O QUE SÃO ROTINAS ADMINISTRATIVAS?
Todo escritório, comércio ou empresa exige um profissional que saiba bem as diversas ROTINAS administrativas. Exigindo assim um profissional capaz de atender prontamente com habilidade e competência qualquer departamento da empresa.
Rotina administrativa é formada por vários processos que acontecem de forma sistemática e que requerem conhecimento técnico, científico e domínio de tecnologias.
Conhecimento técnico - é o conhecimento adquirido sobre determinada coisa, bem
específica. Esse conhecimento geralmente não é adquirido em nenhuma instituição, apenas se tem com os anos de experiência.
Conhecimento científico - conhecimento
adquirido academicamente ou através do que
se estudou na escola, cursos etc.
Domínio de tecnologias – está relacionado
ao uso de computadores, tablets, celulares,
smartphones, internet etc.
É necessário também distinguir atividades administrativas das atividades gerenciais, pois as atividades gerenciais constitui um processo que originará as atividades administrativas, ou seja, é para apoio gerencial que existem as atividades administrativas.
TÉCNICA NAS
ROTINAS ADMINISTRATIVAS.
As funções básicas de uma empresa são a função comercial, a função técnica, financeira e pessoal.
Uma técnica administrativa bastante usada é a construção de organogramas, que identificam os departamentos da empresa e os níveis de hierarquia.
Hierarquia é uma ordem baseada na divisão
em níveis de poder ou importância, de
forma que um nível inferior é sempre
subordinado a um nível superior
Documentos referentes as rotinas administrativas.
Os documentos referentes às rotinas administrativas são o manual de rotina e regulamento interno.
Nos manuais de rotina estão descritos quais as normas necessárias para execução de atividades específicas.
Já o regulamento ou regimento interno é um
documento com um conjunto de diretrizes que definem a estrutura organizacional e as políticas da empresa.
Outros documentos que auxiliam as atividades
administrativas são os relatórios que devem expor fatos e ocorrências para esclarecimento, dúvidas ou
informação de problemas e outros documentos
propostos para informações do interesse de um quadro de colaboradores são documentos como a CI (circular interna) e o ofício.
Modelo de relatório
CI – circular interna
Ofício
QUALIDADE NAS
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
A qualidade nos processos administrativos requer métodos, técnicas, normas e até inovações.
Os métodos são utilizados para que as ações nos processos sejam realizadas e atinjam os objetivos propostos.
Já os objetivos nos processos deve ser sempre o valor agregado e por isso, exige-se qualidade total em todos os processos, para isso faz-se necessário a
implantação de metodologias e ferramentas da
qualidade para que as organizações atinjam objetivos, conquiste o cliente e se torne competitiva mesmo em longo prazo.
Para isso, temos algumas ferramentas da qualidade que são de simples aplicação, mas rendem até uma certificação ISO, se forem implantadas com sucesso.
AS EMPRESAS E SEUS DEPARTAMENTOS
As empresas são divididas em
departamentos, nas suas rotinas diárias
os departamentos se comunicam entre
si, para soluções de problemas, e entre
outros assuntos relativos a empresa.
Principais departamentos
Departamento Jurídico
Departamento de Marketing Departamento de Compras Departamento de Vendas
Departamento Administrativo Departamento Operacional
Departamento de Recursos humanos (RH)
OUTRAS ATIVIDADES RELACIONADAS AS
ROTINAS
ADMINISTRATIVAS
Realizar entrega de materiais diversos;
Manter documentos e material organizados;
Controlar a entrega e a saída de materiais;
Controlar registro de frequências de funcionários (ponto);
Inteirar dos serviços dos departamentos da empresa visando orientar e facilitar a função de dados, documentos e outras solicitações dos superiores;
Atuar como responsável fiscalizador pela manutenção da ordem nos ambientes;
Operar equipamentos diversos, tais como: e-mail, fax, máquina de Xerox, projetor multimídia;
Realizar e atender chamadas telefônicas;
Emitir notas fiscais e recibos
Emitir contra-cheques dos funcionários;
Realizar depósitos dos salários
