Contribuição da GD para os 10 anos da GEOR
Em 2014, a GEOR – Gestão Estratégica Orientada para Resultados completou dez anos. Desde 2004 milhares de projetos e recursos foram geridos na metodologia em todo Sistema Sebrae, alavancando sobremaneira a capacidade da organização em entregar resultados a seu público-‐alvo. Esta última década serviu, além de consolidar a abordagem de projetos no Sebrae, para aperfeiçoar a própria GEOR, inovando e ajustando modelos e sistemas. Pode-‐se dizer que o grande foco da GEOR neste período foi estruturar, registrar e manter um conjunto de iniciativas voltadas aos pequenos negócios e alinhadas às estratégias e prioridades locais e nacional. A evolução natural da GEOR se direciona na melhoria da gestão, do gerenciamento do projeto propriamente dito, ou seja, sabendo que o ambiente dos projetos é dinâmico é preciso modernizar a metodologia neste sentido.
A GDconsult se orgulha em ter contribuído com a GEOR nessa última década e comemora junto com o Sebrae o seu sucesso. Os 10 anos da GEOR foram comemorados com muitos projetos, como não podia deixar de ser, e do novo direcionamento para o próximo decénio. Neste ano comemorativo, foram estruturadas e implantadas várias estratégias:
1. CAIXA DE FERRAMENTAS GEOR
A Caixa de Ferramentas estabelece um conjunto de práticas e ferramentas em gestão voltado à aplicação no ambiente dos projetos. A intensão é subsidiar gestores de projetos, em todo Sistema Sebrae, com artefatos que venham a facilitar seu trabalho na estruturação, gerenciamento, avaliação e encerramento dos projetos. Contém ferramentas aplicadas e orientadas a cada processo definido na metodologia GEOR. É um manual para uso prático, no qual cada ferramenta será descrita, apresentado o seu método de trabalho, recomendações de uso e modelos aplicados. Foram identificadas e detalhadas 30 ferramentas aplicadas a 15 práticas associadas ao dia a dia dos Gestores de Projetos do Sebrae. A proposta da Caixa de Ferramentas GEOR é organizar um conjunto de práticas e ferramentas orientadas para os processos apresentados na figura que segue.
AVALIAÇÃO GERENCIAMENTO ESTRUTURAÇÃO Delineamento preliminar do projeto Detalhar as ações Definir organização para o gerenciamento do projeto Definir elementos básicos do projeto Firmar acordo de resultados do projeto Elaborar plano de comunicação do projeto Analisar de coerência do projeto Monitorar o desempenho da ação Validar a entrega da ação Monitorar o desempenho integrado das ações do projeto Orientar a execução da ação Avaliar o projeto ENCERRAMENTO Encerrar o projeto
Gestor do Projeto Coordenador da Ação Orientar a
execução da ação
Orientar a execução da ação
Elaborar o Plano de Trabalho da Ação Encerramento Estruturação
2. GESTÃO DE BOAS PRÁTICAS EM GESTÃO DE PROJETOS
O Sistema Sebrae, como é sabido, possui uma longa experiência em gestão de projetos acumulados na última década. A motivação para a organização do processo de gestão de boas práticas se deu pela premissa que existem um conjunto de ferramentas e práticas utilizadas e desenvolvidas por gestores neste período.
Contribuir com a gestão do conhecimento na organização é a motivação principal, tendo as práticas em gestão de projetos como tema. Entende-‐se que o acúmulo de experiência pode aumentar as chances de sucesso de projetos futuros, fortalecendo o compromisso do Sebrae como resultados para os pequenos negócios.
Durante o desenvolvimento desse trabalho foi necessário conceituar e definir conceitos para organização que acredita-‐se que serão muito úteis para o fortalecimento da gestão de projetos, pode-‐se citar como exemplo: conceito de projeto de sucesso e o próprio conceito de boa prática.
Entendendo que orientação para os próximos anos é o fortalecimento do gerenciamento dos projetos, foi realizada realizadas a revisão do Manual GEOR com essa diretriz. O trabalho resinificou os conceitos, processos e atividades prevista para a fase de gerenciamento, bem como, os próprios grupos de processos da metodologia. Os processos de gestão contidos na GEOR são organizados em quatro grupos, a saber: estruturação, gerenciamento, avaliação e encerramento. A estruturação reúne os processos voltados ao planejamento e contratualização do projeto, é nesta fase que são definidos os principais elementos e são articulados recursos, parceiros e principais marcos de acompanhamento. A fase de gerenciamento é voltada à execução das ações, ou seja, cada ação deve ser organizada, executada,
monitorada e avaliada continuamente com vistas à entrega de suas metas. A fase de avaliação corresponde à mensuração, análise e avaliação dos resultados (indicadores). O encerramento envolve a formalização da finalização do projeto, avaliação da execução e dos resultados e levantamento de lições aprendidas.
4. RESTRUTURAÇÃO DA REDE DE APOIO A PROJETOS DO SISTEMA SEBRAE
Presente nos 27 Sebrae estaduais e no Sebrae Nacional a rede de apoio assume o papel de apoiar a gestão de projetos do Sebrae apoia da na metodologia GEOR. Entendida como estratégica para a implantação da GEOR, a restruturação da Rede mereceu especial atenção e recebeu apoio das seguintes unidades: Sebrae NA, Sebrae PR, Sebrae MG, Sebrae PA, Sebrae RS e Sebrae SP. Foram criados novos referenciais estratégicos da Rede, definidos e modelados seus processos e elaborado um Plano de Ação do Modelo de Atuação da Rede.
MODELO DE NEGÓCIO DA REDE DE APOIO A PROJETOS DO SISTEMA SEBRAE Encerramento
RESULTADOS Estruturação
Coordenador de ação do projeto
Gestor do projeto
Coordenadores
Gerentes A rede de apoio
tem credibilidade e é o caminho mais acessível para quem precisa de conhecimentos sobre a GEOR
Repositório de informações da Rede de Apoio via web
Boletim da Rede de Apoio
a Projetos Indicadores de desempenho da Rede via Repositório de
informações Indicadores de desempenho da Rede via Boletim da Rede
Via web (e-‐ mail, lync e repositório)
Telefone
Presencial Via web (e-‐ mail, lync e repositório) Telefone Presencial Pesquisa de satisfação Atendimento individual e coletivo Auto atendimento Atendimento customizado Pessoas com conhecimentos específicos em gestão de projeto e GEOR
Espaço virtual referencias da Documentos Rede e da GEOR
Capacitação Diárias e passagens Consultoria
Manutenção e desenvolvimento
de sistemas Comunicação e
marketing CSO e CSN Gerentes das UGE Gestão de Pessoas UC SEBRAE Tecnologia da informação Marketing e comunicação
MAPA DO PLANO DE AÇÃO DO MODELO DE ATUAÇÃO DA REDE
Premissas
Riscos Linha gerencial Requisitos/especificação da demanda
Focos estratégicos do projeto Partes interessadas Justificativa Cronograma gerencial Ações principais Restrições ALTO RISCO RISCO MODERADO RISCO MODERADO BAIXO RISCO MATRIZ DE ANÁLISE DE RISCOS
Tipos de respostas: evitar; mitigar e contingenciar Tipos de respostas:
mitigar (avaliar $)
Tipos de respostas: monitorar
Tipos de respostas: mitigar (avaliar $)
Objetivo do projeto
Principais recursos
Comitê Gestor
Gestor do Projeto Gerente da Unidade
Equipe do projeto
Mapa do Projeto UNIDADE SEBRAE TÍTULO DO PROJETO
PROBABILIDADE IM PA CT O INSERIR O PÚBLICO-‐ ALVO / USUÁRIO FINAL MONITORAR INTERESSE PO DE R MANTER SATISFEITO MANTER INFORMADO GERENCIAR DE PERTO Coordenador Nacional
Resultados do projeto
Fragilidade na gestão (estruturação, gerenciamento e avaliação) dos projetos do Sebrae
Rede de Apoio a Projetos Modelo de Atuação da Rede de Apoio a Projetos
Baixo estimulo para uso da GEOR no dia a
dia dos gestores
Desalinhamen-‐ to entre as instâncias que
avaliam projetos (UGE e coordenadores locais e nacionais) Gestores desempenham parcialmente as atividades do ciclo de gestão de projeto
Fortalecer a atuação sistêmica de apoio à gestão de projetos no Sebrae.
Promover e fortalecer a atuação sistêmica da Rede de Apoio à Projetos.
Modelo de atuação aprovado por 100% os estados até junho de 2015
Processos prioritários da cadeia de valor a Rede implantados plenamente, nos estados que aderiram ao modelo em: 50% em 2016; 70% em 2017; 100% em 2018.
Comitê Gestor: Amberson da Silva; Andreza
Barbosa; Ariane Pizzolo; Daniela Pinheiro; Elmo Silveira; Francisco Brito; Kleyson Musso; Thiago Morais; Virginia
Kronemberger
Gestor do Projeto: Iuri Andrade
Gerente da Unidade: Pio Cortizo Coordenador Nacional: Kleyson Musso
Equipe do Projeto: verificar nas ações
Diretoria Rede de Apoio Gerentes da UGE Gestor de Projeto UC Coordenador de carteira UGP Gerentes
Escopo do projeto validado pelo sponsor nacional
Gerentes das UGE apoiando a atuação da Rede
Membros da Rede interessados em atuar em rede
Manutenção dos membros da Rede até o final do projeto
Apoio da Diretoria dos Estados Duas pessoas designadas para a Rede como ponto focal por estado
Não apoio do sponsor nacional Gerentes da
UGE não apoiam a rede Membro da
rede desinteressado
Normas de contratação Previsão orçamentária das ações do projeto nos PPA dos
Estados Mudança de diretoria Baixa prioridade aos trabalho da rede Inviabilidade de algumas contratações Baixa prioridade de recursos para a rede Rotatividade dos membros da rede Indisponibilidade de 2 pessoas para a Rede UTIC
⊘
Fazer com que a rede funcione de forma sistêmica
Diárias de passagens Membros da rede de apoio
Recursos para capacitação
Recursos para consultoria Verificar rede do projeto no
item “ações principais”
Elaborar Termo de Adesão ao Modelo de Atuação da Rede de Apoio à Projetos Elaboração do
“Projeto de Implantação de Rede de Apoio UF”
Workshop de adesão do modelo
de governança
Comunicação da Rede
Carta de Serviços da Rede de Apoio à Projetos
Atendimento da rede de apoio Capacitações para
gestores de projetos
Ferramentas e métodos
Capacitação para a rede de apoio
Desempenho da rede de apoio Processos da Rede
5.
Aquarium
GEORO curso Aquarium Workshop de Projetos desenvolvido pela GDconsult em diversas organizações inclusive em cursos de mestrado da Steinbeis Uiversity Berlin foi integralmente cocriado para atender as especificidades do Sebrae bem como as novas diretrizes como o novo Manual GEOR e a Caixa de Ferramenta GEOR.
O AQUARIUM WORKSHOP DE PROJETOS realiza a aplicação da metodologia GEOR na prática. Trata-‐se da simulação da análise, da estruturação, do gerenciamento e do
encerramento de um projeto vivenciado em dois dias de trabalho com o grupo. Auxiliados pela “Rede de Apoio aos Projetos”, os participantes terão de construir um “Aquarium” até o final do curso baseando-‐se na Metodologia GEOR e nas ferramentas definidas na “Caixa de Ferramenta do Gestor”. O curso envolve aspectos complexos da gestão de projetos, como controle integrado do projeto, vistos de forma prática possibilitando aos participantes a rápida associação aos processos gerenciais
vivenciados em sua organização. A base teórica do AQUARIUM WORKSHOP DE PROJETOS
fundamenta-‐se na própria metodologia de gestão de projetos do Sebrae e num conjunto de práticas e ferramentas indicadas para operacionalização do método.
O AQUARIUM WORKSHOP DE PROJETOS é uma experiência imperdível para
profissionais que já atuam em projetos ou tem grande interesse em conhecer um ambiente de projeto real com ferramentas, técnicas e modelos possíveis de serem aplicados ou adaptados ao seu dia-‐a-‐dia.
