Como o SAP NetWeaver BPM melhorou o processo de contratação de seviços da Transpetro

Como o SAP NetWeaver BPM melhorou o processo de

contratação de seviços da Transpetro

Gerência Geral de Tecnologia da Informação e Telecomunicações

José Ricardo Telles Esses

Gerente

CONCEITOS DE BPM

LIÇÕES APRENDIDAS

O PROCESSO DE NEGÓCIO

O PROJETO

SOBRE A TRANSPETRO

CONTATO

SOBRE A TRANSPETRO

Modal:

Naval e Oleoduto

Upstream

_Downstream

_{Distribuição}

Maior companhia de logistica de transporte na área de óleo e gás do Brasil.

Subsidiária da Petrobras (7ª maior companhia de energia do mundo - Fonte: PFC Energy (Jan/2013).

Modal:

Naval, Oleoduto e Rodoviário

Receita bruta operacional: U.S. $ 6.272 billion Lucro líquido: U.S. $ 710.6 million

Patrimônio: U.S. $ 3.906 billion

Portfolio de Investimentos 2013 – 17: U.S. $ 5,092 millhões

Operações (Mar):

Frota operacional = 59 navios

Média de idade da frota = 17.6 anos Volume transportado = 47 Mm3 Operações (Óleo): Terminais terrestres = 21 Terminais aquaviários = 27 Tamanho do oleoduto = 7.179 km Volume transportado = 396 Mm3 SOBRE A TRANSPETRO Operações (Gas): Tamanho do gasoduto = 7.107 km Capacidade de processamento = 19,700 Mm3/dia Pontos de entrega = 130

SOBRE A TRANSPETRO Organograma Tecnologia da Informação e Telecomunicações Desempenho e Controle Infraestrutura de TI Sistemas Relacionamento Projetos Serviços Integrados (SAP) Próprios (java / . Net) Terceiros (Corporate) DTO - DGN Alta Administração DTM DFA - CORP Analíticos (BW/BO/Hyperion) Projetos Serviços Telecomunicações Gerência Geral Gerência Coordenação Sistemas

CONCEITOS DE BPM

LIÇÕES APRENDIDAS

O PROCESSO DE NEGÓCIO

O PROJETO

SOBRE A TRANSPETRO

CONTATO

CONCEITOS DE BPM

Um mundo novo

A Whole New World

CONCEITOS DE BPM

Let me check the history of donations from this banker

Good $$$$$$

I’ll send to his accountant the tax deduction form

Now I’m gonna approve some payments

BPM: Metodologia para apoiar a gestão e melhoria dos processos de negócio da

organização, através do mapeamento e controle dos fluxos de trabalho.

Diretor 1 Diretor 2 Diretor 3

Gerente 1

Saída

Workflow

Gerente 2 Gerente 3 Gerente 4 Gerente 5

CONCEITOS DO BPM

Presidente

CONCEITOS DE BPM

Negócio

IT

BPMN: Notação BPM utilizada no

desenho dos processos que facilita

o entendimento do usuário

CONCEITOS DE BPM

Modelagem

Execução

Tasks _{BAM: Monitoring Mobility}

Implementação

Analista de TI

User Support

Process

Orchestration Build Interfaces Process Design

Otimização

Gestor do Processo

SAP Business Rules Management

SAP Process Integration

Consumption

Analytics Mobile Collaboration

SAP Business Process Management

SAP NetWeaver Process Orchestration

CONCEITOS DE BPM

LIÇÕES APRENDIDAS

O PROCESSO DE NEGÓCIO

O PROJETO

SOBRE A TRANSPETRO

CONTATO

O PROCESSO DE NEGÓCIO

Usuários Volumes

Total Cargo Processos Contratos Financeiro

3,785 Não há restrição 9.461 7.358 R$ 500.000,00

(Por Contrato)*

O sistema Contrata é de uso obrigatório de toda a força de trabalho da TRANSPETRO, para a solicitação

de contratação de serviços por licitação ou contratação direta, monitorando o processo desde a solicitação até a assinatura do contrato.

O sistema permite, além da agilidade, o controle no fluxo de trabalho e de todos os processos, contratos,

aditivos e demais atividades inerentes à Área de Contratação, garantindo transparência, segurança, confiabilidade e o uso de documentação padronizada.

Integrado ao sistema licitação eletrônica Petronect (SAP SRM), com objetivo de reduzir custo e aumentar concorrência.

Aauditoria pode ser realizada através do sistema Contrata sem que seja necessário a manipulação

O PROCESSO DE NEGÓCIO

Processo de Licitação (simplificado)

Início Criar Solicitação Definir Cadastrador Analisar Solicitação Licitador Solicitador

x

Gerente SAP - ERP

x

x

x

Solicitação Cadastrar _Material

Fim Dados Corretos Material Existente? Sim Não Sim

Não Necessita Sim Aprovação?

Reprovado

Não

O PROCESSO DE NEGÓCIO

Processo de Licitação em BPMN (simplificado)

CONCEITOS DE BPM

LIÇÕES APRENDIDAS

O PROCESSO DE NEGÓCIO

O PROJETO

SOBRE A TRANSPETRO

CONTATO

O PROJETO

Definir e implementar uma solução que melhor atenda às necessidades da

Gerência de Aquisição de Bens e Serviços, em seus processos de contratação,

suportando as constantes mudanças de regras a que a Gerência está submetida

O PROJETO

Prova de Conceito (POC)

Objetivo: Provar a aderência de ferramenta BPMS aos requisitos do projeto.

Ferramentas analisadas: Oracle BPM, SAP BPM, BPM IBM, Clarity and Vipro.

Criterios usados:

Atender os requisitos básicos:

1

Atender os requisitos específicos da POC.

- Utilizar notação gráfica BPMN,

- Possuir módulo de indicadores (KPIs),

- Permitir versionamento e busca por conteúdo,

- Possibilitar o desenvolvimento de interfaces amigáveis,

- Possuir módulo de auditoria.

Solicitante Aprovador Coordenador Licitador Criar PL Aprovar/Rejeitar PL Encaminhar Gerar Documentação Enviar Email Convite Importar Proposta Gerar Classificação Enviar Email Classificação Gerar Contrato

O PROJETO

Prova de

Conceito

A ferramenta da SAP foi a que

atendeu aos requisitos com menor

Gestor: Getic/Sistemas versão 1 – agosto/2013

O PROJETO

Benefícios

Monitoramento dos processos em tempo real.

Módulo de indicadores nativo (KPIs).

Controle de todo ciclo de vida dos processos, permitindo ajustes nos

processos em tempo de execução.

Integração nativa com SAP ECC e SRM.

Módulo de auditoria nativo na solução, mantém o histórico de todos os

envolvidos na execução dos processos.

Plataforma facilita a integração com dispositivos móveis.

Plataforma disponível para desenvolvimento de outros processos de negócio

da companhia.

O PROJETO

Cenário Atual

CONTRATA

O PROJETO

Cenário Futuro

CONTRATA 2

O PROJETO

Metodologia de desenvolvimento

Sprints

Sprints

_Sprint

_s

Implementação Rel e as e 1 R el ea se 2 Re le ase 3 Backlog Realase 1 Processo Licitação Backlog Release 2 Compra Direta Backlog Release 3 Aditivo Prototipação Business Blueprint Go Live e Suporte - Definição de backlog e releases; - Sprints quinzenais;

- Reuniões semanais com o cliente para obter feedback contínuo;

- Entregas parciais para homologação do cliente.

Utilização de algumas práticas ágeis na fase de desenvolvimento

O PROJETO

Business Process Blueprint

Aprovado em 02/04/2013

300 páginas

51 processos/subprocessos

O PROJETO

Arquitetura

SAP HR– ECC 6.0 EP4 SAP MM – ECC 6.0 EP4

- Criação de Contratos - Criação de Aditivos

Contrata 2

SAP GRC AC 5.3

O PROJETO

Controle Acesso (GRC AC 5.3

)

Perfis

Descrição

Solicitante Identifica a necessidade, seja de material ou serviço, e cadastra no sistema.

Aprovador Toda solicitação deve ser aprovada pelo responsável pela alçada. Este papel será de:

 Coordenadores  Verificadores  Gerentes  Diretores Coordenador de Comissão

Responsável por fazer uma última verificação em alguns dados da solicitação e deverá indicar qual licitador será responsável pelo processo

Licitador Responsável por gerar toda a documentação necessária para que a licitação seja feita.

Classificador O classificador tem as seguintes atividades:

 Gerar ata de recebimento

 Importar os dados da licitação

 Classificar os licitantes

 Enviar para aprovação a classificação feita

 Fazer a negociação com os licitantes

Coordenador de Contratação

Responsável por validar e aprovar a documentação

Fiscal Emitir OIS (ordem de início de serviço)

Gestor: Getic/Sistemas versão 1 – agosto/2013

O PROJETO

Organograma do Projeto

Patrocinador

GETIC/SISTEMAS/SLP Área de negócio Comitê Gerencial (GETIC/SISTEMAS/SLSI) (GETIC/SISTEMAS/SLP) Petronect Fábrica Usuários chave Área de negócio

José Ricardo Telles Esses (GETIC) Carlos Melo Jr (GETIC)

Lider de Projeto

O PROJETO

Cronograma

Jan Fev Mar Abr Mai Jun

Especificação e prototipação Implementação / Teste Unitário (BPM, SAP, SRM) Teste Integrado Dez Jul Go Live 28/07 Homologação 28/02

Activities

PL: 9/06 Aditivo: 17/03 PCD: 29/01 TRD: 14/04 PL ini: 24/02 Aditivo: 31/03 PCD: 10/02 TRD: 21/04 PL fim: 30/06

O PROJETO

O PROJETO

Fr

on

tend

(

inb

o

x)

O PROJETO

Fr

on

tend

–

T

ecn

ologia

Web Dynpro é mais indicado para aplicações

transacionais mais pesadas e complexas para

usuários especialistas. Já SAPUI5 é indicado

para aplicações mais leves para usuários

comuns.

SAP's HTML5 (SAPUI5) combina as vantagens

de ser aberto e flexível, e suporta todos os

padrões SAP.

CONCEITOS DE BPM

LIÇÕES APRENDIDAS

O PROCESSO DE NEGÓCIO

O PROJETO

SOBRE A TRANSPETRO

CONTATO

LIÇÕES APRENDIDAS

O Business Blueprint (BBP) é a descrição detalhada do processo de negócio e requisitos do projeto. Ao final da fase de modelagem do BBP era esperado que todos os requisitos e processos estivessem mapeados em detalhes

1. Os requisitos foram levantados apenas com um dos cliente envolvidos no processo. 2. O sistema atual não foi usado para apoiar o levantamento de requisitos.

3. O processo mapeado não estava no nível de detalhe necessário para o desenvolvimento da solução.

4. Requisitos importantes foram descobertos durante a fase de desenvolvimento. • Fundamental o envolvimento dos vários tipos de usuários (perfis diferentes) durante

o levantamento / homologação de requisitos.

• Conhecimento substancial no processo de negócio é essencial.

O que realmente aconteceu? O que podemos aprender? O que era esperado acontecer?

LIÇÕES APRENDIDAS

Usar a fase de prototipação para auxiliar o levantamento do processo, detalhamento dos requisitos e validação de interface e usabilidade da aplicação.

1. Resistência dos usuários chave em relação a usabilidade do protótipo.

2. Necessidade de mudança de tecnologia de desenvolvimento das interfaces do protótipo. De Web Dynpro para SAP UI5.

3. Os protótipos só foram homologados pelo usuário chave ao final da fase.

• Uso da prototipação como mecanismo auxiliar na fase de modelagem do processo e especificação de requisitos.

• Realizar validações/homologações parciais do protótipo durante sua construção, principalmente para testar usabilidade do produto.

O que era esperado acontecer? O que realmente aconteceu? O que podemos aprender?

LIÇÕES APRENDIDAS

Disponibilização dos ambientes de desenvolvimento para construção dos protótipos em ambiente próprio desde o início da fase.

1. Ambiente não foi construído a tempo de ser utilizado desde o início da fase. 2. Fábrica investiu tempo na construção de seu próprio ambiente que possuía

características muito diferentes do ambiente Petrobras.

3. Fábrica precisou investir um tempo para adaptar os protótipos construídos em seu próprio ambiente para faze-lo rodar no ambiente Petrobras.

4. Dificuldade na configuração do desenvolvimento por parte da fábrica.

5. Falta de alinhamento entre as equipes de desenvolvimento, INFRA e agilidade para sincronização de cronogramas e espectativas.

• Necessária alinhamento constante entre todas as equipes envolvidas, principalmente na fase de pré-projeto e fases inicias do projeto.

• Gestão unificada de todas as frentes envolvidas no projeto.

O que era esperado acontecer? O que realmente aconteceu? O que podemos aprender?

CONCEITOS DE BPM

LIÇÕES APRENDIDAS

O PROCESSO DE NEGÓCIO

O PROJETO

SOBRE A TRANSPETRO

CONTATO

http://www.transpetro.com.br

CONTATO

José Ricardo T. Esses jricardo@petrobras.com.br

Carlos Melo Jr carlosmelojr@petrobras.com.br