Gerenciamento de Custos do Projeto
Custos Comunicação Escopo Tempo Qualidade Aquisições Risco RH Integração“O gerenciamento de custos do projeto inclui os processos envolvidos em estimativas, orçamentos e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado.” PMBOK® (Quarta Edição)
Gerenciamento de Custos do Projeto
Estimativa de custos Orçamentação Controle de Custos
Gerenciamento de custos do Projeto
Estimativas de Custos
“É o processo de desenvolvimento de uma
estimativa dos recursos monetários necessários
para executar as atividades do projeto.”
As estimativas de custos são geralmente expressas em unidades monetárias (dólar, euros, yen etc.) com a finalidade de facilitar comparações tanto internamente no projeto quanto entre projetos.
Em alguns casos, as estimativas poderão ser obtidas usando outras unidades de medida, tais como homens-hora ou homens-dia.
Tipos de Custos
Custos Fixos - Não varia com o número de unidades
produzidas.
Exemplos: instalações, aluguéis etc.
Custos Variáveis - Varia em função do número de unidades
produzidas.
Tipos de Custos
Custos Diretos - Custos diretamente atribuídos ao trabalho e
não necessitam de rateio para alocação no projeto.
Exemplos: horas de trabalho, custos dos materiais e insumos utilizados na atividade fim.
Custos Indiretos - São custos necessários á produção mas
não diretamente ligados aos produtos nem proporcionais a quantidade.
Exemplos: Segurança patrimonial, de manutenção do escritório e de alimentação de funcionários.
Tipos de Custos
Custo de Oportunidade - É o Custo potencial relacionado com
outra alternativa de investimento do dinheiro destinado ao projeto.
Exemplo: Aplicar o dinheiro destinado ao projeto num fundo de investimento no mercado financeiro e não realizar o projeto. O custo de oportunidade, no caso, é a taxa de juros do mercado financeiro.
Tipos de Custos
Custos Incorridos (custos afundados ou “Sunk Costs”) -
Dinheiro já investido em um projeto que independente do que seja feito, os custos incorridos não podem ser recuperados e não afetarão os resultados futuros do projeto.
Exemplos: Pesquisa de Mercado e Análise de viabilidade.
Tipos de Custos
A depreciação - É um custo utilizado no fluxo de caixa para
cálculo de impostos que representa a perda real de valor de um ativo ao longo do tempo.
Custos no Ciclo de Vida dos Projetos
O gerenciamento do custo do projeto deve, também, considerar os efeitos das decisões do projeto no custo de utilização do produto do projeto.
As técnicas de custo de ciclo de vida engenharia de valor são usadas para reduzir custos e prazo, melhorar qualidade e desempenho e otimizar a tomada de decisão:
Custos no Ciclo de Vida dos Projetos
Os custos no ciclo de vida dos projetos incluem uma visão ampla do produto do projeto em todo seu ciclo de vida como custos de P&D (Pesquisa e Desenvolvimento), produção, operação, manutenção, suporte e, onde aplicável, disposição final;
Custos de pesquisa e desenvolvimento são custos de estudos de viabilidade, análises de custos e benefícios, desenvolvimento de modelos de fabricação e montagem e documentação associada;
Custos no Ciclo de Vida dos Projetos
Custos de produção são custos de fabricação, montagem, testes de modelos de produção, protótipos, desenvolvimentos de equipamentos, auxiliares, equipamentos de testes e medições;
Custos de operação e manutenção são custos de pessoal, equipamento e matérias de operação, componentes e peças de reposição.
Informações Históricas nas Estimativas de Custos
Fontes de informações:
Arquivos de projetos – informações de projeto anteriores que auxiliarão na elaboração da estimativa dos custos;
Base de dados comerciais – informações históricas usualmente estão disponíveis comercialmente;
Conhecimento da equipe do projeto – os membros individuais da equipe de projeto podem lembrar-se de dados reais ou estimativas anteriores.
Precisão nas Estimativas de custos
O IBEC- International Cost Engineering Council define 6 classes de Estimativas de Custo, conforme indicado na Tabela (Kerzner, 2001):
Classe Descrição em Português Termo Original(Inglês) % de Erro
I Projeto Executivo(Detalhado) Definitive +/-5 II Projeto Básico Capital Cost +/-10 a 15% III Anteprojeto (Preliminar) Appropriation +/-15 a 20% IV Projeto Esquemático Schematic +/-20 a 25% V Viabilidade (Conceitual) Feasibility +/-25 a 30% VI Ordem de Grandeza Order of Magnitude >+/-35%
As margens de erro apresentadas são resultados de pesquisas internacionais com projetos de diferentes naturezas, disciplinas e localizações geográficas.
Técnicas e Ferramentas de Estimativa de Custos
São elas:
Estimativa Análoga ou Top Down; Estimativa por Ordem de Grandeza; Estimativa Paramétrica;
Estimativa Análoga ou Top Down
Usam os custos reais de projetos anteriores similares como base para estimativa do custo do projeto corrente;
É usada na estimativa dos custos quando existe uma quantidade limitada de informações detalhadas sobre o projeto (por exemplo, nas fases iniciais);
Enxerga o projeto ou grandes atividades como um todo;
Estimativa Análoga ou Top Down
Requer opinião especializada;
Amplamente usado, porém, com baixa precisão;
A exatidão aumenta quando os avaliadores que elaboram a estimativa ,são experientes e possuem habilidade.
Não há projetos semelhantes, nem temos parâmetros Unitários;
Utilizamos experiência e dados históricos, ajustando-os por indicadores paramétricos, fatores de escala, curvas de
capacidade;
Mesmo assim somos obrigados a apresentar uma estimativa;
Poucos dados disponíveis.
Utilizam-se características do projeto (parâmetros) em modelos matemáticos para prever os custos do projeto.
Os modelos podem ser simples (as construções residências custarão um certo valor por unidade de área construída) ou complexos( um modelo de custo de desenvolvimentos de software usa vários fatores de ajustes coma vários pontos a serem analisados em cada um deles).
Estimativa Bottom Up
Inicia por um nível baixo da EAP, estimar o custo das atividades individuais dos pacotes de trabalho, agrega as estimativas do mesmo nível de cada entrega superior e sobe na hierarquia. Continua agregando até obter todas as estimativas do projeto;
Método mais detalhado (e demorado!);
Detalhamento maior, permite estimativa de custos unitários com uma maior precisão.
Determinar o Orçamento
“É o processo de agregação dos custos
estimados de atividades individuais ou pacotes
de trabalho para estabelecer uma linha de base
dos custos autorizada.”
Determinar o Orçamento
As estimativas de custos de cada atividade são agregadas por pacotes de trabalho, de acordo com a EAP;
São então, levadas para os níveis mais altos de componentes da EAP, até atingir o nivel 1;
É recomendável que a orçamentação seja feita em moedas fortes, por causa das variações das moedas;
Quando consolidado será comparado com a estimativa inicial, havendo distorções representativas deverá ser feito uma segunda avaliação da viabilidade do projeto.
Controlar os Custos
“É o processo de monitoramento do progresso
do projeto para atualização do seu orçamento e
gerenciamento das mudanças feitas na linha de
base dos custos.”
Controle de Custos
Monitorar o desempenho do custo para detectar e entender os motivos das variações do plano;
Assegurar que todas as mudanças apropriadas estão registradas corretamente no baseline de custo;
Informar as partes envolvidas afetadas sobre as mudanças autorizadas;
Atuar no sentido de manter os custos esperados dentro de limites aceitáveis.
A equipe do projeto deve considerar informações de risco (sejam ameaças ou oportunidades) pois, podem ter um impacto significativo no custo.
São definidas ações de contingência e suas respectivas verbas de contingência que devem ser provisionadas nas estimativas de custos.
Muitos projetos ‘estouram” a estimativa inicial por não serem consideradas, identificadas, orçadas e provisionadas adequadamente.
Ela é gerenciada dentro da alçada do projeto (não necessita de aprovação adicional).
A técnica do Valor Agregado - Earned Value
Analysis : (Fonte:PMBOK)
A técnica do valor agregado (TVA) compara o valor cumulativo do custo orçado do trabalho realizado (agregado) no valor de orçamento alocado original com o custo orçado do trabalho agendado (planejado) e com o custo real do trabalho realizado (real).
Envolve o desenvolvimento destes valores-chave para cada atividade do cronograma, pacote de trabalho ou conta de controle:
• Valor planejado (VP) - O VP é o custo orçado do trabalho agendado a ser terminado
em uma atividade ou o componente da EAP até um determinado momento.
• Valor agregado (VA) - O VA é uma quantia orçada para o trabalho realmente
terminado na atividade do cronograma ou no componente da EAP durante um determinado período de tempo.
• Custo real (CR) - O CR é o custo total incorrido na realização do trabalho na atividade
do cronograma ou no componente da EAP durante um determinado período de tempo. Este CR deve corresponder em definição e em cobertura a tudo o que foi orçado para o VP e o VA (por exemplo, somente horas diretas, somente custos diretos ou todos os custos, inclusive custos indiretos).
• Baseline ou Custo de linha base do Projeto - Soma de todas as tarefas do Projeto ou orçamento no término
Os valores de VP, VA e CR são usados em conjunto para fornecer medidas de desempenho que indicam se o trabalho está sendo realizado conforme planejado em algum momento determinado. As medidas mais comumente usadas são variação de custos (VC) e variação de prazos (VP). A quantidade de variação dos valores de VC e VP tende a diminuir conforme o projeto atinge o término devido ao efeito de compensação decorrente de mais trabalho sendo realizado. Os valores de variação predeterminados aceitáveis que irão diminuir ao longo do tempo conforme o projeto se desenvolve em direção ao término podem ser estabelecidos no plano de gerenciamento de custos.
A técnica do valor agregado em suas várias formas é um método de medição de desempenho comumente usado. Ela integra as medidas de cronograma, custos (ou recursos) e escopo do projeto para ajudar a equipe de gerenciamento de projetos a avaliar o desempenho do projeto.
Variação de custos (VC)
A VC é igual ao valor agregado (VA) menos o custo real (CR).
A variação de custos no final do projeto será a diferença entre o orçamento no término (ONT) e a quantia real gasta.
Fórmula: VC = VA – CR
Variação de prazos (VPr)
A VPr é igual ao valor agregado (VA) menos o valor planejado (VP).
A variação de prazos será no final igual a zero quando o projeto for terminado porque todos os valores planejados terão sido agregados.
Fórmula: VPr = VA – VP
Índice de desempenho de custos (IDC)
O IDC é igual à relação entre VA e CR. O IDC é o indicador de eficiência de custos mais comumente usado.
Um valor de IDC menor que 1.0 indica um estouro nos custos estimados. Um valor de IDC maior que 1.0 indica custos estimados não atingidos.
Fórmula: IDC = VA/CR
Índice de desempenho de prazos (IDP).
O IDP é usado, em adição ao andamento do cronograma, para prever a data de término e às vezes é usado junto com o IDC para prever as estimativas de término do projeto. O IDP é igual à relação entre VA e VP.
Fórmula: IDC = VA/VP
A técnica do Valor Agregado - Earned Value Analysis
Exemplo: Você precisa construir uma estrada. Seu plano é o seguinte:
• Orçamento total (Linha de Base de Custos): $60.000,00. • A ser gasto em 6 meses.
• Você planejou construir um trecho por mês.
• O custo estimado de cada trecho é de $10.000,00.
Considerando o plano, Como estamos no final do 2º mês?
Você planejou construir um trecho por mês.
O custo estimado de cada trecho é de $10.000,00. O Valor Planejado será $20.000,00.
Estamos no final do 2° mês e apenas um trecho da estrada foi concluído.
Você gastou $12.000,00 para construir este único trecho O Custo real do período é $ 12.000,00.
Ainda no final do 2° mês e apenas um trecho da estrada foi concluído.
Para construir um trecho, planejei gastar $10.000,00. Logo, o Valor Agregado é de $10.000,00!
Gastamos menos que o planejado, mas gastamos mais do que realizamos! Realizamos menos que o planejado:
Conclusão: Estamos atrasados! Resultado ao final do 2o. Mês
O Valor Planejado é de $20.000,00 já que inicialmente foi planejado construir 2 trechos da estrada até o 2 mês, com o custo de $10.000,00 cada.
Construímos um trecho. Logo o Valor Agregado é $10.000,00. Gastamos $12.000,00.
