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of GuardaRELATÓRIO DE ESTÁGIO
Licenciatura em GestãoAna Catarina Cruz dos Santos
R E L A T Ó R I O D E E S T Á G I O
ANA C ATARI NA CR U Z DOS SAN TOS
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADA EM GESTÃO
Dezembro | 2015 Gesp.010.02
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"Deus quer, o Homem sonha e a obra nasce." (Fernando Pessoa)
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Agradecimentos
O meu maior agradecimento é direcionado à minha família, em especial aos meus pais e irmão, por sempre me apoiarem e nunca me deixarem desistir perante as dificuldades.
À Professora Doutora Maria de Fátima David, o meu agradecimento pela disponibilidade e apoio prestado na realização deste relatório de estágio.
Aos funcionários da empresa Luís Pais dos Santos, Lda., especialmente à minha supervisora de estágio, D. Susana Monteiro, e aos restantes funcionários da área administrativa, o meu agradecimento pela ajuda que me deram durante o decorrer do estágio.
A todos os meus amigos e colegas de Escola, que me acompanharam e apoiaram ao longo do percurso académico, o meu eterno reconhecimento.
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Ficha Técnica
Estudante:
Nome: Ana Catarina Cruz dos Santos Curso: Licenciatura em Gestão Número de aluno: 1010838 E-mail: acatarinasantos@sapo.pt
Estabelecimento de ensino:
Instituição: Instituto Politécnico da Guarda (IPG) Escola: Escola Superior de Tecnologia e Gestão (ESTG) Morada: Av. Dr. Francisco Sá Carneiro, 50, 6300-559 Guarda Telefone: +351 271 220 120; Fax: + 351 271 220 150
Orientador: Prof. Doutora Maria de Fátima David
Entidade de Estágio:
Empresa: Luís Pais dos Santos - Construções Públicas, Privadas e Terraplanagens, Lda. Morada: Estrada Municipal, 10, Trigais, 6250-165 Inguias
Telefone: +351 275 456 290; Fax: + 351 275 456 233 E-mail: luispaissantos@sapo.pt
Supervisor: D. Susana Monteiro
Período de Estágio:
Início: 1 de Junho de 2015 Fim: 24 de Agosto de 2015 Duração: 400 horas
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Plano de Estágio
O plano de estágio, definido entre a estagiária e a sua supervisora na empresa Luís Pais dos
Santos - Construções Públicas, Privadas e Terraplanagens, Lda, inclui um conjunto
diversificado de atividades na área administrativa e financeira, nomeadamente: Adaptação à empresa e definição das tarefas a desenvolver;
Práticas de controlo interno;
Gestão dos recursos humanos (controlo de presenças diárias, faltas, férias); Controlo de gastos (diretos - ligados aos custos das empreitadas; e indiretos);
Emissão de faturas e recibos através do programa de faturação T&T, assim como controlo da entrada de faturas dos fornecedores da empresa;
Controlo das contas correntes na empresa;
Realização de pagamentos a fornecedores e colaboradores; Conduta ética e deontológica no exercício profissional.
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Resumo
O presente relatório de estágio tem como objetivo apresentar o trabalho desenvolvido ao longo do estágio curricular na empresa Luís Pais dos Santos – Construções Públicas,
Privadas e Terraplanagens, Lda., durante o período de 1 de junho a 24 de agosto de 2015.
Para cumprimento do referido objetivo, em contexto real de trabalho, foram aplicados alguns dos conhecimentos e competências adquiridas em diversas unidades curriculares da Licenciatura em Gestão da Escola Superior da Tecnologia e Gestão (ESTG) do Instituto Politécnico da Guarda (IPG).
Assim, o relatório de estágio está organizado em três capítulos, os quais precedem uma breve introdução e antecedem uma conclusão que sintetiza o trabalho realizado. No primeiro capítulo faz-se uma breve apresentação da empresa onde foi realizado o estágio curricular, nomeadamente a sua identificação, historial, estrutura organizacional, recursos humanos, clientes, fornecedores, concorrentes e atividade económica dos últimos 5 anos, complementado com a análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) da empresa. No segundo capítulo expõem-se as práticas de controlo interno usualmente executadas nas tarefas inerentes ao departamento administrativo e financeiro da empresa
Luís Pais dos Santos, Lda.. No terceiro capítulo apresentam-se as atividades desenvolvidas
durante o período de estágio nesse mesmo departamento.
Palavras-Chave: Relatório de Estágio, Administração, Gestão, Finanças. JEL Classification: M10 Business Administration
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Índice
Pág. Glossário de Siglas/Acrónimos ix Índice de Figuras x Índice de Gráficos xi Índice de Quadros xi Introdução 1Capítulo 1. A Empresa de Estágio 4
1.1. Identificação da Empresa 5
1.2. Historial da Empresa 6
1.3. Estrutura Organizacional da Empresa 7
1.4. Colaboradores da Empresa 9
1.5. Clientes da Empresa 12
1.6. Fornecedores da Empresa 13
1.7. Concorrentes da Empresa 14
1.8. Atividade Económica da Empresa 15
1.9. Análise SWOT da Empresa 21
Capítulo 2. Práticas de Controlo Interno 25
2.1. Enquadramento 26
2.2. Dívidas a Receber 27
2.3. Dívidas a Pagar 28
2.4. Meios Financeiros Líquidos 29
2.5. Ativos Fixos Tangíveis 30
Capítulo 3. Atividades Desenvolvidas 31
3.1. Programa de Faturação 32
3.2. Imposto sobre o Valor Acrescentado 39
3.3. Outros Impostos 41
viii 3.5. Seguros 45 3.6. Certidões 46 3.7. Registos e Controlos 47 Conclusão 58 Referências Bibliográficas 60 Índice de Anexos 64
ix
Glossário de Siglas/Acrónimos
AM – Auto de Medição
AR – Assembleia da República
AT – Autoridade Tributária e Aduaneira
CAE – Classificação Portuguesa de Atividades Económicas CC – Contabilista Certificado
CIRS – Código do Imposto sobre os Rendimentos de Pessoas Singulares CIVA – Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado
CIUC – Código do Imposto Único de Circulação CSC – Código das Sociedades Comerciais
CTT – Correios e Telecomunicações de Portugal ESTG – Escola Superior da Tecnologia e Gestão
FEPICOP – Federação Portuguesa da Indústria da Construção e Obras Públicas IGCP - Instituto de Gestão da Tesouraria e do Crédito Público
IPG – Instituto Politécnico da Guarda
IRC – Imposto sobre os Rendimentos de Pessoas Coletivas IRS – Imposto sobre os Rendimentos de Pessoas Singulares IUC – Imposto Único de Circulação
IVA – Imposto sobre o Valor Acrescentado LPS – Luís Pais dos Santos, Lda.
MF – Ministério das Finanças
NIB – Número de Identificação Bancária
NIPC – Número de Identificação de Pessoa Coletiva PGDL – Procuradoria-Geral Distrital de Lisboa PME – Pequena e Média Empresa
SAFT - Standard Audit File For Tax SMS – Short Message Service
SWOT – Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats TSU – Taxa Social Única
VAB – Valor Acrescentado Bruto VN – Volume de Negócios
x
Índice de Figuras
Pág.
Figura 1. Localização da Empresa 5
Figura 2. Organigrama da empresa Luís Pais dos Santos, Lda. 8
Figura 3: Requalificação do Jardim do Paixotão em Gouveia 18
Figura 4: Arrelvamento artificial do campo de jogos D. Aurélia de Moura em Vila Nova de Tázem
19
Figura 5: Arranjos exteriores da UBI - Medical Covilhã 19
Figura 6: Execução de parque eólico em Pousafoles Norte 20
Figura 7: Ficha Individual de Cliente 32
Figura 8: Emissão de Fatura 33
Figura 9: Pagamento de Fatura 35
Figura 10: Emissão de Recibo 36
Figura 11: Folha de Caixa 48
Figura 12: Folha de Controlo de Bancos 50
Figura 13: Folha de Registo de Presenças 51
Figura 14: Folha de Registo de Equipamento 52
Figura 15. Folha de Registo de Combustíveis 52
Figura 16. Folha de Registo de Materiais 53
Figura 17. Folha de Registo de Subempretitadas 54
Figura 18. Folha de Registo de Garantias 54
Figura 19. Folha de Registo de Autos 55
xi
Índice de Gráficos
Pág.
Gráfico 1. Colaboradores por grupo etário 10
Gráfico 2. Colaboradores por nível de escolaridade 11
Gráfico 3. Clientes por setor, 2014 12
Gráfico 4. Volume de negócios por tipologia de clientes, 2014 13
Gráfico 5. Volume de negócios da empresa, 2010-2014 16
Gráfico 6. Ativo da empresa, 2010-2014 17
Índice de Quadros
Pág.
Quadro 1. Colaboradores por categoria profissional 11
Quadro 2. Análise SWOT 22
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Introdução
O estágio curricular, previsto no plano curricular da Licenciatura em Gestão da Escola Superior de Tecnologia e Gestão (ESTG) do Instituto Politécnico da Guarda (IPG), foi realizado no departamento administrativo e financeiro da empresa Luís Pais dos Santos –
Construções Públicas, Privadas e Terraplanagens, Lda., durante o período de 1 de junho a
24 de agosto de 2015.
A referida empresa, sedeada em Trigais, freguesia de Inguias, concelho de Belmonte e distrito de Castelo Branco, tem como objeto social o exercício das atividades inerentes à Classificação Portuguesa de Atividades Económicas (CAE): 42990 - Construção de outras obras de engenharia civil (sendo esta a atividade principal da empresa); 41200 - Construção de edifícios (residenciais e não residenciais); 42210 - Construção de redes de transporte de águas, de esgotos e de outros fluidos; e 45200 - Manutenção e reparação de veículos automóveis.
Neste contexto, o presente relatório de estágio tem como objetivo apresentar o trabalho desenvolvido ao longo do período de estágio, evidenciando alguns dos conhecimentos e competências adquiridas em diversas unidades curriculares da Licenciatura em Gestão da ESTG-IPG. Para o efeito, o relatório de estágio está organizado em três capítulos, em que, em paralelo com a descrição das atividades realizadas, se apresentam alguns conceitos teóricos, com vista a fundamentar a prática realizada.
A seguir à presente introdução segue-se o capítulo 1, no qual se efetua a apresentação da empresa onde se realizou o estágio, especificamente a Luís Pais dos Santos, Lda.. Para o efeito, após um breve enquadramento, apresenta-se o seu historial, estrutura organizacional, recursos humanos, clientes, fornecedores, concorrentes e alguns resultados da atividade económica dos últimos 5 anos, complementado com a análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) da empresa.
No capítulo 2 expõem-se as práticas de controlo interno usualmente executadas nas tarefas inerentes ao departamento administrativo e financeiro da empresa Luís Pais dos Santos,
3
Lda., considerando como áreas de aborgadem: dívidas a receber; dívidas a pagar; meios
financeiros líquidos; e ativos fixos tangíveis.
No capítulo 3 apresentam-se as atividades desenvolvidas durante o período de estágio nesse mesmo departamento, as quais constavam do plano de estágio definido entre a estagiária e a sua supervisora na empresa, em concordância com a orientadora na ESTG-IPG.
Por último, apresenta-se uma conclusão, onde será relevada a importância do estágio realizado na empresa Luís Pais dos Santos, Lda., bem como são apresentados alguns anexos, que se consideram relevantes para a compreensão do presente relatório.
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Capítulo 1.
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1.1. Identificação da Empresa
Denominação Social: Luís Pais dos Santos - Construções Públicas, Privadas e
Terraplanagens, Lda.
Data de Constituição: 14 de agosto de 1992 Capital Social (atual): € 125.000,00
Matricula (número): 111/19920814 - Conservatória do Registo Comercial de Belmonte CAE Principal: 42990 – Construção de outras obras de Engenharia Civil
CAE Secundárias: 41200 – Construção de Edifícios (residenciais e não residenciais);
42210 – Construção de redes de transporte de águas, de esgotos e de outros fluidos;
45200 – Manutenção e Reparação de Veículos automóveis
Alvará (número): 18794 – Alvará de Construção
Número de identificação de pessoa coletiva (NIPC): 502849819 Morada: Estrada Municipal, 10, Trigais
Código-Postal: 6250-165 Inguias - Belmonte Telefone: + 351 275456290
Fax: + 351 275456233
E-mail: luispaissantos@sapo.pt
Figura 1: Localização da Empresa
6 A localização da empresa Luís Pais dos Santos, Lda., em Trigais, freguesia de Inguias, concelho de Belmonte e distrito de Castelo Branco, pode visualizar-se na Figura 1.
1.2. Historial da Empresa
A empresa Luís Pais dos Santos, Lda. foi fundada em 14 de agosto de 1992, com a classificação jurídica de sociedade por quotas, ao abrigo do nº 1 do artigo 200º do Código das Sociedades Comerciais (CSC) (PGDL, 2015). A empresa é constituída por dois sócios, Luís Pais dos Santos com uma quota de 80%, sendo este o sócio maioritário, e a sua esposa Filomena Maria Correia Cruz dos Santos com uma quota de 20%.
A empresa foi constituída com um capital social inicial de €50.000, tendo ao longo dos anos efetuado aumentos de capital que contribuíram sucessivamente para o atual capital realizado de €125.000. Estes aumentos foram concretizados através de reservas livres e de entradas dos sócios, na proporção das respetivas quotas, de acordo com o nº 2 do artigo 91º e nº 1 do artigo 92º do CSC (PGDL, 2015), conforme deliberado pelos sócios, no cumprimento do nº 1 do artigo 265º do CSC (PGDL, 2015).
Inicialmente, a empresa tinha como atividades principais a movimentação de terras, construção de arruamentos, vias de comunicação, saneamento básico, edifícios e urbanizações, em geral. Atualmente, a empresa tem como objeto social o exercício das atividades inerentes às CAE: 42990 - Construção de outras obras de engenharia civil; 41200 - Construção de edifícios (residenciais e não residenciais); 42210 - Construção de redes de transporte de águas, de esgotos e de outros fluidos; e 45200 - Manutenção e reparação de veículos automóveis.
Assim, a empresa apresenta-se no mercado como uma empresa prestadora de serviços de qualidade na área da construção, disponibilizando para isso equipamentos e mão de obra especializada, bem como soluções adaptadas às necessidades dos seus clientes, realizando o planeamento da obra, disponibilizando os materiais e prestando o serviço adequado à satisfação dos clientes.
7 Em 2010 a empresa foi certificada como pequena e média empresa (PME) Líder, o que lhe conferiu uma melhor reputação e lhe possibilitou melhores condições de acesso a produtos financeiros. A empresa tem como objetivos estratégicos:
Atrair novos clientes, realizando trabalhos mais diversificados, não só através da construção, como também através da reabilitação;
Aumentar o seu volume de negócios;
Diversificar os serviços prestados, realizando ações de formação, de modo a que os trabalhadores fiquem aptos à realização de trabalhos especializados;
Atingir uma estrutura financeira equilibrada;
Ser uma empresa reconhecida, através do prémio de PME Líder e através da qualidade dos serviços prestados.
Neste sentido, a missão da empresa Luís Pais dos Santos, Lda. centra-se em:
“Prestar serviços de Qualidade de modo a cumprir as exigências do cliente e a
garantir a sua maior satisfação.” (LPS, 2015a: 2).
Como refere Freire (1997), a missão traduz os ideias e orientações globais da empresa e visa congregar os esforços de todos os seus colaboradores na prossecução dos objetivos gerais.
Como visão, a empresa Luís Pais dos Santos, Lda. tem:
“Ser considerada uma empresa de referência e ser reconhecida por prestar
serviços de excelência.” (LPS, 2015a: 2).
Segundo Reis (2008), a visão é um resumo das intenções e aspirações da organização, servindo de fator motivador para todos os seus colaboradores.
1.3. Estrutura Organizacional da Empresa
A estrutura organizacional da empresa Luís Pais dos Santos, Lda. pode visualizar-se na
Figura 2, destacando-se a existência de, para além da Administração, cinco
departamentos: manutenção; técnico; produção; administrativo e financeiro; e planeamento.
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Administração Luís Pais dos
Santos MANUTENÇÂO
Agostinho Martinho Monteiro
TÉCNICO José Urbano Tibério
PRODUÇÃO Luís Manuel Reis Pinto CONTABILIDADE Mário Carvalho Afonso (externo)
ADMINISTRATIVA/FINANCEIRA Susana Margarida D. T. Monteiro
PLANEAMENTO José Urbano Tibério
CONSTRUÇÃO MECÂNICA OBRAS PUBLICAS
C CIVIL GERAL
Figura 2. Organigrama da empresa Luís Pais dos Santos, Lda.
Fonte: Elaboração própria, com base em informação disponibilizada pela empresa.
Em termos funcionais, pode especificar-se o seguinte:
Administração – composta pelo sócio gerente Luís Pais dos Santos, tem como função supervisionar e controlar todos os outros departamentos, assim como reunir com clientes, fornecedores, entidades bancárias, entre outras partes interessadas da empresa;
Departamento de Manutenção – tem como responsável o Sr. Agostinho Monteiro, a quem cabe a verificação e manutenção de todos os veículos e máquinas pertencentes à empresa, nomeadamente a inspeção das máquinas antes de entrarem em obra;
Departamento Técnico – tem como responsável o Eng.º José Tibério, a quem cabe o acompanhamento e orientação das obras e a realização de medições para realização dos autos de medição. Cabe também a este departamento todas as funções relacionadas com a higiene, saúde e segurança no trabalho, bem como as
9 acções de formação a realizar e o controlo e disponibilização de ferramentas adequadas para a realização dos trabalhos;
Departamento de Produção – tem como responsável o Sr. Luís Pinto, a quem cabe cumprir e fazer cumprir as ordens vindas do departamento técnico, assim com também supervisionar a realização das obras. Este departamento tem duas seções: construção (obras públicas e construção civil, em geral) e mecânica;
Departamento Administrativo e Financeiro – tem como responsável a D. Susana
Monteiro, a quem cabe efetuar o controlo das entradas e saídas de dinheiro, o controlo de gastos, o controlo dos recursos humanos (presenças, faltas, férias), assim como o atendimento geral. As tarefas relacionadas com a contabilidade são realizadas externamente pelo Contabilista Certificado (CC), Dr. Mário Afonso; Departamento de Planeamento – tem como responsável o Eng.º José Tibério, a
quem cabe a realização dos planos das obras a executar, bem como a realização da planta ou projeto da obra e o orçamento previsto das mesmas.
1.4. Colaboradores da Empresa
Os recursos humanos constituem o bem mais precioso de uma empresa. Como a empresa
Luís Pais dos Santos, Lda. é uma empresa de construção civil, a mesma necessita de ter
pessoas para desempenhar as tarefas necessárias à execução das obras, pois as máquinas não fazem o trabalho sozinhas, devendo ter alguém a monitorizá-las. Assim, têm de se motivar os colaboradores da empresa, de forma a conseguir-se o maior rendimento possível, em resultado da sua satisfação.
Nestes termos, a empresa Luís Pais dos Santos, Lda. motiva os seus colaboradores através de uma remuneração que satisfaz os seus anseios e que está de acordo com as respetivas funções. Adicionalmente, a empresa também motiva os colaboradores através da realização de eventos (jantar de Natal, sardinhada no Sº João, entre outros), uma vez que os colaboradores devem ter momentos de lazer e de convívio, para descontraírem e se conhecerem, pois se houver uma boa relação entre eles, os mesmos irão ser mais produtivos para a empresa.
10 A empresa Luís Pais dos Santos, Lda. é composta atualmente por 17 funcionários, com idades compreendidas entre 21 e 63 anos, sendo que a maioria se encontra no grupo etário dos 31-35 anos, correspondendo a 23,53% dos colaboradores, seguindo-se os grupos etários dos 36-40 e 51-55 anos, ambos com 17,65% (Gráfico 1). Com uma representação de 11,76% encontram-se os grupos etários dos 46-50 anos e dos 56-60 anos e com apenas 5,88% encontram-se os grupos etários dos 21-25, 26-30 e 61-63 anos.
Gráfico 1. Colaboradores por grupo etário
Fonte: Elaboração própria, com base em informação disponibilizada pela empresa.
Os colaboradores da Luís Pais dos Santos, Lda. encontram-se divididos por diversas categorias profissionais, como se observa no Quadro 1. A categoria profissional com maior número de colaboradores é a de «servente» (5 colaboradores, perfazendo 29,4% do total), seguida da categoria profissional de «Condutor/Manobrador de Equipamentos» (4 colaboradores, perfazendo 23,5% do total). As restantes 8 categorias apresentam, individualmente, apenas 1 colaborador.
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Quadro 1. Colaboradores por categoria profissional Profissão Nº de Funcionários
Diretor Geral / Sócio Gerente 1
Técnico de Obras de Grau III (Eng.º) 1
Escriturário de 3.ª (Esc.) 1
Encarregado de 1.ª (CC) 1
Condutor Manobrador de Equipamentos 4
Mecânico 1
Pedreiro de 2.ª (CC) 1
Carpinteiro de Limpos de 2.ª (CC) 1
Jardineiro 1
Servente 5
Fonte: Elaboração própria, com base em informação disponibilizada pela empresa.
Por outro lado, os colaboradores da Luís Pais dos Santos, Lda. também possuem diferentes habilitações académicas, sendo que 5 colaboradores possuem o 4º ano de escolaridade e outros 5 têm o 9º ano de escolaridade (correspondendo, individualmente, a 29,4% do total), sendo estas habilitações académicas as mais frequentes na empresa (Gráfico 2). Os graus académicos a seguir representados são o 6º ano de escolaridade e o 12º ano de escolaridade, cada um com 3 funcionários. Por fim, apenas um colaborador da empresa possui um curso superior, o qual dirige os departamentos técnico e de planeamento.
Gráfico 2. Colaboradores por nível de escolaridade
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1.5. Clientes da Empresa
Alguns dos trabalhos realizados pela empresa Luís Pais dos Santos, Lda. resultam da adjudicação por concurso público. O Gráfico 3 evidencia que 17% dos clientes da empresa pertencem ao setor público, enquanto os restantes 83% correspondem ao setor privado. Os principais clientes do setor público são: município de Almeida; município de Belmonte; município de Gouveia; município de Sabugal; e Universidade da Beira Interior.
Gráfico 3. Clientes por setor, 2014
Fonte: Elaboração própria, com base em informação disponibilizada pela empresa.
Quanto ao setor privado, os principais clientes são as seguintes empresas/entidades: Barata e Marcelino - Engenharia Energética, S.A. (sede em Coimbra e delegação em Castelo Branco); Helenos, S.A. (sede na Figueira da Foz); MRN- Gestão Integral Rodoviária, S.A. (sede em Lisboa); Silva & Vinha, S.A. (sede em Penafiel); e Ribeiro Mateus e Santos - Engenharia e Construção, Lda. (sede em Trigais-Inguias).
Contudo, apesar de a empresa Luís Pais dos Santos, Lda. ter mais clientes privados não significa que o volume de negócios com os mesmos seja superior ao volume de negócios com os clientes do setor público. De facto, os clientes do setor privado contribuem apenas com 39% para o total do volume de negócios da empresa, enquanto os clientes do setor público contribuem com 61% (Gráfico 4).
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Gráfico 4. Volume de negócios por tipologia de clientes, 2014
Fonte: Elaboração própria, com base em informação disponibilizada pela empresa.
Assim, apesar de a empresa ter uma elevada percentagem de clientes do setor privado, verifica-se que não são estes que geram o maior volume de negócios da empresa, mas sim os clientes do setor público.
1.6. Fornecedores da Empresa
Os principais fornecefores da empresa Luís Pais dos Santos, Lda. são:
Agrepor Agregados – Extracção de Inertes, S.A. (sede em Lisboa e pedreira em Canas de Senhorim), fornece areia e pedra britada;
Britabloco - Fabrico de Britas e Blocos, Lda. (sede em Vale Formoso – Covilhã), fornece areia e pedra britada;
Neves, Oliveira & Filhos, S.A. (sede em Leiria), fornece manilhas, anéis e saneamento, cúpula, lancil e guia, sarjetas, rede pública, bocas de aterro, canalete, tampas, esteios, fugas, blocos, pavimento em betão, marco ventosa, fichas técnicas, galerias / estações elevatórias, descarga fundo e muro boca aterro;
Polimagra – Granitos, S.A. (sede em Moimenta da Beira), fornece mármores e rochas similares;
14 Canoliva - Equipamento Técnico de Canalização e Representações, Lda. (sede em
Oliveira do Hospital), fornece todo o tipo de mercadorias para águas residuais, pluviais e potáveis;
António Gaspar Pinto, Lda. (sede em Inguias - Belmonte), fornece materiais de bricolage, equipamentos sanitários, ladrilhos e materiais similares;
Saneabi – Saneamento e Águas da Beira Interior, S.A. (sede em Castelo Branco), fornece materiais para construção civil, obras públicas, águas e saneamento;
Tintas Varmol, Lda. (sede em Trancoso), presta serviços de carpintaria e pintura, bem como fornece materiais de construção;
Desinfestex 2000 - Desinfestação, Lda. (sede na Guarda), fornece serviços de proteção ambiental;
Hidropaisagem – Espaços Verdes, Lda. (sede no Fundão), executa projetos e faz manutenção de espaços verdes e de culturas de plantas e flores, bem como fornece plantas e flores;
Covipneus, Lda. (sede no Fundão e filial na Guarda), fornece serviços de pneus e mecânica para os veículos; e
Matalúrgica do Fundão, Lda. (sede no Fundão), vende materiais para reparação automóvel, presta serviços de mecânica para os veículos e vende automóveis novos e usados.
1.7. Concorrentes da Empresa
A empresa Luís Pais dos Santos, Lda. possui concorrentes diretos e concorrentes indiretos. Os concorrentes diretos são as outras empresas de construção civil. Em Portugal existe um elevado número de empresas neste ramo de atividade, pelo que, devido à diminuição de obras por força da crise instalada em Portugal, se verifica uma feroz concorrência entre as mesmas. Algumas das empresas que se destacam neste ramo, especificamente por serem as 10 maiores Construtoras a nível nacional, são: Mota-Engil; Teixeira Duarte; Soares da Costa; Zagope; Somague; Opway; Edifer; MSF; MonteAdriano; e Conduril1.
1
15 Os principais concorrentes indiretos são as empresas que constroem casas modulares, pois estas casas exigem um menor tempo de execução, têm um design inovador e moderno, podem ser construídas de acordo com os gostos pessoais de cada cliente e podem ser alteradas quando o cliente quiser, uma vez que, se o cliente quiser aumentar a casa basta comprar mais um módulo, com as medidas que pretende e a um preço mais acessível do que a construção de uma casa em betão. Contudo, as casas modulares possuem uma menor resistência que as casas em betão.
Neste sentido, é importante conhecer a tendência de evolução do setor da Construção, por contribuir bastante para o desenvolvimento global. Assim, a conjuntura do setor da Construção no primeiro semestre de 2015 foi marcada pela inversão da tendência recessiva num conjunto importante de indicadores que medem a evolução da procura, da produção e do emprego (FEPICOP, 2015). Com efeito, o investimento em Construção e o Valor Acrescentado Bruto (VAB) do Setor registaram, neste semestre, o primeiro crescimento desde 2007, com um acréscimo, em termos homólogos, de 4,7% e 4,6%, respetivamente (FEPICOP, 2015). De facto, a opinião dos empresários quanto à evolução do Setor no final do 1º semestre de 2015 revelou um aumento de 16,3% do Indicador de Confiança, de 13,3% do Nível de Atividade, de 37,5% da Carteira de Encomendas e de 4,0% da Situação Financeira, em termos homólogos (FEPICOP, 2015).
1.8. Atividade Económica da Empresa
O Volume de Negócios (VN) da empresa Luís Pais dos Santos, Lda. foi variável ao longo do período 2010-2014, pese embora se registe uma significativa recuperação em 2012, face ao decréscimo de 2011 (Gráfico 5). Como se pode observar, houve uma grande diminuição do volume de negócios em 2011, de aproximadamente €235.000, devido à crise que afetou de forma significativa o setor de construção civil em Portugal, o que fez com a empresa passasse uma fase menos positiva. Contudo, a empresa conseguiu recuperar em 2012 o seu nível de atividade para valores superiores aos registados em 2010, não obstante a quebra registada em 2014.
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Gráfico 5. Volume de negócios da empresa, 2010-2014
Fonte: Adaptado de LPS (2011, ,2012, 2013, 2014, 2015b).
No que se refere ao Ativo, constituído pelos bens e direitos da empresa num determinado momento, sendo estes divididos em ativos correntes (aqueles que podem ser convertidos em dinheiro no curto prazo) e não correntes (aqueles que podem ser convertidos em dinheiro no médio / longo prazo), verifica-se que o mesmo tem registado oscilações ao longo dos cinco anos em referência.
O ano de 2010 foi aquele em que a empresa Luís Pais dos Santos, Lda. apresentou um maior valor de ativos, passando a barreira de €1.000.000, não voltando nos quatro anos seguintes a conseguir atingir esse valor (Gráfico 6). De 2010 para 2011 houve uma grande diminuição do valor do ativo em quase €300.000, aumentando no ano seguinte cerca de €68.000, mas voltando a diminuir no ano seguinte cerca de €120.000 e a aumentar cerca de €61.000 em 2014, em consequência direta da rubrica de dívidas de clientes e de inventários.
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Gráfico 6. Ativo da empresa, 2010-2014
Fonte: Adaptado de LPS (2011, ,2012, 2013, 2014, 2015b).
Para a realidade exposta contribuíram de forma significativa a tipologia de obras realizadas pela empresa Luís Pais dos Santos, Lda.. As principais empreitadas de obras públicas no período 2010-2014 foram:
Construção do Centro de Dia de Colmeal da Torre - Câmara Municipal de Belmonte (Valor: €248.315,26);
Repavimentação da Aldeia Histórica de Sortelha - Câmara Municipal do Sabugal (Valor: €109.438,25);
Pavimentação do Bairro da Fonte Mestre em Soito - Câmara Municipal do Sabugal (Valor: €113,431,18);
Abastecimento de Água a Cardeal e Poucafarinha - Câmara Municipal do Sabugal (Valor: €131.510,56);
Construção da Praia Fluvial do Sabugal - Câmara Municipal do Sabugal (Valor: €94.647,87);
Abastecimento de Água e Saneamento a Pousafoles do Bispo - Município de Sabugal (Valor: €356.140,75);
Pavimentação de Arruamentos em Malcata - Município de Sabugal; Pavimentação de Arruamentos em Pousafoles do Bispo - Município de Sabugal (Valor: €111.059,70);
18 Abastecimento de Água e Saneamento ao Terreiro das Bruxas e Moita - Município
de Sabugal (Valor: €610.427,21);
Construção do Pavilhão Multiusos da Lageosa da Raia - Freguesia da Lageosa da Raia (Valor: €195.695,20);
Condutas Adutoras e Emissários em Sabugal/Aguiar da Beira/Oliveira do Hospital - Águas do Zêzere e Côa (Valor: €499.621,00);
Requalificação Ambiental do Jardim do Paixotão – Município de Gouveia (Valor: €315.547,16), conforme Figura 3;
Execução das redes de água e saneamento de Ozendo – Município do Sabugal (Valor: €402.821,13);
Arrelvamento artificial do campo de jogos D. Aurélia de Moura em Vila Nova de Tázem - Município de Gouveia (Valor: €233.098,00), conforme Figura 4;
Campo de Futebol de Pedrógão de S. Pedro em Relva Sintética - Município de Penamacor (Valor: €124.885,08);
Requalificação Urbana da Rua Pedro Álvares Cabral, em Belmonte - Município de Belmonte (Valor: €152.443,64);
Arranjos Exteriores da UBI - Medical Covilhã – Universidade da Beira Interior, conforme Figura 5.
Figura 3: Requalificação do Jardim do Paixotão em Gouveia
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Figura 4: Arrelvamento artificial do campo de jogos D. Aurélia de Moura em Vila Nova de Tázem
Fonte: Elaboração própria. Fonte: Elaboração própria
Figura 5: Arranjos exteriores da UBI - Medical Covilhã
20 Em relação às empreitadas de particulares, também existiram algumas ao longo do período 2010-2014 que, pela sua dimensão, importa referenciar:
Execução de parque eólico e vala de cabos em Pousafoles Sul – DST, Domingos de Silva Teixeira, SA (Valor: €183.691,04);
Execução de parque eólico da Raia 2 – DST, Domingos de Silva Teixeira, SA (Valor: €280.585,82);
Execução de parque eólico e vala de cabos em Pousafoles Norte – DST, Domingos de Silva Teixeira, SA (Valor: €249.049,14), conforme Figura 6;
Trabalhos de limpeza, desmatação e conservação na A23 - Zona Centro (troço Fratel / Soalheira) - MRN - Manutenção de Rodovias Nacionais, SA (Valor: €117.930,00).
Figura 6: Execução de parque eólico em Pousafoles Norte
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1.9. Análise SWOT
Apesar de a empresa Luís Pais dos Santos, Lda. não possuir uma análise SWOT estruturada, entendeu-se que seria útil elaborar uma, a qual poderá servir de apoio à gestão estratégica da empresa. A este propósito refira-se que, o termo SWOT é um acrónimo das palavras “Strenghts” (Forças ou pontos fortes), “Weaknesses”(Fraquezas ou pontos fracos), “Opportunities” (Oportunidades) e “Threats” (Ameaças).
A análise SWOT divide-se em duas partes: o ambiente interno da empresa (forças e fraquezas); e o ambiente externo da empresa (oportunidades e ameaças). O ambiente interno é aquele que pode ser controlado pela empresa, sendo, por isso, diretamente sensível às estratégias formuladas pela mesma. O ambiente externo está fora do controlo da empresa, pelo que, o mesmo, age de maneira homogénea sobre todas as empresas e entidades que atuam no mesmo mercado e na mesma área.
Neste contexto, Kotler e Armstrong (2010) consideram que a matriz SWOT possui:
• Variáveis internas, que permitem a identificação das fraquezas, ou seja, os pontos fracos que são as vulnerabilidades, sobre as quais é preciso atuar e mesmo minimizar os seus efeitos; e as forças, ou seja, os pontos fortes onde a competência e o desempenho da organização podem incrementar o seu nível; • Variáveis externas, que permitem a identificação das ameaças, ou seja, os fatores
negativos que podem destabilizar a situação da organização e podem potenciar uma ameaça ou desperdiçar uma oportunidade; e as oportunidades, ou seja, os fatores positivos que podem apresentar condições para a melhoria do desempenho da organização ou para combater uma ameaça.
A matriz SWOT da empresa Luís Pais dos Santos, Lda. pode observar-se no Quadro 2, no qual se refletem as forças ou pontos fortes, as fraquezas ou pontos fracos, as oportunidades e as ameaças.
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Quadro 2. Análise SWOT
Forças Fraquezas
Mão de obra especializada Recursos financeiros limitados
Equipas de trabalho consolidadas Prazo de pagamento a fornecedores
Respeito pelo meio ambiente Saturação do mercado nacional
Ser PME Líder Distanciamento dos centros urbanos
Oportunidades Ameaças
Desenvolvimento de parcerias Crise económica
Novos mercados fora da Europa Decréscimo do mercado
Proximidade do mercado ibérico Concorrência elevada
PME Investe Excesso de regulamentação
Fonte: Elaboração própria.
Como fatores internos da empresa Luís Pais dos Santos, Lda. indicam-se as suas «Forças», ou seja, os pontos fortes em relação aos seus principais concorrentes, nomeadamente:
Mão de obra especializada - os colaboradores estão na empresa há vários anos, tendo um Know-how que lhe advém da experiência profissional;
Equipas de trabalho consolidadas - os colaboradores desempenham a sua atividade tendo em consideração as caraterísticas, capacidades e nível de formação de cada elemento, dedicando o seu tempo de acordo com as necessidades da atividade; Respeito pelo meio ambiente - a empresa preocupa-se com a preservação do meio
ambiente e como tal, nas suas empreitadas, utiliza procedimentos sustentados em matéria ambiental;
Ser PME Líder - a empresa possui um carácter diferenciador face às suas concorrentes, conferido pelo título de PME Lider.
Como fatores internos da empresa Luís Pais dos Santos, Lda. indicam-se as suas «Fraquezas», isto é, os pontos fracos face aos seus principais concorrentes, especificamente:
Recursos financeiros limitados - a atividade necessita de financiamentos, que, devido à situação nacional e internacional, são cada vez mais difíceis de obter junto
23 das Instituições de Crédito. Assim, é necessário o aumento dos capitais próprios, como já aconteceu no passado;
Prazo de pagamento a fornecedores – a empresa tem dificuldade em cumprir o prazo de pagamento a fornecedores, uma vez que os seus principais clientes são entidades públicas, as quais, apesar de pagarem sempre as suas dívidas, não o fazem atempadamente. Por conseguinte, a situação pretendida pela empresa seria que o seu Prazo médio de pagamentos fosse superior ao Prazo médio de recebimentos;
Saturação do mercado nacional - a empresa confronta-se com a saturação do mercado nacional em termos de empreitadas, quer públicas, quer privadas. Assim, é necessário diversificar para outros mercados;
Distanciamento dos centros urbanos – a empresa encontra-se distante dos grandes centros urbanos, verificando-se um aumento dos gastos na execução de empreitadas fora da área de abrangência regional. Assim, é necessário dinamizar parcerias com empresas localizadas próximo dos centros urbanos.
Por oposição, como fatores externos da empresa indicam-se as respetivas «Oportunidades», ou seja, os aspetos positivos relativamente ao mercado em que a mesma opera, em concreto:
Desenvolvimento de parcerias – face à necessidade de satisfazer os clientes dos centros urbanos, a empresa pode celebrar acordos com parceiros que lhe permitam dinamizar a atividade;
Novos mercados fora da Europa - existem novas oportunidades de negócio fora do mercado europeu, nomeadamente os mercados dos Países de Língua Oficial Portuguesa e do Brasil, os quais pela sua dimensão podem facilitar a introdução da empresa;
Proximidade do mercado ibérico - tendo em consideração a boa localização da empresa, em termos de proximidade com o mercado ibérico, existem novas oportunidades de negócio, podendo expandir-se e ir de encontro às necessidades existentes nesse novo mercado;
PME Invest – esta oportunidade possibilida condições mais favoráveis no acesso ao crédito para desenvolvimento dos negócios da empresa, enquanto PME.
24 Como fatores externos da empresa também se indicam as «Ameaças», ou seja, os aspetos negativos relativamente ao mercado em que a mesma se posiciona, como sejam:
Crise económica – a diminuição do poder de compra dos clientes privados e a falta de recuros públicos para realizar investimentos em obras públicas pode afetar de forma significativa a empresa;
Decréscimo do mercado – a diminuição do número de empreitadas a realizar pode condicionar a atividade da empresa, devendo por isso oferecer novos produtos/serviços, como por exemplo a construção de casas modulares;
Concorrência elevada – a existência de uma elevada concorrência no setor da construção e obras públicas condiciona a atividade da empresa, obrigando-a a diferenciar-se dos seus concorrentes;
Excesso de regulamentação - a regulamentação excessiva dificulta a realização das empreitadas, muitas vezes, em tempo útil.
Nestes termos, a empresa Luís Pais dos Santos, Lda. atua num mercado cada vez mais globalizado e competitivo, em paralelo com clientes cada vez mais exigentes e informados, que a obrigam a diversificar a oferta de produtos/serviços prestados e a diferenciar-se positivamente dos seus concorrentes.
25
Capítulo 2.
Práticas de Controlo
Interno
26
2.1. Enquadramento
De acordo com Baptista da Costa (2014: 223), nenhuma empresa ou entidade, por mais pequena que seja:
“(…) pode exercer a sua atividade operacional sem ter implementado um sistema de controlo interno, ainda que rudimentar.”.
Sendo que, a Directriz de Revisão de Auditoria 410 (OROC, 2010), considera que o controlo interno:
“Significa todas as políticas e procedimentos (controlos internos) adoptados pela gestão de uma entidade que contribuam para a obtenção dos objectivos da gestão de assegurar, tanto quanto praticável, a condução ordenada e eficiente do seu negócio, incluindo a aderência às politicas da gestão, a salvaguarda de activos, a prevenção e detecção de fraude e erros, o rigor e a plenitude dos registos contabilísticos, o cumprimento das leis e regulamentos e a preparação tempestiva de informação credível.”.
Nestes termos, o controlo interno é uma forma de organização que pressupõe a existência de um plano e de sistemas organizados de forma a prevenir a ocorrência de erros e irregularidades ou a minimizar as suas consequências e a maximizar o desempenho da empresa/entidade no qual se insere (Ramos, 2011). Por conseguinte, Morais e Martins (2013) consideram que um sistema de controlo interno tende a garantir:
A salvaguarda dos ativos da empresa;
A exatidão e a veracidade dos registos contabilísticos e das demonstrações financeiras;
A execução de planos e politicas superiormente definidos; A eficácia da gestão e a qualidade da informação;
A utilização económica e eficiente dos recursos.
Assim, o controlo interno é um processo (David, 2009), desenhado para dar uma segurança razoável a uma organização de forma a atingir os seus objetivos de:
Eficácia e eficiência das operações; Fiabilidade da informação financeira;
27 Cumprimento das leis e de regulamentos aplicáveis.
Para tal, devem existir alguns procedimentos de forma a minimizar as fraudes, erros e riscos desnecessários para a sobrevivência da empresa/entidade, nomeadamente, como refere Baptista da Costa (2014):
Plano de organização que proporcione algumas responsabilidades funcionais; Sistema de autorização e procedimentos de registos;
Práticas coerentes para cada departamento;
A existência de pessoal conciliável com as suas responsabilidades.
Em relação à empresa Luís Pais dos Santos, Lda., o sistema de controlo interno, pese embora não possua uma estrutura formal, compreende alguns procedimentos relativos a: dívidas a receber; dívidas a pagar; meios financeiros líquidos; e ativos fixos tangíveis.
2.2 Dívidas a Receber
Na empresa Luís Pais dos Santos, Lda. realiza-se a decomposição dos saldos das contas correntes de clientes, elaborando-se mensalmente um Balancete por antiguidades das dívidas, o que permite:
Detetar os clientes que se vão atrasando nos pagamentos; Planear o fluxo de recebimentos a curto prazo;
Fornecer informação importante para a determinação das dívidas de cobrança duvidosa e, consequentemente, cálculo das perdas por imparidade;
Periodicamente, por exemplo, trimestralmente, são enviados aos clientes pedidos de confirmação de saldos.
Assim, as práticas de controlo interno relativas à antiguidade dos saldos dos clientes e outros devedores estão diretamente relacionadas com a análise periódica dos saldos de cada cliente. Paralelamente, no âmbito das operações relacionadas com as vendas e a prestação de serviços, importa, segundo David (2009), entre outros procedimentos:
28 Verificar se os valores registados nas contas de Vendas e Serviços Prestados
correspondem ao exercício económico;
Verificar se nas contas de Vendas e Serviços Prestados estão incluídos todos os valores realizados no exercício económico e se foram registados os gastos e perdas correspondentes;
Verificar se as operações com Vendas e Serviços Prestados estão devidamente classificadas e refletidas na Demonstração de Resultados (por natureza);
Verificar se os critérios seguidos para registar as Vendas e Serviços Prestados estão de acordo com os pressupostos e caraterísticas qualitativas das demonstrações financeiras.
2.3. Dívidas a Pagar
Na empresa Luís Pais dos Santos, Lda. realiza-se a decomposição dos saldos das contas correntes de fornecedores, elaborando-se mensalmente um Balancete por antiguidades das dívidas, o que permite:
Adequada segregação de funções entre quem contabiliza, efetua os pagamentos e aprova a obtenção de crédito;
Periodicamente, fazer a reconciliação entre os extratos de conta corrente dos fornecedores com as respetivas contas da empresa;
Periodicamente, testar a periodicidade dos encargos financeiros;
Elaborar um processo de pagamentos por cada fatura/fatura-recibo, que contenha toda a documentação que justifique o respetivo pagamento e contenha as autorizações inerentes.
Por conseguinte, as práticas de controlo interno relativas às dívidas a pagar, ou seja às dívidas a fornecedores e outros credores, prendem-se, de acordo com David (2009), com:
Elaborar um processo de pagamento por cada fatura/fatura-recibo, contendo toda a documentação necessária;
Efetuar a conferência de contas correntes, devendo ser solicitado a todos os fornecedores o envio do extrato de conta corrente;
29 Inutilizar toda a documentação de dívida aquando do pagamento, como forma de se
evitarem as duplicações de pagamento (David, 2009).
2.4. Meios Financeiros Líquidos
Os meios financeiros líquidos estão divididos em: Caixa; Depósitos à ordem; Outros depósitos bancários; e Outros instrumentos financeiros. Para além do controlo diário do movimento de Caixa, o outro procedimento de controlo interno mais utilizado é a realização mensal de reconciliações bancárias, de forma a confirmar se:
Pagamentos a fornecedores foram efetuados através dos bancos, ou de cartões de débito e/ou crédito;
Existiram depósitos integrais dos recebimentos;
Existem cheques pendentes de levantamento, para que posteriormente se possa contactar o beneficiário e caso este procedimento não resulte procede-se ao respetivo estorno e instruir o banco no sentido de não proceder ao seu pagamento. Nesta última situação, se o beneficiário do cheque vier mais tarde a reclamar o seu recebimento, emitir-se-á um novo cheque.
Por conseguinte, as práticas de controlo interno relativas aos meios financeiros líquidos, prendem-se, em conformidade com o proposto por David (2009), com:
Constituição de um «fundo fixo de caixa», de valor reduzido para fazer face a pagamentos de pequeno montante, o qual é reposto periodicamente e sempre no último dia de cada mês;
Pagamentos devem efetuar-se através de cheques, débitos diretos em conta e cartões de débito e/ou crédito;
Emissão de cheques deve estar a cargo de um dos dirigentes o qual deve manter um arquivo (cópia) de cada cheque emitido;
Para as despesas fixas mensais podem efetuar-se ordens permanentes de pagamento: (exemplos: água, eletricidade, telefone, entre outros);
30
2.5. Ativos Fixos Tangíveis
Na empresa Luís Pais dos Santos, Lda., os ativos fixos tangíveis requerem a confirmação de aspetos básicos do controlo interno, como:
Processamento da compra de forma adequada (pedido de compra; pesquisa do fornecedor; forma de financiamento; emissão da ordem de compra/celebração de contrato; instalação do equipamento;
Receção dos ativos fixos tangíveis, na qual se procede à confirmação da quantidade e qualidade do bem recepcionado, bem como à conferência da fatura do fornecedor (conferir os dados da fatura com os documentos emitidos anteriormente);
Verificar se existe necessidade de situações especiais (seguros, formação, entre outros);
Existência de fichas individuais dos ativos fixos tangíveis, as quais são mantidas permanentemente atualizadas;
Efetuar a verificação física dos ativos fixos tangíveis e a sua operacionalidade, conferindo com os registos, para que se proceda às regularizações a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.
Deste modo, segundo David (2009), as práticas de controlo interno devem procurar satisfazer, entre outros, os seguintes aspetos:
Existência de um adequado sistema de iniciação, autorização, controlo contabilístico e financeiro dos ativos fixos tangíveis;
Manutenção de uma adequada cobertura de seguro sobre os ativos fixos tangíveis; Confirmação periódica da titularidade dos ativos fixos tangíveis;
Salvaguarda de documentos relativos a ativos intangíveis, como sejam contratos de trespasse, alvarás, licenças e marcas;
Definição das situações que justificam os abates de ativos fixos tangíveis, isto é, que situação, quem os autorizou, que documentos utilizar para a justificação.
31
Capítulo 3.
32
3.1. Programa de Faturação
O software de gestão utilizado na empresa Luís Pais dos Santos, Lda. é o programa de faturação T&T, o qual permite criar uma ficha individual por cada cliente ou fornecedor, controlar as dívidas para com os fornecedores e as dívidas dos clientes, saber qual o montante em dívida, assim como quando é o vencimento das faturas, para além de saber o valor faturado mensalmente ou anualmente.
Fichas de Clientes e Fornecedores
Quando a empresa Luís Pais dos Santos, Lda. começa a trabalhar com um novo cliente ou com um novo fornecedor cria-se no programa T&T uma ficha individual, onde se encontram todos os dados relativos ao cliente ou fornecedor, como por exemplo: nome/designação, NIPC, contactos, e-mail, condições de pagamento, entre outras informações (Figura 7).
Figura 7: Ficha Individual de Cliente
33 A ficha individual de cliente ou fornecedor é bastante útil para a empresa e facilita o controlo dessas entidades. Assim, caso haja alguma dúvida sobre como contactá-los ou qualquer outra informação adicional, basta ir ao programa e abrir a ficha do respetivo cliente ou fornecedor. Estas fichas estão todas em formato digital, logo não é necessário a sua impressão o que contribui favoravelmente para a preservação do meio ambiente.
Emissão de Faturas a Clientes
A maior parte das faturas emitidas pela empresa Luís Pais dos Santos, Lda. ocorre após a receção do Auto de Medição (AM) efetuado pelo cliente, com exceção de obras com pequena duração, em que o AM não é necessário. No AM aparece o valor e a quantidade de obra realizada num determinado período de tempo, sendo que os clientes enviam os AM mensalmente para se poder proceder à respetiva faturação.
Quando se emite uma fatura seleciona-se o cliente e o artigo. Por norma, cria-se uma referência por obra realizada, mas se não for a primeira fatura referente a essa obra basta selecionar a referência e irá aparecer toda a informação necessária sobre a obra, sendo apenas necessário acrescentar à frente da designação o número do AM. Caso ainda não tenha sido realizada nenhuma fatura referente a essa obra, tem de se criar um novo artigo, com uma nova referência, sua designação e taxa de Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) a que está sujeita, conforme se pode observar na Figura 8 .
Figura 8: Emissão de Fatura
34 Quando se emite uma fatura tem de se ter em atenção qual a taxa de IVA a aplicar. Quando se trata de municípios, o IVA é à taxa reduzida (6%), se for um cliente particular o IVA é à taxa normal (23%), se o cliente for uma empresa tem de se ter em atenção o que é que está a ser faturado, pois pode ser IVA autoliquidação ou IVA à taxa normal.
Importa referir que, no setor da construção civil, quando o cliente for devedor de IVA, as faturas emitidas pela empresa Luís Pais dos Santos, Lda. devem conter a expressão: “IVA – autoliquidação”, sendo que até 1 de janeiro de 2013, antes das novas regras de faturação, aprovadas pelo artigo 36º do Decreto-Lei nº 197/2012, de 24 de agosto (MF, 2012) terem entrado em vigor, a expressão utilizada nas faturas era “IVA devido pelo adquirente”.
Assim, se houver lugar à concretização da regra de inversão do sujeito passivo, referida na alínea j) do nº 1 do artigo 2º do CIVA (AT, 2015), a empresa Luís Pais dos Santos, Lda. deve emitir as faturas sem a liquidação do IVA, e o cliente, dentro dos mesmos prazos, deve realizar a autoliquidação do imposto.
Ao emitir-se a fatura são impressas quatro cópias, a original e o duplicado vão para o cliente juntamente com o AM original, o triplicado vai para a contabilidade juntamente com uma cópia do AM e o quadruplicado fica no arquivo da empresa Luís Pais dos Santos,
Lda. para controlo de custo da obra.
Controlo de Faturas de Fornecedores
Após a receção das faturas de fornecedores estas são lançadas no programa de faturação T&T, selecionando-se o nome do fornecedor e o tipo de bem ou serviço adquiridos. Se o bem ou serviço já estiver criado, basta selecioná-lo; se não estiver, tem de se criar o mesmo, tal como se faz quando se emite uma fatura a clientes.
Quando se lança a fatura no programa de faturação T&T, tem de se ter em atenção qual a taxa de IVA aplicável, pois o fornecedor pode estar isento de IVA, devendo para o efeito estar especificado na fatura “IVA regime de isenção - sem retenção nos termos do nº1 do
35 artigo 9º do Decreto-lei nº 42/91, de 22 de janeiro” (MF, 1991), com atualização pelo CIVA. Se esta expressão não constar da fatura, a mesma não é válida e é devolvida ao fornecedor. Também pode haver retenção na fonte, pelo que, quando se for pagar uma fatura com retenção tem de se avisar a empresa que realiza a contabilidade no início do mês àquele a que foi paga o valor das retenções (conforme quadro das retenções do Anexo
1), pode ser IVA autoliquidação ou então IVA à taxa normal, intermédia ou reduzida.
Quando se pagam as faturas liquida-se também a dívida no programa de faturação T&T, colocando-se o modo de pagamento, a data, o banco e o valor pago. Assim, quando há alguma dúvida é mais fácil saber como e quando a dívida foi paga. Também, quando um recibo chega à empresa e não tem especificado o modo de pagamento basta ir ao programa de faturação T&T verificar como a dívida foi paga (Figura 9).
Figura 9: Pagamento de Fatura
Fonte: Programa de faturação T&T.
Emissão de Recibos a Clientes
Aquando do recebimento do montante em dívida do cliente emite-se o respetivo recibo, consoante o valor pago por este, isto é, se pagou a dívida na totalidade emite-se o recibo com o valor total, se apenas pagou uma parte da dívida emite-se o recibo apenas dessa parte. Na emissão do recibo coloca-se o meio de pagamento, para facilitar o controlo no departamento administrativo e financeiro da empresa Luís Pais dos Santos, Lda. (Figura
36
Figura 10: Emissão de Recibo
Fonte: Programa de faturação T&T.
Quando é emitido o recibo imprimem-se três cópias: o original é enviado para o cliente, assinada e carimbada; o duplicado fica para controlo interno da empresa Luís Pais dos
Santos, Lda.; e o triplicado é arquivado na pasta que será enviada para a empresa de
contabilidade externa.
Controlo de Pagamentos a Fornecedores
O programa de faturação T&T permite colocar as faturas por ordem de vencimento o que ajuda no controlo dos pagamentos a fornecedores, assim é mais fácil saber por ordem cronológica as faturas que se encontram vencidas e as que estão por vencer. O mesmo se passa nas faturas de clientes, o que permite à empresa ter uma ideia de quando irá entrar dinheiro.
Emissão de Notas de Crédito
A emissão de notas de crédito, em conformidade com o artigo 78º do CIVA (AT, 2015), processa-se da mesma forma que as faturas. Estas são emitidas quando há uma devolução ou quando há um erro no processamento da fatura, a qual já não pode ser anulada, ou
37 porque já foi entregue ao cliente ou porque já se enviou o ficheiro Standard Audit File For
Tax (SAFT) para a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).
Ficheiro Standard Audit File For Tax (SAFT)
Como a empresa Luís Pais dos Santos, Lda. utiliza meios informáticos para organização e controlo da sua contabilidade é obrigada a criar o ficheiro SAFT, o qual faculta à AT as informações sobre a empresa, permitindo facilitar as inspeções e combater a fuga e evasão fiscal, pois a empresa não tem autonomia para decidir quais os dados a extrair. Este ficheiro contém todas as informações presentes no sistema de faturação sobre clientes, fornecedores e sobre os documentos de faturação (faturas, recibos e notas de crédito).
O ficheiro SAFT é entregue mensalmente através do portal e-Fatura (https://faturas.portaldasfinancas.gov.pt/home.action) à AT. Este ficheiro é enviado até ao dia 25 do mês seguinte ao qual diz respeito o mesmo, isto é, um ficheiro do mês de novembro tem de ser entregue até dia 25 de dezembro.
A este propósito importa referir que, de acordo com a alínea a) do nº1 do artigo 41º do Código do IVA (AT, 2015a), a empresa Luís Pais dos Santos, Lda. se enquadra no regime normal de IVA, com tributação mensal, uma vez que no ano civil anterior apresentou um volume de negócios igual ou superior a €650.000,00. Como tal, o mesmo artigo do Código do IVA estipula que a empresa deve entregar por transmissão eletrónica de dados (www.portaldasfinancas.gov.pt), as respetivas declarações periódicas até ao dia 10 do 2º mês seguinte àquele a que respeitam as operações.
Mapas e Relatórios
O programa de faturação T&T também permite extrair mapas e relatórios sobre clientes e fornecedores. Como a empresa possui uma avença mensal com um Contabilista Certificado – CC (anteriormente designado Técnico Oficial de Contas – TOC), estes mapas facilitam a
38 comparação de dados entre o que está registado na empresa Luís Pais dos Santos, Lda. e a informação disponibilizada pelo CC. Por exemplo, permite saber se a informação sobre as dívidas a fornecedores que a empresa tem é igual à informação que o CC tem, pois a empresa pode ter pago a um fornecedor e os registos contabilísticos ainda terem a dívida em aberto. Esta comparação de dados é feita entre os mapas da empresa Luís Pais dos
Santos, Lda. e o balancete realizado pela empresa de contabilidade.
Organização de Documentos
Como não é a empresa Luís Pais dos Santos, Lda. encarregue pela sua contabilidade, os documentos referentes a movimentos contabilísticos são organizados em uma pasta para depois serem enviados para a empresa de contabilidade externa. Esta pasta é composta por diversos separadores:
num separador colocam-se os nossos documentos (faturas, recibos e notas de crédito emitidas pela empresa);
em outro separador colocam-se as notas de crédito dos fornecedores;
em outro separador colocam-se as faturas, separando as de matéria-prima das de serviços prestados;
em outro separador colocam-se os documentos bancários, onde estão todos os movimentos efetuados nas contas bancárias, como por exemplo os extratos bancários da empresa; e
em outro separador colocam-ser os recibos de fornecedores, os quais dizem respeito a dívidas pagas em numerário ou por cheque. Se foi pago em numerário, escreve-se no topo do recibo «Caixa», se foi pago por cheque escreve-se o nome do banco e o número do cheque. Se foi pago por transferências bancárias, os respetivos recibos são agrafados às faturas.
39
Arquivo de Documentos
Quando as faturas e notas de crédito dos fornecedores chegam à empresa Luís Pais dos
Santos, Lda., as mesmas são lançadas no programa de faturação T&T e depois são
classificadas com um código consoante a obra a que se destinam ou como custo indireto se não se conseguir imputar a nenhuma obra. O código de obra serve para controlo interno de gastos e rendimentos.
Os originais destes documentos são colocados no dossier a enviar para a empresa de contabilidade, os duplicados são arquivados na pasta da empresa e os triplicados no caso das notas de crédito são assinadas e carimbadas e posteriormente enviadas para o fornecedor.
No caso dos duplicados das faturas são guardados numa pasta por ordem alfabética do fornecedor e das mais recentes para as mais antigas, após o seu pagamento as faturas são arquivadas em outras pastas para consulta caso haja alguma dúvida futura.
3.2. Imposto sobre o Valor Acrescentado
Como anteriormente se referiu, a empresa Luís Pais dos Santos, Lda. nas suas transacções comerciais tem que ter em atenção a taxa de IVA aplicável em cada uma delas. Para que uma transação esteja sujeita a IVA tem que obedecer a dois tipos de incidência: real ou objetiva; pessoal ou subjetiva. A incidência real ou objetiva é definida pelo artigo 1º do Código do IVA (AT, 2015a), ao considerar que estão sujeitas a IVA:
“a) As transmissões de bens e as prestações de serviços efetuadas no território nacional, a título oneroso, por um sujeito passivo agindo como tal;
b) As importações de bens;
c) As operações intracomunitárias efetuadas no território nacional, tal como são definidas e reguladas no Regime do IVA nas Transações Intracomunitárias.”.
40 Enquanto a incidência pessoal ou subjetiva é definida pelo artigo 2º do mesmo Código (AT, 2015a), ao considerar que são sujeitos passivos de imposto:
“a) As pessoas singulares ou coletivas que, de um modo independente e com caráter de habitualidade, exercem atividades de produção, comércio ou prestação de serviços, incluindo atividades extrativas, agrícolas e as das profissões livres, e, bem assim, as que, do mesmo modo independente, pratiquem uma só operação tributável, desde que essa operação seja conexa com o exercício das referidas atividades, onde quer que este ocorra, ou quando, independentemente dessa conexão, tal operação preencha os pressupostos de incidência real do imposto sobre o rendimento das pessoas singulares (IRS) ou do imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas (IRC);
b) As pessoas singulares ou coletivas que, segundo a legislação aduaneira, realizem impostações de bens;
c) As pessoas singulares ou coletivas que, em fatura ou documento equivalente, mencionem indevidamente IVA;
d) As pessoas singulares ou coletivas que efetuem operações intracomunitárias, nos termos do Regime do IVA nas Transações Intracomunitárias (…)”.
Ao longo dos anos tem havido várias alterações no valor de taxa de IVA, inicialmente apenas havia duas taxas, a taxa normal e a taxa reduzida, mas em julho de 1996 foi criada uma nova taxa, a taxa intermédia. Como se pode observar no Quadro 3, a taxa intermédia era de 12% em 1996, tendo aumentado apenas um ponto percentual em julho de 2010 (13%), mantendo-se assim até aos dias de hoje. O mesmo se verificou com a taxa reduzida, que era 5% em 1996 e passou a ser 6% em julho de 2010, mantendo-se também inalterada até hoje (Coutinho, 2015).
De entre as diferentes taxas, a taxa normal foi a que sofreu mais alterações, pois em 1996 era de 17%, tendo aumentado 2 pontos percentuais em junho de 2002 (passando para 19%), mais 2 2 pontos percentuais em julho de 2005 (passando para 21%); em julho de 2008 houve um pequeno decréscimo (descendo para 20%) e em julho de 2010 a taxa voltou a ser de 21%, para em janeiro de 2011 haver novo acréscimo, mantendo-se esta taxa nos 23% até aos dias de hoje (Coutinho, 2015).
