Portal de Vendas Online
Manual do Representante
Sumário
Introdução ao Portal da Dorma ... 3
Fluxo de Vendas ... 3
Fluxo de Cadastro ou Alteração de Cliente ... 4
Orientações de Utilização, Pré Requisitos e Atendimento/Dúvidas ... 5
Acessando o Portal (Login e Senha) ... 6
Cadastrando Senha de Acesso ... 7
Alterando Senha ou E-mail de Acesso ... 7
Primeiro acesso ao Portal da Dorma ... 10
Implantando Cotação de Venda ... 11
Cabeçalho da Cotação/Pedido de Venda ... 12
Adicionando Produtos na Cotação/Pedido de Venda ... 15
Manutenção dos Iten(s) da Cotação/Pedido de Venda ... 17
Impressão de PDF, Liberar p/ Aprovação e Confirmar Pedido ... 18
Cotações de Vendas Reprovadas ... 19
Recursos Tela de Cotação/Pedido de Vendas ... 20
Pesquisa de Cotação de Venda ... 22
Pesquisa de Pedidos de Venda ... 24
Situações da Cotação de Venda e do Pedido de Venda ... 25
Adicionando Cotação com Novo Cliente (prospect) ... 26
Cadastro de Cliente – Passo a Passo ... 33
Alterando Cadastro de Cliente ... 40
Cadastro de Cliente Aprovados/Reprovados ... 41
Consulta Crédito ... 43
Consulta de Cliente/Prospect ... 44
Vá Para (Autocomplete) ... 45
Introdução ao Portal da Dorma
O Portal de Vendas da Dorma está de “cara” nova, e essa, não é a única novidade.
Através dessa nova ferramenta comercial, nossos representantes poderão gerenciar suas respectivas carteiras de pedidos e clientes com mais
agilidade e acesso as informações.
Buscando melhorar sempre nossos processos, implantamos o conceito de Cotação de Vendas em nossa área comercial, portanto, toda venda
terá como origem, uma Cotação de Venda.
Fluxo de Vendas
Fluxo de Cadastro ou Alteração de Cliente
Orientações de Utilização, Pré Requisitos e Atendimento/Dúvidas
Recomendável acesso através de um notebook ou desktop.
Requisitos mínimos de hardware: Processador 1.6Ghz, Memória RAM de 2Gb.
Utilizar os navegadores Firefox 16 (ou superior), Google Chrome 35 (ou superior) ou Internet Explorer 8 (ou superior).
De preferência pelo Firefox ou Google Chrome, Internet Explorer quando atualizado, pode causar problemas em algumas
funcionalidades.
Desbloquear Pop-up dos navegadores, geração do PDF depende desse recurso desabilitado.
Recomendamos que sua internet tenha no mínimo 2 Mbps de conexão, considerada média no
velocímetro (clique aqui para testar)
.
Será permitida apenas uma sessão ativa por usuário, ou seja, o usuário não poderá acessar simultaneamente em computadores diferente. É
possível abrir mais de uma aba no mesmo navegador, possibilitando trabalhar com múltiplas telas do portal.
Caso tenha dúvidas ou dificuldades de acesso entre em contato conosco:
E-mail:
alessandro.galdino@dorma.com.br
Acessando o Portal (Login e Senha)
Para acessar o portal utilize o seguinte endereço: http://www.dormasp.com.br
Utilize as informações de login recebida por e-mail (detalhes logo abaixo).
Caso o acesso seja frequente pelo mesmo dispositivo, utilize o recurso “Salvar minhas informações de login”.
Caso esqueceu sua senha, clique em “Bloqueou ou Esqueceu sua senha”, informe seu e-mail no campo “Usuário” e em seguida clique em “Solicitar Senha”.
Cadastrando Senha de Acesso
Os representantes receberão as informações para cadastro de senha por e-mail (imagem abaixo). Ao receber o e-mail “Clique” em “Definir Senha” para acessar a página de cadastro de senha.
Atenção: Por motivo de segurança, o prazo para cadastrar a senha são de 7 dias, após esse prazo, a chave de acesso será cancelada. Nesse caso uma nova solicitação de senha deverá ser realizada.
Senha deverá ser de 6 a 8 dígitos.
Após a definição da nova senha, o usuário será redirecionado para página de login.
Alterando Senha ou E-mail de Acesso
Para alterar sua senha de acesso ao portal, clique no botão Minha Conta no canto superior esquerdo do portal.
Informe sua senha atual e em seguida cadastre sua nova senha.
Primeiro acesso ao Portal da Dorma
Após o login o portal será aberto conforme a imagem abaixo:
Botão para retornar ao topo da página. Aparece quando a barra de rolagem (fica visível) no navegador.
As telas serão abertas em abas como demonstra a imagem abaixo, facilitando a navegação. Clique no “X” para fechar ou no botão . Menu Página Inicial
Identificação do Usuário
Menu Lateral
Tempo restante para a sessão ser encerrada
Sair (Logout) Abre Aba Página Ínicio
Implantando Cotação de Venda
Será aberta a tela abaixo:
Clique em “Nova Cotação”
Clique em “Nova Cotação” para habilitar o formulário
Cabeçalho da Cotação/Pedido de Venda
Cotação Cliente: Número da Cotação (Pedido) do Cliente, caso não informe será gerado a sequencia automatica. Será possível alterar essa informação quando ser realizado a confrimação do Pedido.
Cliente Fatur.: Código do cliente faturamento, esse campo tem o sistema autocomplete, para encontrar o cliente desejado informe o código, razão social ou cpf/cnpj. Serão listados os Clientes e os Prospects (ambos serão considerados apenas os 5 primeiros encontrados dentro do critério de busca). Após selecionar o cliente/prospect desejado serão carregadas as informações padrões de venda.
Clique no Link para abrir a pesquisa de clientes
Tipo Venda: Campo para definir a operação fiscal do pedido. Mesma nomeclatura do antigo portal.
Condição de Pagamento: De acordo com a nova política de crédito da Dorma, as condições de pagamento disponíveis serão de acordo com o prazo médio cadastro para o cliente.
Exemplo: Caso o cliente tenha um prazo médio de pagamento de 30 dias, este poderá comprar com as condições 1 + 2 (Entrada, 30 e 60 dias).
Utilize o cadastro de cliente para solicitar alteração no prazo médio de pagamento e limite de crédito. Para visuazaliar o prazo médido do cliente clique em Crédito do Cliente.
Prospects por padrão são cadastrados com 30 dias de prazo médido de pagto, ou seja, serão disponbilizadas condições de pagamentos com o mesmo prazo. Finame:
Uma Cotação de Venda (PDF) não terá assinatura do Gerente Comercial da Dorma, apenas a impressão PDF do Pedido de Venda constará a assinatura do gerente.
Tipo Frete: Continua a mesma regra do portal antigo. Abaixo as opções de Frete:
CIF: Será obrigatório informar o valor do frete separadamente do valor do produto. Não é necessário informar a transportadora. O valor do frete não será destacado na impressão do PDF, pois será agregado no valor do produto.
FOB: Habilita o campo transportador e redespacho. Campo valor de frete não é habilitado para os produtos. Retira: Opção do cliente/representante em retirar a mercadoria na Dorma.
Transportadora: Código da Transportadora, esse campo tem o sistema autocomplete, para encontrar a transportadora desejada informe o código, razão social, nome abreviado ou cnpj. Serão listadas as 5 primeiras Transportadoras encontradas dentro do critério de busca.
Desco Cliente: Define desconto de capa do pedido.
Observação Pedido: Essa campo é utilizado para complementar a Cotação de Venda com informações adicionais, será impresso no PDF e será utilizado pelo departamento de vendas da Dorma.
Observação Nota Fiscal: Essa campo é utilizado para complementar as informações da Nota Fiscal, também será impresso no PDF.
IMPORTANTE: Após uma Cotação de Venda ser convertida em Pedido de Venda, não será possível fazer alterações, apenas o gestores poderão dar manutenção no pedido. Caso necessite de alguma alteração o representante deverá entrar em contato com os gestores de venda da Dorma.
Clique no Link para abrir a pesquisa de transportadoras
Habilita campos de transportadora de acordo com o Tipo de Frete selecionado.
Adicionando Produtos na Cotação/Pedido de Venda
Busca de Produtos: Será realizado busca no código do produto (dentro do texto), descrição (dentro do texto) e Categoria (código). Além da busca tradicional o usuário poderá listar produtos por Família (Categoria).
Quantidade, Preço e Frete: Campos padrão para implantação de produtos. Existem regras de acordo com o tipo de frete. Busca de produtos, por código,
descrição e categoria.
Informe os valores do produto nos campos indicados, em seguida clique em confirmar.
Botão para confirmar a inclusão do produto na cotação/pedido. Busca de produtos, por código, descrição e
Manutenção dos Iten(s) da Cotação/Pedido de Venda
Após adicionar os produtos na Cotação/Pedido de Venda, serão listados na seção Produtos no Carrinho, através dessa seção será possível fazer alterações nos produtos, por exemplo: Editar e Exlcuir produtos.
Botões para Confirma alteração e Excluir produto
Confirma alteração item cotação.
Valores da Cotação/ Pedido de Venda. No caso de Tipo Frete CIF o valor do frete está agregado no Valor Mercadoria.
Impressão de PDF, Liberar p/ Aprovação e Confirmar Pedido
Está opção aparece quando a Cotação de Venda foi aprovada e por algum motivo precisa ser confirmada manualmente. Quando aprovada automaticamente está opção aparece logo após clicar em Liberar p/ Avaliação.
Atenção para as observações. Leia atentamente antes de Liberar p/ Aprovação ou Confirmar o Pedido.
Atenção!!! Caso não abra uma janela com PDF ou uma janela para download,
verifique se não apresentou uma mensagem no seu navegador solicitando a liberação de Pop-Pups para o site Dorma. Libere os Pop-Ups e tente novamente.
Cotações de Vendas Reprovadas
Quando uma Cotação de Venda é reprovada pelo departamento comercial, o representante deverá acessar a mesma e fazer as devidas alterações e reenvia-la para avaliação. Caso desista da Cotação de Venda, a mesma deve ser cancelada informando o motivo.
Recursos Tela de Cotação/Pedido de Vendas
Na tela de Cotação/Pedidos de Venda existem botões para manutenção e atalhos para outras funcionalidades do Portal.
Apenas cotações de vendas que ainda não foram convertidas em Pedido de Venda poderão ser canceladas. (Abre janela abaixo). Botões com recursos e atalhos a
outras funcionalidades do Portal.
Situação da Cotação/Pedido de Venda, caso seja uma cotação Reprovada é possível visualizar o motivo da reprova.
Atalhos para acesso a outras informações do cliente. Alterar Nr. do Pedido Cliente.
Alterar cabeçalho da Cotação/Pedido de Venda.
Emitir PDF da Cotação/Pedido de Venda. Com o plugin do Acrobat/Reader instalado no seu navegador o PDF abrirá automaticamente, sema necessidade de fazer download para depois abrir o documento.
ou Exibi informações detalhadas do cliente ou prospect (abre tela Consulta de Clientes).
Exibi histórico do cliente, últimos documentos processados no sistema (ex: Nota Fiscais Emitidas, Pedidos de Vendas, Últimos produtos comprados, etc.). (abre tela Relações do Cliente).
Exibi informações de Crédito do Cliente, como Prazo Médio de Pagto, Limite de Crédito, Títulos Vencidos e A Vencer. (abre janela Crédito do Cliente). Abre recurso para alterar Número Pedido Cliente, essa alteração é possível apenas na Cotação de Venda.
Quando documento aberto for uma Cotação de Venda, esse botão abre o Pedido de Venda (caso tenha sido convertido). Quando documento for um Pedido de Venda, esse botão a Cotação de Venda de origem.
Pesquisa de Cotação de Venda
A tela Pesquisa de Cotações tem recursos para agilizar o gerenciamento das cotações já implantadas no portal. Abaixo os detalhes dessa tela.
Exemplos dos detalhes da Situação da Cotação de Venda:
Utilize o campo observação para solicitar descontos ou informar algo importante para o nosso departamento de vendas.
Essas observações serão consideradas na avaliação e na manutenção do pedido.
Filtros para busca avançada.
Ações da Cotação de Venda Clique no “+”
para exibir os itens.
Posicione o cursor do mouse sobre a situação para obter mais detalhes.
Clique em Comentário da Avaliação para ver o motivo da reprova.
Ações das Cotações de Vendas
ou Abre tela Consulta do Cliente. Abre Cotação de Venda
Confirma Cotação de Venda. Confirmar é o mesmo que converter uma cotação de venda em um pedido de venda. Cancelar Cotação de Venda.
Filtro Rápido
Exibir Cotações: Filtra cotações de acordo com a situação selecionada. Cliente: Tem recurso autocomplete, podendo entrar Clientes ou Prospects. Cotação: Número da Cotação Dorma ou Nr Cliente.
Atualiza a lista de acordo com os parâmetros de busca. Abre a tela de Filtro Avançado.
Autocomplete de Cliente e Prospects. Clique no Link para abrir a
Pesquisa de Pedidos de Venda
A tela Pesquisa de Pedidos é praticamente igual a tela de Pesquisa de Cotações. Abaixo os detalhes dessa tela.
Na tela de Pesquisa de Pedidos, não existirão documentos com Prospect, pois pedidos não podem ser implantados com prospetcs, apenas Cotação de Venda. Autocomplete apenas de Cliente.
Situações da Cotação de Venda e do Pedido de Venda
Situações da Cotação de Venda
Não Enviado p/ Avaliação: Está em digitação.
Em Aprovação: Está aguardando Gestores de Venda avaliar as condições e preços da Cotação de Venda.
Aprovadas (Aguardando Confirmação): Cotação de Venda aprovada automaticamente ou por um Gestor de Venda, mas por algum motivo não foi possível confirmar automaticamente, nesse caso fica aguardando o representante confirmar a cotação.
Reprovadas: Foi reprovada pelos Gestores e está aguardando análise do representante, este poderá editar a cotação de venda e novamente envia-la para avaliação.
Canceladas: Cotações que foram canceladas.
Situações do Pedido de Venda
Aberto: Pedido ainda não foi atendido, ou seja, ainda não foi faturado.
Atendido Parcial: Foi faturado parcialmente, nota fiscais ficam disponíveis para consulta. Atendido Total: Totalmente faturado, nota fiscais ficam disponíveis para consulta. Cancelado: Pedido foi cancelado no sistema.
Adicionando Cotação com Novo Cliente (prospect)
O novo portal de vendas disponibiliza um recurso para cadastramento de prospects, ou seja, o representante poderá fazer um cadastro prévio do seu possível cliente e emitir uma Cotação de Venda. Caso a Cotação de Venda seja aprovada, o representante completa as informações necessárias e envia para Dorma cadastrar o novo cliente no sistema.
Para cadastrar um prospect, é recomendável informar o CNPJ, dessa forma o prospect estará vinculado ao seu código de representante, evitando que outro representante o cadastre.
Abaixo, como cadastrar uma Cotação de Venda com Prospect.
Clique em Cliente Fatur. Para abrir a pesquisa de cliente.
Será aberta a Tela Cadastro de Cliente exigindo apenas as informações do Primeiro Passo, pois essas são suficientes para um prospect. Para mais detalhes leia o tópico Cadastro de Cliente – Passo a Passo.
Salva informações e volta para a tela de pesquisa de cliente.
Salva informações e já prepara formulário para adicionar novo Prospect.
Após confirmar os dados do prospect, o usuário será direcionado para a Pesquisa de Cliente, buscando o cadastro que acabou de ser realizado.
Em seguida os dados do Prospect serão carregados, continue normalmente o cadastro da Cotação de Venda.
Lembre-se, o prazo médio de pagamento para prospects são de 30 dias, ou seja, estarão disponíveis apenas condições de pagamentos dentro desse prazo.
Após liberar para aprovação, caso a Cotação de Venda seja aprovada, o representante receberá o e-mail abaixo notificando que o Cadastro do Cliente deve ser concluído para que a Cotação de Venda seja confirmada.
Para concluir o Cadastro do Cliente clique nos botões em destaque.
Na tela Consulta de Clientes também ficará disponível o botão para Alterar o Cadastro e envia-lo para avaliação.
Após concluir o Cadastro de Cliente, o usuário responsável pelo cadastro receberá uma notificação por E-mail com o código do cliente.
Em seguida, acesse a cotação de venda e clique no botão (este botão estará disponível após o cadastro do cliente ser concluído).
Clique AQUI para alterar o cadastro do cliente e envia-lo para avaliação.
Clique AQUI para alterar o cadastro do cliente e envia-lo para avaliação.
Clique AQUI para trocar o Prospect para o Cliente cadastrado.
A tela abaixo será aberta com código do cliente, clique em Confirmar Cliente e a troca de Prospect p/ Cliente será realizada.
Após essa alteração a Cotação de Venda assumirá o cliente recém-cadastrado, agora a cotação poderá ser confirmada normalmente.
Algumas condições de pagamento serão liberadas após o cadastro do cliente concluído (se houver solicitação de prazo de pagamento), por esse motivo, antes de confirmar a Venda, o representante poderá alterar a condição de pagamento (selecionando uma com prazo de pagamento maior que o anterior, quando o cliente ainda era prospect). Essa alteração estará sujeita a nova avaliação comercial.
Cadastro de Cliente – Passo a Passo
Para abrir o Cadastro de Cliente Online utilize uma das opções abaixo (Menu Lateral ou Menu Principal).
A tela de Cadastro de Cliente foi separada em 5 passos.
Clique AQUI para encontrar o prospect ou cliente através do Código, CNPJ ou Razão Social.
1° Passo – Geral
Informações gerais do cliente, para cadastrar um prospect essa etapa deverá ser concluída. As demais etapas poderão ser concluídas posteriormente.
CNPJ: Após informar o CNPJ, logo em seguida é realizado uma consulta na Base de Dados da Dorma para validar o CNPJ, caso esteja OK aparecerá a mensagem abaixo.
Razão Social: Não adicionar caracteres especiais, pois o sistema irá desconsiderar automaticamente. Nome Fantasia: Não é obrigatório, caso fique em branco será realizada uma cópia da razão social. Inscrição Estadual: Seleciona Isento caso o prospect não possui Inscrição Estadual.
Representante: Esse campo fica desabilitado para os representantes, pois todos os cadastros feitos por ele será cadastro automaticamente com o código do mesmo.
CEP e Endereço: Informe o CEP para o sistema localizar o endereço, caso não encontre será necessário informar os dados manualmente. Dados para contato (E-mail e Telefones): Informe os para possível contato com o Prospect como telefone e e-mail.
E-mail NFe: Informe os e-mails que receberão os arquivos XMLs, caso tenha mais de um e-mail informar separados por ponto e vírgula “;”. Limitado a 60 caracteres
2° Passo - Comercial / Financeiro
Informações comerciais e financeiras do cliente, nesse passo serão cadastradas as informações do CRM e Crédito do Cliente.
Solicitação de crédito: Nada mais é que uma alteração que envolve apenas informações de crédito, nesse caso, se o cliente deseja um Limite maior ou um prazo de pagamento maior, o representante irá alterar apenas as informações Perfil de Compra (mudar para A Prazo), Limite Pretendido e Prazo Médio de Pagto. Em seguida envia para avaliação e aguarda o resultado, o sistema enviará um e-mail de notificação assim que o departamento financeiro concluir a avaliação.
CRM: Mesmo conceito do antigo portal.
Canal de Venda: Essa informação é obrigatório independente do perfil de compra do cliente.
Classificação: Essa informação é necessária para definir quais documentações serão necessárias anexar (serão solicitados documentos apenas para pagamento a prazo).
Perfil de Compra: Caso seja À Vista, não será necessário anexar documentos (Passo 4). A opção A Prazo, obriga anexar os documentos no Passo 4. Importante: Para clientes com Cartão BNDES, deverá selecionar a opção A Prazo, e no campo Cond. Pagto Pretendida selecionar a opção BNDES Cartão. Essa opção de pagamento não exige o envio de documentos no Passo 4.
3° Passo - Contatos e Referências
Todos os cadastros deverão conter um contato de Compras e um de Contas a Pagar.
Quando existir apenas um contato na empresa (ou o cliente ser pessoa física), fazer o cadastro da mesma pessoa duas vezes, relacionando as 2 áreas exigidas.
Abre Janela para cadastrar contato.
4° Passo – Anexar Documentos
Documentos devem estar no formato PDF e não podem ultrapassar 5MB por arquivo.
Ações para Adicionar, Editar ou Excluir documentos.
5° Passo - Enviar
Essa etapa confere todo o cadastro e confirma o envio para avaliação.
Após o envio do cadastro será exibida a mensagem abaixo, agora é só aguardar o e-mail com o resultado da avaliação. Faz a conferência e envia cadastro para avaliação.
Alterando Cadastro de Cliente
Para alterar um cadastro já existente, encontre o cliente através da Pesquisa ou do recurso Vá Para. Após encontrar o cliente desejado, clique em Editar Formulário. Todas as informações serão importadas para o formulário, a partir desse ponto o processo é o mesmo de um novo cadastro.
Clique AQUI alterar o cadastro do cliente.
Cadastro de Cliente Aprovados/Reprovados
Cadastro de Cliente Reprovados
Alguns clientes podem ter cadastro reprovados por diversos motivos (por exemplo: crédito ou informação fiscal). Caso isso aconteça, verifique o motivo da reprova, regularize o cadastro e envie novamente para avaliação.
Quando um cadastro é reprovado, o representante recebe o seguinte e-mail.
Ao consultar o Cadastro logo no topo da página será exibido um alerta como mostra a imagem abaixo, clique em Visualizar Comentário da Avaliação.
Cadastro de Cliente Aprovados
Cadastros aprovados disparam e-mail com os dados do cliente (por exemplo: código e nome abreviado).
Após essa confirmação, Cotações de Vendas desse “antigo prospect” (pois agora é um cliente), poderão ser confirmadas normalmente. O sistema irá trocar o código do prospect pelo código do cliente automaticamente.
Consulta Crédito
Para solicitar um novo limite de crédito ou aumentar o prazo médio de pagamento, o representante deverá acessar os detalhes do crédito do cliente (através dos atalhos abaixo), e clicar em solicitar crédito. Será aberta a tela de Cadastro de Cliente, para detalhes desse leia o tópico Cadastro de Cliente – Passo a Passo.
Clique AQUI para consultar títulos vencidos e a vencer. Clique AQUI para ver detalhes do crédito.
Consulta de Cliente/Prospect
Acesse a tela Consulta de Clientes no menu lateral ou através da página incial.
Clique AQUI para ver detalhes do crédito.
Atalho para tela Relações do Cliente. Opções de busca de Cliente ou Prospect.
Vá Para (Autocomplete)
Encontre o cliente através do Autcomplete, digitando código, razão social ou CNPJ/CPF (este só aparecerá na lista se informar o CNPJ/CPF completo). Serão listados os 5 primeiros Clientes e os 5 primeiros Prospects encontrados.
Pesquisa de Cliente
Ao abrir a tela Pesquisa de Cliente, o representante deverá inserir alguma informação de busca, conforme a tela abaixo.
Considerar Clientes na pesquisa. Considerar Prospects na pesquisa.
Atalho para cadastrar Prospect. Executa pesquisa de clientes.
Clique no botão de ação para selecionar o cliente/prospect.
