Manual Workcenter
Interface Administrativa
Índice 1. Introdução... 5 2. Acesso... 5 3. Configurações ... 7 3.1 Horários do Chat... 7 3.1.1 Horário de Atendimento ... 8 3.1.2 Cadastro de Feriados... 9 3.2 Roteamento ... 9 3.2.1 Cadastro de Skill... 9 3.2.2 Cadastro de Segmentos ... 10 3.3 E-mail ... 12 3.3.1 Configurações de SMTP ... 12 3.3.2 Configurações de POP... 13
3.3.3 Configurações de Palavra Chave ... 14
3.3.4 Confirmação de SPAM ... 15
3.3.5 Reenvio de Mensagem ... 16
3.3.6 Alteração de Operador em lote ... 17
3.3.7 Alteração de Operador em lote 2... 18
3.4 Mensagem ... 19
3.4.1 Configurações de Palavra Proibida ... 19
3.5 Sistema... 20
3.5.1 Parametrização do Sistema ... 20
3.1.1 Consulta de Logs ... 21
4. Usuários ... 21
4.1 Cadastro de Usuários ... 22
4.1.1 Alteração de dados ou senha de Usuários... 22
4.1.2 Exclusão de Usuários ... 23
4.1.3 Inserção ou Exclusão de Skills de Usuários ... 23
4.2 Cadastro de Supervisores ... 23
4.2.1 Alteração de dados ou senha de Supervisores... 24
4.2.2 Exclusão de Usuários ... 24
5. Respostas Automáticas ... 25
6. FAQ (Árvore de Respostas) ... 27
7. Busca ... 28 7.1 Busca de Chat... 29 7.1.1 Visualizando atendimentos ... 30 7.2 Busca de E-mails ... 31 7.2.1 Visualizando os e-mails... 32 8. Formulários ... 33 8.1 Cadastrar Formulários... 33
8.1.1 Cadastrar Campos para um formulário ... 34
8.2 Alterar ou Remover Formulários ... 34
8.2.1 Alterar ou remover campos de um formulário ... 35
9.1 Relatórios On-line... 35
9.1.1 Desempenho ... 36
9.1.1.1 Leitura do Relatório de Desempenho ... 36
9.1.2 Atendimentos nas últimas 24 horas ... 36
9.1.2.1 Leitura do Relatório de Atendimentos nas últimas 24 horas ... 37
9.1.3 Atendimentos ao longo do dia por intervalo ... 37
9.1.3.1 Leitura do Relatório de Atendimentos ao longo do dia por intervalo ... 38
9.2 Relatórios Históricos Chat... 38
9.2.1 Login - Logout ... 38
9.2.1.1 Leitura do Relatório Login - Logout ... 39
9.2.2 Quantidade de Atendimentos por Dia ... 39
9.2.2.1 Leitura do Relatório Quantidade de Atendimentos por Dia... 40
9.2.2.2 Detalhamento do Relatório Quantidade de Atendimentos por Dia... 40
9.2.3 Quantidade de Atendimentos por Dia e Hora... 42
9.2.3.1 Leitura do Relatório Quantidade de Atendimentos por Dia e Hora ... 42
9.2.3.2 Detalhamento do Relatório Quantidade de Atendimentos por Dia e Hora ... 42
9.2.4 Atendimentos Realizados por Operador ... 43
9.2.4.1 Leitura do Relatório Atendimentos Realizados por Operador... 43
9.2.4.2 Detalhamento do Relatório Atendimentos Realizados por Operador... 44
9.2.5 Quantidade de Abandonos... 45
9.2.5.1 Leitura do Relatório Quantidade de Abandonos ... 45
9.2.6 Quantidade de Mensagens por Atendimento... 46
9.2.6.1 Leitura do Relatório Quantidade de Mensagens por Atendimento ... 46
9.2.6.2 Detalhamento do Relatório Quantidade de Mensagens por Atendimento ... 47
9.2.7 Duração dos Atendimentos ... 48
9.2.7.1 Leitura do Relatório Duração dos Atendimentos ... 49
9.2.7.2 Detalhamento do Relatório Duração dos Atendimentos... 49
9.2.8 Distribuição do Atendimento... 50
9.2.8.1 Leitura do Relatório Distribuição do Atendimento ... 51
9.2.8.2 Detalhamento do Relatório Distribuição do Atendimento ... 52
9.2.9 Tentativas fora do horário de atendimento... 53
9.2.9.1 Leitura do Relatório Tentativas fora ho horário de atendimento ... 54
9.2.10 Gerencial Operador... 54
9.2.10.1 Leitura do Relatório Gerencial Operador... 54
9.2.11 Gerencial Serviços (Consolidação Mensal) ... 55
9.2.11.1 Leitura do Relatório Gerencial Serviços (Consolidação Mensal) ... 55
9.3 Relatórios Históricos E-mail ... 56
9.3.1 E-mails aguardando solução por Operador ... 56
9.3.1.1 Leitura do Relatório E-mails aguardando solução por operador ... 57
9.3.1.2 Detalhamento do Relatório E-mails aguardando solução por operador... 57
9.3.2 E-mails classificados como Spam... 58
9.3.2.1 Leitura do Relatório de E-mails classificados como Spam... 58
9.3.2.2 Detalhamento do Relatório de E-mails classificados como Spam... 59
9.3.3 Atendimentos Realizados por Operador - E-mail ... 60
9.3.3.2 Detalhamento do Relatório Atendimentos Realizados por Operador... 61
9.3.4 Volumetria de Emails - Dia ... 62
9.3.4.1 Leitura do Relatório Volumetria de E-mails - dia... 63
9.3.4.2 Detalhamento do Relatório Volumetria de E-mails - dia ... 63
9.3.5 Volumetria de Emails - Dia e Hora... 64
9.3.5.1 Leitura do Relatório Volumetria de E-mails - Dia e Hora ... 65
9.3.5.2 Detalhamento do Relatório Volumetria de E-mails - Dia e Hora ... 65
9.3.6 Volumetria de Emails (Operador) - Dia ... 67
9.3.6.1 Leitura do Relatório Volumetria de E-mails (Operador) - dia... 67
9.3.6.2 Detalhamento do Relatório Volumetria de E-mails (Operador) - dia ... 68
9.3.7 Volumetria de Emails (Operador) - Dia e Hora... 69
9.3.7.1 Leitura do Relatório Volumetria de E-mails (Operador) - Dia e Hora ... 70
9.3.7.2 Detalhamento do Relatório Volumetria de E-mails - Dia e Hora ... 70
9.4 Pesquisas Realizadas ... 72
9.4.1 Pesquisa de Atendimento - Realizado pelo Cliente... 72
9.4.1.1 Leitura da Pesquisa de Atendimento – Realizado pelo Cliente... 73
9.4.1.2 Detalhamento da Pesquisa de Atendimento – Realizado pelo Cliente... 73
9.4.2 Pesquisa de Atendimento - Realizado pelo Operador... 74
9.4.2.1 Leitura da Pesquisa de Atendimento – Realizado pelo Operador... 75
1. Introdução
O Workcenter Chat – E-mail é um software de atendimento que permite o relacionamento da sua empresa com seus clientes através da internet. Esta solução auxilia nos processos de venda, atendimento e suporte sem a necessidade de ligações telefônicas.
O Workcenter Chat – E-mail possui dois ambientes: a Interface Administrativa e a Interface do Operador, sendo que ambas têm controle de acesso restrito.
Na Interface Administrativa você pode configurar o sistema e, através de relatórios, acompanhar o desempenho do atendimento e o desempenho dos seus Operadores frente aos clientes. E a Interface do Operador é o ambiente no qual seus agentes irão realizar o atendimento aos seus clientes.
Este documento tem o objetivo de auxiliar os administradores ou supervisores na utilização da Interface Administrativa. Ele está dividido em nove capítulos, sendo que cada um deles contém sub-capítulos para uma melhor compreensão de todas as funcionalidades disponíveis nesta interface.
Além deste manual e dos treinamentos às duas Interfaces da Solução Workcenter Chat – E-mail, a Xgen coloca à sua disposição nossa Equipe de Suporte que pode ser contatada pelos canais a seguir:
Chat: www.xgen.com.br
E-mail: suportechat@xgen.com.br
Telefone: (11) 5042-0562
2. Acesso
A interface Administrativa do Workcenter Chat – E-mail é totalmente baseada em WEB. Deste modo, os administradores ou supervisores poderão acessar a ferramenta de qualquer computador que tenha acesso a Internet.
Para acessar a interface Administrativa do Workcenter Chat – E-mail, abra seu navegador, acesse o endereço http://workcenter.xgen.com.br e preencha os campos descritos abaixo conforme ilustrado na figura a seguir:
Site: www.seusite.com.br Usuário: Nome_do_Usuario Senha: Senha_do_Usuario
Atenção! Apenas os usuários administradores (Supervisores) têm permissão para acessar esta interface.
Após efetuar o login será exibida uma página como a ilustrada a seguir. Note que do lado esquerdo desta página é exibido o Menu principal, que deve ser utilizado para configurar e realizar alguns procedimentos que serão orientados ao longo deste manual.
3. Configurações
Após a implementação do Chat é preciso efetuar, na Interface Administrativa, as configurações para que a ferramenta seja aproveitada ao máximo e funcione perfeitamente. Estas configurações terão impacto direto na interface do Operador e serão úteis para que os atendimentos sejam realizados de acordo com as suas determinações.
Para iniciar as configurações selecione o primeiro item do menu principal Configurações, serão exibidas todas as opções: Horários do Chat, Roteamento, E-mail, Mensagens e Sistema.
Nesta área é possível configurar os horários, feriados, segmentos e skills de atendimento para Chat ou E-mail, roteamento das chamadas comportamento dos e-mails e parametrizar a interface do operador.
É também nesta área que você pode realizar alguns procedimentos, sobre as mensagens de e-mail recebidas, como confirmar Spam’s, reenviar mensagens e redirecionar mensagens salvas entre os operadores.
3.1 Horários do Chat
Este capítulo descreve como efetuar a configuração inicial do horário de atendimento do Chat da sua empresa, bem como modificá-lo a qualquer tempo, sem a necessidade de alterar o layout do seu site.
3.1.1 Horário de Atendimento
Esta funcionalidade tem serve para determinar o horário em que seus Operadores irão realizar o atendimento dos clientes que acessarem o Chat.
Para cadastrar, alterar ou zerar os horários de atendimento do Chat, durante os dias da semana, selecione o item Configurações e escolha a opção Horário de Funcionamento.
Para a primeira configuração preencha os campos Hora de Inicio e Hora de Término, insira a hora no formato HHMM (sem digitar dois pontos), ou marque a opção fechado para optar por não disponibilizar o atendimento em um determinado dia da semana e acione o botão salvar.
Para alterar um horário de inicio ou término de atendimento posicione o cursor no dia desejado, remova a hora preenchida, insira uma nova hora e acione o botão salvar para confirmar as alterações. E para optar por não disponibilizar o atendimento via Chat em um ou mais dias da semana marque a opção fechado no dia da semana em que desejar e acione o botão salvar para confirmar esta ação.
3.1.2 Cadastro de Feriados
Esta funcionalidade serve para cadastrar feriados ou outras datas em que não haverá atendimento do Chat, mas que ocorrem nos dias da semana em que haveria atendimento.
Para inserir, alterar ou remover um feriado selecione o item Configurações e escolha a opção Cadastro de Feriados.
Para inserir um novo feriado acione o ícone do calendário e selecione o dia do feriado, preencha os campos descrição com o nome do feriado; Hora de Inicio e Hora do Término deste feriado e acione o botão inserir.
Para alterar um feriado acione o botão editar, altere os campos desejados e acione o botão inserir para confirmar as alterações. E para remover um feriado acione o botão excluir, o sistema irá exibir uma mensagem para que esta ação seja confirmada.
Atenção! Lembre-se que o horário de inicio deve ser menor que o de término.
3.2 Roteamento
Este capítulo descreve como configurar o roteamento das chamadas de E-mail ou Chat com a utilização de SLA’s, Segmentação e Skills de atendimentos. Esta configuração é extremamente importante para que haja a priorização no atendimento a clientes previamente determinados.
3.2.1 Cadastro de Skill
Com esta funcionalidade você define as habilidades necessárias para tratar os atendimentos do Chat e do E-mail. E posteriormente sincroniza os Skills com os segmentos e operadores, ou seja, pré-estabelece qual o perfil que um Operador precisa possuir para atender um determinado Segmento.
Para cadastrar, alterar ou remover um Skill selecione o item Configurações no menu principal e escolha a opção Cadastro de Skill.
Para cadastrar um novo Skill acione o botão Novo Skill, serão exibidos campos para inserir o nome e para marcá-lo como ativo, preencha estes campos e acione o botão Salvar.
Para alterar ou desabilitar um skill acione o botão editar, altere os campos desejados e acione o botão salvar para confirmar as alterações. E para remover um skill acione o botão excluir, o sistema irá exibir uma mensagem para que esta ação seja confirmada.
Atenção! Quando um ou mais Skills forem cadastrados eles serão exibidos na área de Segmentos e de Usuários, permitindo, desta maneira, a associação de um Skill a um Segmento.
3.2.2 Cadastro de Segmentos
Com esta funcionalidade é possível segmentar os seus atendimentos e ainda atribuir skills compatíveis com cada segmento.
Para localizar, cadastrar, alterar ou remover um Segmento, selecione o item Configurações no menu principal e escolha a opção Cadastro de Segmentos.
Para cadastrar um novo Segmento acione o botão Novo Segmento, serão exibidos campos para inserir o Nome, SLA de Chat e E-mail, opção para habilitar roteamento do Chat, tempo do chat na fila e horários de atendimento do segmento. É preciso, obrigatoriamente, preencher os campos Nome, SLA Chat e SLA Email (estes dois últimos devem ser informados em minutos).
Ao cadastrar um Segmento é possível atribuir um ou mais Skills de Atendimento a ele e também determinar horários de atendimentos diferenciados dos demais segmentos.
Para localizar um segmento cadastrado insira o nome ou parte dele e acione o botão filtrar.
Para alterar um segmento acione o botão editar, altere os campos desejados e acione o botão salvar para confirmar as alterações. E para remover um segmento acione o botão excluir, o sistema irá exibir uma mensagem para que esta ação seja confirmada.
3.3 E-mail
Este capítulo mostra como configurar suas contas de entrada e saída de e-mails, determinar filtros para direcionamento das mensagens a segmentos específicos. Além disso, também descreve os procedimentos para que os administradores ou supervisores tratem as mensagens de e-mails que foram pré-atendidas pelos Operadores.
3.3.1 Configurações de SMTP
Esta funcionalidade serve para determinar através de qual serviço suas mensagens de e-mails serão enviadas aos seus clientes.
Para cadastrar, alterar ou remover um SMTP selecione o item Configurações no menu principal e escolha a opção Configurações de SMTP.
Para cadastrar um novo SMTP acione o botão Novo SMTP, serão exibidos campos para inserir o IP do SMTP, E-mail, Nome e Segmento, que são de preenchimento obrigatório. Há também uma opção para inserir uma assinatura que acompanhará todas as mensagens enviadas através do Workcenter, preencha estes campos e acione o botão Salvar.
Para alterar os dados de um SMTP acione o botão editar, altere os campos desejados e acione o botão salvar para confirmar as alterações. E para remover um SMTP acione o botão excluir, o sistema irá exibir uma mensagem para que esta ação seja confirmada.
3.3.2 Configurações de POP
Esta funcionalidade serve para determinar uma ou mais contas de e-mails pelas quais você irá receber suas mensagens de e-mail.
Para cadastrar, alterar ou remover um POP selecione o item Configurações no menu principal e escolha a opção Configurações de POP.
Para cadastrar um novo POP acione o botão Novo POP, serão exibidos campos para inserir o IP do servidor POP, Usuário (conta de e-mail), Senha e confirmação da mesma, Nome, conta de e-mail e Segmento, preencha todos estes campos e acione o botão Salvar.
Para alterar os dados de um POP acione o botão editar, altere os campos desejados e acione o botão salvar para confirmar as alterações. E para remover um POP acione o botão excluir, o sistema irá exibir uma mensagem para que esta ação seja confirmada.
Atenção! Toda vez que qualquer campo de um POP for alterado é necessário preencher novamente a senha e a confirmação dela.
3.3.3 Configurações de Palavra Chave
Esta funcionalidade serve para filtrar e direcionar e-mails a determinados Segmentos, através de palavras chave que componham o Assunto, Endereço do Remetente, Corpo da Mensagem ou Domínio Remetente.
Para cadastrar, alterar ou remover uma Palavra Chave selecione o item Configurações no menu principal e escolha a opção Configurações de Palavra chave.
Para cadastrar uma nova Palavra Chave acione o botão Nova Palavra, serão exibidos campos para selecionar o Tipo (local na mensagem aonde o filtro deve ser aplicado), tendo como opções: Assunto, Corpo do E-mail, E-mail de Origem ou Domínio de Origem; Palavra e Segmento preencha estes campos e acione o botão Salvar.
Para alterar os dados de uma Palavra Chave acione o botão editar, altere os campos desejados e acione o botão salvar para confirmar as alterações. E para remover uma Palavra Chave acione o botão excluir, o sistema irá exibir uma mensagem para que esta ação seja confirmada.
3.3.4 Confirmação de SPAM
Esta funcionalidade serve para que o Supervisor confirme ou envie para a fila de e-mails as mensagens que foram marcadas como SPAM pelos operadores.
Para confirmar ou enviar para a fila de e-mails uma mensagem marcada como spam pelos operadores selecione o item Configurações no menu principal e escolha a opção Confirmação de SPAM.
Serão exibidos campos para serem preenchidos de acordo com o filtro que deseja aplicar, poderão ser utilizados um ou mais filtros para realizar uma mesma busca. Os filtros disponíveis são: Nome do Cliente, E-mail do Cliente, Assunto do E-mail, Período de envio do e-mail (data inicial e final), Operador e Segmento.
Preencha os campos desejados e acione o botão filtrar para realizar a busca. Será exibida uma lista com até 15 mensagens por página, demonstrando o endereço de origem da mensagem, data e hora do envio e nome do Operador que marcou esta mensagem como SPAM.
Para confirmar uma mensagem como SPAM acione a opção Confirmar ou acione o ícone em formato de balãozinho para visualizar a mensagem e, no final da mensagem, acione o botão Confirmar como SPAM, será exibida uma mensagem para que você confirme esta ação. E para enviar uma mensagem para a fila de e-mails acione a opção Enviar para Fila ou acione o ícone em formato de balãozinho para visualizar a mensagem e, no final da mensagem, acione o botão Enviar p/ Fila, será exibida uma mensagem para que você confirme esta ação.
Atenção! Ao acionar a opção Confirmar a mensagem será removida da lista de e-mails marcados como Spam e será definida como Spam, ficando disponível apenas para consulta. E ao escolher a opção Enviar para Fila a mensagem será direcionada para o final da fila atual dos e-mails.
3.3.5 Reenvio de Mensagem
Esta opção tem a função de reenviar, aos mesmos destinatários, mensagens respondidas ou criadas pelos operadores.
Para reenviar uma mensagem selecione o item Configurações no menu principal e escolha a opção Reenvio de Mensagem.
Serão exibidos campos para serem preenchidos de acordo com o filtro que deseja aplicar, poderão ser utilizados um ou mais filtros para realizar uma mesma busca. Os filtros disponíveis são: Nome do Cliente, E-mail do Cliente, Assunto do E-mail, Período de envio do e-mail (data inicial e final), Operador e Segmento. Preencha os campos desejados e acione o botão filtrar para realizar a busca. Será exibida uma lista com até 15 mensagens por página e demonstrando o endereço de origem da mensagem, data e hora do envio e nome do Operador que enviou esta mensagem.
Para reenviar uma mensagem acione a opção Reenviar, será exibida uma mensagem para confirmar esta ação. Antes de reenviar a mensagem você pode optar por visualizá-la integralmente. Para tanto, acione o ícone em formato de balãozinho
3.3.6 Alteração de Operador em lote
Esta opção tem a função de transferir, a outro operador, mensagens que estão aguardando solução, ou seja, que foram salvas por um operador.
Para alterar o operador responsável por mensagens selecione o item Configurações no menu principal e escolha a opção Alteração de Operador em lote.
Serão exibidos campos para serem preenchidos de acordo com o filtro que deseja aplicar, poderão ser utilizados um ou mais filtros para realizar uma mesma busca. Os filtros disponíveis são: Nome do Cliente, E-mail do Cliente, Assunto do E-mail, Período de envio do e-mail (data inicial e final), Operador e Segmento. Preencha os campos desejados e acione o botão filtrar para realizar a busca. Será exibida uma lista com as mensagens salvas, demonstrando o endereço de origem, data e hora do envio e nome do Operador que salvou esta mensagem.
Para transferir a mensagem de um operador para outro selecione uma ou mais mensagens, no final da lista selecione o operador para o qual você quer transferir estas mensagens e acione o botão Salvar. As mensagens transferidas são disponibilizadas automaticamente na interface do operador selecionado.
3.3.7 Alteração de Operador em lote 2
Esta opção tem a função de distribuir a um ou mais operadores as mensagens que estão aguardando solução na operação, ou seja, que foram salvas por um ou mais operadores.
Para alterar o operador responsável por mensagens selecione o item Configurações no menu principal e escolha a opção Alteração de Operador em lote 2.
Serão exibidos campos para serem preenchidos de acordo com o filtro que deseja aplicar, poderão ser utilizados um ou mais filtros para realizar uma mesma busca. Os filtros disponíveis são: Nome do Cliente, E-mail do Cliente, Assunto do E-mail, Período de envio do e-mail (data inicial e final), Operador e Segmento. Preencha os campos desejados e acione o botão filtrar para realizar a busca. Será exibida a quantidade de mensagens salvas na Operação.
Para transferir as mensagens a um operador selecione o nome dele no campo Transferir para e insira uma quantidade de no mínimo 1 e no máximo a quantidade total de e-mails salvos na operação e acione o botão transferir. As mensagens transferidas são disponibilizadas automaticamente na interface do operador selecionado.
3.4 Mensagem
3.4.1 Configurações de Palavra Proibida
Esta opção tem a funcionalidade de proibir a utilização, pelo operador, de palavras previamente cadastradas como impróprias.
Para localizar, cadastrar, alterar ou remover uma Palavra Proibida selecione o item Configurações no menu principal e escolha a opção Configurações de Palavra Proibida.
Para cadastrar uma nova Palavra Proibida acione o botão Nova Palavra, serão exibidos campos para inserir a Palavra e marcá-la como ativa, preencha estes campos e acione o botão Salvar. E para localizar uma palavra cadastrada insira o nome ou parte dela e acione o botão consultar.
Para alterar ou desabilitar uma palavra acione o botão editar, altere os campos desejados e acione o botão salvar para confirmar as alterações. E para remover uma Palavra Chave acione o botão excluir, o sistema irá exibir uma mensagem para que esta ação seja confirmada.
3.5 Sistema
Este capítulo demonstra como parametrizar algumas funcionalidades que terão reflexo na Interface do Operador e também como consultar as alterações realizadas pelos administradores.
3.5.1 Parametrização do Sistema
Esta funcionalidade serve para configurar o comportamento da Interface do Operador em relação aos atendimentos. Com ela é possível configurar o encerramento de uma conversa que esteja a um determinado tempo sem interações; determinar o tempo de exibição do histórico do cliente e do operador.
Para parametrizar a interface do operador selecione o item Configurações no menu principal e acione a opção Parametrização do Sistema.
Para determinar o tempo em que a Interface do Operador deve encerrar automaticamente um atendimento que esteja sem interações, insira um valor em segundos no campo “Encerramento automático da conversa após segundos” e acione o botão OK. Lembre-se que 60 segundos equivalem a 1 minuto.
Para configurar o tempo de exibição do histórico dos clientes na Interface do Operador insira um valor em dias no campo “Exibir histórico do cliente dos últimos dias” e acione o botão OK.
Para configurar o tempo de exibição dos atendimentos realizados pelo operador na Interface do Operador insira um valor em dias no campo “Exibir histórico do operador dos últimos dias” e acione o botão OK.
3.1.1 Consulta de Logs
Esta funcionalidade tem o objetivo de demonstrar e controlar os acessos e procedimentos realizados pelos administradores.
Para visualizar os acessos e procedimentos dos administradores selecione o item Configurações no menu principal e acione a opção Consulta de Logs, selecione o período desejado, data inicial e data final e acione o botão filtrar. Essa busca pode ser refinada pelo nome do supervisor.
4. Usuários
Este capítulo trata da criação, alteração e exclusão de usuários do Workcenter Chat – Email. Nele, será apresentado como executar os procedimentos e as configurações destes usuários, sejam eles operadores ou supervisores.
4.1 Cadastro de Usuários
Esta funcionalidade serve para efetuar a manutenção os usuários da Interface do Operador. Com ela é possível inserir, alterar e excluir operadores e também determinar os níveis de habilidades deles.
Para acessar esta funcionalidade selecione o item Usuários no menu principal e acione a opção Cadastro de Usuários.
Para cadastrar um novo operador acione o botão novo operador, serão exibidos campos para preencher com os dados de acesso ao aplicativo e para determinar as habilidades do operador. Insira o login, o nome e o e-mail do operador. Em seguida selecione o skill e o nível de skill e acione o botão inserir, por ultimo insira uma senha e a confirmação dela e acione o botão salvar. Os campos e-mail e skill não são obrigatórios.
4.1.1 Alteração de dados ou senha de Usuários
Para alterar nome, login ou e-maill de um usuário selecione o item Usuários no menu principal e acione a opção Cadastro de Usuários, será exibida uma lista com os usuários cadastrados. Acione o botão editar, altere os dados desejados e acione o botão salvar para confirmar as alterações. E
para alterar a senha de um usuário acione o botão editar senha e insira uma senha e a confirmação dela e acione o botão salvar para confirmar a alteração.
4.1.2 Exclusão de Usuários
Para remover um usuário selecione o item Usuários no menu principal e acione a opção Cadastro de Usuários, será exibida uma lista com os usuários cadastrados. Acione o botão excluir, será exibida uma mensagem para confirmar esta ação, acione OK para aceitar.
4.1.3 Inserção ou Exclusão de Skills de Usuários
Para inserir um skill para um usuário selecione o item Usuários no menu principal e acione a opção Cadastro de Usuários, será exibida uma lista com os usuários cadastrados. Acione o botão editar, selecione o skill e seu nível, acione o botão inserir e acione o botão salvar para confirmar esta inclusão.
E para remover um skill de um operador acione o botão editar, serão exibidos os dados do operador e uma lista com os Skills e níveis atribuídos ao operador, acione o botão Excluir localizado na frente do Skill que deseja remover, será exibida uma mensagem para confirmar esta opção, clique em OK e acione o botão salvar para confirmar a exclusão do skill.
4.2 Cadastro de Supervisores
Esta funcionalidade serve para efetuar a manutenção dos usuários da Interface Administrativa. Com ela é possível inserir, alterar e excluir supervisores.
Para acessar esta funcionalidade selecione o item Usuários no menu principal e acione a opção Cadastro de Supervisores.
Para cadastrar um novo supervisor acione o botão novo supervisor, serão exibidos campos para inserir o login, o nome, o e-mail, senha e a confirmação dela, preencha estes campos e acione o botão salvar para confirmar o cadastro.
4.2.1 Alteração de dados ou senha de Supervisores
Para alterar nome, login ou e-maill de um supervisor selecione o item Usuários no menu principal e acione a opção Cadastro de Supervisores, será exibida uma lista com os supervisores cadastrados. Acione o botão editar, altere os dados desejados e acione o botão salvar para confirmar as alterações. E para alterar a senha de um usuário acione o botão editar senha e insira uma senha e a confirmação dela e acione o botão salvar para confirmar a alteração.
4.2.2 Exclusão de Usuários
Para remover um usuário selecione o item Usuários no menu principal e acione a opção Cadastro de Supervisores, será exibida uma lista com os supervisores cadastrados. Acione o botão excluir, será exibida uma mensagem para confirmar esta ação, acione OK para aceitar.
5. Respostas Automáticas
As respostas automáticas são textos pré-configurados que auxiliam e aceleram o atendimento ao cliente. Elas são enviadas ao cliente desde o inicio do atendimento até o seu encerramento, respeitando a configuração delas na Interface Administrativa.
Este capítulo mostra como configurar as cinco modalidades de respostas automáticas, que são exibidas para a Saudação inicial, Fila de Espera, Transferência, Encerramento e Durante o atendimento.
Para consultar, cadastrar, alterar ou excluir uma resposta automática selecione o item Respostas Automáticas no menu principal.
Para cadastrar uma nova resposta automática acione o botão Nova Resposta, serão exibidos campos para selecionar o tipo de resposta - tendo como opções Fila de Espera (mensagem enviada ao cliente enquanto estiver na fila aguardando para ser atendido); Saudação (mensagem inicial enviada ao cliente ao acessar o Chat e ser direcionado para um operador); Encerramento (mensagem enviada ao cliente quando o atendimento for finalizado); Transferência (mensagem enviada ao cliente ao ser transferido a outro operador ou segmento) e Mensagem Automática (mensagem enviada ao cliente durante o atendimento, caso o operador não envie nenhuma interação durante um tempo previamente configurado na Interface Administrativa), hora inicial e final – estes campos devem ser preenchidos no formato HHMM (sem inserir “:”) e determinam em que período do dia a resposta será exibida, podendo ser registrada mais de uma resposta para horários distintos, Idioma – tendo como opção Português, Inglês e Espanhol, Segmento e, ainda, um campo para inserir a mensagem automática, neste campo existe opção para formatação da fonte, inclusão de imagens, links etc. Preencha estes campos e acione o botão salvar para confirmar a inclusão desta nova resposta.
Para alterar os dados de uma resposta automática acione o botão editar, ao lado da resposta que deseja alterar, modifique os dados que desejar e acione o botão salvar para confirmar a alteração. E para remover uma resposta acione o botão excluir, será exibida uma mensagem para confirmar esta ação.
6. FAQ (Árvore de Respostas)
A sigla FAQ é a abreviação do termo Inglês Frequently Asked Question, ou Perguntas Frequentes, que é uma base de respostas padrão, dirigida ao negócio de cada empresa.
Nela poderão ser configuradas as respostas às questões mais frequentes dos clientes, agilizando o tempo de resposta dos Operadores e, consequentemente, diminuindo o TMA deles.
Neste capítulo será apresentado a forma de configurar as respostas que serão exibidas na Interface do Operador, ou seja, será demonstrado como cadastrar, alterar ou remover uma resposta ou categoria (grupo de respostas).
Para iniciar a configuração selecione o item FAQ no menu principal, será exibida uma página semelhante à imagem a seguir.
Esta página é dividida em duas partes: do lado esquerdo a árvore de respostas é visualizada da mesma maneira que será exibida na Interface do Operador e do lado direito é a área para a manutenção das respostas.
Para cadastrar uma nova resposta ou categoria selecione em que nível da árvore de respostas sua nova categoria ou resposta deverá ser exibida, selecione a aba Novo e preencha os campos Descrição, inserindo o nome da Resposta ou Categoria; Tipo, selecionando Categoria (para um grupo de respostas), Imagem, Link, Push Pages (para uma página da internet) ou Resposta; Conteúdo, inserindo o conteúdo a ser apresentado de acordo com o Tipo selecionado.
• Categoria: Deixar em branco ou inserir uma descrição deste grupo de respostas; • Imagem: Inserir a Url da imagem a ser exibida;
• Link: Inserir a Url a ser exibida;
• Push Page: Inserir a Url a ser aberta no navegador do cliente; • Resposta: Inserir o texto a ser exibido.
Após inserir todas as informações acione o botão “Novo” para salvar.
Atenção! As alterações e inclusões na árvore de respostas somente serão exibidas ao operador, quando este fizer um novo login.
Para alterar uma resposta ou categoria selecione na árvore o item que deseja alterar, modifique os campos desejados e acione o botão Atualizar para salvar as alterações. E para remover uma resposta ou categoria selecione o item na árvore que deseja remover e acione o botão Deletar para excluir a resposta. Lembre-se: uma categoria (grupo de respostas) somente poderá ser removida se não houver nenhum item (resposta, imagem, link ou push page) subordinado a ela. Atenção! O sistema não pede nenhuma confirmação ao excluir uma resposta, após acionar o botão deletar a resposta será imediatamente excluída.
7. Busca
Esta funcionalidade permite que os administradores localizem os acessos, por Chat e por E-mail, dos clientes.
Neste capítulo será apresentado como realizar a busca por um acesso e quais os tipos de filtros disponíveis para tornar a localização mais rápida e eficiente.
Para realizar uma busca por acessos ao Chat ou ao E-mail selecione o item Busca no menu principal, serão exibidos dois itens Busca de Chat e Busca de E-mail.
7.1 Busca de Chat
Para realizar uma busca por acessos ao Chat selecione o item Busca no menu principal, e selecione a opção Busca de Chat.
Serão exibidos campos para serem preenchidos de acordo com o filtro que deseja aplicar, poderão ser utilizados um ou mais filtros para realizar uma mesma busca. Os filtros disponíveis são: Nome do Cliente, E-mail do Cliente, Conteúdo do Chat, Período de acesso ao Chat - data e hora inicial e
final em que foi iniciado a interação, Operador, Segmento, Tipo do atendimento – sendo possível escolher entre Atendida, Abandonada, Finalizado pelo Cliente, por Inatividade ou pelo Operador, Chat ID, Número de Interações e Duração do Atendimento em minutos.
Preencha os campos desejados e acione o botão filtrar para realizar a busca. Será exibida uma lista com até 15 mensagens por página, demonstrando o nome do cliente, data e hora do inicio do atendimento, nome do Operador que realizou o atendimento, e-mail do cliente, número de interações, tempo de espera do cliente antes de iniciar o atendimento e opção para visualizar a conversa detalhadamente.
7.1.1 Visualizando atendimentos
Para visualizar a conversa de um atendimento após realizar uma busca, escolha o atendimento desejado na lista com os resultados da sua busca e selecione o ícone visualizar dialogo.
Serão exibidas as informações do atendimento selecionado: campos preenchidos pelo cliente antes de acessar o Chat, horário de inicio e término do atendimento, tempo na fila de espera até o cliente ser atendido, quantidade de interações, tempo do atendimento e Segmento. Após as informações é exibida a conversa, em seguida a pesquisa do atendimento respondida pelo cliente e por fim a qualificação do atendimento realizada pelo operador.
7.2 Busca de E-mails
Para realizar uma busca às mensagens de e-mail selecione o item Busca no menu principal, e selecione a opção Busca de E-mail.
Serão exibidos campos para serem preenchidos de acordo com o filtro que deseja aplicar, poderão ser utilizados um ou mais filtros para realizar uma mesma busca. Os filtros disponíveis são: Nome do Cliente, E-mail do Cliente, Assunto do E-mail, Conteúdo do E-mail, Período de envio do e-mail -
data e hora inicial e final, Operador, Segmento e Status do E-mail – sendo possível escolher entre Mensagem nova, que ainda não foi enfileirada; Mensagem enviada para o operador; Mensagem na fila de espera; Mensagem sendo tratada pelo operador; Mensagem finalizada pelo operador aguardando ser enviada; Mensagem criada e sendo tratada pelo operador, Mensagem criada e cancelada pelo operador; Mensagem no Inbox do operador (Draft); Mensagem em transferência; Mensagem transferida; Mensagem classificada como Spam pelo operador; Mensagem classificada como Spam pelo supervisor; Mensagem enviada ao cliente; Mensagem em processo de download e E-mails Respondidos.
Preencha os campos desejados e acione o botão filtrar para realizar a busca. Será exibida uma lista com até 15 mensagens por página, demonstrando o nome do cliente, data e hora do inicio do atendimento, nome do Operador que realizou o atendimento, e-mail do cliente, número de interações, tempo de espera do cliente antes de iniciar o atendimento e opção para visualizar a conversa detalhadamente.
7.2.1 Visualizando os e-mails
Para visualizar um e-mail após realizar uma busca, escolha a mensagem desejada na lista dos resultados da sua busca e selecione o ícone visualizar mensagem.
Serão exibidas as informações da conversa com a exibição dos campos preenchidos pelo cliente antes de acessar o Chat, horário de inicio e término do atendimento, tempo na fila de espera até o cliente ser atendido, quantidade de interações, tempo do atendimento e Segmento. Após as informações é exibida a conversa, em seguida a pesquisa do atendimento respondida pelo cliente e por fim a qualificação do atendimento realizada pelo operador.
8. Formulários
Neste capítulo será mostrado como dar manutenção aos formulários e pesquisas que serão enviados aos clientes pelo operador. O objetivo desta funcionalidade é o de coletar dados do cliente no momento do atendimento via chat.
Para visualizar, cadastrar, alterar ou remover um formulário selecione o item Formulários no menu principal.
8.1 Cadastrar Formulários
Para cadastrar um novo formulário acione o botão Novo Formulário e preencha os campos Nome, inserindo o nome do formulário; Descrição, inserindo uma breve descrição do formulário e Tipo, selecionando Formulário ou Pesquisa e acione o botão salvar para confirmar a inclusão do novo formulário, será exibida uma lista com todos os Formulários cadastrados.
8.1.1 Cadastrar Campos para um formulário
Após cadastrar um novo formulário é necessário atribuir campos a ele. Para tanto, selecione, na página inicial dos formulários, o formulário desejado, acione o botão editar campos, em seguida acione o botão novo campo, preencha os campos Nome, inserindo o nome do Campo; Tipo, selecionando Número (para campo numérico), Texto, Data (para campo em formato de data), Sim/Não, Email, Checkbox (para campo com lista de opções); Valor Default, inserindo Valores que o campo pode apresentar (se este campo tiver mais de uma informação é preciso separá-las por ";“, Exemplo: Ótimo; Regular;Ruim) e Ordem, inserindo a ordem do campo no formulário. Acione o botão Salvar para confirmar a criação do campo, repita este processo para cadastrar mais campos para este formulário.
8.2 Alterar ou Remover Formulários
Para alterar os dados de um formulário acione o botão editar, ao lado do nome do formulário que deseja alterar, exibidos os dados do formulário, altere os dados que desejar e acione o botão salvar para confirmar as alterações.
E para remover um formulário acione o botão excluir, ao lado do nome do formulário que deseja remover, será exibida uma mensagem para confirmar, clique em OK para confirmar a exclusão.
8.2.1 Alterar ou remover campos de um formulário
Para alterar os campos de um formulário acione o botão editar campos, ao lado do nome do formulário que deseja alterar, será exibida uma lista com os campos do formulário, acione o botão editar, ao lado do nome do campo que deseja alterar, serão exibidos os dados do campo, altere os dados que desejar e acione o botão salvar para confirmar as alterações.
E para remover um campo acione o botão editar campos, ao lado do nome do formulário que deseja alterar, será exibida uma lista com os campos do formulário, acione o botão excluir, ao lado do nome do campo que deseja remover, será exibida uma mensagem para confirmar, clique em OK para confirmar a exclusão.
9. Relatórios
Este capítulo fornece as informação para a emissão dos diversos relatórios disponíveis, tanto para Chat, quanto para E-mail. A Interface Administrativa oferece dois tipos distintos de relatórios: Online e Histórico. Trata-se de um amplo conjunto de relatórios operacionais e gerenciais, que permitem o acompanhamento detalhado e sistemático das ações em andamento e daquelas que já foram concluídas.
9.1 Relatórios On-line
Este grupo de relatórios destina-se ao acompanhamento em tempo real até as ultimas 24 horas do atendimento. É composto por três relatórios que exibem, no mesmo espaço, informações de Chat e de E-mail aos clientes que utilizam estas duas mídias.
9.1.1 Desempenho
Este relatório tem o objetivo de facilitar o acompanhamento do desempenho dos operadores e a situação atual da operação. Através dele você visualiza informações, em tempo real, e também pode realizar ações sobre os status dos operadores.
Para verificar a fila de espera, os nomes dos operadores conectados na ferramenta, o status de cada um deles, data e hora do ultimo login, tempo no status atual, o número de atendimentos configurados por eles, quantos atendimentos estão realizando no momento, quantos realizaram no dia, alterar o status dos operadores ou deslogá-los do sistema selecione o item Relatórios no menu principal e acione a opção Desempenho.
9.1.1.1 Leitura do Relatório de Desempenho
Ao acessar este relatório são exibidos os números de clientes na fila de espera, na frente da tabela Fila atual do chat e de E-mails. Abaixo desta tabela existe outra que informa Nome dos operadores logados; Status do operador, que é identificado pelas cores verde para Disponível, vermelho para Pausa e cinza para deslogado do sistema;, neste último caso é importante verificar se não houve perda de conexão. Para isso, confirme na interface do operador qual é o status que está sendo exibido para ele.
9.1.2 Atendimentos nas últimas 24 horas
Este relatório exibe, através de gráficos, o número de atendimentos, por hora, realizados nas últimas 24 horas. Com ele é possível monitorar os horários de pico na operação, bem como comparar as quantidades dos atendimentos em relação ao dia anterior.
Para visualizar estas informações selecione o item Relatórios no menu principal e acione a opção Atendimentos nas últimas 24 horas.
9.1.2.1 Leitura do Relatório de Atendimentos nas últimas 24 horas
Ao acessar este relatório é exibido um gráfico por mídia, Chat e E-mail, selecione o segmento e acione o botão filtrar para filtrar os resultados por Segmento.
Os gráficos de barras exibem na linha horizontal, hora a hora, as últimas 24 horas e na linha vertical, em cima de cada barra, a quantidade de atendimentos, no Chat, e a quantidade de e-mails respondidos, no E-mail.
9.1.3 Atendimentos ao longo do dia por intervalo
Este relatório exibe, através de gráficos, o número de atendimentos, por hora, realizados ao longo do dia. Com ele é possível monitorar os horários de pico na operação.
Para visualizar estas informações selecione o item Relatórios no menu principal e acione a opção Atendimentos ao longo do dia por intervalo.
9.1.3.1 Leitura do Relatório de Atendimentos ao longo do dia por
intervalo
Ao acessar este relatório é exibido um gráfico por mídia, Chat e E-mail, selecione o segmento e acione o botão filtrar para filtrar os resultados por Segmento.
Os gráficos de barras exibem na linha horizontal, hora a hora, as horas do dia e na linha vertical, em cima de cada barra, a quantidade de atendimentos, no Chat, e a quantidade de e-mails respondidos, no E-mail.
9.2 Relatórios Históricos Chat
Os relatórios do tipo Histórico são aqueles que exibem informações que foram processadas até o dia anterior de sua emissão (D -). Neste capítulo será exibido como extrair os diversos relatórios disponíveis do Chat.
9.2.1 Login - Logout
Este relatório exibe informações sobre a data e o horário em que o operador se conectou e desconectou do Workcenter, com ele é possível acompanhar a disponibilidade de seus operadores para o atendimento.
Para acessar estas informações selecione o item Relatórios no menu principal e, na opção Históricos – Chat, acione Login – Logout.
9.2.1.1 Leitura do Relatório Login - Logout
Ao acessar este relatório serão exibidos campos para selecionar o Período, data inicial e final, e o Operador, caso opte em visualizar as informações de todos os operadores, não selecione nenhum operador. Selecione as opções desejadas e acione o botão filtrar para gerar o relatório.
O relatório é exibido em formato de tabela, por ordem crescente de data com até 15 linhas por página. Esta tabela está dividida em Nome e Login do operador, Data e Hora – em formato dd/mm/aaaa hh:mm:ss – em que o operador esteve conectado (Login) ou desconectado (Logout) no Workcenter. Abaixo desta tabela é exibido o número de páginas existentes (Página X de Y) para o período selecionado, além dos botões >, que, ao ser acionado, avança para a próxima página e >>, que, ao ser acionado, avança para a última página.
9.2.2 Quantidade de Atendimentos por Dia
Este relatório exibe a quantidade de atendimentos que cada operador realizou por dia. Com ele é possível acompanhar a produtividade dos operadores, bem como fazer um comparativo entre eles e ainda mensurar o volume dos atendimentos por dia.
Para acessar estas informações selecione o item Relatórios no menu principal e, na opção Históricos – Chat, acione Quantidade de atendimentos por dia.
9.2.2.1 Leitura do Relatório Quantidade de Atendimentos por Dia
Ao acessar este relatório serão exibidos campos para selecionar o Período, data inicial e final, o Operador e o Segmento, sendo que estes dois últimos são opcionais e quando não selecionados exibem as informações sobre todos operadores e/ou segmentos de atendimento. Selecione as opções desejadas e acione o botão filtrar para gerar o relatório.
O relatório é exibido em formato de tabela, por ordem crescente de data com até 15 linhas por página. Esta tabela está dividida em Nome e Login do operador, Data dos atendimentos (em formato dd/mm/aaaa) e a Quantidade de atendimentos realizados por operador. Abaixo desta tabela é exibido o número de páginas existentes (Página X de Y) para o período selecionado, além dos botões >, que, ao ser acionado, avança para a próxima página e >>, que, ao ser acionado, avança para a última página.
9.2.2.2 Detalhamento do Relatório Quantidade de Atendimentos por
Dia
Os atendimentos exibidos neste relatório podem ser visualizados integralmente. Para isto, selecione o nome ou o login do operador desejado, o sistema irá direcioná-lo à página de buscas, exibindo uma lista com os atendimentos, no máximo 15 por página, que este operador realizou na data selecionada, demonstrando o nome do cliente, data e hora do inicio do atendimento, nome do Operador que realizou o atendimento, e-mail do cliente, número de interações, tempo de espera do cliente antes de iniciar o atendimento e opção para visualizar a conversa detalhadamente. Abaixo desta lista é exibido o número de páginas existentes (Página X de Y) para o período selecionado, além dos botões >, que, ao ser acionado, avança para a próxima página e >>, que, ao ser acionado, avança para a última página.
Para visualizar a conversa de um dos atendimentos realizados pelo operador selecionado, escolha o atendimento desejado nesta lista e selecione o ícone visualizar diálogo.
Serão exibidas as informações do atendimento selecionado: campos preenchidos pelo cliente antes de acessar o Chat, horário de inicio e término do atendimento, tempo na fila de espera até o cliente ser atendido, quantidade de interações, tempo do atendimento e Segmento. Após estas informações é exibida a conversa, em seguida a pesquisa do atendimento respondida pelo cliente e por fim a qualificação do atendimento realizada pelo operador.
9.2.3 Quantidade de Atendimentos por Dia e Hora
Este relatório exibe a quantidade de atendimentos que cada operador realizou por dia a cada hora. Com ele é possível acompanhar a produtividade dos operadores, hora a hora, bem como fazer um comparativo entre eles e ainda mensurar o volume dos atendimentos por intervalos no dia.
Para acessar estas informações selecione o item Relatórios no menu principal e, na opção Históricos – Chat, acione Quantidade de atendimentos por dia e hora.
9.2.3.1 Leitura do Relatório Quantidade de Atendimentos por Dia e
Hora
Ao acessar este relatório serão exibidos campos para selecionar o Período, data inicial e final, o Operador e o Segmento, sendo que estes dois últimos são opcionais e quando não selecionados exibem as informações sobre todos operadores e/ou segmentos de atendimento. Selecione as opções desejadas e acione o botão filtrar para gerar o relatório.
O relatório é exibido em formato de tabela, por ordem crescente de data com até 15 linhas por página. Esta tabela está dividida em Nome e Login do operador, Data dos atendimentos (em formato dd/mm/aaaa) e a Quantidade de atendimentos realizados por operador. Abaixo desta tabela é exibido o número de páginas existentes (Página X de Y) para o período selecionado, além dos botões >, que, ao ser acionado, avança para a próxima página e >>, que, ao ser acionado, avança para a última página.
9.2.3.2 Detalhamento do Relatório Quantidade de Atendimentos por
Dia e Hora
Os atendimentos exibidos neste relatório podem ser visualizados integralmente. Para isto, selecione o nome ou o login do operador desejado, o sistema irá direcioná-lo à página de buscas, exibindo uma lista com os atendimentos, no máximo 15 por página, que este operador realizou na data selecionada, demonstrando o nome do cliente, data e hora do inicio do atendimento, nome do Operador que realizou o atendimento, e-mail do cliente, número de interações, tempo de
espera do cliente antes de iniciar o atendimento e opção para visualizar a conversa detalhadamente. Abaixo desta lista é exibido o número de páginas existentes (Página X de Y) para o período selecionado, além dos botões >, que, ao ser acionado, avança para a próxima página e >>, que, ao ser acionado, avança para a última página.
Para visualizar a conversa de um dos atendimentos realizados pelo operador selecionado, escolha o atendimento desejado nesta lista e selecione o ícone visualizar dialogo.
9.2.4 Atendimentos Realizados por Operador
Este relatório exibe todos os atendimentos realizados por operador. Com ele é possível acompanhar a produtividade dos operadores e o nível do atendimento através do TMA (Tempo Médio de Atendimento) e dos indicativos de finalização dos atendimentos. As informações deste relatório estão dispostas em tabela e gráfico, deste modo, a relação entre o número de atendimentos e o TMA é visualizada de forma mais clara.
Para acessar estas informações selecione o item Relatórios no menu principal e, na opção Históricos – Chat, acione Atendimentos realizados por operador.
9.2.4.1 Leitura do Relatório Atendimentos Realizados por Operador
Ao acessar este relatório serão exibidos campos para selecionar o Período, data inicial e final, e o Segmento, sendo que este ultimo é opcional e quando não selecionado exibe as informações sobre todos os segmentos de atendimento. Selecione as opções desejadas e acione o botão filtrar para gerar o relatório.
O relatório é exibido em formato de tabela e gráfico de barras, na tabela são exibidos o Nome do operador e o Login, a Quantidade de Chats atendidos por Operador e, destes atendimentos, quantos foram finalizados pelo Cliente, pelo Operador ou por Inatividade, de acordo com o tempo que foi configurado (acesse o capítulo 3.5.1 Parametrização do Sistema), além do TMA de cada
operador. Abaixo desta tabela é exibido o número de páginas existentes (Página X de Y) para o período selecionado, além dos botões >, que, ao ser acionado, avança para a próxima página e >>, que, ao ser acionado, avança para a última página.
O gráfico exibe na linha horizontal os nomes dos Operadores e na linha vertical a quantidade de atendimentos e o TMA destes atendimentos.
9.2.4.2 Detalhamento do Relatório Atendimentos Realizados por
Operador
Os atendimentos exibidos neste relatório podem ser visualizados integralmente. Para isto, selecione o Login do Operador, a Quantidade de Chats Atendidos ou os Atendimentos Finalizados pelo Operador, pelo Cliente ou Por Inatividade, o sistema irá direcioná-lo à página de buscas, exibindo uma lista com os atendimentos selecionados, no máximo 15 por página, demonstrando o nome do cliente, data e hora do inicio do atendimento, nome do Operador que realizou o atendimento, e-mail do cliente, número de interações, tempo de espera do cliente antes de iniciar o atendimento e opção para visualizar a conversa detalhadamente. Abaixo desta lista é exibido o número de páginas existentes (Página X de Y) para o período selecionado, além dos botões >, que, ao ser acionado, avança para a próxima página e >>, que, ao ser acionado, avança para a última página.
Para visualizar a conversa de um dos atendimentos realizados pelo operador selecionado, escolha o atendimento desejado nesta lista e selecione o ícone visualizar dialogo.
Serão exibidas as informações do atendimento selecionado: campos preenchidos pelo cliente antes de acessar o Chat, horário de inicio e término do atendimento, tempo na fila de espera até o cliente ser atendido, quantidade de interações, tempo do atendimento e Segmento. Após estas informações é exibida a conversa, em seguida a pesquisa do atendimento respondida pelo cliente e por fim a qualificação do atendimento realizada pelo operador.
9.2.5 Quantidade de Abandonos
Este relatório demonstra a quantidade de clientes que solicitaram atendimento e ficaram na fila de espera, mas não foram atendidos.
Para acessar este relatório selecione o item Relatórios no menu principal e, na opção Históricos – Chat, acione Quantidade de abandonos.
9.2.5.1 Leitura do Relatório Quantidade de Abandonos
Ao acessar este relatório serão exibidos campos para selecionar o Período, data de inicial e final, para o qual deseja consultar a quantidade de abandonos do Chat, selecione o período e acione o botão filtrar para gerar o relatório, o sistema irá exibir os resultados em formato de
tabela, por ordem de data e hora (da mais antiga para a mais recente) com as quantidades de abandonos ocorridas em cada data. Abaixo desta tabela é exibido o número de páginas existentes (Página X de Y) para o período selecionado, além dos botões >, que, ao ser acionado, avança para a próxima página e >>, que, ao ser acionado, avança para a última página.
9.2.6 Quantidade de Mensagens por Atendimento
Este relatório exibe a quantidade de interações entre o operador e o cliente, durante o atendimento. Com ele é possível avaliar a média do número de respostas necessárias para atender aos seus clientes sem afetar a qualidade no atendimento. Estas informações também podem ajudar na elaboração de uma árvore de respostas mais eficaz.
Para acessar este relatório selecione o item Relatórios no menu principal e, na opção Históricos – Chat, acione Quantidade de mensagens por atendimento.
9.2.6.1 Leitura do Relatório Quantidade de Mensagens por
Atendimento
Ao acessar este relatório serão exibidos campos para selecionar o Período do atendimento, data de inicial e final, e o Segmento, sendo que este ultimo é opcional e quando não selecionado exibe as informações sobre todos os segmentos de atendimento. Selecione as opções desejadas e acione o botão filtrar para gerar o relatório.
O relatório é exibido em formato de tabela e gráfico de barras, a tabela exibe a quantidade de interações por intervalos: entre 1 e 4, 5 e 10, 11 e 20, 21 e 30 e acima de 30, representado por 30+, sob cada intervalo estão as quantidades de atendimentos.
O gráfico exibe na linha horizontal os intervalos de interações, iguais aos da tabela, e na linha vertical a quantidade de atendimentos, discriminada em número exato em cada barra do gráfico.
9.2.6.2 Detalhamento do Relatório Quantidade de Mensagens por
Atendimento
Os atendimentos exibidos neste relatório podem ser visualizados integralmente. Para isto, selecione, na tabela, a quantidade de atendimentos que deseja visualizar, o sistema irá direcioná-lo à página de buscas, exibindo uma lista com os atendimentos selecionados, no máximo 15 por página, demonstrando o nome do cliente, data e hora do inicio do atendimento, nome do Operador que realizou o atendimento, e-mail do cliente, número de interações, tempo de espera do cliente antes de iniciar o atendimento e opção para visualizar a conversa detalhadamente. Abaixo desta lista é exibido o número de páginas existentes (Página X de Y) para o período selecionado, além dos botões >, que, ao ser acionado, avança para a próxima página e >>, que, ao ser acionado, avança para a última página.
Para visualizar a conversa escolha o atendimento desejado nesta lista e selecione o ícone visualizar dialogo.
Serão exibidas as informações do atendimento selecionado: campos preenchidos pelo cliente antes de acessar o Chat, horário de inicio e término do atendimento, tempo na fila de espera até o cliente ser atendido, quantidade de interações, tempo do atendimento e Segmento. Após estas
informações é exibida a conversa, em seguida a pesquisa do atendimento respondida pelo cliente e por fim a qualificação do atendimento realizada pelo operador.
9.2.7 Duração dos Atendimentos
Este relatório exibe o tempo de duração do atendimento. Com ele é possível mensurar o tempo médio necessário para atender os seus clientes sem diminuir a qualidade do atendimento.
Para acessar este relatório selecione o item Relatórios no menu principal e, na opção Históricos – Chat, acione Duração dos atendimentos.
9.2.7.1 Leitura do Relatório Duração dos Atendimentos
Ao acessar este relatório serão exibidos campos para selecionar o Período do atendimento, data de inicial e final, e o Segmento, sendo que este ultimo é opcional e quando não selecionado exibe as informações sobre todos os segmentos de atendimento. Selecione as opções desejadas e acione o botão filtrar para gerar o relatório.
O relatório é exibido em formato de tabela e gráfico de barras, a tabela exibe o tempo de duração dos atendimentos por intervalos de minutos: até 1, de 1 a 2, de 2 a 4, de 4 a 8, de 8 a 15 e acima de 30, representado por 15+, sob cada intervalo de tempo estão as quantidades de atendimentos. O gráfico exibe na linha horizontal os intervalos de duração dos atendimentos em minutos interações, iguais aos da tabela, e na linha vertical a quantidade de atendimentos, discriminada em número exato em cada barra do gráfico.
9.2.7.2 Detalhamento do Relatório Duração dos Atendimentos
Os atendimentos exibidos neste relatório podem ser visualizados integralmente. Para isto, selecione, na tabela, a quantidade de atendimentos que deseja visualizar, o sistema irá direcioná-lo à página de buscas, exibindo uma lista com os atendimentos selecionados, no máximo 15 por página, demonstrando o nome do cliente, data e hora do inicio do atendimento, nome do Operador que realizou o atendimento, e-mail do cliente, número de interações, tempo de espera do cliente antes de iniciar o atendimento e opção para visualizar a conversa detalhadamente. Abaixo desta lista é exibido o número de páginas existentes (Página X de Y) para o período selecionado, além dos botões >, que, ao ser acionado, avança para a próxima página e >>, que, ao ser acionado, avança para a última página.
Para visualizar a conversa escolha o atendimento desejado nesta lista e selecione o ícone visualizar dialogo.
Serão exibidas as informações do atendimento selecionado: campos preenchidos pelo cliente antes de acessar o Chat, horário de inicio e término do atendimento, tempo na fila de espera até o cliente ser atendido, quantidade de interações, tempo do atendimento e Segmento.
Após estas informações é exibida a conversa, em seguida a pesquisa do atendimento respondida pelo cliente e por fim a qualificação do atendimento realizada pelo operador.
9.2.8 Distribuição do Atendimento
Este relatório exibe, com o TME (Tempo Médio de Espera), os atendimentos realizados e aqueles em que o cliente ficou na fila de espera, mas desistiu e abandonou o Chat. Com ele é possível avaliar o nível do atendimento com base no mapeamento dos acessos ao Chat e identificação dos clientes que foram atendidos e daqueles que abandonaram o atendimento, enquanto estavam na
fila de espera. Além disso, também é possível acessar os dados destes clientes para uma ação de atendimento ativo.
Para acessar este relatório selecione o item Relatórios no menu principal e, na opção Históricos – Chat, acione Distribuição do atendimento.
9.2.8.1 Leitura do Relatório Distribuição do Atendimento
Ao acessar este relatório serão exibidos campos para selecionar o Período do atendimento, data de inicial e final, e o Segmento, sendo que este ultimo é opcional e quando não selecionado exibe as informações sobre todos os segmentos de atendimento. Selecione as opções desejadas e acione o botão filtrar para gerar o relatório.
O relatório é exibido em formato de tabela e gráfico de pizza, a tabela exibe dentre os acessos ao Chat o número de atendimentos realizados (Atendidas) com o TME, o número de clientes que desistiu do atendimento enquanto estava na fila de espera (Abandonadas) com o TME e o total de acessos (Atendidas + Abandonadas) com o TME sobre este total de acessos.
O gráfico é dividido em dois e exibe as chamadas Atendidas e as Abandonadas durante a fila de espera.
9.2.8.2 Detalhamento do Relatório Distribuição do Atendimento
Os atendimentos exibidos neste relatório podem ser visualizados integralmente. Para isto, selecione, na tabela ou no gráfico, o tipo Atendidas ou Abandonadas, o sistema irá direcioná-lo à página de buscas, exibindo uma lista com os atendimentos selecionados, no máximo 15 por página, demonstrando o nome do cliente, data e hora do inicio do atendimento, nome do Operador que realizou o atendimento, e-mail do cliente, número de interações, tempo de espera do cliente antes de iniciar o atendimento e opção para visualizar a conversa detalhadamente. Abaixo desta lista é exibido o número de páginas existentes (Página X de Y) para o período selecionado, além dos botões >, que, ao ser acionado, avança para a próxima página e >>, que, ao ser acionado, avança para a última página.
Para visualizar a conversa escolha o atendimento desejado nesta lista e selecione o ícone visualizar dialogo.
Serão exibidas as informações do atendimento selecionado: campos preenchidos pelo cliente antes de acessar o Chat, horário de inicio e término do atendimento, tempo na fila de espera até o cliente ser atendido, quantidade de interações, tempo do atendimento e Segmento.
Após estas informações é exibida a conversa, em seguida a pesquisa do atendimento respondida pelo cliente e por fim a qualificação do atendimento realizada pelo operador.
9.2.9 Tentativas fora do horário de atendimento
Este relatório exibe a quantidade de clientes que acessaram o Chat fora do seu horário de atendimento. Com ele é possível mensurar o volume de clientes que tentam o acesso ao Chat antes ou depois do horário de atendimento configurado, deste modo é possível avaliar se este horário é adequado aos seus clientes, ou mesmo, se tal horário precisa ser divulgado de outra forma.
Para acessar este relatório selecione o item Relatórios no menu principal e, na opção Históricos – Chat, acione Tentativas fora do horário de atendimento.
