar.
Todos os medicamentos prescritos, em meio hospitalar, que não façam parte do FHNM, nem da Adenda ao Formulário, precisam de uma justificação médica, para poderem ser dispensados, essa medicação é designada extra-formulário.
É importante, ainda, realçar que, o CHSJ sendo uma Entidade Pública Empresarial não necessita de realizar as suas aquisições pelo Catálogo de Aprovisionamento Público da Saúde do Instituto de Gestão Informática e Financeira da Saúde, como os hospitais do Serviço Nacional de Saúde. Assim, podem realizar-se aquisições atendendo às ofertas mais vantajosas e adequadas segundo as nessecidades do hospital.
A aquisição de medicamentos e produtos farmacêuticos é feita pelos SF em conjunto com o Serviço de Aprovisionamento do CHSJ. A sua obtenção pode ser feita através de um contacto direto com laboratórios, empresas de distribuição, farmácias comunitárias, concursos públicos ou mesmo através de empréstimos cedidos por outros hospitais.
A correta gestão de stocks é fundamental para que não haja ruturas nem empate de capital para a Instituição. Esta deve ser efetuada informaticamente, com atualização automática de
stocks, fornecendo assim informações em tempo real como as entradas, os consumos, o stock mínimo e máximo e as existências atuais. Para tal, o CHSJ dispõem do programa Companhia Portuguesa de Computadores/Healthcare Solutions (CPC|HS) comercializado pela Glintt, o qual permite não só o apoio à gestão de stocks, como também possibilita a existência de uma interface entre os SF e os SC ao nível da prescrição e reposição de stocks. No entanto, podem ocorrer discrepâncias entre as existências reais e as estabelecidas informaticamente, nessas situações, um TF procede ao inventário do produto em questão e executar a respetiva correção informática. A par desta verificação, existem vários laboratórios, fornecedores, que possuem acesso aos níveis informáticos dos seus produtos no CHSJ, logo quando estes se aproximam do ponto de encomendas, é preparada uma encomenda, que remetem para os SF.
O Diretor do Serviço é responsável pelas aquisições de medicamentos, produtos farmacêuticos e dispositivos médicos, a par das validações das notas de encomendas, antes de serem encaminhadas automaticamente aos laboratórios.
3.2 RECEPÇÃO E CONFERENCIA DE ENCOMENDAS
A área de receção (Figura 3) localiza-se no piso 01, neste local realiza-se a receção e conferência dos medicamentos, produtos farmacêuticos e dispositivos médicos nos SF do CHSJ.
No que diz respeito aos recursos humanos, este sector era constituído por um TF, três AO e um administrativo.
Diariamente chegam imensos produtos à receção, são transportados por empresas de distribuição que geralmente distribuem mais do que um laboratório de produtos farmacêuticos. Chegados ao local de receção, os medicamentos e os outros produtos farmacêuticos, vêm acompanhados por um destes três documentos:
Guia de transporte: importante para o transportador pois serve de prova
de entrega da encomenda, identificando o número de volumes transportados e respetivo peso, a procedência e o destinatário à sua entidade patronal. O transportador leva o original e os SF ficam com a cópia;
Guia de remessa: este documento vem em duplicado, e possui todos os
dados referentes à medicação;
Fatura: o original fica nos SF, serve como prova de pagamento, possui os
mesmos dados que a guia de remessa.
De seguida deve-se proceder a conferência da encomenda através da guia de remessa/fatura, se existir algum item em falta deve ser registado no duplicado.
No momento da receção dos produtos deve-se verificar deve-se verificar vários aspetos durante a conferência:
Destinatário: verificar se o destinatário é o CHSJ;
Número de encomenda: deve começar pelo algarismo 4 característico
de encomendas destinadas aos SF do CHSJ. Este aspeto é particularmente útil em situações em que o destinatário não esteja bem definido;
Quantidade e qualidade dos produtos existentes na encomenda, tendo
atenção o estado de conservação e a integridade das embalagens; Figura 3 - Receção de Encomendas
•Toda a medicação de ensaio clínico é endereçada ao farmacêutico responsável por este sector, sendo da sua responsabilidade a abertura e conferência da encomenda
MEDICAÇÃOEM ENSAIOS CLINICOS
•Todas as matérias-primas têm como destino o sector de Farmacotecnia dos SF, devendo ser sempre acompanhadas de boletins de análise, emitidos pelos laboratórios fornecedores. Estes boletins são arquivados junto com as matérias-primas
MATÉRIAS-PRIMAS
•Os medicamentos derivados do plasma humano devem estar acompanhados dos boletins de análise e certificados de aprovação emitidos pelo INFARMED. O original dos certificados é arquivado no centro de validação e uma cópia permanece junto ao seu local de armazenamento
MEDICAMENTOSDERIVADOSDO PLASMA HUMANO
•Na recepção de medicamentos citostáticos é necessário verificar se o contentor que os transporta possui dístico de alerta para “Risco Biológico”.
•Idealmente, estes medicamentos deveriam ser conferidos com vestuário protector, de modo a detectar possíveis anomalias, como mau acondicionamento, derrame. Na prática, tal não acontece.
MEDICAMENTOS CITOTOXICOSE CITOSTÁTICOS
• Após se recepcionar e conferir toda a medicação destinada a este sector a guia de remessa/factura é entregue a um administrativo que gere uma guia interna que é transportada até à UFA com a respectiva medicação por um AO destacado para este serviço. Apesar de esta medicação constar da listagem de medicamentos presente no armazém, a sua organização é da responsabilidade dos farmacêuticos da UFA.
MEDICAMENTOSCOMDESTINOÀ UNIDADEDE FARMÁCIADE AMBULATÓRIO (UFA)
•Os medicamentos Estupefacientes e Psicotrópicos requerem um rigoroso controlo, devido ao seu potencial de dependência. Por este motivo, encontram-se armazenados num cofre, sujeito a um controlo diário, efectuado por um TF destacado para o efeito, que ainda confere as encomendas destes medicamentos , transportadas por AO após a sua recepção.
ESTUPEFACIENTESE PSICOTRÓPICOS
•Nos produtos sujeitos a refrigeração deve-se aferir se o transporte foi efectuado nas condições de temperatura adequadas, ou seja, se houve transporte em malas térmicas ou em caixas de esferovite com acumuladores térmicos, que mantiveram efectivamente o produto refrigerado. Este aspecto possui particular importância no transporte de hemoderivados e de vacinas.
•No CHSJ, estes produtos têm prioridade de recepção, sendo logo encaminhados para a câmara frigorífica anexa Kardex frio, ou armazenam-se no seu interior (Anexo XX). Quando do processo de distribuição são transportados para os SC’s em malas térmicas, com acumuladores, de modo a garantir que a sua integridade não seja comprometida.
PRODUTOSSUJEITOSA REFRIGERAÇÃO
•Os produtos inflamáveis devem ser manuseados com cuidado especial,
PRODUTOS INFLAMÁVEIS
•Estas especialidades farmacêuticas são da responsabilidade do Serviço de Aprovisionamento.
DESINFECTANTES, ANTI-SÉPTICOS, CORRECTIVOSDE VOLÉMIAE SOLUÇÕESDE HEMODIÁLISE
Designação do produto: DCI, nome comercial, dosagem e forma
farmacêutica e ainda, se este se encontra ou não em conformidade com o guia de remessa/fatura;
Lote, quantidade unitária e prazo de validade (PV);
Durante a receção, é, ainda, necessário verificar se as condições especiais de transporte, exigidas por alguns produtos, foram cumpridas, de modo a verificar a integridade dos produtos farmacêuticos. Existem alguns critérios particulares de receção e armazenamento, como por exemplo:
Após a receção e conferência de todos os medicamentos, produtos farmacêuticos e dispositivos médicos, o duplicado da fatura ou da guia de remessa é assinado e carimbado pelo TF e depois o administrativo responsável procede à entrada da encomenda no sistema informático. Posteriormente os documentos originais são enviados para o serviço de contabilidade e os duplicados são arquivados nos SF. No caso dos certificados de libertação de lote os originais são arquivados no centro de validação ficando uma cópia deste em arquivo junto do local da dispensa dos mesmos. Posteriormente as encomendas são distribuídas pelos armazéns da farmácia.
Mas durante a receção e conferência de encomendas podem ser detetadas algumas
irregularidades, como, faturas não coincidentes com o produtor de entrega,
certificados não coincidentes com os lotes de entrega, medicação que necessita frio mal acondicionada, quantidades entregues insuficientes ou em demasia e medicação ou produtos farmacêuticos danificados devido à má condição de transporte.
Perante estas situações cabe ao TF e o Administrativo solucionar todas as incongruências relacionadas com a receção.
Por exemplo, os Hemoderivados e determinadas vacinas têm de ser fazer acompanhar de um boletim de análise e de um certificado de libertação de lote emitido pelo INFARMED, caso não se façam acompanhar por esses documentos ou sempre que os certificados enviados sejam não conformes, é da responsabilidade dos administrativos contactar os laboratórios produtores de forma a regularizar a situação o mais breve possível, enquanto isso a entrada destes fica pendente a aguardar a chegada da documentação referida para posteriormente darem entrada nos SF.
A devolução de produtos é justificada em caso de troca de produtos, validade expirada e entrega não programada. Neste caso deve-se notificar os laboratórios e só após isso os transportadores podem recolher os produtos. São os Farmacêuticos responsáveis pelos pedidos de compra que tomam a decisão de o produto ser devolvido. Sempre que um produto é devolvido deve constar no armazém uma cópia da guia da devolução, assinada pelo transportador e datada pelo TF.
No decorrer deste estágio ocorreu uma reorganização deste sector e no final de Dezembro o TF deixou de estar presente neste local, embora continue a coordenar toda a equipa, os AO por usa vez vão ter tarefas acrescidas que são assinaladas em documentos destinados para o efeito. No que diz respeito ao espaço físico, o armazém, foi reorganizado tendo agora um espaço mais amplo para as encomendas. Em contra partida este não possui qualquer ligação ao exterior, o que dificulta a receção de encomendas de grande volume que normalmente são transportadas em porta-paletes que são conduzidos até ao armazém pelos corredores da instituição, por onde, igualmente, se deslocam os utentes e restantes profissionais.
Neste sector pude rececionar e conferir inúmeras encomendas que deram entrada nos SF e verificar ainda o estado de conservação de cada embalagem, assim como a conferência qualitativa e quantitativa de todos os produtos de acordo com a guia de remessa/fatura. Tive a oportunidade de rececionar matérias-primas, medicamentos de frio, medicação de ensaios clínicos, hemoderivados, produtos para uso na unidade de ambulatório, estupefacientes e psicotrópicos, nesses casos específicos de acordo com os procedimentos em vigor descritos anteriormente. Neste sector sugeria a implementação de PDA’s de forma a facilitar a receção e conferência, uma vez que permitiria uma atualização continua dos stock e uma informatização de todos os lotes e validades de forma a melhorar o controlo dos medicamentos e de todo o tipo de encomentas que
ARMAZÉNS
Grandes Volumes
Central/ Especialidades
Unidade Farmácia de Ambulatório (UFA)
Unidade Centralizada de Preparação de Citotóxicos (UCPC)
Unidade de Manipulação Clinica (UMC) 3.3 ARMAZENAMENTO E REPOSIÇÃO DE STOCKS
O armazenamento é um processo de elevada importância no circuito do medicamento deve ser feito tendo em conta as exigências específicas de conservação e armazenamento de determinados medicamentos e produtos farmacêuticos (por exemplo medicamentos fotossensíveis, termolábeis, citotóxicos, etc), de modo a assegurar a sua qualidade e estabilidade se possível até a sua utilização nos diferentes serviços.
“O armazenamento de medicamentos, produtos farmacêuticos e dispositivos médicos, deve ser feito de modo a garantir as condições necessárias de espaço, luz, temperatura, humidade e segurança…” (2)
O armazém é o sector da Farmácia onde são acondicionados medicamentos e outras especialidades farmacêuticas, por algum tempo, dependendo da rotatividade do stock de cada Hospital, este deve usufruir de uma boa comunicação com a área de receção e com as restantes áreas de distribuição.
O CHSJ tendo em conta a sua estrutura física possui cinco armazéns. Alguns dos medicamentos após a ausência de incompatibilidades durante a receção são distribuídos pelos diferentes armazéns. Estes possuem os equipamentos apropriados de climatização: frigoríficos, câmaras frigoríficas, Kardex® frio, aparelhos de ar condicionado e até de aparelhos de registo de temperatura. Os valores de temperatura e humidade dos dispositivos que foram referidos são monitorizados e registados, de forma a manterem-se dentro dos intervalos de temperatura e humidade pré definidos, garantindo assim a correta conservação dos produtos.
No armazém 10 dos Grandes Volumes - Devido o tamanho ou quantidade os produtos como desinfetantes, antissépticos, corretivos de volémia e soluções de hemodiálise são rececionados, conferidos, armazenados e distribuídos neste local tendo sempre uma supervisão de um técnico responsável que coordena a equipa neste sector. O armazém 11 é considerado o armazém central uma vez que é neste local que são armazenadas a maioria das especialidades farmacêuticas, está inserido no sector da distribuição clássica.
Todos os medicamentos e restantes produtos de carácter farmacêutico são dispostos em estantes, que não se encontram em contacto com o chão existindo circulação de ar entre elas, por ordem alfabética por DCI estas são identificadas com uma etiqueta que indica o nome genérico, dosagem, forma farmacêutica e um código atribuído pelo INFARMED o Código Hospitalar Nacional do Medicamento (CHNM), que corresponde à associação de seis critérios: denominação comum internacional, forma farmacêutica, dosagem, tipo de recipiente, quantidade e via de administração, englobando toda a informação necessária à prescrição, dispensa e utilização do medicamento, em meio hospitalar (nem todos os medicamentos o possuem).
No entanto, existem localizações específicas para material de penso, medicamentos anti-infeciosos, produtos oftálmicos, um cofre de dupla fechadura, uma área destinada ao acondicionamento de citotóxicos, imunomodeladores, meios de contraste, material de penso e hemoderivados. Os restantes armazéns (Figura 4) contêm a medicação e o material necessário para o bom funcionamento do serviço.
Nos SF do CHSJ, quando se procede ao armazenamento dos medicamentos e produtos farmacêuticos é necessário ter em atenção a um conjunto de parâmetros como:
Monitorização da temperatura e humidade;
Verificação do lote e prazo de validade os medicamentos devem ser
arrumados segundo o princípio FEFO (first expire first out), isto é, o
primeiro a expirar é o primeiro a sair, dando assim máxima prioridade àqueles de curta validade para que se possam consumir em primeiro lugar, sendo que o Figura 4 - Armazéns
armazenamento faz-se sempre pelo lado esquerdo com remoção pelo lado direito de forma a haver uma rotação adequada dos stocks.
Todos os medicamentos devem estar devidamente rotulados e devem ser arrumados por ordem alfabética nas prateleiras ou gavetas de modo a haver circulação de ar entre eles.
Todavia, existem medicamentos e produtos farmacêuticos com exigências específicas de conservação e armazenamento para além dos parâmetros acima indicados, que estão diretamente relacionadas com a sua estabilidade de entre os quais se destacam:
Os produtos que necessitam de conservação no frio (ex. insulinas, vacinas,
citotóxicos, imunoglobulinas, etc.) devem ser armazenados no Kardex® de frio, a uma temperatura entre 2ºC – 8ºC o local deve ser isento de condensação de humidade. Existe ainda uma câmara frigorífica anexa que tem como função armazenar os produtos de quarentena, fatores de sangue e análogos, medicação que aguarda transferência para a UFA ou para a UCPC e ainda medicação que aguarda reposição no Kardex® de frio. Esta medicação exige um controlo apertado da temperatura possuindo um sistema de alarme automático. Durante o armazenamento o TF é responsável por proceder á verificação semanal da arrumação do frigorífico e verificação das condições físicas dos medicamentos armazenados (em sistema de rotatividade).
Os estupefacientes e psicotrópicos estes são medicamentos sujeitos a controlo
especial, devem ser guardados no cofre de dupla fechadura, devidamente identificados. A arrumação deste tipo de medicamentos é efetuada somente pelo TF responsável pelo cofre, o acesso é limitado e todas as movimentações são alvo de registo, existindo um inventário diário deste.
Os citotóxicos e imunomodeladores devido as suas características especiais são
acondicionados no armazém de citotóxicos e imunomodeladores e separados dos restantes medicamentos, em estantes todas elas dotadas de um campo de trabalho que em caso de acidente tem capacidade para absorver possíveis salpicos ou derrames. Tal como os restantes medicamentos e outras especialidades farmacêuticas, estes seguem o mesmo modo de armazenamento, sendo assim acondicionados por ordem alfabética do nome genérico. Neste local existe um kit de emergência visível com fácil acesso.
O armazenamento dos medicamentos e produtos farmacêuticos é da responsabilidade da equipa do armazém, ficando a mesma encarregue de repor e gerir os stocks do sector da
Distribuição Clássica (DC) e dos grandes volumes (dietas, anti-infeciosos de grande volume, material de penso, xaropes, pomadas, etc..) e no sector da Distribuição Individual Diária por Dose Unitária (DIDDU).
A reposição do Kardex® e do stock existente na sala da DIDDU será desenvolvida no sector da farmacotecnia mais propriamente na “Reposição de Stocks”.
De acordo com os procedimentos de armazenamento (prazo de validade, regra FEFO) e como tarefa complementar da receção de encomendas procedi ao acondicionamento de todas os medicamentos, produtos farmacêuticas e dispositivos médicos rececionados durante o período que estive neste sector dando cumprimento a todas as tarefas delineadas. O armazenamento, possui regras específicas, sendo uma tarefa importante com algumas responsabilidades, tendo em conta os medicamentos que necessitam de condições especiais de armazenamento como, medicamentos de frio, citotóxicos, hemoderivados, entre outros.
3.4 DISTRIBUIÇÃO
O objetivo geral da distribuição de medicamentos é dispensar a medicação necessária aos doentes, em regime de internamento ou em regime de ambulatório, do Hospital com segurança, eficácia e rapidez. A distribuição tem alguns objetivos específicos:
Garantir o cumprimento da prescrição;
Racionalizar a distribuição dos medicamentos; Garantir a administração correta do medicamento;
Diminuir os erros relacionados com a medicação (administração de medicamentos não prescritos, troca da via de administração, erros de doses, etc.);
Monitorizar a terapêutica;
Aumentar o controlo sobre os medicamentos; Diminuir os custos com a medicação no hospital Aumentar a segurança do doente.
Reduzir o tempo de enfermaria dedicado às tarefas administrativas e manipulação dos medicamentos;
Racionalizar os custos com a terapêutica. (2)
“A Distribuição de Medicamentos é uma função da Farmácia Hospitalar que, com metodologia e circuitos próprios, torna disponível o medicamento correcto, na quantidade e qualidade certas, para o cumprimento da prescrição médica proposta, para cada doente e a todos os doentes do hospital” (3)
Os SF da CHSJ recorrem a diferentes tipos de distribuição, sendo eles a distribuição clássica ou tradicional, a distribuição de reposição por níveis – Pycxis®, a distribuição individual diária por dose unitária, a distribuição em ambulatório e a distribuição especial, logo necessita de uma vasta equipa de: médicos, farmacêuticos, técnicos de farmácia, auxiliares e enfermeiros. O registo de todos os medicamentos em qualquer tipo de distribuição é feito via one line através dos pedidos os diversos serviços do Hospital.
Todos os medicamentos distribuídos para os serviços do hospital devem estar individualizados, protegidos e devidamente identificados com a Denominação Comum
Internacional (DCI), o prazo de validade, a dosagem e o lote. Isto não acontece com os
medicamentos provenientes de alguns laboratórios e então é necessário proceder a individualização, reembalamento ou etiquetagem.
A dispensa de medicamentos só é realizada perante uma prescrição médica com a: identificação do doente data de prescrição, designação do medicamento e indicação de dose, forma farmacêutica e via de administração, identificação do médico prescritor, e validação da mesma por um farmacêutico.
Atualmente no CHSJ são utilizados em média cinco sistemas de distribuição de medicamentos:
3.4.1 Distribuição Clássica ou Tradicional
Da história dos serviços farmacêuticos a distribuição tradicional foi o primeiro tipo de distribuição a ser implementado. Cada enfermaria dispõe de um stock de medicamentos e outros produtos farmacêuticos que é controlado pela equipa de enfermagem. Este stock foi definido de acordo com as necessidades de cada serviço pelos serviços clínicos e farmacêuticos. Uma vez por semana o enfermeiro chefe requisita os medicamentos/produtos farmacêuticos através de uma listagem pré – estabelecida tendo em conta os consumos do serviço em
dias predefinidos por: via on line ou via papel estes chegam à farmácia por um auxiliar do serviço requisitante, de acordo com a listagem elaborada em função do consumo habitual de cada serviço e dos stocks.
Todos os pedidos são rececionados no balcão (Figura
5) pelos TF’s que são responsáveis por fazer a triagem dos mesmos. Geralmente os Distribuição Clássica ou Tradicional Distribuição por Reposição de Stocks Nivelados Distribuição Individual Diária ou em Dose Unitária Distribuição Especial Distribuição em Ambulatório Figura 5 - Balcão
pedidos em papel chegam sempre por requisição interna do hospital, são entregues no balcão e destinam-se aos farmacêuticos que os validam. Este tipo de medicação corresponde: os citotóxicos, antibióticos, estupefacientes, benzodiazepinas, hemoderivados e algumas especialidades farmacêuticas. Os restantes pedidos são validados por os TF’s, os produtos que constituem os seguintes grupos: antissépticos, desinfetantes, soluções para hemodiálise, corretivos da volémia injetáveis de grande volume e de dietas lácteas têm uma particularidade, são validados por um TF e dispensados por os AO.
Todas as requisições após serem rececionadas e validadas (pelo TF responsável pelo balcão ou validadas pelo farmacêutico responsável pela especialidade) dão origem a uma guia de saída ou “satisfação de pedido” (Anexo II), em duplicado que indica qual o medicamento/produto farmacêutico pedido e a respetiva quantidade, seguidamente é efetuado o débito automático ao serviço requisitante.
De acordo com as guias de satisfação do pedido, o TF proceder á preparação de todos os medicamentos e produtos de carácter farmacêutico, recorrendo ao stock existente no armazém central ou armazém das especialidades (Figura 6) Farmacêuticas acondicionando-os de forma correta, isto é os medicamentos e produtos farmacêuticos dispensados têm de estar devidamente identificados com lote, validade, DCI, sendo armazenados por medicamento em sacos ou envelopes estes devidamente identificados. Estes são posteriormente acondicionados em caixas (Figura 7) devidamente identificadas com uma etiqueta conforme o tipo de medicamentos que contêm: especialidades farmacêuticas, anti-infeciosos, psicofármacos, estupefacientes, citotóxicos e imunomodeladores, podendo ser complementadas com etiquetas que alertam para medicação que necessita de refrigeração ou conservação, deve descrever sempre a designação do SC.
Figura 6 - Armazém das Especialidades ou central
Medicação que requer refrigeração é retirada do Kardex® frio, ficando armazenada no frigorífico presente neste armazém, num saco térmico devidamente identificado com o nome do SC a que se destina. Medicação que requer congelação, após preparação, tem que permanecer no congelador de origem, visto que é o único existente na Farmácia. Em ambas as situações, coloca-se as etiquetas de conservar no frio ou no congelador no duplicado da guia de remessa. Estes dados indicam aos estafetas e auxiliares os cuidados inerentes tendo em conta o tipo de medicação.
Todavia, juntamente com a medicação segue o duplicado da guia “Satisfação de Pedido”, permanecendo o original na sala de DC. Ambos os documentos são rubricados pelo responsável da preparação.
O transporte da medicação pode ser efetuado por vários estafetas, que se deslocam pelos vários serviços clínicos, as guias de satisfação do produto que os acompanham possuem um código de barras, processado automaticamente ou inserido manualmente, cuja leitura optica feita pelo estafeta responsável, serve como prova de que o mesmo foi encarregue da entrega daquela medicação.
Mas existem exceções a medicação urgente e os empréstimos entre hospitais que são colocados na prateleira designada por “vem-me buscar”, aguardando que um responsável do serviço a que se destina o venha buscar, normalmente são: AO, enfermeiros ou outros profissionais de saúde.
Nos SC, os medicamentos e produtos farmacêuticos são rececionados e conferidos pelo enfermeiro do respetivo serviço.
Prescrição Médica A equipa de enfermagem transcreve a ordem médica Faz a requisição dos medicamentos consumidos aos SF Estas são recepcionadas e validadas no SF Processa-se uma guia de “Satisfação de Pedido” Prepara-se a medicação a dispensar os serviços É transportada por estafetas para os serviços Recepcionada pelos enfermeiros dos SC
As vantagens deste método de distribuição são:
Rápida disponibilidade de medicamentos no serviço
Nenhumas ou quase nenhumas devoluções à farmácia
Redução das necessidades de recursos humanos As desvantagens deste método de distribuição são:
×
Aumento potencial de erros de medicações×
Perdas económicas devidas à falta de controlo×
Aumento de stocks de medicamentos na farmácia hospitalar e nos serviços×
Facilidade de acesso aos medicamentos×
Difícil integração do Farmacêutico ou Técnico à equipa de saúde3.4.2 Distribuição por Reposição de Stocks Nivelados
“Neste sistema de distribuição de medicamentos, há reposição de stocks nivelados de medicamentos previamente definidos pelos farmacêuticos, enfermeiros e médicos dos respectivos serviços clínicos. A reposição dos stocks é feita de acordo com a periodicidade previamente definida. O pedido dos medicamentos para reposição dos stocks nivelados, é feito pelo enfermeiro do serviço, é validado pelo farmacêutico e depois aviado por um técnico de diagnóstico e terapêutica.” (2)
Durante as duas semanas que permaneci no sector de Distribuição Clássica, tive a oportunidade de preparar as caixas de acordo com os pedidos de reposição provenientes dos vários serviços.
Se todos os rótulos dos produtos existentes no SF tivessem CHNM permitiria comparar este código com o das guias de saída, certificando-se que se dispensa o que foi requerido. Esta medida permitiria reduzir alguns erros possíveis à troca de medicação, conduzindo a um trabalho mais eficaz e seguro.
Para além disto, era importante que para todos os produtos do armazém de especialidades existisse informação, no respetivo rótulo, sobre os seus stocks mínimos. Deste modo, diminuíra-se a probabilidade de rutura de stock. Para auxiliar nesta tarefa poderia ser utilizado o sistema Kanban, implementado no circuito da DIDDU.
O stock é designado de nivelado, uma vez que a cada medicamento corresponde uma determinada quantidade esta é determinada atendendo ao seu consumo médio, e pode ser ajustada, na tentativa de dar resposta às novas exigências do serviço. Deste modo, à semelhança do que acontece na DC, cada SC possui um stock de especialidades farmacêuticas limitado, em quantidade e diversidade, existindo um maior controlo do stock por parte dos SF e não do enfermeiro-chefe.
No CHSJ, este tipo de distribuição é implementado através do sistema Pyxis®, um sistema semi-automatizado de dispensa e aprovisionamento de medicamentos.
3.4.2.1 Sistema semiautomático de distribuição de medicamentos – Pyxis®
Este distribuidor automático possibilita a retirada da medicação por doente só após a prescrição médica, validação pelo farmacêutico e identificação do enfermeiro através de biometria da marca digital do dedo, permitindo assim uma maior segurança, controlo na gestão dos stocks, flexibilidade e adaptabilidade. Este tende vir a substituir os armários de distribuição por stocks nivelados nos serviços clínicos, tornando-se assim um complemento á dose unitária e uma substituição à distribuição tradicional.
O sistema Pyxis® (Figura 8) do CHSJ é constituído por uma consola central, localizada no centro de validação que controla as entradas e saídas dos medicamentos e produtos farmacêuticos registando-os permitindo saber em tempo real o que existe e o que falta em stock, quem retirou e a quem foi administrado, havendo assim um controlo apertado dos consumos.
Funcionando como um armário avançado dos SF, o sistema Pyxis® MedStation 3500, é um dos meios de apoio semi-automático do processo de distribuição. Este sistema composto por um conjunto de armários controlados eletronicamente e geridos por um software permite a dispensa automática de medicamentos e de outros produtos de carácter farmacêutico nas enfermarias dos vários serviços.
O sistema Pyxis® MedStation 3500 é constituído por um armário eletrónico onde cada gaveta se encontra parametrizada, e só é aberta depois da introdução de um código de acesso personalizado e identificação biométrica, garantindo segurança de acesso.
Dependendo das necessidades de cada serviço, o Pyxis® é capaz de dispensar e gerir uma série de medicamentos e outros produtos, independentemente da sua forma de apresentação (comprimidos, cápsulas, ampolas, dietas, pensos, etc.), incluindo medicamentos de controlo mais restrito como psicotrópicos e estupefacientes.
O Pyxis® MedStation 3500 tem como principais vantagens:
Prevenir a falta de stocks;
Permitir a dispensa de medicamentos com maior segurança, maior eficácia e maior rapidez;
Diminuir a ocorrência de erro no momento da administração pela equipa de enfermagem, e da distribuição por parte dos SF;
Gestão de stocks pelo método Min/Máx, isto é maior controlo de stocks
Controlo de psicotrópicos de acordo com a lei em vigor;
Reduzir custos através da diminuição de consumos e stocks existentes nos serviços.
Redução do tempo e recursos humanos inerentes ao processo de distribuição de medicamentos;
Validação da prescrição;
Melhorar a eficiência no processo de reabastecimento.Ao nível dos serviços permite:
Melhorar a qualidade assistencial aos utentes;
Elevar o grau de segurança, ao nível do armazenamento e do controlo de acesso;
Reduzir o espaço físico utilizado;
Diminuir o stock;
Condições óptimas de armazenamento;
Evitar o desperdício, através da gestão dos prazos de validade.No CHSJ, o sistema Pyxis® MedStation 3500 encontra-se neste momento implementado em 16 SC.
A medicação contida em cada Pyxis® Medstation foi selecionada consoante os medicamentos mais utilizados em cada serviço, sendo que após isso cada gaveta foi parametrizada para um determinado medicamento e produto farmacêutico, tendo em
conta as suas dimensões, fórmula farmacêutica e condições de conservação. Foi também estabelecido um stock máximo e um stock mínimo de cada produto consoante as necessidades de cada serviço.
Diariamente é feita a reposição de cada estação Pyxis®, a partir de uma listagem de produtos (Anexo III) emitida pela consola central dos SF que indica quais os produtos a repor e a respectiva quantidade.
A preparação da medicação para reposição do Pyxis® é da responsabilidade de um TF, que após a recolha da listagem de produtos na consola central em horário predefinido prepara todos os produtos com recurso ao stock existente no sector de distribuição em dose unitária ou sempre que necessário no sector de distribuição clássica. A medicação é assim preparada de acordo com as
quantidades mencionadas na listagem de forma a repor o stock do serviço ao máximo, devem estar individualizadas, protegidas (luz, humidade, temperatura, etc.) e devidamente acondicionada em sacos ou envelopes de seguida são colocados, segundo a ordem da listagem, no carro de transporte para o Pyxis® (Figura 9).
No caso de na listagem constarem medicamentos que
necessitem de refrigeração, estes são preparados do mesmo modo que os anteriores, com a única diferença da sua colocação numa mala térmica com um termoacumulador, sendo identificada com uma etiqueta “Conservar no Frigorifico”.
Após a preparação e acondicionamento de todos os medicamentos presentes na listagem, ocorre ainda em certos serviços a preparação de medicação extra Pyxis®, que não faz parte do stock da estação Pyxis® do serviço mas é necessária para determinados doentes. Esta medicação é preparada por doente e para um período de 24horas a partir de um mapa (Anexo IV) gerado informaticamente.
Seguidamente o TF responsável pelos Pyxis® dirige-se aos serviços para efetuar a reposição, acompanhado pelo auxiliar que transporta o carro com toda a medicação.
Para se proceder à reposição de cada Pyxis®, o TF necessita de se identificar: através de biometria (impressão digital) e da sua palavra-passe de acesso, para posteriormente poder selecionar a reposição de todos os produtos, através do menu “Recarga”. O software Pyxis®, abre automaticamente cada gaveta pela mesma ordem de reposição estabelecida pelo TF, este faz uma retificação de cada “produto” que Figura 9 - Carro de
insere, procedendo à contagem e correção do stock existente garantindo a gestão de validades.
No momento da reposição é necessário chamar o enfermeiro chefe para presenciar a conferência do stock existente. O processo de reposição é igual para todos os produtos, exceto para os estupefacientes e psicotrópicos que possuem um grau de segurança máximo uma vez que são acondicionados em gavetas específicas, com diversas divisórias de acesso restrito, a um produto de cada
vez no ato da dispensa. Contrariamente a restante medicação, está distribuída por diversas gavetas e prateleiras. Quando numa gaveta existe acesso facilitado a diversas especialidades farmacêuticas, separadas em compartimentos distintos diz-se que esta possui um grau de segurança mínimo (Figura 10).
Mas se as gavetas possuírem uma proteção, em que é apenas possível retirar uma especialidade farmacêutica, estas possuem um grau de segurança médio, visto que não salvaguarda a quantidade retirada.
Após a confirmação e reposição o Pyxis® assume de imediato a transferência do armazém central da Farmácia para Pyxis® do serviço em questão.
O controlo de prazos de validade é realizado trimestralmente faz-se um inventario de todos os medicamentos através de uma listagem emitida para cada estação Pyxis®, com prazo de validade a terminar nesse trimestre esses são substituídos por outros com validade superior.
Assim, o sistema Pyxis® tem como vantagens:
Maior segurança e controlo na dispensa de medicamentos;
Reposição de stocks por profissionais de farmácia, sem que seja necessário
uma deslocação prévia aos SC’s, nem a existência de stocks duplos;
Diminuição da ocorrência de erros; Medicação corretamente identificada;
Conhecimento de quem participa no circuito do medicamento, desde a
reposição das estações à dispensa da medicação.
O Pyxis® permite a retirada de medicação sem validação prévia, mas estes movimentos ficam registados e são conferidos e validados posteriormente por parte do Farmacêutico responsável.
Desvantagens do sistema Pyxis®:
Elevado custo inicial;
Reposição e limpeza da máquina bastante morosa; Possibilidade de avaria do sistema;
Dificuldade no controlo dos prazos de validade.
3.4.3 Distribuição Individual Diária ou em Dose Unitária
“A distribuição dos medicamentos em sistema de dose unitária surge como imperativo de aumentar a segurança no circuito do medicamento; conhecer melhor o perfil Farmacoterapêutico dos doentes, redução dos desperdícios, atribuir mais correctamente os custos, reduzir os erros, melhorar a qualidade do trabalho executado, permite ao enfermeiro dedicar mais tempo aos cuidados do doente.” (2) Este sector muito importante na FH através do qual se efetua uma importante distribuição que é a Distribuição Individual em Dose Unitária (DIDDU) que consiste na distribuição diária de medicamentos em dose individual para um período de vinte e quatro horas. Este tipo de distribuição é considerado um processo rápido, seguro e eficaz, apresentando vários objetivos: aumentar a segurança do circuito do medicamento; proceder à racionalização da distribuição de medicamentos; garantir o comprimento da prescrição; procurar a correta administração dos medicamentos ao doente; possibilitar a diminuição dos erros de distribuição e posterior administração; reduzir o tempo que o enfermeiro dedica a tarefas de administrativas e de manipulação de medicamentos e diminuir os custos com medicação para que seja possível racionalizar o mais possível o nível económico do hospital.
Este tipo de distribuição necessita que o médico prescreva a receita (on-line ou manual); o farmacêutico proceda à análise e validação da prescrição médica e cria o
Durante as duas semanas que permaneci neste serviço tive a oportunidade de preparar toda a medicação indicada na listagem emitida pela consola central nas quantidades solicitadas para serem repostas nos armários eletrónicos do Pyxis®.
Pude ainda, visitar os todos serviços para efetuar a reposição de medicamentos e assim poder observar todas as etapas do armazenamento.
perfil farmacoterapêutico; o TF analise, interprete e prepare a terapêutica, com simultânea ou prévia identificação de cada gaveta (através de uma etiqueta manual), onde constam todos os dados relativos ao doente – Nome e Número da cama, a medicação é dispensa o serviço clinico e por fim o enfermeiro é responsável por administrar.
Atualmente encontram-se vários serviços clínicos em Distribuição em Dose Unitária, estando sensivelmente 960 camas, num total de 1124 cama, existindo uma ordem predefinida para a sua preparação (Anexo V).
Esta distribuição faz-se através de malas correspondentes a um serviço, que se encontram divididas compartimentos individuais denominados por gavetas, que correspondem a um doente. Cada gaveta contém a medicação somente para um doente em doses individuais diárias (24 horas). Estas estão identificadas com o nome do doente, o serviço e o número da cama. A DID é efetuada para todos os serviços clínicos do hospital em que a preparação da terapêutica é efetuada em gavetas não compartimentadas, com exceção do serviço de Psiquiatria e Hospital de Dia de Psiquiatria (Anexo VI) em que a medicação é preparada por tomas individuais diárias – DIDDU. Nesses casos cada gaveta é composta por quatro compartimentos, o primeiro para a toma da manhã, o segundo para a toma do almoço, o terceiro para a toma do jantar e o último para a toma noturna e também SOS (caso excecional).
A preparação da terapêutica pode no entanto, ser efetuada a partir de dois métodos diferentes:
Sistema Manual
Quando se procede à dispensa e preparação da medicação de forma manual, o TF imprime o mapa terapêutico gerado informaticamente com apoio do programa CPC|HS, após a validação do farmacêutico, este pode ser emitido por cama (Anexo VI) ou medicamento (Anexo VII), tornando percetível qual o medicamento prescrito, a forma farmacêutica, dosagem, via de administração, a frequência e respetiva quantidade para um período de 24horas, mas informações pertinentes, como data de inicio e de fim de
alguns tratamentos, observações particulares, podem estar incluídas nos Mapas de Distribuição de Medicamentos e depois prepara-se a medicação necessária de acordo com o perfil de cada doente recorrendo ao stock desse sector a DU (Figura 11).
O stock da DU que é constituído por medicamentos, dispostos por ordem alfabética e identificados por nome comercial, forma farmacêutica e por um código de cores criado por grupo farmacoterapêutico e organizados de acordo com o tipo de especialidade: benzodiazepinas e antineoplásicos (sob a forma de comprimidos armazenados num armário especifico), dietas entéricas, injetáveis de grande volume, material de penso, produtos oftálmicos, pomadas, soluções orais. A restante medicação encontra-se em gavetas, com diferentes tamanhos, consoante o volume da sua embalagem ou a sua rotatividade. Os produtos estão organizados alfabeticamente, por DCI e forma farmacêutica tendo em conta a ordem FEFO.
Este processo manual é mais demorado, e pode apresentar maior suscetibilidade para a ocorrência de erros, embora permita analisar e interpretar o perfil farmacoterapêutico do doente.
Sistema Semiautomático (Kardex®, FDS® e Kardex® frio);
Sempre que possível, a preparação terapêutica é apoiada com equipamentos semiautomáticos (Figura 12), visto que se torna possível reduzir os erros e o tempo destinado a esta tarefa; melhora a qualidade do trabalho executado e racionaliza os diversos stocks nas unidades de distribuição reduzindo o número de recursos humanos envolvidos na dispensa. Os equipamentos de dispensa semiautomática mais utilizados são do tipo Kardex®, o Kardex® frio e o FDS® (Fast Dispensing System).
O Kardex®, é um sistema composto por armários rotativos que movimentam as prateleiras, estas possuem gavetas, e cada uma tem medicamentos individualizados e padronizados, isto é com o mesmo DCI, dosagem, forma farmacêutica e se possível com validade e lote igual. O Kardex® é controlado por um sistema informático que se encontra ligado com o sistema informático da Dose Unitária o CPC|HS, facilitando a
tarefa de todos os profissionais que trabalham neste sector pois encontra-se conectado com todos os equipamentos de apoio semiautomáticos (Kardex®, Kardex® frio e FDS®) possibilita o envio direto de ordens de dispensa e reembalagem de um dado SC.
A distribuição em Kardex® é feita sequencialmente por ordem alfabética de nome genérico do medicamento, não permitindo desta forma a interpretação total do perfil farmacoterapêutico do doente. Processado o serviço em Kardex®, é ainda impressa: uma lista de produtos externos (Anexo VIII) dá indicação de toda a medicação não existente em Kardex®, devido à baixa rotatividade, por não se encontrar parametrizada para tal e devido a características que não o permitam (ex. grandes volumes); e uma lista de incidências (Anexo IX) é impressa no final de cada serviço e corresponde aos produtos que não existem em Kardex®, porque não foram repostos ou que têm um mínimo muito baixo originando rutura dos mesmos. Deste modo, o sector da dose unitária dispõe de um stock de apoio ao Kardex® onde se encontram todas as formas farmacêuticas de grande volume como dietas e suplementos orais, xaropes, pensos, etc.
O Kardex® frio acondiciona todos os medicamentos que necessitam refrigeração funcionando de forma similar ao Kardex®. Depois de efetuada a dispensa deste tipo de produtos, estes são acondicionados numa mala térmica juntamente com um termoacumulador e uma etiqueta com a indicação “Conservar no Frigorifico” e com o nome do serviço clínico acompanhando as malas.
O Kardex® possui alguns inconvenientes como: elevado investimento inicial; possibilidade de avaria; necessidade de reposição frequente, por não deter capacidade suficiente para dar resposta às necessidades desta instituição; não reconhece possíveis interações medicamentosas, uma vez que a preparação é por medicamento e não por doente.
Complementarmente ao Kardex®, existe outro sistema semiautomático de dispensa o FDS® (Fast Dispensing System) através do qual se procede à reembalagem de todas as formas orais sólidas (comprimidos e cápsulas) parametrizadas para o FDS® estas são
