GUIA RÁPIDA
Versão 1.2
Guia Rápida I-Rent.net
Bem-vindo a I-Rent
Queríamos dar-lhes umas calorosas boas-vindas ao nosso sistema I-Rent e os agradecer por utilizar o nosso serviço.
Antes de começar a utilizar o nosso sistema, recomendamos reunir a maior informação possível, tais como os dados da vossa empresa, dados bancários e de faturamento, condições de aluguer, informações dos alojamentos, fotos, temporadas, preços, etc. Consultar lista em anexo.
O mais provável é que já possuem a maior parte da informação, e uma vez preparada será muito mais rápido a sua introdução no sistema. Você é novo no negócio de aluguer, e por isso ainda não dispõe deste tipo de informação? Não se preocupe! Seguindo os menus em baixo indicados, obterão toda a informação sem esquecer-se de nenhum detalhe.
1) Acesso ao sistema I- Rent: Entrar
Podem entrar no sistema de reserva on-line em http://sys.i-rent.net introduzindo o seu nome de usuário e palavra chave ou senha facilitada, para a abertura da vossa conta profissional. Para lhe dar a primeira impressão dos menus, você verá o seguinte:
Página principal: a página principal mostrará em tempo real, um relatório completo das atividades do sistema, tais como novos formulários de contato, pedidos de assistência telefônica, opções caducadas, pagamentos pendentes, petições de anulação. Enfim, atividades que merecem a sua atenção imediata.
Reservas: aqui podem encontrar tudo relacionado com as reservas e opções dos clientes, petição de informação por telefone, calendários de disponibilidade, etc. Gestão: refere-se ao menu para a gestão interna, como por exemplo: lista das
chegadas e saídas, assim como a parte financeira de venda, saldos da empresa e a parte de gestão dos alojamentos dos proprietários.
Pessoas: faz referência a uma base de dados de todas as pessoas introduzidas no sistema; tais como clientes, proprietários, key holders, pessoas de contato local, jardineiros, responsáveis da manutenção de piscinas, pessoal de manutenção em geral, etc. É aqui onde você pode facilitar aos vossos proprietários os acessos para entrarem no sistema.
Administrador: aqui você deve introduzir os dados da sua empresa: informação de contato, usuários e acessos, sistema de pagamentos (on-line), condições de aluguer e outros textos. Também se podem criar as colaborações com outras empresas de aluguer.
Alojamentos: é o lugar onde, entre outras coisas, podem administrar e ocupar-se de os subir para que logo se vêm publicados, e controlar onde e como estão distribuídos on-line.
2) Preencher os dados da sua empresa – Menu Administrador
Para começar a utilizar o sistema I-Rent.net terá que preencher os dados da empresa no menu
Administrador. Devem ser preenchidos de um por um desde a parte de cima até em baixo, cada menu e sub-menus em Administrador (aplicáveis a sua empresa). Alguns menus são editores de textos e os textos introduzidos aqui podem ser mostrados, on-line ou adicionados ao formulário de aluguer (condições de aluguer).Outros menus lhe pedirá de especificar outras datas ou épocas do ano (por exemplo épocas ou temporadas que se pagam ar condicionado e aquecimento) ou formas de trabalhar dentro da sua empresa (calendários de pagamentos). Assegura-se que tudo está bem preenchido e completado, e o sistema fará o resto para ti. Pode-se criar formulários de reserva automaticamente, e calcular o total que se aplica a cada reserva ( cliente, proprietário, agente, comissões , descontos, etc. ).
3) Subir crédito – Menu Administrador
Algumas atividades dentro do sistema, tais como subir um alojamento on-line ou publicar-lhe em determinadas páginas webs, as traduções, o serviço de envio de sms, o uso de determinados ícones, e efetuar uma reserva, têm um determinado custo. Requer pagamento, que será retirado automaticamente do saldo I-Rent, e para isto haverá que escolher a quantidade suficiente para levar a cabo todas esta atividades, indo ao menu Administrador -> Crédito I-Rent -> Novo Crédito. A continuação podem escolher a quantidade desejada e em seguida clicar em “Continuar”, quando serão redirecionado a uma zona segura de pagamento on-line. Encima de tudo podem controlar o estado de conta e o vosso saldo, e em detalhe a especificação do uso do crédito.
4) Subir a sua propriedade – Menu Lista Alojamentos
Depois de preencher os dados da sua empresa, incluindo as temporadas, e haver colocado crédito, a continuação podem subir as suas propriedades. Para isto devem ir ao menu
Alojamentos -> Lista Alojamentos; em cima clicar em “Novo Alojamento “ para criar um novo alojamento. Para a introdução de cada alojamento no sistema, será retirada do seu crédito a quantidade correspondente.
Uma vez que já está criada e que já aparece na lista de alojamentos, clicando no botão direito do rato e encima do alojamento, para abrir o menu do alojamento. Uma vez aberta, pode iniciar a introdução dos dados do alojamento: Informação do Alojamento, Descrições, Fotografias, Preços e Extras.
5) Atualização dos Calendários – Menu Gestão e Reservas
Para ser capaz de realizar reservas on-line e trabalhar em tempo real, é muito importante ter atualizado a disponibilidade dos seus alojamentos. Portanto, antes de publicar os alojamentos on-line é importante controlar o calendário de disponibilidade.
Primeiro, certifica-se que os períodos em que o alojamento não é colocado em aluguer (isto pode ser por vários motivos, mas normalmente são períodos bloqueados pelo
proprietário ou a própria empresa). Serão bloqueados baixo o nome “Períodos não Disponíveis“.
Em seguida deve bloquear os períodos dos proprietários, baixo o nome “Reservas do proprietário”. Trata-se de reservas privadas para o proprietário, e que este conserve para si mesmo, amigos ou famílias.
Em caso que continua a haver dúvidas referentes aos períodos que o alojamento deve ser bloqueado on-line, ou continua existindo período baixo petição (porque necessita consultar estas datas com o proprietário ou o keyholder ), pode-se chamar “Período a pedido”. Por favor, tome nota que ao usar período baixo petição, os alojamentos não podem ser reservados on-line, e você pode perder a possibilidade de obter mais reservas.
Novos Períodos não Disponíveis, Reservas dos Proprietários e Períodos a pedido, podem ser criados desde o menu Gestão, mas também indo-se diretamente à calendários (no menu Reservas), usando o botão direito do rato.
Se você já tem reservas dos seus clientes, estas podem ser introduzidas como “Nova opção” e “Nova Reserva“, no menu Reservas, mas também diretamente do calendário como mencionado anteriormente.
6) Distribuição de alojamentos na Web – Menu Alojamentos
Agora que os dados da sua empresa já estão introduzidos no sistema, o crédito foi acrescentado, o alojamento(s) subido(s) e as datas disponíveis atualizadas, já se encontram preparados para serem publicados on-line.
Terá que regressar ao menu Alojamentos -> Lista Alojamentos, e clicar no botão direito do rato, encima do alojamento que quer publicar. Desde aqui se pode publicar o alojamento em: tua própria página web pagina web dos colaboradores, páginas web de I-Rent e páginas web externas, usando os menus correspondentes. As publicações podem ser também gerenciados desde o menu chamado “Distribuição de alojamentos na web“, disponível em Alojamentos. Estes menus são especialmente usados para quando necessitam publicar várias propriedades ao mesmo tempo, ou em caso que necessitam editar ou revisar publicações.
Precisa de mais informação?
Por favor, consulta o nosso Guia de Inicialização do Sistema ou contata o nosso:
I-Rent Serviço de Atenção ao Cliente:
Telefone: +31 (0)88-2021225 ou: +34 966 260 484 E-mail: [email protected]
Lista de revisão para antes de começar com I-Rent
Dados da empresa – Informação de contato, assim como informação de faturamento, endereço, email, número de telefone, número fiscal, e página web
Dados Bancários – importância a ser paga pelo inquilino ou arrendatário, usando estes dados, incluindo IBAN e SWIFT/BIC para transferências internacionais
Logotipo:
- em forma GIF com fundo branco
-90 mm de largura por 20 mm de altura (255px de largura por 57px de altura em 72ppp)
- o tamanho do arquivo está limitado em 20 Kb
Coordenadas geográficas do vosso escritório.
Detalhes do pagamento – baixo que condições devem pagar certa quantidade e quando?
Gastos extras em general, obrigatórios e opcionais (por exemplo: gastos de reservas ou berços) e quando e como devem ser pagos.
Definição de temporada – Baixa/média/alta temporada e as correspondentes datas:
Textos em diferentes idiomas, segundo os quais quer publicar: Condições de aluguer
Particularidades; texto em geral com detalhes dos alojamentos e particularidades do escritório aonde os clientes alugam os vossos alojamentos.
Texto de apresentação da vossa empresa, quem são e que tipos de serviço oferecem, etc.
E para cada alojamento:
Informação do alojamento – trata-se de um modelo vazio que se preenche
manualmente e encontra-se no menu Alojamentos -> Modelo de Fichas de Informação do Alojamento
Coordenadas geográficas em graus, minutos e decimais
Descrição - em todos os idiomas você pode publicar seus alojamentos
Fotografias
Preços
Gastos extras, obrigatórios e opcionais para um alojamento em particular (por exemplo: gastos de limpeza e consumo de luz) e a forma que estes devem ser pagos
Começando com I-Rent.net em 6 passos
Paso 1 - Log in Log in em:
http://sys.i-rent.net Paso 2 - Detalhes da empresa Preencher os dados da empresa: Ir ao Menu Administrador
Paso 3 -Saldo do Agente Subir crédito: Ir ao menu
Administrador => Crédito I-Rent Clicar em Novo crédito
Escolher a quantidade e pagamento Método de subir crédito
Paso 4 - Alojamentos diretament on-line
Subir as suas propriedades
Ir ao menu Alojamentos Ir a Lista Alojamentos
Clicar em novo alojamento Criar seu alojamento Clicar no botão diireito do rato alojamentos na lista
para preencher os detalhes
Paso 5 - Disponibilidade
Actualizar o calendárion usando os
menus: Gestão + Reservas Bloquear peíodos não disponíveis
para aluguer use Novo período não dísponivel
Bloquear períodos para os proprietários usando Reservas de Proprietários Bloquear outros períodos
Paso 6 - Distribuição on-line já reservados ou a pedido
Ir atrás ao menu
Listar Alojamentos Clicar no botão direito do rato
em Listar Alojamentos
para escolher onde quer publicar Repetir paso 4 até 6 para
cada alojamento Feito
