PROCEDIMENTO GERENCIAL
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G
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GQ
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9
SISTEMA DE GESTÃO DA
QUALIDADE
1. OBJETIVO
Definir a sistemática para tratamento da informação documentada de origem interna e externa do Sistema de Gestão da Qualidade do INTS e, as respectivas responsabilidades pela sua emissão, revisão e aprovação, bem como a sistemática de distribuição e controle aplicável.
2. RESPONSABILIDADES
Elaboração e revisão: Área de Qualidade,
Execução: Todos os processos do INTS.
3. DEFINIÇÕES
3.1 Informação documentada - Informação documentada é a informação necessária para orientar ou prover evidências de atendimento aos requisitos do SGQ. A informação documentada é obtida através de documentos e registros, seja de origem interna ou externa e, que necessita ser controlada e mantida pelo INTS. A informação documentada pode estar em qualquer formato ou meio.
3.2 Documento Interno - São documentos emitidos pelo INTS visando definir métodos de trabalho e estabelecer diretrizes importantes para o Sistema de Gestão do INTS, podem ser emitidos por qualquer processo interno. Exemplo: Manual da Qualidade, procedimentos de gestão, procedimentos operacionais etc.
Nota¹: Formulários são um tipo de documento e devem ser controlados segundo a mesma sistemática prevista para os demais documentos do SGQ.
3.3 Documento Externo - Documentos de origem externa, importantes para o Sistema de Gestão do INTS, emitidos por clientes, provedores externos e/ou, adquiridos junto a órgãos públicos ou empresas privadas. Exemplos: Normas, procedimentos de clientes, certidões, editais etc.
3.4 Registro - É toda e qualquer forma de informação da efetiva execução das atividades descritas nos documentos normativos do Sistema de Gestão do INTS, ou seja, registros podem ser formulários preenchidos, atas, relatórios, fotografias, impressões de computador, em qualquer meio de gravação e veiculação, que evidenciem o cumprimento das atividades do SGQ.
4. PROCEDIMENTO
4.1 Mapeamento de Processo
Para mapeamento dos processos do INTS e Unidades podem ser utilizadas as metodologias: Diagrama de tartaruga – formulário FP.SGQ.005 ou SIPOC – formulário FP.SGQ-011.
4.2 Estrutura dos Procedimentos Gerenciais e Operacionais
4.2.1 Composição do Cabeçalho (modelo)
LOGO INTS
PROCEDIMENTO GERENCIAL OU OPERACIONAL
GESTÃO DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA
CÓDIGO: Identificação do documento Ex. PG.SGQ.001 REVISÃO:00 PÁGINA: A/B a) Título
Determina de forma sucinta o assunto tratado. Deve ser conciso, claro e distinto de outros procedimentos.
b) Código
Identificação do documento.
Exemplo: Sigla “PG”, “PO” ou “FP” acrescido da sigla da área e numeração sequencial crescente três dígitos.
Os documentos do sistema de gestão da qualidade são identificados da seguinte forma:
Siglas dos Tipos de Documentos
Sigla Descrição Sigla Descrição Sigla Descrição
FP Formulário
Padrão MN Manual
IT Instrução de trabalho PO Procedimento
Operacional PT Política PR Protocolo RI Regimento
Interno PG
Procedimento
Gerencial FL Fluxograma TB Tabela OR Organograma CD Código
As siglas a serem utilizadas para identificação dos documentos de cada processo devem obedecer aos padrões definidos abaixo:
PROCESSOS CÓDIGO
Jurídico JUR
Projetos e Licitações LIC
Gestão de Pessoas e Operações GPO
Aquisição AQU
Comunicação COM
Recursos Humanos GRH
Controladoria CON
Segurança e Saúde Ocupacional SSO
Financeiro FIN
Prestação de contas PRC
Compliance CMP
Tecnologia da Informação TEI
Núcleo de Promoção a Saúde NPS
Qualidade SGQ
Qualidade Assistencial QAS
c) Revisão
Numeração sequencial crescente, a qual inicia em 00 (primeira emissão do documento) e, a partir das alterações que ocorram no documento, ela será alterada.
d) Paginação
Numeração das folhas identificadas pela expressão “A/B”, onde: “A” é o número da folha propriamente dita e “B” é o número total de folhas, incluindo os anexos.
4.3 Itens obrigatórios dos procedimentos
Indica de modo preciso a finalidade específica do procedimento.
4.3.2 Responsabilidades
Estabelece as responsabilidades sobre e elaboração, revisão e execução do documento.
4.3.3 Definições
Consiste em definir os termos e siglas citados no documento de modo a padronizar os conceitos. Se não for aplicável identificar como “Não Aplicável”.
4.3.4 Procedimento
Estabelece através de texto descritivo e detalhado, a forma de execução das atividades do documento tendo como objetivo a padronização. As ações são apresentadas na sequência em que elas ocorrem, preferencialmente deve responder as perguntas: “o que deve ser feito?”, “como deve ser feito?”. “quando deve ser feito? (incluindo frequência)”, “quem deve fazer?” e “como monitorar”.
4.3.5 Documentos Complementares/Referências
Documentos que complementem as etapas do processo ou documentos que serviram como referência da confecção do procedimento. Se não for aplicável identificar como “Não aplicável”.
4.3.6 Controle de registro
Tratamento dado aos registros, item 4.7.
Nota: O Manual da Qualidade apresenta como forma de identificação, o título, número de revisão e aprovação e sua estrutura de tópicos está orientada na forma de itens/subitens sequenciais com títulos/subtítulos alinhados ao padrão normativo para facilitar a compreensão, seguindo ainda, como aprovação, controle de revisões e anexos o estabelecido para os procedimentos.
A padronização de uma Política segue os mesmos itens no procedimento, exceto o item 4, que será substituído por Diretriz.
4.3.7 Histórico de alterações Revisão Elaborado/revisado por Data Histórico das alterações
Aprovado por Data
Determina o responsável pela revisão, data, versão da revisão e alteração realizada no procedimento.
4.3.8 Codificação dos documentos
PG.SGQ.001-00 Número da revisão
Número do documento
Identificação do processo (Ex: SGQ – Qualidade) Tipo de documento (Ex: PG -Procedimento gerencial)
4.4 Criação e atualização dos documentos do SGQ
4.4.1 Para criação de novos documentos (Manuais, procedimentos ou formulários) ou, revisão dos existentes, faz-se necessários entrar em contato com a área da Qualidade para envio do documento na última versão ou de um modelo vigente. Os documentos devem ser analisados criticamente no máximo a cada 24 meses ou quando for identificada alguma mudança no processo. Compete ao gestor do processo a aprovação final do documento.
4.4.2 A elaboração ou revisão dos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade é de responsabilidade do gestor do processo ou colaborador designado assim como a realização dos treinamentos para os colaboradores envolvidos no processo (inclusive recém-admitidos). 4.4.3 Cabe a área da Qualidade, apoiar no processo de emissão ou revisão de documentos juntamente com os gestores ou designados.
4.4.4 As revisões realizadas nos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade devem ser formalizadas no controle de revisão de cada documento e sinalizado na cor cinza. A cada revisão deve ser desmarcada a cor cinza da revisão anterior para sinalizar a revisão atual. 4.4.5 Os documentos somente podem ser utilizados após a aprovação e disponibilização na rede (intranet) do INTS. Sempre que elaborado ou revisado os documentos devem ser enviados para a área da Qualidade, que valida formatação e informa a todos os usuários via e-mail sua publicação interna.
4.4.6 Todo e qualquer treinamento deve ser registrado em Lista de Presença. Para os treinamentos nos procedimentos a comprovação deve ser enviada para a área da Qualidade, e após confirmação da realização, será enviada para o RH, sendo o responsável pelo arquivamento final.
4.4.7 A emissão/revisão do Manual da Qualidade e Procedimentos Gerenciais é de responsabilidade da área da Qualidade cabendo ao Diretor Geral a aprovação.
Nota: Os treinamentos no Manual da Qualidade ou Procedimentos Gerenciais são de responsabilidade da área da Qualidade e devem ser aplicados para os gestores e colaboradores envolvidos (inclusive recém-admitidos). Deve ser registrado na Lista de Presença e após assinaturas dos participantes encaminhar ao RH para arquivamento final.
4.5 Controle de Documentos Internos
O controle e a distribuição dos documentos são realizados pela área da Qualidade através na intranet do INTS. Uma vez emitido ou revisado um documento, o formulário FP-SGQ-006 - Lista mestra de documentos deve ser atualizado.
Qualquer necessidade de emissão de documento deve ser solicitada à Área da Qualidade, pois dependendo da utilização do usuário essa distribuição deverá ser controlada e registrada no formulário FP-SGQ.010 – Controle de distribuição de documentos, ou será identificada como: “CÓPIA NÃO CONTROLADA”.
Os documentos obsoletos devem ser mantidos pela área de Qualidade em versão eletrônica (arquivo em word) em pasta com acesso exclusivo e restrito. Sempre que houver atualização de uma nova versão, os arquivos em “pdf” da versão anterior devem ser deletados e substituídos pela nova versão.
4.6 Controle de Documentos Externos
Os documentos de origem externa são controlados através do formulário FP.SGQ.008 – Controle de Documentos Externos que é atualizado pelos responsáveis de cada processo juntamente com o gestor de Processo do INTS. São considerados documentos de origem externa: normas e especificações do cliente, normas da ABNT, legislações, entre outros documentos emitidos por entidade externa (clientes, fornecedores etc.).
4.7 Controle de registros
Compete ao gestor de cada Processo o controle sobre seus registros seguindo as orientações definidas através lista mestra de documentos, a qual deve estar disponível em meio eletrônico na rede do INTS para facilitar o acesso e consulta por sua equipe. Quando um registro atingir o período de descarte previsto, o mesmo deve ser destruído ou deletado conforme estabelecido na lista mestra de documentos.
4.7.1 Identificação: Código e título do formulário.
4.6.2 Armazenamento: Os registros podem ser armazenados em meio físico ou eletrônico. Exemplo: Meio físico: pastas suspensas. Meio eletrônico: pastas na rede.
4.7.3 Proteção: Forma de proteção da integridade do registro, dentre as formas de proteção pode ser: registros arquivados em meio físico, forma de proteção será pasta suspensa, registros arquivados eletronicamente forma de proteção backup.
4.7.4 Recuperação: Forma de recuperação dos registros no armazenamento é feita de maneira a permitir um rápido acesso para consulta, podendo ser feita em ordem cronológica, alfabética, alfanumérico etc. Os registros devem ficar armazenados de forma a permitir um fácil e rápido acesso a quem mais os utilize.
4.7.5 Acesso: Forma de acesso, restrito ou livre.
4.7.6 Retenção: Período mínimo de retenção do documento, visando manter sua rastreabilidade em relação as saídas resultantes do processo, estando durante este período à disposição para consulta.
4.7.7 Disposição: Após o período de guarda definido, os registros são considerados como obsoletos e tratados conforme descrito na lista mestra, podendo ser descartados tal como estão, destruídos ou deletados, se em meio eletrônico.
4.8 Controle da informação documentada em meio eletrônico
A informação documentada (documentos e registros) armazenados em meio eletrônico é protegida através de armazenamento em servidor da rede do INTS onde, são realizados backups periódicos conforme sistemática estabelecida no procedimento PO.TI.001 - Tecnologia da informação.
5.DOCUMENTOS COMPLEMENTARES/REFERÊNCIAS
6.CONTROLE DE REGISTRO
Formulário Identificação Armazenagem Proteção
Recuperação (Forma de
busca)
Acesso
(Livre/restrito) Retenção Disposição
FP.SGQ.005 Mapeamento de Processos - Diagrama Tartaruga Z:\Mapeamento
de Processos Backup P/processo Livre
Última alteração Lixeira FP-SGQ-006 - Lista mestra de documentos Z:\Lista Mestra de
Documentos Backup Nome Livre
Última alteração Lixeira FP.SGQ.008 Controle de Documentos Externos Z:\Controle de Documentos Externos
Backup P/processo Livre Última
alteração Lixeira FP-SGQ.010 Controle de distribuição de documentos
Pasta Coordenação Backup Nome Restrito Última
alteração Lixeira FP.SGQ.011
Mapeamento de Processos - SIPOC
Pasta Coordenação Backup Nome Restrito Última
alteração Lixeira
7. HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES Revisão Elaborado/
revisado por
Data Histórico da revisão Aprovado por
Data
06 Bárbara Silva 06.12.2017
Inclusão de texto complementar no item 4.5.3 referentes a sistemática de abertura e encerramento dos serviços de TI no sistema HELPDESK.
Alan
Kertzman 06.12.2017
07 Bárbara Silva 25.05.2018 Alterado item 5.5.1.2 e excluído item 4.5.1.3 Alan Kertzman 25.05.2018 08 Mayara Souza 18.10.2019
Revisão para atender as RNCs 054 e 056/2019 abrangendo a melhoria na sistemática de emissão, revisão e aprovação de documentos internos, controle dos documentos externos, registros e o controle quanto a
Alan
informação em meio eletrônico foi estabelecida através do PO.TI.001. Foram revisadas as siglas relativas aos processos do INTS (anexo III).
09 Taneide Alves 07.10.2020
Revisão geral do procedimento e adequação da identificação dos registros.
Alan
Kertzman 15.10.2020
