MINISTÉRIO DA JUSTIÇA SECRETARIA-GERAL

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R R e e l l a a t t ó ó r r i i o o d d e e M M o o n n i i t t o o r r i i z z a a ç ç ã ã o o d d o o

P P l l a a n n o o d d e e P P r r e e v v e e n n ç ç ã ã o o d d e e R R i i s s c c o o s s d d e e C C o o r r r r u u p p ç ç ã ã o o e e In I n f f ra r ac cç çõ õ es e s C Co on n ex e xa as s

SECRETARIA-GERAL

Dezembro • 2010

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S E C R E TA R I A - G E R A L D O M I N I S T É R I O D A J U S T I Ç A

© MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Praça do Comércio

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Í n d i c e

1. Enquadramento ... 1

2. Avaliação do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas da SGMJ ... 3

3. Avaliação das medidas de prevenção ... 5

Anexo I – Classificação dos riscos identificados... 6

Anexo II – Avaliação das medidas ... 11

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1. Enquadramento

Na sequência da Recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção de 1 de Julho de 2009, publicada na 2.ª Série do Diário da República n.º 140, de 22 de Julho de 2009, a Secretaria-Geral do Ministério da Justiça (SGMJ) elaborou em Dezembro de 2009 o seu Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas.

Seguindo as orientações do Conselho de Prevenção da Corrupção, e passado um ano da elaboração do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas da SGMJ, procede-se neste Relatório de Monitorização a uma análise da sua implementação, com a avaliação não só das medidas de prevenção propostas, mas também uma avaliação do próprio Plano para se proceder aos ajustamentos necessários e à apresentação de propostas de melhoria, tendo em conta a experiência entretanto adquirida.

O presente Relatório de Monitorização está estruturado em três capítulos, sendo este enquadramento o primeiro capítulo. No segundo capítulo é feita a avaliação do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas da SGMJ e são apresentados os ajustamentos considerados necessários e apresentadas as propostas de melhoria. No terceiro capítulo é feito um balanço da implementação das medidas preventivas dos riscos por unidades orgânicas.

Na elaboração deste relatório de monitorização, em particular na avaliação da implementação das

medidas de prevenção que tinham sido propostas em Dezembro de 2009, participaram os dirigentes

de todas as unidades orgânicas da SGMJ.

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2. Avaliação do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas da SGMJ

A avaliação do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas da SGMJ elaborado em Dezembro de 2009 teve como referencia o Guião para Elaboração de Planos de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas elaborado pelo Conselho de Prevenção da Corrupção em Setembro de 2009.

Desta análise conclui-se pela necessidade de proceder a alguns ajustamentos ao plano, com a introdução das seguintes melhorias:

• Identificação clara dos responsáveis pela execução e monitorização da aplicação das medidas.

No Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas da SGMJ foram identificados os dirigentes das unidades orgânicas da SGMJ no organograma apresentado, mas não foi explicitamente referido que os responsáveis pela execução e monitorização da aplicação das medidas são os dirigentes das unidades orgânicas. Uma vez que foram os dirigentes que identificaram as medidas preventivas a adoptar nas suas unidades orgânicas elencadas aquando da elaboração do plano, serão eles os responsáveis pela sua implementação, devendo no final do ano efectuar uma avaliação das medidas implementadas, que será incorporada no relatório de monitorização.

• Desagregação da escala dos riscos identificados utilizada no Plano (fraco, moderado ou forte) quanto ao seu grau de probabilidade de ocorrência e quanto ao seu impacto previsível.

No Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas da SGMJ foi efectuada uma classificação dos riscos identificados numa escala de graduação (fraco, moderado e forte), mas nessa classificação não se estabeleceu o grau de probabilidade de ocorrência e o impacto previsível.

Assim, a classificação do risco será o resultado da combinação do grau de probabilidade

da ocorrência de situações que comportam risco com a gravidade do impacto previsível,

conforme evidenciado no quadro seguinte:

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Alta Média Baixa Alto Elevado Elevado Moderado

Médio Elevado Moderado Fraco

Baixo Moderado Fraco Fraco

Impac to pr ev is ív el

Grau de risco Probabilidade de ocorrência

Sendo a probabilidade de ocorrência classificada da seguinte forma:

Alta – Se o risco dificilmente é prevenido apesar do controlo possível.

Média – Se o risco pode ser prevenido através de controlo adicional.

Baixa – Se o risco pode ser prevenido com o controlo existente.

E o impacto previsível classificado em:

Alto – Se decorrerem prejuízos financeiros significativos para o Estado e a violação grave dos princípios associados ao interesse público, lesando a credibilidade da SGMJ e do próprio Estado.

Médio – Se comportar prejuízos financeiros para o Estado e perturbar o normal funcionamento da SGMJ.

Baixo – Se não provocar prejuízos financeiros para o Estado e não causar danos relevantes na credibilidade e funcionamento da instituição.

No anexo I apresenta-se a classificação dos riscos identificados no Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas da SGMJ com esta desagregação e a identificação dos responsáveis. Desta listagem foram retiradas as actividades desenvolvidas pela SGMJ que, embora inicialmente indicadas no Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas, considerou-se que não envolviam risco de corrupção ou outras infracções conexas e por isso não se justificava a sua manutenção no Plano. Foram igualmente retiradas as actividades referentes ao Departamento de Gestão do Subsistema de Saúde e Acção Social da Justiça, uma vez que está prevista a sua extinção.

• Calendarização da implementação das medidas preventivas previstas no Plano e dos

resultados previstos com a sua implementação (redução, transferência ou eliminação do

risco);

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• Estabelecer a elaboração anual de um relatório de monitorização da implementação do Plano, que avalie as medidas de prevenção e a necessidade de revisão do plano.

No final de cada ano, é da responsabilidade da Divisão de Organização e Métodos a elaboração de um relatório de monitorização da implementação do Plano, com a avaliação das medidas de prevenção previstas no plano, a partir dos contributos dos dirigentes das unidades orgânicas da SGMJ e eventual análise de outros elementos (manuais de procedimentos, orientações, Circulares, etc).

No relatório deverão também constar os ajustamentos ao plano considerados necessários.

3. Avaliação das medidas de prevenção

Neste capítulo será feito um balanço da implementação das medidas preventivas dos riscos por unidades orgânicas previstas no Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas da SGMJ.

Numa avaliação genérica, considera-se que as medidas preventivas previstas no Plano são correctas e adequadas, contribuindo para eliminar ou evitar os riscos identificados na SGMJ.

A maioria das medidas encontra-se já implementada ou em fase de implementação, devendo ser assegurada a sua continuidade. Relativamente às medidas que não foi ainda possível implementar, estão calendarizadas para 2011 e serão alvo de uma avaliação no próximo relatório de monitorização, no final do ano.

No anexo II enumeram-se todas as medidas previstas no Plano, sendo que para cada medida

classifica-se se já se encontra implementada, em fase de implementação ou se não foi ainda possível

implementar. Relativamente às medidas já implementadas apresentam-se os efeitos resultantes da

sua implementação. Relativamente às medidas que não foi ainda possível implementar, estão

calendarizadas para 2011 e serão alvo de uma avaliação no final do ano.

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Anexo I – Classificação dos riscos identificados

Direcção de Serviços de Recursos Humanos Responsável: Maria do Rosário Pereira Divisão de Coordenação, Gestão e Administração de Recursos Humanos

Principais actividades Riscos de corrupção ou infração conexa

Probabilidade de risco

Impacto previsível

Escala de risco

Recrutamento e selecção

Corrupção passiva;

Abuso de poder;

Violação de segredo;

Discricionaridade ou Favorecimento de candidatos.

Média Médio Moderado

Processamento de abonos e descontos Corrupção;

Abuso de poder. Média Médio Moderado

Emissão de guias de reposição Corrupção passiva;

Abuso de poder. Baixa Médio Moderado

Controlo de assiduidade e pontualidade

Corrupção passiva;

Abuso de poder;

Discricionaridade ou favorecimento.

Média Baixo Moderado

Reporte dos Descontos para a CGA e Segurança Social

Abuso de poder;

Discricionaridade ou favorecimento. Baixa Médio Fraco

Elaboração e controlo do Mapa de Férias Abuso de poder;

Discricionaridade ou favorecimento. Baixa Baixo Fraco

Emissão de cartões de livre trânsito e de identificação

Abuso de poder;

Falsificação de documentos. Baixa Baixo Fraco

Emissão de declarações para efeitos de IRS

Abuso de poder;

Falsificação de documentos. Baixa Baixo Fraco

Avaliação do Desempenho Abuso de poder;

Discricionaridade ou favorecimento. Baixa Médio Moderado

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Direcção de Serviços de Recursos Financeiros e Patrimoniais Responsável: Rui Dias Fernandes Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial

Principais actividades Riscos de corrupção ou infração conexa

Probabilidade de risco

Impacto previsível

Escala de risco

Elaboração de propostas de orçamento de funcionamento e de investimento da SGMJ e dos gabinestes dos membros do

Governo do MJ e dos órgãos sem estrutura de apoio administrativo

Abuso de poder;

Violação de segredo e de normas;

Discricionariedade.

Baixa Baixo Fraco

Prestação de contas a entidades externas respeitantes aos orçamentos

geridos pela SGMJ

Abuso de poder;

Corrupção passiva. Baixa Baixo Fraco

Contabilização, processamento, liquidação e pagamento de despesas

Abuso de poder;

Corrupção passiva para acto ilícito;

Tráfico de influências.

Média Médio Moderado

Contabilização, cobrança e restituições de receitas

Abuso de poder;

Corrupção passiva para acto ilícito;

Tráfico de influências.

Média Médio Moderado

Organização e actualização do cadastro e inventário dos bens móveis

Abuso de poder;

Corrupção passiva para acto ilícito;

Peculato;

Tráfico de influências;

Violação do princípio da prossecução do interesse público.

Média Médio Moderado

Execução e acompanhamento dos

orçamentos geridos pela SGMJ Abuso de poder. Baixa Baixo Fraco

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Direcção de Serviços de Recursos Financeiros e Patrimoniais Responsável: Rui Dias Fernandes Divisão de Aprovisionamento e Conservação

Principais actividades Riscos de corrupção ou infração conexa

Probabilidade de risco

Impacto previsível

Escala de risco

Aquisição de bens, serviços e empreitadas

Tráfico de influências;

Abuso de poder;

Violação dos princípios da contratação;

Favorecimentos;

Conluio entre funcionários e adjudicatários;

Corrupção passiva.

Média Alto Forte

Recepção e armazenamento de bens e recepção de serviços

Abuso de poder;

Corrupção passiva;

Tráfico de influências.

Alta Médio Forte

Preparação, elaboração e execução de contratos

Favorecimento de fornecedores;

Corrupção passiva;

Tráfico de influências.

Média Alto Forte

Gestão do parque de veículos

Abuso de poder;

Violação do princípio da prossecução do interesse público.

Média Médio Moderado

Direcção de Serviços de Organização e Recursos Tecnológicos Responsável: José Carlos Fernandes Divisão de Recursos Tecnológicos

Principais actividades Riscos de corrupção ou infração conexa

Impacto previsível

Escala de risco Emitir parecer sobre propostas de

aquisição de material informático de outras unidades orgânicas

Média Médio Moderado

Garantir segurança dos sistemas de

informação da SGMJ Média Médio Moderado

Abuso de poder;

Tráfico de influencias;

Favorecimento de fornecedores;

Falsificação de documentos.

Direcção de Serviços de Recursos Documentais, Arquivo e Património Histórico

Divisão de Documentação e Biblioteca Responsável: Vitor Salgueiro

Principais actividades Riscos de corrupção ou infração conexa

Impacto previsível

Escala de risco

Expediente Peculato;

Falsificação de documentos. Baixa Baixo Fraco

Actualização do Fundo Bibliográfico Favorecimento de fornecedores. Baixa Baixo Fraco

Tratamento documental Não registo de obras para uso próprio. Baixa Baixo Fraco

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Direcção de Serviços de Recursos Documentais, Arquivo e Património Histórico

Divisão de Arquivo e Património Histórico Responsável: Vitor Salgueiro Principais actividades Riscos de corrupção ou infração

conexa

Impacto previsível

Escala de risco Organização e preservação do arquivo

histórico

Peculato;

Falsificação de documentos. Baixa Baixo Fraco

Divulgação do arquivo histórico Violação de segredo: comunicação de

documentos de acesso reservado. Baixa Baixo Fraco

Organização e gestão dos arquivos corrente e intermédio da SGMJ e dos

gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ

Peculato;

Falsificação de documentos. Baixa Baixo Fraco

Garantir a salvaguarda dos arquivos de organismos MJ extintos e/ou fundidos

Peculato;

Falsificação de documentos. Baixa Baixo Fraco

Organização do cadastro do património cultural do MJ

Peculato;

Falsificação de documentos. Baixa Baixo Fraco

Direcção de Serviços Jurídicos e de Contencioso Responsável: Maria Clara Albino Divisão de Serviços Jurídicos e de Contencioso

Principais actividades Riscos de corrupção ou infração conexa

Impacto previsível

Escala de risco Assegurar serviço de consulturia jurídica

aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ

Baixa Baixo

Elaborar projectos legislativos e regulamentares e emitir pareceres

técnicos

Baixa Baixo

Assegurar o apoio técnico-jurídico necessário à processecução das

atribuições da SGMJ

Baixa Baixo

Instruir processos disciplinares, de sindicância, de inquérito e de

averiguações.

Baixa Baixo Violação do sigilo profissional;

Falsificação de documentos;

Discricionaridade ou favorecimento.

Fraco

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Unidade de Compras do Ministério da Justiça Responsável: Lídia Alves Divisão de Serviços de Aprovisionamento Centralizado

Principais actividades Riscos de corrupção ou infração conexa

Probabilidade de risco

Impacto previsível

Escala de risco

Definição de critérios de aquisição de bens e serviços

Corrupção passiva para acto ilicito;

Favorecimento de fornecedores. Baixa Baixo Fraco

Elaboração das peças dos procedimentos, nomeadamente programas dos procedimentos e cadernos de encargos para aquisição de

bens e serviços

Violação dos principios gerais de

contratação. Baixa Baixo Fraco

Condução dos procedimentos de aquisições de bens e serviços e participação em júris de concursos

Intervenção no processo em situação de impedimento (por relações de

proximidade ou familiares);

Falsificação de documentos, declarações ou certidões;

Tráfico de influencias;

Corrupção passiva para acto ilicito.

Média Médio Moderado

Acompanhamento da execução dos contratos de bens e serviços e elaborar

os relatórios de gestão dos contratos relativamente às categorias tratadas pela

UCMJ

Favorecimento de fornecedores. Baixa Baixo Fraco

Elaboração de pareceres técnico- jurídicos

Violação de segredo: passagem de

informação previligiada. Baixa Médio Moderado

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Anexo II – Avaliação das medidas

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Direcção de Serviços de Recursos Humanos Responsável: Maria do Rosário Pereira Divisão de Coordenação, Gestão e Administração de Recursos Humanos

Principais actividades Riscos de corrupção ou infração conexa

Escala de

risco Medidas preventivas adoptadas Ponto situação Resultados obtidos/Justificação da não implementação

Nomeação de Jurís diferenciados para os concursos; Medida implementada Maior rotatividade dos elementos que integram os júris de concurso

Utilização de critérios de recrutamento objectivos e precisos, com

reduzida margem de descricionaridade; Medida implementada

Maior esforço e rigor na utilização de critérios objectivos, precisos e quantificáveis que possibilitam ao candidato acompanhar o processo que conduz ao resultado obtido em sede de classificação final

Recurso a entidades externas para aplicação de métodos de

selecção (nomeadamente a DGAEP); Medida implementada

Resultados de Provas de conhecimentos/Avaliação

Psicológica/Entrevista de avaliação de competências obtidos sem intervenção dos membros do jurí

Rotatividade do elemento designado para secretariar os júris de

concurso. Medida implementada

Maior diversificação dos elementos designados e consequente aumento do número de trabalhadores que passam a dominar as matérias relacionadas com o processo de recrutamento.

Formação dos trabalhadores em igualdade e imparcialidade no tratamento das situações que geram o processamento de abonos e descontos;

Medida implementada: realizada formação sobre processamento de vencimento e prestações sociais e suplementos remuneratórios e outros abonos

Maior conciencialização para a importância da igualdade e imparcialidade de tratamento em matéria de abonos e descontos

Segregação das funções: processamento na DCGARH, via SRH (sistema informático de recursos humanos com parametrizações efectuadas pelo Instituto de Informática do Ministério das Finanças e Direcção-Geral do Orçamento), pagamento na DSRFP e autorização pelo dirigente máximo;

Medida implementada Integração de um 3.º trabalhador nas tarefas de processamento

Recrutamento e selecção

Processamento de abonos e descontos

Corrupção passiva;

Abuso de poder;

Violação de segredo;

Discricionaridade ou Favorecimento de candidatos.

Moderado

Corrupção;

Abuso de poder. Moderado

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Direcção de Serviços de Recursos Humanos continuação Principais actividades Riscos de corrupção ou

infração conexa

Escala de

risco Medidas preventivas adoptadas Ponto situação Resultados obtidos/Justificação da não implementação

Segregação das funções: conferência e preparação da guia na DCGARH, registo da guia no SIC e envio desta para a Repartição de Finanças e de notificação ao interessado. Registo do pagamento no SRH após comunicação da DGCI e reflexo do pagamento efectuado na declaração de IRS.

Medida implementada Rigor na emissão e tratamento de guias de reposição

Rotação de pessoal; Medida a decorrer Introdução de um 3.º trabalhador nestas tarefas

permitiu maior segregação de funções

Existência de sistema informático de gestão da assiduidade; Medida implementada

Sistema que gera automaticamente listagens de ausência e possibilita a aferição imediata de saldos e períodos de ausência quer por parte do trabalhador quer da própria chefia através de um portal para o efeito disponibilizado.

Regulamento de horário de trabalho; Medida implementada

Adequação do regulamento em vigor às regras do RCTFP e Acordo colectivo n.º1/2009 e Regulamento de Extensão n.º 1-A/2010 Rotatividade do trabalhador que trabalha com o sistema

informático. Medida implementada Introdução de um 2.º trabalhador nesta tarefa Sistema informático de tratamento de dados com validações pré-

estabelecidas quer pela CGA, quer pela Segurança Social: os procedimentos de registo e conferência de descontos são suportados por aplicação, que realiza automaticamente o cálculo dos montantes a entregar;

Medida implementada

Maior rigor no apuramento dos montantes a pagar à CGA e Segurança Social - montante automaticamente gerado pela aplicação

Segregação de funções:registo e validação pela DSRH e

pagamento pela DSRFP; Medida implementada

Maior rigor no apuramento dos montantes a pagar à CGA e Segurança Social - os montantes automaticamente gerados pela aplicação a que acede a DCGARH para validação são necessariamente coincidentes Reporte dos Descontos para a

CGA e Segurança Social Emissão de guias de reposição

Controlo de assiduidade e pontualidade

Abuso de poder. Moderado

Abuso de poder;

Discricionaridade ou favorecimento.

Moderado

Abuso de poder;

Discricionaridade ou favorecimento. Fraco

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Direcção de Serviços de Recursos Humanos

continuação

Principais actividades Riscos de corrupção ou

infração conexa

Escala de

risco Medidas preventivas adoptadas Ponto situação Resultados obtidos/Justificação da não implementação

Elaboração e controlo do Mapa de Férias

Abuso de poder;

Discricionaridade ou favorecimento. Fraco

Segregação de funções: registo das ausências por férias no sistema de assiduidade e elaboração de boletim biográfico pelo trabalhador que desenvolve tarefas de controlo de assiduidade e pontualidade e elaboração do mapa de férias por outro trabalhador.

Medida implementada

Maior rigor no controle e apuramento de férias vencidas e gozadas, através da segregação de funções assegurada por 2 trabalhadores

Emissão de cartões de livre trânsito e de identificação

Abuso de poder;

Falsificação de documentos. Fraco

Segregação de funções: pedido formulado pelos serviços do departamento ministerial, emissão de cartões, verificação do cartão emitido pela hierarquia, assinatura dos cartões de livre trânsito pelo membro do Governo e dos cartões de identificação pelo dirigente máximo do serviço.

Medida implementada Verificação dos pedidos entrados e cartões emitidos, com 2 graus de verificação

Segregação de funções: verificação do processo por mais do que

uma pessoa. Medida implementada

Verificação do lançamento de folhas manuais e guias de reposição após pagamento documentado pela DGCI, por um 2.º trabalhador e verificação dos valores constantes das folhas resumo de abonos do SRH por parte das chefias em 2 graus de verificação.

Existência de sistema informático (SRH) que gera

automaticamente as declarações de IRS. Medida implementada Maior rigor na informação constante da Declaração emitida

Estabelecimento de orientações para uma aplicação objectiva e

harmónica por parte do CCA; Medida implementada Acta do CCA divulgada a todos os avaliadores

Adopção de indicadores mensuráveis e quantificáveis; Medida implementada

Utilização prioritária de indicadores de medida mensuráveis e quantificáveis e indicação de critérios de superação

Verificação dos objectivos e competências contratualizados em cada unidade orgânica por parte do dirigente máximo, com vista à garantia de equilíbrio nos graus de dificuldade de execução dos objectivos e harmonização das competências.

Medida implementada

Maior equilibrio ao nível dos objectivos e competências contatualizados nas diferentes UO

Abuso de poder;

Discricionaridade ou favorecimento. Moderado Abuso de poder;

Falsificação de documentos. Fraco Emissão de declarações para

efeitos de IRS

Avaliação do Desempenho

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Direcção de Serviços de Recursos Financeiros e Patrimoniais Responsável: Rui Dias Fernandes Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial

Principais actividades Riscos de corrupção ou infração

conexa Escala de risco Medidas preventivas Ponto situação Resultados obtidos/Justificação da

não implementação Elaboração de propostas de orçamento

de funcionamento e de investimento da SGMJ e dos gabinestes dos membros do

Governo do MJ e dos órgãos sem estrutura de apoio administrativo

Abuso de poder;

Violação de segredo e de normas;

Discricionariedade.

Fraco

Reforço de medidas de controlo interno:

acompanhamento e supervisão da actividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas impostas pelos membros do Governo e Ministério das Finanças.

Medida implementada Ausência de reparos por parte da DGO.

acompanhamento e supervisão da actividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência.

Medida a decorrer

Elaboração de informações respeitantes à execução orçamental dos orçamentos dos gabinetes dos membros do Governo, da SGMJ e dos órgãos sem estrutura de apoio administrativo.

Medida a decorrer

Prestação de contas a entidades externas respeitantes aos orçamentos

geridos pela SGMJ

Abuso de poder;

Corrupção passiva. Fraco

acompanhamento e supervisão da actividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas e prazos impostos pelo Tribunal de Contas e Ministério das Finanças.

Medida implementada Conta entregue no prazo estipulado.

Reforço de medidas de controlo interno: maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas financeiras.

Medida implementada

Efectuadas sessões informais de esclarecimento e de interpretação de normas financeiras.

Manual de procedimentos. Medida implementada

Manual de procedimentos elaborado, com definição de procedimentos e

responsabilidades Segregação de funções: processos de despesa e

pagamento são efectuados por áreas distintas. Medida implementada Maior rigor e controlo nos processos de despesa e pagamento.

Reconciliações bancárias mensais. Medida a decorrer Acompanhamento e controlo mensal das contas.

Abuso de poder;

Corrupção passiva para acto ilícito;

Tráfico de influências.

Moderado Contabilização, processamento,

liquidação e pagamento de despesas

Abuso de poder. Fraco

Execução e acompanhamento dos orçamentos geridos pela SGMJ

Elaboradas informações mensais de execução orçamental.

(20)

Direcção de Serviços de Recursos Financeiros e Patrimoniais

continuação Principais actividades Riscos de corrupção ou infração

conexa Escala de risco Medidas preventivas

Ponto situação Resultados obtidos/Justificação da não implementação

acompanhamento e supervisão da actividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas financeiras.

Medida implementada

pagamento são efectuados por áreas distintas. Medida implementadaMaior rigor e controlo nos processos de despesa e pagamento.

Reconciliações bancárias mensais. Medida implementada Acompanhamento e controlo mensal das contas.

Elaboração de informações de restituição, sujeitas a

aprovação da direcção intermédia e superior. Medida implementada Maior controlo das verbas a restituir Conferência de valores por duas pessoas diferentes. Medida implementada Maior rigor e controlo dos valores Testes de conformidade para verificação dos

procedimentos. Medida a decorrer Análise aleatória de 2 processos em

Dezembro Reforço de medidas de controlo

interno:acompanhamento e supervisão da actividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas.

Medida implementada

pagamento são efectuados por áreas distintas. Medida implementadaMaior rigor e controlo nos processos de despesa e pagamento.

Testes de conformidade (conferências físicas

períodicas). Medida implementadaEfectuadas conferências físicas aos bens

da creche e do edifício da 1º de Dezembro.

Abuso de poder;

Peculato;

Tráfico de influências;

Violação do princípio da prossecução do interesse público.

Organização e actualização do cadastro

e inventário dos bens móveis Moderado

Contabilização, cobrança e restituições de receitas

Abuso de poder;

Moderado

(21)

Direcção de Serviços de Recursos Financeiros e Patrimoniais Responsável: Rui Dias Fernandes Divisão de Aprovisionamento e Conservação

Principais actividades Riscos de corrupção ou infração conexa

Escala de

risco Medidas preventivas Ponto situação Resultados obtidos/Justificação da

não implementação Reforço dos mecanismos de controlo interno:

acompanhamento e supervisão da actividade pelo dirigente da DSRFP maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas vigentes no CCP.

Medida implementada

Efectuadas sessões informais de esclarecimento e de interpretação das normas vigentes do CCP

Segregação de funções: pedido e o registo são

efectuados por pessoas diferentes. Medida implementada Maior controlo no pedido e no registo Implementação de um sistema estruturado de

avaliação de necessidades. Medida não implementada Escassez de trabalhadores

Montagem de bases de dados com informação sobre anteriores aquisições.

Medida a decorrer: implementada na parte que respeita aos ajustes directos

simplificados

Maior controlo das aquisições por ajustes directos simplificados

Elaboração de manual de procedimentos. Medida implementada

responsabilidades

Sistema de gestão documental. Medida implementada

Utilização do sistema filenet, com registo de todos os procedimentos e respectivos intervenientes

Testes de conformidade aleatórios.

Medida implementada: efectuadas verificações regulares aos procedimentos aquisitivos.

Maior controlo aos procedimentos aquisitivos.

acompanhamento e supervisão da actividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas.

Medida implementada

Efectuadas sessões informais de esclarecimento e de interpretação de normas.

Elaboração de manual de procedimentos; Medida implementada

responsabilidades Aquisição de bens, serviços e

empreitadas

Tráfico de influências;

Abuso de poder;

Violação dos princípios da contratação;

Favorecimentos;

Conluio entre funcionários e adjudicatários;

Corrupção passiva.

Forte

Abuso de poder;

(22)

Direcção de Serviços de Recursos Financeiros e Patrimoniais Continuação Principais actividades Riscos de corrupção ou infração

conexa

Escala de

não implementação Reforço dos mecanismos de controlo interno:

acompanhamento e supervisão da actividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas vigentes.

Medida implementada

Elaboração de manual de procedimentos. Medida implementada

responsabilidades

Sistema de gestão documental. Medida implementada

Utilização do sistema filenet, com registo de todos os procedimentos e respectivos intervenientes

Criação de alertas automáticas para renovações

contratuais. Medida a decorrer: inserção de dados. Maior controlo das renovações contratuais

Obtenção de declarações de interesses privados dos

funcionários. Medida implementada

São anexadas declarações de interesse pelos funcionários intervenientes nos processos aquisitivos, para assegurar a sua independência

Publicitação das adjudicações. Medida implementada

Publicitação no Portal Base dos contratos celebrados ao abrigo de ajuste directo (art.º 127.º do CCP)

Avaliação "à posteriori" do nível de qualidade dos

serviços prestados. Medida a decorrer

Solicita-se às unidades orgânicas que se pronunciem sobre os bens/serviços prestados, para controlar a qualidade

Testes de conformidade aleatórios.

Medida implementada: efectuadas verificações regulares aos procedimentos aquisitivos.

Maior controlo aos procedimentos aquisitivos.

Formação dos intervenientes no processo aquisitivo, relativamente ao novo CCP.

Medida a decorrer: foi recebida formação pelo INA, mas persiste a necessidade.

Cumprimento das normas vigentes no CCP

Reforço dos mecanismos de controlo interno:

acompanhamento e supervisão da actividade pelo dirigente da DSRFP e maior exigência e rigor no cumprimento de normas aplicáveis.

Medida implementada

Elaboração de regulamento de veículos. Medida implementada

Elaborado o novo Regulamento de Veículos, em Abril de 2010, que está conforme o solicitado pela ANCP.

Gestão do parque de veículos

Abuso de poder;

Violação do princípio da prossecução do interesse público.

Moderado Preparação, elaboração e execução de

contratos

Favorecimento de fornecedores;

Forte

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Direcção de Serviços de Organização e Recursos Tecnológicos Responsável: José Carlos Fernandes Divisão de Recursos Tecnológicos

Escala de

não implementação

Procedimentos transparentes e concorrenciais:

consulta do maior número de fornecedores possível. Medida implementada Maior transperência

Manual de procedimentos. Medida implementada Clara definição de tarefas e

responsabilidades

Plano de audits e de reporting; Medida a decorrer

Tendo em conta o volume de trabalho decorrente da extinção do Subsistema de Saúde e Acção Social da Justiça não foi possivel avançar com a implementação a 100%

Manual de procedimentos. Medida implementada Clara definição de tarefas e

responsabilidades Moderado

Emitir parecer sobre propostas de aquisição de material informático de

outras unidades orgânicas

Garantir segurança dos sistemas de

informação da SGMJ Moderado

Abuso de poder;

Tráfico de influencias;

Favorecimento de fornecedores;

Falsificação de documentos.

(24)

Direcção de Serviços de Recursos Documentais, Arquivo e Património Histórico Responsável: Vitor Salgueiro Divisão de Documentação e Biblioteca

Escala de

risco Medidas preventivas Ponto situação Resultados obtidos/Justificação

da não implementação

Registo de todos os documentos entrados e saidos no

sistema de Gestão Documental. Medida implementada

Manual de procedimentos.

Medida a decorrer: está a ser elaborado manual de

procedimentos, não obstante estar desenhado e implementado o fluxo do respectivo processo.

Plano de classificação de arquivo da SGMJ aplicado

em toda a correspondência entrada e saída. Medida implementada

utilização da ferramenta Filenet. Medida implementada

Medida a decorrer: está a ser elaborado manual de procedimentos.

Reforço dos mecanismos de controlo interno: aumento e rotatividade de funcionários interveniente no processo em causa e pela validação do processo (verificação das aquisições efectuadas com as efectivamente tratadas)

Medida implementada

Medida a decorrer: está a ser elaborado manual de procedimentos.

Registo informático de empréstimos de publicações:

empréstimo de publicações a utilizadores internos e externos com recurso a ferramenta Lotus Notes.

Medida implementada

Medida implementada: condições de empréstimo expressas em regulamento interno Fraco

Extravio de publicações.

Empréstimo de publicações

Fraco Não registo de obras para uso próprio.

Tratamento documental

Expediente Peculato;

Fraco Favorecimento de fornecedores.

Actualização do Fundo Bibliográfico

Normalização de procedimentos e aquisições efectuadas em fornecedores

diferenciados

Registo e tratamento normalizado de todos os títulos adquiridos por compra

e/ou oferta

Controlo sobre empréstimo de publicações e consequentemente sobre

o património bibliográfico SGMJ Controlo efectivo de toda a correspondência entrada e saída

(25)

Direcção de Serviços de Recursos Documentais, Arquivo e Património Histórico

Divisão de Arquivo e Património Histórico continuação

Escala de

Plano de classificação de arquivo.

Medida implementada: observada a aplicação do Plano de Classificação de Arquivo

Regulamento de conservação arquivístico.

Medida implementada: observada a aplicação do Regulamento de Conservação Arquivistica da SGMJ

obrigatoriedade de o acesso aos documentos em fase activa e semi-activa ser sempre efectuado por funcionário(a) da DAPH e de um(a) interlocutor(a) de cada unidade orgânica produtora.

Medida implementada

Manual de arquivo.

Reforços dos mecanismos de controlo interno:

restrições de acesso aos documentos. Medida implementada

Inventário de bens

Medida a decorrer: foi elaborada uma ficha normalizada de inventário de património cultural (móvel e imóvel) e iniciado o mapeamento fotográfico de edificios da Justiça.

Manual de procedimentos. Medida a decorrer: está a ser elaborado manual de procedimentos.

A elaboração de um manual de procedimentos vai garantir a normalização do inventário em causa e um total controlo do património cultural

do MJ

Controlo efectivo dos documentos em qualquer uma das fases do seu ciclo de

vida

Total controlo sobre os documentos Peculato;

Organização do cadastro do património cultural do MJ

Peculato;

Falsificação de documentos. Fraco Organização e gestão dos arquivos

corrente e intermédio da SGMJ e dos gabinetes dos membros do Governo

integrados no MJ

Peculato;

Garantir a salvaguarda dos arquivos de organismos MJ extintos e/ou fundidos

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Direcção de Serviços de Recursos Documentais, Arquivo e Património Histórico Responsável: Vitor Salgueiro Divisão de Documentação e Biblioteca

Escala de

Registo de todos os documentos entrados e saidos no

sistema de Gestão Documental. Medida implementada

Medida a decorrer: está a ser elaborado manual de procedimentos, não obstante estar desenhado e implementado o fluxo do respectivo processo.

Plano de classificação de arquivo da SGMJ aplicado

em toda a correspondência entrada e saída. Medida implementada

utilização da ferramenta Filenet. Medida implementada

Reforço dos mecanismos de controlo interno: aumento e rotatividade de funcionários interveniente no processo em causa e pela validação do processo (verificação das aquisições efectuadas com as efectivamente tratadas)

Medida implementada

Registo informático de empréstimos de publicações:

empréstimo de publicações a utilizadores internos e externos com recurso a ferramenta Lotus Notes.

Medida implementada

Medida implementada: condições de empréstimo expressas em regulamento interno

Normalização de procedimentos e aquisições efectuadas em fornecedores

diferenciados

Registo e tratamento normalizado de todos os títulos adquiridos por compra

e/ou oferta

Controlo sobre empréstimo de publicações e consequentemente sobre

o património bibliográfico SGMJ Controlo efectivo de toda a correspondência entrada e saída

Fraco Não registo de obras para uso próprio.

Tratamento documental

Expediente Peculato;

Fraco Favorecimento de fornecedores.

Actualização do Fundo Bibliográfico

Empréstimo de publicações Extravio de publicações. Fraco

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Direcção de Serviços Jurídicos e de Contencioso Responsável: Maria Clara Albino

Divisão de Serviços Jurídicos e de Contencioso

Principais actividades Riscos de corrupção ou infração conexa

Escala de

risco Medidas preventivas Ponto situação Resultados obtidos/Justificação da não implementação

Assegurar serviço de consulturia jurídica

aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ

Sistema de Gestão documental. Medida implementadaControlo efectivo de toda a tramitação processual

Elaborar projectos legislativos e regulamentares e emitir pareceres

técnicos

Carácter, em princípio, aleatório de distribuição de

processos. Medida implementadaRedução da possibilidade de discricionaridade ou favorecimento.

Assegurar o apoio técnico-jurídico necessário à processecução das

atribuições da SGMJ Instruir processos disciplinares, de

sindicância, de inquérito e de averiguações.

Manutenção da confidencialidade Violação do sigilo profissional;

Falsificação de documentos;

Discricionaridade ou favorecimento.

Fraco

Não divulgação do teor dos pareceres e demais peças

jurídicas elaboradas, salvo expressa autorização. Medida implementada

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Unidade de Compras do Ministério da Justiça Responsável: Lídia Alves Divisão de Serviços de Aprovisionamento Centralizado

Escala de

risco Medidas preventivas Ponto situação Resultados obtidos/Justificação da não implementação

Recurso a especialistas externos em função da complexidade do bem ou serviço a adquirir.

Medida implementada: recurso a especialistas para tratamento de novos AQ estudo da categoria de energia-electricidade

Reforço do controlo interno: execução dos processos assegurada por mais do que um trabalhador da UCMJ e acompanhamento e supervisão pelas chefias da UCMJ.

Medida implementada

Formação sobre o novo Código de Contractos Públicos, nomeadamente em caso de situações de conflito de interesses.

Medida implementada

2 funcionários frequentaram o curso "O código dos Contractos públicos - Regime Substantivo e o contencioso dos contractos" e 5 funcionários frequentaram o curso "O novo código dos contratos públicos"

Plataforma de contratação Pública Electrónica, com registo das intervenções verificadas em cada procedimento aquisitivo.

Medida implementada 100% dos procedimentos foram realizados em Plataforma de contratação Pública Electrónica

Condução dos procedimentos de aquisições de bens e serviços e participação em júris de concursos

Intervenção no processo em situação de impedimento (por relações de

proximidade ou familiares);

Falsificação de documentos, declarações ou certidões;

Tráfico de influencias;

Corrupção passiva para acto ilicito.

Moderado

Reforço do controlo interno: declaração de incompatibilidades assinada por todos os elementos do júri de cada processo, para assegurar a sua independência, e maior rotatividade dos elementos que integram os júris de concurso.

Medidia implementada Redução da possibilidade de discricionaridade ou favorecimento.

Formação sobre o novo Código de Contractos Públicos, nomeadamente em caso de situações de conflito de interesses.

Medida implementada

2 funcionários frequentaram o curso "O código dos Contractos públicos - Regime Substantivo e o contencioso dos contractos" e 5 funcionários frequentaram o curso "O novo código dos contratos públicos"

Manual de procedimentos. Medida a decorrer Está a ser elaborado o manual de procedimentos, com clara definição de tarefas e responsabilidades Reforço do controlo interno: utilização de plataforma

de contratação pública electrónica, com registo das intervenções verificadas em cada procedimento aquisitivo.

Medida implementada 100% dos procedimentos foram realizados em Plataforma de contratação Pública Electrónica

Elaboração de pareceres técnico- Violação de segredo: passagem de

Moderado

Formação sobre o novo Código de Contractos

Públicos, nomeadamente em caso de situações de Medida implementada

2 funcionários frequentaram o curso "O código dos Contractos públicos - Regime Substantivo e o contencioso dos contractos" e 5 funcionários Corrupção passiva para acto ilicito;

Favorecimento de fornecedores. Fraco Maior rigor na definição dos critérios

Acompanhamento da execução dos contratos de bens e serviços e elaborar

os relatórios de gestão dos contratos relativamente às categorias tratadas pela

UCMJ

Favorecimento de fornecedores. Fraco Definição de critérios de aquisição de

bens e serviços

Elaboração das peças dos procedimentos, nomeadamente programas dos procedimentos e cadernos de encargos para aquisição de

bens e serviços

Violação dos principios gerais de

contratação. Fraco