Gerenciamento Eletrônico
de
Documentos - GED
Programa
de Tratamento Integrado de Acervos -
PROPTIA ©
GED - Conjunto de tecnologias que permitem o
gerenciamento de documentos de forma digital.
Tecnologias correlatas que são utilizadas para
captar, indexar, armazenar, consultar e gerenciar
documentos digitais.
Soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos
são fundamentais para viabilizar o gerenciamento dos
documentos em papel e eletrônicos...
Fundamento de GED
REDUÇÃO DE CUSTOS:
•
Comporta em média 10.000 páginas;
•
Ocupa em média 0,30 m2;
•
Custa em média R$ 300,00.
•
01 CD comporta em média 15.000 páginas
•
01 DVD comporta em média 90.000 páginas
•
01 DVD custa em média = R$ 2,00
Benefícios Esperados com o GED
Digitalização
Guarda
•
Comporta em média 50 armários
•
50 x 10.000 = 500.000 páginas
•
Alocam-se 06 pessoas
•
Estantes, mesas, etc.
Sala comercial de 30/40 m2 - custo locação ano = R$ 12.000,00
AGILIDADE E QUALIDADE:
Problemas :
Um executivo gasta 04 semanas por ano procurando documentos.
Os clientes exigem cada vez mais agilidade e precisão nas informações (um bom
atendimento é o principal fator de fidelização em 65% dos casos).
Fluxo de trabalho baseados em papel dependem da agilidade de busca dos
documentos no arquivo.
Documentos em papel tem de ser consultados diretamente no arquivo das empresas
exigindo a presença física do profissional.
O acesso aos documentos é restrito aos dias e horários de trabalho da empresa.
CENÁRIO EM TRANSFORMAÇÃO:
Fax/Copiadora
Correios LOCAL01
LOCAL02 LOCAL03
CENÁRIO ATUAL:
BD Central Repositório
Central
DATA CENTER RIO GRANDE DO SUL BD Central Repositório Central Regionais Transferência das Imagens
USUÁRIOS Consulta via WEB
SEGURANÇA:
Problemas :
Documentos em papel estão sujeitos a todos os tipos de ocorrências, como incêndios
e inundações.
A segurança no acesso aos documentos se limita a portas e arquivos trancados com
chaves e cadeados.
O controle dos documentos de posse dos interessados é precário e na maioria das
vezes fica esquecido nas gavetas dos mesmos.
Risco de perda de parte ou de todo o documento durante consulta.
Risco de re-arquivar em local errado.
SEGURANÇA:
SEGURANÇA:
•
Data Center;
•
Rotinas de Backups de acordo com os padrões internacionais;
•
Alta segurança física e lógica;
•
Sistema detecção de fumaças/incêndios.
SEGURANÇA:
Benefícios Esperados com o GED
rganização
nternacional
para a
egurança
das
ransações
letrônicas
O
I
S
T
E
Etapas da Digitalização de Documentos
Preparação Digitalização Controle Qualidade Indexação Exportação
Disponibilização Internet /Intranet
Disponibilização CD ou DVD
Preparação
•
Remoção de
grampos e clipes,
•
Além do
conserto de
páginas rasgadas
Etapas da Digitalização de Documentos
Digitalização
Tratamento das Imagens
•
Verificação da qualidade e fidelidade das imagens
Indexação
•
Digitação dos Índices principais que faz referência o documento.
006.TIF 575 1.236.545 David Oliveira 005.TIF 574 8.546.963 Ricardo Cancela 004.TIF 573 18.653.214 Todeska Badke 003.TIF 572 2.564.782 Romoaldo Zacarias 002.TIF 571 12.563.879 Sergio Gonçalves 001.TIF 570 7.562.321 André Luvizeto ARQUIVO CODIGO RG NOME
Estudo de Caso – Paperless
Fluxo Financeiro
MEMBER IFA
ABCD - São Paulo
André Luvizeto
Sergio Gonçalves
Dr. Romoaldo Zacarias
PROJETOS IDENTIFICADOS – CDI na
CORRETORA ADVANCED
PGA – Política de Gestão de Acervos
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
ECM – Enterprise Content Management
BPM – Business Process Management
KM – Knowledge Management
BI – Business Intelligence
Ação corretiva:
O Projeto de PGA se caracteriza pela elaboração do conjunto de técnicas para tratamento do
acervo esteja em formato digital, digitalizado e ou analógico (papel) compostas das atividades
abaixo relacionadas:
Taxonomia: Hierarquia dos indexadores da informação;
Indexadores: Campos de identificação e busca dos documentos e informações;
Palavras Chave: Conjunto de termos que facilitam a identificação e acesso aos
documentos e informações;
Vocabulário Controlado: Conjunto de regras que determinam a grafia de identificação;
Thesaurus: Determinação do vocabulário de identificação e pesquisa do Acervo (Virtual e
Analógico) presente na CORRETORA ADVANCED.
Indicadores de sucesso (KPI):
Manual de Política Informacional – MPI
Manual de Procedimentos Arquivísticos – MPA
Medição:
100 % dos tipos documentais.
Quantidade: Até 200 tipos.
Cronograma específico:
22 dias úteis = Aproximadamente 1 mês.
A figura abaixo demonstra a aderência metodológica da ferramenta
escolhida para ser aplicada a realidade da CORRETORA ADVANCED:
Ação corretiva:
O Projeto de GED se caracteriza pela aplicação da Política Gestão de Acervos – PGA (DM –
Document Management) através da ferramenta de automação no acervo da CORRETORA
ADVANCED pelo usuário do CDI – Centro de Documentação e Informação.
O fluxo de documentos é tratado, desde sua origem, quando gerado (MS Office ou
digitalizado ou recebido via internet, etc.), dentro dos padrões estabelecidos pelo Projeto de
Política de Gestão de Acervos PGA e identificado (GED) na ferramenta do CDI. O CDI é a
unidade organizacional responsável por manter sob a tutela corporativa, seguindo suas
respectivas diretrizes o “Acervo sob Controle”.
Indicadores de sucesso (KPI):
Aplicação do Procedimento da PGA – Política de Gestão de
Acervo
Medição:
Redução de 40 % do volume de acervo
existente com eliminação de 100 % de
acervos dispersos e sem controle
presentes nas estações de trabalho.
Cronograma específico:
44 dias úteis = 2 meses.
LPD – Plano de Ação
Processo: Fluxogramação
Definição:
Elaboração, aprovação e aplicação da Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos com expurgo de
documentos desnecessários a racionalização de custos de armazenamento na CORRETORA ADVANCED. A
Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos é formada:
Tabela de Temporalidade: Destinada ao controle do ciclo de vida do conteúdo do documento com
validade legal;
Tabela de Validação: Destinada ao controle do ciclo de vida do conteúdo do documento sem validade
legal;
Tabela de Responsabilidade: Destinada a determinar a responsabilidade de tratamento e controle do
tipo de documento;
Tabela de Expurgo de Documento: Destinada a relacionar os documentos que forem expurgados no
processo da aplicação da Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos.
Indicadores de sucesso (KPI):
Aplicação do Procedimento da MCCD – Matriz de Controle de
Conteúdo dos Documentos
Medição:
Redução de 40 % do volume de acervo
existente com eliminação de 100 % de
acervos dispersos e sem controle
presentes nas estações de trabalho.
Cronograma específico:
44 dias úteis = 2 meses.
Definição:
O Projeto de Gestão do Processo Informacional – GPI (BPM – Business Process Management) consiste na implantação e treinamento da ferramenta de estruturação e automação do processo documental objetivando a gestão do conhecimento e inteligência de negócios.
Diante das características do acervo gerido pela CORRETORA ADVANCED a ferramenta a ser adotada pelo CDI é o DocSystem destinado aos seguintes ganhos:
Reduzir custos operacionais
Reduzir consumo de insumos
Melhorar o aproveitamento do espaço físico
Agilizar a recuperação-consulta de documentos
Assegurar o acesso à informação somente para quem precisa dela.
Manter histórico dos documentos e da empresa
Eliminar riscos de perda e dano ao documento
Eliminar custos com não conformidades
Permitir responder rapidamente a auditorias e demandas judiciais
Melhorar o aproveitamento de mão-de-obra
Aumentar a produtividade com a padronização
Melhorar o atendimento e fideliza o cliente
Evitar os custos-despesas relacionados a perda da informação
Controlar processos e prazos de execução de atividades dos departamentos
Identificar e elimina gargalos no processo produtivo e operacional
Oferecer flexibilidade para ajuste à mudanças e atendimento às conformidades de forma rápida.
Auxiliar na tomada de decisões fornecendo o conjunto de informações antes não automatizadas.
Eliminar os custos com necessidades de treinamentos longos e adaptação de novos colaboradores.
