REGRAS GERAIS DE UTILIZAÇÃO DAS INSTALAÇÕES
DO FÓRUM LISBOA/AML
ÍNDICE
I - OBJECTO E ÂMBITO……….……….3
II - DEFINIÇÕES ………..……….………..3
III - OBJECTIVOS……….……….………..4
IV - CEDÊNCIA TEMPORÁRIA ……….……….……….4
V - EQUIPAMENTOS - MEIOS TÉCNICOS………….………4
VI - HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO ………..5
VII - UTILIZAÇÃO DOS ESPAÇOS DO FÓRUM E EQUIPAMENTOS .………5
VIII - PROPOSTA PARA A REALIZAÇÃO DE UM EVENTO………..7
XIX - REUNIÕES TÉCNICAS………8
X - PREPARAÇÃO DOS ESPAÇOS……….……….8
XI - UTILIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS E MEIOS TÉCNICOS……….…..……….………..9
XII - PREÇOS………..……….……….9
XIII - OBRIGAÇÕES DOS UTILIZADORES PROMOTORES DE EVENTOS……….10
XIV - PUBLICITAÇÃO E SINALIZAÇÃO DOS EVENTOS………..11
FORMULÁRIO PARA CEDÊNCIA TEMPORÁRIA DO FÓRUM/LISBOA………12
I - OBJECTO E ÂMBITO
1. O presente documento estabelece as regras orientadoras de funcionamento, utilização e cedência temporária a outras entidades, singulares ou coletivas, das instalações do Fórum Lisboa/AML, antigo Cinema Roma, adquirido pela autarquia em 1997 e sede desta Assembleia Municipal.
2. O Fórum Lisboa/AML encontra-se sob a orientação do Presidente da Assembleia Municipal de Lisboa.
3. As presentes regras aplicam-se a todos os utilizadores das instalações do Fórum Lisboa/AML, incluindo os recursos humanos que nelas exerçam a sua atividade, de forma permanente ou não.
II - DEFINIÇÕES
Para efeito do disposto no presente documento, consideram-se:
1. Fórum Lisboa/AML: a sede da Assembleia Municipal de Lisboa cujo edifício se situa na Avenida de Roma, n.º 14N, Lisboa, e cujo piso 0 é composto pelos seguintes espaços: a) Auditório: a sala principal, cuja capacidade máxima é de 701 lugares e respetiva régie; b) Foyer grande: Cafetaria;
c) Foyer pequeno: o espaço multifuncional adjacente ao Auditório;
d) Hall principal: a entrada principal do Fórum Lisboa/AML, receção e acolhimento. 2. Recursos Humanos: O pessoal que presta apoio aos Grupos Municipais, bem como
todos os trabalhadores do Município de Lisboa a desempenhar funções nas instalações do Fórum Lisboa/AML, com carácter permanente ou não.
3. Núcleo de Gestão do Fórum (doravante designado por NUGEF): Núcleo que pertence ao DAOSM/GAAM, responsável pela manutenção e gestão dos espaços do Fórum Lisboa/AML, incluindo a programação das atividades da AML e das cedências a terceiros e respetivo apoio logístico, pelo acompanhamento das obras de conservação e/ou requalificação do Fórum Lisboa/AML, pela coordenação do atendimento ao público na Receção e na Portaria, bem como pelo atendimento telefónico, em articulação com os colaboradores destacados para a Receção e pelo apoio à estratégia de comunicação e divulgação das atividades da AML, em articulação com a Presidência da mesma.
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4. Utilizador: Todo aquele que intervenha em atividades promovidas nas instalações do Fórum Lisboa/AML, pela autarquia ou por qualquer outra entidade, singular ou coletiva, designadamente na qualidade de promotor/organizador, artista, técnico ou público.
5. Evento: todo e qualquer espetáculo, congresso, seminário, conferência, convenção, jornada, feira, exposição, reunião, festival, acontecimento artístico, cultural, científico, desportivo, lúdico, de carácter comercial ou similares.
III – OBJECTIVOS
1. Pretende-se que o Fórum Lisboa/AML esteja ao serviço da sociedade civil como verdadeira Casa da Cidadania, aberto a atividades cívicas, culturais ou sociais das mais diversas entidades que o desejem utilizar.
2. A programação dos eventos a realizar no Fórum Lisboa/AML é estabelecida pelo Presidente da Assembleia Municipal de Lisboa, com a colaboração do NUGEF, baseando-se em critérios de qualidade e incremento da divulgação e difusão das várias formas de expressão artística, do conhecimento e de ação cívica.
IV - CEDÊNCIA TEMPORÁRIA
1. Os espaços do Fórum Lisboa/AML podem, após análise prévia do respetivo pedido e mediante despacho do Presidente da Assembleia Municipal, ser cedidos temporariamente para a realização de eventos promovidos por entidades singulares ou coletivas, designadamente, organizações político partidárias ou sindicais, outras organizações sem fim lucrativo, públicas ou privadas, e entidades empresariais.
2. As entidades referidas no n.º 1 não podem ceder a terceiros o espaço que lhe for cedido temporariamente no Fórum Lisboa para a realização de eventos.
3. As entidades a quem foi cedido o espaço gratuitamente não podem cobrar bilhetes.
V - EQUIPAMENTOS E MEIOS TÉCNICOS
1. O Fórum Lisboa/AML está dotado de mobiliário e alguns meios técnicos, designadamente, equipamento de apoio cénico, luz, som e audiovisuais.
2. O mobiliário e os meios técnicos existentes no Fórum Lisboa/AML destinam-se apenas a ser utilizados nos respetivos espaços.
3. Caso estes meios se mostrem insuficientes para a realização de um evento o Presidente da Assembleia Municipal de Lisboa pode autorizar o promotor/organizador dessa iniciativa a instalar meios técnicos suplementares, os quais serão manuseados por equipas por si contratadas, sob supervisão dos trabalhadores do município.
VI – HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO
1. O horário normal de funcionamento do Fórum Lisboa/AML é fixado entre as 09h00 e as 21h00, sem encerramento para almoço, com possibilidade de alargamento do mesmo até às 03h00;
2. A cedência dos espaços do Fórum Lisboa/AML é temporária e por períodos mínimos de seis horas, de acordo com o previsto nas tabelas abaixo indicadas:
P1 Período 1 – 9h00 às 15h00 (dias úteis) P2 Período 2 – 15h00 às 21h00 (dias úteis) P3 Período 3 – 21h00 às 03h00 (dias úteis)
P4 Período 4 – 09h0 às 15h00 (fins de semana, feriados) P5 Período 5 – 15h00 às 21h00 (fins de semana e feriados) P6 Período 6 – 21h00 às 03h00 (fins de semana e feriados)
3. O tempo necessário para a montagem e desmontagem do equipamento afeto ao evento determinado em reunião técnica deve, obrigatoriamente, ser incluído no horário estipulado para a realização do mesmo e deve ser considerado no preço a pagar pelo respetivo promotor/organizador.
VII - UTILIZAÇÃO DOS ESPAÇOS DO FÓRUM E EQUIPAMENTOS
1. Compete ao Presidente da Assembleia Municipal de Lisboa autorizar a utilização dos espaços do Fórum Lisboa/AML e/ou dos respetivos equipamentos.
2. Os espaços do Fórum Lisboa/AML e respetivos equipamentos cedidos para a realização de eventos devem ser objeto de uma utilização prudente, estando os seus utilizadores obrigados a cumprir as regras gerais de boa conduta cívica e a restituí-los no estado em que os mesmos se encontravam à data da cedência.
3. Se o espaço cedido não for restituído nas condições em que se encontrava à data da cedência, o município mandará executar as obras que se mostrem necessárias e imputará ao utilizador as despesas e custos decorrentes de tais obras.
4. Não é permitida a utilização dos espaços e equipamentos do Fórum Lisboa/AML para fim diverso daquele para que foi autorizado.
5. Os trabalhadores do município a exercerem funções no Fórum Lisboa/AML devem cumprir e fazer os utilizadores cumprir as regras de funcionamento constantes do presente documento.
6. Os utilizadores devem contribuir para a manutenção da ordem e segurança nos espaços cedidos, designadamente, comprometendo-se obrigatoriamente a não permitir o acesso de um número de pessoas superior ao limite máximo previsto e autorizado para esses espaços ou suscetível de pôr em risco a segurança de pessoas e bens.
7. Os utilizadores devem manter devidamente limpos os espaços que lhes forem cedidos.
8. As saídas de emergência e respetivos caminhos de evacuação devem ser mantidos livres e desimpedidos.
9. De modo algum pode ser obstruído o acesso aos meios e equipamentos de emergência.
10. Os utilizadores obrigam-se, sempre que seja caso disso, a accionar os mecanismos de emergência e segurança existentes nas áreas que lhes sejam cedidas;
11. Em termos de segurança, deve ser cumprido o estipulado nas Medidas de Autoproteção (MAP) do edifício Fórum Lisboa;
12. Não é permitida a entrada de alimentos e bebidas, no Auditório do Fórum Lisboa/AML, com exceção da disponibilização de água;
13. Não é permitida a circulação de utilizadores fora das zonas referidas nas alíneas a) a d) do ponto 1 do número II, à exceção das instalações sanitárias públicas;
14. É permitida a utilização de computadores portáteis pessoais no Auditório do Fórum Lisboa/AML, sendo, contudo, a responsabilidade por perdas ou danos eventualmente causados da inteira dos respetivos utilizadores;
15. O Fórum Lisboa/AML disponibiliza internet por wireless, gratuitamente.
VIII - PROPOSTA PARA A REALIZAÇÃO DE UM EVENTO
1. Quem pretender realizar um evento no Fórum Lisboa/AML deve dirigir uma proposta escrita, através do preenchimento do formulário em anexo, ao Presidente da Assembleia através do seguinte e-mail: forum@am-lisboa.pt, em regra, com a antecedência mínima de um mês relativamente à data em que se preveja que o mesmo evento deva ter início (excetuando eventos do município de Lisboa com especial relevância);
2. Os pedidos de cedência são apreciados por ordem de entrada, tendo em conta as datas comprometidas com atividades da Assembleia Municipal ou com eventos promovidos pela Assembleia Municipal ou pela Câmara Municipal.
3. Em caso de sobreposição de datas, o NUGEF providenciará a possibilidade de propor datas alternativas que convenham a ambas as partes.
4. Na proposta a que se refere o número anterior o proponente deve: a. Identificar o responsável pelo evento;
b. Indicar o nome ou designação que se pretende dar ao evento;
c. Fazer uma descrição pormenorizada do evento que se pretende organizar e apresentar todos os elementos necessários à correta identificação da natureza do mesmo;
d. Identificar o espaço que necessita;
e. Especificar as menções publicitárias ou de outra índole que se pretendem afixar e, se possível, anexar desenhos, fotografias ou quaisquer outros suportes gráficos de tais mensagens, com indicação do local e do modo como se pretendem afixar;
f. Indicar o mobiliário e equipamentos que pretende afetar à realização do evento;
g. Informar o NUGEF da existência de contratos que tenham sido celebrados com terceiros tendo em vista, entre outros, a montagem, desmontagem, organização, participação ou acompanhamento dos eventos;
h. Prestar quaisquer outras informações solicitadas pelo NUGEF, de modo a que este possa fundamentadamente avaliar/apreciar a exequibilidade do evento e as condições a que o mesmo deverá ficar sujeito.
IX - REUNIÕES TÉCNICAS
1. São, obrigatoriamente, realizadas reuniões técnicas entre o NUGEF e os promotores/organizadores do evento, preferencialmente nas instalações do Fórum Lisboa/AML, nas quais devem ser acordados os detalhes necessários à realização dos eventos.
2. No decorrer destas reuniões devem, ainda, ser mostrados os espaços e recursos disponíveis e deve ser entregue uma cópia do documento relativo às Regras Gerais de Utilização das Instalações do Fórum Lisboa/AML.
X - PREPARAÇÃO DOS ESPAÇOS
1. Os eventos que se realizem no Fórum Lisboa devem respeitar o perfil e tipologia do espaço, não podendo em caso algum ser alterada a sua configuração, nomeadamente, com extensões de palco, ocupação de corredores ou zonas confinantes, com saídas de emergência.
2. O promotor/organizador compromete-se a respeitar as orientações que lhe forem dadas pelos trabalhadores do município no que respeita à montagem e desmontagem de estruturas necessárias à realização dos eventos.
3. Salvo prévia autorização da Presidente da Assembleia Municipal de Lisboa: a) Não é permitido fazer alterações da decoração nos espaços cedidos; b) O utilizador não pode afixar, pregar ou colar objetos nas paredes,
pavimento, pilares, teto, entre outros, nem pode cortar ou perfurar tais elementos.
4. Os trabalhadores do município podem fazer cessar quaisquer trabalhos de montagem ou desmontagem dos eventos sempre que os mesmos não estejam a ser executados de acordo com o previsto ou sempre que estejam a ser desrespeitadas as orientações que, no exercício do seu direito de supervisão, tenham sido emitidas.
5. Caso a montagem ou desmontagem do evento ultrapasse o período de cedência previamente estabelecido, acresce ao preço fixado inicialmente o(s) valor(es) relativo(s) ao(s) período(s) de cedência seguinte (s), conforme a Tabela de Preços
para cedência do Fórum Lisboa/AML incluída na Tabela de Preços e Outras Receitas Municipais em vigor.
XI - UTILIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS E MEIOS TÉCNICOS
1. Os equipamentos e meios técnicos existentes nos espaços cedidos são manuseados por trabalhadores do município, podendo em situações excecionais ser manuseados pelo promotor/organizador mediante supervisão dos referidos trabalhadores.
2. O promotor/organizador pode usar equipamentos técnicos próprios ou de terceiros se assim o entender, sendo a utilização dos mesmos da sua total responsabilidade.
XII - PREÇOS
1. O preço a pagar pela cedência temporária de espaços, pela utilização de equipamentos e pelos serviços fornecidos pelo Fórum Lisboa/AML está estabelecido na Tabela de Preços para a cedência do Fórum Lisboa/AML,
incluída na Tabela de Preços e Outras Receitas Municipais em vigor.
2. Quaisquer pagamentos devidos devem ser efetuados por meio de cheque, transferência bancária ou depósito na conta bancária do Município de Lisboa. 3. Se, por qualquer motivo não imputável ao Fórum Lisboa/AML, o evento não se
realizar em parte ou na sua totalidade, não há lugar ao reembolso/restituição das quantias já recebidas pela edilidade, devendo o promotor/organizador do evento pagar integralmente o preço devido.
4. São da responsabilidade do promotor/organizador dos eventos quaisquer custos relativos às medidas de segurança do próprio evento, estando a limpeza básica do espaço cedido incluída no preço a pagar.
5. O pagamento devido pela utilização dos espaços do Fórum Lisboa/AML deve ser efetuado dentro do prazo limite indicado na fatura emitida pela Câmara Municipal de Lisboa.
6. Se o pagamento não for efetuado na data estabelecida no número anterior, serão acionados os mecanismos previstos na lei tendo em vista a cobrança coerciva do valor em dívida, sem prejuízo da aplicação de outras sanções legalmente previstas.
XIII - OBRIGAÇÕES DOS UTILIZADORES PROMOTORES DE EVENTOS
1. Para além de outras obrigações que resultem do presente documento, o promotor/organizador dos eventos obriga-se a:
a. Cumprir e fazer cumprir todas as leis e normativos, incluindo municipais, que sejam aplicáveis à realização do evento que organize e a obter todas as autorizações e licenças necessárias para o efeito;
b. Não armazenar, utilizar ou permitir que alguém utilize, nos espaços cedidos, substâncias, designadamente, altamente inflamáveis ou explosivas, gases, substâncias ou materiais perigosos (incluindo pesticidas e inseticidas), substâncias malcheirosas ou radioativas.
c. Cumprir as regras estabelecidas no presente documento, bem como as orientações emanadas pelos trabalhadores do município relativas a higiene e segurança;
d. Respeitar os direitos de terceiros, nomeadamente, direitos de autor e de propriedade industrial, e obter todas as licenças que a esse respeito se mostrem necessárias;
e. Suportar o pagamento de todas as licenças, taxas e impostos que incidam sobre a realização dos eventos, bem como de quaisquer direitos de propriedade intelectual e apresentar, quando requerível, os respetivos comprovativos previamente à realização do evento;
f. Utilizar a potência elétrica acordada entre as partes ou prevista para o espaço cedido.
g. Fazer um seguro de responsabilidade civil para vigorar durante o evento, incluindo os períodos de montagem e desmontagem, ou outros seguros que se revelem necessários de acordo com a natureza do evento.
XIV - PUBLICITAÇÃO E SINALIZAÇÃO DOS EVENTOS
A afixação de publicidade do evento tanto no interior como no exterior do Fórum Lisboa/AML e a sinalização do mesmo para orientação do público, carece de autorização prévia do Presidente da Assembleia Municipal.
