CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS CGD. Centro de Gestão de Documentos

(1)

(2)

CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

CGD

(3)

Documentos Pessoais

(4)

Documento Público

Documento é uma unidade de registro de

informações, qualquer que seja o suporte ou

formato

(5)

Documentos Públicos – tipos

(6)

Documentos Públicos - suportes

(7)

Gestão Documental

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Gestão Documental

(9)

Gestão Documental

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Arquivo do Estado de São Paulo

Criado no século XVIII como órgão coadjuvante das decisões de governo.

Na década de 1930 dedicou-se à formulação de políticas

culturais.

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Decreto Lei 2.848/40 – Código Penal

Art. 305 Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de quem não podia dispor:

Art. 314 Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de

que tem a guarda em razão o cargo; sonegá-lo ou

inutilizá-lo total ou parcialmente

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Política de Gestão de Documentos

Na década de 1980 foram lançadas as bases para a formulação de uma política de gestão de documentos, através dos Decretos:

 Decreto 22.789 de 19/10/1984 - Institui o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP

 Decreto 29.838 de 18 de abril de 1989 –

Determinou a constituição de Comissões de

Avaliação de Documentos de Arquivo nas

Secretarias de Estado

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Constituição da República Federativa de 1988

Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:

IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais

espaços destinados às manifestações artístico-culturais;

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Gestão de Documentos

 Decreto nº 48.897, de 27-08-2004: Define normas para os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, para a avaliação, guarda e eliminação de documentos.

 Decreto nº 48.898, de 27-08-2004: Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo:

Atividades – Meio.

 Resolução SMA - 6, de 8-2-2007: Aprova o Plano de

Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos

da Secretaria de Estado do Meio Ambiente: Atividades –

Fim.

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Gestão de Documentos

 Decreto nº 54.276, de 27-04-2009, reorganiza a Unidade do Arquivo Público do Estado.

Cria o Núcleo de Monitoria e Fiscalização, com a atribuições de realizar fiscalização periódica, com avaliação documentada e sistemática das instalações e práticas operacionais e de manutenção das unidades de arquivo e protocolo

 Decreto nº 58.052, de 16/05 2012, regulamenta o acesso

à informação no âmbito da Administração Pública

Estadual.

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Gestão de Documentos

“Gestão Documental é o conjunto de medidas e

rotinas que garante o efetivo controle de todos os

documentos de qualquer idade desde sua

produção até sua destinação final”.

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Comisão de Avaliação de Documentos de Acesso - CADA

Responsável pela elaboração, atualização e aplicação:

 Planos de Classificação de Documentos;

 Tabelas de Temporalidade de Documentos;

 Tabela documentos, dados e informações sigilosas e pessoais

A CADA propõe critérios para orientar a seleção de

amostragens dos documentos destinados à

eliminação.

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Resolução SMA 47, de 11/06/2012 – instituiu a CADA

IG

ROSANGELA IBT DOMINGOS

IF BUCCI

CPU

THEREZINHA

CBRN NEIDE

CA/CGD VANESSA

CPLA SILVIA

CEA ELAINE

CFA

DRA ANA CJ

MARCELO CG

DAVIDSON

CA/DOF GLÓRIA

CA CADA

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Instrumentos da Gestão Documental

 Plano de Classificação de Documentos

 Tabela de Temporalidade de Documentos

 Normas e Procedimentos

 Sistema de Gestão de Documentos

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TIPOS DE ATIVIDADES

 MEIO: quando se refere a ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.

 FIM: quando se refere a ação, encargo ou serviço que

um órgão leva a efeito para o efetivo desempenho de

suas atribuições específicas e que resulta na produção

e acumulação de documentos de caráter substantivo e

essencial para o seu funcionamento.

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Atividades Meio - Função

 01 - Organização Administrativa

 02 - Comunicação Institucional

 03 - Gestão de Recursos Humanos

 04 - Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais

 05 - Gestão Orçamentária e Financeira

 06 - Gestão de Documentos e Informações

 07 - Gestão de Atividades Complementares

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Atividades Fim – Gestão Ambiental Subfunções

 11.1 Conservação, proteção e melhoria do meio ambiente

 11.2 Formação e capacitação em meio ambiente

 11.3 Criação, regulamentação, reenquadramento e gestão das unidades de conservação e proteção

 11.4 Promoção do manejo da biodiversidade e preservação do patrimônio natural e cultural

 11.5 Licenciamento, regularização de atividades e fiscalização ambiental

 11.6 Gestão de riscos ambientais

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Plano de Classificação de Documentos

Função: 04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS Subfunção: 04.01 Controle de compras, serviços e obras Atividade: 04.01.01 Licitação e administração de contratos Documento:

04.01.01.01 Contratos

04.01.01.02 Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos 04.01.01.03 Pedido de reabilitação no cadastro de

impedimentos

04.01.01.04 Processo relativo aos trabalhos de Comissão Permanente ou Especial de Licitação

04.01.01.05 Relação de contratos e atos jurídicos análogos e seus aditamentos

04.01.01.06 Relação de despesas com dispensa ou inexigibilidade de licitação

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Tabela de Temporalidade de Documentos

11.01 CONSERVAÇÃO, PROTEÇÃO E MELHORIA DO MEIO AMBIENTE (Subfunção)

ATIVIDADES SÉRIES DOCUMENTAIS

PRAZOS DE

GUARDA DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÕES (em anos)

Unidade produtora

Unida de com atribui

ções arquivde

o

Elimina ção

Guarda permane

nte

11.01.02 Elaboração e

execução de projetos técnicos

11.01.02.01

Processo de execução e

acompanhamento de projetos técnicos

Vigência 2 -

O documento é importante para a preservação da memória

institucional

11.01.02.02 Parecer técnico de

projetos técnicos Vigência 5 -

Trata-se de cópia, pois o documento original integra o Processo de execução e acompanhamento de projetos técnicos

11.01.03 Execução de

análises laboratoriais e

instrumentais

11.01.03.01 Processo de análises laboratoriais e

instrumentais Vigência 2 - O documento é importante para a preservação da memória

institucional 11.01.03.02

Laudo técnico de análises laboratoriais

e instrumentais Vigência 5 -

Trata-se de cópia pois o

documento integra o Processo de análises laboratoriais

11.01.03.03

Parecer técnico de

análises laboratoriais Vigência 5 -

Trata-se de cópia pois o

documento integra o Processo de

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RESOLUÇÃO SMA 29, DE 31/05/2007

Regulamenta as atividades de protocolo e arquivo

Centro de Gestão de Documentos

Protocolo

Expedição

Arquivo

Ações técnicas de gestão de documentos junto as unidades administrativas da SMA

Padronização de procedimentos

relativos à produção e tramitação de documentos com o objetivo de

garantir a autenticidade dos documentos, a transparência

institucional e o acesso à informação

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RESOLUÇÃO SMA 29, DE 31/05/2007

Ao receber o documento devemos:

 Conferir o documento com a relação de remessa

 Verificar numeração das folhas

 Verificar o despacho/encaminhamento

 Verificar se o documento está devidamente assinado

 Cadastrar o documento

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RESOLUÇÃO SMA 29, DE 31/05/2007

AUTUAR é o ato de reunir documentos em

sequência e em ordem cronológica, sempre a

pedido de uma autoridade competente, em uma

capa contendo o número do processo, interessado,

assunto e data de autuação.

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RESOLUÇÃO SMA 29, DE 31/05/2007

MODELO : SOLICITAÇÃO DE AUTUAÇÃO

Ao Centro de Gestão de Documentos

1. Solicito protocolar e autuar o presente expediente da seguinte forma:

INTERESSADO:

ASSUNTO:

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO:

2. A seguir, os autos deverão retornar à <nome da área>, para adoção das demais providências cabíveis.

Local/data

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RESOLUÇÃO SMA 29, DE 31/05/2007

JUNTADA é o ato pelo qual, definitivamente, insere-se folhas de documentos a um processo, que por sua natureza, deva fazer parte integrante dos autos.

TERMO DE JUNTADA / INFORMAÇÃO

Nesta data, juntamos os documentos de fls. ..., devidamente numerada e rubricada.

Local, data

Carimbo/assinatura

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RESOLUÇÃO SMA 29, DE 31/05/2007

 DESENTRANHAMENTO é o ato pelo qual se procede à retirada de folhas de um documento para devolução a pedido do interessado ou para instrução de novo documento.

 APENSAMENTO é a união temporária de um processo a outro, quando aquele servir de elemento elucidativo e subsidiário para instrução.

 INCORPORAÇÃO é a juntada de um processo a

outro, passando a constituir parte integrante do

primeiro, quando juntada inclusive a capa.

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RESOLUÇÃO SMA 29, DE 31/05/2007, alterada pela Resolução SMA 2, de 14/01/2009

VOLUMES DE PROCESSOS: Como meio de

facilitar a consulta e preservar as informações neles

contidas, os processos serão desdobrados em

volumes, antes de atingir 200 folhas, devendo

ser lavrados os respectivos termos de encerramento

e abertura de volume .

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RESOLUÇÃO SMA 29, DE 31/05/2007, alterada pela Resolução SMA 2, de 14/01/2009

PROCESSO: SMA 6.748/2010

INTERESSADO:CBRN/CA – Centro Administrativo da CBRN.

ASSUNTO:04.01.05.05 Processo de contratação de serviços comuns - CONTRATAÇÃO E FORNECIMENTO DE ALIMENTAÇÃO PREPARADA PARA O CENTRO TÉCNICO REGIONAL DE ARAÇATUBA.

TERMO DE ENCERRAMENTO

Nesta data, a pedido do Diretor do Centro de Despesas, providenciamos o encerramento do volume 2º, do presente processo, contendo 193 folhas.

Informamos que, obedecendo a Resolução SMA 29, de 31/05/2007, alterada pela Resolução SMA 2, de 14/01/2009, que regulamenta as atividades de protocolo e arquivo, o presente processo deu entrada neste Centro de Gestão de Documentos, apresentando as seguintes irregularidades:

•Folhas numeradas sem rubrica: 343 e 344

•Folhas com numeração rasuras: 364 e 366.

•Folhas renumeradas:362 e 365.

Diante do acima exposto, realizamos às devidas ressalvas através deste termo que constitui folhas 394.

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SIGAM – Sistema Integrado de Gestão Ambiental

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SIGAM – Sistema Integrado de Gestão Ambiental

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SIGAM – Sistema Integrado de Gestão Ambiental

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SIGAM – Sistema Integrado de Gestão Ambiental

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SIGAM – Sistema Integrado de Gestão Ambiental

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SIGAM – Sistema Integrado de Gestão Ambiental

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SIGAM – Sistema Integrado de Gestão Ambiental

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RESOLUÇÃO SMA 29, DE 31/05/2007, alterada pela Resolução SMA 2, de 14/01/2009

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SIGAM – Sistema Integrado de Gestão Ambiental

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SIGAM – Sistema Integrado de Gestão Ambiental

(44)

SIGAM + de 1.711.812 Processos

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SIGAM + de 968.457 documentos

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SIGAM – Sistema Integrado de Gestão Ambiental

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Como instituição arquivística pública em âmbito estadual, o Arquivo do Estado passou a administrar a documentação pública ou de caráter público e autorizar a eliminação de documentos gerados pelos órgãos da administração direta e indireta do Estado de Dão Paulo. (Lei federal 8159/91, art. 9º e Decreto estadual 22.789/84, art. 13)

Eliminação de Documentos

(48)

Eliminação de Documentos

Á

Comissão de Avaliação de Documentos de Acesso

Solicitamos que sejam tomadas as providências cabíveis para eliminação de

documentos, cujos prazos de guarda já se esgotaram, de acordo com o Decreto nº 48.898, de 27 de agosto de 2004, que aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo:

Atividades – Meio e do Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004, conforme relação a seguir:

Série documental: 06.01.04.02 – Relação de remessa de documentos Datas-limite: 1986 / 2009

Quantidade: 10 caixas

Série documental: 06.01.10.01 – Circular, aviso, comunicado, memorando, comunicação interna

Datas-limite: 1986 / 2009 Quantidade: 07 caixas

Série documental: 06.01.10.03 – Ofício, carta, requerimento, moção ou voto, abaixo assinado

Datas-limite: 1986 / 2009

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Eliminação de Documentos

2009

SMA/CGD

CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

06.01.04.02

Relação de remessa de documentos

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Eliminação de Documentos

COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ACESSO - CADA ATIVIDADES RELACIONADAS A ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

ANO CAIXAS

DE ARQUIVO

METROS

LINEARES PROCESSO PESO /KG

2003 1154 161,58 0 0

2004 109 15 0 860

2005 1.692 235 56.509 4.570

2006 468 66 6.552 2.290

2007 1.044 146 16.968 4.455

2008 41 6 1.126 130

2009 3 0 0 20

2010 53 7 288 180

2011 107 15 480 630

2012 50 7 1.766 200

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