Secretaria-Geral do Ministério da Justiça Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas

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Corrupção e Infrações Conexas

Fevereiro de 2013

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SECRETARIA -GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇ A

Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas

© MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Praça do Comércio

1149-019 Lisboa E-mail: correio@sg.mj.pt

Fevereiro • 2013

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Í n d i c e

1. Enquadramento ... 3

2. Apresentação da SGMJ ... 4

2.1. Missão e Atribuições ... 4

2.2. Estrutura Orgânica ... 6

2.3. Recursos Financeiros e Humanos da SGMJ ... 6

3. Identificação dos riscos e das medidas de prevenção ... 8

4. Conflitos de interesses ... 25

5. Execução do Plano ... 27

5.1. Responsabilidade ... 27

5.2. Monitorização do Plano ... 27

5.3. Revisão do Plano ... 27

FONTES………… ... 28

Anexo 1 - Monitorização da execução do Plano em 2012 ... 29

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1. Enquadramento

Na sequência da Recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção de 1 de Julho de 2009, publicada na 2.ª Série do Diário da República n.º 140, de 22 de Julho de 2009, a Secretaria-Geral do Ministério da Justiça (SGMJ) elaborou em Dezembro de 2009 o seu Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas.

Um ano após a elaboração daquele Plano, e seguindo as orientações do Conselho de Prevenção da Corrupção, a SGMJ efetuou um Relatório de Monitorização com a análise da sua implementação e alguns ajustamentos ao plano inicial.

Com a recente publicação da lei orgânica da SGMJ (DL n.º 162/2012, de 31 de julho) e da portaria que define a estrutura nuclear e as competências das unidades orgânicas (Portaria n.º 385/2012 de 29 de novembro), no âmbito do PREMAC, impõem-se a reformulação do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas da SGMJ, de modo a ajusta-lo à nova realidade.

A reformulação do Plano permitiu também abordar a temática da gestão de conflitos de interesses, de acordo com a Recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção de 7 de novembro de 2012.

O presente Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas está estruturado em cinco capítulos, sendo este enquadramento o primeiro capítulo. No segundo capítulo faz-se uma breve caracterização da SGMJ. No terceiro capítulo é feita a identificação dos riscos de corrupção e infrações conexas e respetivas medidas preventivas, por unidade orgânica. O quarto capítulo aborda a temática da gestão de conflitos de interesses. Finalmente o quinto capítulo descreve o processo de monitorização e revisão do plano.

Na elaboração deste plano envolveram-se os dirigentes de todas as unidades orgânicas da SGMJ,

tanto na identificação dos riscos de corrupção e infrações conexas, como na indicação de medidas

que previnem a sua ocorrência.

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2. Apresentação da SGMJ 2.1. Missão e Atribuições

Missão

A SGMJ tem por missão assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio administrativo. Deve assegurar a coordenação da gestão dos fundos comunitários afetos ao MJ, o apoio aos demais serviços e organismos do Ministério nos domínios da gestão e administração de recursos humanos, a contratação pública de bens e serviços, o apoio técnico-jurídico e contencioso e as funções de documentação e arquivo e de relações públicas e protocolo.

Atribuições

A SGMJ prossegue as seguintes atribuições:

a) Prestar a assistência técnica e administrativa aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, não incluída nas atribuições dos demais serviços do MJ, bem como aos órgãos não dotados de estrutura de apoio administrativo, elaborando e executando os respetivos orçamentos;

b) Promover, coordenar e acompanhar, no âmbito do MJ, as políticas de organização e de recursos humanos definidas para a Administração Pública, apoiando a tomada de decisão e a respetiva concretização, elaborando os necessários instrumentos de planeamento e de avaliação;

c) Assegurar a gestão e a administração centralizada dos recursos humanos do MJ, designadamente nos domínios do recrutamento e seleção, da administração do pessoal em mobilidade especial e da formação em áreas comuns;

d) Acompanhar a programação e a ação formativa dos trabalhadores dos demais serviços e organismos do MJ, com exceção da formação compreendida na competência exclusiva do Centro de Estudos Judiciários;

e) Assegurar o serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, bem como aos serviços e organismos do ministério, designadamente através da emissão de informações e pareceres, apreciação de reclamações e recursos hierárquicos que àqueles sejam dirigidos e da elaboração de peças processuais em ações e recursos em que sejam visados atos praticados pelos membros do Governo, nas jurisdições comum ou administrativa, bem como de atos praticados por dirigentes de serviços do MJ, desde que solicitada pelo membro do Governo competente;

f) Assegurar o acompanhamento de outros assuntos jurídicos atinentes ao MJ, designadamente em

sede de execução de decisões judiciais proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou

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internacionais, em matérias relacionadas com o funcionamento dos tribunais, com atuações do MJ não imputáveis a serviço ou organismo determinado, ou de qualquer outra decisão em que a referida execução tenha sido determinada pelo membro do Governo competente;

g) Assegurar, através da unidade ministerial de compras, a contratação pública centralizada de bens e serviços, sem prejuízo da intervenção específica do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I. P., (IGFEJ, I. P.) representando o MJ e conduzindo os respetivos processos aquisitivos, e colaborar com os serviços e organismos do MJ no levantamento e agregação de necessidades;

h) Estudar, programar e coordenar a aplicação de medidas tendentes a promover, de forma permanente e sistemática, a inovação, modernização e a política de qualidade, no âmbito do MJ, acompanhando os processos de certificação da qualidade;

i) Liquidar, cobrar e registar as receitas próprias;

j) Coordenar as ações referentes à organização e preservação do património e arquivo histórico, promovendo boas práticas de gestão de documentos nos serviços e organismos do MJ e procedendo à recolha, tratamento e conservação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente por parte dos organismos produtores;

k) Organizar e manter um centro de documentação com relevância para a área da justiça e desenvolver iniciativas de recolha, organização e divulgação de informação, nomeadamente legislativa e jurisprudencial, que revelem interesse direto para o MJ;

l) Assegurar o serviço geral de relações públicas e de protocolo do MJ, em articulação com os demais serviços e organismos;

m) Representar, por intermédio do secretário -geral, e assegurar o normal funcionamento do MJ nas áreas que não sejam da competência específica de outros serviços ou organismos e desde que tal representação não seja diretamente assumida pelos membros do Governo;

n) Coordenar as matérias relativas à gestão de fundos comunitários afetos ao MJ, ao nível da apresentação de candidaturas conjuntas, acompanhar as execuções financeira e material efetuadas pelas entidades executoras, bem como a apresentação de propostas à entidade gestora dos respetivos programas, com vista a eventuais alterações à programação financeira dos projetos, após audição dos demais serviços e organismos intervenientes.

Cabe, ainda, à SGMJ assegurar o apoio administrativo e logístico à Comissão da Liberdade Religiosa, órgão

independente de consulta da Assembleia da República e do Governo, à Comissão de Proteção às Vítimas

de Crimes, à Comissão de Programas Especiais de Segurança e à Comissão de Apreciação e Controlo da

Atividade dos Administradores da Insolvência, que se regem por diploma próprio.

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2.2. Estrutura Orgânica

O Decreto-Lei n.º 123/2011, de 29 de dezembro, aprovou a atual Lei Orgânica do MJ. No desenvolvimento desse diploma, o Decreto-Lei n.º 162/2012, de 31 de julho, definiu a missão, atribuições e competências da SGMJ, a Portaria n.º 385/2012, de 29 de novembro, determinou a estrutura nuclear da SGMJ e competências das respetivas unidades orgânicas e o Despacho n.º 2959/2013, de 2 de janeiro, de criação das unidades orgânicas flexíveis da SGMJ.

2.3. Recursos Financeiros e Humanos da SGMJ

O orçamento da SGMJ para o ano de 2013 é de 5.897.734 euros, sendo que 78,2%, ou seja, 4.612.220 euros, estão afetos aos encargos com o normal funcionamento da SGMJ (vencimentos, aquisição de bens e serviços, aquisição de bens de capital, etc.) e os restantes 21,8% (1.285.514 euros) destinam- se ao pagamento a funcionários do MJ em situação de mobilidade.

No que se refere ao orçamento de funcionamento dos serviços próprios, 67,6% das verbas destinam-

se ao pagamento de encargos com o pessoal, 21,3% a despesas correntes e 11,1% a outras despesas,

nomeadamente com aquisição de bens de capital.

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.

Orçamento de funcionamento 2013

Em Janeiro para 2013 estavam em exercício de funções na SGMJ os seguintes recursos humanos:

Recursos humanos da SGMJ - 2013

Total 4.612.220 1.285.514 5.897.734

Pessoal 3.119.995 1.285.514 4.405.509

Remunerações certas e variáveis 2.672.859 1.193.534 3.866.393

Segurança social 447.136 91.980 539.116

Correntes 980.509 0 980.509

Aquisição de bens 95.360 0 95.360

Aquisição de serviços 885.149 0 885.149

Outros 511.716 511.716

Transferências e outras despesas correntes 430.630 0 430.630

Aquisição de bens de capital 81.086 0 81.086

Agrupamentos económicos Serviços próprios

(euros)

Mobilidade especial

(euros)

Total (euros) 2013

Dirigente superior

Dirigente intermédio

Técnico superior

Coordenador técnico

Especialista e Técnico de informática

Assistente técnico

Assistente operacional

Homens Mulheres

2 0 0 0 0 0 0 2 1 1

0 0 0 0 0 1 2 3 0 3

0 3 3 0 1 4 0 11 3 8

0 2 3 3 5 13 4 30 11 19

0 2 8 0 0 10 11 31 6 25

0 1 6 0 0 2 2 11 3 8

0 1 6 0 0 0 0 7 3 4

0 1 0 0 0 0 0 1 1 0

2 10 26 3 6 30 19 96 28 68

dos quais: Homens 1 4 6 1 5 7 4 28

Mulheres 1 6 20 2 1 23 15 68

Total

Cargos e carreiras dos quais:

Unidades orgânicas

Direcção superior Secretariado

DSRHPO DSRFPT

DSAE

Total DSJC UCMJ Gestão de Fundos

Comunitários (E. Multidisciplinar)

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3. Identificação dos riscos e das medidas de prevenção

A corrupção é um forte obstáculo ao normal funcionamento das instituições, sendo no caso particular da Administração Pública, um entrave a um correto relacionamento com o cidadão, pondo em causa a salvaguarda do interesse coletivo e dos bens públicos.

A prevenção da corrupção, nomeadamente através da elaboração de Planos de Prevenção da Corrupção, tem como objetivo evitar ou minimizar a sua ocorrência.

Na elaboração deste Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas para a SGMJ, utilizaram-se duas abordagens complementares: primeiro uma abordagem mais geral, com a identificação de medidas de carácter genérico e transversal a todos os colaboradores e de seguida uma análise por unidade orgânica, com identificação de medidas mais vocacionadas para cada situação particular.

Em termos de medidas mais transversais, considerou-se:

 Sensibilização de todos os trabalhadores da SGMJ para as questões da corrupção, nomeadamente com a divulgação deste Plano na intranet da SGMJ;

 Elaboração de um Código de Ética e Conduta da SGMJ e sua divulgação a todos os trabalhadores.

 Promoção de uma cultura de legalidade, clareza e transparência nos procedimentos, designadamente com um rigoroso cumprimento do procedimento administrativo para a prática de atos.

 Um controlo hierárquico e funcional efetivo e eficaz.

 Acompanhamento anual da implementação do Plano, com elaboração de relatórios de execução;

Na abordagem por unidade orgânica, e uma vez que o grau de exposição ao risco depende da área de atuação e competências, para cada unidade orgânica da SGMJ os respetivos dirigentes identificaram as principais atividades que desenvolvem e os riscos de corrupção associados a cada uma delas.

De seguida, cada risco identificado foi classificado, sendo esta classificação o resultado da

combinação do grau de probabilidade da ocorrência de situações que comportam risco com a

gravidade do impacto previsível, conforme evidenciado no quadro seguinte.

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A probabilidade de ocorrência foi classificada da seguinte forma:

Alta – Se o risco dificilmente é prevenido apesar do controlo possível.

Média – Se o risco pode ser prevenido através de controlo adicional.

Baixa – Se o risco pode ser prevenido com o controlo existente.

O impacto previsível foi classificado em:

Alto – Se decorrerem prejuízos financeiros significativos para o Estado e a violação grave dos princípios associados ao interesse público, lesando a credibilidade da SGMJ e do próprio Estado.

Médio – Se comportar prejuízos financeiros para o Estado e perturbar o normal funcionamento da SGMJ.

Baixo – Se não provocar prejuízos financeiros para o Estado e não causar danos relevantes na credibilidade e funcionamento da instituição.

Finalmente, para cada risco identificado foram elencadas as medidas preventivas que permitem reduzi-lo ou elimina-lo.

Das medidas preventivas que constam neste Plano, algumas já se encontram implementadas na SGMJ. Para as medidas que não estão ainda implementadas está calendarizada a sua implementação durante o ano de 2013.

Assim, nos quadros seguintes apresentam-se, para as diversas unidades orgânicas da SGMJ, as principais atividades que desenvolvem e os riscos de corrupção associados a cada uma destas atividades. Enumeram-se também as medidas preventivas, se estão implementadas ou se serão implementadas e o resultado previsto (eliminação ou redução do risco).

Alta Média Baixa

Alto Elevado Elevado Moderado

Médio Elevado Moderado Fraco

Baixo Moderado Fraco Fraco

Impacto previsível ou Gravidade das consequências

Grau de risco Probabilidade de ocorrência

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Dire ç ã o de S e rv iç os de Re c urs os Huma nos , P la ne a me nt o e O rga niza ç ã o

Responsável: Maria do Rosário Pereira Principais atividadesRiscos de corrupção ou infração conexaProbabil. de riscoImpacto previsívelEscala de riscoMedidas preventivasImplementaçãoResultado previsto da medida Nomeação de Júris diferenciados para os concursos.ImplementadaRedução do risco Utilização de critérios de recrutamento objetivos e precisos, com reduzida margem de descricionariedade.ImplementadaRedução do risco Recurso a entidades externas para aplicação de métodos de seleção (nomeadamente a DGAEP).ImplementadaRedução do risco Rotatividade do elemento designado para secretariar os júris de concurso. ImplementadaRedução do risco Segregação das funções: processamento na DCGARH, via SRH (sistema informático de recursos humanos com parametrizações efetuadas pelo Instituto de Informática do Ministério das Finanças e Direcção-Geral do Orçamento), pagamento na DSRFP e autorização pelo dirigente máximo.

Implementada mensalmenteRedução do risco Verificação das folhas de abonos e descontos mensais.Implementada mensalmenteRedução do risco Auditorias internasImplementar em 2013Redução do risco Segregação das funções: conferência e preparação da guia na DCGARH, registo da guia no SIC e envio desta para a Repartição de Finanças e de notificação ao interessado. Registo do pagamento no SRH após comunicação da DGCI e reflexo do pagamento efetuado na declaração de IRS.

Implementada mensalmenteRedução do risco Rotação de pessoal.ImplementadaRedução do risco

Área dos Recursos Humanos Emissão de guias de reposiçãoMédio

Recrutamento e seleção

Corrupção passiva; Abuso de poder; Violação de segredo; Discricionariedade ou Favorecimento de candidatos.

ModeradoMédiaMédio Corrupção passiva; Abuso de poder. Baixa

MédiaMédio Moderado

ModeradoProcessamento de abonos e descontosCorrupção; Abuso de poder.

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Principais atividadesRiscos de corrupção ou infração conexaProbabil. de riscoImpacto previsívelEscala de riscoMedidas preventivasImplementaçãoResultado previsto da medida Existência de sistema informático de gestão da assiduidade. ImplementadaRedução do risco Regulamento de horário de trabalho. ImplementadaRedução do risco Rotatividade do trabalhador que trabalha com o sistema informático. ImplementadaRedução do risco Sistema informático de tratamento de dados com validações pré-estabelecidas quer pela CGA, quer pela Segurança Social: os procedimentos de registo e conferência de descontos são suportados por aplicação, que realiza automaticamente o cálculo dos montantes a entregar. ImplementadaRedução do risco Segregação de funções: registo e validação pela DSRH e pagamento pela DSRFP. ImplementadaRedução do risco Verificação dos valores apurados pelos sistemas informáticos com os valores constantes das folhas de abonos e descontos e SIC.

Implementada mensalmenteRedução do risco Elaboração e controlo do Mapa de Férias

Abuso de poder; Discricionariedade ou favorecimento.BaixaBaixoFraco

Segregação de funções: registo das ausências por férias no sistema de assiduidade e elaboração de boletim biográfico pelo trabalhador que desenvolve tarefas de controlo de assiduidade e pontualidade e elaboração do mapa de férias por outro trabalhador.

ImplementadaRedução do risco Emissão de cartões de livre trânsito e de identificaçãoAbuso de poder; Falsificação de documentos. BaixaBaixoFraco

Segregação de funções: pedido formulado pelos serviços do departamento ministerial, emissão de cartões, verificação do cartão emitido pela hierarquia, assinatura dos cartões de livre trânsito pelo membro do Governo e dos cartões de identificação pelo dirigente máximo do serviço.

ImplementadaRedução do risco

FracoReporte dos Descontos para a CGA e Segurança Social

Abuso de poder; Discricionariedade ou favorecimento.

Controlo de assiduidade e pontualidade

Corrupção passiva; Abuso de poder; Discricionariedade ou favorecimento.

MédiaBaixoModerado BaixaMédio

Continuação

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Continuação Principais atividadesRiscos de corrupção ou infração conexaProbabil. de riscoImpacto previsívelEscala de riscoMedidas preventivasImplementação

Resultado previsto da medida Segregação de funções: verificação do processo por mais do que uma pessoa. ImplementadaRedução do risco Existência de sistema informático (SRH) que gera automaticamente as declarações de IRS. ImplementadaRedução do risco Estabelecimento de orientações para uma aplicação objetiva e harmónica por parte do CCA. Implementada anualmenteRedução do risco Adoção de indicadores mensuráveis e quantificáveis. Implementada anualmenteRedução do risco Verificação dos objetivos e competências contratualizados em cada unidade orgânica por parte do dirigente máximo, com vista à garantia de equilíbrio nos graus de dificuldade de execução dos objetivos e harmonização das competências.

Implementada anualmenteRedução do risco Elaboração de Plano de AtividadesBaixaBaixo Elaboração de Relatório de AtividadesBaixaBaixo Acompanhamento do QUARBaixaBaixo

Área do Planeamento e Organização

Avaliação do DesempenhoAbuso de poder; Discricionariedade ou favorecimento.BaixaMédio ImplementadaRedução do riscoFalsificação de documentos.Fraco

Moderado

Fraco Manual de procedimentos

Emissão de declarações para efeitos de IRS Abuso de poder; Falsificação de documentos. BaixaBaixo

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Dire ç ã o de S e rv iç os de Re c urs os Fina nc e iros , P a trimonia is e Te c nológic os

Responsável: Álvaro Pires Principais atividadesRiscos de corrupção ou infração conexa Probabil. de risco Impacto previsível Escala de riscoMedidas preventivasImplementação

Resultado previsto da medida Elaboração de propostas de orçamento de funcionamento e de investimento da SGMJ e dos gabinetes dos membros do Governo do MJ e dos órgãos sem estrutura de apoio administrativo

Abuso de poder; Violação de segredo e de normas; Discricionariedade.

BaixaBaixoFraco

Reforço de medidas de controlo interno: maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas impostas pelos membros do Governo e Ministério das Finanças.

ImplementadaRedução do risco Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência.

ImplementadaRedução do risco Elaboração de informações respeitantes à execução orçamental dos orçamentos dos gabinetes dos membros do Governo, da SGMJ e dos órgãos sem estrutura de apoio administrativo.

ImplementadaRedução do risco Prestação de contas a entidades externas respeitantes aos orçamentos geridos pela SGMJ

Abuso de poder; Corrupção passiva.BaixaBaixoFraco Reforço de medidas de controlo interno: maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas e prazos impostos pelo Tribunal de Contas e Ministério das Finanças.

ImplementadaRedução do risco Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas financeiras.

ImplementadaRedução do risco Manual de procedimentos. ImplementadaRedução do risco Segregação de funções: processos de despesa e pagamento são efetuados por áreas distintas.ImplementadaRedução do risco Reconciliações bancárias mensais.Implementada mensalmenteRedução do risco Registo dos cabimentos.ImplementadaRedução do risco Conferência dos valores para pagamentos por duas pessoas diferentes.ImplementadaRedução do risco Auditorias internasImplementar em 2013Redução do risco

MédioModerado

Execução e acompanhamento dos orçamentos geridos pela SGMJAbuso de poder.FracoBaixoBaixa Contabilização, processamento, liquidação e pagamento de despesas

Área da Gestão Financeira e Patrimonial Abuso de poder; Corrupção passiva para ato ilícito; Tráfico de influências.

Média

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Principais atividadesRiscos de corrupção ou infração conexaProbabil. de riscoImpacto previsívelEscala de riscoMedidas preventivasImplementaçãoResultado previsto da medida Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas financeiras.

ImplementadaRedução do risco Manual de procedimentos. ImplementadaRedução do risco Segregação de funções: processos de despesa e pagamento são efetuados por áreas distintas.ImplementadaRedução do risco Reconciliações bancárias mensais. ImplementadaRedução do risco Elaboração de informações de restituição, sujeitas a aprovação da direcção intermédia e superior.ImplementadaRedução do risco Conferência de valores por duas pessoas diferentes.ImplementadaRedução do risco Auditorias internasImplementar em 2013Redução do risco Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas.

ImplementadaRedução do risco Manual de procedimentos.ImplementadaRedução do risco Segregação de funções: processos de despesa e pagamento são efetuados por áreas distintas.ImplementadaRedução do risco Testes de conformidade (conferências físicas periódicas).ImplementadaRedução do risco

Abuso de poder; Corrupção passiva para ato ilícito; Tráfico de influências.

MédiaContabilização, cobrança e restituições de receitasMédioModerado Organização e atualização do cadastro e inventário dos bens móveis

Abuso de poder; Corrupção passiva para ato ilícito; Peculato; Tráfico de influências; Violação do princípio da prossecução do interesse público.

MédiaMédioModerado

Continuação

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Principais atividadesRiscos de corrupção ou infração conexaProbabil. de riscoImpacto previsívelEscala de riscoMedidas preventivasImplementaçãoResultado previsto da medida Reforço dos mecanismos de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas vigentes no CCP.

ImplementadaRedução do risco Código de Ética e Conduta da SGMJImplementadaRedução do risco Segregação de funções: pedido e o registo são efetuados por pessoas diferentes. ImplementadaRedução do risco Implementação de um sistema estruturado de avaliação de necessidades. ImplementadaRedução do risco Montagem de bases de dados com informação sobre anteriores aquisições.ImplementadaRedução do risco Manual de procedimentos. ImplementadaRedução do risco Sistema de gestão documental. ImplementadaRedução do risco Auditorias internasImplementar em 2013Redução do risco Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas.

ImplementadaRedução do risco Manual de procedimentos. ImplementadaRedução do risco Segregação de funções: recepção e registo dos bens efetuados por trabalhores diferentes.ImplementadaRedução do risco Testes de conformidade (conferências físicas periódicas).ImplementadaRedução do risco

Área de Aprovisionamento e Conservação Aquisição de bens, serviços e empreitadas

Tráfico de influências; Abuso de poder; Violação dos princípios da contratação; Favorecimentos; Conluio entre funcionários e adjudicatários; Corrupção passiva.

MédiaAltoForte Recepção e armazenamento de bens e recepção de serviços

Abuso de poder; Corrupção passiva; Tráfico de influências.AltaMédioForte

Continuação

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Principais atividadesRiscos de corrupção ou infração conexa

Probabil. de riscoImpacto previsívelEscala de riscoMedidas preventivasImplementaçãoResultado previsto da medida Reforço dos mecanismos de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas vigentes.

ImplementadaRedução do risco Código de Ética e Conduta da SGMJImplementadaRedução do risco Segregação de funções. ImplementadaRedução do risco Manual de procedimentos. ImplementadaRedução do risco Sistema de gestão documental.ImplementadaRedução do risco Criação de alertas automáticas para renovações contratuais.ImplementadaRedução do risco Assinatura de declaração de inexistência de incompatibilidades pelos funcionários. ImplementadaRedução do risco Publicitação das adjudicações. ImplementadaRedução do risco Avaliação "à posteriori" do nível de qualidade dos serviços prestados. ImplementadaRedução do risco Testes de conformidade aleatórios. ImplementadaRedução do risco Formação dos intervenientes no processo aquisitivo, relativamente ao novo CCP.ImplementadaRedução do risco Reforço dos mecanismos de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior exigência e rigor no cumprimento de normas aplicáveis.

ImplementadaRedução do risco Regulamento de utilização de veículos. ImplementadaRedução do risco Testes de conformidade quanto ao cumprimento do regulamento. ImplementadaRedução do risco

MédiaMédio

MédiaAltoFortePreparação, elaboração e execução de contratos

Favorecimento de fornecedores; Corrupção passiva; Tráfico de influências. Gestão do parque de veículos

Abuso de poder; Violação do princípio da prossecução do interesse público.

Moderado

Continuação

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Probabil. de riscoImpacto previsívelEscala de riscoMedidas preventivasImplementaçãoResultado previsto da medida Procedimentos transparentes e concorrenciais: consulta do maior número de fornecedores possível.ImplementadaRedução do risco Manual de procedimentos.ImplementadaRedução do risco Plano de audits e de reporting;ImplementadaRedução do risco Manual de procedimentos.ImplementadaRedução do risco

Emitir parecer sobre propostas de aquisição de material informático de outras unidades orgânicas Moderado Abuso de poder; Tráfico de influencias; Favorecimento de fornecedores; Falsificação de documentos.

Área de Recursos Tecnológicos Garantir segurança dos sistemas de informação da SGMJMédiaMédioModerado

MédiaMédio

Continuação

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Dire ç ã o de S e rv iç os de A poio E s pe c ia li za do

Responsável: Vitor Salgueiro Principais atividadesRiscos de corrupção ou infração conexaProbabil. de riscoImpacto previsívelEscala de riscoMedidas preventivasImplementaçãoResultado previsto da medida Análise de processos documentais e emissão de pareceres e despachos

Favorecimento; violação de documentos classificados; violação de dados pessoaisMédiaAltoElevadoNormalização de procedimentos; validação do trabalho efetuadoImplementadoRedução do risco Elaboração de ofíciosViolação de documentos classificados; violação de dados pessoaisMédiaAltoElevado Normalização de procedimentos; Reforço de mecanismos de controlo interno, nomeadamente rotatividade de trabalhadores na execução da tarefa e validação do trabalho efetuado

ImplementadoRedução do risco Processamento de documentos oficiais

Violação de documentos classificados; violação de dados pessoaisMédiaAltoElevado Normalização de procedimentos; Reforço de mecanismos de controlo interno, nomeadamente rotatividade de trabalhadores na execução da tarefa e validação do trabalho efetuado

ImplementadoRedução do risco Remessa de diplomas e despachos para publicação em Diário da RepúblicaFavorecimentoMédiaAltoElevado

Normalização de procedimentos; Reforço de mecanismos de controlo interno, nomeadamente rotatividade de trabalhadores na execução da tarefa

ImplementadoRedução do risco Tradução e retroversão de documentos

Favorecimento; violação de documentos classificados; violação de dados pessoaisMédiaAltoElevadoValidação do trabalho efetuadoImplementadoRedução do risco

Área: Apoio especializado aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça

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Principais atividadesRiscos de corrupção ou infração conexaProbabil. de riscoImpacto previsívelEscala de riscoMedidas preventivasImplementaçãoResultado previsto da medida Registo de todos os documentos entrados e saídos no sistema de Gestão Documental, independentemente do suporteImplementadaRedução do risco Normalização de procedimentos.ImplementadaRedução do risco Classificação de toda a correspondência entrada e saída, independentemente do suporteImplementadaRedução do risco Plano de classificação de arquivo.ImplementadaRedução do risco Regulamento de conservação arquivístico.ImplementadaRedução do risco Reforço dos mecanismos de controlo interno: obrigatoriedade de o acesso aos documentos em fase ativa e semi-ativa ser sempre efetuado por trabalhador(a) da DSAE

ImplementadaRedução do risco Organização e gestão do arquivo intermédio do MJ

Falsificação de documentos; violação de documentos classificados; violação de dados pessoais MédiaAltoElevadoNormalização de procedimentos.Em implementaçãoRedução do risco

Organização e gestão dos arquivos corrente e intermédio Falsificação de documentos; Violação de documentos classificados; violação de dados pessoais

BaixaAltoModerado

Área: Gestão Documental dos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça e SGMJ Gestão de Correspondência Peculato; Falsificação de documentos; Violação de documentos classificados; violação de dados pessoais

BaixaAltoModerado

Continuação

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Continuação Principais atividadesRiscos de corrupção ou infração conexaProbabil. de riscoImpacto previsívelEscala de riscoMedidas preventivasImplementaçãoResultado previsto da medida Regulamento de arquivo.ImplementadaRedução do risco Reforço dos mecanismos de controlo interno por via de restrições internas e externas de acesso aos depósitos. ImplementadaRedução do risco Observância do preenchimento, com carácter obrigatório, de formulários de acesso ao Arquivo Histórico.ImplementadaRedução do risco Regulamento de acesso ao arquivo.ImplementadaRedução do risco Reforço dos mecanismos de controlo interno: obrigatoriedade de emissão prévia de pareceres jurídicos sobre a comunicação de documentos que possam por em causa dados pessoais ou protegidos.

ImplementadaRedução do risco Observância do preenchimento, com carácter obrigatório, de formulários de acesso ao Arquivo Histórico.ImplementadaRedução do risco Garantir a salvaguarda dos arquivos de organismos MJ extintos e/ou fundidos

Peculato; Falsificação de documentos; Violação de dados pessoasBaixaAltoModeradoReforço dos mecanismos de controlo interno: restrições de acesso aos documentos.ImplementadaRedução do risco

Área: Arquivo e Património Histórico AltoModerado

Organização e preservação do arquivo históricoPeculato; Falsificação de documentosBaixaAltoModerado Comunicação do arquivo histórico

Comunicação de documentos de acesso reservado; violação de dados pessoaisBaixa

(23)

Principais atividadesRiscos de corrupção ou infração conexaProbabil. de riscoImpacto previsívelEscala de riscoMedidas preventivasImplementaçãoResultado previsto da medida Reforço dos mecanismos de controlo interno. Normalização de procedimentos. Reforço dos mecanismos de controlo interno: aumento e rotatividade de funcionários intervenientes no processo em causa e pela validação do processo (verificação das aquisições efetuadas com as efetivamente tratadas) Normalização de procedimentos. Registo informático de empréstimos de publicações: empréstimo de publicações a utilizadores internos e externosImplementadaRedução do risco Normalização de procedimentos. ImplementadaRedução do risco Assegurar atendimento aos cidadãosBaixaBaixoFraco Receber e acompanhar as individualidades e visitas aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça

BaixaBaixoFraco Organizar ou colaborar na realização de reuniões, conferências, seminários ou outros atos solenes

BaixaBaixoFraco

Área: Centro de Documentação Implementada

Redução do risco Redução do risco

Empréstimo de publicaçõesExtravio de publicações.BaixaBaixoFraco Área: Relações Públicas e Protocolo Violação de segredo Atendimento prioritário ilícito Discricionariedade.

Normalização de procedimentos. Código de Ética e Conduta da SGMJ

Atualização do Fundo BibliográficoFavorecimentoBaixaMédio ImplementadaRedução do risco Fraco Tratamento documentalPeculatoBaixaMédioFraco

Implementada

Continuação

(24)

Dire ç ã o de S e rv iç os J urídi c os e de Cont e nc ios o Respo n sá v el : Rit a Go is d e Ca rv alho

Principais atividadesRiscos de corrupção ou infração conexaProbabil. de riscoImpacto previsívelEscala de riscoMedidas preventivasImplementaçãoResultado previsto da medida Sistema de Gestão documental. ImplementadaRedução do risco Carácter, em princípio, aleatório de distribuição de processos. ImplementadaRedução do risco Não divulgação do teor dos pareceres e demais peças jurídicas elaboradas, salvo expressa autorização.ImplementadaRedução do risco Código de Ética e Conduta da SGMJImplementadaRedução do risco Violação do sigilo profissional; Falsificação de documentos; Discricionariedade ou favorecimento.

Fraco

Assegurar serviço de consultoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ. Elaborar projetos legislativos e regulamentares e emitir pareceres técnicos. Assegurar o apoio técnico- jurídico necessário à processecução das atribuições da SGMJ. Instruir processos disciplinares, de sindicância, de inquérito e de averiguações.

BaixaBaixo

(25)

Ge s tão de Fundos Co munitár ios - E quipa Mult idis c ipli na r

Responsável: Jorge Manuel Candeias Campino Principais atividadesRiscos de corrupção ou infração conexaProbabil. de riscoImpacto previsívelEscala de riscoMedidas preventivasImplementaçãoResultado previsto da medida Elaboração e apresentação de candidaturas a fundos comunitáriosBaixoBaixoFracoValidação obrigatória dos serviços beneficiários/executoresImplementar em 2013Redução do risco Acompanhamento das execuções financeira e material efetuadas pelas entidades executoras

BaixoBaixoFraco

Elaboração de relatórios periódicos de análise e compatibilização dos elementos fornecidos pela entidade executora e os dados constantes dos sistemas financeiros/contabilísticos.

Implementar em 2013Redução do risco Apresentação de propostas de alterações à programação dos projetos, junto da entidade gestora/financiadora

BaixoBaixoFracoValidação obrigatória dos serviços beneficiários/executoresImplementar em 2013Redução do risco

Abuso de poder; Violação de segredo; Discricionariedade ou Favorecimento.

(26)

Un ida de de Compra s do Minis téri o da J us tiç a

Responsável: Luis Pardal Principais atividadesRiscos de corrupção ou infração conexa

Probabil. de risco

Impacto previsível

Escala de riscoMedidas preventivasImplementação

Resultado previsto da medida Definição de critérios de aquisição de bens e serviços

Corrupção passiva para ato ilícito; Favorecimento de fornecedores.

BaixaBaixoFracoDefinição de critérios com colaboração/supervisão dos especialistas do gabinete do SEAPEMJ. Implementar em 2013Redução do risco Código de ÉticaImplementadaRedução do risco Manual de ProcedimentosImplementadaRedução do risco Auditorias internasImplementar em 2013Redução do risco Código de ÉticaImplementadaRedução do risco Manual de ProcedimentosImplementadaRedução do risco Auditorias internasImplementar em 2013Redução do risco Nomeação de júris externos à UCMJMedida já implementadaRedução do risco Exercício das funções de júriIncompatibilidadesMédiaMédioModeradoDeclaração expressa de todos os membros do júri da inexistência de incompatibilidades.ImplementadaRedução do risco

Realização de procedimentosTráfico de influênciasMédiaMédioModerado

Elaboração das peças dos procedimentos Violação dos princípios gerais de contratação. BaixaBaixoFraco

(27)

4. Conflitos de interesses

A questão do conflito de interesses está muito relacionada com a problemática da corrupção, sendo também objeto de análise neste Plano.

O conflito de interesse no setor público ocorre quando os agentes públicos no exercício das suas funções intervêm em processos que envolvem interesses particulares, podendo retirar vantagem para si ou para terceiros, pondo em causa a atuação com isenção e a prossecução do interesse público.

Na SGMJ foram identificadas as principais situações de risco de conflitos de interesses e respectivas medidas preventivas, refletidas no quadro seguinte:

Principais situações

de risco Riscos de conflito de interesse Medidas preventivas

Acumulação de funções

Favorecimento de interesses pessoais, familiares, políticos, económicos ou outros;

Actividades privadas concorrenciais;

Uso de informação privilegiada

Verificação sistemática da inexistência de incompatibilidades e conflitos de interesses;

Avaliação rigorosa de situações de acumulação e incompatibilidade;

Assinatura de declarações de inexistência de conflitos de interesses por todos os trabalhadores em regime de acumulação de funções;

Saida de

trabalhadores para entidades privadas

Uso de informação privilegiada;

Influencia na SGMJ através de ex- colaboradores

Dever de sigilo sobre informação relativa à SGMJ expresso no Código de Ética e Conduta da SGMJ;

Controlo de acesso a informação confidencial;

Segregação de funções e rotação de pessoal

Contratação pública

Aceitação indevida de ofertas

Avaliação rigorosa de situações de acumulação e incompatibilidade;

Estabelecimento de critérios e fundamentação das decisões;

Manual de procedimentos;

Segregação de funções e rotação de pessoal

Recrutamento, seleção e assiduidade

Divulgação de informação confidencial;

Aceitação indevida de ofertas

Controlo de acesso a informação confidencial;

Segregação de funções e rotação de pessoal;

Nomeação de Jurís diferenciados para os concursos.

(28)

Adicionalmente, o Código de Ética e Conduta da SGMJ, que foi divulgado por todos os trabalhadores, contempla medidas de prevenção que acautelam os riscos associados a situações de conflito de interesses, nomeadamente:

 Dever de comunicação ao superior hierárquico as situações de possível conflito de interesse;

 Assinatura de declaração de inexistência de incompatibilidades, impedimentos ou conflito de interesses pelos trabalhadores envolvidos em procedimentos de aquisição de bens ou serviços;

 Impedimento dos trabalhadores da SGMJ exercerem qualquer atividade que seja incompatível com o exercício das suas funções e/ou suscetíveis de gerar conflitos de interesse;

 Dever de participação ou denúncia de situações de corrupção ou infração conexa detetadas;

 Dever de sigilo sobre informação relativa à SGMJ de que tenham conhecimento no exercício das suas funções ou por causa delas, não podendo utilizá-la para proveito próprio ou de terceiros;

 Dever de sigilo profissional dos trabalhadores após deixarem de prestar serviço na SGMJ;

 Proibição de aceitação de qualquer forma de pagamento ou outro benefício que possa criar a expetativa de favorecimento ou vantagens ilícitas, tais como ofertas ou recebimentos de clientes ou fornecedores.

Finalmente, as medidas de prevenção dos riscos de corrupção e infrações conexas enumeradas neste

Plano, em particular as medidas para prevenir riscos de discricionariedade ou favorecimento, abuso

de poder, tráfico de influências e violação de segredo, são medidas que permitem também a

prevenção e controlo das situações de conflitos de interesses.

(29)

5. Execução do Plano

5.1. Responsabilidade

A responsabilidade pela execução do Plano de prevenção da Corrupção e Infrações conexas da SGMJ está repartida do seguinte modo:

- Dirigente máximo: responsabilidade pela elaboração, execução e revisão do Plano.

- Dirigentes das unidades orgânicas (identificados nos quadros anteriores): responsabilidade de aplicação das medidas preventivas, de monitorização da sua eficácia e da compilação das evidências da aplicação do Plano.

- Divisão de Planeamento e Organização: responsabilidade de elaboração do relatório anual de monitorização da implementação do Plano

Não obstante, é responsabilidade de todos os trabalhadores da SGMJ a prevenção de riscos de corrupção e infrações conexas.

5.2. Monitorização do Plano

No final de cada ano, os dirigentes intermédios da SGMJ devem efetuar uma avaliação das medidas implementadas e dos resultados obtidos, bem como avaliar da necessidade de incluir novos riscos e/ou novas medidas. Esta avaliação será incorporada no relatório anual de monitorização.

A elaboração do relatório anual de monitorização da implementação do Plano é da responsabilidade da Divisão de Planeamento e Organização, a partir dos contributos dos dirigentes das unidades orgânicas da SGMJ e eventual análise de outros elementos (manuais de procedimentos, orientações, Circulares, etc).

A Monitorização da execução do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas em 2012 encontra-se no anexo 1.

5.3. Revisão do Plano

Se da monitorização do Plano se concluir pela necessidade de revisão do plano, em resultado de identificação de novos riscos ou de novas medidas preventivas, deverá ser apresentada pela unidade responsável pela elaboração do relatório de monitorização uma proposta de revisão do Plano à Direção Superior da SGMJ.

O plano poderá também ser revisto, por decisão da Direção Superior, sempre que se registe

qualquer alteração significativa na SGMJ que tal o justifique.

(30)

FONTES

 Carta Ética da Administração Pública - Dez Princípios Éticos da Administração Pública

 Guião do Conselho de Prevenção da Corrupção para “Elaboração de Planos de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas”, de setembro 2009

 Guião de Boas Práticas para a Prevenção e o Combate à Corrupção na Administração Pública, no âmbito dos países CPLP, de novembro de 2011

 Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, de dezembro 2009

 “Prevenir a Corrupção – um guia explicativo sobre a corrupção e crimes conexos”, do Gabinete para as Relações Internacionais, Europeias e de Cooperação do Ministério da Justiça, de 2007

 Recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção sobre “Planos de gestão e riscos de corrupção e infrações conexas”, de 1 de julho de 2009

 Recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção sobre “Gestão de conflitos de interesses no setor público”, de 7 de novembro de 2012

 Relatório de Monitorização do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, da

Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, de dezembro 2010

(31)

Anexo 1 - Monitorização da execução do Plano em 2012

Nos quadros seguintes é feito o balanço da implementação das medidas preventivas no Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas da SGMJ até dezembro de 2012, por unidades orgânicas. Enumeram-se todas as medidas previstas no Plano, sendo que para cada medida classifica-se se já se encontra implementada, em fase de implementação ou se não foi ainda possível implementar. Relativamente às medidas já implementadas apresentam-se os efeitos resultantes da sua implementação. Relativamente às medidas que não foi possível implementar em 2012, estão calendarizadas para 2013 e serão alvo de uma avaliação no final do ano.

Numa avaliação genérica, verifica-se que a maioria das medidas encontra-se já implementada ou em fase de implementação, devendo ser assegurada a sua continuidade.

Não foram identificados novos riscos e as medidas previstas revelam-se adequadas na prevenção dos riscos existentes.

Em termos de propostas de melhoria na aplicação do Plano, sugere-se a recolha pelos dirigentes de

evidências da aplicação do plano nas suas unidades orgânicas.

(32)

Dire ç ã o de S e rv iç os de Re c urs os Huma nos, P la ne a me nt o e O rga niza ç ã o

Responsável: Maria do Rosário Pereira Medidas implementadas Resultados obtidos Justificação da não implementação

Calendarização da implementação Nomeação de Júris diferenciados para os concursos.Maior rotatividade dos elementos que integram os júris de concurso-- Utilização de critérios de recrutamento objetivos e precisos, com reduzida margem de descricionariedade.

Maior esforço e rigor na utilização de critérios objetivos, precisos e quantificáveis que possibilitam ao candidato acompanhar o processo que conduz ao resultado obtido em sede de classificação final

-- Recurso a entidades externas para aplicação de métodos de seleção (nomeadamente a DGAEP).

Resultados de Provas de conhecimentos/Avaliação Psicológica/Entrevista de avaliação de competências obtidos sem intervenção dos membros do juúri-- Rotatividade do elemento designado para secretariar os júris de concurso.

Maior diversificação dos elementos designados e consequente aumento do número de trabalhadores que passam a dominar as matérias relacionadas com o processo de recrutamento.

-- Segregação das funções: processamento na DCGARH, via SRH (sistema informático de recursos humanos com parametrizações efetuadas pelo Instituto de Informática do Ministério das Finanças e Direcção-Geral do Orçamento), pagamento na DSRFP e autorização pelo dirigente máximo.

Integração de um 3.º trabalhador nas tarefas de processamento-- Verificação das folhas de abonos e descontos mensais.Rigor no processamento com Introdução de mais um grau de verificação-- Auditorias internas-Medida preventiva novaAo longo de 2013 Segregação das funções: conferência e preparação da guia na DCGARH, registo da guia no SIC e envio desta para a Repartição de Finanças e de notificação ao interessado. Registo do pagamento no SRH após comunicação da DGCI e reflexo do pagamento efetuado na declaração de IRS.

Rigor na emissão e tratamento de guias de reposição-- Rotação de pessoal.Introdução de um 3.º trabalhador nestas tarefas permitiu maior segregação de funções--

Corrupção; Abuso de poder.

Medidas não implementadas Medidas preventivasRiscos de corrupção ou infração conexaPrincipais atividades Corrupção passiva; Abuso de poder.

Área dos Recursos Humanos Recrutamento e seleção

Corrupção passiva; Abuso de poder; Violação de segredo; Discricionariedade ou Favorecimento de candidatos. Emissão de guias de reposição

(33)

Medidas implementadas Resultados obtidos Justificação da não implementação

Calendarização da implementação Existência de sistema informático de gestão da assiduidade.

Sistema que gera automaticamente listagens de ausência e possibilita a aferição imediata de saldos e períodos de ausência quer por parte do trabalhador quer da própria chefia através de um portal para o efeito disponibilizado.

-- Regulamento de horário de trabalho. Adequação do regulamento em vigor às regras do RCTFP e Acordo coletivo n.º1/2009 e Regulamento de Extensão n.º 1-A/2010-- Rotatividade do trabalhador que trabalha com o sistema informático. Introdução de um 2.º trabalhador nesta tarefa-- Sistema informático de tratamento de dados com validações pré-estabelecidas quer pela CGA, quer pela Segurança Social: os procedimentos de registo e conferência de descontos são suportados por aplicação, que realiza automaticamente o cálculo dos montantes a entregar. Maior rigor no apuramento dos montantes a pagar à CGA e Segurança Social - montante automaticamente gerado pela aplicação-- Segregação de funções: registo e validação pela DSRH e pagamento pela DSRFP.

Maior rigor no apuramento dos montantes a pagar à CGA e Segurança Social - os montantes automaticamente gerados pela aplicação a que acede a DCGARH para validação são necessariamente coincidentes com o documento para pagamento à CGA a que a DSRFP tem acesso para proceder ao pagamento

-- Verificação dos valores apurados pelos sistemas informáticos com os valores constantes das folhas de abonos e descontos e SIC.

Maior rigor no apuramento dos montantes - cruzamento de dados efetuado pela DCGARH e DSRH, através das folhas do SRH e SIC-- Elaboração e controlo do Mapa de Férias

Segregação de funções: registo das ausências por férias no sistema de assiduidade e elaboração de boletim biográfico pelo trabalhador que desenvolve tarefas de controlo de assiduidade e pontualidade e elaboração do mapa de férias por outro trabalhador.

Maior rigor no controle e apuramento de férias vencidas e gozadas, através da segregação de funções assegurada por 2 trabalhadores-- Emissão de cartões de livre trânsito e de identificaçãoAbuso de poder; Falsificação de documentos.

Segregação de funções: pedido formulado pelos serviços do departamento ministerial, emissão de cartões, verificação do cartão emitido pela hierarquia, assinatura dos cartões de livre trânsito pelo membro do Governo e dos cartões de identificação pelo dirigente máximo do serviço.

Verificação dos pedidos entrados e cartões emitidos, com 2 graus de verificação--

Controlo de assiduidade e pontualidade

Corrupção passiva; Abuso de poder; Discricionariedade ou favorecimento. Reporte dos Descontos para a CGA e Segurança Social

Principais atividadesRiscos de corrupção ou infração conexaMedidas preventivas

Medidas não implementadas

Continuação

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Medidas implementadas Resultados obtidos

Justificação da não implementação

Calendarização da implementação Segregação de funções: verificação do processo por mais do que uma pessoa.

Verificação do lançamento de folhas manuais e guias de reposição após pagamento documentado pela DGCI, por um 2.º trabalhador e verificação dos valores constantes das folhas resumo de abonos do SRH por parte das chefias em 2 graus de verificação.

-- Existência de sistema informático (SRH) que gera automaticamente as declarações de IRS. Maior rigor na informação constante da Declaração emitida-- Estabelecimento de orientações para uma aplicação objetiva e harmónica por parte do CCA. Ata do CCA divulgada a todos os avaliadores-- Adopção de indicadores mensuráveis e quantificáveis. Utilização prioritária de indicadores de medida mensuráveis e quantificáveis e indicação de critérios de superação

-- Verificação dos objetivos e competências contratualizados em cada unidade orgânica por parte do dirigente máximo, com vista à garantia de equilíbrio nos graus de dificuldade de execução dos objetivos e harmonização das competências.

Maior equilíbrio ao nível dos objetivos e competências contratualizados nas diferentes UO-- Elaboração de Plano de Atividades-- Elaboração de Relatório de Atividades-- Acompanhamento do QUAR--

Clara definição de tarefas e responsabilidadesFalsificação de documentos.

Principais atividades Manual de procedimentos

Emissão de declarações para efeitos de IRS Abuso de poder; Falsificação de documentos. Avaliação do DesempenhoAbuso de poder; Discricionariedade ou favorecimento. Área do Planeamento e Organização

Riscos de corrupção ou infração conexaMedidas preventivas

Continuação

(35)

Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos Responsável: Álvaro Pires Medidas implementadas Resultados obtidos Justificação da não implementação

Calendarização da implementação Elaboração de propostas de orçamento de funcionamento e de investimento da SGMJ e dos gabinetes dos membros do Governo do MJ e dos órgãos sem estrutura de apoio administrativo

Abuso de poder; Violação de segredo e de normas; Discricionariedade.

Reforço de medidas de controlo interno: maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas impostas pelos membros do Governo e Ministério das Finanças.

Ausência de reparos por parte da DGO.-- Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência.

-- Elaboração de informações respeitantes à execução orçamental dos orçamentos dos gabinetes dos membros do Governo, da SGMJ e dos órgãos sem estrutura de apoio administrativo.

-- Prestação de contas a entidades externas respeitantes aos orçamentos geridos pela SGMJ

Abuso de poder; Corrupção passiva.

Reforço de medidas de controlo interno: maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas e prazos impostos pelo Tribunal de Contas e Ministério das Finanças.

Conta entregue no prazo estipulado.-- Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas financeiras.

Efetuadas sessões informais de esclarecimento e de interpretação de normas financeiras.-- Manual de procedimentos. Clara definição de tarefas e responsabilidades-- Segregação de funções: processos de despesa e pagamento são efetuados por áreas distintas.Maior rigor e controlo nos processos de despesa e pagamento.-- Reconciliações bancárias mensais.Acompanhamento e controlo mensal das contas.-- Registo dos cabimentos.A autorização da despesa é precedida de cabimento. Maior controlo nas despesas.-- Conferência dos valores para pagamentos por duas pessoas diferentes.Maior rigor e controlo dos valores para pagamento-- Auditorias internas-Medida preventiva novaAo longo de 2013

Execução e acompanhamento dos orçamentos geridos pela SGMJAbuso de poder. Contabilização, processamento, liquidação e pagamento de despesas

Abuso de poder; Corrupção passiva para ato ilícito; Tráfico de influências.

Medidas não implementadas Elaboradas informações mensais de execução orçamental.

Área da Gestão Financeira e Patrimonial

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Medidas implementadas Resultados obtidos

Calendarização da implementação Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas financeiras.

Efetuadas sessões informais de esclarecimento e de interpretação de normas financeiras.-- Manual de procedimentos. Clara definição de tarefas e responsabilidades-- Segregação de funções: processos de despesa e pagamento são efetuados por áreas distintas.Maior rigor e controlo nos processos de despesa e pagamento.-- Reconciliações bancárias mensais. Acompanhamento e controlo mensal das contas.-- Elaboração de informações de restituição, sujeitas a aprovação da direcção intermédia e superior.Maior controlo das verbas a restituir -- Conferência de valores por duas pessoas diferentes.Maior rigor e controlo dos valores-- Auditorias internas-Medida preventiva novaAo longo de 2013 Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas.

Efetuadas sessões informais de esclarecimento e de interpretação de normas financeiras.-- Manual de procedimentos.Clara definição de tarefas e responsabilidades-- Segregação de funções: processos de despesa e pagamento são efetuados por áreas distintas.Maior rigor e controlo nos processos de despesa e pagamento.-- Testes de conformidade (conferências físicas periódicas).Maior rigor e controlo do cadastro--

Medidas não implementadas Contabilização, cobrança e restituições de receitas

Abuso de poder; Corrupção passiva para ato ilícito; Tráfico de influências. Organização e atualização do cadastro e inventário dos bens móveis

Abuso de poder; Corrupção passiva para ato ilícito; Peculato; Tráfico de influências; Violação do princípio da prossecução do interesse público.

Continuação

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Medidas implementadas Resultados obtidosJustificação da não implementação

Calendarização da implementação Reforço dos mecanismos de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas vigentes no CCP.

Efetuadas sessões informais de esclarecimento e de interpretação das normas vigentes do CCP-- Código de Ética e Conduta da SGMJDefinição de valores, princípios e normas de conduta-- Segregação de funções: pedido e o registo são efetuados por pessoas diferentes. Maior controlo no pedido e no registo-- Implementação de um sistema estruturado de avaliação de necessidades. Análise de bens e serviços adquiridos e projeção de necessidades futuras-- Montagem de bases de dados com informação sobre anteriores aquisições.Maior controlo das aquisições por ajustes diretos simplificados-- Manual de procedimentos. Clara definição de tarefas e responsabilidades-- Sistema de gestão documental. Utilização do sistema filenet, com registo de todos os procedimentos e respetivos intervenientes-- Testes de conformidade aleatórios. Maior controlo aos procedimentos aquisitivos. -- Auditorias internas-Medida preventiva novaAo longo de 2013 Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas.

Efetuadas sessões informais de esclarecimento e de interpretação de normas. -- Manual de procedimentos. Clara definição de tarefas e responsabilidades-- Segregação de funções: recepção e registo dos bens efetuados por trabalhores diferentes.

Distribuição de tarefas internas, procurando distribuir por diferentes trabalhadores as diversas fases dos procedimentos aquisitivos.

-- Testes de conformidade (conferências físicas periódicas).No final do ano são efetuadas contagens físicas. --

Medidas não implementadas Receção e armazenamento de bens e receção de serviços

Abuso de poder; Corrupção passiva; Tráfico de influências.

Área de Aprovisionamento e Conservação Aquisição de bens, serviços e empreitadas

Tráfico de influências; Abuso de poder; Violação dos princípios da contratação; Favorecimentos; Conluio entre funcionários e adjudicatários; Corrupção passiva.

Continuação

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Medidas implementadas Resultados obtidos Justificação da não implementação

Calendarização da implementação Reforço dos mecanismos de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas vigentes.

Efetuadas sessões informais de esclarecimento e de interpretação de normas. -- Código de Ética e Conduta da SGMJDefinição de valores, princípios e normas de conduta-- Segregação de funções. Maior controlo na elaboração e execução dos contratos-- Manual de procedimentos. Clara definição de tarefas e responsabilidades-- Sistema de gestão documental.Utilização do sistema filenet, com registo de todos os procedimentos e respetivos intervenientes-- Criação de alertas automáticas para renovações contratuais.Maior controlo das renovações contratuais-- Assinatura de declaração de inexistência de incompatibilidades pelos funcionários. Redução da possibilidade de discricionariedade ou favorecimento. -- Publicitação das adjudicações. Publicitação no Portal Base dos contratos celebrados ao abrigo de ajuste direto (art.º 127.º do CCP) -- Avaliação "à posteriori" do nível de qualidade dos serviços prestados.

Solicita-se às unidades orgânicas que se pronunciem sobre os bens/serviços prestados, para controlar a qualidade-- Testes de conformidade aleatórios. Maior controlo aos procedimentos aquisitivos. -- Formação dos intervenientes no processo aquisitivo, relativamente ao novo CCP.Cumprimento das normas vigentes no CCP-- Reforço dos mecanismos de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior exigência e rigor no cumprimento de normas aplicáveis.

Efetuadas sessões informais de esclarecimento e de interpretação de normas. -- Regulamento de utilização de veículos. Regulamento de Veículos está conforme o solicitado pela ANCP.-- Testes de conformidade quanto ao cumprimento do regulamento. Efetuadas algumas verificações ao cumprimento do regulamento. --

Medidas preventivas

Medidas não implementadas Preparação, elaboração e execução de contratos

Favorecimento de fornecedores; Corrupção passiva; Tráfico de influências. Gestão do parque de veículos

Abuso de poder; Violação do princípio da prossecução do interesse público.

Continuação

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Continuação Medidas implementadas Resultados obtidos

Calendarização da implementação Procedimentos transparentes e concorrenciais: consulta do maior número de fornecedores possível.Maior transparência-- Manual de procedimentos.Clara definição de tarefas e responsabilidades-- Plano de audits e de reporting;Definir conjunto de políticas de segurança e regras de acesso-- Manual de procedimentos.Clara definição de tarefas e responsabilidades--

Área de Recursos Tecnológicos Abuso de poder; Tráfico de influencias; Favorecimento de fornecedores; Falsificação de documentos. Garantir segurança dos sistemas de informação da SGMJ Emitir parecer sobre propostas de aquisição de material informático de outras unidades orgânicas