FORMULÁRIO DE INSCRIÇÃO
Dados do(s) autor(es)
Nome completo do(s) autor(es): Marcelo Borges dos Santos
Cargo: Técnico em Gestão
Formação acadêmica: Graduado em Telecomunicações;Pós-Graduado em Gestão da Qualidade e Produtividade.
Lotação: Superintendência de Planejamento e Gestão
Telefone: 62 3243-8452 / 62 9925-1590
E-mail: marcelo.santos@mpgo.mp.br / marcelo_elt@yahoo.com.br
Informações Gerais
Nome da
Prática: Mapeamento e Consolidação de Rotinas Administrativas
Resumo (ementa): até 120 palavras
Apesar das áreas administrativas do MP-GO trabalharem para atingir os objetivos institucionais, muitas vezes não é possível identificar uma metodologia claramente estabelecida para execução das tarefas rotineiras. Isso faz com que os integrantes ligados a cada uma dessas áreas tenham significativa redução em sua capacidade de perceber as metas e objetivos que necessitam alcançar. Nesse sentido, a sistematização das atividades desenvolvidas pela área meio irá contribuir para que o próprio MP-GO aumente a sua capacidade de atender aos requisitos estabelecidos pela Constituição e pelas Leis. Palavras-chave: Gestão, Processo, Modernização, Automação, Informatização.
Informações Complementares
Órgão onde a prática foi aplicada:
Superintendência de Planejamento e Gestão (SUPLAN); Diretoria Geral (DG);
Superintendência de Gestão em Recursos Humanos (SGRH); Superintendência de Informática (SINFO).
Órgãos beneficiados pela
prática: Promotorias de Justiça;Áreas Administrativas do MP-GO. Órgãos do MP-GO onde a
prática pode ser replicada:
Superintendências do MP-GO;
Órgãos que desejem informatizar suas rotinas de trabalho. Público-alvo: Superintendências do MP-GO
Resumo dos resultados alcançados:
(até 120 palavras)
Aumentou a eficiência dos integrantes da Diretoria Geral e da Superintendência de Recursos Humanos na realização de rotinas de trabalho voltadas para a elaboração e publicação de Atos e Portarias no âmbito da Procuradoria Geral de Justiça; Possibilitou que os interessados na publicação de atos ou portarias acompanhassem de forma mais simples e transparente seus pleitos junto à Administração Superior; Contribuiu para que a atividade de publicação de documentos no Diário Oficial fosse realizada de forma mais simples. A prática está ativa? ( X )Sim. A prática entrou em vigor em 01 / 06 / 2012
( )Não. A prática vigorou de __/__/____ a __/__/____ Custos/Recursos
despendidos:
Não houve necessidade de desembolso financeiro. Os recursos utilizados se limitaram à mão de obra dos integrantes do MP-GO que participaram do projeto.
1. Introdução
A chamada “área meio” do Ministério Público de Goiás é de fundamental importância para auxiliar nos trabalhos realizados pelos promotores e procuradores de justiça, na medida em que atende as demandas apresentadas e facilita a execução das atividades da área fim.
Atualmente, apesar dessas áreas administrativas do MP-GO trabalharem para atingir os objetivos institucionais, não há uma metodologia claramente estabelecida para execução das tarefas rotineiras. Isso faz com que os integrantes ligados a cada uma dessas áreas tenham significativa redução em sua capacidade de perceber as metas e objetivos que necessitam alcançar. Nesse sentido, a sistematização das atividades desenvolvidas pela área meio irá contribuir para que o próprio MP-GO aumente a sua capacidade de atender aos requisitos estabelecidos pela Constituição e pelas Leis.
Nesse contexto, o principal produto da prática aqui apresentada será o mapeamento e a melhoria da rotina administrativa voltada para a “Elaboração de Atos e Portarias” no âmbito da Procuradoria Geral de Justiça, com sua posterior automatização no sistema Atena.
A motivação primária para o desenvolvimento deste trabalho foi a necessidade de atender ao estabelecido no projeto “6.5.2 Projeto de Padronização de Rotinas”, existente no “Plano Diretor Administrativo MPGO/GDA – 2012/2013” e contribui de forma direta para o alcance dos seus objetivos, principalmente aqueles estabelecidos no “OB3” e “OB4” do mencionado documento.
A execução do presente projeto, portanto, trará consideráveis melhorias às áreas de apoio administrativo do MP-GO, em especial à Diretoria Geral e à Superintendência de Gestão em Recursos Humanos, aumentando a capacidade de atendimento aos órgão finalísticos e majorando a expectativa de atingimento das metas estabelecidas no PGA 2012-2013.
2. Descrição da prática
Em reunião entre a Diretoria Geral (DG) e a Superintendência de Planejamento e Gestão, foi realizado o levantamento e a priorização das rotinas de trabalho que deveriam ser mapeadas e melhoradas no âmbito daquele órgão. Dentre essas rotinas identificadas, foi definido que a prioridade deveria ser dada às atividades de “Elaboração de Atos e Portarias no âmbito da PGJ”, uma vez que a metodologia vigente não permitia que o interessado no documento (ato ou portaria) acompanhasse sua solicitação de forma eficaz, gerando retrabalho na realização dessa atividade e fazendo com que os integrantes envolvidos nessa rotina sofressem um desgaste desnecessário.
A partir dessa definição, criou-se um grupo de trabalho com integrantes da Superintendência de Recursos Humanos (SGRH) e da Diretoria Geral (DG), coordenados pela Superintendência de Planejamento e Gestão (SUPLAN), com o intuito de realizar o mapeamento (padronização) da rotina então vigente. A ideia dessa etapa era a de “tirar uma fotografia” da metodologia de trabalho na forma como estava sendo executada para, na sequência, realizar a análise crítica desse procedimento e, se fosse o caso, propor as
melhorias.
O resultado desse mapeamento inicial permitiu identificar o trâmite das atividades então desenvolvidas pela DG e pela SGRH para elaboração, aprovação e publicação de atos e portarias no âmbito da Procuradoria Geral de Justiça. De forma simplificada, esse trâmite pode ser visto na Figura 1.
Figura 1 - Trâmite simplificado do procedimento de elaboração de Atos e Portarias - modelo vigente
A partir da análise da Figura 1, notamos que, via de regra, o interessado que realizasse alguma solicitação que possuísse como requisito a publicação de ato ou portaria (por exemplo: pedidos de Nomeação, Exoneração, Designação, Lotação, Convocação, dentre outros), preenchia um requerimento que, após cadastrado no sistema Atena, tramitava pelas seguintes áreas:
a. era recebido pela Diretoria Geral (DG), que solicitava informações à Superintendência de
Gestão em Recursos Humanos (RH);
b. o RH recebia o documento e prestava as informações solicitadas, devolvendo os autos à
DG;
c. de posse novamente do processo, a DG elaborava um documento de Comunicação Interna,
contendo as considerações acerca do pedido, coletava as assinaturas pertinentes e retornava ao RH;
d. o RH, por sua vez, elaborava o documento do Ato ou Portaria, levando em consideração o
conteúdo da Comunicação Interna, preenchendo, na sequência, uma tabela para controle;
ser realizado o preenchimento de controle próprio;
f. com o processo novamente no RH, o arquivo eletrônico do Ato ou Portaria que já havia sido
elaborado é convertido para o formato PDF (formato padrão de publicação) e encaminhado à Superintendência Judiciária (SJ) através do aplicativo “Gerenciador de Conteúdo”;
g. a SJ recebia o arquivo eletrônico pelo aplicativo mencionado e, atendidos os requisitos
legais, realizava a publicação no Diário Oficial do Ministério Público (DOMP);
h. ainda de posse dos autos em meio físico, o RH providenciava a digitalização do processo,
comunicava o interessado e procedia o arquivamento dos autos.
Pela sequência descrita, é perceptível que o requerimento do interessado transitava de forma alternada e excessiva entre duas áreas distintas da instituição. Isso trazia uma série de consequências negativas para todos os envolvidos, dentre elas, um retrabalho constante por parte dos integrantes do RH e da DG, além de tornar mais elástico o tempo para finalização da atividade. No mês em que os trabalhos forma inciados, em junho de 2012, o tempo médio para publicação de atos e portarias era de 8,6 dias úteis, ou seja, praticamente duas semanas se levarmos em consideração a média de todas as publicações daquele mês.
Após a construção do modelo vigente, passamos para a fase de melhoria do procedimento. Para isso, a SUPLAN elaborou algumas propostas que foram debatidas e refinadas pelos integrantes da DG e RH. O consenso dessas discussões pode ser visto na
Figura 2.
Figura 2 - Trâmite simplificado do procedimento de elaboração de Atos e Portarias - modelo melhorado
adquirido no trâmite das solicitações que demandam a publicação de atos ou portarias. Dentre as mudanças no procedimento, estabeleceu-se o RH como canal de recepção de todos os documentos dessa categoria, além de ter havido uma reorganização das atividades executadas, diminuindo a necessidade de tramitação dos autos.
Com a aprovação do novo modelo de procedimento por todas as áreas envolvidas (SUPLAN, DG e SGRH), entendeu-se que teríamos um aumento considerável na eficiência dos trabalhos se implementássemos a informatização desse grupo de atividades. Nesse sentido, a Superintendência de Informática (SINFO) passou a compor o grupo de trabalho com a missão de implementar no sistema Atena as modificações que fossem necessárias para que o procedimento pudesse ser operacionalizado de forma automatizada. Esse conjunto de ações desenvolvido no Atena recebeu o nome técnico de workflow.
Após 20 reuniões de acompanhamento ao longo dos meses de outubro de 2012 a setembro de 2013, que sempre contaram com a participação de todas as áreas envolvidas, a SINFO apresentou a versão definitiva das alterações no sistema Atena, contendo a automatização do procedimento de Elaboração de Atos e Portarias.
No dia 01/10/2013 entrou em produção a versão 3.4 do Atena, tornando concreta essa possibilidade de execução das atividades no sistema informatizado.
Dentre as inovações trazidas pela melhoria do procedimento e sua implementação no sistema, destaca-se a possibilidade do interessado acompanhar o seu requerimento pela tela principal do Atena, conforme demonstrado no exemplo da Figura 3.
Figura 3 – Tela do Atena para acompanhamento dos requerimentos
Com essa implementação, o interessado pode acompanhar seu requerimento, identificando cada um dos passos percorridos pelos autos, desde o seu pedido até a publicação
no DOMP. Além disso, na medida em que as ações são executadas pelas áreas competentes, é possível verificar a data e horário exatos em que houve a tramitação do processo, tornado transparente cada uma das etapas percorridas.
Outra novidade decorrente desse trabalho foi a possibilidade de efetuar a publicação de qualquer documento no DOMP utilizando apenas o sistema Atena. Isso reduziu o tempo gasto para envio de documentos para publicação, uma vez que eliminou a necessidade de utilização do aplicativo “Gerenciador de Conteúdo”. Além disso, tornou mais simples o acompanhamento das publicações no Diário Oficial, uma vez que na própria tela do sistema Atena é possível acompanhar em que fase do trâmite o documento se encontra, como pode ser visto na Figura 4.
Figura 4 – Exemplo de encaminhamento de documentos para o DOMP através do sistema Atena
3. Resultados / Conclusão
A readequação do procedimento de Elaboração de Atos e Portarias, permitiu um ganho de eficiência na execução das atividades na medida em que contribuiu para a melhor redistribuição das tarefas entre as áreas.
Com a automatização desse procedimento, foi possível permitir aos integrantes a consulta dos seus requerimentos (que ensejam a publicação de atos ou portarias) de forma rápida e simples, aumentando a transparência no trâmite dos processos administrativos.
Além disso, apesar de não ter sido possível realizar novas medições dos tempos médios gastos para publicação no DOMP, já que ainda não foi fechado o ciclo de um mês após a implementação do novo sistema, estima-se uma redução considerável no período gasto entre o solicitação do interessado e a publicação do ato ou portaria respectivo.
Por fim, conclui-se pela plena possibilidade de replicação dessa prática em outras rotinas administrativas consideradas de alta criticidade pela administração superior.
