USO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO NA
MELHORIA DOS PROCESSOS DE
CONTRATAÇÃO DE CAPACITAÇÃO:
ESTUDO DE CASO DA AGÊNCIA
NACIONAL DE AVIAÇÃO CIVIL – ANAC
BC ORÇ/003 Banco do Conhecimento - Orçamento
USO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO NA MELHORIA DOS
PROCESSOS DE CONTRATAÇÃO DE CAPACITAÇÃO: ESTUDO DE
CASO DA AGÊNCIA NACIONAL DE AVIAÇÃO CIVIL – ANAC
Isidro-Filho
Rodrigo Mota Narcizo Eduardo Borba Chaffin Junior
RESUMO
A gestão do conhecimento é um assunto que tem cada vez mais destaque nos debates contemporâneos sobre organizações, incluindo sua aplicabilidade na Administração Pública. De acordo com Batista (2012), a utilização de um método integrado de criar, compartilhar e aplicar o conhecimento pode contribuir para aumentar a eficiência, melhorar a qualidade e a efetividade social e contribuir para o atendimento dos princípios da Administração Pública e para o desenvolvimento brasileiro.
Dessa forma, o presente trabalho tem como objetivo debater como o uso da gestão do conhecimento pode realmente contribuir para a melhoria da gestão pública. Para tanto, será analisado um caso real de um projeto de gestão do conhecimento que foi implementado na Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC).
A ANAC começou a utilizar a gestão do conhecimento no âmbito de uma de suas áreas técnicas finalísticas e os resultados alcançados motivaram a inclusão da gestão do conhecimento no plano estratégico da Agência Reguladora como um todo. A metodologia adotada foi desenvolvida por Fábio Batista, pesquisador do IPEA, especialmente para o uso na Administração Pública.
em face do grande número de servidores a serem capacitados, mas que possui problemas em seus trâmites processuais.
Foi identificada uma lacuna em relação aos conhecimentos necessários para viabilizar este tipo de contratação o que gerava demora e retrabalho e, em alguns casos, a contratação chegava a ser inviabilizada. Por outro lado, foram identificados servidores que tinham sucesso em suas contratações, sendo assim observada a existência de considerável conhecimento tácito sobre o assunto na Agência e uma forte assimetria de conhecimento.
1. INTRODUÇÃO
A gestão do conhecimento é um assunto que tem cada vez mais destaque nos debates contemporâneos sobre organizações, incluindo sua aplicabilidade na Administração Pública. De acordo com Batista (2012), a utilização de um método integrado de criar, compartilhar e aplicar o conhecimento pode contribuir para aumentar a eficiência, melhorar a qualidade e a efetividade social e contribuir para o atendimento dos princípios da Administração Pública e para o desenvolvimento brasileiro.
A ANAC começou a utilizar a gestão do conhecimento no âmbito da Superintendência de Aeronavegabilidade - SAR e os resultados alcançados motivaram a inclusão da gestão do conhecimento no plano estratégico da Agência Reguladora como um todo. A primeira ação realizada, no final de 2015, foi a elaboração e execução de um projeto-piloto de gestão do conhecimento. Este projeto teve como objetivo a melhoria e celeridade do processo de contratação de turmas fechadas (in company), que é uma forma de contratação desejada pela Agência devido a economicidade da contratação em face do grande número de servidores a serem capacitados, mas que possui problemas em seus trâmites processuais. A estruturação metodológica do projeto-piloto foi baseada no modelo de gestão do conhecimento para a Administração Pública brasileira, desenvolvido pelo pesquisador do IPEA Fábio Batista (2012). Foi identificada uma lacuna em relação aos conhecimentos necessários para viabilizar este tipo de contratação o que gerava demora e retrabalho e, em alguns casos, a contratação chegava a ser inviabilizada. Por outro lado, foram identificados servidores que tinham sucesso em suas contratações, sendo assim observada a existência de considerável conhecimento tácito sobre o assunto na Agência e uma forte assimetria de conhecimento.
narrativas (storytelling) que resultaram em uma metodologia padrão de instrução processual para contratação de cursos in company na ANAC.
2. ALINHAMENTO ESTRATÉGICO
O Plano Estratégico da ANAC para o período de 2015-2019, na perspectiva de Aprendizado e Crescimento, apresenta a Estratégia: 3.1.1 “Desenvolver a gestão do conhecimento”, que consiste na elaboração e implementação de um plano de gestão do conhecimento, para que se possam desenvolver estratégias para um melhor aproveitamento dos conhecimentos da Agência. Com isso, pretende-se fortalecer os processos de identificação, criação, apropriação, armazenamento, compartilhamento e aplicação do conhecimento em todas as áreas da ANAC.
Já as iniciativas estratégicas, 3.1.1.1 - “Criar e implementar o processo de Gestão do Conhecimento”; 3.1.1.2 – “Criar plano de interação da ANAC com a academia, com vistas a desenvolver e capturar conhecimentos externos úteis às atividades da Agência”; e 3.1.1.3- “Criar plano de intercâmbio de informações com outras organizações, públicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras” -, reforçam a necessidade de cooperação para o alcance da estratégia.
A ANAC está elaborando um programa que deverá ser implementado nos próximos anos. O programa prevê a definição de um modelo de GC, de políticas, de estratégias, de uma visão de futuro e da estrutura de governança. Prevê, ainda, a execução de um projeto piloto (Business Case) e, posteriormente, expansão para toda a instituição. A metodologia de Implementação da Gestão do Conhecimento desenvolvida pelo IPEA foi selecionada pela ANAC para servir de base para estruturação do Programa.
3. TEMA DO PPGC-ANAC
company na ANAC. Ele foi resultado de uma atividade realizada durante o “workshop
de Gestão do Conhecimento: a mentoria como um diferencial na formação dos facilitadores de GC na ANAC” em agosto de 2015.
A justificativa para a escolha do tema foi a existência de insucessos e longo tempo de tramitação na contratação de cursos in company pelas áreas fins da Agência e em face deste fato identificou-se a necessidade de prover conhecimentos aos servidores que elaboram a documentação sobre a instrução processual.
4. ESTRUTURA DO PPGC-ANAC
O PPGC-ANAC foi elaborado de maneira participativa e contou com a colaboração de servidores de diversas Unidades Organizacionais da ANAC.O documento que formaliza o PPGC foi elaborado pelo time de GC da ANAC em setembro de 2015 e foi aprovado pelo Superintendente de Planejamento Institucional – SPI.
Com base na metodologia de gestão do conhecimento na Administração Pública do IPEA foi elaborado o descritivo do “business case” (que inclui a justificativa, objetivos, descrição do plano de GC, intervenções de GC, fatores críticos de sucesso e análise custo-benefício) e a identidade estratégica (lacuna de conhecimento, visão, valores e estratégias) do projeto-piloto.
As práticas de GC selecionadas para o projeto piloto foram: identificação de melhores práticas, programa de mentoria, banco de lições aprendidas e registro de narrativas. Cada prática é decomposta em cinco itens: ação, situação atual, situação desejada, metodologia, produto, meta e indicadores.
5. PROGRAMA DE MENTORIA
campo de trabalho da pessoa que está sendo ajudada. O mentoring inclui conversas e debates acercas de assuntos que não estão necessariamente ligados ao trabalho. O programa de mentoria contou com a realização de 2 (duas) oficinas de trabalho que foram realizadas nos dias 16 e 23 de novembro de 2015 e um workshop de encerramento e apresentação dos resultados em 7 de dezembro do mesmo ano. A mentora das oficinas foi a servidora Marineide Araújo, da Superintendência de Infraestrutura Aeroportuária – SIA, devido a sua experiência exitosa em contratações céleres de capacitação in company. O objetivo do programa de mentoria reduzir a lacuna de conhecimento dos servidores que instruem processos de capacitação por meio do compartilhamento de experiências e orientações da mentora.
As oficinas se mostraram externamente produtivas, pois o compartilhamento das dificuldades encontradas, assim como outros casos de sucesso, foi determinante para a discussão e elaboração de um modelo de projeto básico para a contração de cursos in company. Ademais, os debates também resultaram em aprimoramentos em outras atividades do próprio PPGC como o registro de narrativas e lições aprendidas.
6. REGISTRO DE NARRATIVAS
A narrativa (ou storytelling) é uma prática que consiste na exposição e registro (por meio de registro escrito, em áudio ou em áudio-visual) de experiências do narrador.
O registro de narrativas foi realizado por meio de gravação em vídeo de depoimentos com experiências relativas à contratação de eventos de capacitação in
company. Em discussões preliminares foi cogitada a possibilidade de as narrativas
Araujo (SIA), Hildevana Meira da Silva Almeida (SAS) e Ângela Parreira Borges (AUD).
7. LIÇÕES APRENDIDAS
As lições aprendidas podem ser definidas como o conjunto de conhecimentos adquiridos durante a realização de um projeto, processo ou atividade, e portanto, faz parte de um processo de aprendizagem. Elas podem ser identificadas ao longo de todo o processo e devem contemplar tanto as experiências bem-sucedidas, bem como aquelas passíveis de aperfeiçoamento.
Para se realizar o inventário de lições aprendidas foi feito o levantamento e validação de casos de contratação de cursos in company (bem-sucedidos e fracasso), assim como o levantamento de pareceres da Procuradoria sobre o assunto. Outras lições aprendidas foram registradas a partir do compartilhamento de experiências que aconteceu durante as Oficinas de Mentoria realizadas nos dias 16 e 23 de novembro de 2015. A metodologia utilizada permitiu observar não apenas os casos de sucessos, mas também as dificuldades encontradas em alguns processos e que exigem o aprendizado de novos conhecimentos para que tais percalços sejam superados em contratações futuras.
Como resultado do trabalho, foram identificadas 11 possíveis lições aprendidas (sendo que uma das lições possui 4 “sub-lições”) que impactam o sucesso a contratação de eventos de capacitação in company. Conforme pode ser observado no formulário abaixo, algumas lições se referem a questões do aspecto da construção do Projeto Básico em si, enquanto outras estão ligadas ao aspecto atitudinal do responsável pela elaboração pela instrução processual e seu acompanhamento do trâmite do processo.
As melhores práticas (também chamadas de boas práticas) podem ser definidas como atividades, ações ou experiências que tenham sido concluídas com resultados totais ou parciais observados entre os seus públicos de interesse. Estas práticas demonstram melhorias em aspectos como processos de trabalho, prestação dos serviços e satisfação do público alvo.
Para se realizar o inventário de lições aprendidas foi feito o levantamento de casos de contratação de cursos in company bem-sucedidas. Alguns casos de melhores práticas foram apresentados partir do compartilhamento de experiências que aconteceu durante as Oficinas de Mentoria realizadas nos dias 16 e 23 de novembro de 2015. A metodologia utilizada permitiu observar os fatores críticos de sucesso e é possível agrupar as melhores práticas de acordo com a fase do processo de contratação.
9. CONSIDERAÇÕES FINAIS
O PPGC-ANAC logrou êxito na execução do seu planejamento tendo cumprido o seu compromisso de concluir todas as suas atividades dento do prazo inicial estabelecido que foi dezembro de 2015 (a reunião final aconteceu em 07/12). Das metas estabelecidas no projeto-piloto todas elas alcançaram 100% de cumprimento e em alguns casos este percentual foi superado: o Programa de Mentoria teve execução de 100% em relação ao planejado, foram feitos 3 registros de narrativas (a meta era de, no mínimo, 2 narrativas), foram identificadas 11 lições aprendidas (a meta pactuada eram 10) e 11 melhores práticas (meta de 5).
identificaram como pontos positivos: as contribuições das pessoas, a identificação da qualificação daqueles que compartilharam suas experiências.
O projeto-piloto teve como resultado material a elaboração de relatórios de melhores práticas e de lições aprendidas, planilhas com a análise dos processos de capacitação in company, registros das narrativas e também a modelagem de um projeto básico para contratações in company. Fiel ao espírito da gestão do conhecimento, todo este material será disponibilizado no sistema Pergamum utilizado pela a ANAC.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BATISTA, Fábio Ferreira. Modelo de gestão do conhecimento para a
administração pública brasileira: como implementar a gestão do conhecimento para
ANEXO I - BUSINESS CASE DO PROJETO PILOTO DE GESTÃO DO CONHECIMENTO DA ANAC
BUSINESS CASE DO PPGC/ANAC
Justificativa
Tendo em vista os insucessos na contratação de cursos in-company pelas áreas fins da Agência Nacional de Aviação Civil - ANAC, identificou-se a necessidade de prover conhecimentos aos servidores que elaboram a documentação sobre a instrução processual.
Objetivos
Padronizar a instrução processual com base em cases de sucesso de forma a difundir a metodologia utilizada, visando possibilitar a institucionalização do processo de contratação de eventos de capacitação in-company na Agência;
Otimizar a utilização dos recursos orçamentários destinados à capacitação dos servidores;
Atender às necessidades específicas da ANAC, de forma a tornar a oferta de capacitação in-company regular; e
Descrição do plano
O PPGC/ANAC visa implementar ações estruturadas de gestão com o foco no conhecimento alinhada à missão, visão, valores e planejamento estratégico da ANAC.
Intervenção da GC
Implementação das seguintes ações e práticas de GC:
Identificar na ANAC as melhores práticas relacionadas ao assunto visando à padronização dos procedimentos necessários para a contratação de eventos de capacitação in-company.
Mapear, validar e registrar as Lições Aprendidas referentes à instrução processual de contratação de eventos de capacitação in-company, de forma a analisar os principais aspectos de sucesso ou insucesso;
Registrar por meio de Narrativas as experiências dos servidores que detém os conhecimentos relacionados ao assunto.
Implementar programa de Mentoria destinado a formar e/ou aprimorar as competências dos servidores que atuam na instrução processual.
Fatores críticos de
sucesso
Habilidade de reconhecer a necessidade de um método de Gestão do Conhecimento para resolver problemas de lacunas de conhecimento.
Plano de Comunicação eficaz para divulgação das ações.
Apoio, comprometimento e envolvimento das áreas envolvidas no processo, das lideranças, em todos os níveis, para autorizar a participação dos servidores/mentores, e da equipe que participará do programa de mentoria.
Cumprimento do plano e do cronograma.
Análise custo-benefício
Os recursos para o PPGC/ANAC serão solicitados conforme necessidade. Espera-se executar este plano em até três (03) meEspera-ses, ou Espera-seja, até dezembro/2015.
Visão, objetivo e estratégias do PPGC/ANAC:
Lacuna principal de Conhecimento identificada:
Os servidores da ANAC que instruem processos de contratação de eventos de capacitação in-company não possuem os conhecimentos necessários para viabilizar a contratação.
Visão de GC:
Servidores da ANAC utilizando conhecimentos de forma estruturada para a correta instrução processual de contratação de eventos de capacitação in-company.
Objetivo de GC:
Transferir, reter, registrar, preservar, reutilizar e aplicar os conhecimentos tácito e explícito dos servidores que detém as práticas utilizadas, testadas e aprovadas sobre instrução processual de contratação de eventos de capacitação in-company.
Os projetos de GC a serem implementados na ANAC serão os seguintes:
Programa de Mentoria.
Identificação e Registro de Melhores Práticas; Registro de Lições Aprendidas; e
Registro de Narrativas.
Como principal produto deste PPGC/ANAC pretende-se obter:
ANEXO II – AÇÕES, METAS E INDICADORES DO PPGC/ANAC
1 – Implantar Programa de Mentoria
AÇÃO: Implantar Programa de Mentoriana ANAC.
SITUAÇÃO ATUAL: Poucos servidores da ANAC que instruem processos de
contratação de cursos in-company possuem os conhecimentos suficientes para a correta instrução processual de forma a obter sucesso em processos dessa natureza.
SITUAÇÃO DESEJADA: Que todos os servidores da ANAC que instruem os
processos de contratação de capacitação in-company possuam os conhecimentos necessários para o sucesso na efetivação dos eventos.
METODOLOGIA: elaboração do programa de mentoria – oficinas de trabalho (3),
workshops (2), reuniões individuais ou em grupo, se necessário.
PRODUTO: programa de mentoria.
META: 100% do programa de mentoria realizado com a participação dos mentores e
mentorados e metodologia elaborada até dezembro de 2015.
INDICADORES: % dos mentorados / total de servidores que instruem o processo; %
de execução do programa de mentoria
2 – Implantar Banco de Lições Aprendidas (LA)
AÇÃO: Criar banco de conhecimento em ambiente compartilhado na forma de
Registro de Lições Aprendidas para a ANAC.
SITUAÇÃO ATUAL: Poucos servidores da ANAC que instruem processos de
SITUAÇÃO DESEJADA: Que todos os servidores que detêm os conhecimentos
sobre a correta instrução processual para a contratação de eventos de capacitação in-company compartilhem e registrem as lições aprendidas, de forma que os demais servidores que forem instruir processos semelhantes possam analisar e aplicar nas mais diversas situações de contratação de eventos in-company.
METODOLOGIA: levantamento e validação junto às UORGs de casos de sucesso de
contratação de cursos in company, levantamento de pareceres da Procuradoria e da GTLC/SAF, relativos às contratações de cursos in company, incentivando a retroalimentação do banco de lições aprendidas e divulgação do banco de lições aprendidas.
PRODUTO: banco de Lições Aprendidas.
META: identificar, até novembro de 2015, no mínimo, 10 (dez) lições aprendidas nos
processos de contratação de eventos de capacitação in-company, validar e registrar no banco de LA, até dezembro de 2015.
INDICADORES: nº de lições aprendidas / 10
3 – Registrar experiências por meio de Narrativas (Storytelling)
AÇÃO: Registrar as experiências com o objetivo de compartilhar conhecimentos não
registrados ou até mesmo não registráveis.
SITUAÇÃO ATUAL: Não há registro do conhecimento tácito dos servidores no que
tange à instrução processual de contratação de eventos de capacitação in-company. Há perda de conhecimentos tácitos em virtude da saída de servidores pelos mais diversos motivos.
SITUAÇÃO DESEJADA: Explicitação, registro e compartilhamento dos conhecimentos tácitos por meio de narrativas. Valorização dos conhecimentos dos servidores mais experientes.
METODOLOGIA: registrar em vídeo ou outras mídias experiências por meio de
PRODUTO: Registro de Narrativas.
META: Registrar, no mínimo, 2 (duas) narrativas dos servidores que detenham os
conhecimentos relacionados à lacuna.
4 – Identificação e Registro de Melhores Práticas
AÇÃO: Identificar as UORG´s que possuem casos de sucesso referente à instrução
processual de contratação de cursos in-company, mapear e validar as melhores práticas.
SITUAÇÃO ATUAL: como não existe uma metodologia de apoio à instrução
processual no que tange à contratação de cursos in-company na Agência, algumas UORG´s obtém êxito nas contratações e outras não.
SITUAÇÃO DESEJADA: que todas as UORG´s da Agência possam contar com uma
metodologia pradrão de instrução processual visando a obter sucessos na contratação de cursos in-company.
METODOLOGIA: levantamento e validação junto às UORGs de casos de sucesso de
contratação de cursos in company, de forma a explorar o que poderá ser considerado como práticas testadas e aprovas, e por fim, registrá-las em um banco de melhores práticas.
PRODUTO: Banco de Melhores Práticas.
META: identificar, até novembro de 2015, no mínimo, 05 (cinco) práticas testadas e
aprovadas nos processos de contratação de eventos de capacitação in-company, implantar o banco de Melhores Práticas, e registrar essas práticas até dezembro de 2015.
ANEXO III - LIÇÕES APREENDIDAS
As lições aprendidas podem ser definidas como o conjunto de conhecimentos adquiridos durante a realização de um projeto, processo ou atividade, e portanto, faz parte de um processo de aprendizagem. Elas podem ser identificadas ao longo de todo o processo e devem contemplar tanto as experiências bem sucedidas, bem como aquelas passíveis de aperfeiçoamento.
No âmbito do PPGC/ANAC as lições aprendidas se referem à instrução processual para a contratação de eventos de capacitação in company realizada pela ANAC. Foi identificado que poucos servidores da ANAC que instruem processos de contratação de cursos in company possuem os conhecimentos suficientes para a correta instrução processual de forma a obter sucesso em processos dessa natureza, o que justifica o levantamento de cases de sucesso para que as lições aprendidas possam ser registradas e compartilhadas.
Para se realizar o inventário de lições aprendidas foi feito o levantamento e validação de casos de contratação de cursos in company (bem sucedidos e fracasso), assim como o levantamento de pareceres da Procuradoria sobre o assunto. Outras lições aprendidas foram registradas a partir do compartilhamento de experiências que aconteceu durante as Oficinas de Mentoria realizadas nos dias 16 e 23 de novembro de 2015. A metodologia utilizada permitiu observar não apenas os casos de sucessos, mas também as dificuldades encontradas em alguns processos e que exigem o aprendizado de novos conhecimentos para que tais percalços sejam superados em contratações futuras.
Adiante, segue o formulário que deverá ser preenchido para a validação das lições aprendidas pelos responsáveis pela instrução processual das contratações in
company. A lista não é exaustiva e outras lições aprendidas poderão ser propostas
pelos validadores ou pela equipe de facilitadores de gestão do conhecimento da ANAC.
FORMULÁRIO DE VALIDAÇÃO DE LIÇÕES APRENDIDAS
Nº Descrição
É uma lição aprendida?
Impacto para o sucesso da contratação
(1) Muito Baixo – (5) Muito Alto
Sim Não 1 2 3 4 5
1 A maior causa de atraso/fracasso nas contratações in
company é o vai-e-vem processual para complementação/retificação de informações no Projeto Básico. O processo “padrão” deverá seguir o seguinte fluxo entre as UORGs: Área Demandante -> SGP (CGCAP) -> SAF -> Procuradoria -> SAF. A devolução dos autos do processo é em grande parte motivada por problemas na instrução inicial do processo, isto é, o projeto básico.
2 O ponto focal de capacitação – que normalmente é a pessoa quem irá redigir o projeto básico – deverá extrair da área técnica a maior quantidade possível de informações sobre o evento a ser contratado de forma que sejam claras as seguintes informações: necessidade da capacitação, quem deverá ser capacitado e se já existe alguma(s) empresa(s) em mente para a contratação.
3 Também é responsabilidade do ponto focal de capacitação manter contato constante com a empresa a ser contratada de forma que a proposta de treinamento e os documentos necessários (currículos, certidões, notas fiscais, etc) sejam compatíveis e válidos conforme a legislação de licitaçõese também para padronizar a proposta comercial com termos utilizados na Administração Pública.
4 A construção do Projeto Básico deve atentar aos
elementos críticos do processo de licitação por
inexigibilidade:
4.1 Objeto da Contratação: a descrição deve ser clara e precisa indicando o produto (no caso o evento de capacitação) que se quer contratar.
4.2 Singularidade: deve ser demonstrado que o evento de
capacitação é único e que apenas a sua contratação
Nº Descrição
É uma lição aprendida?
Impacto para o sucesso da contratação
(1) Muito Baixo – (5) Muito Alto
Sim Não 1 2 3 4 5
4.3 Notória Especialização: deve ser demonstrado que a empresa contratada possui comprovada experiência relacionada ao assunto do evento de capacitação, o que pode ser comprovado com documentação de eventos similares para outras entidades. A mesma comprovação deve ser exigida do(s) instrutor(es) que pode ser comprovada com a apresentação do currículo. Os instrutores também deverão comprovar seu vínculo com a empresa a ser contratada.
4.4 Justificativa de preço: deve ser demonstrado que o preço cobrado para ANAC é compatível com o valor cobrado de outras empresas/entidades para eventos de capacitação similares. Essa comprovação deve incluir, preferencialmente, três informações: descrição do objeto, pessoas capacitadas (ou número de treinamentos) e valor global. Para empresas nacionais, a documentação será notas fiscais e extratos do DOU (preferência pelas NF). Para empresas estrangeiras,
invoices
5 Sempre que possível, fazer referência (número do processo, parecer da Procuradoria), incluindo citações quando apropriadas, a casos similares de contratações similares bem sucedidas.
6 O ponto focal de capacitação deverá acompanhar o andamento do processo diariamente pelo SIGAD. O Sistema fornece informações importantes como a tramitação completa do processo, quem recebeu o processo em cada UORG e também permite acompanhar o tempo em que o processo fica em cada unidade.
7 Deverá ser criado um cronograma interno (ele não será anexado processo) de acompanhamento da contratação, como forma de monitorar os trâmites processuais e intervir em caso de necessidade.
8 O ponto focal de capacitação deverá, sempre que possível, tratar diretamente com as partes envolvidas, especialmente se surgirem dúvidas ou necessidades de esclarecimentos que precisem constar no processo. Uso de e-mail, telefonemas e conversas presenciais são alguns dos instrumentos que devem ser utilizados para se evitar, a todo custo, o retorno dos autos à área demandante.
9 O planejamento também desempenha um papel importante. Quanto maior a antecedência do processo de contração mais tempo hábil haverá para se contornar dificuldades que venham a surgir. O ideal é que o evento
in company já esteja previsto no Plano Anual de
Nº Descrição
É uma lição aprendida?
Impacto para o sucesso da contratação
(1) Muito Baixo – (5) Muito Alto
Sim Não 1 2 3 4 5
10 Os pontos focais de capacitação deverão trabalhar em conjunto tanto na proposição de cursos transversais quanto na instrução processual e acompanhamento do processo.
ANEXO IV – MELHORES PRÁTICAS
As melhores práticas (também chamadas de boas práticas) podem ser definidas como atividades, ações ou experiências que tenham sido concluídas com resultados totais ou parciais observados entre os seus públicos de interesse. Estas práticas demonstram melhorias em aspectos como processos de trabalho, prestação dos serviços e satisfação do público alvo. As melhores práticas servem de referência para a reflexão e aplicação.
No âmbito do PPGC/ANAC as melhores práticas se referem à instrução processual para a contratação de eventos de capacitação in company realizada pela ANAC. Foi identificado que não existe uma metodologia de apoio à instrução processual no que tange à contratação de cursos in company na Agência e algumas UORG´s obtém êxito nas contratações e outras não.
Para se realizar o inventário de lições aprendidas foi feito o levantamento de casos de contratação de cursos in company bem-sucedidas. Alguns casos de melhores práticas foram apresentados partir do compartilhamento de experiências que aconteceu durante as Oficinas de Mentoria realizadas nos dias 16 e 23 de novembro de 2015. A metodologia utilizada permitiu observar os fatores críticos de sucesso e é possível agrupar as melhores práticas de acordo com a fase do processo de contratação.
Adiante, segue o formulário que deverá ser preenchido para a validação das melhores práticas pelos responsáveis pela instrução processual das contratações in
company. A lista não é exaustiva e outras práticas poderão ser propostas pelos
validadores ou pela equipe de facilitadores de gestão do conhecimento da ANAC.
FORMULÁRIO DE VALIDAÇÃO DE MELHORES PRÁTICAS
Fase Prática
Preparação Incluir, se possível, a contratação in company nas demandas de capacitação a serem consolidadas no Plano Anual de Capacitação ANAC.
Extrair da área técnicas todas as informações fundamentais para a contratação como objetivo da capacitação, público-alvo, justificativa para o treinamento.
Verificar se a proposta de treinamento é de interesse de outras UORGs e trabalhar em conjunto se for necessário. Avaliar a proposta comercial da empresa e propor os ajustes necessários. Solicitar toda a documentação necessária ao processo.
Instrução processual
Elaborar Projeto Básico de acordo com o artefato: Modelo de
Projeto Básico Excelência
Anexar todas as documentações exigidas pela legislação: certidões, declarações, currículos/certificados, notas fiscais/extratos do DOU/ invoices, proposta comercial. Observar a forma do documento: coletar a assinatura do titular da UORG demandante, numerar corretamente as páginas.
Encaminhar o processo ao Comitê Gestor de Capacitação (CGCAP) ou Unidade que vier a substituí-lo.
Acompanhamento Elaborar cronograma interno (ele não será anexado
processo) de acompanhamento da contratação, como forma de monitorar os trâmites processuais e intervir em caso de necessidade.
Acompanhar o andamento do processo diariamente pelo SIGAD.
Tratar diretamente com as partes envolvidas, especialmente se surgirem dúvidas ou necessidades de esclarecimentos que precisem constar no processo. Uso de e-mail, telefonemas e conversas presenciais são encorajados.
Além do sumário das melhores práticas e do artefato (modelo de projeto básico), é importante observar alguns casos reais de contratações bem sucedidas e que ocorreram abaixo do tempo médio de 80 dias (entre a abertura do processo e a emissão da nota de empenho). Neste sentido, com base na pesquisa dos processos de contratação in company entre 2010 e 2015, seguem alguns processos cujas práticas devem ser observadas e seguidas, devido a celeridade da contratação (menos de 60 dias):
Processo Evento de Capacitação
00065.XXXXXX/2012-33 Aviation English Rater Training 00058.XXXXXX/2014-91 Mediação Transformativa Restaurativa
60800.XXXXXX/2010-21 Seminário sobre Estudos Aeronáuticos em Aeroportos 00058.XXXXXX/2014-22 Air Transport Economics
00066.XXXXXX/2012-50 Retenções na Fonte para Órgãos Públicos
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AUTORIA
Rodrigo Mota Narcizo – Especialista em Regulação de Aviação Civil da Agência Nacional de Aviação
Civil (ANAC). Mestre em Educação, licenciado e bacharel em Pedagogia e graduando em Gestão de Políticas Públicas (UnB).
Endereço eletrônico: rodrigo.narcizo@anac.gov.br Telefone: (21) 99846-8449
Eduardo Borba Chaffin Junior – Gerente de Fomento à Aviação Civil da Agência Nacional de
Aviação. Especialista em Gestão de Projetos e bacharel em Ciências Aeronáuticas Civil (ANAC). Endereço eletrônico: eduardo.borba@anac.gov.br
