Brasília/2015
José Carlos Guimarães Junior
Kelly Pontes
Arquivologia
Brasília/2015
José Carlos Guimarães Junior
Kelly Pontes
Arquivologia
PRESIDÊNCIA: Gabriel Granjeiro
DIRETORIA EXECUTIVA: Rodrigo Teles Calado
CONSELHO EDITORIAL: João Dino e Bruno Pilastre
DIRETORIA COMERCIAL: Ana Camila Oliveira
SUPERVISÃO DE PRODUÇÃO: Marilene Otaviano
DESIGN EDITORIAL: Miquéas Araujo da Silva
REVISÃO: Editora Gran Cursos
CAPA: Pedro Wgilson Granjeiro GG EDUCACIONAL EIRELI
SIA TRECHO 3 lote 990, 3º ANDAR, Edifício Itaú – Brasília-DF Cep: 71.200-032
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TODOS OS DIREITOS RESERVADOS – De acordo com a Lei n. 9.610, de 19/02/1998, nenhuma parte deste livro pode ser fotocopiada, gravada, reproduzida ou armazenada em um sistema de recuperação de informações ou transmitida sob qual-quer forma ou por qualqual-quer meio eletrônico ou mecânico sem o prévio consentimento do detentor dos direitos autorais e do editor.
GUIMARÃES JUNIOR, José Carlos. PONTES, Kelly. Arquivologia para Concursos
José Carlos Guimarães Junior e Kelly Pontes. Brasília: GG Educacional Eireli, 2015. p. 138 ISBN: 978-85-69303-08-4 CDD: 000 1. Brasil: Arquivologia. Impresso no Brasil Printed in Brazil 2015
sempre procuro atender a todos de maneira que aprendam e consigam êxito na aprovação.
Não posso deixar de agradecer ao Sr. Euvaldo, Ex-Gerente Administrativo da Editora Gran Cursos, e de toda a equipe que faz da nossa editora uma empresa de sucesso.
Agradeço, Também, aos gestores da Rede Gran Cursos, pelo espí-rito empreendedor.
Enfim, agradeço a todos que de uma forma ou de outra, nos provoca, nos desafia a sermos melhores do que hoje.
Obrigado.
Prof José Carlos profjc65@hotmail.com
Mais uma vitória, mais um livro entregue aos amantes de uma boa leitura e aos alunos que se dedicam aos estudos.
Os desafios nos provocam a todo o momento, buscando nossos limites, mas não tem jeito mesmo, somos amantes da boa escrita, somos jovens desafiadores desse mundo, numa busca frenética de um lugar ao sol, para depois descansar na sombra.
Este livro apresenta seu conteúdo com uma metodologia diferenciada, em que os alunos poderão “entender e compreender” de uma maneira mais simples e mais pedagógica; e ao final de todo seu estudo, oferecemos 500, isso mesmo, quinhentas questões, todas de concursos e de diversas bancas para que você reforce ainda mais seus conhecimentos.
Para que seus estudos sejam cobertos de êxito, resolvemos oferecer as questões de maneira a seguir uma ordem cronológica para que possamos entender o processo de “como” esses conteúdos vêm sendo cobrados nos certames. E ainda ao final da resolução de todas as questões, oferecemos o gabarito.
E, se ainda assim tiver alguma dúvida, não tenha timidez alguma, envie-nos um email e, em breve, lhe retornaremos.
profjc65@hotmail.com
Nesta obra, convidei a Professora Kelly Pontes, formada em Arquivologia pela Universidade de Brasília, que aceitou MAIS ESSE DESAFIO EM REPASSAR SEUS CONHECIMENTOS PARA SEUS ALUNO.
Arquivologia para concursos chega para implementar uma nova fase no mercado editorial brasileiro, oferecendo um conteúdo de forma inovadora e alicerçado a uma pedagogia surpreendente, oferecendo, dessa forma, todas as condições para quem nunca estudou esse conteúdo, poder aprender e compreender toda essa dinâmica da Arquivologia.
Não posso deixar de comentar a respeito da face empreendedora da Editora Gran Cursos, desta-cando-se no nacional, mostrando mais uma vez seu diferencial e competência, incentivando, a cada dia que se passa, seus autores parceiros a se desafiarem e colocarem suas obras em suas salas de aula.
A profissão de Arquivologista torna-se, a cada dia, mais complexa e árdua, principalmente porque as organizações que se tornam sistemas tão complexos como a condição da profissão.
Nos últimos certames, esse conteúdo vem sido cobrado com muita força e rigor, fazendo com que os aspirantes a uma vaga no serviço público, dediquem-se cada vez mais a esse estudo.
Dessa forma, os autores, vislumbrando uma real necessidade de se oferecer aos estudantes um mate-rial que sirva de referência para seus estudos, lança esse livro que abrange todos os conteúdos já cobrados em provas de concursos anteriores.
PARTE I
1 Fundamentos da Arquivologia ...17
2 Dúvidas sobre a distinção entre ARQUIVO, MUSEU e BIBLIOTECA? ...18
3 Quais os Tipos de Arquivos? ...19
4 Classificação de Arquivos ...19
5 Arquivos Setoriais x Arquivos Centrais ...20
PARTE II 6 Documentos e suas características ...21
7 Valor dos Documentos ...21
8 Teoria das Três Idades ou Ciclo Vital ...22
PARTE III 9 Classificação de Documentos ...25
10 Gestão Documental ...26
11 Protocolo ...27
12 Preservação, Conservação e Restauração de Documentos ...29
13 Métodos de arquivamento ...31
14 Anexo A ...37
15 Questões...58
16 Gabarito ...125
ARQUIVOLOGIA PARA CONCURSOS
A partir de agora, faremos uma viagem para um destino que tem sido cobrado em muitos concursos e estará presente em muitos outros editais.
A pergunta que será nosso ponto de partida é: Qual a importância da Arquivolo-gia para a carreira pública? Desde os primórdios da Humanidade, o Homem tem a necessidade de deixar registradas suas histórias, começando pelas paredes das caver-nas, onde a forma de expressão era evidente, passando pelo papiro, uma planta que prensada e seca originava um papel amarelado, passando pelas folhas de papel vegetal e chegando aos dias atuais, com o advento da tecnologia digital, em hard drives, pen drives e muitas outras tecnologias utilizadas atualmente.
Foi somente na antiga Mesopotâmia que a escrita foi elaborada e criada, por volta de 4000 a.C., onde Sumérios desenvolveram a escrita cuneiforme, na qual usavam placas de barro para cunhar esta escrita.
A importância do registro de documentos, como podemos perceber, vem da pré--história, e somente nas últimas décadas é que “descobrimos” que toda a história da humanidade está registrada, de alguma forma, em algum lugar.
Arquivologia
para Concursos
PARTE I FUNDAMENTOS DA ARQUIVOLOGIA
Os documentos estão presentes em diversas ações realizadas diariamente por órgãos públicos e privados. Com o passar dos anos, a informação tem se multiplicado devido à evolução por que passa a sociedade e se acumulado nos Arquivos.
A grande quantidade de documentos e a exigência da população pelo acesso rápido a informação levou a administração pública a se preocupar a cada dia mais com o gerenciamento de seus arquivos.
A Lei n. 8159/19911, em seu art. 1º, define muito bem o dever da administração: “É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”.
Gerenciar as informações minimiza o tempo perdido durante os processos de exe-cução de uma atividade. Com a otimização dos processos é mais provável alcançar a efetividade nas atividades realizadas.
A necessidade de se registrar as atividades humanas produz um grande número de documentos. Principalmente a partir do século XX, a produção documental tem cres-cido a níveis muito elevados fugindo, dessa maneira, do controle por parte das organi-zações e exigindo novas alternativas para gerir essa produção documental, tendo em vista que o acesso à informação é essencial e exigido pela sociedade, levando em conta a democracia e o exercício da cidadania.
Os arquivos deixam de ser um depósito de papéis empoeirados e acumulados e começam a dar espaço a grandes centros de informação.
A desarticulação no processo de controle da produção e tramitação documental, o acúmulo desordenado e a falta de normas e procedimentos arquivísticos efetivos com-prometem o acesso à informação e, dessa forma, aumentam custos operacionais devido à guarda de informações desnecessárias, o que impossibilita o acesso às informações relevantes no processo de tomada de decisão.
AFINAL, O QUE É UM ARQUIVO? Arquivo = Conjunto de documentos
Segundo Marilena Leite Paes, antigamente, os arquivos eram apenas depósitos de papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou dos indivíduos.
Diante do texto da Lei n. 8.159/1991 (anexo A), arquivos são “Conjuntos de docu-mentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos docu-mentos”.
Isso significa que os conjuntos de atas de reuniões, ofícios, memorando, relatórios de atividades, projetos de pesquisa e as resoluções e processos produzidos e/ou recebi-dos pela instituição constituem seu Arquivo e eles devem naturalmente refletir as suas atividades. Os arquivos se acumulam diariamente de acordo com as atividades que cada setor da organização desenvolve. Dessa forma, os documentos de cada setor refletem os trabalhos realizados pelos funcionários dessa repartição.
Arquivos = Instituições
Entidade administrativa, pública e/ou privada, responsável pela custódia, pelo tra-tamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição.
Ex.: Arquivo Público do DF.
Arquivo = Local de armazenamento
Móvel ou armário destinado ao armazenamento dos documentos.
Dúvidas sobre a distinção entre ARQUIVO, MUSEU e BIBLIOTECA? Vamos saná-las então!
Durante muito tempo essas três instituições se confundiam, pois tinham a mesma função: guardar os documentos produzidos pelo homem, independente do objetivo que esses documentos tinham em sua criação.
Com o passar dos anos e a evolução da sociedade, eles foram se diferenciando quanto ao seu objetivo e cada um deles foi absorvendo características próprias.
Embora arquivo, museu e biblioteca tenham como finalidade a guarda de docu-mentos, cada instituição guarda documentos diferenciados.
Para Marilena Leite Paes, arquivo é a “designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou pri-vada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores para fins de prova ou informação”. Já a Maria Alexan-dra Miranda Aparício, conceitua como “Conjunto de documentos que, independente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pes-soas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.”
Existem para atender a administração, seus documentos são resultados de ativida-des específicas de cada organização.
O Princípio da Unicidade preconiza o documento como único, produzido em vir-tude de uma necessidade, sob um contexto específico. Não se produz documentos sem
uma razão específica ou uma necessidade emergente. Vale dizer que os documentos são únicos em termos de conteúdo, podendo ser produzidos em exemplares únicos ou em número limitado de cópias.
Os arquivos podem ter também o que se chama de “Restrição de Acesso”, que dependerá do grau de importância ou sigilo do documento.
Bibliotecas: São coleções de informações, em sua maioria impressas, adquiridas por compra ou doação e não produzidas pela própria instituição. São organizadas por meio de um código próprio para estudo, pesquisa e consulta. As bibliotecas podem pos-suir temas específicos e características próprias de acordo com seu objetivo, e pospos-suir grande quantidade de exemplares e são abertas ao público, podendo ser direcionadas a públicos específicos.
Museu: “O museu é uma instituição permanente, sem fins lucrativos, ao serviço da sociedade e do seu desenvolvimento, aberta ao público e que promove pesquisas relati-vas aos testemunhos materiais do homem e do seu ambiente, adquire-os, conserva-os, comunica-os e expõe-nos para estudo, educação e prazer” (Conselho Internacional dos Museus – ICOM).
Essa instituição é fruto do hábito de colecionar. Seja pelo valor afetivo, cultural ou material o homem acaba por reunir peças por suas características e isso dá origem aos acervos de museu.
Perceba que enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus é essencialmente cultural.
Em um segundo momento, os documentos de arquivo acabam perdendo seu valor administrativo, após cumprir o objetivo de sua criação, e passam a ter caráter cultural. A partir do caráter histórico, alguns documentos adquirem um valor secundário. QUAIS OS TIPOS DE ARQUIVOS?
Existem vários tipos de arquivo, que se caracterizam e são diferenciados pelos seus objetivos e competências das Entidades produtoras.
* Dica: guarde bem essa diferença, pois é um conteúdo que já foi cobrado em várias provas.
CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS
Público: arquivo de instituições governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal.
Institucional: está relacionado às instituições educacionais, igrejas, corporações não lucrativas, sociedades e associações.
Comercial: arquivo de empresas, corporações e companhias.
Familiar ou Pessoal: diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas.
O QUE SÃO ARQUIVOS ESPECIAIS X ESPECIALIZADOS?
Os Arquivos não guardam somente documentos em papel, são constituídos de documentos em formato físico diferenciado e, por esse motivo, necessitam de medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservação.
Arquivos Especiais: são os arquivos que por possuírem sob sua guarda documen-tos de formas físicas diversas ou de suportes específicos, precisam de um cuidado espe-cial quanto a sua conservação para que não tenham suas características físicas compro-metidas, ou seja, precisam de um ambiente específico com temperatura, umidade e uso de materiais diferenciados para seu manuseio.
Sem essas condições especiais esses arquivos se deterioram de forma rápida. Exemplo: arquivos que guardam fotografias, discos, filmes, fitas.
Arquivos especializados: São arquivos compostos por documentos referentes a determinados assuntos ou por atividades especializadas. São exemplos os arquivos médicos, de engenharia, literários. Esses arquivos demandam técnicas e materiais espe-cíficos para sua organização (disponível em http://www.siarq.unicamp.br/siarq). ARQUIVOS SETORIAIS X ARQUIVOS CENTRAIS
Com relação à localização dos arquivos nas instituições, temos:
Arquivos Setoriais: se definem pela proximidade dos documentos a quem os produz ou utiliza, ou seja, são os arquivos instalados nos setores de trabalho, fruto de grande utilização ou possibilidade de utilização no dia a dia.
Arquivos centrais: são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituição, funcio-nando como extensão daqueles.
PARTE II DOCUMENTOS E SUAS CARACTERÍSTICAS
Os arquivos, que são formados pelos conjuntos de documentos, são espelhos das instituições e neles são refletidas suas atividades.
Assim, para entendermos melhor, devemos antes conhecer três conceitos básicos que integram a área: informação, suporte e documento.
Informação: Pode ser definida como ideia ou conhecimento, “Todo e qualquer ele-mento referencial contido num docuele-mento” (Dic.Terminologia Arquivística).
Hoje em dia é um dos recursos mais importantes de uma instituição. As empre-sas com mais conhecimento e informações organizadas, são as que mais se destacam no mercado.
Suporte: Meio no qual a informação é registrada. Entende-se por suporte qual-quer meio utilizado para gravar a informação.
Exemplo de suporte: o pergaminho e o papiro, (muito usados antigamente), o papel, disquete (quase não utilizado mais), CD , DVD, pendrive, cartão de memória.
Com o avanço da tecnologia é cada vez maior o número de instrumentos capazes de servirem de suporte para a informação.
Documento: Qualquer informação registrada em um suporte, e surgem no momento em que as informações são registradas em um suporte.
Informação + Suporte = Documento
VALOR DOS DOCUMENTOS
Primário: “Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter uma entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais” Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p. 163).
É o motivo pelo qual o documento foi criado para atender as necessidades da orga-nização no seu dia a dia.
Todo documento nasce com valor primário, também conhecido como adminis-trativo e com o tempo perde esse valor (prescrição).
Secundário: “Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido”. Dicionário de Termino-logia Arquivística (2005, p. 163).
Dessa forma, alguns documentos mesmo depois de prescritos, por serem conside-rados importantes para preservar a memória ou a história da empresa ou da sociedade são conservados.
Os documentos que compõem um arquivo podem ser divididos conforme o quadro abaixo:
TABELA 1
Definição técnica
Exemplos
Suporte
“Material no qual as informa-
ções são registradas.”
Fita magnética, CD, pendrive,
papel, papiro, pergaminho.
Forma
transmissão de documentos.”
“Estágio de preparação e de
Minuta, Rascunho.
Original, Cópia,
Formato
“Configuração Física de um
suporte, de acordo com a
natu-reza e o modo como foi
conhe-cido.”
Caderno, Cartaz, Diapositivo,
Folha, Livro, Mapa, Planta, Rolo
de filme.
Gênero
“Configuração que assume um
documento de acordo com um
sistema de signos utilizado na
comunicação de seus
conteú-dos.”
Documentação audiovisual,
documentação fonográfica,
documentação iconográfica,
documentação textual,
docu-mentação cartográfica.
Espécie
“Configuração que assume um
documento de acordo com a
dis-posição e a natureza das
infor-mações nele contidas.”
Boletim, Certidão,
Declara-ção, relatório.
Tipo
“Configuração que assume uma
espécie documental de acordo
com a atividade que a gerou.”
Boletim de ocorrência, Certidão
de nascimento, Declaração de
Bens, Declaração de imposto de
renda, Relatório de atividades.
Fonte: Como classificar e ordenar documentos de arquivo – Projeto como fazer; v. 2
TEORIA DAS TRÊS IDADES OU CICLO VITAL
A chamada Teoria das três idades ou Ciclo vital, segundo o Dicionário de Termi-nologia Arquivística, é a “Sucessão de fases por que passam os documentos, desde o
momento em que são criados até a sua destinação final.”
São os estágios ou fases por que passam os documentos dentro da instituição. Essa teoria tem embasamento na legislação a partir da Lei n. 8.159/1991 (anexo A), que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Define no art. 8º que os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e perma-nentes.
Arquivo Corrente: Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos obje-tivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de suas atividades-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigên-cia e da frequênvigên-cia com que são por eles consultados. O acesso é liberado apenas para seu produtor.
Arquivo Intermediário: é o arquivo constituído por documentos que não são de uso corrente e aguardam em local fora das unidades administrativas, sua destinação final. Seu acesso é liberado apenas para seu produtor. Aguardam o cumprimento dos prazos de precaução e prescrição
Arquivo Permanente: documentos que perderam seu valor administrativo, mas possuem valor secundário ou histórico. “A função primordial dos arquivos permanentes ou históricos é recolher e tratar os documentos públicos após o cumprimento das razões pelas quais eles foram gerados. (...) Os documentos que não forem descartados e elimi-nados através de tabelas de temporalidade possuem interesse histórico, possuem valor permanente e se tornam documentos históricos. Com o recolhimento destes documen-tos ao arquivo permanente, cessa seu uso primário e se inicia o uso científico, social e cultural” (Heloísa, 2000).
Seu acesso é público, segundo a Lei n. 8.159/1991 (anexo A), em seu art. 10, os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
Para melhor esquematizar, veja as figuras abaixo FIGURA 2
Fonte: Autor, 2013
FIGURA 3
Arquivo Corrente ItermediárioArquivo Arquivo Permanente
Valor Primário Primário Secundário
Acesso Restrito aos acumu-ladores muladores ou com Restrito aos
acu-autorização Aberto
Sistema Centralizado ou Des-centralizado Centralizado Centralizado Justificativa
de conservação
Apoio às atividades
cotidianas Razões administrati-vas, legais ou fiscais Pesquisa, adminis-trativa Volume 100% Sensível diminuição 5-10% do total acu-mulado Localização
Física Próxima ao acumu-lador Fora do setor de tra-balho Instituição arquivís-tica
Fonte: Sousa (2009)
Eliminação: trata-se da destruição dos documentos. Segundo o art. 9º da Lei n. 8.159/1991 (anexo A), a eliminação de documentos produzidos por instituições públi-cas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
Transferência: é o envio dos documentos para o arquivo intermediário, acompa-nhados de listagem, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a desti-nação final.
Recolhimento: é o envio dos documentos para o arquivo permanente. Nesta fase, o arquivo deve elaborar instrumentos de recuperação da informação com vistas à sua guarda permanente e seu acesso público.
PARTE III CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
O que é um Referencial de busca?
Segundo o dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, “referencial de busca” é uma sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, fun-ções e atividades da entidade produtora, visa a distribuir os documentos de um arquivo.
A classificação de documentos possibilita a recuperação do contexto original de produção dos documentos, ou seja, a identificação da atividade que determinou a sua existência, mantendo as relações contextuais do documento e a sequência das ativida-des realizadas.
A Classificação consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades, de forma a constituir um referencial. MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Estrutural: toma como princípio de classificação a estrutura administrativa da entidade produtora.
Funcional: é classificado de acordo com as funções desempenhadas pela enti-dade produtora.
Assunto: nesse caso, o que se considera é o conteúdo dos documentos.
A partir da Classificação é elaborado o instrumento denominado Plano de Classificação.
Classificação quanto ao Grau de Sigilo (natureza do assunto)
Os documentos classificados como OSTENSIVOS são aqueles que contêm infor-mações comuns, cuja divulgação não compromete o andamento das atividades.
Documentos SIGILOSOS são os que contêm informações de caráter restrito e exigem medidas de segurança na sua guarda e conservação. Esses documentos pos-suem restrição de acesso, ou seja, não podem ser consultados pelo público.
Os documentos sigilosos se dividem quanto ao grau de sigilo, de acordo com a Lei n. 12.527 (anexo B), de 18.11.2011.
Ultrassecretos: Documentos que requerem elevado grau de segurança e que somente devem ser de conhecimento de pessoas intimamente ligadas a seu estudo e manuseio, pois seu conhecimento pode acarretar dano à segurança da sociedade e do Estado.
Prazo máximo de restrição de acesso: 25 anos
Secretos: Requerem alto grau de segurança e só podem ser acessados por pes-soas que, mesmo não estando intimamente ligadas ao assunto, tenham autorização para tomar conhecimento.
Prazo máximo de restrição de acesso: 15 anos
Reservados: Trata de assuntos que não devem ser de conhecimento do público em geral. Prazo máximo de restrição de acesso: 5 anos.
GESTÃO DOCUMENTAL FIGURA 2
Fonte: Lei n. 8.159/1991
A Lei n. 8.159/1991 (Anexo A), em seu parágrafo 3º, define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Com a grande quantidade de documentos produzidos pelas instituições, a busca por informações se torna cada vez mais difícil, para que isso não aconteça, a gestão documental se tornou essencial.
A gestão de documentos é atingida através do planejamento, organização, controle, coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o obje-tivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.
Objetivos da Gestão de Documentos:
• Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e desti-nação de documentos.
• Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos.
• Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica.
• Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação.
• Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico.
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Produção: Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades espe-cíficas de um órgão ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume, facilitando o controle, armazenamento e eliminação.
Utilização: Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cum-primento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação e o arquivamento também será controlado nesta etapa. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implanta-ção de sistemas de arquivo e de recuperaimplanta-ção da informaimplanta-ção.
Avaliação e Destinação: Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.
PROTOCOLO
O que é um Protocolo?
É um conjunto de operações que visa controlar a documentação de forma a facilitar a localização e acesso em tempo hábil. Através do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta fase que a frequência de uso dos documentos é alta.
Quais são as atividades do Protocolo? Recebimento
Os documentos a serem tramitados pela instituição devem ser apresentados ao pro-tocolo para que este passe a controlar tal atividade.
É a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente, quanto os encaminhados à instituição por outras empresas.
Registro e Autuação
No registro são inseridos dados de um documento em sistema de controle informa-tizado ou não, através desse cadastro o documento poderá ser rastreado na instituição. Essa fase é essencial, pois ela irá agilizar a recuperação da informação, que é o objetivo primordial da arquivologia.
Classificação
Refere-se à análise e identificação do conteúdo do documento do qual se busca extrair o assunto pelo qual serão recuperados os documentos posteriormente. Podem ser atribuídos códigos de acordo com o plano de classificação da instituição,um exem-plo de Plano de Classificação está na Resolução n. 14 do CONARQ (anexo C).
Os documentos que entrarem na instituição em envelopes fechados são abertos pelo protocolo para classificação, à exceção dos particulares2 ou sigilosos3.
Dica: Tais documentos (particulares e/ou sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de serem classificados, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos.
Os documentos de natureza ostensiva4 deverão ser abertos e analisados, classificados de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.
Expedição / Distribuição
É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário.
Chama-se distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição.
Controle da Tramitação / Movimentação
É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez, quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes.
2 documentos não endereçados à instituição, e sim a um funcionário em particular 3 ultra secretos, secretos, confidenciais ou reservados
O setor de protocolo é responsável também por essas três atividades relacionadas aos processos:
Juntada por Anexação: Faz a união definitiva e irreversível de um ou mais pro-cessos a outro processo, desde que pertencentes a um mesmo interessado e que conte-nham o mesmo assunto.
Juntada por Apensação: Faz a união provisória de um ou mais processos a outro processo, desde que contenham matérias semelhantes, com mesmo interessado ou não.
Desentranhamento: A retirada de um determinado documento ou qualquer folha de um processo. Deve ser inserido o Termo de Desentranhamento.
Fluxograma de Procedimentos de Protocolo
PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS O arquivo deve manter os documentos de valor permanente pelo maior tempo pos-sível e, por isso, é necessário que sejam adotadas algumas medidas.
A Preservação, que, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivís-tica, é a “Função arquivística destinada a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos” é essencial para aumentar a durabilidade dos documentos.
A conservação é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental
(higienização, reparos e acondicionamento). A conservação busca estender a vida útil dos documentos.
Por outro lado, a restauração tem por objetivo revitalizar os documentos que foram agredidos por fatores físicos, biológicos e químicos.
A preocupação com o ambiente onde serão armazenados os arquivos é muito importante, pois os fatores ambientais podem causar a desintegração dos materiais. O calor, por exemplo, acelera a velocidade da maioria das reações químicas. Já a umidade alta pode gerar mofo e proliferar insetos, caso ela esteja baixa demais pode ressecar as fibras do papel, por exemplo. Dessa forma, é muito importante que temperatura, umi-dade e iluminação sejam controladas.
Fatores Físicos
Luminosidade: a luz atua como catalisador na oxidação, causando enfraqueci-mento ou enrijecienfraqueci-mento do papel. Pode provocar também o amarelecienfraqueci-mento, escureci-mento ou descoloração do papel.
Temperatura: Temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradação do papel, o mais recomendado é manter a temperatura entre 20° e 22°.
Umidade: o excesso de umidade, bem como o clima muito seco, também contribui para a aceleração do processo de envelhecimento do documento. A oscilação também não é interessante, pois os materiais de arquivo são higroscópicos, ou seja, absorvem e liberam facilmente a umidade, isso ocasiona ondulações e o enfraquecimento do papel. A umidade ideal é de 45% a 58%.
A medição da temperatura é feita pelos termômetros, e a de umidade com higrôme-tros, ou ainda pelo termoigrômetro, que realiza as duas medições.
Químicos
Os documentos também são agredidos pelos fatores químicos como qualidade do ar, que causa deterioração representada pela poeira e poluição. Deve-se evitar a pre-sença de grampos e clipes que enferrujam com o tempo e umidade. Deve-se evitar o manuseio desnecessário e tomar um cuidado especial com os materiais mais sensí-veis como fotografias; a própria tinta e o papel utilizado também são responsásensí-veis por danos futuros.
Biológicos
Os ambientes úmidos, quentes, escuros e de pouca ventilação são os mais propícios aos micro-organismos, insetos e até pequenos roedores. Os arquivos e bibliotecas de regiões tropicais são o ambiente ideal para sua moradia e reprodução.
Os insetos que atacam os documentos, dentre eles podemos destacar as baratas, traças e brocas. Além deles há os fungos, ratos e o próprio homem.
Cuidados na conservação preventiva de documentos
• Manter o local de guarda do acervo longe de fontes de alimentos.
• Retirar o lixo do dia após o final do expediente, evitando o pernoite do lixo. • Manter uma disposição das estantes que permita a circulação do ar. As estantes
e arquivos devem ser de metal pintado, para evitar ferrugem.
• Deve-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos, não utilizar molha dedos ou saliva.
• Não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepe, cola branca. Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversíveis onde aplicados.
• Não escrever nos documentos, quando necessário utilizar lápis. • Não dobrar as páginas.
• Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão.
• Remover grampos metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos. • Manusear fotografias sempre com luvas de algodão.
• Preferir caixas de papelão ao invés das de plástico.
• A remoção da poeira deve ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu deslo-camento para a superfície das estantes e para os documentos. Idealmente deve ser realizada com o auxílio de aspirador de pó, pois assim evita-se que a poeira fique em suspensão, pode-se utilizar também um pano úmido, mas sem excesso de água para não deixar o ambiente úmido.
Métodos de arquivamento
Arquivamento é o conjunto das operações que visam organizar a documentação para facilitar a localização futura. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e indireto.
Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde está guardado.
Sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um índice ou um código.
Método alfabético: esse é o método mais simples e utiliza o nome como objeto principal, é um sistema direto, pois não precisa de índice. É um método rápido, direto, fácil e barato. Esse método segue as regras de alfabetação.
Regras de Alfabetação, segundo Marilena Leite Paes:
Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Exemplo:
Amanda Lira
Pedro Álvares Cabral Kelly Pontes de Souza Lilian Cabral
Marcos Roberto Araújo da Silva Arquivam-se
Lira, Amanda
Cabral, Pedro Álvares Souza, Kelly Pontes de Cabral, Lilian
Silva, Marcos Roberto Araújo da
Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Cabral, Lilian
Cabral, Pedro Álvares
Sobrenomes compostos ou ligados por hífen, não se separam. Castelo Branco, Camilo
Villa-Lobos, Heitor
Os nomes formados por Santa, Santo e São seguem a regra dos sobreno-mes compostos.
Santa Clara, Heitor Santo Cristo, André
As iniciais abreviadas de prenomes têm procedência na Classificação de sobre-nomes iguais.
Fernando, A. Fernando, Aguiar
Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma não são considerados.
Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobri-nho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.
Adjuto Júnior, Adriano Guimarães Júnior, José Carlos
Dica: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servi-rem para distinção.
Os títulos não são considerados na alfabetação, são colocados após o nome com-pleto, entre parêntesis.
Guimarães Jr., José (Professor) Rousseff, Dilma (Presidenta)
Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais, esses são casos especiais.
Churchill, Winston Schmidt, Jorge
As partículas de nome estrangeiros podem ou não ser consideradas, o mais comum é considerá-las parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.
Capri, Giulio di Du Ponte, Charles
Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai.
Pina de Melo, Francisco de Oviedo y Banõs, José de
Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes, são registrados como se apresentam.
Al Bem – Hur Li Yutang
Nomes de instituições devem ser escritos como se apresentam, sem considerar os artigos e preposições. Os artigos iniciais podem ser colocados entre parêntesis após o nome.
Embratel
Fundação Getúlio Vargas
Nos títulos de congresso, conferências, reuniões, assembleias, os números arábi-cos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim entre parêntesis.
Método numérico: esse método compõe o sistema de busca indireto, pois é pre-ciso um índice. Ele se divide em: numérico simples (organiza pelo número que corres-ponde ao documento), cronológico (organiza por data) ou dígito-terminal.
Método geográfico: também é um sistema direto, é o método utilizado quando o principal elemento a ser utilizado é o local de produção.
Ordenação por estado ou país: devem ser ordenados alfabeticamente e a capital será sempre a primeira da lista.
Ordenação por cidade, ordenação apenas alfabética.
Método por assunto: utiliza o assunto do documento como referência.
MICROFILMAGEM
A microfilmagem é uma técnica permitida em todo território nacional, segundo a Lei 5.433 de 1968. Essa técnica consiste em criar uma cópia fotográfica do documento, através da microfilmagem que possibilita a redução do espaço físico e a preservação do documento em papel, por exemplo. Símbolos utilizados nos microfilmes:
Figura 4
Fonte: Resolução n. 10, de 6 de dezembro de 1999
Digitalização
É uma técnica muito utilizada, atualmente, principalmente por órgãos públicos. Consiste em criar uma cópia digital de um documento, esse método é muito eficiente, pois facilita o acesso e a recuperação da documentação e reduz o tempo perdido.
Segundo a Lei 12.682 de 2012, em seu art. 6° “Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legisla-ção pertinente”.
Descrição Arquivística
É uma atividade de grande importância para os arquivos, pois cita particularidades dos documentos visando sua posterior identificação e localização.
A descrição gera os chamados instrumentos de pesquisa, guia, inventário, catálogo e repertório.
Guia: instrumento usado para orientar os usuários no conhecimento e na utilização dos fundos. Nele estão contidas informações gerais sobre o arquivo. Descreve o fundo (arquivo de uma instituição) ou coleção. Esse instrumento de pesquisa é o mais cobrado nas provas, portanto é importante gravar.
Inventário: Descreve as unidades de arquivamento, ou seja, a composição de um fundo ou parte dele.
Catálogo: Descreve individualmente os documentos. Repertório: Descrição mais detalhada.
LEMBRE-SE, a Descrição deve ser feita sempre do GERAL para o PARTICULAR. Na arquivologia existem algumas normas de descrição arquivísticas, as mais cobra-das nos concursos, são ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística e a NOBRADE – Norma Brasileira de Descrição Arquivística, sendo que a segunda foi desenvolvida para os arquivos brasileiros.
A ISAD(G) possui 7 áreas de descrição e 26 elementos de descrição, sendo que desses apenas 6 são essenciais.
A NOBRADE possui 8 áreas de descrição e 28 elementos, sendo que 7 deles são obrigatórios: código de referência; título; data(s); nível de descrição; dimensão e suporte; nome(s) do(s) produtor(es); condições de acesso (somente para descrições em níveis 0 e 1).
ANEXO A
Presidência da República Casa Civil
Subchefia para Assuntos Jurídicos LEI N. 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei:
CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e opera-ções técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu inte-resse particular ou de inteinte-resse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei.
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
CAPÍTULO II
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e rece-bidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legis-lativas e judiciárias.
§1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de servi-ços públicos no exercício de suas atividades.
§2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua trans-ferência à instituição sucessora.
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.
§2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso cor-rente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. CAPÍTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferi-dos para o exterior.
Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferên-cia na aquisição.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de inte-resse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social pode-rão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos ante-riormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.
CAPÍTULO IV
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTI-CAS PÚBLIARQUIVÍSTI-CAS
Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
§1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Exe-cutivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.
§2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
§5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estru-tura político-jurídica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o reco-lhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhi-mento dos docurecolhi-mentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exer-cício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei.
CAPÍTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. 22. (Revogado pela Lei n. 12.527, de 2011)
Art. 23. (Revogado pela Lei n. 12.527, de 2011) Art. 24. (Revogado pela Lei n. 12.527, de 2011)
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
§1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
§2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabeleci-dos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170º da Independência e 103º da República.
FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho
PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA CASA CIVIL
SUBCHEFIA PARA ASSUNTOS JURÍDICOS (LEI N. 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011)
Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do §3o do art. 37 e no §2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezem-bro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
A PRESIDENTA DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1o Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do §3º do art. 37 e no §2º do art. 216 da Constituição Federal.
Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei:
I – os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público;
II – as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.
Art. 2o Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber, às entidades privadas sem fins lucrativos que recebam, para realização de ações de interesse público, recursos públicos diretamente do orçamento ou mediante subvenções sociais, contrato de gestão, termo de parceria, convênios, acordo, ajustes ou outros instrumentos congêneres.
Parágrafo único. A publicidade a que estão submetidas as entidades citadas no caput refere-se à parcela dos recursos públicos recebidos e à sua destinação, sem preju-ízo das prestações de contas a que estejam legalmente obrigadas.
Art. 3o Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes:
I – observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção; II – divulgação de informações de interesse público, independentemente de soli-citações;
III – utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informa-ção;
IV – fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública;
V – desenvolvimento do controle social da administração pública. Art. 4o Para os efeitos desta Lei, considera-se:
I – informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produ-ção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;
II – documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;
III – informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado; IV – informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou iden-tificável;
V – tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recep-ção, classificarecep-ção, utilizarecep-ção, acesso, reprodurecep-ção, transporte, transmissão, distribuirecep-ção, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da infor-mação;
VI – disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados;
VII – autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema;
VIII – integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino;
IX – primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações.
Art. 5o É dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que será fran-queada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão.
CAPÍTULO II
DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO
Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e pro-cedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:
I – gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divul-gação;
II – proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e
III – proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.
Art. 7o O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter:
I – orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada ou obtida a informação almejada;
II – informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos;
III – informação produzida ou custodiada por pessoa física ou entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha cessado;
IV – informação primária, íntegra, autêntica e atualizada;
V – informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e serviços;
VI – informação pertinente à administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrativos; e
VII – informação relativa:
a) à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e indicadores propostos;
b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores.
§1o O acesso à informação previsto no caput não compreende as informações refe-rentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.
§2o Quando não for autorizado acesso integral à informação por ser ela parcial-mente sigilosa, é assegurado o acesso à parte não sigilosa por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo.
§3o O direito de acesso aos documentos ou às informações neles contidas utilizados como fundamento da tomada de decisão e do ato administrativo será assegurado com a edição do ato decisório respectivo.
§4o A negativa de acesso às informações objeto de pedido formulado aos órgãos e entidades referidas no art. 1o, quando não fundamentada, sujeitará o responsável a medidas disciplinares, nos termos do art. 32 desta Lei.
§5o Informado do extravio da informação solicitada, poderá o interessado requerer à autoridade competente a imediata abertura de sindicância para apurar o desapareci-mento da respectiva documentação.
§6o Verificada a hipótese prevista no §5o deste artigo, o responsável pela guarda da informação extraviada deverá, no prazo de 10 (dez) dias, justificar o fato e indicar tes-temunhas que comprovem sua alegação.
Art. 8o É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas.
§1o Na divulgação das informações a que se refere o caput, deverão constar, no mínimo:
I – registro das competências e estrutura organizacional, endereços e telefones das respectivas unidades e horários de atendimento ao público;
II – registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos financeiros; III – registros das despesas;
IV – informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os respecti-vos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados;
V – dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de órgãos e entidades; e
VI – respostas a perguntas mais frequentes da sociedade.
§2o Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e entidades públicas deve-rão utilizar todos os meios e instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obriga-tória a divulgação em sítios oficiais da rede mundial de computadores (internet)
§3o Os sítios de que trata o §2o deverão, na forma de regulamento, atender, entre outros, aos seguintes requisitos:
I – conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso à informação de forma objetiva, transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão;
II – possibilitar a gravação de relatórios em diversos formatos eletrônicos, inclu-sive abertos e não proprietários, tais como planilhas e texto, de modo a facilitar a aná-lise das informações;
III – possibilitar o acesso automatizado por sistemas externos em formatos abertos, estruturados e legíveis por máquina;
IV – divulgar em detalhes os formatos utilizados para estruturação da informação; V – garantir a autenticidade e a integridade das informações disponíveis para acesso;
VI – manter atualizadas as informações disponíveis para acesso;
VII – indicar local e instruções que permitam ao interessado comunicar-se, por via eletrônica ou telefônica, com o órgão ou entidade detentora do sítio; e
VIII – adotar as medidas necessárias para garantir a acessibilidade de conteúdo para pessoas com deficiência, nos termos do art. 17 da Lei no 10.098, de 19 de dezem-bro de 2000, e do art. 9o da Convenção sobre os Direitos das Pessoas com Deficiência, aprovada pelo Decreto Legislativo no 186, de 9 de julho de 2008.
§4o Os Municípios com população de até 10.000 (dez mil) habitantes ficam dispen-sados da divulgação obrigatória na internet a que se refere o §2o, mantida a obrigatorie-dade de divulgação, em tempo real, de informações relativas à execução orçamentária e financeira, nos critérios e prazos previstos no art. 73-B da Lei Complementar no 101, de 4 de maio de 2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal).
Art. 9o O acesso a informações públicas será assegurado mediante:
I – criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condições apropriadas para:
a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações;
b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades; c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações; e
II – realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popu-lar ou a outras formas de divulgação.
CAPÍTULO III
DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO
Seção I
Do Pedido de Acesso
Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informa-ções aos órgãos e entidades referidos no art. 1o desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida.
§1o Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação.
§2o Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de encami-nhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na internet.
§3o São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da soli-citação de informações de interesse público.
Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso ime-diato à informação disponível.
§1o Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias: I – comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão;
II – indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou
III – comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informação.
§2o O prazo referido no §1o poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justificativa expressa, da qual será cientificado o requerente.
§3o Sem prejuízo da segurança e da proteção das informações e do cumprimento da legislação aplicável, o órgão ou entidade poderá oferecer meios para que o próprio requerente possa pesquisar a informação de que necessitar.
§4o Quando não for autorizado o acesso por se tratar de informação total ou par-cialmente sigilosa, o requerente deverá ser informado sobre a possibilidade de recurso, prazos e condições para sua interposição, devendo, ainda, ser-lhe indicada a autoridade competente para sua apreciação.
§5o A informação armazenada em formato digital será fornecida nesse formato, caso haja anuência do requerente.
§6o Caso a informação solicitada esteja disponível ao público em formato impresso, eletrônico ou em qualquer outro meio de acesso universal, serão informados ao reque-rente, por escrito, o lugar e a forma pela qual se poderá consultar, obter ou reproduzir a referida informação, procedimento esse que desonerará o órgão ou entidade pública da obrigação de seu fornecimento direto, salvo se o requerente declarar não dispor de meios para realizar por si mesmo tais procedimentos.
Art. 12. O serviço de busca e fornecimento da informação é gratuito, salvo nas hipóteses de reprodução de documentos pelo órgão ou entidade pública consultada, situação em que poderá ser cobrado exclusivamente o valor necessário ao ressarci-mento do custo dos serviços e dos materiais utilizados.
Parágrafo único. Estará isento de ressarcir os custos previstos no caput todo aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos da Lei no 7.115, de 29 de agosto de 1983.
Art. 13. Quando se tratar de acesso à informação contida em documento cuja manipulação possa prejudicar sua integridade, deverá ser oferecida a consulta de cópia, com certificação de que esta confere com o original.
Parágrafo único. Na impossibilidade de obtenção de cópias, o interessado poderá solicitar que, a suas expensas e sob supervisão de servidor público, a reprodução seja feita por outro meio que não ponha em risco a conservação do documento original.
Art. 14. É direito do requerente obter o inteiro teor de decisão de negativa de acesso, por certidão ou cópia.
Seção II Dos Recursos
Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às razões da nega-tiva do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua ciência.
Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada, que deverá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias.
Art. 16. Negado o acesso a informação pelos órgãos ou entidades do Poder Execu-tivo Federal, o requerente poderá recorrer à Controladoria-Geral da União, que delibe-rará no prazo de 5 (cinco) dias se:
I – o acesso à informação não classificada como sigilosa for negado;
II – a decisão de negativa de acesso à informação total ou parcialmente classificada como sigilosa não indicar a autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificação;
III – os procedimentos de classificação de informação sigilosa estabelecidos nesta Lei não tiverem sido observados; e
IV – estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos previstos nesta Lei.
§1o O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido à Controladoria--Geral da União depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hie-rarquicamente superior àquela que exarou a decisão impugnada, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias.
§2o Verificada a procedência das razões do recurso, a Controladoria-Geral da União determinará ao órgão ou entidade que adote as providências necessárias para dar cumprimento ao disposto nesta Lei.
