Treinamento GVcollege Módulo Financeiro 1

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AVISO

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As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins.

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Apresentação

O ERP - GVcollege é um Sistema voltado ao gerenciamento de instituições de ensino. É formado pelos módulos a seguir:

ERP GVcollege - Administrador de Programas e Sistemas ERP GVcollege – Módulo Acadêmico – Secretaria

ERP GVcollege – Módulo Acadêmico – Pedagógico ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Cobrança ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Caixa/Bancos ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Cheques a Receber ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Contas a Pagar ERP GVcollege – Portal – Aluno

ERP GVcollege – Portal – Professor ERP GVcollege – Vestibular

ERP GVcollege – Protocolo

ERP GVcollege – Contábil – Contabilidade ERP GVcollege – Contábil – Patrimônio ERP GVcollege – Suprimentos – Estoque ERP GVcollege – Business Intelligence

ERP GVcollege – Ferramentas: Montagem de Ficha Complementar ERP GVcollege – Ferramentas: Intercâmbio

ERP GVcollege – Gerador de Relatórios

Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do módulo Financeiro - Cobrança, versão 3.6.5. Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino.

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Sumário

1. Convenções ... 5 2. Parâmetros do Caixa ... 7 2.1. Geral ... 7 2.2. Configuração do recibo ... 9 2.3. Autenticadora ... 10 2.4. Sangria e suprimento ... 10 2.5. Fechamento do saldo ... 11 3. Cadastros ... 13 3.1. Tipo de Lançamento ... 13 3.2. Tipos de Pagamento ... 17 3.3. Cadastro de Caixa ... 18

3.3.1. Aba de “Configuração PDA” ... 18

3.3.2. Aba de “Contabilização” ... 18

3.3.3. Aba de “Configuração Caixa Geral” ... 19

3.3.4. Aba de “Permissão de Usuário” ... 19

3.3.5. Aba de “Unidade para lançamentos de integração” ... 19

4. Manutenções ... 21

4.1. Caixa geral ... 21

4.2. Pesquisa de lançamento ... 24

4.3. Caixa PDA ... 25

4.3.1. Abertura de caixa ... 25

4.3.2. Movimentações do Caixa PDA ... 26

4.3.2.1. Configuração de botões ... 26

4.3.2.2. Conhecendo a tela principal do Caixa ... 27

4.3.2.3. Movimentando dinheiro no Caixa ... 29

4.3.2.4. Recebendo cheques no Caixa ... 31

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4.3.2.6. Movimentando cheques no Caixa ... 37

4.3.2.7. Realizando Sangria e Suprimento no Caixa ... 42

4.3.2.8. Saída de cheques do Caixa ... 45

4.3.3. Estorno de Ticket ... 47 4.3.4. Fechamento do caixa ... 48 4.3.5. Reabertura do caixa ... 49 4.3.6. Manutenção de lançamentos ... 50 5. Relatórios ... 50 5.1. Boletim de Caixa ... 50 5.2. Relatório do Movimento ... 51

5.3. Emissão do Recibo – Laser ... 52

6. Integração Contábil ... 53

6.1. Importação ... 54

6.2. Exportação ... 56

7. Controle Bancário ... 57

7.1. Parâmetros Controle Bancário - Pagar ... 57

7.1.1. Cheques a Pagar ... 58

7.1.2. Contas a Pagar ... 59

7.2. Parâmetros Controle Bancário - Receber ... 60

7.2.1. Tesouraria ... 60

7.2.2. Processo Seletivo ... 61

7.3. Cadastro do Caixa de Controle Bancário ... 62

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1. Convenções

Existem alguns botões que serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema GVcollege, e nem sempre é necessário que a imagem dos mesmos seja ilustrada neste manual. Portanto, serão chamados de “botões padrão”. A partir de agora, estes botões serão conhecidos conforme a descrição da lista abaixo:

Combo box: Apresenta uma lista em que é possível selecionar uma das opções.

checkbox: Quando marcado, seleciona e/ou torna verdadeira a afirmação relacionada a ele.

Abrir cadastro: Ao ser pressionado abre uma tela em que é possível cadastrar ou editar dados, chamando uma rotina do sistema ou uma sub-rotina da que estiver em uso. Caso haja algum valor no campo, este botão abrirá uma tela para editar tal valor; caso não exista um valor informado no campo, o botão abrirá uma tela para incluir um valor.

Limpar campo: Para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta pressionar a tecla “Esc” do teclado, ou clicar neste botão.

Incluir, Editar, Excluir: Estes botões podem vir juntos ou separadamente. Sua função é fazer exatamente o que seus nomes dizem, respectivamente.

Localizar: Para pesquisar um valor de um determinado campo, usa-se este botão.

Consulta cadastro: Ao ser clicado, exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras que tenham vínculo com ela.

Carregar: Símbolo de um raio que serve para carregar informações ainda não listadas na tela.

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Estes botões servem para selecionar ou desfazer seleção certos valores ou parâmetros. Portanto serão chamados, em ordem de cima para baixo, de “Selecionar tudo”, “Selecionar”, “Desfazer seleção”, ”Desfazer seleção

de tudo”, respectivamente.

Durante a leitura deste manual serão encontrados alguns símbolos que servirão de orientação para o leitor. Os símbolos e suas funcionalidades estão descritos abaixo:

Este símbolo será acompanhado por um texto explicativo que conterá detalhes importantes que não poderão ser ignorados pelo leitor.

Quando for necessário inserir uma observação a um capítulo do manual, este símbolo surgirá trazendo informações adicionais que facilitarão o entendimento dos textos.

Para melhor exemplificar alguns conceitos de trechos do manual, este símbolo será acompanhado de informações que exemplificarão ou darão mais detalhes sobre o assunto.

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2. Parâmetros do Caixa

CAI_Parametro.dll

Nesta sessão são inseridos os parâmetros utilizados para o módulo Caixa. Eles são de grande importância, pois indicarão como que a instituição irá trabalhar nesse módulo.

2.1. Geral

Na aba Geral, o sistema disponibiliza algumas opções que podem ser configura-das de acordo com a necessidade da instituição. Essas informações serão utilizaconfigura-das, de forma geral, no Caixa ao realizar lançamentos.

Usa numeração por caixa: marque essa opção se será utilizada uma numeração por Caixa.

Usa numeração por boletim: marque essa opção se será utilizada uma numera-ção no relatório de boletim de Caixa, de acordo com o Caixa e data.

Informa unidade lançamento no Caixa geral: marque essa opção se, no caixa ge-ral, deverá listar a unidade que está sendo realizado o lançamento.

Usa contabilização específica: caso haja necessidade de realizar um tipo de con-tabilização diferente das existentes no sistema, essa opção poderá ser marcada.

Permite reenvio para a contabilidade: se essa opção estiver marcada, significará ao sistema que será possível realizar o reenvio dos lançamentos do Caixa para a contabili-dade. Esse reenvio somente é possível através da rotina de exportação.

Tipo pagamento padrão: nesse campo poderá ser selecionado qual o tipo de pa-gamento que será utilizado por padrão, no módulo. Isso facilita a utilização do sistema, pois no momento de um pagamento o sistema apresentará o tipo cadastrado nesse campo. Caso o usuário desejar, no momento do pagamento, poderá escolher outro tipo de pagamento diferente do padrão.

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Tipo pagamento troco: nesse campo informe qual o tipo de pagamento que per-mitirá dar troco. É importante salientar que, o tipo de pagamento selecionado deve estar com opção “Permite troco” marcada (ver item 2.2 desse manual).

Tipo hierarquia contábil: determinará como o sistema deverá fazer os lançamen-tos no caixa na contabilidade.

Identificador de página: determina como as folhas serão identificadas na impres-são dos relatórios.

Nome do logo no recibo: é possível configurar um logotipo para ser impresso no recibo.

Identificação de saída e entrada: informe qual é o identificador que a instituição utiliza para débitos e créditos.

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2.2. Configuração do recibo

Nesta tela devem ser configuradas as informações que serão impressas nos re-cibos gerados pela autenticadora.

Para a emissão do recibo, informe o número de vias que serão impressas, de acordo com a necessidade da instituição. O sistema também disponibiliza a opção “Solicita confirmação após emissão da 1ª via”, caso ela esteja marcada, ao fazer a emissão da pri-meira via do recibo será apresentada uma mensagem ao usuário para que confirme se a impressão saiu corretamente. Somente após essa confirmação que o sistema emitirá as demais vias do recibo.

Também poderão ser configuradas quais as informações serão impressas no cabeçalho, no detalhe e no rodapé do recibo. Para isso, clique com o botão direito do mouse sobre os campos e o sistema disponibilizará uma lista com as macros que poderão ser inclu-ídas para compor as informações necessárias para a impressão do recibo.

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2.3. Autenticadora

Similar à configuração do Recibo, na aba “Autenticadora” selecione as informa-ções que devem ser impressas na fita e nos documentos, durante a autenticação. Porém a configuração das informações a serem impressas deverão ser feitas tanto para a configura-ção da fita (informações que deverão aparecer na fita de autenticaconfigura-ção), quanto na autenti-cação em si (informações que deverão aparecer na autentiautenti-cação dos documentos).

DICA: utilize o botão direito do mouse para selecionar as macros que contém as informações desejadas.

2.4. Sangria e suprimento

Na tela de Sangria e Suprimento poderá ser configurado os tipos de lançamento e históricos que serão utilizados quando forem realizadas as operações de sangria e supri-mento no Caixa PDA. Essa informação será utilizada toda vez que houver necessidade de realizar uma sangria do Caixa PDA para o caixa geral ou um suprimento.

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Exemplo de utilização: ao realizar uma operação de Sangria ou Suprimento, no Caixa PDA, o sistema irá incluir o tipo de lançamento e o histórico que estiverem informados nessa tela.

2.5. Fechamento do saldo

CAI_FechamentoSaldo.dll

Utilize esta tela para implantar o saldo inicial do caixa e realizar pontos de apu-ração de saldo. No campo Caixa selecione o caixa que deseja implantar o saldo e após, clique sobre o botão de incluir.

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Após, informe a data do fechamento e o valor do saldo inicial do caixa.

A data de fechamento informada nessa tela deverá ser a mesma informada no cadastro do caixa selecionado (ver item 2.3).

Ao confirmar o valor de saldo inicial e a data, o sistema irá apresentar uma tela onde deverá ser informada a composição do saldo nos tipos de pagamento, conforme tela abaixo.

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3. Cadastros

O módulo de caixa possui vários cadastros que deverão ser informados pelo u-suário. Essas informações serão utilizadas no caixa ao realizar movimentações (entradas, saídas, pagamentos).

3.1. Tipo de Lançamento

CAI_CadTipoLancamento.dll

Usuários que possuem permissões de utilização deste programa poderão cadas-trar os tipos de lançamento que serão utilizados pela instituição.

Classificam-se como “Tipos de Lançamentos” as receitas e despesas que podem ser registradas no módulo Caixa. São facilitadores para o uso do sistema, pois, através dele podemos configurar conta contábil e histórico fixo para cada lançamento. Este cadastro também permite definir quais tipos de lançamento serão integrados com a contabilidade e definir quais lançamentos possuem a obrigatoriedade de ter histórico informado.

A estrutura de cadastro pode ser feita utilizando agrupamentos, semelhante à estrutura do plano contábil.

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O sistema irá estruturar os tipos de lançamento em formato de ár-vore.

É nessa tela que configuramos se o tipo de lançamento terá integração com outros sistemas. Ou seja, se ao incluir um tipo de lançamento no caixa PDA o sistema abrirá uma tela de outro módulo. Para essa configuração é necessário mar-car que usará integração com outros sistemas e após, informar qual a dll de integração.

Na tela de inclusão/edição, deverá ser configurado os seguintes campos:

Descrição: informe a descrição que será utilizada para o lançamento. É impor-tante colocar uma descrição que seja de fácil entendimento por todos os usuários, para que não hajam dúvidas durante a utilização do lançamento.

Atalho: nesse campo, poderá ser informada uma tecla de atalho para esse lan-çamento. Esse campo é de preenchimento opcional.

Analítico: caso esse campo seja marcado, significará ao sistema que esse lan-çamento será o último nível da árvore. Por isso, ao marcar esse campo, os demais campos dessa tela serão habilitados.

Lança contabilidade: ao marcar esse campo, toda vez que esse lançamento con-tábil seja utilizado, o movimento será lançado no diário concon-tábil e na contabilidade (através da rotina de exportação contábil).

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Usa contabilização específica: ao marcar a opção anterior, o sistema habilitará esse campo. Ele somente deverá ser marcado se a instituição for realizar uma forma de contabilização diferente das que estão disponíveis hoje no sistema.

Informa histórico: caso marque essa opção, significará ao sistema que para esse lançamento que está sendo cadastrado, o usuário poderá ou não informar um histórico con-tábil.

Obriga informar histórico: caso a opção anterior tenha sido marcada, então esse campo será habilitado. Esse campo deverá ser marcado, se para esse tipo de lançamento o sistema deverá obrigar o usuário a informar um histórico. Nesse caso, o sistema não dará continuidade ao movimento, caso o histórico contábil não seja informado.

Autentica documento: caso essa opção seja marcada, toda vez que o tipo de lançamento que está sendo cadastrado, for utilizado o sistema irá autenticar o documento.

Exige autenticação individual: essa opção deverá ser marcada, caso o usuário precise autenticar documentos de forma separada. Exemplo de utilização: foi realizado um único pagamento para vários títulos – se essa opção está marcada o sistema irá autenticar cada documento individualmente. Caso contrário, o sistema irá autenticar um documento apenas, para todos os títulos liquidados.

Tipo de lançamento: para cada movimentação, deverá ser informado o tipo de lançamento que será efetivado (entrada ou saída).

Usa integração com outros sistemas: caso essa opção esteja marcada o sistema abrirá a tela de integração com outros módulos, apresentando a tela correspondente.

Desabilitar no caixa: caso essa opção esteja marcada, esse tipo de lançamento não será listado na tela principal do Caixa PDA.

Listar no boletim de caixa: caso essa opção estiver marcada, o tipo de lança-mento cadastrado será listado no relatório de boletim de caixa. Caso contrário, não será listado.

Nome DLL de integração: caso seja marcada a opção “Usa integração com ou-tros sistemas”, esse campo é de preenchimento obrigatório. Nesse caso, deverá ser infor-mado o nome da DLL de integração que o sistema abrirá no Caixa.

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Descrição do recibo: nesse campo poderá ser informada a descrição que esse tipo de lançamento será listado no recibo de caixa. Exemplo de utilização: a descrição do lançamento é “Juros adicionais”, porém a instituição quer que esse lançamento apareça no recibo para o usuário com outra descrição. Nesse caso, a descrição deverá ser informada nesse campo.

Conta contábil / histórico: caso esse lançamento irá “Lançar contabilidade”, nes-se campo deverá nes-ser informada a conta contábil e o histórico que deverão nes-ser incluídos na contabilidade.

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Para o Caixa PDA, precisamos ter tipo de lançamento para SANGRIA e SUPRIMENTO de caixa. SANGRIA: utilizado pelo Caixa PDA para transferên-cia de valores para o Caixa Central. SUPRIMENTO: utilizado quando é necessário fazer retirada do Caixa Central e entrada do Caixa PDA.

3.2. Tipos de Pagamento

CAI_CadTipoPagamento.dll

Aqui, são definidos os tipos de pagamento que são aceitos pela instituição (che-que, dinheiro, cartão de crédito, etc.). Nesse cadastro também deve-se identificar se o tipo cadastrado permite informar e emitir cheques ou se permite troco.

Esses tipos de pagamento serão utilizados posteriormente no Caixa PDA, ao fa-zer recebimentos ou pagamentos.

O sistema permite que apenas um tipo de pagamento esteja com a opção informar cheque marcada.

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3.3. Cadastro de Caixa

CAI_CadCaixa.dll

Esta tela permite o cadastro de Extra-Caixa, Caixa e dos pontos de recebimento utilizados pela instituição para emissão de recibo e autenticação de documentos (PDA). De-termina se o caixa utiliza controle de saldos, emissão de recibo, se obriga usuário a informar a data do documento e ainda se permite saldo negativo na exportação para a contabilidade.

Classificam-se movimentos Extra-Caixa aqueles que não circulam pelo Caixa, como por exemplo, a emissão de um cheque para pagamento de fornecedor, despesas re-lacionadas a tarifas bancárias, transferência entre contas, aplicações financeiras, recebi-mentos registrados em contas bancárias. Geralmente, cadastro de Extra-caixa não possui conta contábil relacionada, pois os débitos e créditos são registrados pelo usuário. Movi-mentos de Caixa são os que circulam pela conta Caixa. Podemos ter os seguintes Caixas cadastrados:

Caixa Geral: movimentos que circulam pelo caixa, não possuem a

necessida-de necessida-de autenticação dos documentos e não precisam ser registrados diariamente.

Caixa PDA: movimentos que circulam pela Caixa PDA necessitam de

autenti-cação do documento e precisam ser registrados no momento que ocorrem.

Essa tela divide-se em cinco sub-abas: configuração PDA, contabilização, confi-guração caixa geral, permissão caixa usuário e unidades para lançamentos de integração.

3.3.1. Aba de “Configuração PDA”

Nessa aba deverá ser definida as configurações da autenticadora (caso seja uti-lizada), além de informar se será permitido o caixa ser aberto por mais de um usuário, rea-brir último caixa fechado e ainda se o caixa permitirá sangria e suprimento.

3.3.2. Aba de “Contabilização”

Nessa aba o usuário deverá definir as configurações para a contabilização das informações do Caixa. Para isso, deverá ser informado no campo “tipo de lançamento” como os lançamentos serão efetivados na contabilidade, o histórico contábil para débitos e

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crédi-tos, a nomenclatura utilizada para identificar movimentos do caixa na contabilidade (sistema de origem) e a máscara para a capa do lote contábil.

3.3.3. Aba de “Configuração Caixa Geral”

Nessa aba será configurado como o Caixa Geral irá funcionar na instituição. O sistema disponibiliza as opções de informar o número do documento, além de informar pa-gamentos e lançamentos.

3.3.4. Aba de “Permissão de Usuário”

Nessa aba devem ser indicados os usuários que poderão movimentar o caixa cadastrado. Para a inclusão de um usuário, é necessário clicar no botão correspondente a incluir e após, informar quais os usuários que terão essa permissão.

3.3.5. Aba de “Unidade para lançamentos de

integração”

Nessa aba deve(m) ser vinculada(s) a(s) empresa(s) / unidade(s) que poderá(ão) efetuar lançamentos de integração. Caso seja necessário realizar um lançamento no Caixa para uma unidade diferente da logada, é necessário que essa outra unidade esteja vincula-da nessa tela.

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Ao cadastrar um Caixa Geral ou Caixa PDA, é necessário que a conta contábil correspondente ao Caixa seja relacionada a ele. Para o cadastro de Caixa PDA, é necessário que o campo Caixa Centralizador esteja informado. Nesse caso, o Caixa PDA deverá estar relacionado com o Caixa Geral.

Para os Extras-Caixa não é necessário informar conta contábil ou caixa centrali-zador.

O campo de “Data do último fechamento” indica a última data em que o Caixa foi integrado com a contabilidade. Se for necessário fazer manutenção em um lançamento do Caixa em um período que já esteja encerrado (data do fechamento maior que a data do lançamento que deve ser alterada), será necessário voltar a data do último fechamento no cadastro do caixa.

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4. Manutenções

Nesse capítulo serão apresentadas as funcionalidades que o módulo CAIXA dis-ponibiliza.

4.1. Caixa geral

CAI_CaixaGeral.dll

Utiliza-se esta tela para inclusão e consulta de lançamentos no Caixa Geral, desde que o caixa não esteja com o período fechado.

Para inserir um lançamento, informe a data que deseja realizar o lançamento, selecione o Caixa Geral e clique sobre o botão correspondente a incluir.

Além de incluir lançamentos no Caixa geral, é possível realizar integrações com outros módulos do sistema, a fim de realizar as movimentações (ver item cadastro de lan-çamentos desse manual). As integrações possíveis no caixa geral, são: mensalidade contas a pagar, serviço de protocolo e vestibular. É importante destacar que, essas integrações somente funcionarão de forma correta se no tipo de lançamento estiver também configurado para “Integrar com outros módulos”.

Para cada operação realizada, o sistema disponibiliza a opção de emitir um reci-bo ao movimento efetuado.

No botão “Buscar lançamentos” é possível consultar os lançamentos realizados em todos os caixas cadastrados do sistema.

No botão “Consultar saldo” é possível consultar o saldo do Caixa de acordo a distribuição nos tipos de pagamento.

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Caso o Caixa Geral tenha sido relacionado à conta contábil no cadastro do Cai-xa Geral, a tela para o lançamento é de partida simples, ou seja, são informados o débito ou crédito e o sistema faz a contra-partida do lançamento na conta contábil que está relaciona-da no caixa.

Se um tipo de lançamento for selecionado, a conta contábil e o histórico pré-definidos serão exibidos na tela do lançamento. Neste caso é necessário informar apenas o valor do lançamento.

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Se a opção INFORMA PAGAMENTO (ver guia Configuração Caixa Geral) esti-ver marcada no cadastro do caixa, será necessário informar a composição deste movimento através do botão . Neste caso, o usuário deverá informar os tipos de pagamentos utili-zados e o valor respectivo.

Abaixo, um exemplo de um lançamento no valor de R$ 100,00 realizado em tipo de pagamento “dinheiro”.

Caso o lançamento seja composto de mais de uma moeda, clique no botão e preencha as informações correspondentes.

Nessa tela, informe o valor de acordo com a composição de moedas do lança-mento.

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Para editar o lançamento selecionado.

Para excluir o lançamento selecionado.

Para visualizar o lançamento selecionado.

O Caixa permite ainda emitir recibo dos lançamentos que foram gerados. Para tanto, utilize o botão “Recibo”.

4.2. Pesquisa de lançamento

CAI_PesquisaLancamento.dll

Após a inclusão de lançamentos no Caixa PDA e Caixa Geral, nessa tela é pos-sível consultar os lançamentos cadastrados na instituição.

Para identificar de forma mais eficiente o lançamento desejado, utilize os filtros disponíveis na tela na parte de pesquisa da tela.

Mais de um critério pode ser utilizado na pesquisa com o auxílio do botão “Adicionar”.

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4.3. Caixa PDA

Utilizado para registro dos lançamentos que devem ser cadastrados no dia em que ocorrem e necessitam de autenticação.

Para utilizar esta modalidade, é necessário ter um caixa centralizador relaciona-do a um Caixa PDA (ver item Cadastro de Caixa) e o usuário deve ter permissão de opera-ção no cadastro do Caixa PDA (Cadastro de Caixa, aba “Permissões”).

4.3.1. Abertura de caixa

CAI_CaixaPDA.dll

Antes de iniciar qualquer movimentação no caixa, é necessário que primeiro seja realizada a abertura do Caixa PDA. Essa rotina abre o caixa em um determinado dia, permi-tindo que o usuário inicie as movimentações do dia.

Para realizar a abertura, informe o Caixa e clique no botão “OK”, para concluir a abertura.

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Somente serão relacionados os caixas que, no cadas-tro do caixa, tenha permissão ao usuário e empresa / unidade vinculada.

4.3.2. Movimentações do Caixa PDA

Após realizar a abertura do Caixa PDA, o sistema irá disponibilizar a tela princi-pal do Caixa para movimentações. A seguir estão descritas as movimentações possíveis.

4.3.2.1. Configuração de botões

Nessa tela é possível configurar quais os tipos de lançamentos e pagamentos, que são mais utilizados, para aparecerem em forma de botões. Essa funcionalidade é impor-tante, pois agiliza o processo de movimentação no caixa.

Para essa configuração, é necessário estar com o Caixa PDA aberto e clicar so-bre o botão correspondente a “Configurar Botões”. Sistema abrirá uma tela, com as aba de “Lançamento” e “Pagamento”, e o usuário deverá informar quais os lançamentos e paga-mentos que serão criados botões na tela principal do Caixa.

Para agilizar ainda mais as movimentações, na configuração, é possível informar uma tecla de atalho para cada tipo de lançamento ou pagamento que será

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4.3.2.2. Conhecendo a tela principal do

Cai-xa

Na tela principal do Caixa o sistema disponibiliza várias funcionalidades, a fim de auxiliar o usuário nas suas rotinas, conforme descritas a seguir.

• Cabeçalho da tela: mostra o nome do Caixa PDA que está em uso, usuário que está utilizando o Caixa, a data de abertura do Caixa e o número do tic-ket.

Todos os lançamentos realizados no Caixa aberto esta-rão vinculados a data de abertura do Caixa. Portanto, é nessa data que o sistema realizará os lançamentos na contabilidade.

• Lançamentos: na coluna à esquerda da tela o sistema disponibilizará, em forma de botões, os tipos de lançamentos que estiverem sido configurados anteriormente (ver item configuração de botões). Como o sistema só permite configurar 10 botões, a-queles tipos de lançamentos que não forem configurados, o sistema disponibiliza um botão chamado “Outros Lçtos” onde serão listados todos os demais lançamentos.

• “Novo Ticket”: esse botão deverá ser utilizado para iniciar qualquer movimentação no Caixa PDA. Dessa forma, todas as movimentações estarão vinculadas a uma numeração de ticket.

• ”Cancelar”: esse botão somente ficará habilitado quando um ticket está em aberto, ou seja, não tenha sido fechado. Caso haja necessidade, o sistema permite ao

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usuá-rio cancelar o lançamento de uma movimentação no ticket, desde que ele ainda não esteja fechado.

• ”Imprimir ticket”: ao clicar sobre esse botão o sistema irá imprimir na fita de auten-ticação da impressora, as informações do ticket lançado.

• ”Recibo”: o usuário poderá clicar nesse botão para realizar a impressão do recibo, referente a movimentação realizada.

• Total Devido”, “Total Pago”, “Troco”: esses campo exibem os valores do

movi-mento (ticket), apresentando o valor devido, o total do movimovi-mento e calculando o tro-co.

• Pagamentos: na coluna à direita da tela o sistema disponibilizará, em forma de bo-tões, os tipos de pagamentos que estiverem sido cadastrados e configurados anteri-ormente (ver item configuração de botões).

• “Fechar Ticket”: esse botão é utilizado para finalizar uma movimentação no Caixa PDA. Dessa forma, o sistema irá fechar o ticket e a movimentação ficará vinculada ao número apresentado no cabeçalho da tela.

• “Autenticar”: ao clicar nesse botão, o sistema realizará a autenticação do documen-to que está sendo movimentado no Caixa.

• “Consulta Saldo”: ao clicar nesse botão o sistema disponibilizará ao usuário a composição do saldo do Caixa, na data de abertura (apresentada no cabeçalho).

• “Saldo Anterior”, “Saldo Movimento”, “Saldo Final”: esses campos exibem os valores movimentados no caixa, listando o saldo inicial na abertura do caixa, saldo de cada movimento registrado e um saldo final que carrega o valor atualizado exis-tente no caixa.

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4.3.2.3. Movimentando dinheiro no Caixa

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Informe qual o tipo de lançamento a ser utilizado no movimento. Ele determina a conta contábil, o histórico e o valor que será utilizado no momento da integração. Como e-xemplo para movimentação de dinheiro, escolheremos o tipo de lançamento “Entrada”.

Após, informe qual o tipo de pagamento que será utilizado no movimento. Como exemplo para movimentação de dinheiro, escolheremos o tipo de pagamento “Dinheiro”.

Por fim, clique sobre o botão “Fechar ticket”. Assim, será concluída a movimen-tação de dinheiro.

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4.3.2.4. Recebendo cheques no Caixa

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Informe qual o tipo de lançamento a ser utilizado no movimento. Ele determina a conta contábil, o histórico e o valor que será utilizado no momento da integração. Como e-xemplo para movimentação de cheque, escolheremos o tipo de lançamento “Entrada”.

Após, informe qual o tipo de pagamento que será utilizado no movimento. Como exemplo para movimentação de cheque, escolheremos o tipo de pagamento “Cheque”.

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Por fim, clique sobre o botão “Fechar ticket”. Quando o tipo de pagamento sele-cionado for “Cheque”, ao fechar o ticket, o sistema abrirá uma tela para a inclusão dos che-ques. Nessa tela, preencha as informações correspondentes ao cheque que está sendo recebido no caixa (ver manual de cheques, item de inclusão de cheque).

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Ao concluir a inclusão dos dados do cheque, o sistema irá fechar o ticket auto-maticamente.

Os cheques incluídos no Caixa PDA deverão ser movi-mentados pelo Caixa PDA. Dessa forma, não será possível fazer a sua movimentação pela Manutenção de cheques. Porém, na tela de manutenção de cheques serão apresentados também os cheques incluídos via Caixa, para visualização.

4.3.2.5. Movimentando o pagamento de

títu-los no Caixa

Para iniciar os lançamentos, clique sobre o botão “Novo Ticket”.

Informe qual o tipo de lançamento a ser utilizado no movimento. Como exemplo para pagamento de títulos, escolheremos o tipo de lançamento “Contas a pagar”. Esse tipo de lançamento está vinculado a dll de integração (ver item cadastro de tipo de lançamento)

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Nessa tela, deverá ser selecionado o título, pelo número ou pelo fornecedor que ele está vinculado, selecionar o título a ser liquidado e ainda informar qual o tipo de liquida-ção (ver manual Contas a pagar, item cadastro de tipo de liquidaliquida-ção) que será utilizado.

Após, informe qual o tipo de pagamento que será utilizado no movimento. Como exemplo para movimentação de cheque, escolheremos o tipo de pagamento “Cheque”.

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Por fim, clique sobre o botão “Fechar ticket”. Quando o tipo de pagamento sele-cionado for “Cheque”, ao fechar o ticket, o sistema abrirá uma tela para a inclusão dos che-ques. Nessa tela, preencha as informações correspondentes ao cheque que está sendo recebido no caixa (ver manual de cheques, item de inclusão de cheque).

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Ao concluir a inclusão dos dados do cheque, o sistema irá fechar o ticket auto-maticamente e liquidar o título no contas a pagar.

4.3.2.6. Movimentando cheques no Caixa

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Esse tipo de lançamento está vinculado a dll de integração (ver item cadastro de tipo de lançamento) e por isso, o sistema abrirá a tela de Integração do caixa com cheque para rea-lizar as movimentações.

Nessa tela, é possível realizar várias consultas dos cheques que estão no caixa logado, em outros caixas ou ainda no módulo de cheques. Além das consultas é possível realizar todas as movimentações com o cheque: depósito, custódia, troca, colocar um che-que em carteira ou ainda vincular cheche-que ao caixa.

Depósito: nessa tela será realizado o depósito do cheque, no sistema. Para isso, é necessário informar o banco e a agência onde será realizado o depósito.

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Custódia: nessa tela o sistema colocará o cheque em custódia. Para isso, é ne-cessário informar o banco e a agência onde será realizada a custódia.

Troca: nessa tela o sistema permite trocar um cheque por outro(s). Para isso, clique no botão de “Trocar”, o sistema automaticamente realizará lançamento referente a troca na tela principal do Caixa. Após, escolha um tipo de pagamento correspondente.

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Colocar cheque em carteira: nessa tela o sistema irá vincular automaticamente o cheque selecionado a uma carteira de cobrança.

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Vincular cheque ao caixa: essa opção somente será habilitada quando o cheque estiver no “módulo de cheques”. Essa operação significará ao sistema que o cheque estará vinculado ao caixa e, portanto, a sua movimentação só mais poderá ser realizada pelo Caixa PDA.

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Ao realizar o vínculo do cheque ao caixa, o sistema irá realizar os lançamentos no caixa principal e em seguida fechará o ticket automaticamente.

4.3.2.7. Realizando Sangria e Suprimento

no Caixa

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Informe qual o tipo de lançamento a ser utilizado no movimento. Como exemplo para sangria, escolheremos o tipo de lançamento “Retirada do Caixa”. Para esse lançamen-to, o sistema abrirá a tela correspondente a sangria.

A mesma operação pode ser realizada para o movimento de su-primento.

Nessa tela, serão listados os tipos de pagamentos cadastrados (ver item cadas-tro tipo de pagamento, desse manual) e o usuário deverá informar os valores corresponden-tes à sangria.

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Caso a sangria seja realizada na moeda “Cheque”, o sistema abrirá uma tela pa-ra a seleção do(s) cheque(s) a ser(em) movimentado(s).

Ao concluir a seleção dos cheques e as informações de sangria nas demais mo-edas, o sistema irá fechar o ticket automaticamente e efetivará a sangria das moedas sele-cionadas para o Caixa central.

(46)

4.3.2.8. Saída de cheques do Caixa

Informe qual o tipo de lançamento a ser utilizado no movimento. Como exemplo para movimentação de cheque, escolheremos o tipo de lançamento “Saída”.

(47)

Após, informe qual o tipo de pagamento que será utilizado no movimento. Como exemplo para saída de cheque, escolheremos o tipo de pagamento “Cheque”. Nesse mo-mento, o sistema abrirá a tela de seleção de cheques para que o usuário escolha qual o cheque que deseja dar saída.

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4.3.3. Estorno de Ticket

CAI_EstornoTicket.dll

Utilizado para desfazer um movimento realizado incorretamente no sistema. Nessa tela é possível realizar estornos de ticket (movimentos) e ainda realizar o cancela-mento de um estorno feito. É importante destacar que o cancelacancela-mento de um estorno so-mente será possível quando o lançamento estornado não seja de integração. Nesse caso, o sistema não permitirá que o cancelamento seja efetuado.

Somente é possível fazer estorno de movimentos que estão em um caixa que esteja aberto.

Para o estorno do ticket, identifique o lançamento que deseja estornar através do número do ticket. Utilize os campos de pesquisa para filtrar o(s) lançamento(s), selecione o lançamento e após clique no botão “Estornar”. Desta forma o lançamento não será excluído da base de dados. O estorno marca o lançamento para não compor o saldo do movimento e

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Não é possível carregar um ticket na sua tela de lançamento pa-ra manutenção. Se houver a necessidade de altepa-rar um ticket, utilize a tela de estorno papa-ra desativar o lançamento e refaça na tela do Caixa PDA. Outra alternativa é utilizar a Manu-tenção de lançamentos (ver item manuManu-tenção de lançamento desse manual).

4.3.4. Fechamento do caixa

CAI_FechamentoCaixa.dll

Este processo deve ser realizado somente após o movimento de sangria (trans-ferência dos valores no Caixa PDA para o Caixa Central). Encerra as atividades do caixa no dia e não permite reversão. Apresenta os valores de saldo anterior, entradas e saídas do dia e saldo final.

Ao fazer o fechamento, o usuário deverá conferir os lançamentos realizados de acordo com a composição de saldos, saldo anterior, movimentações de entrada e saída e saldo final.

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4.3.5. Reabertura do caixa

CAI_ReaberturaCaixa.dll

Utilizado quando é necessário reabrir um caixa. Somente será possível reabrir caixa para os usuários que possuem permissão de reabertura (ver item cadastro do caixa, aba permissões) e se o Caixa permitir a reabertura do último caixa fechado (ver item cadas-tro do caixa, aba configuração PDA).

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4.3.6. Manutenção de lançamentos

CAI_ManLancamento.dll

Utilize essa rotina do sistema, quando houver necessidade de realizar alterações em tickets movimentações pelo Caixa. Somente os campos de tipo de lançamento, data documento, histórico, conta contábil e histórico permitirão alterações.

Para manutenções em movimentos, utilize o botão “Pesquisar” para identificar o lançamento que deseja alterar. Após, clique sobre o botão “Editar Lançamento” e realize as alterações no lançamento.

5. Relatórios

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Utilizado para emissão da movimentação do caixa. É ideal para ser impresso após o fechamento do Caixa, pois carrega valores totais movimentados por conta contábil e informa totais movimentados por tipo de moeda.

5.2. Relatório do Movimento

Permite emitir listagem de movimentação do caixa por período, selecionando os tipos de entradas e saídas que devem ser listadas.

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5.3. Emissão do Recibo – Laser

Permite emitir recibos em impressoras laser. Utilizado para emissão de recibos de sangria. Escolha a data e o Caixa para poder selecionar o ticket que deseja emitir recibo.

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6. Integração Contábil

Para o processo de integração contábil, é necessário ter um software chamado IntegracaoContabilServer rodando no servidor ou no computador que está realizando a inte-gração. É necessário um arquivo de configuração que indica o local da base de dados da contabilidade com o nome dbxparamscontabilidade.ini junto do APS no servidor de arquivos do cliente. Abaixo, um exemplo de configuração do processo de integração:

[Contabilidade] ConnectionName=SQLServerConnection DriverName=SQLServer LibraryName=dbexpsda.dll GetDriverFunc=getSQLDriverSQLServer VendorLib=sqloledb.DLL BlobSize=-1

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User_Name=*****

Password=****** enablebcd=false PasswordRequired=False

6.1. Importação

CAI_ImportacaoTabelasContabilidade.dll

Processo utilizado para atualização das contas contábeis, centro de custo, histó-ricos e relacionamento de conta x centro de custo.

Clique sobre o botão avançado para configurar o local onde o serviço de integra-ção contábil está rodando e quais tabelas deseja atualizar no sistema Caixa.

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Após a configuração dos parâmetros de Importação, clique sobre o botão Impor-tar.

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6.2. Exportação

CAI_ImportacaoTabelasContabilidade.dll

Processo utilizado para exportar lançamentos do módulo Caixa (Caixa Geral, Caixa PDA e Extra-Caixa) para a contabilidade. Igualmente ao processo de integração, pre-cisamos identificar o local onde o serviço de integração contábil está rodando.

Após, selecione os caixas e períodos que devem ter seus lançamentos gerados na contabilidade e clique sobre o botão Confirma. O IntegracaoContabilServer permite gerar lançamentos centralizados, ou seja, permite que os lançamentos de unidades diferentes sejam visualizados em um mesmo lote e em uma única empresa. Para utilizar este recurso, insira o código da unidade centralizadora no campo Unidade Centralizadora, como mostra a imagem abaixo.

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7. Controle Bancário

Para que a rotina de controle bancário funcione corretamente, é necessário que seja realizada a configuração dos parâmetros (a pagar e a receber). Abaixo é apresentado como configurá-los.

7.1. Parâmetros Controle Bancário - Pagar

FIN_CadParametroControleBancario.dll

Nessa tela deverão ser configurados os parâmetros do controle bancário. Essa configuração contempla a movimentação de cheques a pagar, a liquidação manual de títulos

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7.1.1. Cheques a Pagar

Caso a instituição deseja trabalhar com controle bancário, nessa tela deverá ser realizada a configuração para a rotina de cheques a pagar.

Para isso, é necessário que seja informado um histórico para os movimentos de liberação, compensação, cancelamento e anulação dos cheques. Esse histórico será utilizado no momento que for realizado o movimento de controle bancário.

Também é necessário informar, para cada movimento (liberação, compensação, cancelamento e anulação), um tipo de lançamento.

Esses lançamentos deverão ser previamente cadastrados no módulo Caixa, conforme descrito no manual do Caixa, item 3.1 – Tipo de Lançamento.

Além disso, é preciso que seja configurado o momento em que o sistema deverá realizar o lançamento do cheque no controle bancário. Para isso, escolha no campo correspondente a “Momento de entrada” o movimento que fará o lançamento no controle bancário (liberação ou compensação).

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7.1.2. Contas a Pagar

Caso a instituição deseja trabalhar com controle bancário, nessa tela deverá ser realizada a configuração para a rotina de contas a pagar. Ou seja, liquidação manual de títulos e retorno de arquivos de remessa bancário.

Para isso, é necessário que seja informado um histórico para os movimentos de liquidação, estorno e retorno de pagamento de fornecedores, aos títulos. Esse histórico será utilizado no momento que for realizado o movimento de controle bancário.

Também é necessário informar, para cada movimento (liquidação, estorno e retorno de pagamento), um tipo de lançamento.

Para que as ocorrências vinculadas aos títulos integrem no controle bancário, é necessário que seja configurado o histórico para a inclusão da ocorrência, bem como o tipo de lançamento a débito e a crédito. Após, deverá ser informado os dados de histórico e tipo de lançamento para a exclusão de ocorrências nos títulos.

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Figura 2

7.2. Parâmetros Controle Bancário - Receber

TES_CadParametroControleBancario.dll

Nessa tela deverão ser configurados os parâmetros do controle bancário. Essa configuração contempla a movimentação da tesouraria e do processo seletivo.

7.2.1. Tesouraria

Caso a instituição deseja trabalhar com controle bancário, nessa tela deverá ser realizada a configuração para a rotina de tesouraria. Ou seja, liquidação manual e liquidação por retorno, de parcelas.

Para isso, é necessário que seja informado um histórico para os movimentos de liquidação manual, liquidação retorno e estorno, as parcelas. Esse histórico será utilizado no momento que for realizado o movimento de controle bancário.

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Também é necessário informar, para cada movimento (liquidação manual, liquidação retorno e estorno), um tipo de lançamento.

Figura 3

7.2.2. Processo Seletivo

Caso a instituição deseja trabalhar com controle bancário, nessa tela deverá ser realizada a configuração para a rotina de processo seletivo. Ou seja, liquidação manual e liquidação por retorno.

Para isso, é necessário que seja informado um histórico para os movimentos de liquidação manual, liquidação retorno e estorno. Esse histórico será utilizado no momento que for realizado o movimento de controle bancário.

Também é necessário informar, para cada movimento (liquidação manual, liquidação retorno e estorno), um tipo de lançamento.

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Figura 4

7.3. Cadastro do Caixa de Controle Bancário

CAI_CadCaixa.dll

Nessa tela deverá ser realizado o cadastro do caixa de controle bancário. Essa informação é importante, pois é nesse caixa que o sistema lançará automaticamente os controle bancários, de acordo com a configuração informada anteriormente nos parâmetros.

A funcionalidade de cadastro de caixa, já está contemplada no manual do módulo Caixa, item 3.3 – Cadastro de Caixa. Nesse manual somente será abordada as configurações necessárias para o cadastro de caixa de controle bancário.

Para o cadastro de um caixa de controle bancário, é necessário que seja informado os dados do Caixa e a conta bancária a qual ele pertence. Isso se torna importante, pois os movimentos de cheque, as liquidações manuais de títulos e parcelas e

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os retornos de banco que foram feitos vinculados a essa conta bancária, o sistema automaticamente realizará o lançamento no controle bancário.

Figura 5

7.4. Movimentos de Controle Bancário

CAI_CaixaCentral.dll

Depois de configurado os parâmetros e ter cadastrado o caixa do controle bancário, sempre que forem movimentados cheques, liquidado manualmente títulos e parcelas e processado retorno bancário, o sistema realizará automaticamente um lançamento no Caixa de controle bancário.

Para consultar esses lançamentos de controle bancário, o usuário deverá cessar a tela, de acordo com a Figura 6. Após, é preciso informar a “Data de lançamento” e selecionar o caixa de controle bancário. O sistema apresentará todos os registros lançado no caixa selecionado e de acordo com a data de lançamento informada.

Os lançamentos realizados automaticamente pelo sistema no caixa de controle bancário, estarão vinculados a origem “Contas a pagar”.

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Tarifas, taxas e despesas bancárias deverão ser lançadas manualmente no caixa de controle bancário. A funcionalidade de lançamentos no caixa geral, já está contemplada no manual do módulo Caixa, item 4.1 – Caixa geral.