e-Proc
Manual do Usuário
FORNECEDOR
e-Proc – Manual do Usuário (Fornecedor)
1.0 - Solução e-Proc ... 3
1.1 - Descrição geral do processo ... 3
1.2 - Atores principais ... 3
1.3 - Tipos de Requisição ... 4
1.4 – Fluxo de trabalho ... 4
2.0 – Participar das Cotações do cliente ... 4
2.1 – Conferir convites a Cotações ... 4
Figura 1: Tela “Minhas Cotações” ... 6
Figura 2: Tela “Itens de uma Cotação” ... 7
2.2 – Configurar uma proposta de um item de Cotação ... 7
Figura 3: pop-up aberta pelo link “Nova proposta” ... 9
2.2.1 – Propostas em Lote ... 9
Figura 4: pop-up aberta pelo link “Propostas em lote” ... 10
2.2.2 – Proposta Excel ... 10
Figura 5: Planilha exportada. ... 11
Figura 6: Tela de exportação/importação de Excel aberta pelo link “Proposta Excel”. ... 11
2.3 – Alterar uma proposta para um item de Cotação ... 11
2.4 – Enviar uma proposta para o cliente ... 11
2.5 – Excluir uma proposta ... 12
2.6 – Declinar da participação em uma Cotação ou em um item ... 12
2.7 – Remover a declinação da participação em uma Cotação ou item ... 12
2.8 – Responder a uma contra-oferta ... 12
3.0 – Receber e efetivar um Pedido ... 12
3.1 – Conferir os Pedidos ... 12
Figura 7: Tela “Pedido” ... 13
3.2 – Aceitar ou Rejeitar um Pedido ... 13
4.0 – Receber e efetivar um Contrato ... 14
4.1 – Conferir os Contratos recebidos ... 14
1.0 - Solução e-Proc
1.1 - Descrição geral do processo
E-Proc é uma solução software direcionada ao cliente, mas disponibilizada aos fornecedores, que suporta o processo de propostas e vendas de materiais ou serviços, gerenciando a comunicação e a negociação entre o cliente e os fornecedores.
Os processos principais suportados pelo e-Proc são:
Requisição
As requisições dos materiais ou serviços para consumo, produção, ou revenda que os departamentos da empresa necessitam, são recolhidas, formalizadas e enviadas para o setor de compras; o fornecedor não participa dessa fase do processo;
Cotação
O setor de compras reúne, elabora e envia as requisições aos fornecedores selecionados, que se conectam ao sistema para responder. As propostas dos fornecedores são classificadas e apresentadas em um quadro comparativo ao setor de compras, que seleciona uma ou mais propostas e gera os pedidos;
Contrato
Tendo todas as cotações necessárias, o setor de compra destina a cotação para a geração de um pedido de compras ou de um contrato. O contrato pode ser também gerado através de um cadastro manual, sem a necessidade de abrir um processo de cotação aos fornecedores.
Pedido
Os pedidos são completados com as informações necessárias para a formalização da ordem e são enviados para os fornecedores vencedores que, com a aceitação, efetivam o pedido e a emissão da ordem de compra.
1.2 - Atores principais
A comunicação entre os fornecedores e o setor de compras do cliente é gerenciada por meio de um sistema de mailing que comunica que ocorreu um evento de e-Proc de interesse do fornecedor (por exemplo: envio de cotações de compra, etc.).
Os atores principais do processo de venda são:
Comprador
Convida os fornecedores a enviar propostas de vendas, negocia com o fornecedor, escolhe as melhores propostas e formaliza os pedidos de compra;
Fornecedor
Propõe ofertas dos materiais ou serviços solicitados, negociando o preço e as condições de venda com o comprador; aceita os pedidos, permitindo, assim, a produção da ordem de compra.
1.3 - Tipos de Requisição Uma requisição pode ser de vários tipos:
Requisição de compra
Contém itens relativos aos materiais / serviços a serem solicitados para a compra, finalizada por meio de passos sucessivos de cotação e pedido; no caso de existir, para o item solicitado,
um contrato de fornecimento entre o cliente e o fornecedor, exclui-se a cotação e a requisição continua diretamente com o pedido;
Requisição de regularização de compra
No caso de a mercadoria já ter sido comprada, o processo suporta a formalização da compra apenas para o fornecedor que o requisitante indicou; este tipo de requisição exclui a cotação e gera o pedido, que nesse caso não é enviado para o fornecedor;
Esse tipo de requisição pode ser usada nos casos em que a mercadoria tiver que ser comprada sem o processo de cotação, sendo o fornecedor indicado diretamente pelo requisitante ou pelo comprador; nesse tipo de requisição exclui-se a cotação e gera-se o pedido, que é enviado ao fornecedor escolhido pelo comprador no momento de sua geração.
1.4 – Fluxo de trabalho
Cotação
Os fornecedores cadastrados são convidados, por e-mail, pelo cliente, a participar em um período preestabelecido, de cotações de produtos e serviços, destinadas à venda.
Os fornecedores respondem por meio do sistema e-Proc enviando uma ou mais propostas, especificando os preços das mercadorias, os impostos, as condições de pagamento, etc.
Concluído o tempo previsto para enviar as propostas, a Cotação é encerrada e o comprador pode: Escolher uma ou mais propostas de um ou mais fornecedores e gerar os Pedidos de compra;
Gerar uma contra-oferta incluindo novos fornecedores participantes, podendo, opcionalmente, indicar um preço-alvo.
O comprador pode decidir de encerrar uma Cotação para análise antes da data/hora estabelecida, assim como pode prorrogar o fim da Cotação.
Pedido
A partir de uma Cotação, o cliente pode gerar vários Pedidos, distinguidos pelo fornecedor, pela planta compradora, pelo endereço de entrega e pelas condições de pagamento.
Os pedidos são sucessivamente enviados para os fornecedores das propostas escolhidas e, no momento que o fornecedor aceitar o Pedido, a compra será efetivada.
2.0 – Participar das Cotações do cliente
2.1 – Conferir convites a Cotações
Clicar na barra do menu horizontal nas seguintes opções: “Cotação”
“Minhas Cotações”
É apresentada a lista de Cotações às quais o fornecedor está convidado a participar. Para cada Cotação são apresentadas as seguintes informações:
Numero identificador do processo de Cotação – ao clicar neste campo, são apresentados
os detalhes da cotação;
Versão da Cotação – indica as várias versões da mesma cotação, geradas pelo cliente por
meio das contra-ofertas;
Descrição da Cotação – informação escrita pelo cliente;
Período útil para responder a cotação – data / hora de início e data / hora de
encerramento;
Tipo de Cotação – Pode ser de compra ou de contrato; para uma cotação de contrato o
comprador também pode gerar um pedido de Compra;
Comprador – ao clicar neste campo, são apresentados os dados do comprador do Cliente
que gerou a Cotação;
Participação à Cotação - A participação do fornecedor à Cotação é resumida através de três
informações:
C - número de itens da Cotação
R - número de itens da Cotação pelos quais o fornecedor configurou uma proposta E - número de itens da Cotação, aos quais, o fornecedor enviou proposta
Status da Cotação – Ícone que indica o status da Cotação; o fornecedor pode enviar
propostas para as Cotações no status “em andamento” ou “andamento/análise”, no segundo caso, somente para os itens que não foram ainda encerrados.
Figura 1: Tela “Minhas Cotações”
Clicando no processo da Cotação, o sistema apresenta uma tela com os termos de concordância do cliente; ao clicar no botão “Sim”, o fornecedor se compromete a aceita-lo.
O sistema apresenta assim a tela de Cotação, composta de duas partes:
Na parte superior da tela os dados gerais da Cotação;
Na parte inferior, os itens divididos por status:
Em andamento – itens para os quais o fornecedor pode ainda enviar propostas, até a
data / hora de encerramento da Cotação, considerando que o comprador pode antecipar o encerramento para análise;
Em análise – itens que já foram definidos e enviados para análise das propostas, pelos
quais o fornecedor estará concorrendo, se tiver participado com uma proposta;
Encerrados – itens pelos quais não é mais possível receber pedidos, seja no caso em
que o comprador já tenha gerado o Pedido, ou não queira comprar mais.
Para ver as propostas que o fornecedor escreveu ou enviou, é necessário clicar no botão “+” presente à esquerda do produto. Se o fornecedor ainda não tiver escrito ou enviado a proposta, aparecerá o botão para escrever uma proposta.
Para ver os detalhes de uma proposta, o fornecedor deve clicar no link presente no campo do valor.
À esquerda de cada proposta há um ícone que indica se a proposta foi enviada aos clientes ou não.
ATENÇÃO: a configuração de uma proposta não implica que ela seja enviada automaticamente; o fornecedor não deve esquecer, uma vez configurada a proposta, de enviá-la ao cliente.
Figura 2: Tela “Itens de uma Cotação”
2.2 – Configurar uma proposta de um item de Cotação Acessar a Cotação na tela das “Minhas Cotações”;
É possível responder a uma cotação de 3 maneiras diferentes:
Clicando no botão “Nova proposta” correspondente ao item, onde será apresentada uma pop-up para preenchimento dos dados necessários (Figura 3);
Clicando na guia superior em “Propostas em lote”, onde será apresentada uma pop-up com a lista de todos os itens sem proposta, onde é possível replicar as informações em comum de um item para todos os demais (Figura 4).
Clicando na guia superior em “Proposta Excel”, onde será exportada uma lista em Excel com todos os itens sem proposta para preenchimento do mesmo e posterior importação através do mesmo link (Figura 5).
Clicar no botão “Nova proposta” correspondente ao item;
É apresentada uma pop-up onde o usuário deve digitar os dados da proposta. A pop-up aberta através do link “Nova proposta” é composta de duas partes:
Na parte superior os dados do item de Cotação preenchidos pelo comprador:
Produto/serviço – anexos – condição de pagamento
Na parte inferior os dados da proposta que o fornecedor tem que digitar:
Código NCM – facultativo
Valor unitário da proposta do produto/serviço – obrigatório Data de validade da proposta – obrigatória
Condição de pagamento – obrigatória; o fornecedor pode indicar uma condição de
pagamento diferente daquela requerida pelo comprador
Moeda – obrigatória (valor de default é o real) Tipo de frete – obrigatório
Valor do frete – facultativo Observação – facultativa
Taxas e impostos – cada taxa/imposto o fornecedor tem que indicar o percentual e se está
incluído ou não no valor da proposta
Dados de entrega – o fornecedor pode indicar uma programação de entrega alternativa
àquela requerida pelo comprador, indicando também quantidades inferiores, caso não haja disponibilidade; para cancelar um item de entrega deverá clicar no botão “X”, para acrescentar deverá preencher os dados e clicar no botão “+”.
Uma vez concluída a digitação dos dados da proposta, clicar no botão “Salvar e Fechar”.
Se não estiverem presentes todos os campos obrigatórios ou se houver uma incongruência entre os campos, o sistema informará com uma mensagem de erro.
Para sair da pop-up sem salvar os dados, clicar no botão “Fechar”. Os dados da proposta serão apresentados abaixo do item de Cotação.
Figura 3: pop-up aberta pelo link “Nova proposta”
2.2.1 – Propostas em Lote
O retono em lote tem o objetivo de agilizar a inserção dos dados das propostas comuns a todos os itens.
Ao abrir a tela de “Propostas em lote”, todos os itens sem resposta serão listados para preenchimento. O usuário poderá responder individualmente ou, clicando na seta presente ao lado de cada campo, é possível replicar a informação do campo em questão para os demais itens, proporcionando ao fornecedor uma maior agilidade em sua resposta.
Figura 4: pop-up aberta pelo link “Propostas em lote”
2.2.2 – Proposta Excel
A proposta por Excel permite uma maior flexibilidade ao fornecedor através de todos os recursos do Excel, bem como uma disposição mais habitual ao usuário.
Ao clicar no hiperlink “Clique Aqui”, um modelo com todos os itens disponíveis para serem respondidos será exportado para o usuário.
Lembrando que, a importação deve sempre ser realizada com o arquivo padrão exportada, que já vem com os itens da cotação preenchidos. Mesmo tendo os mesmos itens de uma cotação anterior, uma planilha pode ser utilizada apenas em sua respectiva cotação.
O fornecedor não deve:
Alterar a ordem dos campos da planilha;
Alterar a extensão do arquivo de “.xml” para qualquer outro formato; Tentar importar o arquivo de uma cotação em outra;
Deixar de preencher os campos obrigatórios (marcados com a cor vermelha).
Todos os campos da planilha possuem validadores de dados, para garantir a integridade dos dados, bem como uma breve descrição do campo que é apresentada ao clicar em cima da célula.
Figura 5: Planilha exportada.
Para importar a planilha preenchida, basta entrar na mesma tela de onde à planilha foi exportada e clicar em “Browser”. Uma caixa de diálogo será apresentada para selecionar o referido documento. Feito isto, basta clicar em “Processar arquivo” e aguardar.
Durante a importação, o sistema irá verificar a integridade das informações e retornará ao usuário uma informação com os erros se houver, ou a mensagem de “Importação realizada com
sucesso”;
Figura 6: Tela de exportação/importação de Excel aberta pelo link “Proposta Excel”.
2.3 – Alterar uma proposta para um item de Cotação
É possível alterar os dados de uma proposta somente se ainda não tiver sido enviada para o cliente. Para fazer isso basta clicar no valor da proposta e será apresentada a pop-up onde o usuário poderá alterar os dados. Se a proposta já foi enviada, clicando no valor, será apresentada a pop-up, porém sem a possibilidade de alterar os dados.
2.4 – Enviar uma proposta para o cliente
Para poder participar da Cotação, é fundamental que o fornecedor envie a proposta; não é suficiente escrevê-la. Para fazer isso, deverá selecionar a proposta a ser enviada clicando na check-box à esquerda do item e no botão “Enviar”.
2.5 – Excluir uma proposta
É possível excluir uma proposta, mesmo que ela já tenha sido enviada ao cliente, clicando na check-box à esquerda do item e no botão “X” à direita da proposta.
2.6 – Declinar da participação em uma Cotação ou em um item O fornecedor pode declinar de participar em uma Cotação ou em um item, se, por exemplo, não tiver disponível no momento o material requerido.
Para declinar da participação na Cotação inteira, o usuário deverá clicar no botão “Declinar à Cotação” e escrever a justificativa na pop-up que será apresentada.
Para declinar da participação somente em alguns itens, precisará selecionar as respectivas check-boxes antes de clicar no botão.
2.7 – Remover a declinação da participação em uma Cotação ou item
O fornecedor pode restituir sua participação na Cotação removendo a declinação, clicando no botão “Remover declinação” e justificando-a.
2.8 – Responder a uma contra-oferta
O comprador pode decidir encerrar uma Cotação gerando uma segunda versão (contra-oferta), na qual indicará um valor alvo. Nesse caso o fornecedor poderá responder somente à última versão, onde será indicado o valor alvo definido pelo Comprador.
3.0 – Receber e efetivar um Pedido
Um fornecedor receberá um Pedido de compra nos seguintes casos:
Se o comprador escolher a proposta à Cotação enviada pelo fornecedor (Pedido por
Cotação);
Se o comprador envia um Pedido de regularização de compra;
Se o comprador envia um pedido de compra com o preço estabelecido por um contrato assinado com o fornecedor (Pedido por contrato).
3.1 – Conferir os Pedidos
Para conferir os Pedidos recebidos, o fornecedor deve:
Clicar na barra do menu horizontal nas seguintes opções: “Pedidos”
É apresentado um quadro com a lista dos Pedidos recebidos. Para cada Pedido são apresentadas as seguintes informações:
Código identificador do Pedido
Tipo de Pedido – por Cotação, de regularização de compra, por Contrato Planta – empresa compradora
Data de criação do Pedido
Contrato – se a compra for feita por meio de contrato assinado entre a empresa do cliente
e o fornecedor
Valor total do Pedido Status do Pedido – Ícone
Data/hora de leitura do pedido pelo fornecedor - Ícone
Clicando no código do Pedido, será apresentado um quadro com os dados detalhados do Pedido, divididos em 4 abas:
Dados gerais;
Itens;
Entrega;
Recebimento.
Figura 7: Tela “Pedido”
3.2 – Aceitar ou Rejeitar um Pedido
O fornecedor tem que conferir os dados do Pedido e aceitá-lo para efetivar a compra. No caso de não concordar com alguns dos termos do Pedido, poderá rejeitá-lo, escrevendo na pop-up apresentada as razões pelas quais não pode aceitá-lo. O comprador poderá corrigir os dados e reenviá-los ao fornecedor.
Para aceitar / rejeitar o Pedido deve clicar no respectivo botão.
Esta é uma operação irreversível, no sentido que, uma vez aceito o Pedido, a ordem de compra é emitida.
4.0 – Receber e efetivar um Contrato
O fornecedor receberá um Contrato se o comprador escolher a proposta de Contrato enviada pelo fornecedor.
4.1 – Conferir os Contratos recebidos Para conferir os Contratos recebidos, o fornecedor deve:
Clicar na barra do menu horizontal nas seguintes opções: “Contratos”
“Meus Contratos”
É apresentado um quadro com a lista dos Contratos recebidos. Para cada Contrato são apresentadas as seguintes informações:
Código identificador do Contrato Planta – empresa compradora Data de criação do Contrato Status do Contrato – Ícone
Data/hora de leitura do pedido pelo fornecedor - Ícone
Clicando no código do Contrato, é apresentado um quadro com os dados detalhados do Contrato, divididos em 4 abas:
Dados gerais;
Itens;
Entrega.
4.2 – Aceitar ou Rejeitar um Contrato
O fornecedor deve conferir os dados do Contrato e aceitá-lo para poder oficializá-lo.
No caso de não concordar com alguns dos termos do Contrato, poderá rejeitá-lo, escrevendo na pop-up apresentada as razões pelas quais não pode aceitá-lo. O comprador poderá corrigir os dados e reenviá-los ao fornecedor.
