Setor: CQMA Data: 27/11/2014 Local: SALA DE REUNIÕES DO CQMA Sistema: ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005

ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO – ATA DE REUNIÃO

16ª RAC-CQMA

Setor:

CQMA

Data:

27/11/2014

Local:

SALA DE REUNIÕES DO CQMA

Sistema:

ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005

Participantes

Setor

Ramal

Maria Ap. Faustino Pires

CQMA

9194

Marycel Elena Barbosa Cotrim

CQMA

9305

Elâine Arantes Jardim Martins

CQMA

9318

Helio Akira Furusawa

CQMA

9318

João Cristiano Ulrich

CQMA/LCQ

9365

Marcos Antonio Hortellani

CQMA/LCQ

9381

Marcos Antonio Scapin

CQMA/LFX

9352

Itens avaliados: - A contínua adequação do sistema de gestão ambiental, saúde e segurança no trabalho em relação a mudanças de condições e informações (Especifico para sistemas que atendam

NBR ISO 14001 e/ou OHSAS 18001)

- Desempenho dos fornecedores.

- Mudanças que possam afetar o sistema de gestão - As preocupações das partes interessadas pertinentes. - Recomendações para melhoria.

- Treinamento.

Observações:

1. Devem ser recolhidas informações e avaliados obrigatoriamente todos os assuntos, conforme escopo. Se algum item específico não for aplicável ao escopo, este deve ser preenchido com a seguinte frase: “Item não aplicável ao escopo”. (Ex. O item 12 para sistemas não relacionados a Laboratórios de Ensaio e/ou Calibração).

2. Se por algum motivo não houver informação relevante para ser apresentada na reunião em questão, o item correspondente deste formulário deve ser preenchido com a seguinte frase: “Informações insuficientes para análise crítica devido a ____________, este assunto será discutido em reunião específica agendada para ______________.” (Ex. Satisfação de Cliente - não concluída em função da agenda definida para esta atividade – será realizada após realização da pesquisa)

3. O Item “ação pendente” aborda a entrada: “Situação das ações oriundas das Análises Críticas pela Direção anteriores”.

4. O item “recomendações para melhoria” aborda as saídas relacionadas a decisões e ações para melhoria da eficácia do sistema, dos processos e dos produtos, bem como necessidade de recursos, conforme aplicável.

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ASSUNTOS GERAIS

Elâine comunicou que deu encaminhamento no TNCMC para todas as NCs e OBs, e que conforme o combinado, não acatou duas das observações. Os laboratórios já podem inserir seus plano de ação e dar andamento ao tratamento.

João questionou se não seria feito um comunicado para a gerência do CLA sobre a observação que foi apontada na auditoria para o nosso sistema, em relação ao alagamento do prédio.

Marycel comentou que seria interessante comunicar também o Odair.

Maria disse que vai fazer um comunicado explicando o ocorrido com cópia para o Odair. 1. Resultados das auditorias internas e/ou auto avaliações

2. Avaliações realizadas por organizações externas

3. Realimentação do cliente (reclamações, pesquisa de satisfação) e comunicação proveniente de partes interessadas externas (reclamação) (requisito NBR ISO 14001)

4. Situação das ações preventivas e corretivas

5. O nível de atendimento aos requisitos regulamentares 6. Adequação de Políticas e Práticas

7. O nível de atendimento aos objetivos e metas

8. Desempenho de processo e conformidade de produto (controle de não conformidades de processo e de produto)

9. Situação de atividades relacionadas às parcerias estratégicas e resultado das atividades de comparação com as melhores práticas (benchmarking), onde e quando aplicável.

10. Mudanças que possam afetar o sistema de gestão, negócio e/ou setor/instituição

(fatores financeiros, sociais, ambientais, estatutários e regulamentares, além de

volume e tipo de trabalho no caso de laboratórios que atendam a NBR ISO 17025)

a) Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

Ata da 15ª RAC-CQMA.

Escassez de recursos humanos.

b) Ações Pendentes:

O CQMA, assim como todo o IPEN, continua com necessidade de novos recursos humanos.

c) Discussão

1. João comentou que, segundo o Gustavo, do IP, não haverá mais Windows XP nos computadores do do IPEN. Todos serão substituídos por Windows 7. Os micros que não suportem não poderão ficar ligados à rede. No caso de alguns computadores ligados aos equipamentos, vai haver muito problema por causa dos softwares que não operam nesse sistema mais novo. A gerência vai questionar o IP para saber exatamente como será o procedimento.

2. Continua a necessidade de recursos humanos por causa da: redução do quadro (Servidores do CQMA em fase de aposentadoria) e Formação de pessoal (requer tempo para treinamento do pessoal nos procedimentos do CQMA). Essas situações já foram abordadas nos anos anteriores e não foi possível chegar a uma solução. A ideia é continuar trabalhando com bolsistas, estagiários e colaboradores, além de solicitar aos servidores em fase de aposentadoria que estes fiquem mais um tempo na ativa. ativa. A formação de pessoal requer tempo para treinamento nos procedimentos do CQMA. Houve um concurso público em 2014, porém o CQMA não foi contemplado com vagas na área técnica. Está previsto concurso para 2015. Várias atividades serão descontinuadas por falta de pessoal, mas esse é um problema que não pode ser resolvido no nível gerencial.

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d) Recomendações para Melhoria (ações, responsáveis, prazos e necessidades de

recursos)

Ação

Responsável

Prazo

Recursos

Gerenciar os aspectos apontados para tentar minimizar

o impacto sobre as atividades do centro. Gerência Contínuo

Será avaliado em

cada situação

11. As preocupações das partes interessadas pertinentes.

a) Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

Ata da 15ª RAC-CQMA.

CNEN – Cumprimento dos requisitos regulamentares. (licenciamento)

IBAMA – Cumprimento do TAC firmado entre CNEN e IBAMA.

Clientes – Atendimento das expectativas quanto às análises realizadas.

Sociedade – Atividades do Centro voltadas à sociedade.

Servidores – Sobrecarga de trabalho para alguns e aposentadorias

b) Ações Pendentes:

- Licenciamento junto à CNEN.

Discutido no item “O nível de atendimento aos requisitos regulamentares”. - Cumprimento do TAC-IBAMA.

Sem pendências. - Clientes.

Discutido no item “Realimentação do cliente (reclamações, pesquisa de satisfação) e comunicação proveniente de partes interessadas externas (reclamação)”.

- Sociedade.

Sem pendências. - Servidores.

Não houve nenhum progresso em relação à necessidade de RH.

c) Discussão

Nesse item são consideradas como parte interessadas: a CNEN, o IBAMA, os Clientes, a Sociedade e os Servidores.

Em relação à CNEN e o licenciamento, este item foi discutido na reunião de entradas do dia 25/11/14.

Em relação ao IBAMA, o CQMA tem atuado fortemente na coordenação das atividades institucionais de gestão ambiental para atendimento aos compromissos junto ao IBAMA. Reuniões e treinamentos estão sendo realizados para que os RDs ambientais dos centros tenham condições de iniciar ações

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específicas. Já foram realizadas diversas atividades relacionadas à adequação das instalações para o armazenamento adequado tanto de reagentes como dos resíduos gerados.

Em relação aos clientes, as expectativas vêm sendo correspondidas. Este item foi discutido anteriormente no tópico realimentação do cliente e reclamação.

Quanto aos servidores, é preciso que se tenham melhores ferramentas gerenciais para gerir os conflitos. É preciso conscientizar os funcionários que não estão envolvidos no SQ-CQMA. Alguns pontos deste item são discutidos no tópico de mudanças que possam afetar o sistema.

Em relação à sociedade, o CQMA tem atividades de formação e desenvolvimento de RH junto a instituições de ensino (Tocantins, graduação - USP, pós-graduação, na forma de cooperação em cursos, treinamentos, visitas, etc.). Embora haja divulgação das teses e dissertações, ainda há necessidade de divulgação das atividades realizadas pelo Centro para a sociedade, por meio de palestras ou visitas. Essa ação deverá ser mais bem discutida em reuniões do SQ-CQMA.

Uma forma de divulgação das atividades dos CQMA é a internet, mas as páginas não estão sendo atualizadas. Scapin disse que nesse ano houve uma atualização e que ele gostou, mas que ainda não está bom. Mary comentou que foi pedido pelo o Dr. Linardi para o Lugão, que direcionou para os laboratórios. Scapin disse que deveria ter um padrão do centro.

João sugeriu que o gerente deveria cobrar retorno dos laboratórios porque no caso do LCQ, o Sarkis não passou nada pra eles. Foi prorrogado o prazo pra essa ação.

d) Recomendações para Melhoria (ações, responsáveis, prazos e necessidades de

recursos)

Ação

Responsável

Prazo

Recursos

Analisar e buscar soluções para atingir as expectativas

das partes interessadas. Gerência Contínuo

Será avaliado em

cada situação

ASSUNTOS ESPECÍFICOS

12. Resultados de comparações inter-laboratoriais ou ensaios de proficiência. (Específico para sistemas que atendam a NBR ISO/IEC 17025)

13. Identificação de eventuais pontos fracos e empecilhos aos objetivos da segurança nuclear ou radiológica (Específico para sistemas que atendam a CNEN NN 1.16)

14. A contínua adequação do sistema de gestão ambiental, saúde e segurança no

trabalho em relação a mudanças de condições e informações (Especifico para

sistemas que atendam NBR ISO 14001 E/OU OHSAS 18001)

a) Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

Este item não é aplicável ao sistema atualmente implantado no CQMA, pois a gestão ambiental e de saúde e segurança ainda não estão integradas ao sistema de gestão, isto, provavelmente deverá ser revisto para entrar em conformidade a 1ª. cláusula do TAC-IBAMA.

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De qualquer forma, o CQMA tem diversas atividades institucionais que podem ser incluídas neste item como: elaboração do PMA-Q do IPEN, gerenciamento do descarte de resíduos incineráveis do IPEN e monitoramento dos efluentes do IPEN.

b) Ações Pendentes:

c) Discussão

d) Recomendações para Melhoria (ações, responsáveis, prazos e necessidades de

recursos)

Ação

Responsável

Prazo

Recursos

--- --- --- ---

15. Informações Complementares

ITENS EXTRAS AVALIADOS

16. Desempenho de fornecedores

a) Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

Relatório de AC do processo corporativo de 2013-2014.

Relatório da Avaliação de Fornecedores de 2013.

b) Ações Pendentes:

Avaliar o desempenho dos fornecedores que servem o CQMA de acordo com os dados que

serão disponibilizados pelo setor de compras.

Concluído - Marycel realizou.

c) Discussão

A avaliação de fornecedores é muito importante para o processo, apesar de esse item não

ser obrigatório na RAC, segundo o item 4.15 da norma.

Os dados da avaliação de 2014 ainda não estão disponíveis na intranet.

Marycel compilou os dados enviados pelos representantes dos laboratórios para a avaliação

dos fornecedores do CQMA de 2012 e de 2013.

Não tivemos problemas com fornecedores nesse ano de 2014. Ultima data para empenho

21/11/14.

d) Recomendações para Melhoria (ações, responsáveis, prazos e necessidades de

recursos)

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Ação

Responsável

Prazo

Recursos

Avaliar o desempenho dos fornecedores que servem o CQMA de acordo com os dados que serão disponibilizados pelo setor de compras.

Marycel Até

maio/14

Tempo e pessoa

17. Treinamento

a) Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

b) Ações Pendentes:

Realizar treinamento no TNCMC

Não houve participação do CQMA no treinamento oferecido pela CQAS. Reprogramar os treinamentos pendentes

Sem pendências.

Providenciar o contato com a FUNDACENTRO para que o curso de segurança em laboratório seja realizado

Treinamento realizado.

c) Discussão

No ano de 2014, dos 4 treinamentos internos inicialmente propostos, 3 foram realizados e o último será realizado no dia 02/12/2014.

Este ano todos os treinamentos internos propostos serão realizados, porém para os 3 solicitados no LNTD apenas 1 treinamento foi realizado, o de Segurança em laboratórios químicos, oferecido pela FUNDACENTRO. Os treinamentos em TNCMC e Análise crítica e tratamento de NCs (direcionado ao CQMA) não foram realizados.

Em 2014 foi ministrado o curso de segurança pela Helaiara para substituir o que havia sido cancelado.

Helio e o Seneda fizeram o curso de análise de risco em laboratório químico ministrado pela FUNDACENTRO. Helio comentou que o curso da FUNDACENTRO está configurado para pós-graduação, mas que ele e o Seneda podem dar esse treinamento de forma mais simplificada para o CQMA.

Em 2014 já houve um treinamento muito básico em análise de risco para algumas pessoas. Helio questionou se vale a pena dar o Treinamento em incertezas.

Treinamento em princípios de validação – João acha que é mais interessante do que incertezas. Foi dado para os bolsistas do LCQ e eles gostaram muito. Helio pediu que o João estenda esses treinamentos para nosso laboratórios. Elâine comentou que não acha interessante muita gente acessando a plataforma TNCMC. João e Scapin comentaram que deveríamos dar o curso internamente e depois se houver interesse podemos solicitar treinamento no software.

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Com relação ao treinamento no TNCMC, foi proposto que em 2015 seja ministrado pelo João e Elaine e posteriormente solicitado treinamento no software por meio de “espelho” do sistema na sala especializada da DE somente aos interessados. Apenas o treinamento em Análise critica e tratamento só será solicitado após avaliação com CQUAL.

Em 2014 também será solicitado ao CQUAL um treinamento no preenchimento correto do FM-IPN-0103-01.

Com relação ao treinamento no TNCMC, foi proposto que em 2015 seja ministrado por Dr. João e Dra. Elaine e solicitado treinamento no software por meio de “espelho” do sistema na sala especializada da DE somente aos interessados.

Scapin comentou que em 2015 haverá um treinamento na norma CNEN NN 1.16 para os auditores e será aberto ao IPEN.

João vai solicitar à casa um treinamento na norma para provedores de ensaios de proficiência no projeto da REMEQ da Vera Ponçano, que substituiu a REMESP (dados pela FIOCRUS e ABNT???). Comentou que fez os treinamentos da serie 030 e foi feita uma reciclagem.

João comentou que ministrou um treinamento em validação para os bolsistas do LCQ.

Marycel solicitou ao João que realizasse esse treinamento para os bolsistas dos laboratórios do CQMA.

d) Recomendações para Melhoria (ações, responsáveis, prazos e necessidades de

recursos)

Ação

Responsável

Prazo

Recursos

Realizar treinamento no TNCMC João e Elaine Até setembro

de 2014

Tempo e pessoas Realizar treinamento em análise de risco e

segurança em laboratório Helio e Seneda

Até novembro de 2014

Tempo e pessoas Solicitar ao CQUAL um treinamento no

FM-IPN-0103-01. Elaine

Até julho de 2014

Tempo e pessoas Treinamento em parâmetros básicos de

validação segundo o DOQ-008 do INMETRO. João

Até novembro de 2014

Tempo e pessoas

18. Melhorias e assuntos gerais

a) Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

Observações dos participantes da equipe, das partes envolvidas durante os processos de auditoria e avaliações e no cotidiano dos laboratórios do centro.

b) Ações Pendentes:

- Avaliar o texto da home-page dos laboratórios e corrigir se necessário Essa ação ainda está pendente.

- Reunião com integrantes do CQMA para conscientização sobre a importância do SQ-CQMA e das ações institucionais

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16ª RAC-CQMA

- Apresentações sobre os serviços prestados pelo CQMA, bem como valores referentes aos gastos e outros assuntos de interesse do Centro.

Parcialmente realizado foi realizada no final de 2013. Para 2014, deve ser feita no inicio de 2015. - Retomar as reuniões trimestrais respeitando a periodicidade.

Parcialmente realizado Para 2015 deve ser levado mais a serio.

- Promover reuniões com os demais servidores para divulgar e multiplicar as informações de ações ambientais.

Parcialmente realizado. Para 2015 deverá ter continuidade com os RDs ambientais e esses passarão aos demais.

- Realizar reuniões de acompanhamento das ações propostas nas RACs. Parcialmente realizado. Para 2015 deverá ser cumprida a periodicidade.

c) Discussão

Em 2014 as ações relativas ao SQ-CQMA continuaram não sendo muito divulgadas.

Foi discutido na RAC passada que em 2014, a alta direção reuniria os orientadores do CQMA para divulgar ações de melhoria nos laboratórios, inclusive em relação aos alunos. Seriam promovidas discussões sobre outros laboratórios tomando como referência para o CQMA os laboratórios com Sistema da Qualidade implantado, além de tentar conscientizar mais pessoas sobre a importância do SQ-CQMA e das ações institucionais. Essas ações não foram realizadas, provavelmente devido à grande quantidade de trabalhos com maior prioridade.

Embora na RAC passada tenha sido sugerida como ação de melhoria que fossem corrigidos os textos da home-page do CQMA e enviadas ao David para atualização da página, essa ação continua pendente. Os interessados não se manifestaram e essa ação ficou esquecida por parte da maioria dos laboratórios. Deverá ser efetuada em 2015. Na verdade essa ação já não é mais melhoria, mas sim uma necessidade.

Em 2014, o ensaio acreditado do LCQ ainda não está divulgado na intranet e internet, conforme proposto no ano passado. Deverá ser inserido em 2015. O responsável pelo LCQ deve elaborar o texto e providenciar para que seja realizada essa ação.

Algumas das ações propostas como melhoria em 2014 não foram cumpridas e já não são mais consideradas melhorias, como por exemplo, a retomada das reuniões trimestrais e a divulgação para os servidores do conteúdo das reuniões dos RDs ambientais.

O monitoramento das ações de saída das RAC’s continua sendo uma falha no nosso Sistema da Qualidade. Não houve continuidade das reuniões de acompanhamento das ações propostas nas RAC’s. Essa metodologia, que parecia ser eficaz, não teve continuidade em 2014. Portanto não é mais melhoria, mas sim uma metodologia de tratamento. Deverão ser reagendadas para 2015 e os cronogramas deverão cumpridos.

João comentou que no LCQ ele vê como melhoria em 2014 a instalação do novo ICP/MS e com ele a volta das análises para atender ao CCN, além do desenvolvimento e validação de novos métodos. Também a implantação de metodologia nova para determinação de mercúrio por meio do Analisador de Mercúrio adquirido por meio do novo Projeto.

Sugestões de melhorias para 2015.

- Ministrar cursos rápidos de validação, tratamento de resíduos, entre outros.

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- Estudar novas metodologias para diminuição de resíduos e uso de reagentes. - Implantar um programa de sugestões interno.

d) Recomendações para Melhoria (ações, responsáveis, prazos e necessidades de

recursos)

Ação

Responsável

Prazo

Recursos

Avaliar o texto da home-page dos laboratórios e corrigir se necessário. Responsáveis pelos laboratórios Junho/15 Tempo / pessoas

Reunião com integrantes do CQMA para

conscientização sobre a importância do SQ-CQMA e das ações institucionais.

Gerente Continuo Tempo /

pessoa Realizar apresentações sobre os serviços prestados

pelo CQMA, bem como valores referentes aos gastos e outros assuntos de interesse do Centro.

Marycel Até junho

de 2015

Tempo / pessoa Retomar as reuniões trimestrais respeitando a

periodicidade. RDs Continuo

Tempo / pessoa Promover reuniões com os demais servidores para

divulgar e multiplicar as informações de ações ambientais.

RDs ambientais Continuo Tempo / _pessoa Realizar reuniões de acompanhamento das ações

propostas nas RACs. RDs Continuo

Tempo / pessoa